8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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KMU Digital
Neue Software in der "Wolke"
Praxis-Leitfaden, Anwendungsbeispiel
& Anbieter-/Anwendungsliste
von
Matthias Scheele
www.kmu-digital.de
Stand 03/2011
Dieses Werk bzw. dessen Inhalt ist unter einer Creative Commons-Lizenz lizenziert.
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Inhalt
I. EinleitungDigitale Entwicklungen
Software in der Wolke
Vorteile
Mehr als nur ein einziges Thema
Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter
II. Praxis-Leitfaden
Softwareauswahl
Drei einfache Schritte fr die Einfhrung
Erster Schritt: "Bienenstock"
Zweiter Schritt: "Regeln"
Dritter Schritt: "Signalstrke" (optional)
III. Anwendungsbeispiel
"Krawatten-Marketing"
IV. Anwendungsliste
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Software in der Wolke
Mehrere Entwicklungen sind es, die das Internet zum zuknftigen und
allumfassenden Leitmedium werden lassen. Da wre einmal die
technische Infrastruktur, die in den meisten Lndern in den letztenJahren stark ausgebaut wurde (DSL-Leitungen; etc.), welche es
ermglicht, den Internet-Zugang immer mehr Menschen zu immer
geringeren Kosten zu ermglichen. Zum anderen hat die
computertechnische Entwicklung des Internets solche Formen
angenommen, dass es mittlerweile mglich ist, ganze Anwendungen und
Programme online in einem Netzwerk wie z. B. dem Internet ausfhren
zu knnen. Dieses nennt man Cloud-Computing, da Rechenprozessevirtuell auf z. B. mehreren Servern und Rechnern , also quasi "in der
Wolke" ablaufen. Alles, was ein Nutzer braucht um solche Programme
auszufhren, ist lediglich ein Browser wie z. B. Firefox.
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Google greift dieses Prinzip besonders konsequent auf, indem das
Unternehmen im November 2009 ein hauseigenes Betriebssystem
vorgestellt hat, das ausschlielich auf Anwendungen aus dem Internet
setzt und als Basis lediglich den Chrome-Browser aufweist. Aber auchUnternehmen, die man sonst in diesem Bereich nicht vermuten wrde,
werden zu wichtigen Mitspielern. Das Internethandelsunternehmen
Amazon mit seinen groen Serverfarmen, ber das es Cloud-Speicher
vermietet, sei hier zu nennen. Und dann gibt es eine Reihe von kleinen
und ganz kleinen Unternehmen, die schon jetzt Speerspitze der Cloud-
Computing-Revolution sind, und Software als Dienstleistung anbieten, z.
B. Zoho oder 37signals.
Vorteile
Es sind mehrere Vorteile, die nun die Entwicklung der neuen
Webanwendungen mit sich bringt. Vorteilhaft sind z. B. die stndige
Prsenz bzw. automatische Absicherung und Aktualitt der Online-
Software. Nie wieder muss befrchtet werden, dass Daten, z. B. durch
Viren oder Computerabstrze verloren gehen, da sie ja nicht auf demeigenen, sondern auf dem Rechner des Service-Anbieters liegen, welcher
professionelle Server-Systeme einsetzt. Diese sind um ein weites sicherer
als die Festplatten von normalen PCs, denn alle Daten werden mehrfach
und besonders gesichert abgespeichert. Auch sind die Online-
Programme immer aktuell, d. h. man braucht nie ein Update oder
hnliches installieren und nutzt so stets die neueste Software. Fr ein
Unternehmen besteht der klarste Vorteil in der Anwendung der neuenSoftware jedoch in der Steigerung der Produktivitt durch den hheren
Grad der Zusammenarbeit. Das Teilen von Information und das
gleichzeitige Arbeiten an verschiedensten Projekten wird zum
Kinderspiel. Zudem wird die Einbeziehung von diversen
Interessengruppen (wie z. B. Kunden und Lieferanten) in den
Kommunikationsprozess erleichtert, indem es man z. B. kunden- und
lieferantenrelevante Informationen via Social-Networking-Software teilt.
Hinzu kommt, dass durch die Online-Verfgbarkeit der neuen
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Anwendungen ein Zugriff von jedem Ort erfolgen kann, an dem ein
internetfhiges Gert parat steht. Dieses ermglicht einen noch
ungeahnten Zuwachs an Mobilitt und Flexibilitt. Als wichtigste
Gertegruppen, die mit die Zukunft des mobilen Internets bestimmenwerden, seien hier das iPhone und das iPad der Firma Apple, sowie
smtliche Gerte, die mit dem Google Mobil- Betriebssystem Android
laufen, genannt. Insgesamt lsst sich also festhalten, dass der Aufwand
fr IT-Nutzung und IT-Instandhaltung in Zukunft abnehmen wird.
