DasIndustrie 4.0Magazin

www.it-production.com

Quelle: © massimo_g - Fotolia.com

SONDERTEIL:

ENTERPRISE CONTENTMANAGEMENT (ECM)

Ausgabe Mai 2018

BBig Data, Digitalisierung, Internet of

Things: Das Datenwachstum in

Unternehmen steigt exponentiell.

Hinzu kommen unstrukturierte Informa-

tionen, die über Jahre oder gar Jahrzehnte

hinweg in diversen heterogenen Syste-

men generiert, gespeichert und archiviert

wurden – aus Entwicklungs-, Rechts- und

Vertriebsabteilungen, in E-Mails, Tabellen-

kalkulationen und SQL-Datenbanken.

Daten, die heute größtenteils brach lie-

gen. Mit der Rechenleistung einer Cloud-

Infrastruktur und den jüngsten Fortschrit-

ten auf dem Feld der Künstlichen Intelli-

genz könnten diese Daten einen neuen

Stellenwert erhalten. So können generi-

sche Algorithmen auf cloudbasierten, trai-

nierten KI-Plattformen Muster in unstruk-

turierten Daten erkennen, daraus Korrela-

tionen zu anderen Vorgängen im Unter-

nehmen bilden und Ergebnisse ausgeben,

die sich für eine Optimierung von Ge-

schäftsprozessen heranziehen lassen. Je

größer und heterogener der Datenbe-

stand, desto effektiver oft das Ergebnis.

Cloud Computing macht KI-gestützte Big-

Data-Analysen interessanter als je zuvor.

Beispiel Automobilbranche

Veranschaulichen lassen sich die um-

fangreichen Möglichkeiten einer Cloud-

KI am Beispiel der Automobilbranche –

etwa in der Verbindung von Echtzeit-

Sensordaten mit Werkstattbelegen von

Vertragspartnern. Wanderten diese Un-

terlagen in der Vergangenheit nach Ab-

schluss der Arbeiten direkt ins Archiv, so

können die enthaltenen Daten heute

dazu beitragen, Business-Prozesse ent-

scheidend zu verbessern – auf Seiten

von Herstellern, Zulieferern und anderen

Vertragspartnern. KI-Analysen mit Kilo-

meterstand, Art der Arbeiten, Verwen-

dung von Teilen und Aufwand ermögli-

chen heute ganz konkrete Prognosen,

welche Eingriffe am Fahrzeug voraus-

sichtlich wann fällig werden. So lassen

Künstliche Intelligenz und InformationsmanagementMit der Cloud rückt auch die Künstliche Intelligenz (KI) in den Blickpunkt vieler IT-Verant-wortlichen: Die Möglichkeit, gewaltige Mengen unstrukturierter Bestandsdaten in einenZusammenhang mit aktuellen Geschäftsabläufen zu bringen, verspricht eine 'hohe Verzin-sung'. Beispiele aus der Automobilindustrie veranschaulichen das Potenzial.

54 IT&Production 5/2018

Bild: © zapp2photo / Fotolia.com

Neues Leben für alte Daten

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

sich der Service optimieren, Routineabläufe

schneller und wirtschaftlicher gestalten

oder Kosten senken. Einheitliche Identifika-

tionsmerkmale, beispielsweise eine Motor-

oder Fahrgestellnummer, in den CRM-, ERP-,

SCM-, E-Mail- und anderen Systemen von

Herstellern und Lieferanten lassen sich dafür

verwenden, unternehmensübergreifende Er-

kenntnisse zu erhalten, um Verbesserungen

in der Wertschöpfungskette anzustoßen

oder Innovationen zu implementieren.

Im frühen Produktlebenszyklus

Doch schon während der Entwicklung neuer

Bauteile oder für die Verbesserung existie-

render Komponenten können KI-Analysen

einen wichtigen Beitrag leisten. Wo früher

beispielsweise Temperaturfühler lediglich

Durchschnittswerte sammeln konnten, um

Speicherplatz zu sparen, so protokollieren

diese Sensoren heute komplette Messrei-

hen, die sich für erheblich exaktere Auswer-

tungen sogar fast in Echtzeit nutzen lassen

und etwa Auskünfte darüber geben können,

warum Motoren in bestimmten Situationen

ausfallen – Stichwort Internet of Things.

Aber auch Finanz- oder Rechtsabteilungen

profitieren von neuen Entwicklungen bei

den KI-Technologien: In Geschäftsunterla-

gen, die bislang nur aufbewahrt wurden, um

rechtliche Bestimmungen zu erfüllen

(gemäß Abgabenordnung AO oder Handels-

gesetzbuch HGB), können im Zusammen-

hang mit weiteren Unternehmensdaten-

quellen wie der Finanzbuchhaltung genauso

wertvolle Erkenntnisse schlummern wie im

Archiv für Rahmen- und Dienstleisterver-

träge. Diese wanderten normalerweise beim

Vertragsschluss ins Archiv und wurden bis

dato nur noch im Streitfall – also hoffentlich

nie wieder – hervorgezogen.

Neues Denken im Datenschutz

Für diese Chancen der Geschäftsoptimie-

rung sollte allerdings zunächst ein neues

Denkmuster ins Unternehmen einkehren.

