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ELO
Software für Dokumentenmanagement und Archivierung
ELO Dropzone
Juli 2016
ELO Digital Office GmbH
http://www.elo.com
Copyright © 2016 ELO Digital Office GmbH
Alle Rechte vorbehalten[01.07.2016-11:48 - de - 10.00.002]
Inhaltsverzeichnis 3
InhaltsverzeichnisEinleitung...................................................................................... 5
Konventionen.................................................................................................6
Wie ist das Handbuch aufgebaut?..........................................................8
Grundlagen...................................................................................9Installation und Konfiguration...............................................................10
Ablagekachel einrichten.......................................................................... 18
Suchkachel einrichten...............................................................................32
Skriptkachel einrichten.............................................................................44
Reguläre Ausdrücke.................................................................................. 56
Kachelsammlung (ELO Java Client).......................................................65
Kachel aus anderer Applikation aktivieren (ELO Java Client)........69
Anwendungsbeispiele............................................................. 70Verwenden der Ablagekachel............................................................... 71
Verwenden der Suchkachel....................................................................73
Administration...........................................................................77
Anhang........................................................................................84Webseite.......................................................................................................85
Freizeichnungsklausel...............................................................................86
Index............................................................................................ 87
4 Inhaltsverzeichnis
Einleitung 5
Einleitung
Copyright-Hinweise Alle Nutzungsrechte an diesem Programm gehören der ELO Digi-tal Office GmbH. Das Produkt darf lediglich entsprechend den Li-zenzvereinbarungen kopiert und eingesetzt werden.
Es ist rechtswidrig, ganz oder teilweise ELO Dropzone zu kopieren,zu reproduzieren oder zu übertragen.
Kein Teil dieses Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Zu-stimmung der ELO Digital Office GmbH reproduziert, übertragen,übersetzt oder irgendwie sonst vervielfältigt werden. Der Inhaltdes Buches begründet keinerlei Ansprüche seitens des Käufers.
Warenzeichen ELO Dropzone ist ein eingetragenes Warenzeichen der ELO DigitalOffice GmbH.
Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel und Micro-soft PowerPoint sind eingetragene Warenzeichen der MicrosoftCorporation. Alle anderen Produktnamen sind urheberrechtlichgeschützt und eingetragene Warenzeichen/Markennamen derjeweiligen Inhaber.
Beachten Sie Wir sind bemüht, Ihnen eine möglichst übereinstimmende Do-kumentation zu unseren Produkten zu liefern. Da wir aber dieELO Dropzone ständig weiterentwickeln und parallel auch meh-rere Versionen herstellen, verändern sich Programmzustände sehrschnell. Kleinere Darstellungsfehler im Handbuch sind daher hinund wieder unvermeidbar. Hierfür bitten wir um Ihr Verständnis.
6 Einleitung
Konventionen
Für diese Dokumentation gelten nachfolgende Konventionen:
Hinweise Wichtige Informationen werden in einem grauen Kasten mit Hin-weis-Symbol dargestellt. Es gibt folgende Arten von Hinweisen:
Hinweis: Dies ist eine Zusatzinformation, die Ihnen den Umgangmit ELO vereinfacht.
Beachten Sie: Berücksichtigen Sie diesen Hinweis, um einen rei-bungslosen Programmablauf zu gewährleisten.
Achtung: Berücksichtigen Sie diesen Hinweis unbedingt, sonstkommt es zu erheblichen Beeinträchtigungen im Programmab-lauf.
Kursiv Die Namen von Menüs, Optionen, Dialogfeldern, Ordnern, Kapi-telhinweisen, Pfaden und Dateiendungen werden kursiv darge-stellt.
Beispiel: Klicken Sie auf ELO-Schaltfläche > Konfiguration und wäh-len Sie die Registerkarte Mail.
Tastenkombinationen Tastenkombinationen werden in GROSSBUCHSTABEN dargestellt.Gleichzeitig gedrückte Tasten werden durch Pluszeichen (+) ge-kennzeichnet.
Beispiel: STRG + C
Fett Hinweise und Überschriften werden im Handbuch durch Fett-druck hervorgehoben.
Courier Programmiercode, Programmausgaben, Eingaben und Skriptewerden in der Schriftart Courier dargestellt.
Beispiel: MsgBox "Hello world!"
Pfadangaben Dieses Handbuch unterscheidet drei Arten von Pfaden:
Einleitung 7
Navigationspfade: Beschreiben Abfolgen von Schaltflächen undMenüpunkten, durch die Sie sich klicken, um bestimmte Funk-tionen zu nutzen. Navigationspfade erkennen Sie an den spitzenKlammern (>) und der kursiven Schrift.
Beispiel: Klicken Sie auf ELO-Schaltfläche > Konfiguration > Notizen> Randnotizen drucken.
Ablagepfade: Beschreiben Speicherorte innerhalb des ELO-Ar-chivs. Ablagepfade erkennen Sie am Pilcrow-Zeichen (¶).
Beispiel: Speichern Sie das Dokument unter ¶ Ablage ¶ Jahr ¶ Mo-nat.
Dokumenten- und Speicherpfade: Beschreiben Speicherortevon Dateien innerhalb des Betriebssystems. Wir verwenden eineSchreibweise mit Backslashes (\).
Beispiel: Speichern Sie das Dokument unter C:\Eigene Dateien\Fe-rienplanung.
8 Einleitung
Wie ist das Handbuch aufgebaut?
Das Ziel dieses Handbuchs ist es, Ihnen die Funktionen der ELODropzone zu erläutern.
Einleitung Das erste Kapitel enthält Copyright-Hinweise, allgemeine Infor-mationen zur Nutzung des Handbuchs sowie einen Überblicküber die Kapitelinhalte.
Grundlagen In diesem Kapitel finden Sie wichtige Hinweise zur Installation undKonfiguration der ELO Dropzone.
Anwendungsbeispie-le
Dieses Kapitel enthält Anwendungsbeispiele, die Ihnen helfen,sich schnell mit der ELO Dropzone vertraut zu machen.
Administration Diese Kapitel wendet sich an Administratoren. Hier finden SieInformationen über die Konfiguration und Verwaltung der ELODropzone.
Anhang Der Anhang enthält Informationen zur Webseite sowie die Frei-zeichnungsklausel.
Index Im Index finden Sie wichtige Schlagwörter.
Grundlagen 9
Grundlagen
Übersicht Mit der ELO Dropzone legen Sie eintreffende Dokumente effizi-enter und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumenteund Dateien einfach per Drag&Drop auf eine von Ihnen definierteKachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt die ELO Drop-zone nach von Ihnen vordefinierten Regeln. Dem Benutzer wirdein schneller und einfacher Zugriff auf häufig verwendete Funk-tionen ermöglicht und die Dokumente können noch schneller undeinfacher im ELO-Archiv abgelegt werden.
Neben der Ablagekachel können Sie auch Such- und Skriptka-cheln anlegen. Mit einer Suchkachel können Sie die gewünschtenSuchbegriffe über die Indexfelder einer Verschlagwortungsmaskeeinrichten. Außerdem ist es möglich, Suchkacheln zu definieren,die über Tastenkombinationen aktiviert werden. Mit einer Skript-kachel können Sie ein Skript ereignisgesteuert aufrufen.
Zudem ist es möglich, mit regulären Ausdrücken in der ELO Drop-zone zusätzliche Variablen zu erstellen, die für die Definition vonKacheln verwendet werden können.
Allgemeiner Hinweis Das Programm arbeitet mit folgenden Clients zusammen:
• ELO Java Client
• ELO Windows Client
• ELOoffice
Bei abweichendem Verhalten in der Zusammenarbeit mit anderenClients weisen wir Sie auf die Abweichungen gesondert hin.
10 Grundlagen
Installation und Konfiguration
Installation Die ELO Dropzone ist Bestandteil der Clients und wird daherbei der Installation des Java Clients, des Windows Clients undELOoffice mit installiert.
Starten Die ELO Dropzone wird je nach Client unterschiedlich aufgerufen.
Starten mit dem JavaClient
Beim ELO Java Client werden nach der Installation auf dem Desk-top Verknüpfungen zur ELO Dropzone und zum ELO Java Clienterstellt.
Abb. 1: Verknüpfungen auf dem Desktop nach der Installation des Java Clients
1. Klicken Sie doppelt auf das Symbol der ELO Dropzone.
Der Anmeldedialog des Java Clients erscheint.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen an.
Die ELO Dropzone und der Java Client erscheinen.
Starten mit dem Win-dows Client undELOoffice
Beim ELO Windows Client und ELOoffice werden nach der Instal-lation auf dem Desktop eine Verknüpfung zum ELO Windows Cli-ent und ELOoffice erstellt.
Die ELO Dropzone startet beim Öffnen des ELO Windows Clientsund ELOoffice automatisch.
Deaktivieren: Sie können die ELO Dropzone in der Konfigurationdeaktivieren.
ELO-Menü > Konfiguration > Allgemein > Zusätzliche Module.
Grundlagen 11
Abb. 2: Konfiguration ELO Windows Client: Aktivieren und deaktivieren der ELO Dropzone
Entfernen Sie das Häkchen bei der ELO Dropzone.
Nach einem Neustart des Clients wird die ELO Dropzone nichtmehr automatisch gestartet.
12 Grundlagen
Programmoberfläche
Abb. 3: Programmoberfläche der ELO Dropzone - vor dem ersten Start und mit Kacheln
Beim ersten Start ist die ELO Dropzone zunächst leer (siehe lin-ker Screenshot Programmoberfläche). Zum Vergleich daneben ei-ne mit mehreren Kacheln befüllte ELO Dropzone.
