EMC APPLICATIONXTENDER 8.0 Echtzeit …Export von Dokumenten aus SharePoint, Weiterverarbeitung...

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EMC APPLICATIONXTENDER 8.0

Echtzeit-Dokumentenmanagement

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EMC APPLICATIONXTENDER 8.0

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EMC ApplicationXtender® (AX) ist ein webbasiertes Echtzeit-Dokumentenmanagement-System, welches Informationen und Dokumente speichert, verwaltet, versendet und sofortige Geschäftsergebnisse liefert. Die Anwendung unterstützt Ihre bestehende IT-Infrastruktur, um jegliche Art von Business Content elektronisch zu speichern, zu organisieren und virtuell zu verwalten. Dadurch werden bisherige papierbasierte Prozesse digital abgebildet. Informationen und Dokumente sind fortan für alle Mitarbeiter zentral an einer Stelle auffindbar.

Dieses System wurde entwickelt, um einerseits den funktionalen Anforderungen von verschiedenen Unternehmensabteilungen und mittelständischen Unternehmen gerecht zu werden und andererseits um Kosten zu reduzieren. Durch den Einsatz von AX werden die Dokumentenerfassungs- und Verwaltungsprozesse gestrafft und somit die Dokumenten- und Informationsverwaltung stark vereinfacht.

Die aufgeführten Funktionen in der darüberliegenden Abbildung basieren auf den gängigen Microsoft Office Funktionen. Dadurch entfällt der zusätzliche Schulungsaufwand der Mitarbeiter. Durch seine Funktion als ECM-Plattform können Dokumente und Informationen auch von mehreren Personen weiterverarbeitet werden. So können beispielsweise mehrere Mitarbeiter gemeinsam in einer virtuellen Bibliothek an einem Dokument arbeiten, Informationen austauschen und das aktuellste Dokument zentral abspeichern. Dadurch gehen wichtige Informationen wie z.B. Änderungen nicht mehr verloren und die Kommunikationswege sowie die Bearbeitungsdauer werden stark verkürzt. Alles in allem ist die Anwendung einfach zu implementieren, zu integrieren und zu managen.

Darüber hinaus bietet ApplicationXtender sofortigen, rollenbasierten Zugriff auf Inhalte von einer Desktop-Schnittstelle, einem Web-Browser, MS Office-Anwendungen und MS SharePoint-Webparts. Das System basiert auf einem einfach zu bedienenden MS Windows / .NET-optimierten System und bietet viele Out-of-the-Box-Funktionen, durch die Business-Lösungen ohne IT-Unterstützung erstellt, modifiziert und implementiert werden können.

Inhalte einsehen.........................................................Bearbeiten .........................................................Weiterleiten .........................................................Speichern .........................................................Suchen.........................................................Drucken.........................................................Filtern.........................................................Sortieren.........................................................Löschen.........................................................Check-in/Check-out.........................................................Indizieren......................................................... Workflow.........................................................

E-MAILS

BILDER

DOKUMENTE

PROZESSRELEVANTE INFORMATIONEN

AUSWERTUNGEN

DOKUMENTE

E-MAILS

BILDER

AUSWERTUNGEN

PROZESSRELEVANTE INFORMATIONEN

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APPLICATIONXTENDER BESTANDTEILE

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SUCHFUNKTION

WORKFLOW-MANAGER

DOKUMENTEN-MANAGEMENT

SPEICHER- UND ARCHIVFUNKTIONEN

Einwandfreie Nutzung über jedes Device

Einbindung von Informationen aus bestehenden

SystemenNutzung von Dokumenten

innerhalb und außerhalb

des Unternehmens

Intuitive Benutzerführung

Webbasierte Administration

VORTEILE FÜR IHR UNTERNEHMEN

Schnelle Implementierung und einfache Verwaltung Mandantenfähigkeit Erhöhte Effizienz durch geradlinige Prozesse Direkter und rollenbasierter Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und

Informationen aus nahezu jeder MS Windows-Desktop-Anwendung, Internet Explorer / Chrome / Safari / Mozilla Firefox oder MS-Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und Powerpoint Benutzerfreundliche Bedienung / intuitive Navigation Schneller ROI für verschiedene Unternehmensbereiche Einfache Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, ohne zusätzlichen

Programmierungsaufwand Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten (Compliance-Anforderungen) Erweiterter Application Support für MS Windows 8.7 und 10,