Daten und Dokumente, die in der Vergan-

genheit archiviert und intern unter Ver-

schluss gehalten wurden, sind nicht nur

Wettbewerbsfaktoren, sondern natürlich

auch Gegenstand für den Datenschutz. Da-

rüber entstehen oft ausufernde Diskussion,

die sich in der Praxis jedoch oft in konstruk-

tive Bahnen lenken lassen: So lange die für

die Cloud-KI zur Verfügung gestellten Infor-

mationen keinen klaren Personenbezug

aufweisen – dies trifft für Maschinen- und

Sensordaten normalerweise zu – ist ihre

Verwendung im Sinne des Datenschutzes

unbedenklich. Ferner ist es möglich, Daten

anonymisiert oder pseudonym zu verwen-

den. Dabei werden Informationen aus dem

Produktivsystem entnommen und Namens-

und Adressfelder mit Musterdaten über-

schrieben, bevor sie in die Cloud zur KI-

Analyse übermittelt werden. Wichtig dabei

ist, dass keine Rückschlüsse auf tatsächliche

Personen möglich sind. Vorarbeit erfordert

zudem die Evaluierung des geeigneten IT-

Partners und der bevorzugten KI-Plattform.

Erfolgte die Wahl eines Technologieanbie-

ters oder Dienstleisters früher meist anhand

eines Kriterienkataloges, so lässt sich der

Auswahlprozess heute besser mit echten

Daten bewerkstelligen. Dazu können dem

KI-Anbieter enige anonymisierte Beispielda-

tensätze zugeschickt werden, die dieser

analysiert zurückschicken sollte, um dem

Auftraggeber in Spe zu gestatten, sich ein

Bild über die Fähigkeiten der jeweiligen

Plattform zu machen. Hier bietet es sich an,

Datensätze und Dokumente aus möglichst

unterschiedlichen Systemen auszuwählen.

Hinzu kommen Überlegungen über die un-

terschiedlichen Geschäftsmodelle von KI-

Anbietern, was die Verwendung der auf der

Plattform entwickelten Algorithmen be-

trifft. Dabei stellt sich in erster Linie die

Frage nach der Ausschließlichkeit des Nut-

zungsrechts. So unterscheiden sich Herstel-

ler von KI-Plattformen heute häufig in der

Frage, wem die Nutzungsrechte der entwi-

ckelten Algorithmen gehören. In der Praxis

liegen die Verwertungsrechte für be-

stimmte Algorithmen entweder beim Kun-

den, oder – im ungünstigen Fall – beim

Plattformanbieter oder dessem Dienstleis-

ter. Hier droht die Gefahr, dass Nutzungs-

rechte vorbehalten, der Algorithmus auch

für andere Kunden weiterverwendet

werden darf und gar der Wettbewerb

davon profitieren kann. Schließlich sollte

darauf geachtet werden, dass sowohl die

Datenspeicherung als auch Analysen durch

die KI-Plattform nicht nur den europäi-

schen, sondern auch den deutschen

Rechtsansprüchen genügen. ■

Der Autor Jochen Adler ist

Manager Solution Consulting bei OpenText.

www.opentext.de

KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

https://www.d-velop.de/branchen/industrie/

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

DDie Entwicklungsabteilungen der

führenden Maschinenbauer wur-

den in den letzten Jahren techno-

logisch massiv aufgerüstet. Computerge-

stützte Entwicklung (CAE), Simulationssoft-

ware und Rapid Prototyping verkürzen die

Entwicklungsprozesse enorm. Immer

schneller werden neue Produkte, Varianten

oder Individualisierungen umgesetzt. Ver-

stärkt wird dies noch durch die wirtschaft-

liche Produktion von Klein- und Kleinstse-

rien, die durch Additive Fertigungsverfah-

ren ermöglicht wird.

Und die Dokumentation?

Die Vielzahl an neuen Produkten und Vari-

anten führt zu einem steigenden Bedarf an

neuen Betriebsanleitungen, Montage- und

Serviceanleitungen, Technischen Produkt-

beschreibungen, Ersatzteillisten und so

weiter. Diese Dokumente müssen entwe-

der neu erstellt oder bereits bestehende

Dokumente müssen aktualisiert oder an-

INFORMATIONSERSTELLUNG

56 IT&Production 5/2018

Technische Dokumentation im 3D-Druck-Zeitalter

gepasst werden. Im nächsten Schritt folgt

dann noch die Lokalisierung für interna-

tionale Märkte. Je nachdem mit welchen

Tools die Dokumentation erstellt wird

und wie die Informationsprozesse zum

Beispiel für Änderungen und Freigaben

gestaltet sind, führt dies schnell an die

Grenzen der Kapazitäten und zu Engpäs-

sen in der Dokumentationserstellung.