Grundlagen 13
Einklappen - ausklap-pen
Abb. 4: Kopfbereich der ELO Dropzone
Die ELO Dropzone lässt sich ein- und ausklappen, indem Sie aufden Kopfbereich mit dem Schriftzug ELO Dropzone klicken. Nachdem Einklappen dockt sie über der Taskleiste an.
Schaltflächen
Abb. 5: Die Schaltflächen der ELO Dropzone
In der unteren Statusleiste werden Informationen über das aktu-elle Archiv, den aktiven Benutzer und drei weitere Schaltflächenangezeigt:
1. Zeile links: Das derzeit aktive Archiv
1. Zeile rechts: Der angemeldete Benutzer
Schaltfläche links: Stiftsymbol - Kacheln bearbeiten. Wechseln Siein den Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln. Den Bearbei-tungsmodus für globale Kacheln erreichen Sie über das Kontext-menü.
Schaltfläche Mitte: Plussymbol - Neue Kachel erstellen
Schaltfläche rechts: Uhrensymbol - Verlauf (History) der ELODropzone ansehen
Verlauf/History Der Verlauf zeigt die letzten 20 Ablageprozesse an, die eine Kachelgetätigt hat. Klickt man auf einen dieser Einträge, öffnet sich derentsprechende Eintrag im Archiv.
Neuer Ordner im Ar-chiv
Wird in der ELO Dropzone eine neue Kachel eingerichtet und ge-speichert, werden die Verarbeitungsanweisungen im ELO-Archivin einem neuen Archivordner unter ¶Administration¶Dropzonegespeichert. Dieser Ordner wird im ELO-Archiv automatisch ein-gerichtet. Die dort gespeicherten Angaben sind Textdateien undkönnen in andere Archive exportiert werden.
14 Grundlagen
Kontextmenü
Abb. 6: Kontextmenü der ELO Dropzone
Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln: Wechseln Sie inden Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln.
Bearbeitungsmodus für globale Kacheln: Wechseln Sie in denBearbeitungsmodus für globale Kacheln.
Bearbeitung beenden: Beenden Sie die Bearbeitung der Kacheln.
Reguläre Ausdrücke: Wechseln Sie in den Assistenten für die ELODropzone RegEx Konfiguration.
Systemeinstellungen: Wechseln Sie in den Dialog Systemeinstel-lungen bearbeiten.
Neue Kachel hinzufügen: Fügen Sie eine neue Kachel hinzu. Obeine persönliche oder globale Kachel hinzugefügt wird, hängtdavon ab, ob zuvor die Option Bearbeitungsmodus für persönli-che Kacheln oder Bearbeitungsmodus für globale Kacheln gewähltwurde. Sie können bis zu 18 persönliche und 18 globale Kachelnanlegen.
Grundlagen 15
Kachel aus Sammlung laden (ELO Java Client): Wechseln Sie inden Dialog Kachelsammlung. Hier finden Sie eine Übersicht überdie von anderen Benutzern bereitgestellten Kacheln.
Kachel bearbeiten: Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus derKachel.
Kachel kopieren: Kopieren Sie eine Kachel mit den identischenEinstellungen. Eine neue Kachel wird hinzugefügt und der Konfi-gurator für die Kacheln erscheint.
Kachel teilen (ELO Java Client): Teilen Sie eine Ihrer angelegtenKacheln mit anderen Benutzern. Ein Dialog erscheint, in dem Sieden Zielbereich zur Veröffentlichung in der Kachelsammlung be-stimmen.
Kachel löschen: Löschen Sie eine Kachel aus der ELO Dropzone.
Zuletzt abgelegte Dokumente: Zeigt eine Liste der letzten zwan-zig in der ELO Dropzone abgelegten Dokumente an.
ELO Dropzone beenden: Beenden Sie die ELO Dropzone.
Globale und persönli-che Kacheln
Es gibt globale und persönliche Kacheln.
Globale Kachel: Wird vom Administrator angelegt. Ist immer undfür alle sichtbar. Steht immer in der Hierarchie über persönlichenKacheln und verdrängt diese in der ELO Dropzone nach unten.
Persönliche Kachel: Wird vom Benutzer angelegt. Ist nur für ihnsichtbar. Wird von globalen Kacheln nach unten verdrängt.
Systemeinstellungenbearbeiten
Bevor Sie beginnen, Kacheln in der ELO Dropzone zu erstellen,sollten Sie über das Kontextmenü den Dialog Systemeinstellungenbearbeiten aufrufen.
16 Grundlagen
Abb. 7: Dialog 'Systemeinstellungen bearbeiten'
Hier legen Sie allgemeine Einstellungen für alle Kacheln der ELODropzone fest. Über die Kachelkonfiguration passen Sie später dieeinzelnen Kacheln an.
Wählen Sie über die Optionsfelder aus, ob Sie persönliche odersystemweite (globale) Einstellungen vornehmen wollen.
PDF Druckerverzeichnis: Wählen Sie über das Textfeld PDF Dru-ckerverzeichnis den Dateipfad für die Überwachung des PDF-Dru-ckerverzeichnisses aus. Befinden sich PDF-Dokumente in diesemVerzeichnis, werden diese anhand der Vorgaben der angelegtenKacheln in der ELO Dropzone archiviert. Die Vorgaben der einzel-nen Kacheln legen Sie über die Kachelkonfiguration fest.
Anzahl der Volltext Seiten: Über den Wert im Feld Anzahl derVolltext Seiten bestimmen Sie, wie viele Seiten pro Dokument beider OCR-Vorverarbeitung höchstens ausgewertet werden sollen.Ausgewertet werden die Formate PDF und TIFF.
Anzahl der Kachel-Spalten: Stellen Sie ein, wie viele Kachelspal-ten angezeigt werden sollen. Sie haben die Wahl zwischen einer,zwei oder drei Spalten.
Anzeige auf Bildschirm: Bei einem Betrieb mit mehreren Bild-schirmen haben Sie die Möglichkeit, die ELO Dropzone auf einemanderen als dem primären Bildschirm anzuzeigen. Wird sie auf ei-nem ungültigen Bildschirm konfiguriert, wird sie automatisch aufden primären Bildschirm zurückgeschaltet.
Grundlagen 17
Minimiert starten: Setzen Sie einen Häkchen in das Kontrollkäst-chen Minimiert starten, dockt die ELO Dropzone beim Start immerüber der Taskleiste an.
Animation beim Vergrößern / Verkleinern: Setzen Sie ein Häk-chen in das Kontrollkästchen Animation beim Vergrößern / Ver-kleinern, um eine Animation beim Ein- und Ausklappen der ELODropzone zu aktivieren. Setzen Sie keinen Haken, springt die Grö-ße sofort um.
Report aktivieren: Setzen Sie ein Häkchen in das Kontroll-kästchen Report aktivieren, wird eine Report-Datei namensELOdropzone(x).txt im Temp-Verzeichnis des Benutzers erstellt.Das Verzeichnis befindet sich hier: C:\Users\<Username>\App-Data\Local\Temp.
Hinweis: Lesen Sie im Kapitel Administration, wie Sie die Konfi-guration auch über den Zusatztext der Verschlagwortungsmaskeeinstellen können.
Kacheltypen Es können drei verschiedene Kacheltypen in der ELO Dropzoneeingerichtet werden:
• Ablagekachel
• Suchkachel
• Skriptkachel
Nachfolgend wird die Konfiguration für diese drei Kacheltypengeschildert.
18 Grundlagen
Ablagekachel einrichten
Neue Kachel hinzufü-gen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das mittlere Feld derELO Dropzone.
Abb. 8: Kontextmenü der ELO Dropzone
Das Kontextmenü der ELO Dropzone erscheint.
2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Bearbeitungsmodus für per-sönliche Kacheln.
Alternativ: Um eine globale Ablagekachel zu erstellen, klicken Sieauf Bearbeitungsmodus für globale Kacheln.
Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol.
Die ELO Dropzone wechselt in den Bearbeitungsmodus. Sie erken-nen den Bearbeitungsmodus am sandfarbenen Hintergrund.
Grundlagen 19
3. Öffnen Sie das Kontextmenü der ELO Dropzone.
4. Klicken Sie auf den Menüeintrag Neue Kachel hinzufügen.
Abb. 9: Neue Kachel in der ELO Dropzone
Ein neue Kachel erscheint.
Ablagekachel definie-ren
1. Doppelklicken Sie auf die neue Kachel.
Abb. 10: Dialog 'Kachel konfigurieren'
Der Dialog Kachel konfigurieren erscheint. Die Registerkarte Typist geöffnet.
20 Grundlagen
Abb. 11: Kacheltyp 'Ablagekachel'
2. Klicken Sie auf das Ablagekachelsymbol.
Der Typ Ablagekachel ist gewählt.
Anzeige 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeige.
Abb. 12: Registerkarte 'Anzeige'
Die Registerkarte Anzeige erscheint.
2. Klicken Sie in das Feld Name und legen den Namen der Ablage-kachel fest.
Grundlagen 21
3. Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort,für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschrei-bung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel an-deren Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellenmöchten.
4. Um das Kachelsymbol zu ändern, klicken Sie auf das grau ge-färbte Kachelsymbol.
Abb. 13: Kachelsymbole
Die zur Verfügung stehenden Kachelsymbole erscheinen.
5. Klicken Sie auf ein Symbol.
6. Um die Farbe der Kachel zu ändern, klicken Sie auf das farbigeQuadrat.
Abb. 14: Kachelfarben
Die zur Verfügung stehenden Farben erscheinen.
7. Klicken Sie auf eine Farbe.
Sie haben Kachelnamen, Kachelsymbol und Kachelfarbe definiert.
Maske 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Maske.
22 Grundlagen
Abb. 15: Registerkarte 'Maske'
Die Registerkarte Maske erscheint.
2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Verschlagwortungsmas-ken.
