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Kommunales Facility Management:

Fort von Insellösungen, hin zu einem fachbereichsübergreifenden Konzept

Der heterogene kommunale Gebäudebestand in Verbindung mit einer oftmals vorzufindenden

Zersplitterung von Zuständigkeiten stellt Städte und Gemeinden, unabhängig von deren Größe,

vor immer größere Herausforderungen bezüglich gesetzlicher, ökonomischer und ökologischer

Aspekte des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements.

Ein empfehlenswerter Lösungsweg ist die Abkehr von antiquierten Einzelansätzen und die

Hinwendung zur Nutzung moderner Technologien und der einhergehenden Möglichkeiten.

Die zentrale Bündelung komplexer Themengebiete auf Ursprungsdatenbasis fördert vor allem

im kommunalen Facility Management eine ganzheitliche Sichtweise und begünstigt durch ihren

kooperativen Ansatz die Entstehung von Synergieeffekten: Effizienz durch Transparenz.

Autor:

Dipl.-Ing. Philip Breuer

Leiter Projektmanagement - Communal-FM GmbH

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Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangslage ........................................................................................................................... 1

1.1 Liegenschaftsinfrastruktur ............................................................................................... 1

1.2 Verwaltungsinfrastruktur ................................................................................................. 1

2 Kommunales Facility Management ........................................................................................ 3

2.1 Facility Management – eine Definition ........................................................................... 3

2.2 Facetten des kommunalen Facility Managements ......................................................... 4

2.3 Einführung von Facility Management in den Verwaltungsablauf .................................. 5

2.3.1 Zieldefinition ............................................................................................................. 5

2.3.2 Grundlagenschaffung ............................................................................................... 6

2.3.3 Consulting & Outsourcing ........................................................................................ 6

2.4 Computer Aided Facility Management ........................................................................... 7

2.5 Paradigmenwechsel im Softwarebezug .......................................................................... 8

2.6 Vorteile webbasierter CAFM-Anwendungen ................................................................ 10

2.6.1 Organisatorische Vorteile ....................................................................................... 10

2.6.2 Technische Vorteile ................................................................................................ 10

2.6.3 Wirtschaftliche Vorteile ......................................................................................... 12

3 Operativer Einsatz von CAFM im kommunalen Bereich ..................................................... 13

3.1 Konsolidierung von Know-how ...................................................................................... 13

3.2 Automatische Prozessbildung ....................................................................................... 14

3.3 Ausblick ........................................................................................................................... 15

4 Fazit ........................................................................................................................................ 17

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Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 1

1 Ausgangslage

1.1 Liegenschaftsinfrastruktur

Unabhängig von der Größe der jeweiligen Verwaltung stellt der Unterhalt von kommunalen

Liegenschaften einen erheblichen Kostenblock dar und bildet hinter den Personalausgaben den

zweitgrößten Haushaltsposten.

Um den Spagat zwischen schrumpfenden Ressourcen und wachsenden Aufgaben zu schaffen,

rückt der Umgang mit kommunalen Liegenschaften und Gebäuden bei der Betrachtung von

Sparpotentialen immer stärker ins Blickfeld.

Während die Privatwirtschaft die Einführung und Anwendung eines Immobilien- und

Anlagenmanagements vor dem Hintergrund nachhaltiger Kosteneinsparungen eingesehen und

erfolgreich vorgenommen hat, steht der Wunsch vieler Kommunen nach einem ähnlichen

Ansatz allerdings verschärften Ausgangsbedingungen gegenüber.

So verfügen selbst kleinere Städte und Gemeinden über einen äußerst heterogenen

Liegenschaftsbestand mit einer Vielzahl an Gebäudetypen und Nutzungsarten, welcher

besondere Herausforderungen an dessen Bewirtschaftung stellt. Zudem schließt der Unterhalt

nicht etwa mit der Gebäudekante ab, sondern umfasst ebenfalls die Außenanlagen, die Plätze

und Wege, die Spielplätze und sonstigen Anlagen.

1.2 Verwaltungsinfrastruktur

Die heutigen Anforderungen an ein modernes Gebäude- und Liegenschaftsmanagement

beschränken sich nicht auf die alleinige Unterhaltung der Einrichtungen, sondern müssen aus

gesetzlicher, ökonomischer und ökologischer Sicht über die Erhaltung eines Status quo

hinausgehen und so bedarf es eines Wandels weg von einer statischen Gebäudeverwaltung,

hin zu einem organisatorisch abgestimmten Liegenschafts- und Facility Management.