Es geht nur mit System

Wird die Dokumentation in einem Con-

tent Management System erstellt, könnte

dies bereits einen Teil der gestiegenen An-

forderungen auffangen. Die Praxis zeigt je-

doch, dass leistungsstarke Redaktionssys-

teme nicht selten unzureichend einge-

setzt werden. Die Möglichkeiten zur Effi-

zienzsteigerung durch intelligente Modu-

larisierung und die Anwendung von Pro-

dukt- und Informationsklassen in den Me-

tadaten werden nicht oder nicht optimal

genutzt. Der Aufwand für die Erstellung

und Bearbeitung der Doku-

mentation, aber auch für die

Übersetzung bleibt in diesem

Fall höher als nötig. Berück-

sichtigen muss man auch, dass

die Funktionalitäten mancher

Systeme, gerade im Hinblick

auf eine automatisierte Doku-

mentationserstellung, Unter-

schiede aufweisen und nicht

alle Lösungen gleich perfor-

mant umsetzbar sind. Pro-

gramme wie Microsoft Word

oder Adobe Indesign kommen

mit diesen Anforderungen in

der Regel nicht mehr mit.

Vernetzte Informationen

Ein sehr wichtiger Faktor auf dem Weg zur

leistungsfähigen Dokumentationserstellung

ist die Vernetzung von Informationen im

Unternehmen. In der Vergangenheit haben

Technische Redaktionen, so wie andere Un-

ternehmensbereiche auch, einen Großteil

der verwendeten Daten in einer eigenen

Datenbank gesammelt. Das führt zwangs-

läufig zu einer redundanten Datenhaltung,

aufwendiger Datenpflege und der Gefahr

von veralteten oder falschen Daten. Die Di-

gitalisierung der Unternehmensbereiche er-

möglicht heute die Nutzung verschiedener

Informationsquellen im Unternehmen, ohne

diese zu duplizieren oder gar manuell zu

übertragen. Inhalte können automatisiert in

Dokumente einfließen. Zum Beispiel hat die

Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung

die exakten Technischen Daten des Pro-

dukts, unabhängig davon, ob es ein Serien-

modell ist oder ein individualisiertes Produkt.

Über eine Vernetzung der Datenbanken und

Bild: Kothes GmbH

Mit generativer Fertigungstechnik reduzieren sich Entwicklungs- und Produktionszy-klen im Extremfall auf wenige Tage. Aber auch die Technische Dokumentation mussSchritt halten: Vernetzte Software, digitalisierte Prozesse, Informationsmodellierungund kluge Verteilung von Unternehmenswissen ermöglichen auch in der Welt der Dokumentation, dass aus Wochen Tage werden.

Verkürzte Entwicklungszei-ten und Additive Fertigungs-verfahren erfordern schnelleReaktionszeiten in der Tech-nischen Dokumentation.

Systeme kann man diese individuellen Infor-

mationen fehlerfrei in die entsprechende

Kundendokumentation mittels Metadaten

automatisiert übernehmen. Das gilt auch für

viele der weiteren Informationen, die in

einer typischen Dokumentation gebraucht

werden, wie Ersatzteillisten, E-Pläne und

Zeichnungen. Über Auftragsdaten, Produk-

tionsaufträge oder Konfigurationsdaten las-

sen sich etwa automatisiert Dokumente an-

legen und mit bestehenden, modular aufge-

bauten Inhalten gesteuert befüllen. Ergänzt

man dies dann mit den oben beschriebenen

individuellen Daten, erhält man als Ergebnis

im Idealfall ein fertiges Dokument oder ein

Basisdokument, das durch die Technische

Redaktion finalisiert wird.

Konzepte schaffen Mehrwert

Mit einer klassischen Technischen Doku-

mentation lassen sich gesetzliche Pflichten

erfüllen, die Vorstellungen der Kunden rei-

chen aber oft weiter. Zeitgemäße Doku-

mentation sollte sich am Informationsbe-

57IT&Production 5/2018

| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTINFORMATIONSERSTELLUNG

darf des Nutzers orientieren. Dieser benö-

tigt in einer konkreten Situation gezielte In-

formationen zur Erfüllung seiner Aufgabe.

Ein Beispiel:

Ein Servicetechniker benötigt bestimmte•

Informationen zum Austausch einer de-

fekten Baugruppe, wie Ersatzteilnum-

mern, Einbauanleitung, Sonderwerkzeuge

und so weiter.

Ein Facility Manager bekommt eine Stör-•

meldung von der Brandmeldeanlage und

benötigt Informationen darüber, ob und

wie er diese Störung beheben kann.

