1Seite:
Shared Services:
das Bundesverwaltungsamt als
zentraler Dienstleister
Giso SchützVizepräsident des Bundesverwaltungsamtes
02.03.2006
2Seite:
dynamische Entwicklung
Partneraußerhalb des
öffentlichenBereichs
PrivateOrganisationen und
Wirtschaftsunternehmen
Partnerim öffentlichen
Bereich
Bundes-,Landes- und kommunale
Behörden
DienstleistungszentrumBundesverwaltungsamt
Bürger
Bundesministerium fürBildung undForschung
AuswärtigesAmt
Bundesministeriumdes Innern
Bundesministerien und Bundesorgane, z.B.
2.200Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter
> 100Aufgaben
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
3Seite:
1. Ergebnis- und Kundenorientierung
2. Bereitschaft für neue Aufgaben
3. aktive Aufgabenakquisition und Wettbewerbsorientierung
4. Marktbeobachtung und Entwicklung neuer Dienstleistungen (Bedarferkennen – Lösungen anbieten)
Übergang von der klassischen Behörde (Max Weber) zum modernen,öffentlichen Dienstleister
Verbindung der Gründungsphilosophie mit demDienstleistungsgedanken und unternehmerischeAusformung
neue strategische Ausrichtung
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
4Seite:
Aufgaben-Portfolio: Fachaufgaben
Daueraufgaben
• Ausländerzentralregister• Staatsangehörigkeitsfragen• Sport- und Kulturförderung• Ausbildung• …
Große Aufgaben
• Auslandsschulwesen• BAFöG• …
Vielfältige Strukturen
Kleine Aufgaben
• Informationen für Auswandererund Auslandstätige
• Domainverwaltung Bund• …
Aufgaben von begrenzterDauer
• Aussiedleraufnahme• Rentenabwicklung aus Sonder-
versorgungssystemen der DDR• …
Ad hoc - Aufgaben
• Bodenseeunfall• Fluthilfe• Entschädigung von
Dopingopfern• Überbrückungshilfe• …
BVA: flexibles Instrument für den politischen Handlungsbedarf
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
5Seite:
Aufgaben-Portfolio: Querschnittsaufgaben
Zentralisierung von Querschnittsaufgaben
Verwaltungsgemeinschaften
• Modell: Bundesamt fürBevölkerungsschutz undKatastrophenhilfe (BBK)
• Zukunftsperspektive: Abbau vonZentralabteilungen
• …
Konzentration der Behörden auf ihre Kernaufgaben
Aufgabentypen
• Personalkosten• Bezüge
• Beihilfe
• Umzugskosten, Trennungsgeld
• Travelmanagement
• FAZIT – elektronische Zeiterfassung
• Personalgewinnung
• …
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
6Seite:
Aufgaben-Portfolio: Modernisierungshilfen
Modernisierungshilfen
Organisations- und Personalberatung
IT-Beratung
Entwicklung und Bereitstellungvon IT-Produkten
Beispiele:
Zentraler IT-Dienstleister des Bundes
KompetenzzentreneGovernment
FAZIT
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
7Seite:
Vielfältige Organisationsstrukturen
Strukturen
Linienorganisation
Stab-Linienorganisation
Projektorganisation
Matrix-Organisation
Projektteams
Kompetenzzentren (3-Partner-Modell)
Verwaltungsgemeinschaften
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
8Seite:
„Unser moderner Staat braucht eine innovative,leistungsfähige und effiziente Verwaltung“
Koalitionsvertrag vom 11.11.2005
Lösung in der Wirtschaft für den Bereich derInneren Verwaltung:
Shared Service Center
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
9Seite:
Managementansätze in Unternehmen
Zentralisierung Dezentralisierung
Outsourcing(Auslagerung)
Outsourcing(Ausgliederung)
externerDienstleister
interner Dienstleister,Shared Service Center
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
10Seite:
Shared Service Center (SSC) sind ...