Da nach einer vom Deutschen Institut für Urbanistik (Difu) durchgeführten Umfrage in den

Kommunen im Schnitt drei Ämter für die Verwaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften

zuständig sind (Hochbau-, Liegenschafts- und Hauptamt), liegt die Ursache für das häufige

Fehlen aussagekräftiger Kenngrößen und mangelhafter Kostentransparenz bei der „Ressource

Gebäude“ auf der Hand: Reibungsverluste, hervorgerufen durch die Vielzahl an Schnittstellen

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Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 2

infolge einer Verantwortungszersplitterung auf die einzelnen Ämter oder, im Extremfall, die

ausbleibende Bereitschaft der jeweiligen Ämter, miteinander zu kooperieren.

Während jeder der eingebundenen Fachbereiche mit seinen eigenen Arbeitsabläufen bestens

vertraut ist und diese zum Teil selbst aus Erfahrungswerten aufgebaut hat, bedienen sich die

jeweilig spezialisierten Mitarbeiter, oftmals bestehend aus Kaufleuten, Verwaltungsfachleuten

und Technikern, unterstützender Hilfsmittel für die Wahrnehmung und Organisation der täglich

anfallenden Arbeiten, als da wären diverse Office-Anwendungen, Spezialsoftware oder - etwas

rustikaler – die Zettelwirtschaft.

Alleine durch die unterschiedlichen fachbereichsinternen Aufgaben entsteht so der Effekt, dass

eine Vielzahl an Insellösungen herangezogen wird, welche sich spätestens auf

amtsübergreifender Ebene in einer weiteren Schnittstellenproblematik äußern und das Streben

nach einer organisatorischen Zusammenarbeit bereits auf einer rein technischen Ebene

ausbremsen, wenn nicht gar unmöglich machen.

Das Erreichen einer übergreifenden Kooperation muss sich dabei keineswegs in einer

umfassenden Umstrukturierung innerhalb der Fachbereiche niederschlagen, sondern kann sich

durch die Bündelung der Themengebiete auf Ursprungsdatenbasis und mittels der Nutzung

moderner (IT-)Werkzeuge schrittweise in bestehende Strukturen einbinden. So ist der

Lösungsansatz in einem übergreifend bedienbaren Universalwerkzeug zu suchen, welches

vorhandene Stellschrauben justiert und so dem Motto gerecht wird:

„Fort von Insellösungen, hin zum fachbereichsübergreifenden Konzept“.

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2 Kommunales Facility Management

2.1 Facility Management – eine Definition

Ein häufiges Missverständnis bezüglich des Begriffs Facility Management ist dessen

Reduzierung auf Dienstleistungen rund um das Gebäude, etwa auf Reinigungs- oder

Schlüsseldienste.

Dabei ist der wahre Begriff „Facility Management“ auf viele Arten definierbar - letztlich

versteckt sich dahinter die Festlegung eines strategischen Konzepts zur ganzheitlichen

Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation der Vorgänge rund um Gebäude, Anlagen und

Einrichtungen über deren gesamten Lebenszyklus.

Insofern unterscheidet sich kommunales Facility Management von der Definition her nicht und

von der Ausführung her lediglich in Details von dem privatwirtschaftlichen. Während auf der

kommunalen Seite verstärkt Augenmerk auf die Bewirtschaftung und Organisation eines weit

gefächerten Gebäude- und Anlagenbestands gelegt werden muss, wird in der Privatindustrie,

bedingt durch entsprechend vorhandene Kapazitäten, vielmals das spezifische Arbeiten in die

Detailtiefe vorgezogen.

Facility Management ist also kein starres Korsett, in welches sich die Entscheidungsträger

zwängen müssen, sondern eine flexible Hülle, welche den eigenen Bedürfnissen angepasst

werden kann und bei einer erfolgreichen Anwendung sogar angepasst werden muss.

Die operativen Komponenten des Facility Managements werden auf kommunaler Ebene

bereits seit vielen Jahren in selbstverständlicher Weise durchgeführt, auch wenn eine

Gruppierung unter diesem Namen bisher oft nicht stattgefunden hat. So gibt es kaum noch

Städte und Gemeinden, welche sich nicht um die Instandhaltung ihrer Schulen kümmern, sich

nicht mit dem Einsparen von Energie befassen oder die sich ihrer Verantwortung bezüglich

Verkehrssicherungspflichten nicht bewusst sind.

Doch die alleinige Durchführung von einzelnen Arbeiten macht noch kein umfassendes Facility

Management aus und spätestens bei genauerem Hinschauen eröffnet sich häufig ein Blick auf

einen unvollständigen, redundanten oder inkonsistenten Datenbestand, welcher nur solange

„verwaltet“ werden kann, wie der entsprechend verantwortliche Mitarbeiter sich darum

kümmern kann. Vertretungen, Personalwechsel oder Komplettausfall münden nicht selten

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Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 4

nicht nur in einem Verlust der Arbeitsorganisation, sondern auch in einem unwiderruflichen

Verlust von Wissen und Daten.

