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Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

Eine Übersicht

Matthias Wagner, 24.08.2009

2Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

Inhalt1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

3.2. Der Regel-Assistent

Matthias Wagner, 24.08.2009

3.2. Der Regel-Assistent

4. Arbeiten mit Kalender und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

4.2. Besprechungen und Termine planen

5. Ordner und Elemente verwalten

5.1. Die Berechtigungsstufen

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

5.3 Freigabe des Postfachs

3Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

• Ohne Exchange:

• Outlook legt Daten in lokalen Ordnern (PST-Dateien) ab

• Mit Exchange:

• Outlook greift auf zentrale Daten zu (Exchange Cluster)

1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

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4Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

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5Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

• Exchangekonten werden zentral auf dem Server gesichert

• Allerdings:

• Wenn Autoarchivierung aktiviert, erfolgt diese zusätzlich lokal in

Datei „archive.pst“

1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

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Datei „archive.pst“

• Alle Outlook-Datendateien (Endung: .pst) werden lokal auf dem

Client abgelegt

• Anleitungen zur Benutzung von Outlook 2007 mit Exchange im Zivwiki unter:

• https://zivwiki.uni-muenster.de/cgi-bin/view/Exchange/WebHome

6Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

• Beantragen eines Exchangekontos:

• wenn Benutzer in Gruppe „u0mitarb“, kann er Postfach unter

https://mein-ziv.uni-muenster.de/ selbst beantragen

• ansonsten per Email unter: ziv.exchange@uni-muenster.de

1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

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• Ansprechpartner im ZIV:

• Christian Müller-Böhm

• Oliver Winkelmann

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1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

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1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

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9Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

• neben globalem Exchange Adressbuch, Möglichkeit eigene Kontakte zu pflegen und diese für andere Benutzer freizugeben

• unter Exchange serverseitige Verteilergruppen (legt Admin an) und Verteilerlisten (legt Benutzer an)

• bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für

2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

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• bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für andere nicht sichtbar

• Anlage Verteilerliste (Modul Kontakte):

• Menü Datei, Befehl Neu, Verteilerliste

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2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

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2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

• Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

• Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, Ordner

• Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im

Kontextmenü Befehl „Ordnernamen“ freigeben wählen

• nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

Matthias Wagner, 24.08.2009

• nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

auswählen

• bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen

• Anmerkung:

• Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und

angepasst werden

12Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

• Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

• andere Benutzer erhalten Email, dass sie auf die Kontakte

zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe

• nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der

Kontaktansicht des Benutzers

Matthias Wagner, 24.08.2009

Kontaktansicht des Benutzers

• Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und

Aufgaben analog

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2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

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2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

• als Voreinstellung bietet Outlook in Verbindung mit Exchange das globale Adressbuch als Standardadressbuch an:

• dieses bildet die Gruppen und Benutzer des Active-Directory (der

Windowsumgebung) ab

• Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

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• Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

• daher kann es sinnvoll sein, eigene Kontakte zu pflegen und diese standardmäßig anstatt des globalen Adressbuchs zu benutzen

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

• Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte)

• bei selbst erstelltem Kontaktordner: Rechter Mausklick

Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen

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Mail Adressbuch anzeigen

• Standardadressbuch setzen: Menü Extras, Befehl Adressbuch,

im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen

• nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das

bevorzugte Adressbuch auswählen

• im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass

der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist

• Anmerkung:

• funktioniert nur mit eigenen Kontaktordnern und öffentl. Ordnern

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.2. Der Regel-Assistent

• Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von Emails

• diese werden mit dem Regel-Assistenten konfiguriert

• es gibt serverseitige Regeln und Regeln, die nur funktionieren, wenn Outlook läuft:

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wenn Outlook läuft:

• bei serverseitigen Regeln ist keinerlei Möglichkeit gegeben, den

Benutzer über das Ausführen dieser zu informieren

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.2. Der Regel-Assistent

• Anlegen einer Email-Regel (Modul E-Mail)

• einen Unterordner im Posteingang anlegen

• Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken

• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner

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• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken

• auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter

angeben und Zielordner auswählen

• evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel

vervollständigen, Fertig stellen klicken

20Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.2. Der Regel-Assistent

Matthias Wagner, 24.08.2009

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3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.2. Der Regel-Assistent

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22Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.3. Der Abwesenheits-Assistent

• wenn man für eine Zeit nicht per Email erreichbar ist, so kann Exchange automatisch eine Email als Antwort auf evtl. Anfragen senden

• bei der Konfiguration mit dem Abwesenheits-Assistenten:

• Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

Matthias Wagner, 24.08.2009

• Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

23Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

• Aufgabenordner können freigegeben und gemeinsam benutzt werden

• Aufgaben können vom Benutzer erstellt oder anderen zugeteilt werden

• bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen

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• bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen

• sich wiederholende Aufgaben können als Serienelement eingetragen werden

• private Aufgaben in freigegebenen Aufgabenordnern sind für andere Benutzer nicht sichtbar

24Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

• Erinnerungen an Aufgaben koppelbar

• Versand von Statusberichten zu Aufgaben möglich

• Details und Fortschritte der Bearbeitung können angegeben werden

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• viele Optionen herkömmlicher Outlook Emails auch unter den Aufgaben verfügbar

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4. Termine und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

• Aufgaben erstellen (Modul Aufgaben):

• entweder: direkt in Vorgangsliste in Aufgabenansicht

• oder: Menü Datei, Befehl Neu, Aufgabe bzw. Aufgabenanfrage(Aufgaben delegieren)

• beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen

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• beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen

angeben

• bei Annahme erscheint Aufgabe in Liste des anderen Nutzers

• Anmerkung:

• wurden delegierte Aufgaben erledigt, erhält der Absender eine

Nachricht hierüber

26Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

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27Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

• Verwaltung von Terminen, Ereignissen und Besprechungen:

• Details privater Einträge werden anderen nicht angezeigt

• Kalender können freigegeben und gemeinsam genutzt werden:

• überlappende Ansicht von Kalendern möglich

• Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des

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• Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des

Benutzers (bei gemeinsamen Kalendern: Einladung zum Termin

erforderlich)

28Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

• Ressourcen (Räume, Geräte) können in die Planung von Terminen und Besprechungen mit einbezogen werden

• Anzeige der Frei- und Gebucht Zeiten der Teilnehmer zur besseren Planung von Besprechungen und Terminen

• Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen

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• Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen (Frei-/Gebucht)

29Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

• Anlegen eines Kalendereintrages (Modul Kalender):

• per Doppelklick auf Wochentag

• mit einem Formular (rechte Maustaste Wochentag oder Menü

Aktionen)

• wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden

Matthias Wagner, 24.08.2009

• wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden

30Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

• Neue Besprechung anlegen (Modul Kalender)

• Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage( Zeitplanung mit Terminplanungs-Assistenten)

• alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

• hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen

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• hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen

• Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer,

Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlags

• Teilnehmer bekommen nun Email mit Terminvorschlag

• hierbei Zusage, Absage, Zusage unter Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen möglich

31Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

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32Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

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33Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

• Planung mit Gruppenterminplänen/Gruppenzeitplänen (Modul Kalender):

• hinzufügen von Benutzern in Gruppenterminplänen

• Planung einfacher bei konstanter Konstellation von Teilnehmern

• Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese

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• Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese

gebunden (bei Freigabe auch für andere sichtbar)

• Verwaltung über: Menü Aktionen, Befehl Gruppenterminpläne ermitteln oder Symbol Gruppenzeitpläne

34Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

Symbol Gruppenzeitpläne

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35Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

4. Termine und Aufgaben

4.2. Besprechungen und Termine planen

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5. Ordner und Elemente verwalten

5.1. Die Berechtigungsstufen

• Keine

• kein Zugriff möglich

• Stufe 1 (Teilnehmer):

• Elemente und Dateien lediglich erstellen

• der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt

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• der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt

(Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 2:

• Elemente und Dateien nur lesen

• Stufe 3:

• Elemente und Dateien lesen, erstellen und eigene löschen

37Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.1. Die Berechtigungsstufen

• Stufe 4:

• Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie eigene

Elemente und Dateien ändern und löschen

• Stufe 5:

• wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt

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• wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt

werden (Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 6:

• alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen

(Gilt nicht für Stellvertreter)

38Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.1. Die Berechtigungsstufen

• Stufe 7:

• alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen

sowie Unterordner erstellen (Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 8 (Besitzer):

• wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die

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• wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die

Berechtigungen anderer Personen in dem Ordner verfügen

(Gilt nicht für Stellvertreter)

• Anmerkung:

• eine benutzerdefinierte Abwandlung dieser Stufen ist ebenso

möglich

39Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

• Stellvertreter können Kalender, Aufgaben, E-Mails, Kontakte, Notizen sowie das Journal eines anderen Benutzers verwalten

• hierbei vier Berechtigungsstufen:

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• Keine: kein Zugriff möglich

• Stufe 1: Elemente lesen

• Stufe 2: Elemente lesen und erstellen

• Stufe 3: Elemente lesen, erstellen und ändern

40Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

• Einrichtung einer Stellvertretung (global erreichbar):

• Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Stellvertretungen

• Registerkarte Stellvertretungen auf Hinzufügen

• Dann Benutzer auswählen und Zugriffsrechte anpassen

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41Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

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42Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

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43Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

• auf Seiten des Stellvertreters:

• Menü Datei, Befehl Öffnen, dann Ordner eines anderen Benutzers dort den Namen hinzufügen

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• andere Möglichkeit:

• bei einzelnen Elementen wie Kalender, Kontakte etc. auf

entsprechende Option (z.B. Freigegebenen Kalender) klicken

44Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.3. Freigabe des Postfachs

• Alternative zur Stellvertretungsfunktion

• allerdings:

• Möglichkeit dem anderen Benutzer jede der acht

Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)

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Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)

45Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.3. Freigabe des Postfachs

• Vorgehen:

• rechter Mausklick auf Postfach in der Ordneransicht

(Schnellstartleiste), im Kontextmenü Befehl

Freigabeberechtigungen ändern wählen

• Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld

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• Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld

• hier auf Hinzufügen klicken, um Benutzer hinzuzufügen

• dann Berechtigungsstufe für Benutzer setzen oder diese selbst

definieren

• Anmerkung:

• jeder Unterordner des Postfachs muss danach separat

freigegeben werden

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5. Ordner und Elemente verwalten

5.3. Freigabe des Postfachs

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47Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.3. Freigabe des Postfachs

• Anstatt das Postfach komplett freizugeben, können auch einzelne Unterordner freigegeben werden

• für Stellvertreter dann nicht nutzbar:

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• Option Zusätzliches Postfach unter Kontoeinstellungen (Keine

Anzeige der Unterordner des Postfachs)

• stattdessen möglich:

• Menü Datei, Befehl Öffnen, Ordner eines anderen Benutzers

48Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

5. Ordner und Elemente verwalten

5.3. Freigabe des Postfachs

Einbinden

fremdes

Postfach:

(nur wenn

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komplett

freigegeben)

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