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Supplier Code of ConductDer Bertelsmann Verhaltenskodex für Geschäftspartner

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Inhalt

1 Präambel

1.1 Einleitung

1.2 GeltungdesSupplierCodeofConduct

2 Integrität

2.1 EinhaltunggeltendenRechts

2.2 EinhaltungvonAußenwirtschaftsrecht

2.3 SchutzvorKorruptionundBestechung

2.4 SchutzdesVermögensundEigentums

2.5 FairerWettbewerb

2.6 SchutzgeistigenEigentums

2.7 Datenschutz

2.8 FinanzielleIntegrität

2.9 Interessenkonflikte

2.10 VertraulichkeitundGeschäftsinformationen

2.11 Insiderhandel

2.12 Informationssicherheit

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Inhalt

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3 Mitarbeiter

3.1 Menschenrechte

3.2 VerbotvonZwangs-undKinderarbeit

3.3 FaireArbeitsbedingungen

3.4 AntidiskriminierungundBelästigung

3.5 GesundheitundSicherheit

4 Umwelt

4.1 VerantwortungsvollerUmgangmitnatürlichenRessourcen

5 Umsetzung

5.1 Einhaltung

5.2 SupplyChainCompliance

5.3 VerstößegegendenBertelsmannSupplierCodeofConduct

6 Meldung von Verstößen

7 Ansprechpartner

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Präambel

WirtschaftlicherErfolgundgesellschaftlicheVerantwortunglassensichnichtvoneinandertrennen.VerantwortungsvollesundethischesVerhaltengegenüberMitarbeitern,Geschäfts-partnern,derGesellschaftundderUmweltistfesterBestand-teildesWertesystemsvonBertelsmann,einschließlichdermitBertelsmannverbundenenUnternehmen.DieEinhaltungvonRechtundGesetzinunseremunternehmerischenHandelnistfürunsselbstverständlich.

DerBertelsmannSupplierCodeofConductbasiertaufdenPrinzipieninternationalanerkannterStandardszurverant-wortlichenUnternehmensführung.Zudiesenzählenz.B.derGlobalCompactderVereintenNationen(UN),dieLeitsätzefürmultinationaleUnternehmenderOrganisationfürwirtschaft-licheZusammenarbeitundEntwicklung(OECD)sowiedieArbeits-undSozialstandardsderInternationalenArbeitsorga-nisation(ILO).

DiesesEngagementmussauchindenBeziehungenAusdruckfinden,diewirmitGeschäftspartnernunterhalten.

1.1 Einleitung

1Präambel

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct

FürunsereGeschäftspartnerlegtderBertelsmannSupplierCodeofConductdeshalbverbindlicheMindestanforderungeninderGeschäftsbeziehungmitBertelsmannfest.KontinuitätundWeiterentwicklungerfolgreicherGeschäftsbeziehungenhängenmaßgeblichvomgemeinsamenBekenntniszuIntegritätundverantwortungsvollemUnternehmertumab.

WirerwartendahervonunserenGeschäftspartnern,dasssiedieStandardsdesBertelsmannSupplierCodeofConductbeachtenundumsetzen.

WirdankenallenGeschäftspartnern,diesichgemeinsammitunsfürverantwortungsvollesundethischesVerhalteninderWirtschafteinsetzen.

GeschäftspartnerimSinnediesesSupplierCodeofConduct,vondenenwirdieBeachtungunsererhierinniedergelegtenStandardserwarten,sindalleDritten,diefür,imNamenvonodergemeinsammitBertelsmanntätigwerden.Hierzuzählenu.a.Lieferanten,Vertriebspartner,Berater,Makler,Subunter-nehmer,Minderheitsgesellschafter,HandelsvertreterundfreieMitarbeiter.

1.2 Geltung des Supplier Code of Conduct

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2.1 Einhaltung geltenden Rechts

2Integrität

Integrität

Unsere Geschäftspartner halten sich an geltendes Recht auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene.