In beiden Fällen haben die Nutzer ein kon-

kretes Anliegen, für das sie Informationen

benötigen. Diese Informationen sind idea-

lerweise auf die Zielgruppe zugeschnitten

und schnell verfügbar, zum Beispiel über

ein mobiles Endgerät. In der Praxis lässt

sich das schon heute umsetzen. Ein Ergeb-

nis aus den oben erwähnten Dokumenta-

tions- und Informationskonzepten könnte

sein, Informationen in Informationseinhei-

ten (sogenannte Topics) zu modularisieren

und mit klassifizierenden Metadaten zu

versehen. Diese ermöglichen eine exakte

inhaltliche und produktbezogene Zuord-

nung. Erstellt man die Topics medienneu-

tral, etwa in XML, können sie später situa-

tiv abgerufen und über verschiedene Ka-

näle zielgerichtet zur Verfügung gestellt

werden, um den Informationsbedarf zu er-

füllen. Das kann als kontextsensitive Hilfe -

funktion auf der Visualisierung einer

Maschine geschehen, über ein Content-

Delivery-Portal als App auf einem

Smartphone oder Tablet oder auch als

Web-Plattform. Natürlich lassen sich aus

den modularen Inhalten auch ganz her-

kömmliche Anleitungen auf Papier gene-

rieren oder als PDF-Datei zum Download

in einem Kundenportal bereitstellen. ■

Der Autor Uwe Frank ist Key Account

Manager bei der Kothes GmbH

www.kothes.com

Anzeige

http://www.norpa.de/itp2018

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

KKürzere Markteinführungszeiten,

komplexere Produkte und eine

wachsende Sprachenvielfalt – das

sind die Herausforderungen, mit denen in-

ternational agierende produzierende Un-

ternehmen bei der Technischen Dokumen-

tation konfrontiert sind. Ihr Ziel ist, die pro-

duktbegleitenden Informationen wie Hand-

bücher, Betriebsanleitungen und Spezifika-

tionen leicht pflegen, strukturiert aufbauen

und modular wiederverwenden zu können.

Es geht darum, die Kosten für diese Auf-

gabe so gering wie möglich zu halten.

Zentrale Datenhaltung und Modularisierung

Die zentrale Datenhaltung bildet einen

wichtigen Grundpfeiler, um bei der Doku-

mentationserstellung möglichst wenig

Aufwand zu verursachen. Denn so können

Unternehmen vermeiden, dass Dokumen-

tationen redundant gespeichert, gepflegt

und immer wieder neu formuliert werden.

Stattdessen bringt eine konsequente

Wiederverwendung von Texten und Text-

strukturen viele Vorteile mit sich. Möglich

ist dies durch Modularisierung. In der

Regel bestehen neue Maschinen oder An-

lagen aus Komponenten, die bereits doku-

mentiert sind und vom Entwicklungsinge-

nieur um neue Teile ergänzt werden. So

lassen sich auch die einzelnen Textele-

mente zeitsparend zusammenstellen.

Statt der kompletten Dokumentation

müssen lediglich die hinzugekommenen

Texte übersetzt werden. Die Verknüpfung

des Redaktionssystems mit einer Autoren-

unterstützung hilft zusätzlich, ein gut vor-

bereitetes, ordnungsgemäß formatiertes

Quelldokument zu erstellen, das später

weiterverarbeitet werden kann. Sie prüft

regelbasiert Rechtschreibung, Grammatik,

stilistische Vorgaben wie maximale Satz-

längen. Die Autoren erhalten Rückmel-

dung zu Fehlern und zu verbesserungsbe-

dürftigen Textstellen. Einen Schritt weiter

geht das sogenannte übersetzungsge-

rechte Schreiben. Bei diesem berücksich-

tigt der Autor bereits bei der Erstellung

des Quelltextes die Auswirkungen in den

Zieltexten. Ziel ist, das Nutzungspotenzial

vorhandener Sprachdaten und -ressour-

cen auszuschöpfen und den Ausgangstext

im Hinblick auf die spätere Übersetzung

zu optimieren. Insbesondere geht es um

die Wiederverwendbarkeit bereits vor-

handener Sprachressourcen. Systemvo-

raussetzung dafür sind ein Terminologie-

system und ein Translation Memory.

Übersetzen beginnt schon beim Schreiben

ÜBERSETZUNGEN

58 IT&Production 5/2018

Das Übersetzen der Produkt-dokumentation muss für denAbsatz in internationalenMärkten heute schneller gehenals je zuvor. Software kann inVerbindung mit definiertenDokumentations- und Überset-zungsprozessen einen wichti-gen Beitrag dazu leisten, dasseine Maschine nicht an derVerladerampe steht, bis dieBedienungsanleitung aus demDrucker kommt. Dabei achtenfindige Autoren schon beimSchreiben eines Textes darauf,dass er sich später leicht wei-terverarbeiten lässt.

Bild

: © sh

apec

harg

e / i

Stoc

kpho

to; A

cros

s Sys

tem

s Gm

bH

Multilinguale Dokumentation

Terminologiemanagement –Begriffe einheitlich nutzen

Ein Terminologiesystem stellt eine konsis-

tente Wortwahl sicher. Dabei handelt es

sich um eine Datenbank, in der der Fach-

wortschatz eines Unternehmens hinterlegt

ist. Gleiche Bauteile eines Produktes oder

Bedienungsabläufe werden demnach

immer identisch bezeichnet. Dies prägt

nicht nur maßgeblich das Erscheinungsbild

eines Unternehmens und seiner Produkte

nach außen, sondern reduziert auch den

Übersetzungsaufwand. Schon 100 Fachbe-

griffe in je zwei unterschiedlichen Varian-

ten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu

4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000

Benennungen. Bei 18 Cent Kosten pro über-

setztem Wort können so schon 400 Euro

eingespart werden. Ergänzend können

auch Informationen zur Verwendung eines

Terms hinterlegt werden, um eine eindeu-

tige Definition festzulegen. Hinzu kommen

langfristige Einsparungen von Kosten durch

einen geringeren Ressourcenbedarf. Denn

eine geringere Anzahl an Termen lässt sich

leichter handhaben. Greifen alle Abteilun-

gen auf das Terminologiesystem zu, fällt

sowohl die interne als auch die externe

Kommunikation leichter.

