Telling Canada’s story in numbers
November 2018
Modern Workforce Profile
and Planning
E v o l u t i o n i n H R A n a l y t i c s
www.statcan.gc.ca
Monia Lahaie
Assistant Chief Statistician, Corporate Services Field
Statistics Canada
2Statistics Canada • Statistique Canada
Profil et planification des effectifs
Définition de l’orientation et
prise de décisions
Données démographiques
Recrutement
Analyse classique des effectifs
Compétences
Gestion des talentsAnalyse moderne
des RH
Prochaines étapes et leçons tirées
Effectifs actuels et futurs
Programmes de formation et de
perfectionnement
3Statistics Canada • Statistique Canada
Un aperçu de Statistique CanadaHistoire :
100 ans à titre d’organisme national de statistique du Canada
1918 : un bureau comptant 123 employés qui travaillent avec des
cartes perforées et des tabulatrices électriques
Aujourd’hui : Environ 7 400 employés (25 % dans les régions)
Roulement de 5 %
Moyenne d’âge : 43 ans
Moyenne d’années de service : 11,4 ans
La culture : Professionnelle, à haut rendement
Spécialistes et opérations
Talents cultivés à l’interne
SAFF – satisfaction au travail, santé, innovation
4Statistics Canada • Statistique Canada
Statistics Canada – Demographic History
2005
Bureau almost entirely women (though all division
chiefs were men)
Almost 600 employees (1939)
123 employees
11 divisions
About 900 employees (1945)
1740 employees (1960)4600 employees (1975)- Turnover very high
- Had to recruit professional staff from
overseas
1972: first woman CS –Sylvia Ostry
Creation of the “Field”
4,950 employees*51% female / 49% male
Average age: 40.2
EE:VM – 5.8%
Indigenous – 1.1%PwD – 5.1%
5,887 employees*53% female / 47% male
Average age: 42.9
EE:VM – 11.4%
Indigenous – 2.2%PwD – 7%
201819951940-70s1930s
1919-20
5,652 employees*51% female / 49% male
Average age: 42.9
EE:VM – 21%
Indigenous – 2.2%PwD – 5.4%
*March 31 of calendar year
5Statistics Canada • Statistique Canada
Statistique Canada – 100 ans d’excellence
Organisme statistique de calibre mondial
Employeur de choix Parmi les 100 meilleurs employeurs de la RCN de 2018
Parmi les 100 meilleurs employeurs pour les jeunes de 2018
Résultats positifs tirés du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, chef de file en matière d’innovation et de satisfaction au travail.
Fierté, professionnalisme, dévouement
StatCan’s values:• Confidentiality• Privacy• Transparency• Communication• Engagement
6Statistics Canada • Statistique Canada
L’Initiative de modernisation de Statistique Canada
Passer d’une démarche fondée principalement sur les enquêtes en utilisant de nouvelles méthodes et en intégrant des données dedifférentes sources existantes.
Rendre nos données plus accessibles et plus faciles à utiliser en adoptant de nouveaux outils et en renforçant la capacité d’analyser et de visualiser les données.
Aider davantage de Canadiens à se servir des données pour prendre desdécisions fondées sur des données probantes.
Prestation de service axée sur l’utilisateur
Basée sur les piliers d’un organisme statistique moderne
Méthodes et
intégration des
données à la fine
pointe de la technologie
Renforcementdes capacitésstatistiques et
leadership
Partage et collaboration
Effectifmoderne
Il est favorisé par une culture bien établie d’innovation et le désir de s’améliorer continuellement et de développer nos
produits et services.
*
7Statistics Canada • Statistique Canada
Workforce Foundations: Governance & Planning
Strategic Planning
Direction
1: April
Strategic
Planning
Conference
2: May & June
3: July to
October
Senior Management
Review Conference
Investment Decisions
4: November
Communication of
Plans and Priorities
5: December to March
6: Ongoing
Investment
Business Case
DevelopmentRisks
Financial
Outlook
Environmental
Scan
IT
HR
Project
Management
Data &
Outcomes
8Statistics Canada • Statistique Canada
Les bases relatives aux effectifs : gouvernance et planification
Comité des ressources humaines
Comité de supervision et de gouvernance des sous-comités d’acquisition des talents des RH, de mobilisation des talents et de la modernisation du milieu de travail et du développement des talents.
Assure la supervision, surveille la conformité, discute des initiatives, des stratégies et des problèmes touchant la gestion des RH dans l’organisme.
Favorise une plus grande collaboration et une meilleure intégration entre les comités et permet aux membres de donner leur avis, d’obtenir des conseils et de faire des recommandations.
ACQUISITION DES TALENTS grâce à un recrutement de
professionnels
DÉVELOPPEMENT DES TALENTS par l’apprentissage,
le perfectionnement et l’enrichissement de la carrière
MOBILISATION DES TALENTS dans un milieu de travail
positif
Comité des ressources humaines
Conseil exécutif de gestion
9Statistics Canada • Statistique Canada
Foundational Programs: Recruitment & Development
6 development programs for recent graduates in the following areas:• Social statistics and economics• Data production, collection and dissemination• Mathematical statistics• Computer and information systems• Finance• Human Resources
Hire talented, motivated professionals
Each Program is 2 to 3 years in length
Combination of training sessions and workplace rotations
Learn new skills, gain relevant work experience and acquire knowledge about Statistics Canada
10
Statistics Canada Training Institute
Specialized Skills
Flagship Courses
Statistical Training
Surveys& Subject Matter Training
Training to Statistics Survey Operations Employees (interviewers)
Career and Other Training
Language Training
Informatics Training
Corporate Training
Statistics Canada • Statistique Canada
11Statistics Canada • Statistique Canada
L’analytique des données et la gestion des effectifs
Données démographiques classiques
Quel est le taux d’entrée, de promotion, de
sortie?
