Workflowmanagement in ÜbersetzungsprojektenWann wird es Zeit?
Achim Herrmann, Business Consultant
Die Informationsexplosion
Im Jahr 2000 waren 360.985.492 Menschen online.Im Jahr 2010 waren es über 2 Milliarden, die meisten der neuen Nutzer sind nicht englischsprachig. Internet World Stats
Das Internet hat die Anzahl der von Personen gelesenen Texte verdreifacht. Im Jahr 2009 hat im Durchschnitt jeder US-Bürger 12,5 GB Text erhalten (entsprechend 12 Kleinlaster mit Büchern gefüllt). IDC
Bei Online Shopping empfinden es nur 15% der Käufer als angenehm, wenn sie nicht in Ihrer eigenen Sprache einkaufen können.Common Sense Advisory
Ist Ihr Unternehmen bereit für alle Ihre
Kunden?
Sprache und die globale Geschäftswelt
* Gilbane Globalisierung blog - Mary Laplante, 2008** (c) Common Sense Advisory 2008, Nachweis Lokalisierung Fragen - Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern.
90% der Kunden von HP kaufen basierend auf Inhalten und nicht durch das Berühren des Produkts *
69% der Umsätze von HP kommen von außerhalb der USA *Gegenüber 55 % im Jahr 1999
Käufer bevorzugen 3x häufiger bekannte Marken, aber 40% greifen dann zu einem lokalisierten Produkt **
85% der Käufer fühlen sich nicht wohl, wenn sie Online nicht in der eigenen Sprache einkaufen können **"Die Tatsache, dass sich unsere Kunden in ihrer eigenen
Sprache über die Hotelausstattung informieren oder ein Zimmer reservieren können ist eine Grundvoraussetzung für unsere
anhaltende weltweite Expansion und unser Wachstum."
David Kong, President und CEOBest Western International
Starke Zunahme der Inhalte
Bilder
Support Artikel
Video
Websites
Dokumentation
Service Handbücher Broschüren
Benutzeroberflächen
Nach einer Studie von The Aberdeen Group
• Unternehmen ersetzen alle 5 Jahre 39% ihrer Produktpalette
• Das Portfolio an Produkten wächst mit 14% pro Jahr• Produkte werden schneller auf den Markt gebracht
(um 32 % verkürzte Dokumentationszyklen)• 6% Verringerung der Mitarbeiterzahl in der technischen
Dokumentation From Benchmarking Content Reuse in Technical Communication, 2010
• Weg von rein produktorientiertem zu mehr kundenorientiertem Handeln
• Von reinen Funktionen zum mehr Inhalten
• Informationen werden aktiv verteilt statt abgeholt
• Vom Physischen hin zum Immateriellen
Paradigmenwechsel
Trends in der Lokalisierung
Lokalisierung ist ein wichtiger Faktor für zusätzliche Umsätze und ein Schlüssel zur Differenzierung
Maschinelle Übersetzung wird Realität
Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Gesamtproduktivität
Weiterer Schub durch Cloud Anwendungen
“Um ein breiteres Publikum zu erreichen müssen globale Vermarkter Lokalisierung zu einer Ihrer
Prioritäten machen.” Jennifer Bellisent
“Do B2B Tech Marketers Localize as they Globalize?”
“Fortschritte in Richtung auf die Überwindung des Syndroms, Lokalisierung als Afterthought anzusehen. Wir sehen eine
langsame, aber stetige Übernahme von Strategien zur Globalisierung von Inhalten…das positioniert sprachliche
Anforderungen als integralen Bestandteil der Gesamtlösung.”Mary LaPlanteMultilingual Product Content: Transforming Traditional Practices Into Global Content Value Chains
SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Die geschäftlichen Herausforderungen
Heutige Herausforderungen an Übersetzungsmanagement
Das Problem
• Übersetzung ist ein komplexer und ineffizienter manueller Prozess
• Der Umfang der zu übersetzenden Texte erhöht sich ständig
• Es ergibt sich kein Gesamtbild• Die projektbasierte Arbeitsweise
wird mehr und mehr durch kontinuierliche Datenströme ersetzt
Geschäftliche Problematik• Zu hohe Kosten für die Übersetzung• Projektverzögerungen sind an der
Tagesordnung• Die Prozesse sind nicht skalierbar• Widersprüchliche Markendarstellung
ist unvermeidlich• Schlechte Qualität
Traditionelle globale Prozesse: Zu viel Kommunikation, Unstimmigkeiten & Kosten
DFU
Collate
BCUBrügge
BCUSingapur
BCUEindhoven
• Mainstream• Hi-end• DTV + FTV
Sign-off
Create
Commission
Übersetzen Lokalisieren
Localise & translate NSO’s
x17
Handel
Verbraucher
NSO’s
x17
Sign-offContent
DB
AKBS
MDB
Media Ware
P3C
6 Monate
Produktkatalog Prozess
