Kurzanleitung PMBPersonaladministration PA20

Organisationseinheiten und Besetzung PPOSEBesetzungsplan ZZBP

Stand: 08.08.2008 Seite 2Personaldezernat C 2.3

Kurzbeschreibung - Überblick

• Anmeldung in SAP• Personaladministration• Organisation und Besetzung• Besetzungsplan

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SAP - Anmeldung

System zur Anmeldung (PHR – FHHRZ) auswählen und auf Anmelden klicken.

Benutzerund Kennwort eingeben.

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SAP - Benutzermenü

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in das SAP Benutzermenü.

Wählen Sie einen Menüpunkt aus der Liste der Favoriten ausodertragen Sie den Kurznamen (z.B. PA20) in das Eingabefeld ein.odernavigieren Sie durch das Benutzermenü.

Bestätigen Sie ihre Auswahl mit <Enter> oder klicken Sie auf das Symbol links neben dem Eingabefeld.

Eingabefeld für Kurznamen (Transaktionsnummer)

Liste der FavoritenBenutzermenü

Stand: 08.08.2008 Seite 5Personaldezernat C 2.3

Personalstammdaten anzeigen

Das Menü Personalstammdaten anzeigen wird gestartet.

Im Eingabefeld Personalnummer können Sie die Personalnummer des gesuchten Mitarbeiters direkt eintragen,

oder Sie tragen den Namen des gesuchten Mitarbeiters in der abgebildeten Form ein.

oderüber die Suchfunktion durch Doppelklick auf Sammelsuchhilfe.

Die Eingabe mit <Enter> bestätigen.

Stand: 08.08.2008 Seite 6Personaldezernat C 2.3

Markieren Sie z. B. innerhalb der Registerkarten Favoriten die Zeile des Infotyps Organisatorische Zuordnung, und geben den gewünschten Zeitraum an.

Wenn Sie den Zeitraum nicht genau kennen selektieren Sie alles - dadurch werden alle vorhandenen Einträge aufgelistet.

Danach Klicken Sie auf das Symbol(Übersicht) damit die Einträge des

Infotyps angezeigt werden.

Alle Infotypen für die Einträge vorhanden sind haben ein grünen Hacken

Außnahme: Der Infotyp Abwesenheiten

Personalstammdaten anzeigen

Die Personalstammdaten (PA20) werden angezeigt

Auswahl Infotypen

Auswahl Registerkarten

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Personalstammdaten anzeigen

Sie erhalten einen Überblick über alle Einträge zu dem Infotypenim gewählten Zeitraum (hier: Organisatorische Zuordnung)

Markieren Sie innerhalb der Tabellenansicht die Zeile des Eintrags den Sie in der Detailansicht sehen möchten. Danach Klicken auf das Symbol.

Sie erhalten die Detailansicht und den Zeitraum für den die Einträge gültig sind.

HinweisDiese Vorgehensweise (Übersicht und Detailansicht) trifft für alle Infotypen zu.

Zurück gelangen Sie über die Symbole. (siehe nächste Seite)

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Personalstammdaten anzeigen

Sie können die Infotypen auch direkt über den Namen, der dazugehörigen Transaktionsnummer, oder aus dem Listenauswahlfeld aufrufen.

Ihnen stehen folgende Infotypen zur Auswahl:0000 - Maßnahmen0001 - Organisatorische Zuordnung0006 - Anschriften0007 - Sollarbeitszeit0302 - Ergänzende Maßnahmen2001 - Abwesenheiten

(0027 - Kostenverteilung wird nicht verwendet. Kostenverteilung über OM, Organisationsmanagement)

Auswahlmöglichkeiten von Infotypen

Bestätigen Zurück Beenden Abbrechen

___________ Zeichenerklärung ____________

Organisation und BesetzungTransaktion PPOSE

Stand: 08.08.2008 Seite 10Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Wie auf der Seite „SAP - Benutzermenü“ beschrieben, starten Sie die Transaktion PPOSE und gelangen in den Eingangsbildschirm des OM (Organisationsmanagement).

Wählen Sie die Besetzung einer Planstelleüber die Suche nach:

- Organisationseinheit (Kostenstelle)- Planstelle (Planstellennummer)- Person (Name, Vorname)

aus. Dazu Klicken Sie auf eine der dreiBezeichnungen z.B. Organisationseinheit.

Es öffnet sich das Such-Dialogfenster zur Eingabe der Kostenstellennummer.

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Organisation und Besetzung

HinweisFalls Ihre Suche kein Ergebnis brachte über prüfen Sie bitte die Eingabe. Dazu Klicken Sie erneut auf die Bezeichnung Organisationseinheit.Das Fenster mit dem Such-Dialog öffnet sich mit dem Wert der letzten Eingabe z.B.

Wichtig ist, dass am Ende das * (Sternchen) steht. Falls die Kostenstelle mit dem Voranstehenden Jnicht gefunden wurde probieren Sie dies bitte ohne aus - beide Eingaben, mit und ohne J sind zulässig.

Ihr Suchergebnis wird links in der Trefferlisteangezeigt.

Durch einen Doppelklick auf die Zeile der gefundenen Kostenstelle in der Trefferliste wird der Besetzungsplan (Struktur) aufgerufen.

Stand: 08.08.2008 Seite 12Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Vorschauzeitraum wählen

Welcher Prozentsatz auf der Kostenstelle verrechnet wird ist über die Registerkarte Kontierung und Prozent zu ersehen

Die Kostenverteilung für Drittmittel wird in der Registerkarte Kostenverteilung aufgeführt

Stand: 08.08.2008 Seite 13Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Je nach gewähltem Datum und Vorschauzeitraum erhalten Sie ggf. eine andere Darstellung über gültige Planstellen und deren Besetzung.