Translation Memory – Gedächtnis für Übersetzungen

Bei der Übersetzung der Texte leistet ein

Translation Memory wertvolle Unterstüt-

zung. Dort sind Übersetzungen von Text-

segmenten gespeichert, sodass sie für kom-

mende Projekte verwendet werden kön-

nen. Zunächst wird ein Text, der in einer an-

deren Sprache vorliegen soll, importiert und

übersetzt. Automatisch erfolgt die Auftei-

lung in einzelne Segmente. Diese werden in

der Ausgangssprache und der Zielsprache

als sogenannte Übersetzungseinheit im

Translation Memory gespeichert. Beim An-

legen eines neuen Übersetzungsprojekts

kann das Sprachpaar dann automatisch als

Basis herangezogen werden. Der Überset-

zer oder Projektmanager erkennt direkt, ob

Teile des neuen Textes bereits in identischer

oder ähnlicher Weise übersetzt wurden.

Prozesse automatisieren

Die Tätigkeit des Übersetzens umfasst je-

doch nicht nur die Übertragung eines Tex-

tes von einer Sprache in eine andere, son-

dern ist ein komplexer Prozess, der – neben

der sprachlichen Ebene – vor allem Termin-

und Ressourcenplanung, Koordination und

Kontrolle erfordert. Deshalb beinhalten

Übersetzungsmanagementsysteme als

Softwareplattformen für alle Sprachres-

sourcen und Übersetzungsprozesse –

neben einem Translation Memory- und

einem Terminologiesystem – in der Regel

auch Werkzeuge zur Projekt- und Work-

flowsteuerung. Mit diesen behalten Pro-

jektverantwortliche den Überblick über

Termine, Arbeitsfortschritte und Kosten

und verteilen die jeweiligen Übersetzungs-

aufträge. Wiederkehrende administrative

Arbeitsschritte können automatisiert wer-

den, um so den Koordinationsaufwand für

Projektmanager zu reduzieren.

Nahtlose Verbindungen

Die Ansatzpunkte zur Integration von Re-

daktions- und Übersetzungsmanagement-

systemen sind vielfältig. Sie reichen vom

nahtlosen Datenaus-

tausch über die sys-

temübergreifende

Prozess- und Work-

flowsteuerung bis hin

zur übersetzungsge-

rechten Quelltexter-

stellung. So lässt sich

beispielsweise der

Workflow weitge-

hend automatisieren.

Der Übersetzungsfil-

ter im Redaktions -

system identifiziert

zunächst noch nicht

in der Zielsprache

vorliegende Inhalte.

Diese werden zusam-

men mit Kontextin-

formationen und Me-

tadaten an das Trans-

lation-Memory-Sys-

tem geleitet, wo-

durch der Bearbei-

tungsworkflow an -

gestoßen wird: Über

das System erhal -

ten die zuständigen

Übersetzer die Texte

und dazugehörige In-

formationen. Schließ-

lich ist es möglich,

die übersetzten Texte automatisiert wie-

der ins Redaktionssystem zu übernehmen.

Dieses reibungslose Zusammenspiel ver-

ringert die Aufwände. Es unterstützt Un-

ternehmen, die produktbegleitenden Do-

kumentationen leicht zu pflegen, struktu-

riert aufzubauen sowie modular wieder-

zuverwenden. Dies wirkt sich positiv auf

die Übersetzungskosten aus. Die multilin-

guale Dokumentation birgt große Heraus-

forderungen für produzierende Unterneh-

men. Die Technische Dokumentation muss

zeitgleich mit dem neuen Produkt voll-

ständig in den relevanten Landessprachen

zur Verfügung stehen. Technologische Lö-

sungen können durch Verknüpfungen und

gemeinsam mit definierten Dokumentati-

ons- und Übersetzungsprozessen einen

wichtigen Beitrag zur Bewältigung dieser

Herausforderungen leisten. ■

Autor Christian Weih ist Mitglied des

Management Boards bei Across Systems GmbH.

