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SimulationGeschäftsprozessmanagement

Prof. Dr. Nino Grau

FH-Gießen-Friedberg

[email protected]

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Prozessmanagement

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Gliederung

1. Organisatorische Einbindung der Prozesse

2. Vorgehen bei GPO

3. Kernprozesse

4. Modellierung der Prozesse

5. Visualisierung der Prozesse

6. Optimierung/Verbesserung/Simulation

7. Prozesskostenrechnung

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1. Organisatorische Einbindung

der Prozesse

Prozess als organisatorischer Focus

• Geschäftsprozess

• organisatorischer Aspekt der

Leistungserstellung

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1. Organisatorische Einbindung der

Prozesse

Arbeitsteilung Koordination

Notwendigkeit der Organisation

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1. Organisatorische Einbindung der

Prozesse

Organisation• Tätigkeit der Veränderung

(methodisch oft „Berateransatz“)Gestaltungsprozess

• Ergebnis der Optimierung (Aufbau- und Ablaufstruktur)Gestaltungsergebnis

Prozessmanagement = „Optimierung der Abläufe“

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1. Organisatorische Einbindung

Perspektivenwechsel

100%

50%

1930 1960 1980 20001940

Henning

NordsieckKosiol Gaitanides

Bedeutung der Aufbauorganisation

Bedeutung der Ablauforganisation

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Relative Priorisierung

der Funktion bzw. des

Prozesses bei der

Spezialisierung von

Organisationseinheiten

(Case Manager,

Case Team) (Nippa, S. 30)

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Prozesshemnisse vertikaler Unternehmensorganisation(Nippa, S. 44)

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Aufgabenabhängige Prozessgestaltung (Nippa, S. 54)

- 0 + ++

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2. Vorgehen bei GPO

• Projektmanagement mit klarem

Phasenkonzept

• anschließend KVP

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Kontinuierliche Verbesserung und Innovation (IMMAI, 1986)

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Abgrenzung und

Priorisierung der

Kernprozesse

Diagnose

der

Kernproz

esse

Neudesig

n

der

Kernproz

esse

Pilotierun

g/

Implemen

-

tierung

Phasen eines Reengineering-Projektes (Nippa, S. 114)

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Reengineering von Leistungsprozessen – Vorgehen (Nippa, S. 84)

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3. Kernprozesse

ABC-Analyse

8-10 Prozesse

definieren oft

80 – 90 % des Aufgabenvolumens.

Konzentration auf

– Wertschöpfung

– strategische Ziele

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Klassifizierung der Geschäftsprozesse (Nippa, S. 100)

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Geschäftsprozessportfolio (Nippa, S. 102)

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in Anlehnung an: Gaitanides et al. (1994), S. 262

4. Modellierung der Prozesse

4.1 Phasen des Prozessmanagements

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4.1 Phase: Prozess-Design

• Warum in ihrer vorliegenden Art

designed?

• nicht designed, sondern „so entwickelt“

• den vorhandenen Ablauf dokumentieren

und später optimieren

• Ablösung von existierenden Abläufen

• ausschließlich ergebnisorientiert:– sinnvolle Segmentierung

– eindeutig beherrschbare Schnittstellen

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4.1 Phase: Prozess-Design

• Makroebene: Geschäftsprozesse wie Entwicklung, Fertigung, Vertrieb, Auftragswesen

• Unterprozesse zu Auftragswesen: z.B. Auftragsannahme, Warenbeschaffung, Lieferung, Rechnungsschreibung und Forderungseinzug

• …. bis hin zu Detail-Aktivitäten auf der Ebene des Arbeitsplatzes

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4.1 Phase: Prozess-Design

Top-Down-Verfahren

• Optimalim Sinne von Richtigkeit der Ergebnisse, Kosten und Zeiten (also Qualität und Produktivität)

• Vorteil:– maximale Zielorientierung

– keine Rücksicht auf überlieferte Strukturen

• Nachteil: – Vorhandene Abläufe lassen sich nicht einfach

ignorieren.

– Umsetzung des „Modells“ in die Praxis äußerst schwierig

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4.1 Phase: Prozess-Design

versus Prozess - Engineering

• Kompromisse

(Sofortige Installation des Modells kann

die Operationsfähigkeit gefährden.)

• fehlende Unterstützung (passende

EDV, Mitarbeiter-Skills, …) erzwingt

Entwicklung von Stufenkonzepten

(nicht zu langfristig)

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4.1 Phase: Prozess-Design

Umsetzung eines Prozess Design bieten:

• die Errichtung einer neuen Produktionsstätte

• Einstieg einer Unternehmung in einen neuen

Geschäftsbereich

• …

Beim Einsatz von Prozessgestaltung in

existierenden Abläufen schwieriger

durchzuführen

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4.2 Die sechs Grundsätze

ordnungsmäßiger Modellierung (GoM)

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4.2.1 GoM - Grundsatz der Richtigkeit

• syntaktische Richtigkeit – korrekte Berücksichtigung der Syntax der gewählten

Modellierungssprache

– vollständig und konsistent

• semantische Richtigkeit – adäquate Konstruktion einer realen oder gedachten Welt in

einem Modell

– existiert keine objektive Sicht

– im Diskurs auf ein Modell einigen

– objektive Beurteilung der Richtigkeit nicht möglich

– „Models are not right or wrong; they are more or less useful.“

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4.2.2 GoM - Grundsatz der Relevanz

Modell• enthält alle für die beabsichtigte Nutzung erforderlichen

Elemente und Beziehungen der Problemdomäne.

• enthält keine Aspekte, die aus Sicht des Modellverwenders für den spezifischen Einsatzzweck nicht relevant sind (Minimalität des Modells). Begrenzte, dokumentierte Redundanzen können jedoch der Modellklarheit dienen.