Quelle sera l’influence du recrutement sur la
représentation (p. ex. équité en matière
d’emploi)
Évolution de l’analytique dans le domaine des
ressources humaines
Couplage des données sur les employés aux objectifs
opérationnels
Analyse et visualisation des données tirées de multiples
sources de données
Prise de décisions fondées sur les données
12Statistics Canada • Statistique Canada
Workforce Management: Traditional Demographics
10%
48%
25%
17%16%
36% 32%
16%
0 to 4 years 5 to 14 years 15 to 24 years 25 years or more
Years of Service
2015/2016 - FPS 2016/2017 - STC
8%9%
10% 10%9% 9%
2% 2% 3%3% 3% 3%
FY1
41
5
FY1
51
6
FY1
61
7
FY1
71
8
FY1
81
9
FY1
92
0
Historical and Projected Retirement Rates
Eligible Rate
Retirement Rate
217
292
130180
144
248 241
136 127158
280
375
199 216256250
507
232
308 289
Field 3 Field 5 Field 6 Field 7 Field 8
Number of Indeterminate Hires
FY1415 FY1516 FY1617 FY1718
50.5%
21.9%
5.7% 2.5%
47.2%
21.2%
4.2% 1.6%
Women Visible Minorities Persons withDisabilities
Aboriginal People
STC Representation(as of December 31, 2017)
EE Representation Workforce Availability 2016
13Statistics Canada • Statistique Canada
Modern Workforce Management: Identifying Skills
Lead direction through skills
What is the workforce profile
in 3 – 5 years?
Eg. Data scientists
high demand and low supply
Public Service Data Strategy Defining data science
Instilling data literacy as a essential skill
14Statistics Canada • Statistique Canada
Modern Workforce Analytics
14
2017 Public Service Employee Survey Results
15Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Talent ManagementPerformance and Business Skills Identify key roles of the positions (business operations, subject matter expert)
Identify business needs such as innovation, change agents
Identify top Key Leadership Competencies and those under development to complete individual profiles for each Executive
Opportunity to integrate and visualize data for enterprise-wide understanding and planning and enable proactive and predictive talent management
16Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Talent Management
Data visualization to map career progression for current executives and assistant directors
Creating new tools and data integration to enable proactive and predictive recruitment and talent development
17Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Recruitment
• Do we have a supply of candidates to meet our business needs?
• Do we need to run a staffing process?
• When? How often?
• How can we link HR and Finance data?
18Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Public Service Employee Survey Data visualization to facilitate analysis of results through Power BI tool
Enables collaboration across the federal public service on StatCan’s
Innovation Cloud
Will expedite understanding and creation of departmental action plans to
address areas of focus
19Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Public Service Employee Survey Presenting results in a meaningful way: putting results in context
Helping managers view their results from a corporate lens: how does my team fare in comparison to another?
20Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Performance Management
Supporting qualitative information (sentiment) in performance management discussions with facts and evidence
Allows for a global, well-supported view of organizational performance
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Efficiency Indicators
2015-16 2016-17 2017-18
21Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Pay Reconciliation
Reconciling pay with HR data to reduce backlog and number of pay issues
Allows monitoring and reporting of workload and workflow
Provides proactive approach to identify pay issues
22Statistics Canada • Statistique Canada
Modern HR Analytics: Leveraging Administrative Data Using data from various sources to paint an overall picture of culture at all levels of
an organization
23Statistics Canada • Statistique Canada
What’s Next: How do you measure organizational health and culture change?
24Statistics Canada • Statistique Canada
Supporting Change: Employee Engagement
Front Runners
- Over 500 employees with representation
across fields
Internal Policy Review
- Over 75 policies identified for
review
Flexercise
- 80% are open to change!
Peer Leadership
Strong Foundation
Continuous Improvement
Maintaining Momentum
25Statistics Canada • Statistique Canada
HR Analytics across the Government of Canada
Statistics Canada
• Building capacity• Sharing knowledge• Principles of open data
Association of Professional Executives
of the Public Service of Canada (APEX)• Executive community
Privy Council Office• Mental health
Canada School of Public Service• Skills/learning
Treasury Board Secretariat• PSES
Public Service Commission/ESDC• Labour Market Intelligence
26Statistics Canada • Statistique Canada
Leçons tirées
Intégration de la planification des effectifs, des opérations et
du financement
La Direction des ressources humaines est un partenaire
stratégique
Analytique des données basée sur des données probantes
(y aller progressivement)
Durabilité
27Statistics Canada • Statistique Canada
Next steps
Machine learning exploration Simulation model: retirements, promotions, hiring
Integration of data
Ongoing partnerships and collaboration
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