3 Monate
5 Monate
Web Inhalt Prozess für Katalog
4 Monate
4 Monate = new AKBS 2 Monate = Update AKBS
Regional Marketing
AKBS
Collate
Spain
Sweden
x17
x17x17x17
x17
x17
Over 9,000 communicationsrequired to source content for catalogue
Translation happens twice for the same content
Content takes 4 months to reach the web
Regional marketing act as a ‘post-box’ and are a bottle-neck
Different people are chasing the same content
Only 18% of TV product leaflets get to P3C
Quelle: Philips Präsentation auf SDL GIM-Konferenz, Großbritannien, November 2006
Die Volumina
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
By March By June By September By December
Total Words
02000
40006000
800010000
1200014000
1600018000
20000
By March By June By September By December
Total Words
Translated
0
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20000
30000
40000
50000
60000
By March By June By September By December
Total Words
Translated
MultiChannel
Englisch
Französisch
Deutsche
Niederländisch
Japanische
Web
Online
ORIGINAL V. 1 V. 2 V. 3 V. 4
Gemeinsam genutzteInhalt
Gemeinsam genutzteInhalt
Gemeinsam genutzteInhalt
Gemeinsam genutzteInhalt
KO
MP
LE
XIT
ÄT
ÜB
ER
ME
HR
ER
E K
AN
ÄL
E
1.000Wörter
Content Management für internationale Unternehmen
Design Documents
User Interfaces
Documentation
Packaging
Customized Versions
Product Information
Campaigns
Website
Sales Collateral
Service Bulletins
Website FAQs
Knowledge Base
Design Documents
User Interfaces
Documentation
Packaging
Customized Versions
Product Information
Campaigns
Website
Sales Collateral
Service Bulletins
Website FAQs
Knowledge Base
Prozessintegration und Wiederverwendung
Zentralisiertes Übersetzungsmanagement
Mehrsprachige Ressourcen Mehrsprachige Ressourcen
SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Einführung in Translation Management
Unternehmensweit skalierbares Übersetzungs-Managementsystem (TMS) mit Integration der Lieferkette für SDL MultiTerm und SDL Trados Studio
Translation Management
Zentralisieren
• Daten zentralisieren• Wiederverwendung erhöhen
• Manuelle Aufgaben reduzieren• Wiederholbare und zuverlässige Prozesse
Automatisieren
Kollaborieren
• Die Lieferkette• Andere Systeme (CMS, PIM, ERP)
1. Zentralisieren
• Was bietet TMS?
– Zentralisiert alle TMs in einem System
– Wendet Terminologiedatenbanken zentral an
– Kann Maschinenübersetzung als Teil des Prozesses einsetzen
– Überwacht den Übersetzungsprozess, Benutzung und Kosten
• Das bedeutet...
– Maximierung der Wiederverwendung bestehender Übersetzungen
– Standardisierung und Konsistenz der eigenen Marke
• Die Vorteile
– Reduzierung von Übersetzungskosten
– Schnellere Auslieferung durch weniger Übersetzung
– Sichtbarkeit und Kontrolle
– Konsistenz der Marke
Zentralisieren
Integration ist der Schlüssel
MarketingWeb
Technische Dokumente
Support
Manuelle Übersetzung
Post-Editing & angepasste MÜ
Angepasste MÜ
Web Content Management
Structured Content
Trainierte MÜ
Translation Management
System
• Translation Memory
• Terminologie Management
• Workflow
Integrierte Maschinenübersetzung
2. Automatisierung
• Was bietet TMS?
– Automatisierung des Übersetzungsprozesses
• Das bedeutet...
– Reduzierung der manuellen Aufgaben
– Definition der Prozesse
– Flexible Arbeitsabläufe
• Die Vorteile
– Kostenreduzierung (weniger manuelle Aufgaben)
– Fehlerreduzierung (Fehlerbehebung ist teuer)
– Produktivitätssteigerung (Manuelle Schritte entfallen)
– Wiederholbare Prozesse (Compliance)
Automatisierung
Content ManagerDetermines what content requires
translation
Process Start
Content ManagerSends translation
request (email or FTP)
Content ManagerManually extracts
content metadata for localization
Content ManagerManually extracts
content from content store
Loc ManagerReviews translation request / manually gathers content /
sends content
Vendor Loc MgrSends translation
assets to translator (email/FTP)
Vendor Loc MgrPerforms word count analysis and sends
quote
Loc ManagerReviews quote
TranslatorsCollects content to
translate via email or FTP
TranslatorsTranslates content
TranslatorsSend translation
assets to Loc Project Manager
Quote Approved?
