BPM-Club 17.05.2017 in Köln - Vortrag BPM bei Stadtwerke Karlsruhe

BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe

Vortrag beim BPM-Club am 17.05.2017

SWK: Thorsten Speil, Leiter Organisation

Stuttgart, Gastgeber intellior AG

BPM bei den SWK/N | BPM-Club 17.5.17 | Referent: Thorsten Speil

Wiese Garten

Feld Sumpf

► „Sumpf zu Wiese“

oder ohne „Sumpf zu Wiese“?


3

Vor gut einem Jahr (Vortrag bei AK BPM@EVU)...


4

Agenda ► Kurze Vorstellung (im BPM System)

► Stadtwerke Karlsruhe / Aufgaben Servicebereich Organisation / Thorsten Speil

► Stand BPM bei SWK nach 2 Jahren

► Erfahrungen im Projekt und Aufnahme Betrieb

► Stand und Ausblick

► Austausch zu Prozessmanagement

► Kommunikation & Schulung (im Wiki)

► Ebenen-Modell und Prozessrollen bei SWK

► Diskussionsteil

► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?

► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in der Praxis gestalten?

► Audits & Managemntsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM statt Speziallösungen?

► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?


5

Projektlaufzeit BPM bei den Stadtwerken Karlsruhe

2015

2016

2017

Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez



Vorphase &

Beraterauswahl Projekt

Ende

neu 30.4.

Grobkonzept

Anforderungen

Berater

ausgesucht

IST Stand

analysiert

Urspr. Plan

System-Pilot

Urspr. Plan:

Prozess-ID

Workshops mit FBen

Ende neu

31.5.

02/16 Land-

Karte E1

03/16 Systematik

+ Pilot-Schulung Modellierer

01/16 System-

auswahl

TSM-

Zertifiz.

Ende neu

1.10.

Pilot-Bereich, System-Konfiguration…

Ende neu

15.1.17

Q4/16 MSBG

„Werkstatt“ Ende neu

15.3.17

03/16 Go-live

Urspr. geplantes

Projektende 30.3.16

Reorg.: Gründung

Bereich Organisation


6

„Kein Plan überlebt die ersten Minuten…“

• Steckbriefe 2. Prozessebene waren geplant unvollständig

• Priorisierung aller Prozesse 2. Ebene nicht stattgefunden

• Wellenplanung Prozessdoku nicht stattgefunden

• Prozessrolle „Prozessverantwortlicher“ fest etablieren noch sehr „weich“

BPM BPM


7

Unübersichtlich, unvollständig, nicht aktuell, widersprüchlich, pflegeaufwändig …

Ausgangssituation 2015

OHB & Dienstanweisungen: PDF-Dokumente via CMS im Intranet


8

„Bücherei“-Analogie Prozessmodell

Analogie – Weisungssystem SWK heute Weisungssystem mit Prozessmanagement


9

Vereinheitlichung/Integration durch BPM

mittelfristig: Ziel eines prozessorientierten integrierten Management Systems (pIMS)

TSM

ISMS

AuS

EMAS

EnMS

OHB

BHB

QS …

Bezug Mgmt.-Systeme

zur SWK/Netzservice

Prozesslandkarte

prozessorientiertes

Integriertes

Management

System (pIMS)

BPM als Rahmen

• aktuell

• aussagekräftig

• aufwandsarm

Nutzen:

Rechtssicherheit

Umsetzung Kontrollpflicht

Organisationsverschulden

schrittweise

3–5 Jahre

Heute

Einzel-

systeme


11

Nutzenabfrage in Geschäftsleitungsrunde

1 (13)

3 (9)

4 (8)

2 (10)

6 (6)

5 (7)

6 (6)

7 (4)

8 (2)


12

Kernteam als „Resonanzgruppe“

Prozessorientiertes Integriertes Management System als Mittelfristziel

Umweltmanagement

Energiemanagement

Interne Revision

Trinkwasser (TSM)

Betriebsrat

IT (auch ISMS)

Vertrieb

Netze


13

initial zu Freischaltung 21. März 2017

Prozesslandkarte (bisheriger Stand)

Organigramm SWK und SWKN

Telefonbuch (SWK/N)

Gelenkte Dokumente/Anweisungen (derzeit: Handbücher, Dienstanweisungen)

Rollen (derzeit namentlich: Beauftragte)

Wesentliche Inhalte im BPM-Portal

14

Voraussetzungen sind geschaffen

• System läuft

• Ca. 20 dezentrale „BPM-Experten“

sind geschult

• Landkartenebene E2 bei TT, TP

und TI erarbeitet

Einheitliche Rollen werden erstellt

• Benannte/Beauftragte Personen etc.