Modellbreite: im Modell abgebildete Sachverhalte einer Problemdomäne

Modelltiefe: Detaillierungsgrad - Konkretisierungsgrad

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4.2.3 GoM - Grundsatz der Klarheit

• Anforderungen:

Übersichtlichkeit, Lesbarkeit, Strukturiertheit,

Einfachheit, Durchschaubarkeit u.ä

• Modellklarheit ist beispielsweise für

Fachanwender wichtig:

1. bei der Erstellung mitarbeiten

2. Relevanz und semantische Richtigkeit bestätigen

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4.2.3 GoM - Grundsatz der Klarheit

• Mass für die Geschwindigkeit, mit der ein Modellnutzer den Inhalt eines Informationsmodells vollständig durchdringt und erfasst

• Abhängig von individuellen intellektuellen Fähigkeiten und dem modellierungstechnischen Vorwissen der Modellnutzer

• Verständlichkeit und Eindeutigkeit von Modell-Systemen– Adressatengerechte Hierarchisierung

– Layoutgestaltung und Filterung.

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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit

modellübergreifende konforme Anwendung

der Modellierungsgrundsätze

Aufwandsreduzierung beim Identifizieren

der Analogien zweier Modelle bzgl.

• Syntax

• Semantik

• Struktur

• Verhalten

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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit

Vergleichbarkeit ist wichtig

• beim Abgleich von

– Ist- und Sollmodellen

– Referenz- und unternehmensspezifischen

Modellen

• bei der Konsolidierung arbeitsteilig erstellter

Modelle

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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit

• semantischeVergleichbarkeit bedingt

eine syntaktische Vergleichbarkeit

• semantische Vergleichbarkeit erfordert

ein effizientes Erkennen von inhaltlichen

Affinitäten

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4.2.5 GoM

Grundsatz des systematischen Aufbaus

eine auf einem sichtenübergreifenden

Metamodell basierende

Informationssystemmodellarchitektur,

die den Partialmodellen einen

ordnenden Rahmen gibt

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4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Definition

• Modellerstellung: erstmalige Modellkonstruktion

• Modellwartung: Anpassung, Erweiterung,Fehlerbeseitigung

Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch– Wiederverwendung vorhandener (Referenz-) Modelle

– anpassungsfreundliche Modellgestaltung

– Begrenzung der Modelltiefe

(Ziel häufig konträr zu den anderen Grundsätzen)

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4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Begrenzung der Modelltiefe:

• der Grenznutzen eines Modells sinkt ab einem gewissen Detaillierungsgrad

• die Modellkomplexität bzw. Modellerstellungskosten steigen überproportional

• schnelle Änderung des betrieblichen Umfelds durch neue bzw. geänderte Prozesse und Strukturen

• unangemessener Aufwand für permanente Wartung eines Informationssystemmodells mit einer hohen Modelltiefe

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4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

die Bewertung der Effizienz der

Modellerstellung und –wartung ist mangels

Modellierungskosten und

Modellleistungsrechnung kaum zu

operationalisieren.

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4.3 Referenzmodell

Empfehlung oder idealtypisches Bezugsobjekt zur

Durchführung von Modellierungs- oder

Gestaltungsaufgaben

Kernidee:

• Konsolidierung von Know-how aus vorhandenen

Modellen, Anwendungssystemdokumentation,

Fachkonzepten, Expertenbefragungen

• Verknüpfung mit theoretischen Erkenntnissen

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4.3 Referenzmodell

Kernidee:

• Erstellung qualitativ hochwertiger Modelle fachlichen Wissen– Best-practise: Wissen als optimal angesehener

Prozesse, Verfahren, Techniken

– Common-practise: Wissen über Prozesse, Verfahren, Techniken als Massstab oder Standard für einen Bereich

• Ableitung unternehmensspezifischer Modelle aus Referenzmodellen – Übertragung des gespeicherten Wissens auf diese Modelle

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5. Visualisierung der Prozesse

• ganzheitliche Darstellung der Prozesse (oft zum ersten Mal im Unternehmen)

• Erkennung und Beseitigung „grober Fehler“ durch den Prozess der Visualisierung/Dokumentation

• Kundenorientierung (Output)

• Schnittstellenorientierung (als Verbesserungspotential)

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Grundelemente von EPK’s

(Ereignisgesteuerte Prozeßketten)

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Beispiel: VPD-Diagramm für den Teilprozess „Vertrag freigeben“

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Beispiel: Erweitertes Ablaufdiagramm mit Alternativabläufen

für den Teilprozess „Vertrag freigeben“

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Beispiel: Matrix-Ablauf für den Teilprozess „Vertrag freigeben“

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6. Optimierung

eigentlich „Verbesserung“ bzgl. Zielbündel

mit Zielen:

• Markteffizienz

• Prozesseffizienz

• Delegationseffizienz

• Motivationseffizienz

• Ressourceneffizienz

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6. Optimierung

strategische Ausrichtung der Mehrfachziele

mit Neugewichtung

z.B. Kostenführerschaft vs. Differenzierung

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Das ProMet ®BPR Prozessmodell

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Ebenen des Business Engineering,

ProMet ®BPR und Techniken

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Das ProMet ®

BPR Prozessmodell

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Zusammenwirken von Prozessentwurf und Prozessführung

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7. Prozesskosten

Ziele

• Verbesserung entscheidungsrelevanter Informationen

• Erhöhung der Kostentransparenz(Gemeinkosten – Einzelkosten)

• Aufzeigen der Verbesserungspotentiale

• Verringerung der Fehlerkosten

• Reduzierung der Komplexität– Beherrschung

– Abbau

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7. Prozesskosten

600

Beispiel für Degression