Vendor Loc MgrAdjusts / /resends to Loc Manager (email/
FTP)
YES
NO
Pain:Manual extraction of translatable content
Pain:Lack of automation
(integration into content stores)
Loc ManagerUpdates / maintains
Translation Memories (if used)
TranslatorsSaves translation assets in required
encoding
Pain:No ability to
dynamically review in-context (on-line)
Content ManagerReceives/collects translated assets
(email or FTP)
In-country ReviewersReview translated
assets
Content ManagerSends assets/ref
assets to reviewers (email or FTP)
Process End
Pain:Manual gathering of content to localize
Pain:Vendor file analysis
results in excess cost/delays
In-country ReviewrsRetrieves assets (email or FTP)
Pain:Manual gathering of
content to review
Translations Approved
Loc ManagerRetrieves translation
assets from reviewers with status/notes
In-country ReviewersEmails Loc Manager
with approvals or suggested changes
NOContent Manager
Retrieves translation assets
Content ManagerManually inserts
translation assets into content store
Pain:Lack of automation
(integration into content stores)
Pain:Manual retrieving of translation assets
YES
Pain:If changes made
directly to translation assets, TM leverage /
reuse lost
Pain:Increased cost / time due to additional file
analysis and re-translation
Pain:No ability to
dynamically review in-context (on-line)
Pain:Unknown quality / accuracy of TM
leverage,
Pain:Increased costs due to
vendor TM management / lack of insight into TM quality
Company “A” manual steps aided /automated with SDL TMS
Translation Vendor manual steps reduced / eliminated with SDL TMS
Only manual steps expected in translation process
Pain associated with translation process step
Legend
Vor dem Einsatz eines TMS
22 Manuelle Schritte
Content is gathered through content store workflow (CMS, etc) or change detected
by WS
Assets for translation sent to or retrieved by
WS
Translation project automatically created
through defined business rules
Cost analysis performed against
translation vendor(s) agreed upon cost
models
Assets are automatically filtered and analyzed against existing centralized
TM
Translation assets are generated in same
format as the source assets
Automatic file analysis, filtering, TM
leverage used to calculate translation
cost
Loc ManagerReviews translation request through web
interface for authorization
Vendor Loc ManagerApproves translation
request(OPTIONAL)
Translator(s)Translates content
In-country Reviewers
Review translated assets
Centralized TM updated upon final
approval
Translation assets sent to or retrieved by
content store (CMS, etc)
Email sent to content manager signifying translation project
completion
No manual extractions of content
for translation
Translation projects are created via SDL
WorldServer
Content managers are not required to
package up and send assets for translation
Loc manager does not need to retrieve translation assets of
manually send to translation vendors
Real time, in-contect preview available through WS web interface to help
reduce errors
WS provides a translation web
interface of allows exports to desktop
translation tools and SDL Trados Studio
WS provides translation kit with source assets, TM,
Terminology
Reviewer can update translation through
web translation tool – updates TM
Reviewers can dynamically preview
translated assets through web interface
No asset retrieval or sending necessary
Reviewers don’t need to send assets back
to translation vendors for minor updates – can do it themselves
Vendor Loc Manager no longer needs to do
file analysis – reduced project
management costs
Manual step
Automated translation process through SDL WorldServer
SDL WS advantages process improvement
Automatic email notification
Legend
No need for vendors to manage TM – reduced project
management costs
Process Start Process Start
3 - 4 Manuelle Schritte
Mit TMS
3. Kollaboration
• Was bietet TMS
– Komplettlösung für das gesamte Übersetzungsmanagement
– Abteilungen, Gesamtunternehmen, Übersetzungslieferkette, Übersetzer
• Das bedeutet...
– Alle Systemkomponenten arbeiten zusammen
– Schnittstellen zu anderen Systemen(CMS, PIM, ERP)
– Mit Dienstleistern und freiberuflichen Übersetzern
• Die Vorteile
– Vermeidet Kosten durch komplexe Einzellösungen
– Vereinfacht die Auswahl der Dienstleister
Kollaboration
SDL WorldServer - Übersicht
Sprachtechnologie zentralisieren
• Zentralisierte und standardisierte ...