MS Windows Server 2008/2012 und MS Windows / .NET-Frameworks wie SQL 2012 sowie Adobe 11.0 Webbasiertes System und Anbindung an RESTful Services Webbasierte Administration und Lizenzvergabe Integrierbar in vorhandene Applikationen Hohe Skalierbarkeit Remote-Management

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LEISTUNGSSTARKE SUCHFUNKTIONEN

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Für Unternehmen mit Indizierungsanforderungen gibt es einen Volltextindizierungs-Server, welcher den Anwendern die Möglichkeit bietet, mit Hilfe verschie-dener Suchmethoden nach unstrukturierten Daten zu suchen. Die Volltextsuche erfolgt anhand von vielfälti-gen Dokumentformaten, einschließlich COLD / ERM-Dokumente, Textwiedergaben von Bilddokumenten (OCR Bilder), HTML und XML sowie viele Antragsunter-lagen von Drittanbietern, wie beispielsweise MS Word®, Wordperfect, MS Excel® oder Adobe® PDF. Die Such-treffer werden direkt im Dokument markiert.

Verschiedene leistungsfähige Suchmethoden wie das einfache Wort, Platzhalter, Ausschließung, Nähe oder Thesaurus, machen Informationen leichter auffindbar. Außerdem kann die Textsuche mit der Keyword- oder Datum-Suche kombiniert werden, um die Anzahl der angezeigten Dokumente in der Ergebnisliste zu reduzieren. Diese Recherchen sind deutlich schneller als die herkömmliche Textsuche.

VOLLTEXTSUCHE

VOLLTEXTINDIZIERUNG

Die EMC Documentum Xplore Volltext-Suche ist jetzt vollständig in das Dokumentenmanagement-System integriert. Sie bietet leistungsstarke Suchfunktionen, um relevante Informationen leichter aufzufinden. Zusätzlich wurden die Kerntechnologien von ApplicationXtender optimiert. Dadurch wird gewährleistet, dass die Plattform mindestens über das nächste Jahrzehnt immer wieder aktualisiert werden kann, indem die entprechenden Schlüsselkomponenten modifiziert werden. Die aktuellste IT-Infrastruktur sowie das Betriebs-system werden unterstützt und die Investitionen des Kunden amortisiert.

HAUPTMERKMALE DER EMC APPLICATIONXTENDER VOLLTEXT-SUCHE

Leistungsstarke Suchfunktionen..........................................................................................................................................Hohe Leistung und Skalierbarkeit..........................................................................................................................................Verbesserte Supportfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit..........................................................................................................................................Kombinieren von Keyword- und Volltextsuche für eine leistungsstarkeLösung, die schnell präzise Suchergebnisse zurückgibt..........................................................................................................................................Erweiterte Suchfunktionen ohne komplexen Suchsyntax, einschließlich Schreibfehler, Synonyme, Einschränkungen, Näherungen und Platzhalter-Suchen..........................................................................................................................................Suche nach mehr als 200 Dateiformaten Out-of-the-Box..........................................................................................................................................Rollenbasierte Zugriffskontrolle um einen sachgerechten Zugriff auf Informationen sicherzustellen..........................................................................................................................................

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SPEICHER- UND ARCHIVFUNKTIONEN

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Sofortiger Zugang zu den richtigen Informationen zur richtigen Zeit (Desktop & Web)

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Zeitersparnis und Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter

Kostengünstiges Scannen von Papierdokumenten

Zentraler Ablageort und sichere Langzeitarchivierung

Benutzerfreundliche Bedienung (Microsoft-Office-Funktionen)

Zugriffskontrolle über Desktop und Web(verschiedene Fachbereiche)

Einfaches Auffinden von Dokumenten und Informationen

Einhaltung rechtlicher Archi-vierungsvorschriften sowie Nachweis- und Löschpflichten.

Verbesserte Auskunfts-fähigkeit und optimierte Kundenbetreuung

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ApplicationXtender ist ein sicheres Archiv, in dem Dokumente und Informationen rechtssicher langzeitarchiviert (in PDF, PDF/A und .tiff), von mehreren Parteien gleichzeitig zentral eingesehen und über die Suchfunktion einfach gefunden werden können.

IHR NUTZEN

ARCHIVIERUNG

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Manuelle und automatische

Verwaltung von Prozessen

über eine zentrale Benutzeroberfläche.

Der Prozessdesigner ist ein benutzerfreund-liches, web-basiertes Tool zur grafischen Gestaltung von Prozessen via Drag & Drop.

Der Formulardesigner ist ein web-basierter Editor, mit dem die User schnell und einfach Formulare gestalten können (z.B. Textfelder, Ankreuz-felder, Schaltflächen, Drop-down Menüs).

