ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit

SharePoint

Florian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de

VIELEN DANK!

Microsoft SharePoint Konferenz 09.-10. Juni 2010, Wien

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Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG Branche VerlagswesenMitarbeiter weltweit ca. 2000Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP

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Ausgangssituation

Situationca. 500 Eingangsrechnungen pro TagViel Aufwand, wenig Transparenz

AblaufManueller Freigabeprozess (papierbasiert)kein Automatismus, keine digitale Unterstützung

TechnologieSAP SharePoint Server

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Ziel

SituationErhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePointErhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung

AblaufScannen mit autom. Klassifizierung und ExtraktionAutom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen

TechnologieIntegration von SAP und SharePointecspand SAP Classifier und Nintex Workflow

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Die Lösung mit ecspand

Phase ISAP Integration, Scannen von AltbelegenArchivierung von bestehenden Belegen aus SAP

Phase IIScannen mit autom. Klassifizierungecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)

Phase IIIWorkflow

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Scannen mit autom. Klassifizierung

Frühes Scannen mit KopfdatenerkennungSichtprüfungEingabe / WorkflowinformationenÜbergabe an SAP und SharePoint

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Integration mit SAP inkl. Verbuchung

ecspand.link for archive link(autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)

ecspand SAP classifier(Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)

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Integration mit SAP inkl. Verbuchung

Datenaustausch / Workflow Initiale Datenübergabe an SharePoint bei WorkflowstartStatusupdate aus dem Workflow an SAPÜbergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP

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Eingangsrechnungsworkflow

Workflow basiert auf NintexGrundlegend in 4 + 2 Schritten

Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-FreigabeClearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

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Eingangsrechnungsworkflow

Verschiedene WorkflowtypenNur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)Gezielte Personen involvieren

Definierbare VerantwortlichkeitenVerantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)z.B. Kostenstellen-basiert

Maske ergonomisch gestaltetWertelistenLogikprüfungen

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Eingangsrechnungsworkflow

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Fazit

Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren Validierung gegen SAP Stammdaten

Integration von SAP ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP Datenaustausch Workflow / SAP Buchung in SAP

Workflow als Prozessschicht Gezielte Workflowsteuerung möglich Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske Prüf- und Freigabeprozesse

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ecspand in der Praxis

Optimale Lösungen für Kunden- und Projektanforderungen

ecspand kann unterschiedlichste Anforderungen abdeckenecspand integriert sich nahtlos in Kundenumgebungen

Produktivität & Effizienzkann sich in jedem Projekt anders äußernecspand hat die Mittel dazu optimale Lösungen bereitzustellen

VIELEN DANK!

Florian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de www.ecspand.de