2.2 Facetten des kommunalen Facility Managements

Dieser Verlust von Wissen und Daten ist umso höher zu bewerten, als er ein erhebliches

Ausmaß annehmen kann. Dies ist vor allem auf den Umstand zurückzuführen, dass das

kommunale Facility Management eine Vielzahl an Themengebieten abdecken kann, welche

hier nur auszugsweise dargestellt werden sollen:

Auftragsvergabe und -Nachverfolgung

Benchmarking

Controlling

Digitalisiertes Aktenarchiv

Dokumentenmanagement

Energie-Verbrauchserfassung

Flächenmanagement

Flucht- und Rettungswegepläne

Fotografische Dokumentation des Anlagen- und Gebäudebestands

Grafische Auswertungen

Haushaltsplanung und Budgetierung

Instandhaltung von Technischen Anlagen

Inventarverwaltung

Jahresabrechnungen

Kennzahlenbildung

Kostenerfassung und -zuordnung zu Verursachern

Liegenschaftsanalysen

Mietobjektverwaltung

Normen und Richtlinien

Objektattribute (Baujahr, Herstellungskosten, …)

Plan- und Revisionsunterlagen

Qualitätskontrollen

Raum- und Geschossbücher

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Reservierung und Belegung von Räumen und Hallen

Reinigungsflächen und Service Level Agreements

Sanierungskonzepte

Schlüsselverwaltung

Terminierung von Maßnahmen

Unterhaltung von Straßen und Wegen

Verkehrssicherungspflichten

Vertragsdaten und Gewährleistungsverfolgung

Wartungskalender

XLS-Datenbestände

Zentrale Firmendatenbank

2.3 Einführung von Facility Management in den Verwaltungsablauf

Es geht also bei der Einführung und Einbindung von Facility Management in den

Verwaltungsablauf hauptsächlich um die Findung eines auf die eigenen Bedürfnisse

angepassten Konzepts, welches kontinuierlich eingehalten und gepflegt werden muss.

Nachträgliche Anpassungen werden in keinem Falle ausbleiben und ergeben sich zwangsläufig

aus den Erkenntnissen einer aktiven Anwendung.

2.3.1 Zieldefinition

An erster Stelle steht also die Zieldefinition, bzw. die Identifizierung der prioritären

Schwerpunkte aus Sicht der Politik- und Verwaltungsführung. Dies kann sowohl eine

Beibehaltung bisheriger Prozesse sein, welche lediglich um eine verbesserte Nachweisführung

ergänzt werden sollen, als auch der Wunsch nach der Erstellung von jährlichen

Energieberichten, eine Ausweitung der periodischen Instandhaltungs- und

Wartungsmaßnahmen in Hinblick auf die Betreiberverantwortung und die

Verkehrssicherungspflichten, oder, aus rein wirtschaftlicher Sicht, ein transparentes Controlling

der Kosten und deren Verursacher.

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2.3.2 Grundlagenschaffung

Da in aller Regel bereits Daten und Prozesse zu den gesetzten Zielen bestehen gilt es nun, diese

im Hinblick auf die Erreichung der gesetzten Ziele, entsprechend ihrem quantitativen und

qualitativen Umfang zu analysieren. Als Schlüsselelemente fungieren dabei:

- Verantwortlichkeiten (wer)

- Prozesse (was/wie/wann)

- Dokumentation/Daten (Aktualität/Vollständigkeit, Qualität/Konsistenz,

Format/Schnittstellentauglichkeit)

Die Auffindung und Aufbereitung der entsprechenden Daten bedarf in den meisten Fällen

bereits einer Kooperation zwischen den betroffenen Fachbereichen. Ebenso werden bei dieser

Analyse fehlende Grundlagen oder Mängel in den vorhandenen Datenbeständen auffällig.

Beiden Punkten muss Rechnung getragen werden, da die Gewährleistung einer lückenlosen

Datengrundlage, bzw. die Beschaffung fehlender Informationen bereits in der Anfangsphase

über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet.

Doch vor allem kleineren Kommunen, welchen es an entsprechender Erfahrung oder Weitsicht

bezüglich bestimmender Voraussetzungen fehlt, stellt sich die Frage nach Art und Umfang der

benötigten Grundlagen.

2.3.3 Consulting & Outsourcing

In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die Hilfe von externen und auf den entsprechenden

Gebieten spezialisierten Partnern in Anspruch zu nehmen. In aller Regel schöpfen diese aus

einem reichen Erfahrungsfundus, so dass die Weichen in Richtung Zielerreichung bereits in der

maßgeblichen Startphase richtig gestellt werden, bzw. zeitnah nachjustiert werden können.

Da ein Facility Management-System zu einem Großteil mit Flächen arbeitet, ist deren

Richtigkeit und Vollständigkeit natürlich von höchster Bedeutung. Die Erfahrung zeigt, dass die

Aufstellung einer Flächenauswertung der betreuten Objekte dabei häufig in erster Linie bereits

an einer Unvollständigkeit der Objektliste an sich scheitert – von veralteten oder fehlenden

Planunterlagen ganz zu schweigen.

