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Elektronische BetriebsprüfungElektronische Betriebsprüfung
PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung
ElektronischeBetriebsprüfung
Dr. Mathias Philipp, [email protected]
PBS Archiving Day, 11. Juni, 2002PBS Archiving Day, 11. Juni, 2002
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PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung
1. Einleitung
2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung2.1 Rechtliche Änderungen2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff
3. Handlungsbedarf
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Signaturgesetz vom 15.02.2001 Änderung der Abgabenordnung
(Steuersenkungsgesetz)
ERS FAIT 1, EPS 330, IFAC-Guideline zu E-Business
1. EinleitungNeue Herausforderungen
=> Erweitere Zugriffsrechte der BP
=> Erweitere Aufbewahrungspflichten des Steuerpflichtigen
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Archivierungsanforderungen: Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) Unverzügliche Lesbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit
➜ Beispielsweise über elektronisches Archiv
2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung2.1 Rechtliche Änderungen: § 146, 147, 200 AO
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Zugriff auf das DV-System durch die Finanzverwaltung gemäߧ 147 Abs. 6 AO
Rechte der Finanzverwaltung:
Einsicht in die gespeicherten Daten
Zugriff auf das Datenverarbeitungs- oder Archivierungssystem zur Prüfung und Auswertung
Bereitstellung von Unterlagen und Aufzeichnungen auf einen maschinell verwertbaren Datenträger
➜ Beispielsweise über Archiv oder über Standardsoftware
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Themengebiete:
(1) Zugriffsmöglichkeiten bei der Betriebsprüfung (2) Archivierung digitaler Unterlagen (3) Übergangsregelung (4) Mitwirkungspflichten
2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (GDPdU)
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(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Zugriff ausschließlich auf steuerlich relevante Daten
Daten, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind
Primär steuerlich relevante Daten: => FiBu, Anlagen-, Lohnbuchhaltung
Sekundär steuerlich relevante Daten: Auch darüber hinausgehende steuerlich relevante Bereiche
2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung
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Arten des Zugriffs: Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Datenträgerüberlassung (Z3)
Wahl des Zugriffs im Ermessen der Finanzverwaltung
(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung
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Unmittelbarer Zugriff:Betriebsprüfer nutzt DV-System des Steuerpflichtigen selbst
Mittelbarer Zugriff:Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder Dritten aufAnordnung des Betriebsprüfers
Datenüberlassung:Aushändigung der Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern
Beachte: Grundsatz der Verhältnismäßigkeit (z.B. Z3 vs. Z1)
Arten des Datenzugriffs:
(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
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Nur in Räumlichkeiten des Stpfl. oder eines Dritten zulässig(keine Fernabfragen, Remote Access)Nur Lesezugriff: lesen, filtern, sortieren und auswerten ➜➜➜➜ Kein Herunterladen von Dateien durch BetriebsprüferAuswertung anhand der vom Stpfl. eingesetzten Hard- und Software ➜➜➜➜ Kein Einspielen von Prüfsoftware durch BetriebsprüferSteuerpflichtige ist für Datensicherheit selbst verantwortlich
Unmittelbarer Datenzugriff
(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
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Umfang des Zugangs wie bei unmittelbarem Zugriff(Nur-Lesezugriff, kein Einspielen von Prüfsoftware)
Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder von ihmbeauftragten Dritten
Auswertungen durch Dritte bei ausgelagerter Buchhaltung
Mittelbarer Zugriff
(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
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Überlassung von Daten auf Datenträgern
Auswertung erfolgt im System der Betriebsprüfer
Rückgabe- und Vernichtungsverpflichtung bzgl. der Datenträger bzw. den Datendurch die Betriebsprüfer (Organisation)
WinIdea von audicon (www.audicon.net)
Aussage der Finanzverwaltung:> 80% der Zugriffe über Datenträgerüberlassung.Online-Zugriff tendenziell bei Großunternehmen.Mittelbare Zugriff bei exotischen (Mainframe-)Systemen
Datenträgerüberlassung(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
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Originär digitale Unterlagen sind auf maschinellverwertbaren Datenträgern zu speichern
Papier oder Microverfilmung nicht ausreichendpdf-, jpg-Dateien nicht ausreichendmöglich: xhtml-pdf
(2) Archivierung digitaler Unterlagen
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Originär digitale Unterlagen:
In elektronischer Form eingehende Unterlagen(z.B. EDI-Eingangsrechnung)Im DV-System erzeugte Daten, die zur Weiterverarbeitung ineinem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind(pdf, Microfilm nicht ausreichend)Ausnahme: Elektronische Erzeugung aber nicht fürWeiterverarbeitung geeignet (z.B. Textdokumente)Aber steuerlich relevante emailMigration aller Daten, bis zum Abschluss der Betriebsprüfung
(2) Archivierung digitaler Unterlagen
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(3) Übergangsregeln:
Zugriff nur bei Betriebsprüfungen, die nach dem 31.12.2001 beginnen
Vor dem 1.1.2002 archivierte Daten
Keine Verpflichtung zur Einspeisung von Daten in DV-System beiunverhältnismäßig hohem AufwandAusnahme: 3. Variante des Zugriffs: Datenträgerüberlassung
➜➜➜➜ Rückwirkung auf alte Jahre möglich, sofern Daten im System vorhanden
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DV-Systemwechsel nach 31.12.2001
„Alte“ Hard- und Software ist nicht vorzuhalten, wennAuswertung der Daten durch neues ERP-Systemoder über Archivsystem gewährleistet ist.