... Organisationseinheiten, die interne Dienstleistungen zurgemeinsamen Nutzung von Ressourcen innerhalb eines Konzernsbereitstellen.
Es geht um die Bündelung von Unterstützungsleistungen (nicht:Entscheidungsaufgaben) in einer gesonderten Einheit, die „neben“den betroffenen Grundeinheiten steht.
(Quelle: Kagelmann 2001, S. 80)
Charakteristika von SSC
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
11Seite:
Unternehmen
Unternehmen
Unternehmen
Personal IT Logistik FinanzenRech-nungs-wesen
Shared Service Center
Unternehmen Unternehmen Unternehmen
Konzern
Das Modell
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
12Seite:
… erfüllen überwiegend Unterstützungsfunktionenund erlassen keine Richtlinien
… erfüllen teilweise „hoheitliche“ Funktionen für dieKonzernspitze mit Richtlinienkompetenz
… vereinbaren Art und Umfang der Leistungen mitihren Kunden (Service Level Agreements)
… stehen operativen Einheiten gegenüber, die zurLeistungsabnahme verpflichtet sind
… verdienen Geld gegen erbrachte Leistungen… arbeiten auf der Grundlage eines zugeteiltenBudgets
… werden überregional an optionalen Standortenerrichtet
… arbeiten am Sitz der Konzernzentrale
… arbeiten auf Grund von Plänen und Aufträgenihrer Kunden
… planen ihre Leistungen selbst
… sind rechtlich und wirtschaftlich selbständig… sind rechtlich und wirtschaftlich unselbständig
… sind Ausdruck horizontaler Arbeitsteilung(Konzentration von Funktionen)
… sind Ausdruck vertikaler Arbeitsteilung(Zentralisation von Funktionen)
Shared Service CenterZentralbereiche
Idealtypischer Vergleich
Krüger/Danner in CM controller magazin 3/04
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13Seite:
Ziele der Bildung eines Shared Service Center
SpezialisierungErfahrungszuwachs aufgrund einer höheren Spezialisierung
TransparenzStandardisierung von Prozessen bewirkt eine größere Transparenz bei derLeistungserbringung
QualitätsverbesserungKundenorientiertes Angebot, Reduzierung von Durchlaufzeiten, hohes Bearbeitungsniveau(Professionalisierung)
KostensenkungEinsparpotenziale durch Größenvorteile, Reduzierung von Personal, Optimierung vonProzessen
Ziele der Bildung eines SSC
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
14Seite:
Wichtige Steuerungselemente für Shared Services
# Schriftliche Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (SharedService Center)
# Enthalten
Leistungsvereinbarung (was) und Service Level Agreement (wie)
Service Level Agreement
Beschreibung der Leistung inkl. Leistungsniveau
Abgrenzung von Pflichten von Shared-Service-Center und Auftraggeber
Preise für die Leistungen
Leistungsmessung und Zielsetzung
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
15Seite:
Kosteneinsparungen für bestimmte Prozesse:
von 20 % bis zu 50 %
Senkung der Durchlaufzeiten für einige Prozesse:
von 20 % bis zu 80 %
Ernst & Young (Hrsg.) 2000: Studie Shared Services für die Automobilzulieferindustrie. Optimierungspotenziale für das
Back Office, S. 24
gemessene Erfolge
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
16Seite:
Übertragbarkeit auf die Bundesverwaltung
andere Rahmenbedingungen:
anderer Auftrag : Ausführung von Gesetzen andere Ziele : Gemeinwohl andere Struktur : Behördenhierarchie
Organisation > selbständige Behörden Haushalt > eigene Kapitel Personal > eigene Personalhoheit IT > spezielle Verfahren/eigene Hardware
Aber: jede Behörde hat eine eigene Verwaltungseinheit für gleichartigeAufgaben der inneren Verwaltung nach gleichen Regeln
Fazit: Shared Services im Prinzip denkbar aber nicht 1:1 übertragbar
SSC in der Bundesverwaltung
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
17Seite:
Shared Service Center für die Bundesverwaltung (1. Stufe)
Das Modell
Zuwendungsempfänger,Stiftungen etc.