Vor allem kleinere Städte und Gemeinden verfügen oftmals nicht über CAD-Arbeitsplätze,

welche für die konsistente Aufbereitung von Flächendaten unabdingbar sind und so wird häufig

bei der Aufstellung von Flächen (z. B. für die Ausschreibung von Reinigungsleistungen) auf eine

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behelfsweise Zusammenstellung von Flächendaten aus verschiedensten Quellen

zurückgegriffen (Handaufmaße mit unzureichender Genauigkeit, ungeprüfte Übernahme von

historisch vorhandenen Angaben, etc.). Neben einer fehlenden Unterscheidung bezüglich der

Art der Fläche (Bruttogrundfläche, Nettogrundfläche, Geschossfläche, Wohnfläche,

Reinigungsfläche, …), birgt eine Falschaufstellung erhebliche monetäre Risiken, welche sich aus

einem nicht durchführbaren Controlling ergeben:

Beispiel: Eine Kommune mit 10.000 Einwohnern verfügt über 50 zu betreuende

Objekte mit einer Gesamt-Bruttogrundfläche von 30.000 m². Hiervon

sollen 15.000 m² über eine Ausschreibung fremdgereinigt werden.

Bei durchschnittlichen Kosten von 9 € pro m² und Jahr führt eine

Unterschreitung um 15 % der ausgeschrieben zur tatsächlichen

Reinigungsfläche (ein durchaus vorkommender Erfahrungswert) zu

jährlichen Mehrkosten von über 20.000 €.

Neben dem Fehlen einer CAD-Infrastruktur sorgt vor allem die Auslastung der

Verwaltungsmitarbeiter durch das Tagesgeschäft dafür, dass eine Grundlagenschaffung durch

externe Unternehmen bezüglich der Flächen und Gebäudekenndaten für die Initialisierung

eines FM-Projekts aus wirtschaftlicher, qualitativer und zeitlicher Sicht eine mehr als sinnvolle

Alternative darstellen kann.

Die entsprechenden Daten aus der Ortsbegehung werden den Anforderungen der Verwaltung

entsprechend aufbereitet und sowohl zeitnah als auch in aktueller Form zur Verfügung gestellt,

so dass diese auch in weiterführenden Anwendungen eingesetzt werden können.

2.4 Computer Aided Facility Management

Insgesamt lässt sich feststellen, dass bereits der Umgang mit dem Bestand an benötigten

Grundlagendaten ohne IT-Unterstützung nicht zu managen ist und so wurden speziell auf diese

Bedürfnisse zugeschnittene Software-Programme entwickelt, welche als CAFM-Anwendungen

bezeichnet werden: Computer Aided Facility Management.

Durch den großen Umfang an Daten und die Bildung von Arbeitsprozessen stoßen

konventionelle Office-Anwendungen schnell an ihre Grenzen, so dass eine CAFM-Anwendung

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stets an Datenbanken gebunden ist, welche mit Hilfe einer Anwenderoberfläche angesteuert

werden.

In der Praxis wird zwischen zwei grundsätzlichen Modellen unterschieden:

- Client-Server-Systeme, bei welchen der Zugriff auf die Datenbanken nur von Rechnern

aus einem begrenzten Netzwerk aus möglich ist. In diesem Fall muss auf jedem Rechner

die Anwenderoberfläche installiert werden.

- Webbasierte Systeme, bei welchen den Zugriff auf die Datenbanken über einen

Webbrowser stattfindet und so standortunabhängig und ohne Einzelplatzinstallation

funktioniert.

Auf die bereits angesprochene Diversität und die Rollenverteilung der wahrzunehmenden

Aufgaben antwortet eine moderne CAFM-Anwendung mit der Bereitstellung eines

entsprechend modularen Aufbaus, so dass es für Arbeitsprozesse wie z.B. Störungsmeldung

und -bearbeitung oder Raumreservierung die entsprechenden Einzelkomponenten innerhalb

der Software gibt.

Doch nicht nur bei der Modell-Architektur unterscheiden sich CAFM-Systeme, auch hinsichtlich

ihrer Ausrichtung auf die praktischen und finanzstrategischen Bedürfnisse des Kunden

unterscheiden sich die Angebote.

2.5 Paradigmenwechsel im Softwarebezug

Die Bemühungen um eine Konsolidierung öffentlicher IT-Strukturen hinsichtlich eines

kostengünstigen E-Governments verlangen unter anderem nach neuen Ansätzen in der

Software-Beschaffung und -Anwendung.

Da sich etliche Kommunen nicht zuletzt durch die Umstellung von der Kameralistik auf die

Doppik intensiver mit FM-bezogenen Prozessen befassen und diese mit CAFM-Werkzeugen

unterstützen, steigen auch die Anforderungen an die Integration sämtlicher

immobilienbezogener Daten. Spätestens bei der Entscheidung zur Einführung eines

rechnergestützten Informationssystems stellt sich die Frage nach der Art des Softwarebezugs.