Dieses hat zur Folge, dass man Ressourcen ausgerichtet auf IT-
Management (z. B. eigene IT-Abteilung, externe IT-Dienstleister,
Einsatz von Sicherheit- und Backup-Software) fr andere Zweckeverwenden kann. Durch das Teilen von Information und das gleichzeitige
Arbeiten an Dokumenten wird auch die Kommunikations-Komplexitt
eines Unternehmens verringert, denn es wird z. B. nicht mehr ntig sein,
zig Emails hin- und herzusenden, weiterzuleiten oder mitzulesen, da alle
Beteiligten mit einem Klick auf dem gleichen Stand sein werden.
http://www.apple.com/de/iphone/http://www.apple.com/de/ipad/http://www.apple.com/de/ipad/http://www.apple.com/de/iphone/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Mehr als nur ein einziges Thema
Viele Begriffe werden im Zusammenhang mit dieser neuen Entwicklung
genannt: Enterprise 2.0, Software as a Service (SaaS), Social
Organization, Wissensmanagement 2.0 und natrlich Cloud-Computing.Welchen Begriff man auch in den Vordergrund stellt, Fakt ist, dass es
in Zukunft mehr und mehr zu einer Verschmelzung von
Kommunikationsprozessen eines Unternehmens kommen wird. Auch
werden sich Organisationen durch die zunehmende Integration der
digitalen Kommunikation automatisch mehr ffnen, da die digitale
Zusammenarbeit mit smtlichen Geschftspartnern und anderen
Beteiligten vernetzt, fr alle sichtbar und somit auch transparentstattfinden wird.
Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter
Der Fokus dieses Textes liegt auf den kleinen und mittleren Unternehmen
(inkl. der Selbstndigen oder "Ein-Personen-Unternehmen"). Sie
knnen, anders als die groen, schneller und motivierter Neues
annehmen und umsetzen, da Entscheidungen unkomplizierter getroffenwerden knnen. Mit den neuen Technologien ist es zudem aus dem Stand
heraus mglich, eine IT-Infrastruktur einzufhren, die man sonst nur
in groen Konzernen findet. "Waffengleichheit" zwischen Groen und
Kleinen ist damit hergestellt. Auch ist gerade fr kleine Unternehmen
das Prinzip des Cloud-Computings optimal, ermglicht es doch der IT-
Infrastruktur, fleixibel mit dem Unternehmen mitzuwachsen. D. h., wenn
ein Unternehmen an IT-Infrastruktur, z. B. in Wachstumszeiten, mehr bentigt, kann es leicht und kostengnstig z. B. Speicherplatz
hinzumieten und in schlechteren Zeiten diese Kosten wieder einsparen.
Der folgende Praxis-Leitfaden, das Anwendungsbeispiel und die
anschlieende Liste von Programmen und Anbietern soll helfen, die
ersten und besser informierten Schritte in Richtung der Nutzung der
neuen digitalen Mglichkeiten zu machen.
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II. Praxis-Leitfaden
Software-Auswahl
Um die richtigen Anwendungen und Dienstleistungen fr denprofessionellen Einsatz im Unternehmen zu finden, sollte man viele
ausprobieren. Ein Vorteil der neuen Software ist nmlich auch, dass man
sich nicht mehr langfristig auf einen Anbieter festlegen muss, obwohl
z. B. Google es natrlich gerne htte, dass man nur die hauseigenen
Anwendungen (siehe Google Apps) zumindest als Rahmen nutzt. Auch ist
es mglich, neu hinzukommende Anwendungen leicht in das bestehende
Web-Software-Portfolio zu integrieren, da immer mehr Web-anwendungen z. B. ein anwendungsbergreifendes Log-In-System
anbieten. Ebenso leicht ist es, eine Anwendung wieder zu entfernen und
die bestehenden Daten fr eine andere oder neue Anwendung
mitzunehmen.
Die Hauptauswahl-Kriterien sollten deshalb sein, dass man sich mit einer
Anwendung "wohl fhlt", dass man durch Tests einen Nutzen in einemGeschftsbereich erkennt und dass man dem Anbieter vertraut, auch weil
man ihm ja, zumindest zeitweise, seine Daten berlsst.
