Verwaltungsakademie BerlinWir bilden Berlin
Raus aus der Defensive Mut zu Entscheidungen!
Auf dem Weg zu einer neuen Führungskultur im Land Berlin
Wolfgang Schyrocki
Direktor derVerwaltungsakademie Berlin
Auf dem Weg zu einer neuen Führungskultur im Land Berlin
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Neu…modern… muss das sein?
Commodore PET 2001von Tomislav Medak / Flickr / CC-BY-SA 3.0
Arbeitswelt im Umbruch
Ansprüche der Beschäftigten
Digitalisierung
Wachsende Stadt
Erwartungshaltung der Bürgerinnen/Bürger
Megatrends
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Kann der „Dino“ Verwaltung mithalten?
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gemeinfrei
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Wollen wir überhaupt mithalten?
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Öffentliche Dienst Privatwirtschaft
Gemeinwohlorientierung Gewinnmaximierung
Sicherheit Trendfixierung
Dienst für die Bürgerinnen u. Bürger Shareholder Value und Lobbyismus
Hierarchie Netzwerk
Gemächlicher Verwaltungsapparat Lebendiger Organismus
Zuständigkeitsfixierung Flexibilität
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Wie können wir das managen? Wie müssen wir aufgestellt sein?
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Komplexität als „Resultat von immer dichter werdenden Vernetzungen zwischen Personen, Objekten, Organisationen und Systemen, die vorher separiert waren“.
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Was sind die Anforderungen an die Führungskräfte?
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Entwickeln, gesundhalten
Beschäftigte motivieren
Vereinbarkeit ermöglichen Vorbild sein
Ziele in kurzer Zeit erreichen
Politische Vorgaben kurzfristig umsetzen
Ansprechbar für Leitung
und Beschäftigte
Prozesse optimieren
Ergebnisse verantworten
Werte vermitteln
Wertschätzendführen Informieren
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Pierre de Coubertin: „Schneller, höher, stärker“
gemeinfrei
Anzahl Führungskräftefortbildungen an der VAk im Jahr 2015
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Welche Art von Führungskräften brauchen wir?
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Auf dem Weg zu einer neuen Führungskultur im Land Berlin
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Moderne Führung Positive Fehlerkultur Wie ist das bei uns?
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„Fehlerkultur“
„In Fehler führt uns die Flucht vor Fehlern.“
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„Defensive Entscheidungen“
Nicht die sachlich besten Entscheidungen. Entscheider*in schützt sich vor möglichen negativen
Konsequenzen.
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Aufbau des FragebogensTeil A:•Defensive Decision Making
Teil B:•Fehlerkultur •Kommunikation & Hierarchie•Ziele•Zufriedenheit
Teil C:•Offene Fragen zu Ursachen, Beispielen und Verbesserungen
Teil D:•Kontrollvariable: Behörde, Position, Personalverantwortung, Alter, Geschlecht usw.
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Teilnahme an der Umfrage
Anzahl Teilnehmer /Position
BehördeSenatsverwaltung
Bezirks‐verwaltung
Nachgeordnete Behörde Gesamt
1 – Behördenleiter*in 3 4 28 35
2 – Abteilungsleiter*in 22 7 34 63
3 – Referatsleiter*in 49 / 51 100
4 – Amtsleiter*in / 57 15 72
5 – Fachbereichsleiter*in 15 68 85 168
6 – Gruppenleiter*in 51 98 136 285
7 – Sonstige Führungsposition 28 27 172 227
GESAMT 168 261 521 950
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Einflussfaktoren / Ranking
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20%15%
25%
16%
7% 8%3% 3% 2% 1% 1%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Wie viele der 10 wichtigsten Entscheidungen, die Sie in den letzten 12 Monaten getroffen haben, hatten eine defensive Komponente?
Durchschnitt:2,48
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Fehlerkultur
0% 2% 2% 2%11%
27%
55%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 ‐ stimmeüberhauptnicht zu
2 3 4 5 6 7 ‐ stimme vollund ganz zu
Probleme und heikle Themen können von Kolleginnen und Kollegen in meinem Bereich offen angesprochen werden.