Sie haben die Kachel mit einer Verschlagwortungsmaske verbun-den.
Hinweis: Verwenden Sie eine reine Ordnermaske als Ablagemas-ke, wird mit der Verschlagwortung ein Ordner angelegt und dasDokument mit der freien Eingabe in diesem Ordner abgespei-chert.
Beachten Sie: Ablagemasken mit dem Dokumentenstatus KeineÄnderung möglich können nicht in der ELO Dropzone verwendetwerden. Der Grund hierfür ist, dass die ELO Dropzone zuerst daslogische Dokument anlegt und dann die Datei hinzufügt.
Aktivierung Die Registerkarte Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für dieDefinition von Kacheln. Die Auswahl an Optionen hängt vom ge-wählten Kacheltyp ab.
Grundlagen 23
Abb. 16: Registerkarte 'Aktivierung'
Bei Ablagekacheln kann eine Verzeichnisüberwachung eingestelltwerden.
Abb. 17: Option für Überwachungskacheln
Falls Sie die Option Dokumente\ELO Ordnerüberwachung für Of-fice Dokumente aktivieren, wird die Ablagekachel zur Überwa-chungskachel.
Die ELO Dropzone überwacht im Windows-Dateisystem folgen-den Pfad:
C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\<Kachelname>
Speichert man ein Microsoft-Office-Dokument in einem dieserUnterverzeichnisse, startet nach den Vorgaben der jeweiligen Ka-chel die automatische Ablage ins ELO-Archiv.
24 Grundlagen
Wird die Verschlagwortung eines Dokuments aus der Ordner-überwachung mit Abbrechen beendet, wird das Dokument im Da-teisystem im Ordner Nicht archiviert gespeichert: C:\Users\<Win-dows-Benutzer>\Documents\ELO\Nicht archiviert.
Über den Bereich PDF Druckerverzeichnis überwachen lassen sichDokumente in einem Ausgabeverzeichnis eines virtuellen PDF-Druckers automatisiert archivieren.
Das Ausgabeverzeichnis legen Sie über die Systemeinstellungenfest: Kontextmenü > Systemeinstellungen > PDF Druckerverzeich-nis.
Abb. 18: Optionen für die Überwachung eines PDF-Druckerverzeichnisses
1. Ziehen Sie einen regulären Ausdruck des Typs Text als Variablein das Feld Erkennung.
Anhand der Variable werden die entsprechenden Dokumente imAusgabeverzeichnis erkannt. Bleibt das Feld Erkennung leer, wirddas PDF Druckerverzeichnis nicht überwacht.
Hinweis: Lesen Sie im Kapitel Reguläre Ausdrücke, wie Sie überreguläre Ausdrücke zusätzliche Variablen erstellen können.
Optional: Per Rechtsklick in das Feld Zum Drucker öffnen Sie dasAuswahlmenü mit den vorhandenen Druckern. Über diesen Dru-cker kann das Dokument ausgedruckt werden.
2. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus.
Optional: Ist die Option Als Mail versenden aktiviert, werden dieerkannten Dokumente aus dem Druckerverzeichnis an eine E-Mailangehängt und verschickt.
Grundlagen 25
Um die Option zu aktivieren, ist ein Skript notwendig. Für das An-legen eines Skripts sind Administrator-Rechte erforderlich.
Für den ELO Java Client müssen Sie das Skript JS.SendMail unter ¶Administration ¶ Java Client Scripting Base ¶ ablegen.
Dieses Musterskript sieht folgendermaßen aus.
function fromVBS_SendMail(param) {
var data = fromString(param);
var fileName = data["File.Path"];
var name = data["File.NameNoExt"];
if (fileName) {
workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);
return;
}
}
function fromString(param) {
var result = new Object();
var lines = param.split("\n");
for (var i = 0; i < lines.length; i++) {
var line = lines[i];
var ipos = line.indexOf("\t");
if (ipos > 0) {
var key = line.substring(0, ipos);
var value = line.substring(ipos + 1);
result[key] = value;
}
}
return result;
}
26 Grundlagen
Für ELOoffice müssen Sie ein Skript mit dem NamenJS.SendMail.VBS über das ELO-Menü > Systemeinstellungen >Skripte anlegen.
Das Skript dafür sieht folgendermaßen aus.
Set ELO = CreateObject("ELO.office")
Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")
msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")
Data = Split(msg, vbLf)
for i = 0 to UBound(Data)
Line = Data(i)
if Left(Line, 9) = "File.Path" Then
Parts = Split( Line, vbTab )
Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)
oMail.Subject = "From Dropzone"
call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)
oMail.Display
end if
Next
Für den ELO Windows Client müssen Sie das Skript JS.SendMailüber das ELO-Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen. Hier-für benötigen Sie Administrator-Rechte.
Verwenden Sie dafür obiges VB-Skript JS.SendMail (sieheELOoffice). Sie müssen es an einer Stelle ändern: Tragen Sie inder ersten Zeile des Skripts statt ELO.office den ObjektnamenELO.professional ein.
Zeilen 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeilen.
Grundlagen 27
Abb. 19: Registerkarte 'Zeilen'
Die Registerkarte Zeilen erscheint.
Im linken Bereich sehen Sie alle Indexfelder der gewählten Ver-schlagwortungsmaske. Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Siedie vorhandenen Variablen.
Um weitere Variablen zu importieren, laden Sie ein Musterdoku-ment über die Schaltfläche Laden. Laden Sie beispielsweise einWord-Dokument, öffnet sich Word kurz, um das Dokument zuanalysieren. Danach schreibt die ELO Dropzone die ausgelesenenMetadaten zusätzlich in die Liste der verfügbaren Variablen.
Neben der beschriebenen Möglichkeit gibt es auch noch einenanderen, effektiveren Modus, die Metadaten auslesen zu lassen.Ziehen Sie dafür per Drag&Drop eine Datei im Bearbeitungsmo-dus auf die gewünschte Kachel. Das Konfigurationsmenü der Ka-chel öffnet sich automatisch. In den Registerkarten, in denen Ih-nen Variablen zur Verfügung stehen, finden Sie nun die Metada-ten der Datei als Variablen. Je nach Dateityp kann die Auswahlgrößer oder kleiner ausfallen.
28 Grundlagen
Um Metadaten hinzuzufügen, können Sie beispielsweise in Micro-soft Word die Formularfelder dafür verwenden. In den Eigenschaf-ten der Formularfelder haben Sie die Möglichkeit, einen Wert indas Feld Textmarke einzutragen. Dieser Wert steht Ihnen dann alsVariable in der Auswahlliste der Kachelkonfiguration zur Verfü-gung.
2. Befüllen Sie nun die Indexfelder der gewählten Verschlagwor-tungsmaske mit festem Text oder per Drag&Drop mit den verfüg-baren Variablen.
Die Variablen werden in den Indexfeldern in geschweiften Klam-mern angezeigt. Diese Angabe bedeutet, dass ELO ab sofort beijeder Verarbeitung über diese Kachel weiß, welche Daten für dieVerschlagwortung an welcher Stelle auszulesen sind.
Hinweis: Sie können auf diese Art auch mehrere Variablen in einIndexfeld setzen.
Sie können auch eine Angabe nur teilweise auslesen lassen. Et-wa die ersten drei Buchstaben eines Vor- oder Nachnamens. Dafürsetzen Sie innerhalb der geschweiften Klammer ganz rechts dieAngabe, welches Wort und mit welcher Buchstabenanzahl aus-gelesen werden soll. Beispielsweise {All.Author(1,3)} - dieseAngabe liest ab dem ersten Zeichen nur die ersten drei Buchsta-ben aus.
3. Haben Sie die Belegung der Indexfelder definiert, klicken Sie aufdie Registerkarte Ziel.
Grundlagen 29
Ziel
Abb. 20: Registerkarte 'Ziel'
Die Registerkarte Ziel erscheint.
Im Zielpfad im Archiv geben Sie die Position im ELO-Archiv ein.
Für den Indexaufbau in der ELO Dropzone gilt Folgendes:
30 Grundlagen
• Mit der Schaltfläche Trennzeichen erzeugen Sie einPilcrow-Zeichen zur Trennung von Ordnerebenen.
• Der Indexaufbau muss mit einem Trennzeichen begin-nen.
• Am Ende eines Pfadaufbaus darf kein Trennzeichen ver-wendet werden, da sonst der Ablagepfad nicht korrektangelegt wird.
• Sie können sowohl absolute als auch relative Zielpfadeangeben.
• Der Name für die einzelnen Indexfelder einer Verschlag-wortungsmaske beginnt mit Grp.. Die Kurzbezeichnungwäre dann Grp.0, das Datum Grp.1, Grp.2 für das dritteIndexfeld usw.
• Weitere verfügbaren Variablen sind beispielsweiseClipboard.ALL für das Auslesen der Zwischenablage oderDate.ThisMonth für den Monat der Ablage.
• Möchten Sie ein zweites Ablageziel als Referenz definie-ren, trennen Sie den ersten vom zweiten Indexaufbau miteinem Pipesymbol "|".
Beispiel für einen Zielpfad mit einem mehrfachen Indexaufbau:
¶Bestellungen¶{Date.This.Year}¶{Date.ThisMonth}|Bestellungen¶{Grp.2(1,1)}¶{Grp.2}
Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Varia-blen. Sie können diese Variablen per Drag&Drop auf den Zielpfadim Archiv ziehen.
Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein Beispieldokument indie Konfiguration laden. Automatisch liest ELO die darin enthal-tenen Metadaten aus. Sie können nun einzelne Angaben perDrag&Drop in die Indexfelder ziehen.
Ist der Ablagepfad im Archiv nicht vorhanden, wird er automatischangelegt.