Bundesbehörden
Ministerien
Shared Service Center im BVA
Behörde Behörde Behörde
Bundesministerium des Innern
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
18Seite:
Ein oder mehrereShared Service Center
Shared Service Center für die Bundesverwaltung
Das Modell
Bundes-behörde
Bundes-behörde
Bundes-behörde
Bundesministerien
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
19Seite:
Zusammenarbeit / Aufgabenverteilung
Zusammenarbeit
Leitungsstab Abt. Abt.
Behörde XYZ
Leitungsstab Abt. SSC
Bundesverwaltungsamt
Abt.
• Führung und Leitung der Behörde wie bisher;an die Stelle der Abteilung Z tritt einLeitungsstab, der alle Entscheidungen derBehördenleitung vorbereitet und Aufträge an dieoperativen Einheiten weitergibt.
• BVA / SSC setzt die strategischenEntscheidungen operativ nach Auftrag derBehörde / des Auftraggebers um.
• Die Dienstleistungen des SSC sind modular aufgebaut.• In einem SLA werden Art und Umfang der Dienstleistung beschrieben
und vereinbart.
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20Seite:
Controlling
Budget
Personal
Organisation
Leiter
ZieleEntscheidung
Informationen
I T
Strategische Steuerung
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
21Seite:
Service Level Agreement
Zusammenarbeit
Ansprechpartnerder Fachbehörde
(Auftraggeber)
Ansprechpartner desShared Service Center
(Auftragnehmer)
Einzelaufträge ,Absprachen,Qualitätssicherung, Lieferung
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22Seite:
Dienstleistungsbereiche
Dienstleistungsbereiche Organisation• Organisationsuntersuchungen und -beratungen• Personalbedarfsermittlung• Geschäftsprozessmodellierung• Einführung neuer Steuerungsinstrumente• Eingruppierungen / Arbeitsplatzbewertungen• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen• Strategieberatung (z.B. Leitbildentwicklung)
Personal• Elektronische Personaldatenverwaltung• Personalgewinnung• Vollzug personalwirtschaftlicher Maßnahmen• Beurteilungsverfahren• Stellenbewirtschaftung• Widerspruchsbearbeitung / Klageverfahren• Aus- und Fortbildung als operative
Personalentwicklung• Management kurzzeitiger Abwesenheit (Krankheit /
Urlaub)• Arbeitszeiterfassung
IT
Haushalt / Finanzen• Haushaltsaufstellung und Haushaltsausführung• Rechnungslegung• VISA - Prüfung
Controlling / KLR• Produktarbeitszeiterfassung• Controlling / Kosten- und Leistungsrechnung• Logistik / Warenwirtschaft• Anlagenbuchhaltung / Inventarisierung
Justitiariat• Rechtliche Begleitung von Fachaufgaben• Erstellung Rechtsgutachten• Erstellung von Verträgen / Bescheidentwürfen• Betreuung von Klageverfahren• Bearbeitung von Regress- / Disziplinarfällen• Begleitung anwaltlicher Tätigkeit• Administrative Justitiariatsaufgaben
Innenrevision• Anlassprüfungen (Überprüfung konkreter Verdachtsfälle)• Regelprüfungen („prophylaktische“, regelmäßige
Prüfungen)
Liegenschaftsverwaltung BIMABeschaffung Beschaffungsamt
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23Seite:
Aufgaben / Zuständigkeiten
Vollzug personalwirtschaftlicher Maßnahmen
Erstellung von zeichnungsfertigen Entwürfen fürEinstellungenErnennungenHöhergruppierungenUmsetzungenAbordnungen/VersetzungenBearbeitung von TeilzeitanträgenBerechnung von MutterschutzfristenGewährung von ElternzeitGewährung von BeurlaubungenGenehmigung und Versagung von NebentätigkeitenFestsetzung der ProbezeitFestsetzung der Dienst- und Beschäftigungszeit