Da immobilienbezogene Zuständigkeiten verwaltungsintern, wie bereits angesprochen, oftmals

auf mehrere Arbeitsplätze und Fachbereiche verteilt sind, verlangen ganzheitlich und

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umfassend betrachtete FM-Prozesse nach einer gleichzeitigen Einsatzmöglichkeit für mehrere

Anwender. Vor allem das Software as a Service-Modell bietet Kommunen die Möglichkeit, sich

weg vom kostenintensiven Kauf einzelplatzlizenzbasierter On-Premise-Lösungen hin zu einem

bedarfsgerechten Bezug von Software mit angepassten Preismodellen zu bewegen.

Bei der Entscheidung für oder gegen den Einsatz einer SaaS-Lösung spielt vor allem auch der

Wunsch nach der Anpassung flexibler Preismodelle an die Bedürfnisse der kommunalen

Verwaltung eine wichtige Rolle.

Der modulare Aufbau vieler CAFM-Systeme ermöglicht es dem Benutzer, nur diejenigen

Bausteine in Anspruch zu nehmen und zu bezahlen, die auch tatsächlich benötigt werden,

wobei der Umfang der bezogenen Leistungen die Grundlage für die meisten der Modelle,

insbesondere der Festpreismodelle, bildet. Benötigt eine Stadt oder eine Gemeinde

beispielsweise kein Mietmanagement sie keine kommunalen Mietwohnungen betreut, sollte

dieser Umstand in der Preisbildung berücksichtigt werden und sich in einer niedrigeren

Bemessungsgrundlage widerspiegeln.

Zur Berechnung einer monatlichen Miete können vor allem im kommunalen Bereich die

Einwohnerzahl als Multiplikator, gekoppelt an den Umfang der eingesetzten Einzelmodule

herangezogen werden.

Ein Paradigmenwechsel vollzieht sich im Zuge des Wandels vom Produktkauf zur Servicemiete,

dem Übergang von Investitionen zu variablen Kosten.

Konventioneller Bezug SaaS-Bezug

CAFM-Anbieter Hosting Provider CAFM-Anbieter

verkauft

Software-

Lizenz

Updates /

Support

Hosting

an

Öffentliche Verwaltung

an

Öffentliche Verwaltung

verkauft / vermietet

Software-Zugang

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2.6 Vorteile webbasierter CAFM-Anwendungen

2.6.1 Organisatorische Vorteile

- Fokussierung auf das Kerngeschäft

Öffentliche Verwaltungen, welche webbasierte CAFM-Lösungen nutzen, können sich

stärker auf ihre Kernkompetenzen und die Fachprozesse konzentrieren, als auf deren

technologische Umsetzung.

- Entlastung der internen IT-Abteilung

Die Notwendigkeit, eigenes IT-Know-how vorzuhalten, wird durch die Auslagerung von

Wartung und Service reduziert, die entsprechend vorhandenen Kompetenzen können

effizienter verteilt werden.

- Kurze Implementierungszeiten

Durch webbasierte Lösungen entfallen die zeit- und kostenintensiven Installationen von

Einzelplatz-Lizenzen, da lediglich ein Webbrowser zur Inbetriebnahme benötigt wird.

Projekte können schneller umgesetzt und neue Mitarbeiter zeitnaher eingesetzt

werden.

- Größere Entscheidungsgewalt

Größere Entscheidungsgewalt der Fachabteilungen durch geringere Investitionsbeträge

2.6.2 Technische Vorteile

- Multi-User-Lizenzen

Einfaches, fachbereichsübergreifendes und simultanes Anwenden der webbasierten

Lösung durch Mehrplatzlizenzen möglich, theoretisch unlimitierter Zugang.

- Echtzeit-Datenbanken

Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen möglich, Datenbankupdates in Echtzeit.

Durch unterschiedliche lokale Speichervorgänge hervorgerufene Datenredundanzen

werden vermieden.

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- Zeitnahe Entwicklung

Schnellere und flexiblere Reaktionsmöglichkeit des Anbieters auf den Kundenbedarf, da

eine geringere Bindung an Release-Zyklen besteht.

- Modularer Aufbau

Ein modularer Aufbau von CAFM-Lösungen erlaubt dem Kunden, nur diejenigen

Bausteine zu beziehen, die seinen tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Wird

beispielsweise kein Mietmanagement benötigt, entfällt auch dessen Bezahlung.

- Software-Aktualität

Der Anbieter einer webbasierten CAFM-Lösung sorgt dafür, dass ständig die aktuellste

Version verfügbar ist. Aktualisierungen technischer Neuerungen und Wartungen

werden automatisch vorgenommen, aufwendiges manuelles Aufspielen von Treibern,

Patches und Erweiterungen entfällt nahezu komplett.