Im Bereich Ablage/Suche im Archiv ist die Option Direktablageoder Suche ohne Dialog aktiviert. Es wird ohne Nachfrage direktarchiviert.
Grundlagen 31
Optional: Aktivieren Sie Originaldatei nach der Ablage löschen,wird die Originaldatei nach Ablage gelöscht.
Speichern 1. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie aufSpeichern.
Der Dialog Kachel konfigurieren wird geschlossen. In der ELODropzone sehen Sie die neu erstellte Ablagekachel. Die ELO Drop-zone befindet sich weiterhin im Bearbeitungsmodus.
2. Klicken Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste aufdas Kontextmenü und den Eintrag Bearbeitung beenden, um dieBearbeitung abzuschließen.
Abb. 21: Bearbeitung der Kachel beenden
Ergebnis Sie haben eine Ablagekachel eingerichtet. Per Drag&Drop auf dieAblagekachel lassen sich nun Dokumente im Archiv ablegen.
32 Grundlagen
Suchkachel einrichten
Typ Mit einer Suchkachel in der ELO Dropzone können Sie gezieltdie gewünschten Suchbegriffe über die Indexfelder einer Ver-schlagwortungsmaske einrichten. Außerdem ist es möglich, Such-kacheln zu definieren, die über Tastenkombinationen aktiviertwerden und von der aktuellen Mausposition den Text auslesen.Es können mehrere Tastenkombinationen für unterschiedliche Su-chen angelegt werden.
Neue Kachel hinzufü-gen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das mittlere Feld derELO Dropzone.
Abb. 22: Kontextmenü der ELO Dropzone
Das Kontextmenü der ELO Dropzone erscheint.
Grundlagen 33
2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Bearbeitungsmodus für per-sönliche Kacheln.
Alternativ: Um eine globale Suchkachel zu erstellen, klicken Sieauf Bearbeitungsmodus für globale Kacheln.
Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol.
Die ELO Dropzone wechselt in den Bearbeitungsmodus. Sie erken-nen den Bearbeitungsmodus am sandfarbenen Hintergrund.
3. Öffnen Sie das Kontextmenü der ELO Dropzone.
4. Klicken Sie auf den Menüeintrag Neue Kachel hinzufügen.
Abb. 23: Neue Kachel in der ELO Dropzone
Eine neue Kachel erscheint.
Suchkachel definieren 1. Doppelklicken Sie auf die neue Kachel.
34 Grundlagen
Abb. 24: Dialog 'Kachel konfigurieren'- Registerkarte Typ
Der Dialog Kachel konfigurieren erscheint. Die Registerkarte Typist geöffnet.
Abb. 25: Kacheltyp 'Suchkachel'
2. Klicken Sie auf das Lupensymbol.
Der Typ Suchkachel ist gewählt.
Anzeige 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeige.
Grundlagen 35
Abb. 26: Registerkarte 'Anzeige'
Die Registerkarte Anzeige erscheint.
2. Klicken Sie in das Feld Name und legen den Namen der Suchka-chel fest.
3. Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort,für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschrei-bung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel an-deren Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellenmöchten.
4. Um das Kachelsymbol zu ändern, klicken Sie auf das grau ge-färbte Kachelsymbol.
36 Grundlagen
Abb. 27: Kachelsymbole
Die zur Verfügung stehenden Kachelsymbole erscheinen.
5. Klicken Sie auf ein Symbol.
6. Um die Farbe der Kachel zu ändern, klicken Sie auf das farbigeQuadrat.
Abb. 28: Kachelfarben
Die zur Verfügung stehenden Farben erscheinen.
7. Klicken Sie auf eine Farbe.
Sie haben Kachelnamen, Kachelsymbol und Kachelfarbe definiert.
Maske 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Maske.
Grundlagen 37
Abb. 29: Registerkarte 'Maske'
Die Registerkarte Maske erscheint.
2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Verschlagwortungsmas-ken.
Sie haben die Kachel mit einer Verschlagwortungsmaske verbun-den.
Zeilen 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeilen.
38 Grundlagen
Abb. 30: Registerkarte 'Zeilen'
Die Registerkarte Zeilen erscheint. Im linken Bereich sehen Sie alleIndexfelder der gewählten Verschlagwortungsmaske. Im BereichVerfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen.
Hinweis: Um weitere Variablen zu importieren, laden Sie ein Mus-terdokument über die Schaltfläche Laden.
Optional: Geben Sie über die Indexfelder der gewählten Ver-schlagwortungsmaske Suchbegriffe vor. Dazu haben Sie folgendeMöglichkeiten:
• Suchbegriff eintragen.
• Variable per Drag&Drop in ein Indexfeld ziehen.
Hinweis: Beide Methoden lassen sich kombiniert einsetzen.
4. Haben Sie die Suchbegriffe definiert, klicken Sie auf die Regis-terkarte Ziel.
Grundlagen 39
Ziel
Abb. 31: Registerkarte 'Ziel'
Die Registerkarte Ziel erscheint.
Ist die Option Direktablage oder Suche ohne Dialog aktiviert, wirddie Suche automatisch mit den in der Registerkarte Zeilen einge-tragenen Informationen ausgeführt. Die Suchergebnisse erschei-nen direkt im ELO-Client.
Ist die Option deaktiviert, erscheint beim Ausführen der Suchka-chel der Dialog Verschlagwortung durchsuchen im ELO-Client. Siehaben, in diesem Fall, die Möglichkeit die Suchbegriffe manuelleinzutragen bzw. zu ändern.
5. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie aufSpeichern.
Der Dialog Kachel konfigurieren wird geschlossen. In der ELODropzone sehen Sie die neu erstellte Suchkachel. Die ELO Dropzo-ne befindet sich weiterhin im Bearbeitungsmodus.
6. Klicken Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste aufdas Kontextmenü, um die Bearbeitung abzuschließen.
Sie haben eine Suchkachel eingerichtet. Per Klick auf die Suchka-chel lässt sich der Suchvorgang starten.
40 Grundlagen
Alternative: Aktivie-rung über Tastenkom-bination
Die Registerkarte Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für dieDefinition von Kacheln. Die Auswahl an Optionen hängt vom ge-wählten Kacheltyp ab.
Bei Suchkacheln lassen sich Tastenkombinationen angeben. Dabeigilt:
• Die Tastenkombination aktiviert die Suche.
• Die gewählte Aktion wird ausgeführt und der jeweiligeInhalt in einer Variable übergeben.
Beachten Sie: Bedenken Sie bei der Auswahl der Tastenkombi-nationen, dass die Tastenkombinationen in anderen Programmenvorbelegt sein können.
Es können folgende Aktionen bei der Anlage einer Tastenkombi-nation für die Suche über das Drop-down-Menü gewählt werden:
• Zwischenablage übernehmen
• Mit STRG+C kopieren
• Mit Doppelklick kopieren
• OCR-Fensterinhalt (nur im ELO Java Client möglich)
Zwischenablage übernehmen
Der Inhalt der Windows-Zwischenablage wird übernommen.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt Zwi-schenablage übernehmen aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 32: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Zwischenablage übernehmen
Grundlagen 41
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeldmit der Variable {Clipboard.ALL}. In diesem Beispiel soll das Index-feld Kurzbezeichnung durchsucht werden.
Abb. 33: Registerkarte 'Zeilen'; Eingabe der Variable
Sie haben nun die Suche über die Zwischenablage aktiviert.
Mit STRG+C kopieren
Simuliert einen Kopiervorgang mit STRG+C.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt MitSTRG+C kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
42 Grundlagen
Abb. 34: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Mit STRG+C kopieren
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeldmit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über STRG+C aktiviert.
Mit Doppelklick kopieren
Simuliert von der aktuellen Mausposition aus einen Kopiervor-gang mit Doppelklick.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt MitDoppelklick kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 35: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Mit Doppelklick kopieren
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeldmit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über Doppelklick aktiviert.
Grundlagen 43
Hinweis: Bitte bedenken Sie, dass per Doppelklick lediglich einWort an der Cursorposition markiert wird. Daher ist die Suchenach mehreren Wörtern nicht möglich.
OCR-Fensterinhalt (ELO Java Client)
Wertet per OCR den aktiven Fensterinhalt aus, beispielsweise vonTIFF- oder JPG-Bildern.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt OCR-Fensterinhalt aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 36: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination': OCR-Fensterinhalt
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeldmit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über den OCR-Fensterinhalt aktiviert.
Beachten Sie: Die Aktivierung über den OCR-Fensterinhalt ist nurim ELO Java Client möglich.
44 Grundlagen
Skriptkachel einrichten
Neue Kachel hinzufü-gen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das mittlere Feld derELO Dropzone.
Abb. 37: Kontextmenü der ELO Dropzone
Das Kontextmenü der ELO Dropzone erscheint.
2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Bearbeitungsmodus für per-sönliche Kacheln.
Alternativ: Um eine globale Skriptkachel zu erstellen, klicken Sieauf Bearbeitungsmodus für globale Kacheln.
Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol.
Die ELO Dropzone wechselt in den Bearbeitungsmodus. Sie erken-nen den Bearbeitungsmodus am sandfarbenen Hintergrund.
Grundlagen 45
3. Öffnen Sie das Kontextmenü der ELO Dropzone.
4. Klicken Sie auf den Menüeintrag Neue Kachel hinzufügen.
Abb. 38: Neue Kachel in der ELO Dropzone
Eine neue Kachel erscheint.
Hinweis: Bei der Konfiguration der Skriptkachel können nur we-nige Einstellungen vorgenommen werden. Es sind daher nur dieRegisterkarten Typ, Anzeige, Aktivierung und Ziel aktiv.