Durchschnitt:6,23
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Fehlerkultur
7%11% 11%
19% 23%18%
10%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 ‐ stimmeüberhauptnicht zu
2 3 4 5 6 7 ‐ stimme vollund ganz zu
In meinem Bereich stellt es kein Problem dar, wenn man Risiken eingeht. Durchschnitt:
4,35
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Fehlerkultur
1,02,03,04,05,06,07,0
In meinem Bereich stellt es kein Problem dar, wenn man Risiken eingeht.
Senatsverwaltung
Bezirksverwaltung
Nachgeordnete Behörde
Durchschnitt:4,35
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Fehlerkultur
0% 1% 3% 5%12%
33%
45%
0%10%20%30%40%50%60%
1 ‐ stimmeüberhauptnicht zu
2 3 4 5 6 7 ‐ stimme vollund ganz zu
Wenn ein Fehler in meinem Bereich entdeckt wird, ist das Wichtigste, nach Wegen zu suchen, wie in Zukunft die Situation besser gelöst werden kann.
Durchschnitt:6,06
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Zufriedenheit
1% 3% 5% 5%14%
34% 37%
0%10%20%30%40%50%60%
1 ‐ stimmeüberhauptnicht zu
2 3 4 5 6 7 ‐ stimmevoll und ganz
zu
Auf meiner Stelle fühle ich mich meinen Kompetenzen entsprechend richtig eingesetzt.
Durchschnitt:5,08
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Zufriedenheit
1,02,03,04,05,06,07,0
Auf meiner Stelle fühle ich mich meinen Kompetenzen entsprechend richtig eingesetzt.
Senatsverwaltung
Bezirksverwaltung
Nachgeordnete Behörde
Durchschnitt:5,08
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Zufriedenheit
1% 2% 2%6%
13%
31%
44%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 - stimmeüberhaupt
nicht zu
2 3 4 5 6 7 - stimmevoll und ganz
zu
Meine Aufgaben erfülle ich sehr motiviert. Durchschnitt:
5,97
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Kommunikation & Hierarchie
11% 12% 12%19% 17% 18%
11%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 ‐ fast nie 2 3 4 5 6 7 ‐ fastimmer
Meine Vorgesetzten geben eigene Fehler offen zu.Durchschnitt:
4,18
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Kommunikation & Hierarchie
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
7,0
Meine Vorgesetzten geben eigene Fehler offen zu.
Senatsverwaltung
Bezirksverwaltung
NachgeordneteBehörde
Durchschnitt:4,18
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Kommunikation & Hierarchie
23% 23%
15% 16%8% 8% 7%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1 ‐ fast nie 2 3 4 5 6 7 ‐ fast immer
Wenn ich in meinem Bereich einen Fehler mache, wird mir dies von meinen Vorgesetzten in der Regel vorgeworfen.