www.across.net

| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTÜBERSETZUNGEN

Anzeige

https://start.docuware.com/

IIn den Bereichen Rohmittelgewinnung,

Schotteraufbereitung, Zementherstel-

lung sowie Düngemittelmahlung und -

granulierung beschäftigt die Sebald Ze-

ment GmbH rund 100 Mitarbeiter. Für den

Qualitätsstandard der Endprodukte sor-

gen neben einem leistungsstarken Ma-

schinenpark moderne IT-Systeme, mit

denen alle Arbeitsplätze ausgestattet

sind, insofern es sinnvoll ist. So sorgt bei-

spielsweise das betriebseigene analyti-

sche und physikalische Labor bereits wäh-

rend des Produktionsprozesses für die

konsequente Einhaltung hoher Qualitäts-

standards. Auch in der kaufmännischen

Verwaltung werden Geschäftsprozesse

durch maßgeschneiderte Softwareappli-

kationen unterstützt. Dennoch hatten

sich im Laufe der Jahre enorme Akten-

berge aufgebaut, die die dafür vorgese-

henen Ablagekapazitäten zu sprengen

drohten. Um papierbasierte Verwaltungs-

prozesse sukzessive zu digitalisieren, be-

schlossen die Verantwortlichen, ab März

2016 Ausgangsrechnungen elektronisch

zu versenden. Gleichzeitig fiel die Ent-

scheidung, ein leistungsfähiges und zu-

kunftssicheres Dokumentenmanage-

ment-System (DMS) zu implementieren,

um Unterlagen strukturiert in einem zen-

tralen Archiv abzulegen. Neben der Redu-

zierung des Papieraufkommens sollte das

DMS durch die Einrichtung digitaler

Workflows die Bearbeitungseffizienz und

-transparenz von Verwaltungsprozessen

deutlich verbessern. Zu den Kernanforde-

rungen an die Lösung zählten nach den

Worten von Florian Spieß, Bereichsleiter

Rechnungswesen bei Sebald Zement, die

Integration in das ERP-System Microsoft

Dynamics sowie in das Buchhaltungspro-

gramm Varial Finanzwesen. Weitere Be-

Der Abbau und die Aufbereitung natürlicher Ressourcen sind seit dem Jahr 1860 dasGeschäftsmodell des Kalk-, Stein- und Zementwerks Sebald. Obwohl die Firma – bei-spielsweise bei der Qualitätssicherung – ihre IT immer auf einem wettbewerbsfähigenStand hielt, sammelten sich im Büro mit der Zeit enorme Aktenberge an. Die Lösungwar die Digitalisierung zentraler kaufmännischer Prozesse mit einem Dokumentenma-nagementsystem von Docuware.

60 IT&Production 5/2018

Bild

: Seb

ald

Zem

ent G

mbH

Halle 15Stand G10

Auftrag digital bearbeitetDokumentenmanagement bei Sebald Zement

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | SYSTEMEINFÜHRUNG

wertungskriterien waren eine intuitive

Bedienoberfläche und ein ausgewogenes

Preis-Leistungs-Verhältnis.

Sorgfalt bei dem Rollout

In einem mehrwöchigen Auswahlverfahren

konnte sich Docuware durchsetzen. „Nicht

nur die hohe Funktionalität der Lösung

selbst, auch die Kompetenz und Kundenori-

entierung des Nürnberger Docuware-Part-

ners Tutum haben uns überzeugt“, sagt

Spieß. Da Sebald Zement über eine leis-

tungsstarke IT-Infrastruktur mit entspre-

chenden Server-Kapazitäten verfügt, ent-

schloss sich das Unternehmen zur Imple-

mentierung einer On-Premises-Lösung. Ein

Projektteam, bestehend aus Sebald-Mitar-

beitern und DMS-Spezialisten des Docu-

ware-Partners, entwickelte gemeinsam ein

Betriebskonzept, in dem unter anderem di-

gitale Workflows für kaufmännische Bear-

beitungsprozesse definiert sowie die Stand-

orte für insgesamt fünf Fujitsu-Dokumen-

tenscanner für die Belegdigitalisierung fest-

gelegt wurden. Bei der technischen Umset-

zung wurde der Datenaustausch zwischen

dem DMS und der ERP-Lösung Microsoft

Dynamics über Standardschnittstellen ab-

gebildet. Um von der Buchhaltungssoftware

Varial Finanzwesen aus komfortablen Zu-

griff auf den zentralen Dokumenten-Pool zu

ermöglichen, wurde ein Docuware-Button

in die Varial-Oberfläche integriert.

Vierwöchige Testphase

Anfang Dezember 2016 startete das DMS

unter Realbedingungen in eine vierwöchige

Testphase, in der die definierten Ablauf-

steuerungen auf ihre Funktionalität und Pra-

xistauglichkeit überprüft und — falls not-

wendig — korrigiert und verbessert wurden.

Pünktlich zum 1. Januar 2017 startete der Pro-

duktivbetrieb und läutete damit den Wech-

sel von der analogen papierbasierten zur

komplett digitalen Auftragsbearbeitung ein.

Dokumente auf einen Blick

Seit der Umstellung werden Eingangsrech-

nungen beispielsweise zentral gesammelt

und nach der Digitalisierung gemeinsam mit

den per E-Mail eingehenden Eingangsrech-

nungen in elektronischen Briefkörben der

Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe

durch den Bereichsleiter der zuständigen

Fachabteilung und Prüfung durch die Ge-

schäftsführung erfolgt die Rechnungsbe-

gleichung durch die Buchhaltung. In der

Vergangenheit war der papierbasierte Be-

arbeitungsweg oft langwierig und nicht sel-

ten gingen Belege verloren. Heute kann der

Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopf-

druck überprüft und gegebenfalls durch Er-

innerungsmails beschleunigt werden. Wäh-

rend früher Belege eines Projektes oft ver-

teilt in verschiedenen Aktenordnern abge-

legt wurden, kann sich der Sachbearbeiter

heute alle Dokumente eines Projektes ge-

bündelt am Bildschirm anzeigen lassen. „Ein

Vorteil, der die Bearbeitung enorm erleich-

tert, unsere Auskunftsfähigkeit bei Kunden-

anfragen deutlich verbessert und uns in die

Lage versetzt, Lieferanten, bei denen Be-

lege verlorengegangen sind, sekunden-

schnell Kopien zuzusenden“, sagt Spieß. Je

nach Saison werden monatlich rund 8.000

bis 12.000 Belege im zentralen Dokumen-

ten-Pool abgelegt, schätzt Florian Spieß.