Skriptkachel definie-ren
1. Doppelklicken Sie auf die neue Kachel.
46 Grundlagen
Abb. 39: Dialog 'Kachel konfigurieren'
Der Dialog Kachel konfigurieren erscheint. Die Registerkarte Typist geöffnet.
Grundlagen 47
Abb. 40: Kacheltyp 'Skriptkachel'
2. Klicken Sie auf das Symbol für Skriptkacheln.
Der Typ Skriptkachel ist gewählt.
Anzeige 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeige.
48 Grundlagen
Abb. 41: Registerkarte 'Anzeige'
Die Registerkarte Anzeige erscheint.
2. Klicken Sie in das Feld Name und legen den Namen der Skript-kachel fest.
3. Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort,für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschrei-bung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel an-deren Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellenmöchten.
4. Um das Kachelsymbol zu ändern, klicken Sie auf das grau ge-färbte Kachelsymbol.
Grundlagen 49
Abb. 42: Kachelsymbole
Die zur Verfügung stehenden Kachelsymbole erscheinen.
5. Klicken Sie auf ein Symbol.
6. Um die Farbe der Kachel zu ändern, klicken Sie auf das farbigeQuadrat.
Abb. 43: Kachelfarben
Die zur Verfügung stehenden Farben erscheinen.
7. Klicken Sie auf eine Farbe.
Sie haben Kachelnamen, Kachelsymbol und Kachelfarbe definiert.
Aktivierung Die Registerkarte Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für dieDefinition von Kacheln. Die Auswahl an Optionen hängt vom ge-wählten Kacheltyp ab.
Bei Skriptkacheln lassen sich Tastenkombinationen angeben. Da-bei gilt:
50 Grundlagen
• Die Tastenkombination aktiviert das Skript.
• Die gewählte Aktion wird ausgeführt und der jeweiligeInhalt in einer Variable übergeben.
Beachten Sie: Bedenken Sie bei der Auswahl der Tastenkombi-nationen, dass die Tastenkombinationen in anderen Programmenvorbelegt sein können.
Es können folgende Aktionen bei der Anlage einer Tastenkombi-nation für das Skript über das Drop-down-Menü gewählt werden:
• Zwischenablage übernehmen
• Mit STRG+C kopieren
• Mit Doppelklick kopieren
• OCR-Fensterinhalt (nur im ELO Java Client möglich)
Zwischenablage übernehmen
Der Inhalt der Windows-Zwischenablage wird übernommen.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt Zwi-schenablage übernehmen aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 44: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Zwischenablage übernehmen
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Ziel.
5. Tragen Sie im Bereich Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablageden gewünschten Skriptnamen ein.
Grundlagen 51
Abb. 45: Registerkarte 'Ziel': Eingabe des Skriptnamens
Sie haben nun das Skript über die Zwischenablage aktiviert.
Mit STRG+C kopieren
Simuliert einen Kopiervorgang mit STRG+C.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt MitSTRG+C kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 46: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Mit STRG+C kopieren
52 Grundlagen
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Ziel.
5. Tragen Sie im Bereich Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablageden gewünschten Skriptnamen ein.
Sie haben nun das Skript über STRG+C aktiviert.
Mit Doppelklick kopieren
Simuliert von der aktuellen Mausposition aus einen Kopiervor-gang mit Doppelklick.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt MitDoppelklick kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 47: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; Mit Doppelklick kopieren
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Ziel.
5. Tragen Sie im Bereich Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablageden gewünschten Skriptnamen ein.
Sie haben nun das Skript über Doppelklick aktiviert.
OCR-Fensterinhalt (ELO Java Client)
Wertet per OCR den aktiven Fensterinhalt aus, beispielsweise vonTIFF- oder JPG-Bildern.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung überTastenkombination für Suche und Skripte den Menüpunkt OCR-Fensterinhalt aus.
Grundlagen 53
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkom-bination für Suche und Skripte.
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Abb. 48: Bereich 'Aktivierung über Tastenkombination'; OCR-Fensterinhalt
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Ziel.
5. Tragen Sie im Bereich Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablageden gewünschten Skriptnamen ein.
Sie haben nun über den OCR-Fensterinhalt eine Tastenkombinati-on für Skripte aktiviert.
Beachten Sie: Die Aktivierung über den OCR-Fensterinhalt ist nurim ELO Java Client möglich.
Ziel Hier kann der Name des ausführenden Skripts hinterlegt werden.
54 Grundlagen
Abb. 49: Skriptkachel konfigurieren
1. Tragen Sie den gewünschten Skriptaufruf im Bereich Skriptauf-ruf nach Aktivierung oder Ablage ein.
Aus Sicherheitsgründen können über die ELO Dropzone nicht be-liebige Skripte aufgerufen werden. Ähnlich wie bei einem COM-Aufruf muss der Skriptaufruf einer vordefinierten Namenskonven-tion folgen:
JS.<Name>
Die Skriptdateien müssen im jeweiligen Skriptordner des verwen-deten ELO-Clients liegen. Wird die ELO Dropzone mit beiden Cli-ents (ELO Java Client und ELO Windows Client) verwendet, müs-sen die Skripte doppelt vorhanden sein.
Eine Skriptdatei kann mehrere Funktionen für mehrere Skriptka-cheln beinhalten.
Beispiel Der Skriptaufruf JS.Test aktiviert folgende Funktion:
function fromVBS_Test(param) {
workspace.showInfoBox("ELO", param);
Grundlagen 55
}
Beachten Sie: Da in der ELO Dropzone kein Scrollen möglich ist,ist die Anzahl der anlegbaren Kacheln begrenzt. Wie viele Kachelnangezeigt werden können, richtet sich nach der eingestellten Bild-schirmauflösung.
56 Grundlagen
Reguläre Ausdrücke
Über reguläre Ausdrücke lassen sich in der ELO Dropzone zusätzli-che Variablen erstellen, die für die Definition von Kacheln verwen-det werden können. Reguläre Ausdrücke können als Filterkriterienin der Textsuche verwendet werden, indem der Text mit dem Mus-ter des regulären Ausdrucks abgeglichen wird. So ist es beispiels-weise möglich, alle Wörter aus einer Wortliste herauszusuchen,die mit S beginnen und auf D enden – ohne die dazwischenliegen-den Buchstaben oder deren Anzahl explizit vorgeben zu müssen.Nachfolgend wird der Assistent zum Erstellen von regulären Aus-drücken erklärt.
Assistenten öffnen Den Assistenten für reguläre Ausdrücke öffnen Sie folgenderma-ßen:
1. Öffnen Sie das Kontextmenü der ELO Dropzone.
Grundlagen 57
Abb. 50: Kontextmenü der ELO Dropzone
2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Reguläre Ausdrücke.
58 Grundlagen
Abb. 51: Dialog 'ELO Dropzone RegEx Konfiguration'
Der Assistent zum Erstellen von regulären Ausdrücken ELO Drop-zone RegEx Konfiguration erscheint.
Verfügbare Ausdrü-cke
Abb. 52: Spalte 'Verfügbare Ausdrücke'
Grundlagen 59
In der Spalte Verfügbare Ausdrücke sehen Sie alle bisher definier-ten regulären Ausdrücke.
Neu
Abb. 53: Schaltfläche 'Neu'
Über die Schaltfläche Neu fügen Sie einen neuen regulären Aus-druck hinzu.
Löschen
Abb. 54: Schaltfläche 'Löschen'
Über die Schaltfläche Löschen entfernen Sie den markierten regu-lären Ausdruck.
Typ, Name und Quelle
Abb. 55: Eingabefeld 'Name'
Im Bereich Name wählen Sie den Typ des regulären Ausdrucks undvergeben einen Namen. Über den Bereich Quelle lassen sich Mus-terdokumente laden bzw. Musterinformationen eintragen.
Folgende Typen stehen über das Drop-down-Menü zur Auswahl:
Text: Bezieht sich auf Informationen aus dem Volltextinhalt einerDatei (PDF oder Microsoft Word-Dokument). Um zu sehen, welcheInformationen ausgelesen werden können, ziehen Sie ein Muster-dokument per Drag&Drop in den Bereich Quelle. Alternativ: Ko-pieren Sie den gewünschten Volltextinhalt in den Bereich Quelle.
Title: Bezieht sich auf Informationen, die aus dem Fenstertitel allerlaufenden Programme ausgelesen werden können. Im Feld Quellesehen Sie alle aktuell gefundenen Fenstertitel.
File: Bezieht sich auf den Dateipfad. Um zu sehen, welche Infor-mationen ausgelesen werden können, ziehen Sie ein Musterdo-kument per Drag&Drop in den Bereich Quelle.
60 Grundlagen
Clipboard: Bezieht sich auf Informationen, die aus dem Inhalt derWindows-Zwischenablage ausgelesen werden können. Der Inhaltder Windows-Zwischenablage erscheint im Bereich Quelle.
OCR (nur mit dem ELO Java Client möglich): Über die Schaltflä-che [OCR] können Sie zudem den Fensterinhalt des aktiven Fens-ters per OCR auswerten.
1. Öffnen Sie die gewünschte OCR-lesbare Datei (z.B. ein TIFF-Bild).
2. Klicken auf die Schaltfläche [OCR].
3. Klicken Sie auf den Fensterinhalt der Datei.
Der OCR-Text wird im Bereich Quelle angezeigt.
Reg.Ex. und Ergebnis
Abb. 56: Bereich 'Reg.Ex.'
Nachdem Sie den Typ gewählt, den Namen eingetragen und einMusterdokument geladen haben, passen Sie im Bereich Reg.Ex.den gewünschten regulären Ausdruck an, um das gewünschte Er-gebnismuster zu erhalten.
Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Eingaben über ein Untermenü
• Direkte Eingabe über das Eingabefeld Reg.Ex.