- Reduktion der Komplexität

Einfache Nutzbarkeit über Webbrowser, keine technische Expertise nötig, leicht

verständliche Bedienbarkeit auch für nicht IT-Fachpersonal (z. B.

Objektverantwortliche).

- Orts- und Endgeräteunabhängigkeit

Voraussetzung zur Nutzung von webbasierten Lösungen ist die Anbindung an das

Internet mittels eines Browsers. Dadurch und durch die geringen Anforderungen an die

Hardware ist ein leichter und mobiler Zugang zu den Daten gewährleistet (Beispiel:

Zählerablesungen können vor Ort mittels mobilem Gerät direkt in die CAFM-Software

eingetragen werden).

- Hoher Sicherheitsstandard

Die Sicherheit von Daten und Anwendungen können bei einem Anbieter und dessen

Anbindung an ein professionelles Rechenzentrum besser gewährleistet sein, als auf

verwaltungsinternen Servern oder lokalen Endgeräten (Gefahr des Verlusts oder des

Diebstahls). Darüber hinaus gestattet der Einsatz von Virtualisierungstechnologien die

Replizierbarkeit von Servern und Arbeitsumgebungen.

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- Reduzierung von Betriebsproblemen

Performance und Verfügbarkeit der Anwendung werden über Service Level Agreements

vertraglich garantiert, eine flächendeckende Fehlerbehebung ist verhältnismäßig leicht

möglich.

2.6.3 Wirtschaftliche Vorteile

- Geringere Kapitalbindung, höhere Liquidität, Bilanzneutralität

Umfangreiche Investitionen in Hardware und Software-Lizenzen bei der Einführung

einer webbasierten CAFM-Lösung entfallen. PCs müssen seltener ersetzt werden, da

Internetanwendungen auch auf leistungsschwächeren Rechnern laufen.

Investitionskosten werden eingespart und in monatliche Betriebskosten umgewandelt.

Gerade kleinere Kommunen profitieren von dieser geringeren Kapitalbindung und der

höheren Liquidität. Darüber hinaus werden monatliche Software-Mietkosten

bilanzneutral behandelt.

- Risikotransfer zum Dienstleister

Das finanzielle Risiko des Softwarebetriebs liegt durch vertraglich festgelegte Service

Level Agreements beim Software-Anbieter.

- Kostentransparenz und Kostenkontrolle

Geringere laufende Kosten durch Reduktion von Administration und Support. Laufende

Aufwendungen sind durch bedarfsabhängige Nutzung und Abrechnung transparent und

vorhersehbar.

- Energieeinsparung (Ressourcensharing)

Webbasierte Lösungen lagern Anwendungen von lokalen Rechnern auf

Hochleistungsrechner aus und aktivieren somit Potentiale des Ressourcensharings. Die

Leistung kann dem Bedarf angepasst werden. Lokale Server sind auf Betriebsspitzen

ausgerichtet, eine niedrige Auslastung bedeutet einen niedrigen Wirkungsgrad und

überflüssigen Stromverbrauch. Darüber hinaus reichen leistungsschwächere Rechner

für den Betrieb von webbasierten Lösungen aus und verbrauchen weniger Strom als

Hochleistungsrechner, welche auf On-Premise-Lösungen ausgerichtet sind

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3 Operativer Einsatz von CAFM im kommunalen Bereich

Die Erfahrungen bezüglich des Einsatzes von webbasierten CAFM-Lösungen sind auf zwei

Personenkreise aufteilbar: Einerseits auf die tatsächlichen Anwender, bei denen die

Funktionalität im Vordergrund steht und auf der anderen Seite auf die politischen und

wirtschaftlichen Entscheidungsträger, welche sich vorrangig mit den Hintergründen und

Zusammenhängen beschäftigen.

Es ist festzustellen, dass kommunale Anwender in erster Linie der leichten Bedienbarkeit von

CAFM-Lösungen einen hohen Stellenwert beimessen. Vor allem in kleineren Kommunen

übertrifft das gebäude- und liegenschaftsspezifische Fachwissen FM- und

objektverantwortlicher Personen häufig deren IT-Kenntnisse.

Die entsprechenden Mitarbeiter sind durch ihr Tagesgeschäft ausgelastet und derart

eingebunden, dass die Einarbeitung in hochkomplexe und überdimensionierte Einzelplatz-

Lösungen keine Alternative darstellt. Durch Erfahrungen mit dem täglichen Arbeiten im

Internet wird der Einstieg in eine webbasierte CAFM-Lösung als sehr einfach und leicht

umsetzbar empfunden und birgt darüber hinaus den Vorteil, dass benötigte Daten auch

fachbereichsübergreifend zur Verfügung stehen können.