Drei einfache Schritte fr die Einfhrung
Natrlich kann jede Anwendung isoliert getestet und auch eingesetzt
werden. Der klarste Vorteil der meisten neuen Webanwendungen besteht
aber, wie schon gesagt, in der Steigerung der Produktivitt durch dasleichte Teilen von Information und den einfachen Einbezug von
zustzlichen Mit-Bearbeitern. Deshalb sollte gleich damit begonnen
werden, die neuen Anwendungen so einzusetzen, wie sie auch in Zukunft
eingesetzt werden, nmlich komplett integriert und vernetzt.
Genau fr dieses Vorhaben lassen sich drei einfache Schritte durchfhren
und auf smtliche Einfhrungen neuer Online-Software und digitaler
Aktivitten (mit Teilungskomponente oder ohne) in Unternehmen
http://www.google.com/apps/intl/de/business/index.html#utm_campaign=de&utm_source=de-ha-emea-de-bk&utm_medium=ha&utm_term=google%20appshttp://www.google.com/apps/intl/de/business/index.html#utm_campaign=de&utm_source=de-ha-emea-de-bk&utm_medium=ha&utm_term=google%20apps8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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anwenden. Diese drei Schritte garantieren einen flexiblen Auf- und
Ausbau einer neuen IT-Infrastruktur und knnten damit die Basis fr
die Entstehung einer neuen digitalen Unternehmenskultur bilden. Sie
eignen sich auch fr die ffnung einer Organisation und den Einbezugexterner Parteien, wie z. B. Kunden oder Geschftspartner, und sind
somit auch ntzlich fr "Ein-Personen-Unternehmen", die auf diese
Kommunikation angewiesen sind.
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Im ersten Schrittsollte ein "Bienenstock" gefunden werden, also ein
zentraler Treffpunkt, von der alle digitale Aktivitt eines Unternehmens
ausgeht. Hier sollten sich alle teilnehmenden Mitglieder treffen,
austauschen und Start- und Endpunkte diverser Aktivitten festhalten.Fr den Einsatz als Zentrale eignen sich Anwendungen fr
Projektmanagement, Teamkommunikation oder Dateiverwaltung, wie z.
B. folgende Anwendungen (siehe auch Anbieterverzeichnis):
Box.net
Zoho Projects
Basecamp, Backback (beide von 37signals) blueKiwi
Socialwok
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Im zweiten Schrittsollten Regeln fr das "digitale Miteinander"
aufgestellt werden. Smtliche Teilnehmer sollten beispielsweise ermutigt
werden, ihre eigenen, bevorzugten Anwendungen und Anbieter
auszusuchen. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, knnten einigeRegeln z. B. wie folgt lauten:
Derjenige, der ein Projekt oder eine digitale Team-Aktivitt startet
oder dafr die Verantwortung trgt, kann die Anwendung dafr
bestimmen, vorausgesetzt diese Anwendung erlaubt das leichte
Hinzufgen von Mit-Bearbeitern und Teilen von Information.
Es sollte stets der Hinweis auf und die Verlinkung zu einerdigitalen Aktivitt oder zu einem Projekt fr alle oder fr
bestimmte Teilnehmer an einem immer gleichen Ort verffentlicht
werden
Teilnehmer sollten ermuntert werden, Statusmitteilungen zu
verffentlichen
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Im dritten Schrittsollte die "Signalstrke" der digitalen Prozesse
berprft bzw. es sollte durch einfache Messung der digitalen Aktivitten
eine Erfolgskontrolle durchgefhrt werden. Hier kann z. B. der
"Kommunikationsfluss" im Zusammenhang mit einem Online-Projektuntersucht werden. Messkriterien knnten beispielsweise sein:
Anzahl der Statusmeldungen fr ein Projekt
Lebendigkeit der Diskussion im Zusammenhang mit einem Projekt
(z. B. Anzahl der Kommentare)
Funktionalitts- und Effektivittsbewertung durch die Teilnehmer
(Online-Fragebogen)
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III. Anwendungsbeispiel: "Krawatten-Marketing"
In der Praxis knnte die Durchfhrung der drei Schritte beispielsweise
wie folgt aussehen:
In dem kleinen Unternehmen CoolTie GmbH, welches hochwertige und
individuell-designte Krawatten herstellt und online vertreibt , soll eine
Marketing- und Kommunikations-Strategie ausgearbeitet werden.
Gnther, der Chef, hat 6 Mitarbeiter fr das Projekt ausgewhlt.
