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Jenseits von Wasserfall

und Lastenheft:

Vorgehensweisen

für Intranet-

Projekte

Wien

20.09.2013

Stephan Schillerwein

stephan@schillerwein.net

www.schillerwein.net

www.intranet-matters.de

@IntranetMatters

IX. Austrian Intranet Dialog

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WARUM?

Bisherige Vorgehensweisen berücksichtigen meist nicht die Besonderheiten des Mediums

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Der Klassiker …

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Source: unknown

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Unterschätze Komplexität

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Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung

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Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung

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Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung

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Alle Schritte sind erforderlich Das «Wie» ist anpassbar

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Der Redesign-Irrtum

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Common misconceptions about Redesigns

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Photo credits: Robert Crum, http://flickr.com/photos/13010608@N02/2441931412/, Jennifer Bührer, http://flickr.com/photos/jenniferbuehrer/64482736/, Natalie!!, http://flickr.com/photos/taiyo/2318277706/

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… und viele weitere …

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Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen

• Fehlende Balance in der Konzeption – zwischen unzureichend (Technologie-orientierung) und «overkill» (Wasserfall-orientierte Vorgehensweisen)

• Fehlende oder fehlgerichtete Benutzer-orientierung

• Mangelnde Abstimmung zwischen Konzeptions- und Umsetzungsphase (am System vorbei konzeptioniert)

• Übermässiger Fokus auf die «3 magischen Projektdimensionen»

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Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen

• Unterschätzung der politischen Dimension, der Vielzahl an Stakeholdern, Disziplinen, erforderlichen Voraussetzungen (nicht nur auf technischer Ebene), Abhängigkeit von kulturellen Faktoren, …

• Fehlen einer ganzheitlichen Sicht

• Übermässige Fokussierung auf den Launch

• …

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… plus: geänderte technologische Rahmenbedingungen

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Warum Vorgehensweisen aus der «Ära vor 2010» nicht mehr funktionieren

Das «Speiseplan»-Intranet…• relativ wenig Front-end Funktionalität

und somit einen geringen Anteil an individuellem Interaktionsdesign

• intensive Beschäftigung mit diesem Funktionsspektrum (CMS) – was mit der Zeit aber durch die Software-Hersteller weitgehend und standardisiert abgedeckt wurde

• Interaktionsdesign im Backend wurde typischerweise nicht angepasst, da der Nutzerkreis beschränkt war und geschult wurde

• Stakeholder meist weitgehend im Projekt integriert (Autoren, Kommunikation, …)

Konzeption konnte weitgehend isolierterfolgen

Der digitale Arbeitsplatz …• viel Front-end Funktionalität und somit

einen hohen Anteil an individuellem Interaktionsdesgin

• vor allem vor dem Hintergrund der mangelnden Usability-Orientierung und Reife der Anbieter in diesem Markt

• viele generische Funktionen (z.B. Collaboration), aber ebenso sehr viele hochgradig individuelle Funktionen und Abläufe (z.B. Apps)

• Backend-Funktionen unrelevant, sofern sie vom normalen Nutzer versteckt bleiben

• Upgrade-Fähigkeit ein grosses Thema

• Jeder Mitarbeiter ist ein Stakeholder

Konzeption losgelöst vom System undEndanwender funktioniert nicht mehr

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INTRANET PROJEKT-METHODE

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Aus hoher Flughöhe betrachtet nicht anders als jede andere Projektmethode auch …

Explore & Envision

Prepare & Design

Build & Implement

Use & Sustain

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Intranet & Digital Workplace Project Structure Plan

Operations: Use & Sustain

Go-Live Process Project Review Technical Operations Business Operations

Phase 3b: Build & Implement (Business-Stream)

Adoption Support Creation & Migration Roll-out of organisational concept

Phase 3a: Build & Implement (Technology-Stream)

Technical Concept System Setup Implementation Content Integration Testing & Quality Assurance

Phase 2: Prepare & Design

Business Requirements Roadmap Solution Concept Organisational Concept System Evaluation

Phase 1: Explore & Envision

Analysis Vision & Strategy

Phase 0: Project Initialisation

Business Case Project Scope Project Setup

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Stephan Schillerwein, version 1.4 – Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License

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Beispiel: Übersicht der Arbeitspakete der Phase 1

WP 1-1Analysis

Verständnis für den Ist-Zustand herstellen

WP 1-2Vision & Strategy

(Fern-) Ziel und Wegskizzieren

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Beispiel eines Arbeitspakets:WP 1-2: Vision & Strategy

WP 1-2Vision & Strategy

Vision, mission and value drivers

Values & principles

Strategy

Goals & objectives

Implications of the strategy

Change management plan

Milestone

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VERTIEFUNG AM BEISPIEL DER KONZEPTIONSSCHRITTE

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Die zwei Hauptkomponenten der Lösungskonzeption

Bedürfnis-analyse

Spezifikation Umsetzung

ZielWeg / Mittel zum Zweck

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Die 4 kritischen W’s eines Intranet-Projekts

Warum? Was? Womit? Wie?