Nachfolgend wird der Weg über das Untermenü geschildert.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reg.Ex., um den regulären Aus-druck zu erstellen.
Grundlagen 61
Abb. 57: Untermenü für reguläre Ausdrücke
Das Untermenü zum Erstellen des regulären Ausdrucks erscheint.
2. Bestimmen Sie über die Schaltflächen im Bereich Suchbegriff,welche Art von Zeichen (Zahlen, Text oder Datum) Sie suchen. Jenach gewählter Art stehen Ihnen unterschiedliche Einstellungs-möglichkeiten zur Verfügung.
Abb. 58: Untermenü zum Erstellen eines regulären Ausdrucks: Beispiel
3. Definieren Sie den regulären Ausdruck über die Felder im Un-termenü.
62 Grundlagen
Beispiel: Um nach dem Namen einer Webseite zu suchen, von derSie wissen, dass Sie eine bestimmte Domain benutzt, definierenSie den Ausdruck wie in obiger Abbildung.
4. Um den erstellten regulären Ausdruck zu übernehmen, klickenSie auf Einfügen.
Abb. 59: Regulärer Ausdruck im Feld 'Reg.Ex.'
Alternativ: Möchten Sie die Erstellung des regulären Ausdrucksverwerfen, klicken Sie in den Bereich außerhalb des Untermenüs.
Der reguläre Ausdruck wird in das Eingabefeld Reg.Ex. eingetra-gen.
Abb. 60: Ergebnis für den eingetragenen regulären Ausdruck
Im Bereich Ergebnis sehen Sie das zum eingetragenen regulärenAusdruck gefundene Suchergebnis.
Hinweis: Als Ergebnis wird nur die Zeichenkette ausgegeben, dieüber den Teil des regulären Ausdrucks ermittelt wird, der in run-den Klammern steht.
Optional: Passen Sie den regulären Ausdruck im EingabefeldReg.Ex. manuell an, bis der reguläre Ausdruck das gewünschte Er-gebnis liefert.
Speichern 5. Haben Sie den regulären Ausdruck definiert, klicken Sie aufSpeichern, um den regulären Ausdruck zu sichern.
Der Dialog ELO Dropzone RegEx Konfiguration wird geschlossen.
Verwendung in Ka-cheln
Neu definierte reguläre Ausdrücke werden im Zusatztext des Ord-ners Global im ELO-Archiv gespeichert.
Grundlagen 63
(Administration ¶ Dropzone ¶ Global )
Die regulären Ausdrücke lassen sich bei der Definition von Kachelnals zusätzliche Variablen verwenden.
Hinweis: Laden Sie gegebenenfalls ein Musterdokument, um allevorhandenen Variablen zu sehen.
Zusätzliche Anzeige
Abb. 61: Anzeige im Kopfbereich der ELO Dropzone
Im Feld im Kopfbereich der ELO Dropzone sehen Sie den Fensterti-tel des zuletzt geöffneten Programms, falls er zum letzten erstell-ten regulären Ausdruck des Typs Title passt.
Übersicht In der folgenden tabellarischen Übersicht finden Sie grundlegen-de reguläre Ausdrücke, jeweils mit einem Beispiel und einer Erklä-rung.
64 Grundlagen
Abb. 62: Überblick über die grundlegenden regulären Ausdrücke
Hinweis: Wenn Sie mit einem regulären Ausdruck Zeilenumbrü-che aller Art erfassen wollen, ist der Ausdruck \n zu ungenau. Ver-wenden Sie daher den Ausdruck (?:\r\n|\n|\r).
Grundlagen 65
Kachelsammlung (ELO Java Client)
Sie können Ihre selbst erstellten persönlichen Kacheln im ELO Ja-va Client mit anderen Benutzern teilen. Über die Kachelsammlungkönnen andere Benutzer dann auf die veröffentlichten Kachelnzugreifen und diese in ihre eigene ELO Dropzone importieren.
Vorbereitung Um die Funktion Kachel teilen in der ELO Dropzone nutzen zu kön-nen, muss der Administrator im ELO Java Client folgende Vorbe-reitungen treffen.
1. Legen Sie im Ordner ¶ Administration ¶ Dropzone einen neuenUnterordner mit dem Namen Store an.
2. Legen Sie im Ordner Store weitere Unterordner an. Diese kön-nen beliebig benannt werden, je nach Anwendungsfall. Sie kön-nen zum Beispiel für jede Abteilung oder für jede Art der Ablageeinen Ordner anlegen.
Abb. 63: Ablagepfad für Zielbereiche in der Kachelsammlung (ELO Java Client)
Damit der Benutzer Kacheln teilen kann, benötigt er für diesenUnterordner das Recht Inhalt erweitern (L). Um Kacheln aus einemUnterbereich der Kachelsammlung zu importieren, benötigt derBenutzer das Recht Sehen (R). Diese Berechtigungen kann der Ad-ministrator für jeden Unterordner über die Verschlagwortung ein-stellen.
Kachel teilen Teilen Sie eine selbst konfigurierte Kachel mit anderen Benutzern.
1. Öffnen Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste dasKontextmenü und klicken auf Bearbeitungsmodus für persönlicheKacheln.
66 Grundlagen
Hinweis: Damit die geteilte Kachel und deren Nutzen in der Ka-chelsammlung deutlich erkennbar ist, empfiehlt es sich, in derKachel-Konfiguration das Feld Beschreibung mit einer sinnvollenFunktionsbeschreibung zu füllen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kachel, die Sie mitanderen Benutzern teilen möchten.
Abb. 64: Kontextmenü der ELO Dropzone - Kachel teilen
Das Kontextmenü der ELO Dropzone erscheint.
3. Klicken Sie auf Kachel teilen.
Grundlagen 67
Abb. 65: Dialog 'Kachel teilen'
Der Dialog Kachel teilen erscheint.
4. Wählen Sie mit einem Klick aus, in welchem Zielbereich der Ka-chelsammlung die Kachel veröffentlicht werden soll.
Die Kachel wurde im gewünschten Zielbereich als Kopie abgelegtund steht nun anderen berechtigten Benutzern zur Verfügung.
Beachten Sie: Kacheln können in der Kachelsammlung nicht über-schrieben werden. Ändern Sie die Konfiguration einer bereits ge-teilten Kachel und möchten diese veröffentlichen, müssen sie dieKachel erneut hochladen. Löschen Sie die nicht mehr aktuelle Ka-chel im ELO Java Client im Ordner ¶ Administration ¶ Dropzone ¶Store ¶ <Unterordner> manuell.
Kachel importieren Importieren Sie eine Kachel aus der Kachelsammlung.
1. Öffnen Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste dasKontextmenü und klicken auf Bearbeitungsmodus für persönlicheKacheln.
2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und kli-cken auf Kachel aus Sammlung laden.
68 Grundlagen
Abb. 66: Dialog 'Kachelsammlung'
Der Dialog Kachelsammlung erscheint.
3. Wählen Sie mit einem Klick die gewünschte Kachel aus, die Sieimportieren möchten. Um die Auswahl zu erleichtern, stehen Ih-nen mehrere Informationen zur Verfügung: Der Bereich, in dendie Kachel kopiert wurde, die Kachel-Beschreibung, der Erstellerder Kachel und das Erstellungsdatum.
Die ausgewählte Kachel aus der Kachelsammlung wird in der ei-genen ELO Dropzone angelegt.
Grundlagen 69
Kachel aus anderer Applikation aktivieren(ELO Java Client)
Kacheln können über die OLE-Schnittstelle des ELO Java Clientsoder über einen elodms-Link aktiviert werden.
Sie können einen Download oder einen Import einer Datei aus ei-ner Mail oder einer Webseite heraus in das Archiv auslösen. Hier-für muss eine passend formatierte elodms-URL hinterlegt werden.Der elodms-Link beginnt in diesem Fall immer mit folgenden Pa-rametern:
elodms://dz/<Kachelname>|
Die URL kann entweder einen Dateinamen oder eine HTTP-Adres-se beinhalten. Falls Sie einen Dateinamen verwenden, muss dieserlokal auf dem Client-Computer sichtbar sein. Der Dateiname wirddann URL-encoded an den elodms-Link angefügt.
Beispiel: elodms://dz/Rechnung|c:\rechnung.tif
Verwenden Sie eine HTTP-Download-Adresse, müssen Sie dieKennung http anfügen. Dieser folgt ein Pipe-Symbol und die Ex-tension (beispielsweise PDF). Daran schließt sich ein weiteres Pipe-Symbol und anschließend die Download-Adresse an. Damit eingültiger Link entsteht, müssen diese Teile ebenfalls URL-encodedgeschrieben sein.
Beispiel: elodms://dz/Report|http|pdf|www.forum.elo.com%2Fscript%2FAddNoteConfirmFlow.pdf
Diese elodms-URL können Sie beispielsweise als Mailanhang ver-senden. Aktiviert der Empfänger dieser Mail den Link, wird die Da-tei heruntergeladen und an die genannte Kachel übergeben - soals hätte man sie per Drag&Drop auf die Kachel gezogen.
70 Anwendungsbeispiele
Anwendungsbeispiele
Nachfolgend finden Sie Anwendungsbeispiele für die zuvor defi-nierten Kacheln.
Anwendungsbeispiele 71
Verwenden der Ablagekachel
Dokument ablegen 1. Ziehen Sie ein Dokument per Drag&Drop auf die gewünschteAblagekachel.
Abb. 67: Dokument per Drag and Drop auf Kachel ablegen
Ziehen Sie beispielsweise ein Word-Dokument auf die Ablageka-chel, öffnet sich Microsoft Word kurz, um das Dokument zu ana-lysieren.
Sind alle Pflichtfelder erkannt worden, wird das Dokument im Ar-chiv abgelegt.