Hermann und Renate sollen ein Suchmaschinenmarketing-Konzept
ausarbeiten, Peter und Maria eine digitales PR-Konzept und Helmut und
Anna sollen sich um die Analyse der Webseite und die Beobachtung derOnline-Reputation des Unternehmens kmmern. Auerdem hat Helmut
die Gesamt-Projektleitung. Als "digitale Zentrale" wird Socialwokgewhlt
(siehe Bild).
Peter und Maria gehen gleich in medias res. Helmut hat bereits einen
Projektfeed fr das PR-Konzept in Socialwok eingerichtet (siehe Bild).
http://www.socialwok.com/http://www.socialwok.com/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Da Peter gerne mit Google Docs (deutscher Name: Google text & tabellen)arbeitet, startet er eine Liste fr Online-PR-Portale mithilfe der Google-
Tabellenkalkulation (siehe Bild).
Auch Maria will mit Google Docs arbeiten und mit der Textverarbeitung
eine erste Vorlage fr neue Pressemitteilungen erstellen, die den heutigen
http://docs.google.com/http://docs.google.com/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Social-Media-Grundstzen entspricht. Beide verffentlichen die Links zu
den Google Dokumenten im Newsstream (siehe Bild).
Dann gewhren beide allen Projektteilnehmern Lesezugriff auf dieDokumente, damit z. B. Helmut sich jederzeit einen berblick
verschaffen kann.
Hermann und Renate mgen beide die Zoho-Suite und einigen sich auf
das Tool Sheet. Ihr Ziel ist es, eine Suchwortkampagne fr Google
Adwords zu erstellen. Doch zunchst wollen sie erst einmal
"Brainstormen", und da Renate zurzeit vom Home-Office aus arbeitet,nutzen sie Sync.in (siehe Bild) und Skype fr die Echtzeit-
Zusammenarbeit und Kommunikation. Nach Erstellung eines
Aufgabenfeeds "Suchmaschinenmarketing" in Socialwok, verffentlichen
auch sie die Links zu den Dokumenten und geben Statusupdates. Ferner
gewhren die beiden auch Lesezugriff auf alle Dokumente.
http://sync.in/http://www.skype.com/http://www.skype.com/http://sync.in/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Da Helmut die Gesamtprojektverantwortung inne hat, berlasst er erst
einmal Anna die Recherche nach geeigneten Web-Analyse und Social
Media Beobachtungs-Tools. Sie nutzt Diigo (siehe Bild) fr die Recherche
und macht ihre Entdeckungen fr alle zugnglich. Auch sie verffentlicht
die Links zu ihren Dokumenten in SocialWok, und Helmut richtet fr das
Thema Web-Analyse und Online Reputation einen Aufgaben-Feed ein.
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Nachdem die drei Zweierteams ihre Aufgaben beendet haben, ldt
Helmut alle zu der Bearbeitung einer Zoho Show-Prsentation (siehe
Bild) ein, in die jede Gruppe eine Zusammenfassung ihrer Ergebnisse
einbringen soll. Die Prsentation mchte Helmut mit allen anderenTeammitgliedern Gnther vortragen.
Abschlieend schaut Gnther sich das gesamte Projekt in Socialwok unter
den Aspekten des Kommunikationsverkehrs an (Statusupdates,
Verlinkungen, Kommentare, nderungen, etc. - siehe Bild)
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Zustzlich erstellt er via Google Docs Formulare einen Fragebogen, mit
dem er alle Teilnehmer nach den Erfahrungen in puncto Funktionalitt
und Effektivitt der Kommunikationsvorgnge und des digitalen Ablaufs
des Projekts befragt (siehe Bild).
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IV. Anwendungsliste
Die Liste soll einen ersten berblick ber die groe Auswahl verfgbarer
Cloud-Software geben. Die meisten Anbieter verffentlichen ihre
Software in englisch, die mit "(D)" gekennzeichneten Anwendungen sindin auch deutsch verfgbar. Alle Anbieter, die hier aufgelistet sind, haben
entweder eine kostenlose Variante im Angebot oder bieten einen langen,
kostenlosen Testlauf ihres Produktes an, so dass man alles in Ruhe
ausprobieren kann.
