Wie Lean ist eigentlich ihre IT – Kundenwert und

Verschwendung in der Informationsverarbeitung

Ralph Wecks B-I-T GmbH Informationen und Prozesse

Wie Lean ist eigentlich ihre IT? Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung Wer Software einfach kauft, um ein Problem zu lösen, hat noch eines mehr.

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 2

Fahrplan – von hier zu Lean IT

Über uns

Lean IT – Lean auf IT anwenden? Geht das?

Verschwendung in der IT? Die 7V‘s im IT-Umfeld

Warum überhaupt Lean IT

Gängige Probleme und wie man ihnen zu Leibe rückt

Fazit und Ziel

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Über uns - Business + IT

25 Jahre

Informationsbasierende (Kern-)Prozesse

Verwaltungs-, Kommunikations-, Kaufmännische Prozesse

Bank / Sparkasse / Versicherung / Gesundheit / Immobilien / …

Überführen, abbilden, unterstützen Prozesse -> Software

Prozessanalyse, SW-Entwicklung, Projekt- und IT-Management

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Zur Person – Ralph Wecks

GF

Prozess-Gestalter und -Digitalisierer

IT Consultant für Unternehmensportale und Social Business

Bankkaufmann und Wirtschaftswissenschaftler

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Lean IT – Lean auf IT anwenden?

Geht das?

Sind die 7 V‘S als generelle Messlatte übertragbar?

Warum muss IT „lean sein“

Wo verstecken sich V‘s und welche Konsequenzen hat das?

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Was ist Lean IT?

Die Grundlage für „schlanke“ informationsbasierende Prozesse

Die passende Hard-/Software-/Netzwerk-Landschaft

Das adäquate IT Management

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Warum sollte eine IT lean sein?

Verschwendung bei IT-Nutzung vermeiden

Intern: An Benutzerbedürfnissen orientieren

Extern: Am Kundenwert orientieren

Verschwendung in der Prozess-Durchführung vermeiden

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (1)

„Arbeit, die niemand braucht“

Zu viele Pflichtfelder – Software passt nicht zur Aufgabe

Häufiges manuelles Anlegen von Sicherungskopien

Dokumente werden erstellt, aber nicht benötigt

Produktion SW-Landschaft

Überproduktion Blindtätigkeit

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (2)

Historisch gewachsene Verzeichnisse – Suchen statt Finden

Neigung zu lokalen „Sicherheitshalber“-Kopien

Permanentes Kopieren – Mail cc mit Anhang

Abgelaufene Daten

Produktion SW-Landschaft

Bestände Datenbestände, Dateiverzeichnisse

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (3)

Benötigte Info nicht verfügbar – Suchzeiten

Single User Modus – warten auf Freigabe von Datei/DB

Übermäßige Ladezeiten von Dateien und Datenbanken

Programm nicht verfügbar (Server-, Netzwerkausfall)

Produktion SW-Landschaft

Wartezeiten Wartezeiten

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (4)

Medienbruch – Rückgriff auf Papierakte nötig

Netzwerkdrucker am Ende das Ganges

Unterschiedliche Kommunikationsmittel (Email, Board, Tel.)

Daten aus einer Anwendung in die nächste übertragen

Produktion SW-Landschaft

Transport Aktivität

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (5)

Permanenter Abgleich redundanter Daten (sofern bekannt)

Manuelle Eingabe statt Auswahllisten

Variantenpflege statt separater Einzellösung

Produktion SW-Landschaft

Bewegung Daten-/Dokumentpflege

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (6)

Daten mehrfach vorhanden, Kopien statt Links

Fehlende Standardisierung (Individuell statt Vorlagen)

„Gefangen“ in Dateien – Dokument vs. Datenbank

Heterogenität der Anwendungslandschaft („Zoo“)

Produktion SW-Landschaft

Falsche Technologie, Over-Engineering Falsche Technologie/Architektur

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)

Redundante Daten sorgen für inkonsistente Ergebnisse

Was ist richtig und aktuell?

Wird Verstorbenen ein frohes Weihnachtsfest gewünscht?

Welche Preisliste ist die richtige?

Bekommt der falsche Kunde den richtigen Preis und v.v.?

Produktion SW-Landschaft

Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit

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Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)

Schnittstellenfehler („Verendungszweck“)

Bedienungsfehler aufgrund mangelhafter Usebility

Keine Plausibilitätsüberlegen - „Der Computer hat Recht“

Werden Fehler bemerkt, wenn das Ergebnis formal ok ist?

Produktion SW-Landschaft

Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit

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In keinem Fall Verschwendung

… aber häufig so wahrgenommen

Virenschutz, Datenschutz, Daten- und Dokumentsicherheit

Benutzerschulung

Sonstige notwendige Schutzmaßnahmen

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Warum also Lean IT?