3.1 Konsolidierung von Know-how

Gerade aus der Möglichkeit, einem theoretisch unbegrenzten Kreis an Personen die

gleichzeitige Arbeit mit der Anwendung zu ermöglichen, schöpfen webbasierte CAFM-Systeme

ihr großes Potential und setzen sich gegenüber starren Insellösungen ab, bei welchen der

Arbeitsprozess zwangsläufig in einer Sackgasse enden muss.

Ohne die Notwendigkeit der Umstrukturierung oder der Umverteilung von Kompetenzen

innerhalb der Verwaltung ist es bei einer zielgerichteten Organisation und Rollenverteilung der

Arbeitsbereiche innerhalb einer CAFM-Software möglich, fachbereichsübergreifendes Know-

how mitsamt der entsprechenden Datenbestände zu konsolidieren und an zentraler Stelle zur

weiteren Prozessbildung zur Verfügung zu stellen.

Durch die Möglichkeit, für sämtliche Arbeitsschritte und Datenbereitstellungen entsprechende

Berechtigungen zu verteilen, sind sichere Zugriffe für bestimmte Personen oder Benutzerkreise

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gewährleistet und eine folgenreiche Falscheingabe oder ungewollte Manipulation der

Bestandsdaten wird praktisch ausgeschlossen.

Die Bereitstellung von Erkenntnissen und Datenunterlagen verschiedener Fachbereiche

können innerhalb einer CAFM-Anwendung gebündelt werden und erlauben so eine

durchgängige Informationsbeschaffung der ausführenden Stelle, ohne zeitlichen Verzug oder

dem Risiko, nicht auffindbarer oder veralteter Grundlagen.

Fallbeispiel: Ein Sachbearbeiter des Gebäudemanagements hat beim Eingang einer

Störungsmeldung über die CAFM-Anwendung direkten Zugriff auf die

vom Bauamt zur Verfügung gestellten Planunterlagen und Bauakten um

die Situation besser einschätzen zu können, bezieht zusätzliche

Informationen aus der Auswertung eines Raumbuchs, lässt sich

bestehende Verträge mit entsprechenden Gewährleistungsfristen

anzeigen, bedient sich vom Hauptamt zur Verfügung gestellter

Informationen bezüglich geeigneter Wartungsfirmen, generiert einen

Auftrag und vergibt diesen nach automatisch überprüften

Freigabekriterien über die Anwendung, wird über die Bearbeitung der

Störung zeitnah und mit abschließender textlicher und fotografischer

Dokumentation informiert und übergibt die eingehende Rechnung nach

sachlicher und rechnerischer Prüfung an die Kasse über eine

angebundene Schnittstelle, um anschließend das ihm verbleibende

Restbudget des aktuellen Haushaltsjahres einzusehen.

3.2 Automatische Prozessbildung

Während im vorhergehenden Kapitel bereits auf die Prozessbildung in Form eines

durchgängigen Workflows bei einer bestimmten Ursprungssituation (z.B. Störungsmeldung)

eingegangen wurde, soll zusätzlich darauf hingewiesen werden, dass durch die

personenbezogene Bildung von anwendungsinternen Verantwortlichkeiten und deren

Anbindung an ein automatisiertes Benachrichtigungssystem die Ausgestaltung von zu

erbringenden Arbeitsschritten über eine CAFM-Software gelöst werden kann.

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Die Erweiterung von Benachrichtigungen zu bestimmten Ereignissen (Bevorstehende

Wartungstermine, auslaufende Verträge, etc.) um frei definierbare Eskalationsszenarien

ermöglicht zudem ein effektives Controlling aus Sicht der Managementebene.

Der Benutzer wird bei Programmstart (ggfs. zusätzliche Benachrichtigung via Email)

automatisch auf die ihm zugetragenen fälligen Aufgaben aufmerksam gemacht. Er schließt mit

der Abarbeitung und entsprechenden Kennzeichnung seinen Teil des Arbeitsprozesses ab und

leitet den nächsten fälligen Schritt ein, welcher durch die fortführende Definition von

Rollenverteilungen an entsprechender Stelle als solcher zur Bearbeitung bereitsteht.

Der Prozess bildet sich selbständig durch die schrittweise Abarbeitung der Einzelaufgaben und

die automatische Weitergabe an die nächste zuständige Stelle - die Kontrolle obliegt dabei der

koordinierenden Instanz (z.B. Fachbereichsleiter).

Durch ihre Speicherung in relationalen Datenbanken bleiben sämtliche Prozesse auch in

historisierter Form nachvollzieh- und jederzeit einsehbar, so dass diese in bestimmten Fällen

sogar als Beweis bei rechtlichen Fragestellungen herangezogen werden können (z.B. der

Nachweis über die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten gegenüber dem

Versicherungsinstitut).