Prozessoptimierung durch leistungsstarke Tools wie

Frühwarnsysteme, 3D Drill-down Diagramme, Prozessstatistiken und

Bestimmung von Key Performance

Indicators.

STE

UER

UNGSO

BERFLÄCHE

REPORTING

PROZESSDESIGNER

FORMULARDESIG

NER

IHR NUTZEN

Automatisierung von Prozessen und dadurch geringerer Mitarbeitereinsatz...........................................................................................................................................................................Transparenz von Prozessen...........................................................................................................................................................................Optimierung der Geschäftsprozesse und Produktivität...........................................................................................................................................................................Einhaltung von Compliance-Anforderungen...........................................................................................................................................................................Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten - völlig automatisch...........................................................................................................................................................................Maximierung des Investments in der aktuellen und zukünftigen IT-Infrastruktur...........................................................................................................................................................................Schnellere und bessere Entscheidungsfindung...........................................................................................................................................................................Reduzierung der Durchlaufzeiten und Kosten...........................................................................................................................................................................Proaktives Aufdecken von Prozessschwachstellen...........................................................................................................................................................................Effizienzsteigerung von dokumentgestützten Geschäftsprozessen...........................................................................................................................................................................

APPLICATIONXTENDER WORKFLOW-MANAGER

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EMC ApplicationXtender Workflow-Manager ist eine benutzerfreundliche Workflow-Lösung, in der papierbasierte Prozesse digital abgebildet und somit Ihre Prozesse unterstützt werden. Dieser Manager beinhaltet PROZESSGESTALTUNG, FORMULARERSTELLUNG, WORKFLOW-MANAGEMENT und ANALYSE-TOOLS. Mit dem Workflow-Manager, der auf Microsoft.NET basiert, können Workflows innerhalb der AX-Umgebung vollständig kontrolliert und einfach in bestehende Business-Applikationen integriert werden.

WORKFLOW-MANAGER

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DIE BENUTZEROBERFLÄCHE:

ÜBERSICHTLICH – INDIVIDUALISIERBAR - INTUITIV

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INTEGRATION IN BESTEHENDE IT-PROZESSE: USE CASES

Archivierung von E-Mails mit NOVO Mail (Intelligentes E-Mail Management) Archivierung von E-Mails mit zusätzlicher Klassifikation (Dokumenttyp) und

Extraktion der relevanten Metadaten (z.B. Name des Absenders, E-Mail Adresse etc.) Export von Dokumenten aus SharePoint, Weiterverarbeitung durch NOVO Mail

(z.B. Klassifikation, Extraktion) und Ablage der Dokumente inkl. extrahierter Metadaten in AX. Abfotografieren von Dokumenten mit NOVO Mobile (Smarte Process App) und Ablage

dieser Dokumente mit den relevanten Metadaten (z.B. Vorname, Nachname etc.) in AX. Abfotografieren von Rechnungen mit NOVO Mobile. Mittels OCR werden die

Metadaten ausgelesen und in die App zurückgespiegelt. Nach Freigabe der Rechnung (Haken setzen) läuft diese blind durch den Accounts Payable Workflow. Scanning von Dokumenten mit EMC² Captiva. Relevante Metadaten werden ebenfalls

klassifiziert (Dokumenttyp) sowie extrahiert und anschließend an ApplicationXtender übergeben.

Desktop und Web

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Microsoft Office

Integration

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Unterstützt

verschiedene

Browser

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In verschiedenen

Sprachen

verfügbar

NOVOMail Captiva Application

Xtender

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ZUKUNFTSSICHER FÜR DAS NÄCHSTE JAHRZEHNT

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GLOBALES DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM

ApplicationXtender 8.0 ist in den folgenden Sprachen konfigurierbar:

Immer wieder aktualisieren Unternehmen ihre Betriebssysteme, Server, Datenbanken, Browser etc. Viele der Kernkomponenten von ApplicationXtender wurden nativ auf 64-Bit MS Windows-Servern aktualisiert. Einige dieser neuen Elemente beinhalten den EMC ApplicationXtender Webserver, Datenbankschnittstellen und eine neue Volltext-suche-Architektur, um eine höhere Skalierbarkeit und Performance zu liefern.

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Wir sind zufrieden, wenn Sie es sind!

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Die EMC ApplicationXtender Benutzeroberflächen, sowohl für Desktop- als auch Web-Client, stehen ebenfalls in diesen Sprachen zur Verfügung, inklusive Online-Hilfen und Benutzerhandbücher.

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