Die NTH‘s

7 V‘s als „Denkwerkzeug „ geeignet

7 V‘S erkennen, wo es klemmt -> „sehen lernen“

7 V‘s konkretisieren, IT-Probleme werden „verständlich“

Verschwendung bei der Prozess-Durchführung „in den Griff kriegen“

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Warum also Lean IT?

Die sog. „Digitalisierung“

Ohne Lean IT

keine vernünftige

keine verschwendungsarme

möglicherweise gar keine

Digitalisierung

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Exkurs – Wo findet „Digitalisierung“ statt?

Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen

Kundenangebote (Produkte, Service-Portal)

Innerbetrieblich (Kommunikations-, Entscheidungs-, Verwaltungsprozesse -> Social Business)

Jede Digitalisierung endet bei Daten, Programmen => Anwendungslandschaften

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Lean IT

Verschwendungsarme Anwendungslandschaft

Beste Voraussetzung für Digitalisierung

To Do: Leaning – Verschwendungsarmut herstellen

Gehen wir an den Ort des Geschehens

Schauen wir uns an, was wir tun können

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 21

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Einsatz von Dateien reduzieren

Normaler Einsatz – Produktivitätshilfsmittel (Text, Kalk.)

Übermäßiger Einsatz – Produktivitätskiller

Warum so viele Dateien?

Wer mit dem Hammer umgehen kann, für den wird jedes Problem zum Nagel

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 22

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Einsatz von Dateien reduzieren

Datenbank basierende Applikationen statt Dateien

Standard-Office Dokumente sind kein Datenspeicher

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„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Email-Nutzung reduzieren

Standards entwickeln und einführen, cc und Anhänge

Kommunikation grundsätzlich überdenken

Social Business als Plattform in Erwägung ziehen

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„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Suchaufwände reduzieren

Redundanzen eliminieren

Strukturen schaffen

Komfortable Suchalgorythmen nutzen (Google-ähnlich)

Finden und Weiterarbeiten statt Suchen und Fluchen

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 25

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Tätigkeiten digitalisieren/automatisieren

To do-Listen, Wiedervorlagen, Ticket-Systeme

Workflows außerhalb von Standard-Anw.

Ressourcen-/Termin-Verwaltung (Räume, Fahrzeuge, …)

Projektzeiten, Arbeitszeiten, Stundenzettel

Aber Achtung: Nur eine Plattform für alle Aufgaben !!

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 26

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Standardisieren, Heterogenität reduzieren

Nicht für jede Aufgabe eine eigene Software

Wer eine Software nur kauft, …

Skaleneffekte realisieren

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 27

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Transparenz schaffen

Wo befinden sich welche Daten im Unternehmen?

Konsolidierung von Daten an einer Stelle (DB, DWH)

Plattformdenken statt Box-Denken

Verlinken statt kopieren

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 28

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Selbst erklärende Oberflächen und Abläufe

Vermeiden Nachfragen, Fehler, Bearbeitungsschleifen …

Motivieren. Simplizität macht Freu(n)de

Die Infos, die man braucht - nicht mehr, nicht weniger

Persönliche Erfahrungen aus Internet und App prägen den Erwartungshorizont an die Unternehmens-IT

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„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren

Die Königsdisziplin

Digital-/Analog-Schnittstellen überwinden

Fälle durchgängig digital bearbeiten

Backend/Frontend verlinken, Workflows automatisieren

Anwendungen vernetzen (Webservices, Odata, …)

Dipl.-Ök. Ralph Wecks 14.02.2016 30

„Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben

Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren

Schnittstellen sauber definieren

Datenbestände sind keine Erbhöfe

Wenn alles vernetzt ist, geht alles alle an

Völlig neue Transparenz intern und extern zulassen

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Lean IT, Leaning, Digitalisierung

Fazit und Ziel

Lean IT ist kein Selbstzweck

Der Weg dahin kann verschwendungsbezogen oder geschäftsmodell-getrieben sein

Sinnvollerweise beides

Digitalisierung deckt Sünden der Vergangenheit auf

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Managements - Informationslogistik

Die Bereitstellung der richtigen Information

zur richtigen Zeit

im richtigen Format / in der richtigen Qualität

für den richtigen Adressaten

am richtigen Ort

Quelle: Wikipedia

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Managements – Datenqualitätsmanagement

Daten haben „Wert“, wenn sie richtig

aktuell

vollständig

widerspruchsfrei

verständlich

Sind, d.h. die Realität korrekt widerspiegeln

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Managements – Software-Ergonomie

DIN EN ISO 9241 Erwartungskonformität

Aufgabenangemessenheit

Individualisierbarkeit

Selbstbeschreibungsfähigkeit

…

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