Wichtig ist Datum und Vorschauzeitraum so zu wählen, dass alle gesuchten Objekte im gewählten Zeitraum liegen - besonders die aus der Vergangenheit.

Datum und Vorschauzeitraum vorgeben oder ändern

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Organisation und Besetzung

Fachbereich

Fachgebiete

Institute

Professuren

Organisationsstruktur

Element kommt während des gewähltenVorschauzeitraums noch hinzu.

Die PfeileElement gehen während des gewähltenVorschauzeitraums noch ab.

Stand: 08.08.2008 Seite 15Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Das Fenster zum Such-Dialog öffnet sich und Sie können den Suchbegriff eingeben.

Wählen Sie die Besetzung einer Planstelleüber die Suche nach einer Person (Name,Vorname) oder Planstelle (Planstellen-nummer) aus, dann Klicken Sie dazu z.B. auf die Bezeichnung Person.

Ihr Suchergebnis wird in der Trefferliste angezeigt.

Die Eingabe eines Suchbegriffs erfolgt bei Planstellen immer ohne * (21001221). Bei der Person kann ein * eingegeben werden (Musterm* oder Schmidt-K*)

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Organisation und Besetzung

Hinweis:Der Prozentsatz der Planstelle(n) muss 100% ergeben. Das gültig ab und das gültig bis Datum der Person ist nicht das Datum für Ein- oder Austritt (Vertragsdaten)

Organisatorische Zuordnung mitdem Besetzungsanteil der Personzu der jeweiligen Planstelle

Stand: 08.08.2008 Seite 17Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Wechsel der SichtenUm in die Ansicht Organisation und Besetzung zu wechseln markieren Sie die entsprechende OrgEinheit. Danach Klicken Sie auf das Symbol Springenund selektieren den Eintrag Besetzungsplan (Struktur).

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BesetzungsplanDie Transaktion ZZBP

Stand: 08.08.2008 Seite 19Personaldezernat C 2.3

BesetzungsplanWie auf der Seite „SAP -Benutzermenü“ beschrieben, starten Sie die Transaktion ZZBP und gelangen in den EingangsbildschirmBesetzungsplan.

Geben Sie den Stichtag ein und wählen die Organisationseinheitüber die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld.

Selektieren Sie die OrgEinheitoder den gesamten FB (alle untergeordneten OrgEinheitenwerden selektiert)

Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche mit dem grünen Hacken.

Die ID der OrgEinheit wird in das Feld eingetragen. Bestätigen Sie danach Ihre Auswahl über die Schaltfläche mit dem grünen Hacken und der Uhr.

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Besetzungsplan

In der Druckansicht können Sie über die Schaltfläche Layout wählen ein vorgegebenes Layout auswählen. Zum Beispiel:

/JLU-BUGETSBesetzungsplan der monatlichen Budgets

oder

/JLU-GABesetzungsplan über alle Planstellen

Der Besetzungsplan wird in der SAP-Listensicht angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckansicht um in die Druckansicht zu wechseln.1

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Besetzungsplan

Der Besetzungsplan wird im gewählten Layout angezeigt und kann über den Menüpunkt Liste in der Menüleiste oder über das Druckersymbol in der Symbolleiste oder mit der Tastenkombination <Strg> + <P> druckt werden.

Die Zeichenerklärung für die Planstellen-Kürzel finden Sie ab der Seite 24ff.

Stand: 08.08.2008 Seite 22Personaldezernat C 2.3

Besetzungsplan

Nachdem Sie die Druckfunktion gestartet haben, können Sie die Darstellung im Ausdruck noch anpassen. Die Standardeinstellung für die Druck-Aufbereitung ist X_65_255 (Querformat: 65 Zeilen und 255 Spalten d.h. ein Zeichen pro Spalte). Die einzelnen Schritte sind auf der nächsten Seite beschrieben.

Stand: 08.08.2008 Seite 23Personaldezernat C 2.3

Besetzungsplan

- Im Dialogfenster ALV-Listen drucken klicken Sie auf Eigenschaft. Das Dialogfenster EigenschaftenSpoolerauftrag wird geöffnet.

- Durch einen Doppelklick auf die Zeile Aufbereitung wird der Dialog Ändern Eigenschaften „Aufbereitung“eingeblendet.

- Setzen Sie den Cursor in die Zeile Aufbereitung und ändern Sie den Wert X_65_255 auf den Wert X_65_200 ab oder wählen Sie einen Wert aus dem Dialogfenster Aufbreitung und Klicken danach auf Auswählen.

- Bestätigen Sie Ihre Einstellung in noch allen offenen Fenstern mit dem grünen Hacken. - Ebenso das Hinweisfenster mit dem Text …5 Spalten werden nicht gedruckt. (Diesen Hinweis können Sie übergehen).

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Stand: 08.08.2008 Seite 24Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Stand: 08.08.2008 Seite 25Personaldezernat C 2.3

Organisation und Besetzung

Stand: 08.08.2008 Seite 26Personaldezernat C 2.3

Verknüpfungswege im Organisationsmanagement

Org.-EinheitOrg.-Einheit

Org.-EinheitOrg.-Einheit

PlanstellePlanstelle

PersonPerson

StelleStelle

KostenstelleKostenstelle

KostenstelleKostenstelle

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