IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas Unterrichtblätter Adresseneingabe 1

1 Modul Adressen

1 Modul Adressen ............................................................................................................ 1

1.1 Ablauf bei den Adresseingaben .............................................................................. 2

1.2 Adressen eingeben ................................................................................................. 3

1.3 Adresslisten drucken .............................................................................................. 6

1.4 Druckonzept.......................................................................................................... 10

Abbildung 1: Adresseneingabe ............................................................................................ 3

Abbildung 2: Dokumentensteuerung .................................................................................... 4

Abbildung 3: Zusätzliche Faktura Adresse eingeben ........................................................... 5

Abbildung 4: Menüwahl für den Ausdruck von Adressen ..................................................... 6

Abbildung 5: Adressen selektieren ...................................................................................... 6

Abbildung 6: Selektion "nur Schüler" ................................................................................... 7

Abbildung 7: Zuerst Ausgabe auf den Bildschirm ................................................................ 8

Abbildung 8: Kontrolle am Bildschirm und PDF-Druckerauswahl ........................................ 9

Material von FEL und PLA:

Pro Team:

- Listen aus EcoOpen (SchülerInnen und Eltern; Angaben zu den Faktura Adressen)

- einen Memory-Stick

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1.1 Ablauf bei den Adresseingaben

Prozess-

schritt

Aufgaben / Tätigkeiten / Ziele Kapitel Status

(erledigt/offen)

1 Speicherorganisation im Team:

- z.B. Dropbox-Konto einrichten und gegen-

seitig freigeben.

(Anleitung ist zu finden:

http://www.bennoplanzer.ch/index.php/unterricht/mansukripteinf

- Intelligente Verzeichnisstruktur entwickeln und

identisch auf dem Team-Memory-Stick und

in der Dropbox einrichten

2 - Eco-Open Listen SchülerInnen kontrollieren

- Eco-Open Listen Eltern kontrollieren

- Faktura Adressen (Schüler- oder Eltern-

aderessen festlegen)

3 - Schüleradressen erfassen

- Elternaderessen erfassen

- Faktura Adresse erfassen

1.2

4 - Druckkonzept studieren 1.4

5 - Adresslisten ausdrucken 1.3

Arbeitsschritte erledigt:

Datum:

Unterschriften Teammitglieder:

Controlling:

Datum:

Unterschriften

FEL: ______________________________ PLA: ______________________________

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1.2 Adressen eingeben

Die SchülerInnen-Adressen sind gemäss den ECO-Open-Klassenlisten zu erfassen. Die Eco-Open-Adresslisten bekommst du von den Lehrpersonen.

Die Klasse ist als Abteilung zu erfassen. Diese ist nur bei den SchülerInnen einzugeben, damit die SchülerInnen aus den Adressen selektiert werden können. Bei den Zusatzinfos sind die Informationen für die Serienbrieferstellung korrekt zu setzen: R Herr Frau Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen. Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-te Faktura Adresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt. (Pro Memoriam:

Volle Vornamen nach Erweiterung des Datenbankfeldes Vorname noch nachträglich eingeben

Im Modul Debitoren müssen die Adressen dann auch als Debitoren angemeldet werden.)

Abbildung 1: Adresseneingabe

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Zudem ist in der Dokumentensteuerung unter E:\data\client001\data\documents\brief_vorlage.docx zu wählen.

Abbildung 2: Dokumentensteuerung

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Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen.

Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-

te Faktura Adresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt.

Im Adressmodul kann die vorgängig erfasste Elternadresse bei der Faktura Adresse ein-

geben werden.

Abbildung 3: Zusätzliche Faktura Adresse eingeben

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1.3 Adresslisten drucken

Nun sind die erfassten Adressen zuerst am Bildschirm und danach als PDF in Listen aus-zugeben:

Abbildung 4: Menüwahl für den Ausdruck von Adressen

Im Menü ist der Ausdruck für detaillierte Listen zu wählen. Danach können Adressen im Detail selektiert werden. Diese Wahlmöglichkeiten werden in allen Modulen immer gleich oder fast identisch aufgebaut sein. Dabei ist aber gut zu über-legen, welche Selektionskriterien Sinn machen. In der Abbildung 5 siehst du eine Selekti-on über die Adressnummern. Schau aber noch bei der Wahlmöglichkeit, wo jetzt Adress-nummer steht, welche vielfältigen Möglichkeiten wählbar sind.

Abbildung 5: Adressen selektieren

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In der Abbildung 6 wird die Selektion der Adresse auf die SchülerInnen beschränkt. Hier kann das Datenfeld „Abteilung/zHd“ genutzt werden, da wir exakt die genau gleich lauten-de Klassenbezeichnung bei allen Schülerinnen und Schülern der jeweiligen Klasse einge-geben haben.

Abbildung 6: Selektion "nur Schüler"

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Für eine erste Kontrolle wird die Option „(2) Bildschirm“ gewählt. Das Resultat ist dann in der Abbildung 8 ersichtlich.

Abbildung 7: Zuerst Ausgabe auf den Bildschirm

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Nun kann die Adressliste auf dem Bildschirm kontrolliert werden. Falls alles in Ordnung ist kann am unteren Bildschirmrand das Icon „Drucken“ aktiviert werden und im entsprechen-den Druckerwahlfenster der Adobe-PDF-Drucker gewählt werden.

Abbildung 8: Kontrolle am Bildschirm und PDF-Druckerauswahl

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Nun kann der Speicherort (z.B. Memory-Stick) und das Verzeichnis festgelegt werden. Du hast ja im Arbeitsschritt 1 ein intelligentes Speicherkonzept festgelegt. Zudem ist noch ein guter, klar unterscheidbarer Dateinamen zu wählen.

1.4 Druckonzept

Damit wir nicht Papierverschwendung haben und ERPaaS nicht auf lokale Drucker zugrei-fen muss (Netzwerkumgebung der kantonalen Schulen sind hier „mühsam“.) drucken wir folgendermassen aus:

1) PDF-Druck auf den Memroy-Stick (schlaue Verzeichnisstruktur auf dem Stick und in der Dropbox anlegen)

2) Wichtige Print-PDF-Dateien zwecks Datensicherung und Weiterverarbeitung auf die Dropbox laden

3) Kleinere Druckaufträge können im Zimmer dE04 gedruckt werden. Datei mit PDF-Reader laden und dann auf den Netzwerk-Laserdrucker (HP-Laserjet) ausdrucken.

4) Grössere Druckaufträge werden in den Druckertank (Dropbox von Benno Planzer) verschoben. Jedes Team hat dort ein eigenes Verzeichnis. Diese Druckpositionen werden dann vom Sekretariat auf über die Fotokopiergeräte ausgedruckt.