Ich versteh’ nicht, wie das gehen soll...?!

Wie sieht das denn aus…???

Vorher war das aber besser!!!

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Bedürfnisanalyse

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«Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde»

- Henry Ford

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Listening Watching /Documenting Showing

„Don't just implement feature requests from "userrepresentatives" or "business analysts." The mostcommon way to get usability wrong is to listen to whatusers say rather than actually watching what they do. Requirement specifications are always wrong. You must prototype the requirements quickly and show userssomething concrete to find out what they really need.“

(Jakob Nielsen's Alertbox, February 19, 2008: Top-10 Application-Design Mistakes,http://www.useit.com/alertbox/application-mistakes.html )

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Techniken für die Bedürfnisanalyse

Befragungen

• Online-Umfragen

• Interviews

• Auswertung von Feedback

• Apreciative Inquiry

• Excellence-focused Inquiry

• «Value proposition»-focused Inquiry

Gruppen-basiert

• Focus Groups

• World Café

• Brainwriting

• Collaborative Sketching

Aufgaben

• Usability-Testing

• Arbeitsbeobachtung (ContextualInquiry/ Observation)

• «Tagebuch» -Analyse (Self-Reporting)

• Auto-Reporting

• Prozess-Analyse

Potentiale

• Business Analyse

• Benchmarking

• Historic Lost Opportunities Analysis

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Aber welche Technik nehme ich denn für was und wann?

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Übersicht Techniken nach Phasen

•Business Analyse

•(Potential-orientierte) Interviews

•Prozess-Analyse

•(Online-Umfrage)

Business Case

•Online-Umfrage

•Auswertung von Feedback

•Interviews

•Arbeitsbeobachtung

Analysis•Gruppen-basierte

•Interviews

Strategy

•Arbeitsbeobachtung

•Spezifische Befragungen

•Business Analyse

•Prozess-Analyse

Requirements•Interviews

•Arbeitsbeobachtung

•Sketching

Solution Concept

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Spezifikation

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Fokus auf Funktionalität reicht nicht aus

Usability

• Funktionalität

• Intuitivität

• Berechenbarkeit

Feel

• Joy of Use

• Interaktion

• Reaktion

Look

• Glaubwürdigkeit

• Vertrauen

• Stimmung

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Benutzerorientierte Produktgestaltung mittels User-centered Design

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Usability

«Can Do»

Zufriedenstellung

Benutzbarkeit

Nützlichkeit

User Experience

«Will Do»

Attraktivität

Erwartungskonformität

(Positive) Reaktion

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An approach to user-centered and leanspecification

Basic Personas

Mental Model

Key TasksRough

ScenariosPrototypes

Other Tasks Outline

Consol-idation

System evaluation

Specification on system

Feasabilitycheck

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Je klarer die Ausrichtung, desto einfacher und unaufwändiger die Konzeptionsschritte

Explore & Envision

Prepare & Design

Build & Implement

Use & Sustain

Klarheit und Konzeptionsaufwand

Systemauswahl

Festpreis-Umsetzung

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ZUSAMMENFASSUNG

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Don’t aim for a perfectsolution with the firstrelease, as the real userinput will only start tocome in after the roll-outof the solution.

www.fredericw.com

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Die wichtigsten Punkte im Überblick

• Intranets sind komplexe Projekte – Anforderungen an Projektmanagement nicht unterschätzen

• Ein Projektstrukturplan ist die Grundlage aller durchzuführenden Schritte

• Das Optimierungspotential liegt darin, wie man die Schritte durchführt

• Iterativ vorgehen, mit frühen Ergebnissen, durchgängigem Einbezug der Benutzer und möglichst wenig Politik

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Profile Stephan Schillerwein

15+ years of experience in Digital Media and Information Management, specializing in Intranets, Social Collaboration and the Digital Workplace

100+ projects at 50+ organizations of all sectors & sizes

Formerly Online and Intranet Manager at several large enterprises and Director of the Intranet Benchmarking Forum

Business computer scientist – speaks language of “both sides”

Author, conference speaker, jury member, blogger, …

Partner of the Worldwide Intranet Challenge Intranet & Digital Workplace Advisor

Project Focus:

Vision & Strategy

Coaching & Enabling

System evaluation

Intranet Methodology

360° Intranet Assessment

Findability

Lean specification

Organisational Concepts

…

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Thank you !

Taking the next step in Digital Transformation - together

Stephan Schillerwein

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