>DieEinhaltungallergeltendenGesetzeundVorschriftenistfürunsselbstverständlich.WirerwartendasauchvonunserenGeschäftspartnern.NursokanneinevertrauensvolleundlangfristigeGeschäftsbeziehunggesichertwerden.

>AlleGeschäftspartnerkennendiegrundlegendenGesetze,VorschriftenundRichtlinien,diefürihrejeweiligeTätigkeitfür,gemeinsammitoderimNamenvonBertelsmannrele-vantsind.

>IneinzelnenLändern,GeschäftsfeldernoderMärktenkönnenstrengereVorschriftenbestehenalsjene,dieindiesemSupplierCodeofConductbeschriebensind.InsolchenFällensinddiestrikterenVorschriftenanzuwenden.

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2.2 Einhaltung von Außenwirtschafts­recht

Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Unsere Geschäftspartner halten sich an außenwirtschaftsrechtliche Vorgaben.

>NationaleundinternationaleGesetzereglementierendenIm-port,ExportoderinländischenHandelvonWaren,Techno-logienoderDienstleistungen,denUmgangmitbestimmtenProduktensowiedenKapital-undZahlungsverkehr.DurchangemesseneMaßnahmenmusssichergestelltwerden,dassdurchTransaktionenmitDrittennichtgegengeltendeWirtschaftsembargosoderVorschriftenderHandels-,Import-undExportkontrolleoderzurBekämpfungderTerrorismusfinanzierungverstoßenwird.

Unsere Geschäftspartner verurteilen jede Form von Korruption und Bestechung.

>BeiunserenGeschäftspartnernistjedeFormvonBeste-chungundBestechlichkeitverboten,seiesvonAmtsträgernoderimgeschäftlichenUmgang.

>UnsereGeschäftspartnertätigenZuwendungen,etwaimRahmenvonEinladungenoderimZusammenhangmitWerbe-maßnahmen,SpendenundSponsoring,nurimrechtlichzulässigenRahmen.

2.3 Schutz vor Korruption und Bestechung

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Unsere Geschäftspartner verurteilen jede Form von Betrug und anderem vermögensschädigendem Verhalten gegenüber Bertelsmann und Dritten.

>JedeFormdesBetrugsodervermögensschädigenderDelikte(z.B.Betrug,Untreue,Diebstahl,Unterschlagung,Steuer-hinterziehungoderGeldwäsche)istverboten,unabhängigdavon,obdadurchBertelsmann-FirmenvermögenoderdasVermögenDrittergeschädigtwird.

2.4 Schutz des Vermögens und Eigentums

2.5 Fairer Wettbewerb

Integrität

Unsere Geschäftspartner halten sich an geltendes Kartell- und Wettbewerbsrecht.

>UnsereGeschäftspartnerbekennensichzumfairenundunbeeinträchtigtenWettbewerbalsdemGrundprinzipeinerfreienWirtschaft.Sieunterlassenwettbewerbsbeschränken-deAbsprachenmitWettbewerbern,Lieferanten,Vertriebs-unternehmen,HändlernundKundensowiewettbewerbs-beschränkendePraktiken.

>Dazuzählenz.B.PreisabsprachenmitWettbewerbern,dieAufteilungvonKundenoderVerkaufsgebietenzwischenWettbewerbern,wettbewerbswidrigeBoykotteundderrechtswidrigeAustauschwettbewerblichsensiblerInfor-mationenmitWettbewerbern.

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Unsere Geschäftspartner respektie-ren und schützen geistiges Eigen-tum jeglicher Art.

>AlsgeistigesEigentumwerden,unabhängigvonihremkom-merziellenWert,alleProduktegeistigerArbeitbezeichnet.Dazugehörenu.a.literarischeWerke,Musik,Filme,Fernseh-programme,grafischeArbeitenundSoftware.GeistigesEigentumistdurchGesetze(z.B.durchdasUrheberrecht,durchMarken-,Design-oderPatentrechte)alsGeschäfts-geheimnisoderKnow-howgeschützt.