– Translation Memories
• Erweiterte Matching-Algorithmen
• Skalierbarkeit auch in unternehmensweiten Systemen
• Unterstützung von TMX, XLIFF und anderen Formaten für Übersetzungskits
– Terminologie Datenbank
• Aktive Verwaltung der Konsistenz der Fachterminologie
• Unterstützt den TBX Standard
– Maschinelle Übersetzung
• Integration von automatisierter maschineller Übersetzung in Ihrer gesamten Prozess
– Sprachliche Qualität überprüfen
• Art und Häufigkeit von Übersetzungen
• Beobachtung von Trends
• Definieren Sie Ihre eigenen Modelle oder konfigurieren Sie Standards (z. b. Die LISA QA-Modell)
Zentralisieren
Projektplanung
• SDL WorldServer 2011 Scoping Report
• SDL Trados Studio 2011 Analyse Statistik
Prozessautomatisierung
• Prozessautomatisierung
– Workflow Engine (zum Design der Abläufe)
– Automatische Aktionen
– Manuelle Aktionen mit Reaktionen auf Ergebnisse
– Automatische Benachrichtigung
• Geschäftsregeln
– Intuitives Assistenten-gesteuertes Erstellen von Regeln - keine Programmierung erforderlich
• Projektmanagement
– Fortschritt der Übersetzungsprozesses visualisieren
• Zusammenarbeit
– Einführung einer formellen Überprüfung
– Kommunikation zwischen Übersetzern und Lektoren
– „Last Minute" Änderungen und deren Korrektur und Aktualisierungen
Automatisierung
Arbeitsabläufe definieren
Automatisierung
Integration mit anderen datenführenden Systemen
• Zentrale Filterung von Dateien
– Konsistente Filterung der Dateien
– Unterstützung von DOC, XLS, PPT, XML, HTML-ASP, JSP, und andere Formaten
• Konnektoren
– ECM: Documentum, Lotus Notes
– WCM: SDL Tridion, Interwoven TeamSite
– Strukturierte Inhalte: SDL Trisoft
– DBMS: Oracle, SQL-Server
• Erfassung von Veränderungen
– Automatisieren Sie die Erstellung von Übersetzungsprojekte direkt aus dem CMSZusammenarbeit
Dateiformatunterstützung
• Adobe Produkte- FrameMaker (MIF)- InDesign CS4-CS6 (IDML)- InCopy CS4-CS6 (ICML)
• HTML, XHTML 1.1– JSP/ASP
• Microsoft Office– Microsoft Excel
• 2000 - 2003, 2007 - 2010
– Microsoft PowerPoint• XP - 2003, 2007 - 2010
– Microsoft Word• 2000 - 2003, 2007 - 2010
• QuarkXPress Export
• Text– Rich Text Format (RTF)
– Klartext
– Trennzeichen
• XML– Microsoft.NET Ressourcen
– OASIS DITA
– OASIS DocBook 4.5
– W3C ITS-kompatibel
– Angepasst/Alle
Umfangreiche Optionen für Dateitypen
Zusammen-arbeit
Business Management
• Kostenabschätzung und Nachverfolgung
– Wissen was die Übersetzung kostet, bevor Sie ein Angebot erhalten
• Business Intelligence
– Vordefinierte und selbst erstellte Berichte zu jedem Aspekt der Übersetzung & Lokalisierung
• Angebotsmanagement
– Verfolgen Sie den Status der offiziellen Angebotsanfragen
• Management der Lieferkette
– Umgang mit mehreren Anbietern
– Nutzen Sie interne und externe RessourcenZusammen-arbeit
Zentralisieren
Automatische Kalkulation und Analyse
Für die Integration in Ihre Umgebung
• Flexible Anpassung
– Robuste und bewährte API
– Basierend auf Standards - Web Services
– Vollständig dokumentiert, mit Beispielen
Zusammenarbeit
SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential
Übersetzungsmanagement Wann wird es Zeit?
Übersetzungsmanagement
• Wenn Sie kein vollständiges Bild mehr haben
• Wenn die mit Lokalisierung betrauten Teams mehr Automatisierung benötigen
• Wenn Sie Probleme mit der Konsistenz der Übersetzungen haben
• Wenn Sie eine intelligente Wieder-verwendung bereits übersetzter Inhalte möchten
Versuchen Sie eine Selbstbewertung
• Wie viel Inhalt gibt es in Ihrem Unternehmen zu übersetzen?
• Wie viele Projekte werden abgearbeitet?
• Welche Inhaltstypen werden übersetzt?
• Welche Fremdsprachen unterstützen Sie?
• Welche Abteilungen, Divisionen und Regionen initiieren Übersetzungen?
• Wer ist verantwortlich für diese Übersetzungen?
• Gibt es definierte Prozesse zur Abarbeitung von Übersetzungsprojekten?
• Wie viele Dienstleister oder Übersetzer arbeiten für Sie?
• Wem gehören die Translation Memories?
• Was kosten einzelne oder alle Übersetzungen?
• Wie bringen Sie Übersetzungen mit der Vermittlung der Unternehmens-philosophie und der Stärkung Ihrer weltweiten Marke in Einklang?
Lösungsansatz SDL Workshop
Bedarfsanalysen mit ROI-Betrachtungen
Spezifikation mit Lastenheft
Best-Practices
Automatisierung und Prozessunterstützung
Qualitätssicherung
Terminologiemanagement
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