Neben Eingangsrechnungen werden in ers-

ter Linie vom Empfänger quittierte Aus-

gangslieferscheine in großer Zahl einge-

scannt und automatisiert indexiert. „Auf-

grund der hohen Anzahl von gescannten

Dokumenten haben wir eine sehr hohe

Trefferquote bei der automatischen Beleg-

erkennung, was die digitale Ablage enorm

erleichtert und beschleunigt“, erläutert der

Bereichsleiter Rechnungswesen.

Weitere IT-Projekte in Planung

„Unsere von Beginn an mit dem DMS-Projekt

verbundenen hohen Erwartungen wurden

übertroffen“, lautete bereits nach rund

sechsmonatigem Produktivbetrieb das Fazit

von Spieß. Eine Einschätzung, die von den

zirka 20 in unterschiedlichen Unternehmens-

bereichen arbeitenden Docuware-Anwen-

dern geteilt werde. Entlastet von zeitrauben-

den Such- und Ablagetätigkeiten können sie

sich fortan ihren administrativen Aufgaben

widmen. Positiv hebt Spieß hervor, dass die

Software-Einführung den laufenden Ge-

schäftsbetrieb in keinster Weise beeinflusst

oder gar behindert hat. Gute Gründe für ihn,

den zentralen Dokumenten-Pool sukzessive

auch anderen Unternehmensbereichen zu-

gänglich zu machen. Bereits in Kürze soll ein

Projektteam die Voraussetzungen für die

Einführung digitaler Personalakten prüfen

und konkrete Vorschläge für eine praktische

Umsetzung erarbeiten. ■

Der Autor Siegfried Dannehl ist

freier Fachjournalist in München.

docuware.com/de

| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTSYSTEMEINFÜHRUNG

61IT&Production 5/2018

Bei Sebald Zement werden seit der Docuware-Einführung zahlreiche Dokumentenarten digital verarbeitet: Dazu zählen Anfragen, Angebote, Auftrags-bestätigungen, Bestellungen, Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege sowie Eingangs-/Ausgangslieferscheine.

Bild: Sebald Zement GmbH Florian Spieß, Bereichsleiter Rechnungswesen:„Mit der Einführung eines digitalen Dokumen-

ten-Managements haben wirnicht das Ziel verfolgt,

durch Effizienzsteige-rung Personal einzuspa-ren. Vielmehr ist es unsgelungen, hochqualifi-zierte Mitarbeiter von

trivialen Aufgaben zuentlasten und sie ihrer

Kompetenz entspre-chend einzusetzen.“

Bild

: Seb

ald

Zem

ent G

mbH

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

Herr Höltl, Duravit blickt auf eine lange

Tradition zurück. Als Steingut-Fabrik

gegründet, zählt Ihr Unternehmen heute

zum Global Player in der Sanitärbranche.

Wie begegnen Sie den Businessan -

forderungen?

Werner Höltl: Als international tätige

Gruppe beschäftigen wir heute über

5.900 Mitarbeiter und sind weltweit mit

über 30 Beteiligungsgesellschaften in

mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren

eine internationale Wachstumsstrategie.

Um der Dynamik der Märkte gerecht zu

werden, müssen wir abteilungs- und

standortübergreifend innerhalb unserer

Prozesse modern aufgestellt sein. Das

gilt insbesondere auch für unsere IT.

Was verlangt Ihre internationale Wachs-

tumsstrategie der IT ab?

Höltl: Mit unserer erfolgreichen Expan-

sion stieg vor allem das Dokumentenvo-

lumen über die Jahre im gesamten Unter-

nehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010

konnte unser damaliges Archivsystem

diesem Wachstum einfach nicht mehr

begegnen. Es wurde immer schwieriger,

diese Situation zu meistern, zumal das

System funktional an seine Grenzen stieß,

gerade was die internationalen Einsatz-

möglichkeiten betraf. Zudem nahm unser

damaliger Anbieter seit mehreren Jahren

kein Release-Wechsel mehr vor. Ihm

fehlte für diese veraltete Version immer

öfter das notwendige Knowhow. Vor

allem bei Support-Anfragen konnte er

uns nicht immer in ausreichendem Maße

unterstützen. Wir mussten handeln und

uns nach einer Alternative umschauen,

mit der wir für die Zukunft gerüstet sind

– die Entscheidung für ein modernes En-

terprise Content Management (ECM)-

System war getroffen.

Wie sind Sie bei der Wahl des ECM-

Systems vorgegangen? Was war Ihnen

besonders wichtig?

Höltl: Zusammen mit einem unabhängi-

gen ECM-Beratungsunternehmen formu-

„20 Millionen Dokumente imlaufenden Betrieb migriert”

Werner Höltl, Duravit AG, im Gespräch

Die Duravit AG ist als Herstellervon Designbädern heute in mehrals 120 Ländern aktiv. Mit der inter-nationalen Expansion stieß daseingesetzte Archivsystem des Un-ternehmens funktional an seineGrenzen. Als zukunftsfähige Alter-native entschieden mehrere Fach-abteilungen, ein Enterprise Con-tent Managementsystem einzu -führen. Werner Höltl, ApplicationManager (Finanzen), berichtet, wiedie Suche nach einer passendenECM-Lösung und deren Einführungim Unternehmen verliefen.

Die Duravit AG hat ihren Hauptsitz in Hornberg, Baden-Württemberg.