Browser
Firefox (D) Google Chrome (D)
Safari (D)
Opera (D)
Google Mail (D)
Zoho Mail (D) Yahoo Mail (D)
Online Office
Google Texte & Tabellen (D)
Zoho Writer (D)
Zoho Sheet (D)
Zoho Show(D) 280 Slides
Datei-Sharing, Intranet, Digitale Zentrale
Box.net
Backpack
Zoho Docs (D)
Socialwok
http://www.mozilla-europe.org/de/firefoxhttp://www.google.com/chrome/http://www.apple.com/de/safarihttp://www.opera.com/http://www.googlemail.com/http://mail.zoho.com/loginhttps://login.yahoo.com/config/mail?&.src=ym&.intl=dehttp://docs.google.com/http://writer.zoho.com/http://sheet.zoho.com/http://show.zoho.com/http://280slides.com/http://www.box.net/http://backpackit.com/http://docs.zoho.com/http://www.socialwok.com/http://www.socialwok.com/http://docs.zoho.com/http://backpackit.com/http://www.box.net/http://280slides.com/http://show.zoho.com/http://sheet.zoho.com/http://writer.zoho.com/http://docs.google.com/https://login.yahoo.com/config/mail?&.src=ym&.intl=dehttp://mail.zoho.com/loginhttp://www.googlemail.com/http://www.opera.com/http://www.apple.com/de/safarihttp://www.google.com/chrome/http://www.mozilla-europe.org/de/firefox8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Projektmanagement, Digitale Zentrale
Zoho Projects (D)
Basecamp
Rechnungsmanagement, Buchfhrung, Zeiterfassung &
Auftragsmanagement
Billomat (D)
Zoho Invoice (D)
billFLO
ClearBooks
Freshbooks Saasu.com
Customer Relationship Management
Highrise CRM
Zoho CRM (D)
BatchBook
Tactile CRM Blue Kiwi
Knowledge Management, Ideensammlung & Recherche
Diigo
WebNotes
Fragebogen & Formulare (Marktforschung, Kundenzufriedenheit,Foren)
surveygizmo
Google Docs (Formulare) (D)
Zoho Polls
Wufoo
surverymonkey
Zoho Discussions (D)
Get Satisfaction
http://projects.zoho.com/http://basecamphq.com/http://www.billomat.com/https://invoice.zoho.com/http://www.billflo.com/http://www.clearbooks.co.uk/http://www.freshbooks.com/http://www.saasu.com/http://highrisehq.com/http://crm.zoho.com/http://batchblue.com/http://www.tactilecrm.com/http://www.bluekiwi-software.com/http://www.diigo.com/http://www.webnotes.net/http://www.surveygizmo.com/http://docs.google.com/http://zohopolls.com/http://wufoo.com/http://www.surveymonkey.com/http://discussions.zoho.com/http://getsatisfaction.com/http://getsatisfaction.com/http://discussions.zoho.com/http://www.surveymonkey.com/http://wufoo.com/http://zohopolls.com/http://docs.google.com/http://www.surveygizmo.com/http://www.webnotes.net/http://www.diigo.com/http://www.bluekiwi-software.com/http://www.tactilecrm.com/http://batchblue.com/http://crm.zoho.com/http://highrisehq.com/http://www.saasu.com/http://www.freshbooks.com/http://www.clearbooks.co.uk/http://www.billflo.com/https://invoice.zoho.com/http://www.billomat.com/http://basecamphq.com/http://projects.zoho.com/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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Formspring.me
Web-Konferenz-, Telefonie-, Kommunikations- und Teamworksoftware
Skype (D) Zoho Meeting
Zoho Chat
TinyChat
tokbox
MightyMeeting
Campfire
hipchat Sync.in
Google Wave
Webseiten-Erstellung
Jimdo (D)
Yola
Wiki-Erstellung
Zoho Wiki (D)
Personalmanagement, Bewerbermanagement
Zoho People
Zoho Recruit
Grafik & Bildbearbeitung
Picnik(D)
Aviary
http://www.formspring.me/http://www.skype.com/http://meeting.zoho.com/http://chat.zoho.com/login.jsp?serviceurl=/mpchat.dohttp://www.tinychat.com/http://www.tokbox.com/http://www.mightymeeting.com/http://campfirenow.com/http://hipchat.com/http://sync.in/http://wave.google.com/http://de.jimdo.com/http://www.yola.com/http://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://people.zoho.com/jsp/iamlogin.jsphttp://www.zoho.com/recruit/index.htmlhttp://www.picnik.com/http://aviary.com/http://aviary.com/http://www.picnik.com/http://www.zoho.com/recruit/index.htmlhttp://people.zoho.com/jsp/iamlogin.jsphttp://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://www.yola.com/http://de.jimdo.com/http://wave.google.com/http://sync.in/http://hipchat.com/http://campfirenow.com/http://www.mightymeeting.com/http://www.tokbox.com/http://www.tinychat.com/http://chat.zoho.com/login.jsp?serviceurl=/mpchat.dohttp://meeting.zoho.com/http://www.skype.com/http://www.formspring.me/8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"
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