Durchschnitt:3,14
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02. Mai 2016Verwaltungsakademie Berlin | Raus aus der Defensive - Mut zu Entscheidungen! Seite 30
Ursachen I
Konfliktvermeidung: “Es ist der Weg des geringsten Widerstandes.“ “Konflikte werden gescheut, man hat Angst vor der Reaktion des Gegenübers, es gibt keine Diskussionskultur.“
Angst, Unsicherheit: “fehlendes Fachwissen/Sozialkompetenz“; „Angst, sich mit Problemen auseinanderzusetzen, vor Entscheidungen, Risiken einzugehen, bei Fehlentscheidungen vor den Anderen als Versager dazustehen bzw. die Folgen zu tragen“; “Defensive Entscheidungen sind insbesondere geprägt durch die Möglichkeiten der Haftung oder des Regresses.“
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Ursachen II
Unkündbarkeit / Beamtentum: “Das Beamtentum mit der Mentalität des Arbeitsplatzbesitztums! Unbequeme Entscheidungen müssen in Watte verpackt mitgeteilt werden, insofern sind diese Entscheidungen häufig defensiv und inkonsequent.“
Mangelnde Unterstützung durch die Führung / Bequemlichkeit: “Vermeidung von Konflikten, zögerliches Führen, kein inhaltliches Interesse an der Aufgabe, keine Identifikation der Führungskraft mit dem Aufgabengebiet“
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Ursachen III
Druck von außen / politischer Druck: “Es gibt zwischen Politik und Verwaltung sehr unterschiedliche Rationalitäten. Was fachlich richtig ist, muss es politisch im Sinne von Mehrheiten längst nicht sein. Im Vordergrund steht auch die Wiederwahl, für die z.T. sehr kostenschwere Entscheidungen getroffen werden.“
Konfliktvermeidung:• „Ideen für Veränderungen werden nicht weitergegeben“• „‘Verweigerer‘ werden nicht angegangen stattdessen wird
abgewartet, bis sie aus dem Dienst ausscheiden“• „fehlender Entscheidungswille wegen persönlicher
Befindlichkeiten“
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02. Mai 2016Verwaltungsakademie Berlin | Raus aus der Defensive - Mut zu Entscheidungen! Seite 33
Beispiele für defensives Entscheiden I
Krankheit: „Personen werden Aufgaben nicht zugeteilt, weil die Befürchtung besteht, dass sie sich krankmelden“
Organisationsstruktur: „Entscheidungen nicht zur Optimierung der Prozesse, sondern mit Blick auf Personen“
Qualität der Arbeit: „Aufgaben werden nicht abgegeben, da befürchtet wird, dass diese nicht ordentlich bearbeitet werden“
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Beispiele für defensives Entscheiden II
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Verbesserungsvorschläge - Überblick
Organisationskultur:
• Offenheit – Transparenz
• Fehlerfreundlichkeit –Kommunikation
Organisationsstruktur:
• Unkündbarkeit der Beamten aufkündigen
• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Politik und Fachlichkeit – Stärkung der Fachverantwortlichen
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02. Mai 2016Verwaltungsakademie Berlin | Mut zu Entscheidungen! Seite 36
Verbesserungsvorschläge - Beispiele
„In Fortbildungsveranstaltungen / Coachings Themen: Reflexionsvermögen, Konfliktfähigkeit und Fehlerkultur aufnehmen.“
„Offenen und vertrauensvollen Umgang pflegen.“ „Eigene Kritikfähigkeit erhöhen.“ „Fachleute in politische Entscheidungen einbeziehen.“
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02. Mai 2016Verwaltungsakademie Berlin | Raus aus der Defensive - Mut zu Entscheidungen! Seite 37
Zusammenfassung
Jede vierte Entscheidung = defensiv. Fehlerkultur = wichtigste Ursache. Positive Erkenntnisse: Ziele bekannt, Zufriedenheit gut. Problembereiche:
• Spannungsfeld zwischen politischen Vorgaben und fachlicher Ratio• fehlende Durchsetzbarkeit von Konsequenzen.
02. Mai 2016 Seite 38
Wieder‐vereinigung
1990
Einsatz von Internet‐PCs
1996
Bezirks‐reform
2001
Haushalts‐konsolidierung
2001 - 2014
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Leuchtende Beispiele?
Leuchtturm Roter Sandvon Markus Jastroch / Wikimedia Commons / CC-BY-SA-3.0
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Schritte in Richtung Verwaltung von morgen
VernetzenVerantwortenInterdisziplinär
vorgehenVersailles perspectivesvon Davide Mainardi / Flickr/ CC-BY-NC-2.0
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02. Mai 2016Verwaltungsakademie Berlin | Raus aus der Defensive - Mut zu Entscheidungen! Seite 42
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und uns gemeinsam: Mut und Erfolg bei der Gestaltung der Zukunft der Berliner Verwaltung!WIR BILDEN BERLIN!
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