72 Anwendungsbeispiele
Abb. 68: Bestätigung einer erfolgreichen Dokumentenablage über die ELO Dropzone
Das Häkchen symbolisiert, dass das Dokument erfolgreich im Ar-chiv abgelegt wurde.
Alternativ: Werden nicht alle Pflichtfelder erkannt, öffnet sich dieVerschlagwortungsmaske. Nachdem Sie die Pflichtfelder ausge-füllt und die Maske mit OK bestätigt haben, wird das Dokumentim Archiv abgelegt.
Hinweis: Klicken Sie auf eine Kachel, öffnet sich im Archiv das zu-letzt über diese Kachel abgelegte Dokument.
Anwendungsbeispiele 73
Verwenden der Suchkachel
Nachfolgend wird geschildert, wie man mit Hilfe einer ELO Drop-zone-Suchkachel den Suchdialog des Clients startet.
Aktivierung einer Su-che über die Suchka-chel
Sie haben in der ELO Dropzone eine Suchkachel wie im AbschnittSuchkachel einrichten konfiguriert. Nun lässt sich durch Klicken aufdie angelegte Suchkachel eine Suche aktivieren.
Abb. 69: Aktivieren einer Suche über die Suchkachel
1. Klicken Sie auf Ihre angelegte Suchkachel.
74 Anwendungsbeispiele
Abb. 70: Ergebnis einer über die Kachel ausgelösten Suchanfrage (hier im Java Client)
Das Suchergebnis wird im Client angezeigt.
Anwendungsbeispiele 75
Aktivierung über Tas-tenkombination
Sie können mit der ELO Dropzone über drei Tastenkombinationenunterschiedliche Suchen durchführen. Voraussetzung: Sie habenin der ELO Dropzone eine Suchkachel wie im Abschnitt Suchka-chel einrichten konfiguriert. Darin haben Sie im Bereich Aktivie-rung über Tastenkombination für Suche und Skripte Tastenkombi-nationen eingetragen.
Zwischenablage übernehmen
1. Markieren Sie den gewünschten Suchbegriff in einer beliebigenAnwendung mit maschinenlesbarem Text (Microsoft Word, PDF-Reader, Browser ...) mit STRG+C.
Der Suchbegriff befindet sich nun in der Windows-Zwischenabla-ge.
2. Geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein, die Sie zu-vor in der Suchkachel für Zwischenablage übernehmen festgelegthaben.
Das Suchergebnis wird im Client angezeigt.
Mit STRG+C kopieren
1. Markieren Sie den gewünschten Suchbegriff in einer beliebigenAnwendung mit maschinenlesbarem Text (Microsoft Word, PDF-Reader, Browser ...).
2. Geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein, die Sie zuvorin der Suchkachel für Mit STRG+C kopieren angelegt haben.
Die ELO Dropzone simuliert das Kopieren mit STRG+C. Das Such-ergebnis wird im Client angezeigt.
Mit Doppelklick kopieren
1. Führen Sie den Mauszeiger in einer beliebigen Anwendungmit maschinenlesbarem Text (Microsoft Word, PDF-Reader, Brow-ser ...) auf den gewünschten Suchbegriff.
2. Geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein, die Sie zuvorin der Suchkachel für Mit Doppelklick kopieren angelegt haben.
Die ELO Dropzone simuliert einen Doppelklick. Das Wort wirdmarkiert und als Suchbegriff übernommen. Das Suchergebniswird im Client angezeigt.
OCR-Fensterinhalt (ELO Java Client)
76 Anwendungsbeispiele
1. Öffnen Sie eine Datei mit OCR-lesbarem Text, beispielsweise eingescanntes Dokument im TIFF-Format.
2. Geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein, die Sie zuvorin der Suchkachel für OCR-Fensterinhalt angelegt haben.
Die ELO Dropzone wertet den OCR-Fensterinhalt aus und über-nimmt ihn als Suchbegriff. Das Suchergebnis wird im Client ange-zeigt.
Administration 77
Administration
Dropzone-Ordner Ad-ministration
Das Modul erstellt im ELO-Archiv automatisch einen Administra-tionsordner namens Dropzone. Die dort gespeicherten Angabensind reine Textdateien und können einzeln oder als ganze Ordnerin andere Archive exportiert werden. Der Dropzone-Ordner ent-hält folgende Untereinträge:
• Global: In diesem Ordner werden alle globalen Kachelngespeichert. Diese Kacheln sind für alle Anwender ver-fügbar. Prinzipiell kann ein Administrator mehrere Glo-bal-Ordner erstellen und diese über die ELO-Berechtigun-gen für unterschiedliche Benutzergruppen sichtbar ma-chen. Da alle Ordner den Namen Global tragen müssen,empfiehlt es sich, die Ordner der Übersichtlichkeit halbermit Farbmarkern zu versehen.
• Store (ELO Java Client): In diesem Ordner werden dieKacheldefinitionen für die Kachelsammlung gespeichert.Die Kachelsammlung teilt sich in mehrere Bereiche auf.Diese kann der Administrator bestimmen, indem er un-terhalb des Store-Ordners die gewünschten Bereichsord-ner anlegt. Über die Berechtigungen der Bereichsordnerkann der Administrator bestimmen, welche Benutzer Ka-cheln in diesem Bereich der Sammlung einstellen könnenund welche Bereiche für den Benutzer sichtbar sind.
• User.<User-ID>: In diesem Ordner werden die persönli-chen Kacheldefinitionen jedes Benutzers gespeichert. Zu-dem wird im Zusatztext des Benutzerordners die Konfi-guration der ELO Dropzone gespeichert.
Hinweis: Die Einstellungen in diesen Ordnern sind reine Textda-teien und können einzeln oder als ganze Ordner in andere Archiveexportiert werden.
78 Administration
Abb. 71: Typische Ordneraufteilung im ELO Dropzone-Bereich der Administration
Beachten Sie: Es ist für die Ablage über die ELO Dropzone zwin-gend notwendig, dass sich der Ordner Dropzone im Administra-tionsordner befindet. Sollte das nicht der Fall sein, legen Sie denOrdner manuell an.
Sinnvolle Berechti-gungseinschränkun-gen
Damit die ELO Dropzone den Basisordner finden kann, muss die-ser mindestens die Objektberechtigung Sehen (R) für die Dropzo-ne-Benutzer beinhalten. Da die ELO Dropzone einen fehlendenUser-Ordner automatisch anlegt, sollten die Benutzer auch dasRecht Inhalt erweitern (L) besitzen.
Abb. 72: Standardberechtigungen für die ELO Dropzone-Ordner
Administration 79
Ein Benutzer benötigt auf seinen ELO Dropzone-Ordner mindes-tens Lesezugriff. Wenn ihm dieser entzogen wird, geht die ELODropzone davon aus, dass noch kein User-Ordner angelegt wurdeund legt ihn erneut an. Weiterhin ist es sinnvoll, dass der Benut-zer das Recht Inhalt erweitern (L) besitzt, damit neue Kacheln dortabgespeichert werden können. Entzieht man dieses Recht, verhin-dert der Indexserver die Speicherung neuer Kacheln. Da die ELODropzone aber nicht damit rechnet, dass einem Benutzer die Be-rechtigung entzogen wurde, kann es zu Fehlermeldungen kom-men.
Abb. 73: Minimale Berechtigungen für den User-Ordner
Berechtigung für dieKachelsammlung(ELO Java Client)
Auf den Store-Ordner benötigen die Benutzer nur Lesezugriff. Le-diglich Administratoren, die neue Kategorien anlegen können,müssen zusätzlich das Recht Inhalt erweitern (L) besitzen. Im All-gemeinen sollte man diesem Personenkreis aber Vollzugriff aufden Ordner geben, damit bestehende Einträge bearbeitet odergelöscht werden können.
Abb. 74: Minimale Berechtigungen für den Store-Ordner
Über die Berechtigungen auf den Kategorien kann der Adminis-trator bestimmen, welche Kategorien ein Benutzer sehen kannund somit Kacheln aus dieser Kategorie importieren kann. Weiter-hin kann er über das Recht Inhalt erweitern (L) bestimmen, wel-che Benutzer eigene Kacheln in die Kachelsammlung exportierenkönnen.
80 Administration
Abb. 75: Beispiel für unterschiedliche Berechtigungen in den Kategorien
Im Beispiel haben alle Benutzer das Leserecht auf alle Kategorien.Sie besitzen das Erweiterungsrecht aber nur für die ersten beidenKategorien. Möchte ein Benutzer eine Kachel teilen, bekommt erauch nur diese beiden als Ziel angeboten.
Die Funktion Kachel aus Sammlung laden bietet alle vier Katego-rien an, da der Benutzer für alle das Leserecht besitzt.
ELO Dropzone konfi-gurieren
Über die Systemeinstellungen im Kontextmenü nehmen Sie allge-meine Einstellungen für alle Kacheln der ELO Dropzone vor (sie-he Kapitel Installation und Konfiguration). Alternativ können Sieüber Ihren Client im Administrationsordner Konfigurationseinstel-lungen vornehmen. Hier ist es zudem möglich, weitere Einstellun-gen zu konfigurieren, die Sie nicht über den Dialog Systemeinstel-lungen erreichen.
1. Öffnen Sie in Ihrem Client den Administrationsordner der ELODropzone.
• (Administration ¶ Dropzone ¶ Global) für die globalenEinstellungen
• (Administration ¶ Dropzone ¶ User.<User-ID> ) für die per-sönlichen Einstellungen
2. Öffnen Sie über die Verschlagwortungsmaske die RegisterkarteZusatztext und legen Sie hier verschiedene Parameter fest.