>AlsVerletzunggeschütztengeistigenEigentumsgeltenz.B.dieAufführung,VerbreitungoderAusstellungvonurheber-rechtlichgeschütztenWerkenohneentsprechendeErlaubnisunddieunerlaubteVervielfältigungbzw.VerbreitungvonKopiengeistigenEigentums,gleichobdiesinphysischeroderdigitalerFormgeschieht.

>DerSchutzgeistigenEigentumsistfürBertelsmannalsMedienunternehmenvonwesentlichergeschäftspolitischerBedeutungundwirddaherebensovonunserenGeschäfts-partnernerwartet.

2.6 Schutz geistigen Eigentums

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2.7 Datenschutz

Integrität

Unsere Geschäftspartner beachten die geltenden Gesetze und Regeln, wenn personenbezogene Daten und Informationen erhoben, gespeichert, verarbeitet oder übertragen werden.

>BeiderErhebung,Speicherung,VerarbeitungoderÜber-tragungpersonenbezogenerDaten(z. B.Name,Adresse,Telefonnummer,Geburtsdatum,InformationenüberdenGesundheitszustand)vonMitarbeitern,KundenoderanderenDrittenachtenunsereGeschäftspartneraufgrößteSorgfaltundstrengeVertraulichkeitsowiedieEinhaltunggeltenderGesetzeundRegeln.

2.8 Finanzielle Integrität

Unsere Geschäftspartner führen ihre Geschäfte, die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Finanzbericht-erstattung ordnungsgemäß aus.

>Geschäftsvorgänge,VermögenswerteundVerbindlichkeitenwerdeninÜbereinstimmungmitdengesetzlichenAnforde-rungenaufgezeichnetunddokumentiert.

>FürdieFinanzbuchhaltungrelevanteDokumentedürfennichtbewusstmitfalschenoderirreführendenEinträgenversehenwerden.JedeFormderBilanzmanipulationistuntersagt.

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Unsere Geschäftspartner legen mögliche oder tatsächliche Interes-senkonflikte offen und lösen diese schnellstmöglich.

>Geschäftspartner,diebeiihrerTätigkeitinBezugaufBertelsmannvoneinemmöglichenodertatsächlichenInteressenkonfliktbetroffensind,sindverpflichtet,diesenumgehendoffenzulegenundzulösen.

2.9 Interessenkonflikte

2.10 Vertraulichkeit und Geschäftsinforma­tionen

Unsere Geschäftspartner schützen vertrauliche Informationen vor unbefugter Weitergabe und Miss-brauch, ebenso wie die Reputation Bertelsmanns in öffentlichen Stellungnahmen.

>UnsereGeschäftspartnerstellensicher,dassvertraulicheInformationenundDatensorgfältigverwahrt,nichtanUnbefugteweitergeleitetoderdiesenzugänglichgemachtundausschließlichzudenvereinbartenGeschäftszweckengenutztwerden.

>DasBesprechenvertraulicherInformationeninderÖffent-lichkeitundsozialenMedienoderdieunbefugteWeitergabevonInformationenüberdasUnternehmenoderdessenKundenanDritte,wiez.B.MedienoderWettbewerber,stelleneineVerletzungderVertraulichkeitdarundkönnenu.a.Kartellrechtsverstößebegründen.

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Integrität

2.11 Insiderhandel

Unsere Geschäftspartner halten sich an die Gesetze zum Insider-handel.

>Esistgesetzlichverboten,InsiderinformationenbeimHandelmitWertpapierenoderanderenhandelbarenFinanzin-strumentenzuverwendensowieInsiderinformationenanDrittefürebensolcheZweckemitzuteilen.