• Gleiche Systematik für alle Prozess-

rollen

Ab ~ Q4/17: Systematik Management-

Systeme geplant

Unterstützende Initiativen

• Erstellung Leistungskataloge der

Servicebereiche

• Erarbeitung Strategieprozess

• Laufende Projekte (z. B. MSBG)

• Kaizen-Workshops

• Aktuell Erarbeitung Landkartenebene

E2 bei NL, NW und VV

Stand und Ausblick



15

Referenzbesuch bei Stadtwerke Düsseldorf schon im

Einführungs-Projekt (mit Kernteam)

Arbeitskreis „BPM@EVU“ mit BPM&O gegründet

BPM-Club Treffen

Kongresse (bspw. BPM&O CPO Jahreskongress)

Energieforen Leipzig: User Group Organisation & Prozessmanagement

Smartility Arbeitsgruppe (Offis Institut Univ. Oldenburg & mettenmeier)

Intellior: Aeneis Anwenderkreis, Intellior Kundentag

Austausch zu Prozessmanagement


16

„Projektsäulen“ – eine Idee unserer Unternehmenskommunikation

(inzwischen ist die Säule für das BPM-Projekt voll = abgeschlossen)


17

Prozessorientierte Regelungshierarchie SWK/N

Strategie

Leitbild

Rollen/ Kompetenzen

Prozessübergreifende Weisungen

Prozesse (Prozessvorgaben)

Bereichsanweisungen

Arbeits-/Betriebsanweisungen

• Freigabe durch zuständige GL

• Gilt für alle Mitarbeiter im

Gültigkeitsbereich

Bezugsebene Prozess

Bezugsebene Prozesslandkarte

• Freigabe durch Gesamtprozess-

Verantwortlichen (GPV)

• Gilt für alle Prozess-Beteiligten


18

Ebenenmodell SWK/N

Diagramme Ebenen

• Freihanddiagramm Ebene 0

• Pfeil = E1 Prozess Landkarte E0 enthält E1 Prozesse

Prozesslandkarte SWK



E1 Gesamtprozess



E2 Prozess

• BPMN-Diagramm Ebene 3

• Shape = E4 Prozess-Schritt E3 Prozess enthält E4 Prozess-Schritte

E3 Prozess

• BPMN-Swimlane Diagramm E 4

• Shape= E5 Aktivität E4 Prozess enthält E5 Aktivitäten

E4 Prozess-Schritte

• BPMN-Swimlane Diagr. E5

• Shape= E6 Sub.-Aktivität E5 Prozess enthält E6 Sub-Aktivitäten

E5 Aktivitäten optional

optional

optional

+

+


19

Die Prozessrollen sind mit einem Steckbrief grundsätzlich beschrieben

Definierte Prozessrollen

Rollenname Zweck

Gesamtprozess-

Verantwortlicher (GPV)

Ableitung von Prozesszielen aus Unternehmensstrategie, Steuerung der wirtschaftlich/

qualitativen Verbesserungen des Gesamtprozesses, Ressourcenbedarfe abstimmen u.

Eskalationen managen.

Linien-Verantwortlicher (LV)

Weiterhin/Wie bisher: Ergebnis-/Kosten- und Disziplinarverantwortung,

operative Durchführung des Prozesses in der eigenen Organisationseinheit entsprechend der

mit dem GPV vereinbarten Ziele und Verantwortlichkeiten.

Prozess-Verantwortlicher (PV) Prozess operativ managen: Prozess nach festgelegten Zielen und Messgrößen bzw.

Kennzahlen gestalten, steuern und verbessern. PV nach Bedarf für Prozesse festlegen

Prozess-Berater (PB) GPV/PV/BPE bei der Anwendung der Prozessmanagement-Standards unterstützen, mitwirken

an der Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Standards. Mitarbeiter TO

BPM-Experte (BPE)

Abbilden von Prozessen/Änderungen im BPM-System (im Auftrag des jeweiligen PV), Starten

des Freigabeprozesses, Aufnahme von Prozessen (Durchführung von Interviews, Workshops)

„Prozess-Team“ (PT) Dies sind einfach alle an einem Prozess Beteiligten. Sie führen die festgelegten Ziele /

Aufgaben aus und wirken/gestalten im Verbesserungsprozess mit.


20

Diskussionsteil

► Nach ISO 9001:2015 – werden Chancen & Risiken mit im BPM modelliert?

► (Gesamt-) Prozessverantwortliche: Wie kann die bereichsübergreifende Kompetenz in

der Praxis gestaltet werden?

► Audits & Managementsystem-Verantwortliche – Argumente für BPM

statt Speziallösungen?

► Weitere Diskussionspunkte & Fragen der Teilnehmer?


21

Kontakt gerne

Blog: uber work www.uberwork.wordpress.com

Thorsten Speil

Leiter Organisation

Projektmanagement, PMO, Prozesse

Moderator/Trainer, Amateur-Blogger

[email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Fragen & Diskussion

BPM-Club 17.05.2017 in Köln - Vortrag BPM bei Stadtwerke Karlsruhe

Business

Transcript of BPM-Club 17.05.2017 in Köln - Vortrag BPM bei Stadtwerke Karlsruhe