3.3 Ausblick

Die Einsatzmöglichkeiten von webbasierten CAFM-System beschränken sich nicht nur auf

verwaltungsinterne Vorgänge. So ist es neben einer zuarbeitenden Rolle von externen

Dienstleistern (Architekten stellen die Planunterlagen direkt über die Anwendung zur

Verfügung, etc.) auch denkbar, Pflichtmaßnahmen, welche in unmittelbarer Relation zum

Gemeinwohl der Bevölkerung stehen, über ein bürgereinbindendes System wahrzunehmen.

So kann sich etwa der sachliche Umfang der Betreiberverantwortung und der

Verkehrssicherungspflichten mit dem jeweiligen örtlichen Umfang zu einer unübersichtlichen

Gesamtzahl an zu wahrenden Einzelverantwortlichkeiten multiplizieren, welche mit

antiquierten Methoden und einem begrenzten Mitarbeiterumfang nur schwerlich eingehalten

werden können.

Ein denkbarer Lösungsansatz wäre, der Öffentlichkeit über eine Internetplattform oder eine

Mobiltelefon-Applikation zu ermöglichen, Belange und Beanstandungen zu öffentlichen

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Gebäuden, Plätzen und Verkehrswegen zu melden, diese geografisch zu lokalisieren und mit

einer Fotodokumentation zu versehen. Die aufgegebenen Meldungen treffen in Echtzeit bei

der Verwaltung innerhalb einer webbasierten und modular angebundenen CAFM-Lösung ein,

so dass die Bearbeitung der Meldefälle, von der Qualifikation über die Koordination bis zur

abschließenden Maßnahme, über die interne Workflow-Engine des Systems erfolgt.

Auf diesem Wege wird die Verwaltung von den Bürgern auf Missstände und Sicherheitsbelange

aufmerksam gemacht, welche eventuell in Eigenleistung nicht ersichtlich geworden wären. Der

Umfang an möglichen Belangen und sicherheitsrelevanten Anliegen, welcher über ein

bürgereinbindendes CAFM-System gemanaged werden kann, ist enorm und sei nur

auszugsweise dargestellt:

Ungesicherte Straßenbaustellen, Eiszapfen an Dachüberständen, wilde Müllkippen, fehlende

Barrierefreiheit in öffentlichen Gebäuden, defekte Straßenbeleuchtung, fehlende

Verkehrszeichen, Schlaglöcher, beschädigte Spielgeräte in öffentlichen Anlagen, defekte

Kanaldeckel, etc.

Neben der Nachvollziehbarkeit der Verantwortlichkeiten und dem Aufzeigen von Problem- und

Handlungsschwerpunkten durch interne Auswertungen wird vor allem auch der

Bearbeitungsstand für den Bürger transparent dargestellt, so dass dieser stets über den Status

seiner Meldungen informiert ist und gegebenenfalls von der Verwaltung direkt kontaktiert

werden kann.

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4 Fazit

Ein effektives Liegenschafts- und Gebäudemanagement ist ohne entsprechende Hilfsmittel, wie

sie moderne CAFM-Systeme darstellen, nicht denkbar.

Während auf spezielle Herausforderungen ausgelegte Insellösungen zu Teilerfolgen führen

können, lässt ihre mangelnde Interoperabilität eine notwendige Prozessbildung zwangsläufig

im Keim ersticken. Die vor allem im kommunalen Facility Management benötigte

fachbereichsübergreifende Kooperation und die Bereitstellung von entsprechendem Know-

how scheitert dabei bereits an den technischen Voraussetzungen der Anwendungen.

Durchgehende Transparenz und Flexibilität bieten modular aufgebaute, webbasierte CAFM-

Anwendungen, welche die Mittel moderner Kommunikationswege nutzen und so nicht zuletzt

ihre Vorteile in einer enormen Zeit- und damit Kostenersparnis seitens der Anwender und der

lückenlosen Dokumentation der vorgenommenen Prozesse ausspielen.

Als unbedingt empfehlenswert ist dabei eine begleitende fachliche Unterstützung von externer

Stelle zu betrachten, welche durch ihren reichen Erfahrungsschatz vor allem in der

Entscheidungs- und Initialphase des Projekts „Kommunales Facility Management“ die Weichen

richtig stellen und gegebenenfalls rechtzeitig nachjustieren kann.

Spätestens mit oder seit der Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement müssen

Kommunen ihren Blick verstärkt auf die jeweiligen Kostentreiber richten. Die frühzeitige

Schaffung von Grundlagen und der Einsatz einer entsprechenden CAFM-Anwendung erfahren

auf diesem Wege eine weitere Berechtigung, so dass die weitsichtigen Entscheidungen von

heute als Multiplikator für zukünftige Erfolge anzusehen sind.

Abschließend lässt sich sagen, dass der Entscheid zum Einsatz einer webbasierten CAFM-

Lösung nicht zuletzt von der grundsätzlichen Bereitschaft zur Modernisierung der Verwaltung

abhängig ist und eine wichtige Rolle in deren Außendarstellung spielen kann.

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