➜ Archivierungsvolumen steigt Datenvolumen bei Migrationsprojekten steigt.
(3) Übergangsregeln:
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Zurverfügungstellung der Hard- und Software
Einschulung des Betriebsprüfers in das System
Abstellen von Personal bei Fragen
Einrichtungen von Zugriffsbeschränkungen einschließlichSicherstellung von Daten- und Systemschutz
(4) Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (§ 200 AO)
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Risiken
Identifizierung steuerlich relevanter Daten
Belastungen durch umfassende Mitwirkungspflichten
Folgen unterschiedlicher Auffassung von Steuerpflichtigemund Finanzverwaltung
2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen
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Gefahr der Preisgabe „geschützter“ Daten(z.B. Verrechnungspreise, personenbezogene Daten)
Gefahr der Preisgabe von Betriebsgeheimnissen
Gefahr des Zugriffs auf Daten außerhalb der Prüfungsanordnung(Jahre, Steuerarten)
Keine Kontrollmöglichkeit hinsichtlich des Zugriffs
Gefahr des „grenzüberschreitenden“ Zugriffs bei entsprechenderVerknüpfung der Systeme soweit Daten in AO-Bereich fallen.(auch bei -genehmigter- Verlagerung der Buchführung ins Ausland)
Offene Frage:Haftung bei Beschädigung von Hardware, Software, Daten
Risiken2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen
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Primär steuerlich relevante Daten(FiBu, Lohnbuchhaltung, Anlagenkartei)
➜ Zugriff möglich; evtl. Sperrung einzelner Bereiche
Sekundär steuerlich relevante DatenIm Einzelfall steuerlich relevante(z.B. MaMi, Kosten- u. Leistungsrechnung)
➜ Zugriff vom Steuerpflichtigen gesondert zu gewähren
Steuerlich nicht relevante Daten
➜ Kein Zugriff
Identifizierung steuerlich relevanter Daten
2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen
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Inhaltliche Vorbereitung auf BP-Prüfung- Ermittlung steuerlich relevanter Daten- Eskalationsverfahren / Organisation des Umgangs mit dem BP- Buchführung ins Ausland verlagert?- Andere Gesellschaften auf System – Zufallsfunde- Auslandsgesellschaften betroffen?- Falls §14 UStG: Organisation der Schlüssel- und Dokumentenarchivierung
Vorbereitung der BP-Prüfung- Zugriffsschutz angemessen?- Schutz personenbezogener Daten gegeben?- Schaffung der technischen Voraussetzungen für Datenüberlassung- Organisation der Datenüberlassung, des Datenzugriffs
4 Handlungsbedarf
2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen
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Stand der GoB/GoBS/GDPdU-Zertifizierung CFI und FYR
Ergebnisse:
• Z1,Z2 und Z3-Zugriffe sind gegeben
• Auf jedes Feld (FI, FI-AA) aus Belegkopf, Belegposition und Steuerzeile ist Selektion und Listdefinition möglich => hoch flexibler Zugriff
• Keine Performance-Beeinträchtigung beim Rückladen aus den Archiven
• Einfaches und schnelles Handling von Archivdaten, auch beim Rückladen
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Diplom-WirtschaftsinformatikerDr. Mathias PhilippCertified Information Systems AuditorProkurist – Information Risk Management
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