ELO Dropzone eingeklappt starten: Öffnen Sie in der Verschlag-wortungsmaske die Registerkarte Zusatztext und geben Sie ein:start=minimized. Standardmäßig startet die ELO Dropzoneausgeklappt, der Parameter hierfür lautet: start=normal.
Administration 81
Animation der Anzeige einstellen: Öffnen Sie in der Verschlag-wortungsmaske die Registerkarte Zusatztext und geben Sie ein:animation=<Einstellung>. Als Wert für die Einstellung sind0, 6 und 8 möglich. Bei 0 ermittelt die ELO Dropzone selbst eine ge-eignete Animationsart beim Verkleinern oder Vergrößern der An-zeige. Bei 6 wird die Größe während der Animation laufend neuberechnet. Bei 8 gibt es gar keine Animation, die Größe springtsofort um.
Ausgabeverzeichnis des PDF-Druckers: Öffnen Sie in der Ver-schlagwortungsmaske die Registerkarte Zusatztext und geben Sieein: Printer.Dir=<PDF Drucker Verzeichnis>. Über die-sen Parameter geben Sie das Ausgabeverzeichnis des PDF-Dru-ckers an. Es muss sich dabei nicht um den ELO PDF-Drucker han-deln, jede beliebige Quelle für PDF-Dateien ist zulässig.
OCR-Auswertung der PDF- und TIFF-Dateien: Öffnen Sie in derVerschlagwortungsmaske die Registerkarte Zusatztext und ge-ben Sie ein: maxfulltextpages=<Einstellung>. Über die-sen Parameter bestimmen Sie, wie viele Seiten pro Dokument beider OCR-Vorverarbeitung höchstens ausgewertet werden sollen.Empfehlenswerte Einstellung: Zehn Seiten.
Reguläre Ausdrücke: Für die Indexerkennung kann der Admi-nistrator mehrere reguläre Ausdrücke hinterlegen. Die regulärenAusdrücke können auf die Erkennung von Fenstertiteln oder Da-teipfaden angewendet werden und diese analysieren. Die Defini-tionen der regulären Ausdrücke werden im Zusatztext des OrdnersGlobal abgelegt. Jede Zeile im Zusatztext enthält eine Definition.Die Definition setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusam-men: Zuerst den Namen der später zu verwendenden Variablen,danach ein Gleichheitszeichen, gefolgt vom eigentlichen regulä-ren Ausdruck.
Hinweis: Um eine Zeile auszukommentieren, stellen Sie ein # vor-an.
82 Administration
Gelöschte Kachel wie-derherstellen
Gelöschte Kacheln können Sie in zwei Schritten wieder herstel-len. Klicken Sie im ELO-Client auf Archiv > Gelöschte Einträge ein-blenden. Damit wird der Kachelordner im Administrationsordnerin eckigen Klammern wieder angezeigt, er ist also noch nicht aktiv.Klicken Sie auf die Funktion Wiederherstellen in derselben Grup-pe. Ergebnis: Nach einem Neustart der ELO Dropzone befindetsich der Ordner wieder im Archiv, die Kachel ist wieder sichtbar.
Löschungen Überwachte Ordner, in denen sich noch Daten befinden, werdennicht zusammen mit der Kachel gelöscht.
Prioritäten Einträge aus Kachel-Routinen haben in Indexfeldern Priorität. Dasbedeutet, dass Kachel-Einträge Vorgaben und Bedingungen vonIndexfeldern überschreiben können. Ein Beispiel dafür wäre einIndexfeld, das nur eine Zahleneingabe akzeptiert. Hier könnte ei-ne Kachel-Routine problemlos ein Wort einsetzen.
Kacheln: Global/Per-sönlich
Globale Kacheln legt der Administrator an und diese Kacheln sindfür alle Benutzer sichtbar. Persönliche Kacheln erstellt der Benut-zer. Diese Kacheln sind nur für ihn sichtbar. Globale Kacheln ste-hen immer an erster Stelle und verdrängen persönliche Kacheln.
Sprache Die Spracheinstellung der ELO Dropzone werden durch die Vorga-ben von ELO gesetzt. Werden die Einstellungen nicht erkannt, sowird von ELO die Sprache Englisch eingestellt.
Report Damit die ELO Dropzone eine Protokolldatei (Logfile) erstellt, müs-sen Sie in den Systemeinstellungen das Häkchen bei Report akti-vieren setzen. Diese Report-Datei namens ELOdropzone(x).txt wirdim Temp-Verzeichnis des Benutzers erstellt. Das Verzeichnis befin-det sich hier: C:\Users\<Username>\AppData\Local\Temp. Fallsdie ELO Dropzone nicht starten sollte, gibt es die Möglichkeit,den Report über den Windows Registrierungs-Editor zu aktivie-ren. Sie müssen dazu unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Ja-vaSoft\Prefs\ELO Digital Office\dropzone den REG_SZ Eintrag "re-port" mit dem Wert "true" anlegen. Die Report-Datei liegt dannim Temp-Verzeichnis des Benutzers.
Java Die ELO Dropzone bringt ihre eigene Java-Umgebung mit, diedurch ELO gestartet wird und Konfiguration und Funktionalitätendurch ELO erhält.
Administration 83
Citrix-Umgebung In einer von einem Citrix-Server gehosteten Anwendung istDrag&Drop vom lokalen Desktop/Explorer nicht möglich. Außeres wird über Citrix ein Desktop zur Verfügung gestellt. Nur dannkönnen vom Citrix-Desktop an die ELO Dropzone Dokumente perDrag&Drop übertragen werden. Die ELO Dropzone-Ablage mit-tels Dateisystem-Überwachung ist davon nicht betroffen, da hierkein Desktop erforderlich ist.
84 Anhang
Anhang
In diesem Kapitel finden Sie zusätzliche Informationen zu folgen-den Themen:
• Webseite
• Freizeichnungsklausel
• Index
Anhang 85
Webseite
Auf der Webseite der ELO Digital Office GmbH finden Sie weite-re Informationen zu unserer Software. Die Informationen sind fürBenutzer, Administratoren und Entwickler interessant. Es gibt Be-reiche, die für alle Personen zugänglich sind. Für andere Informa-tionsbereiche benötigen Sie eine Zugangsberechtigung.
Unsere Webseite finden Sie im Internet unter:
http://www.elo.com
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Freizeichnungsklausel
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 StuttgartELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 LinzELO Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 DübendorfDie ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.comELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sindMarken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft®,MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetrageneMarken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unter-nehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein.Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetztnicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Infor-mationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbeson-dere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren.Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie beiden ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und / oder ELO Channel-Partnern.Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang derLeistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen.ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen dieEinhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung an-wendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internatio-nalen Rechts verantwortlich.Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung,auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.© Copyright ELO Digital Office GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.
Index
Index 87
Ablagekachel, aktivieren - 23
Ablagekachel, Anzeige einstellen - 20
Ablagekachel, bearbeiten - 19
Ablagekachel, Bearbeitung beenden - 31
Ablagekachel, Farbe einstellen - 21
Ablagekachel, hinzufügen - 19
Ablagekachel, Indexfelder belegen - 27
Ablagekachel, Symbol einstellen - 21
Ablagekachel, Typ - 20
Ablagekachel, Verschlagwortungsmaske auswählen- 22
Ablagekachel, Zielverzeichnis definieren - 29
Ablagepfad - 29
Administration, Citrix-Umgebung - 83
Administration, Java-Umgebung - 82
Administration, Löschungen - 82
Administration, Prioritäten - 82
Administration, Protokolldatei - 82
Administration, Sprache einstellen - 82
Administrationsordner - 13, 77
Aktivieren - 11
Anhang - 84
Animiertes Einklappen - 17, 81
Ausklappen - 13, 17, 80
Berechtigungen - 78
Bildschirmanzeige, konfigurieren - 16
Citrix, Administration - 83
Copyright - 5
Deaktivieren - 11
Einklappen - 13, 17, 80
elodms-Link - 69
Globale Kachel - 15, 82
Handbuchaufbau - 8
Hinweise - 6
Indexfelder - 27, 38
Installation - 10
Java-Umgebung, Administration - 82
Kachel, wiederherstellen - 82
Kachelfarbe - 21
Kachelsammlung, Administration - 77
Kachelspalten, einstellen - 16
Kachelsymbol - 21
Konfiguration - 15, 80
Kontextmenü - 14
Konventionen - 6
Lizenzvereinbarungen - 5
Log, aktivieren - 17
Löschungen, Administration - 82
OCR-Vorverarbeitung - 16, 81
PDF-Druckerverzeichnis - 16, 81
PDF Druckerverzeichnis, als Mail versenden - 24
PDF Druckerverzeichnis, überwachen - 24
Persönliche Kachel - 15, 82
Prioritäten, Administration - 82
Programmoberfläche - 12
Programmstart - 10
Protokoll, aktivieren - 17
Protokolldatei, Administration - 82
Reguläre Ausdrücke - 56
Report, aktivieren - 17
Skriptkachel, aktivieren - 50
Skriptkachel, einrichten - 44
Skriptkachel, Tastenkombination - 50
Sprache einstellen, Administration - 82
Start - 10
Statusleiste - 13
Suchkachel, aktivieren - 40
Suchkachel, Anzeige einstellen - 34
Suchkachel, Direktablage - 39
Suchkachel, einrichten - 32
Suchkachel, Indexfelder belegen - 38
Suchkachel, Tastenkombination - 40
Systemeinstellungen - 15, 80
Tastenkombination - 40, 50
88 Index
Verfügbare Variablen - 27, 30, 38
Verlauf ansehen - 13
Verschlagwortungsmaske - 22, 36
Verzeichnisüberwachung - 23
Volltextanalyse, Vorverarbeitung - 16, 81
Warenzeichen - 5
Webseite - 85
Zielpfad - 29
Zusatztext - 80
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