Vorbereitung von Jubiläumsurkunden Gewährung von Billigkeitszuwendungen Beantragung von Sicherheitsüberprüfungen Erteilung von Zeichnungsrechten Einleitung von amtsärztlichen Untersuchungen Bearbeitung von Wiedereingliederungsmaßnahmen Anerkennung von Dienstunfällen und Erstattung der damit verbundenen Kosten Versetzungen in den Ruhestand Beendigung von Arbeitsverhältnissen (z.B. Entlassung, Auflösungsvertrag, Kündigung, Erreichen der Altersgrenze) Entwurf von Vorlagen an Personalvertretungen
Grundsätzliche Entscheidungüber Personalstrategie und alledurchzuführendenPersonalmaßnahmen (z.B.Einstellungsmodalitäten- undentscheidungen,Beförderungsentscheidungen,Genehmigung von Anträgen,Beendigung von Arbeits- undDienstverhältnissen)
Führen von Personalgesprächenvor Ort durch eigenenAnsprechpartner
SSCPartnerbehörde
Ein Beispiel
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
24Seite:
Bereits zentralisierte Querschnittsaufgaben im BVA:zum Teil im Wettbewerb mit BADV (BMF)
Personalkosten (Bezüge, Reiskosten, Trennungsgeld, Umzugskosten, Travel Management,Zeiterfassung und -management, Job-Tickets)
Personalgewinnung Innenrevision Organisations- und IT - Beratung Export von IT – Produkten (z.B. FAVORIT, EPOS)
Ergebnis: hoher Qualitätsstandard hohe Kundenzufriedenheit deutliche Kostensenkung
Außerhalb des BVA: Beschaffung (Beschaffungsamt), Liegenschaftsverwaltung (BIMA)
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
25Seite:
Zentralisierung der Querschnittsaufgabe „Informationstechnik“ durch
die Einrichtung eines zentralen IT-Dienstleisters
im Geschäftsbereich des BMI
am 01.01.2006:
Bundesstelle für Informationstechnik
im Bundesverwaltungsamt
Einrichtung BIT
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
26Seite:
• Zentrale Entwicklung, Weiterentwicklung, Pflege und ggf. Betrieb• von IT-Lösungen für Querschnittsaufgaben• von Basiskomponenten• der IT-Infrastruktur der Bundesverwaltung
• Zentrales, anbieterunabhängiges IT-Beratungsangeboteinschl. Kompetenzzentren zu aktuellen Spezialthemen der IT
• Zentrale Bereitstellung von Informationen und Wissen zur IT(praxisnah, mit Verwaltungskompetenz und IT-Know-how)
Einrichtung BIT
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
27Seite:
Fachbezogene IT verbleibt in den Behörden
Fachbezogene IT-Verfahren / -systeme verbleiben wie bisher in der Zuständigkeit undVerantwortung der jeweiligen Behörden des Geschäftsbereichs
IT-Sicherheit verbleibt beim BSI
Das BSI bleibt wie bisher zentraler IT-Sicherheitsdienstleister des Bundes. BIT wirdErfahrungen und Wissen des BSI intensiv nutzen.
Einrichtung BIT
Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister
28Seite:
Drei-Partner-Modell als denkbare Perspektive
Fachbehörde(Auftraggeber:
strategische Steuerung;Konzentration auf
Fachaufgabe)
Shared Service CenterAuftragnehmer:
Management der Erfüllungvon Querschnittsaufgaben
gemäß SLA
Externe PartnerSubunternehmen:Ausführung von
Detailaufgaben nachWeisung SSC
Service Level AgreementLieferung
VerträgeLieferung
Lieferung
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