>InsiderinformationensindkonkreteInformationenüberöffentlichnichtbekannteUmstände,dieimFalleihresöffentlichenBekanntwerdensdenPreisvonWertpapierenoderähnlichenFinanzinstrumentenerheblichbeeinflussenkönnen.BeispielefürderartigeUmständekönnenu.a.Gewinnsteigerungenund-einbrüche,Großaufträge,PlänezurFusionoderÜbernahmeeinesUnternehmens,bedeu-tendeneueProdukteoderPersonalveränderungeninderUnternehmensführungsein.

>WerdenunserenGeschäftspartnernsolcheInformationenbekannt,sogehensiedamitimEinklangmitdenVor-schriftenzumInsiderhandelum.

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Unsere Geschäftspartner nutzen Informationen, die ihnen von Bertelsmann zur Verfügung gestellt werden, ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Leistungen für Bertelsmann und schützen sie vor internem und externem Missbrauch.

>ImGeschäftsalltagwerdenregelmäßigschützenswerteInformationengenutztundmitIT-Systemenverarbeitet.HierbeisindgeeigneteSicherheitsvorkehrungen(Prozesse,zugelasseneTechnologienundlizenzierteSoftware)erforder-lich,diedenSchutzgeistigenEigentumsundpersönlicherDatengewährleisten.DieMissachtungnotwendigerSicher-heitsmaßnahmenkannschwerwiegendeFolgenhaben,wieDatenverlust,DiebstahlpersonenbezogenerDatenoderVerletzungdesUrheberrechts.

>UnsereGeschäftspartnerverpflichtensich,dievonBertelsmannbereitgestelltenInformationennurzurErfüllungdermitBertelsmannbestehendenVereinbarungenzunutzenundnichtfüreigeneoderpersönlicheZwecke,dieunan-gemessenoderunzulässigsind,oderfürunethischeoderillegaleAktivitäten.

>EsistAufgabeunsererGeschäftspartnersicherzustellen,dassalleerforderlichenMaßnahmengetroffenwerden,umdenSchutzsensiblerInformationenvorinternemundexter-nemMissbrauchundBedrohungenzugewährleisten.

2.12 Informations­sicherheit

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3.1 Menschenrechte

Mitarbeiter

Unsere Geschäftspartner respektie-ren und unterstützen den Schutz der universell anerkannten Menschen-rechte und stellen sicher, dass sie sich nicht an Menschenrechtsverlet-zungen mitschuldig machen.

>UnsereGeschäftspartnerbekennensichzudenGrundsätzenderAllgemeinenErklärungderMenschenrechte,desUNGlobalCompact,derUN-LeitprinzipienfürWirtschaftundMenschenrechteunddenKernarbeitsnormenderILO.

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3.2 Verbot von Zwangs­ und Kinderarbeit

Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Jede Form der Zwangs- und Kinderarbeit ist bei unseren Geschäftspartnern verboten.

>UnsereGeschäftspartnerduldenkeineKinderarbeitimSinnederKonventionen138und182derILOunddernationalenGesetze.DasMindestaltereinesKindesoderHeranwachsen-denzurBeschäftigungoderArbeitdarfnichtunterdemAlterliegen,indemdieSchulpflichtdesLandesendet,indemderGeschäftspartnerunternehmerischtätigist.

>AuchZwangsarbeit,d.h.jedeArbeit,dievoneinerPersongegenihrenWillenundunterAndrohungeinerStrafever-langtwird,sowiemoderneFormenderSklavereiunddesMenschenhandelswerdenvonunserenGeschäftspartnernnichttoleriert.

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Mitarbeiter

Unsere Geschäftspartner halten sich an die gesetzlichen Regelungen für faire Arbeitsbedingungen und ermöglichen es ihren Mitarbeitern, Themen offen und ohne Sorge vor Repressalien anzusprechen.

>DiegesetzlichenRegelungenzurSicherungfairerArbeits-bedingungen,einschließlichsolcherzurEntlohnung,zuArbeitszeitenundzumSchutzderPrivatsphäre,werdenvonunserenGeschäftspartnerneingehalten.

>WeiterhinachtenunsereGeschäftspartnerdieRechteaufVereinigungsfreiheitundKollektivverhandlungeninÜberein-stimmungmitgeltendenRechtenundBestimmungen.