WELTWEITER DATENZUGRIFF

62 IT&Production 5/2018

„Unsere Mitarbeiter können mit dem zentralen ECM-System standortübergreifend auf aktuelle

Dokumente zugreifen und sie austauschen.“Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG

Bild

: Dur

avit

AG

lierten wir unsere konkreten Anforderun-

gen. Dabei nahmen wir unsere Fachabtei-

lungen wie Einkauf, Vertrieb und Postein-

gangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig,

dass wir unser Altsystem schnell, sicher

und im laufenden Betrieb migrieren und

zudem eine elektronische Aktenstruktur

samt Berechtigungskonzept aufbauen.

Maßgeblich war zudem die notwendige

Internationalität der neuen ECM-Soft-

ware für den weltweiten Einsatz.

Was sollte der passende ECM-Anbieter

mitbringen?

Höltl: Bei der Anbieterauswahl verfolgten

wir einen klaren Plan. Wir waren auf der

Suche nach einem deutschen Anbieter

mit entsprechend starker Software-Ent-

wicklung, der die zentraleuropäischen

gesetzlichen Anforderungen erfüllt und

international agiert. Kurze Kommunikati-

onswege waren uns wichtig. Deshalb

haben wir uns für SER und die Doxis4

iECM Suite entschieden.

Wie gestaltete sich der Beginn des ECM-

Projekts?

Höltl: Gemeinsam mit SER starteten wir

mit der Migration der Altdokumente. Wir

haben im Vorfeld festgestellt, dass man

mehrere Millionen Dokumente nicht mit

einem Fingerschnippen übertragen kann.

Umso mehr freuten wir uns, dass SER ein

durchgängiges und in der Praxis erprob-

tes Migrationskonzept in petto hatte.

Und unser Vertrauen wurde nicht ent-

täuscht. So haben wir knapp 20 Millionen

Dokumente schrittweise im laufenden

Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir

jegliche Dokumente der letzten zehn

Jahre übernommen, die sich seitdem –

revisionssicher archiviert – im Doxis4-

Archiv befinden.

Sie sprachen die zwingend benötigte In-

ternationalität der neuen ECM-Lösung

an. Warum haben Sie darauf einen

Schwerpunkt gelegt?

Höltl: Ganz einfach, weil unsere Mitarbei-

ter Dokumente über die Standorte hinweg

nur rudimentär einsehen, austauschen und

bearbeiten konnten. Diese wichtigen Pro-

zesse der internationalen Zusammenarbeit

ließen sich mit unserem damaligen Archiv-

system einfach nicht abbilden.

Wie sahen diese Prozesse aus?

Höltl: Es gab zwischen unseren verschie-

denen Standorten viele manuelle, zeit-

aufwendige Kommunikationsprozesse

per Telefon und E-Mail. Vor allem ver-

triebsgebietübergreifend tauchten oft

Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter

ausländischer Duravit-Standorte von un-

serer deutschen Zentrale Originaldoku-

mente zu aktuellen Lieferungen vorab

zugemailt bekommen. Diese Dokumente

lagen teils in Papierform, teils in Explo-

rer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern

vor. Sie können sich vorstellen, dass Ant-

worten auf jene Rückfragen entspre-

chend viel Zeit kosteten und lange auf

sich warten ließen. Das Thema verschärft

sich noch, sobald die Standorte in unter-

schiedlichen Zeitzonen auf dem Globus

verteilt sind.

Diese Rückfragen lassen sich heute

schneller beantworten?

Höltl: Nein, überhaupt nicht…(lacht) Sie

fallen einfach weg! Möglich machen das

unsere elektronischen Kunden- und Liefe-

rantenakten, die wir einfach an unser ERP-

System Infor angebunden haben. Unsere

Vertriebsmitarbeiter können jetzt stand-

ortübergreifend ohne langes Suchen auf

die benötigten Informationen zugreifen

und sind direkt auskunfts fähig. Aber auch

andere Abteilungen wie der Einkauf oder

die Buchhaltung profitieren genau davon.

Was sind die nächsten Meilensteine im

Rahmen Ihrer ECM-Strategie?

Höltl: Wir möchten unsere ECM-Lösung

weiter auszubauen. Konkret planen wir,

Doxis4 an unser Seeburger BIS-System an-

zubinden und EDI-Daten zu archivieren.

Diese Daten sind bislang lediglich auf

einem Server gespeichert und archiviert;

nur unsere IT-Abteilung kann sie einsehen.

Das soll sich fortan ändern. So sollen schon

bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf

die originalen EDI-Dokumente zugreifen

können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit

gegenüber Kunden und somit unsere Ser-

vicequalität weiter steigt. ■

Das Interview führte Phil Binz,

Technischer Redakteur,

SER Solutions Deutschland GmbH.

www.ser.de

63IT&Production 5/2018

| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTWELTWEITER DATENZUGRIFF

„Wir waren auf der Suche nach einem deutschen Anbieter mit starker Software-Entwicklung, der

die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungenerfüllt und international agiert.“

Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG

Die deutsche Zentrale der Duravit AG muss Mitarbeiter in 120 Ländernmit Informationen zu den produzierten Designbädern versorgen.

Bild

: SER

Sol

utio

ns D

euts

chla

nd G

mbH