>EinschüchterungsversucheundRepressaliengegenüberMitarbeitern,dieingutemGlaubeneintatsächlichesodervermutetesFehlverhaltenmelden,werdenvonunserenGeschäftspartnernnichtgeduldet.UnsereGeschäftspartnergebenihrenMitarbeiternauchdieMöglichkeit,vertraulichaufpotenzielleCompliance-Verstößehinzuweisen.

3.3 Faire Arbeitsbedingungen

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3.4 Antidiskriminierung und Belästigung

3.5 Gesundheit und Sicherheit

Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Unsere Geschäftspartner sorgen für ein Arbeitsumfeld, das frei ist von Diskriminierung.

>UnsereGeschäftspartnerduldenkeinerleidiskriminieren-desVerhaltengegenüberMitarbeiternoderBewerbernausGründenderethnischenHerkunft,derNationalität,desGeschlechts,derSchwangerschaftoderElternschaft,desFamilienstands,desAlters,einerBehinderung,derReligionoderWeltanschauung,dersexuellenOrientierungoderausanderenuntereinDiskriminierungsverbotfallendenGründen.

>UnsereGeschäftspartnerpflegeneinenrespektvollenundwürdevollenUmgangmitihrenMitarbeitern,freivonBelästi-gung,MobbingoderEinschüchterungen.

Unsere Geschäftspartner sorgen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

>UnsereGeschäftspartnersorgenfüreingesundesundgefahrenfreiesArbeitsumfeldihrerMitarbeiter,indemsiedieGesetzeundRegelnzurGesundheitundSicherheitamArbeitsplatzeinhalten.

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4.1 Verantwortungs­voller Umgang mit natürlichen Ressourcen

Bertelsmann Supplier Code of ConductUmwelt

Umwelt- und Klimaschutz sowie der verantwortungsvolle Umgang mit natürlichen Ressourcen bilden einen wesentlichen Teil der Verantwortung unserer Geschäftspartner gegenüber Umwelt und Gesellschaft.

>UnsereGeschäftspartnerhaltensichangeltendeVorschrif-tenzumUmweltschutz,insbesonderezumbetrieblichenundproduktbezogenenUmweltschutz.

>BertelsmannerwartetvonseinenLieferanteneinever-antwortungsvolleNutzungundBeschaffungnatürlicherRessourcen.

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct Umsetzung

5Umsetzung

Unsere Geschäftspartner gewährleisten die Umsetzung und Einhaltung des Bertelsmann Supplier Code of Conduct im Vertragsverhältnis zu Bertelsmann.

>UnsereGeschäftspartnergewährleisten,dassdenMindeststan-dardsdiesesSupplierCodeofConductimVertragsverhältniszuBertelsmannentsprochenwird.

>HierfürgebenunsereGeschäftspartnerdieWerteundGrundsätzedesSupplierCodeofConductanihreMitarbeiter,diefürBertels-manntätigwerden,weiterundwirkenaufderenBefolgunghin.

>MancheBertelsmann-KonzerngesellschaftenhabenaufgrundgeschäftsspezifischerAnforderungeneineneigenenSupplierCodeofConductentwickeltodersichgegenübereinemKundenzurEinhaltungseinesCodeofConductverpflichtet.DiesekönnenzusätzlicheAnforderungenenthalten,dieüberdieMindeststan-dardsdesBertelsmannSupplierCodeofConducthinausgehen.IndiesenFällenistunserGeschäftspartnerauchzurEinhaltungdesspezifischenSupplierCodeofConduct,derimkonkretenVer-tragsverhältnismitderBertelsmann-Konzerngesellschaftanwend-barist,verpflichtet.

5.1 Einhaltung

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Umsetzung

5.2 Supply Chain Compliance

Unsere Geschäftspartner wirken darauf hin, dass auch ihre eigenen Geschäftspartner, die für oder im Namen von Bertelsmann eingesetzt werden, die Mindestanforderungen des Bertelsmann Supplier Code of Conduct kennen und befolgen.

>DadieMindestprinzipiendesBertelsmannSupplierCodeofConductimgesamtenWertschöpfungsprozesseingehal-tenwerdensollen,weisenunsereGeschäftspartnerDritte,diesieihrerseitsinderTätigkeitfürBertelsmanneinsetzen(z.B.Subunternehmer,Berater),aufdenBertelsmannSupplierCodeofConducthinundwirkenaufdessenEinhal-tungimAuftragsverhältniszuBertelsmannhin.

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Bertelsmann Supplier Code of Conduct

5.3 Verstöße gegen den Bertelsmann Supplier Code of Conduct

Verstöße gegen den Bertelsmann Supplier Code of Conduct können zu angemessenen Maßnahmen durch Bertelsmann führen.

>DerBertelsmannSupplierCodeofConductistBestandteilallervertraglichenAbsprachenmitBertelsmann-Geschäfts-partnernimSinnevonAbs.1.2diesesCodes.

>BeiVerdachtdesVerstoßesgegendenBertelsmannSupplierCodeofConductunterstütztderLieferantBertelsmannbeiderAufklärungdesSachverhalts.

>ImFallvonVerstößengegendenBertelsmannSupplierCodeofConductbehältsichBertelsmannangemesseneReakti-onsmöglichkeitenvor,dievonderSchweredesVerstoßesabhängigsind.Hierzuzähleninsbesondere,abernichtausschließlich,dieAufforderungzurunverzüglichenBeseiti-gungdesVerstoßes,dieGeltendmachungvonSchadenser-satzoderVertragskündigung.FürdenFallschwerwiegenderVerstößegegendenBertelsmannSupplierCodeofConductbehältsichBertelsmanndasRechtzuraußerordentlichenVertragskündigungvor.

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Meldung von Verstößen Bertelsmann Supplier Code of Conduct

6Meldung von VerstößenZur Meldung von Verstößen stehen unseren Mitarbeitern und auch unseren Geschäftspart-nern verschiedene Meldekanäle zur Verfügung.

>WesentlicheCompliance-Verstöße,insbesondereillegaleGeschäfts-praktiken,könnenübereinInternetsystemgemeldetwerden,dasinmehrerenSprachenzurVerfügungsteht.Eserlaubteinenvertraulichen,durchspezielleVerschlüsselunggesichertenDialogmitderBertelsmannIntegrity&Compliance-Abteilung.www.hinweisgeben.de

>SiekönnensichauchaneinevonBertelsmannbestellteexterneOm-budspersonwenden,derenRolleesist,alsneutralerundunabhängigerAnsprechpartnerbeiderKlärungeinesVerdachtsaufwesentlicheCompliance-Verstößezuberatenundzuunterstützen.DieOmbuds-personbehandeltdieKommunikationmitdemHinweisgebervertraulichundgibtSachverhalteundIdentitätnurmitZustimmungdesHinweis-gebersanBertelsmannweiter.ombuds@hinweisgeben.de

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Die Integrity & Compliance-Abteilung von Bertelsmann steht Geschäftspartnern für Fragen und Anregungen zum Bertelsmann Supplier Code of Conduct als Ansprech-partner zur Verfügung.

Bertelsmann SE & Co. KGaA | Integrity & Compliance

Carl-Bertelsmann-Straße270|33311Gütersloh

Tel.+49(0)5241-80-42101|Fax+49(0)5241-80-642101

[email protected]|www.integrity.bertelsmann.de

[email protected]|www.integrity.bertelsmann.com

Bertelsmann Supplier Code of Conduct Ansprechpartner

7Ansprechpartner

Bertelsmann SE & Co. KGaA | Integrity & Compliance

Carl-Bertelsmann-Straße270|33311Gütersloh

Tel.+49(0)5241-80-42101|Fax+49(0)5241-80-642101

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Veröffentlichungsdatum:September2017

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