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Wir sind eine Modellregion.

Das neue

Sitzungsmanagementsystem

ALLRIS©

in der Region Hannover

DIKOM 16./17.02.2011

Anja Schipplick

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Region Hannover

Die Region Hannover ist als

kommunale Gebietskörperschaft

mit ihren weitreichenden

Kompetenzen bundesweit einmalig.

Die innere Struktur entspricht dem

gängigen Modell eines

Gemeindeverbandes (Landkreis)

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Die Region Hannover - geografisch!

Region Hannover

21 Städte und Gemeinden

rd. 1,2 Millionen Menschen

2.300 Quadratkilometer Fläche

Drei Landschaftstypen

Weser-Aller-Flachland

Die Börden

Weser-Leine-Bergland

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Ziel der Region: Politik aus einem Guss

Regional bedeutsame Politikfelder bündeln Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Umwelt und Planung Jugend und Soziales Gesundheit und Verbraucherschutz Sicherheit und Verkehr (ÖPNV &

Regionsstraßen) Berufsschulen

Region Hannover

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Die Struktur der Regionsversammlung

Region Hannover

Regionsausschuss & 12 Fachausschüsse

Die Sitzverteilung

Regionspräsident 1 SPD: 33 CDU: 30 Grüne: 9 FDP: 6 Linksbündnis: 3 Bürgerforum: 2 Fraktionslos: 1

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Immer wieder ein Erlebnis !

Projekt:

„Einführung eines neuen

Sitzungsmanagementsystems“

Beteiligte:

- Fachabteilung „Gremienbetreuung“

- HannIT als Dienstleister

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Ausschreibung im November 2009• Lastenheft • Realisierung von 2 Musterprozessen• Referenzkundenbefragung• Live-Präsentation

Bewertung und Beurteilung durch:

Fachabteilung, Anwender, Gremienmitglieder, Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen, Datenschutzbeauftragten, Personalrat und HannIT als Dienstleiter zur technischen Unterstützung

Anschließend zwei Wochen Testinstallation

Zuschlagserteilung im April 2010

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Start von ALLRIS®

• Zur neuen Sitzungsperiode ab 01. August 2010

• Vorgabe von der Verwaltung:– Programm über Citrix Terminal Server– Abläufe bleiben bestehen– Elektronischer Workflow für Vorlagen – Papierarmes Arbeiten/Papierfluteindämmung– Komplette Altdatenübernahme – (Dokumente seit 01.08. 2004)– Automatische Internet-Bürgerinformation

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Schulungen

für 350 Personen in den Bereichen:– Vorlagenerstellung– Ausschussbetreuung– Bearbeitung, Mitzeichnung und Freigabe

für ca. 90 Regionsabgeordnete und Mitarbeiter Fraktionsgeschäftsstellen

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Statistik

• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr

• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr

• Papierverbrauch

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Amtsinformations-system

Rats-informations-

system

Bürger-informations-

system

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Statistik

• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr

• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr

• Papierverbrauch:– ca. 115.000 Dokumente pro Jahr– x Anzahl der Seiten!– Druckkosten ungef. 43.000,-- Euro pro Jahr

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Elektr. Workflow

• papierlose Vorlagenerstellung erfordert die Veränderung der Ablaufprozesse mit neuer Dienstanweisung

• Übersicht und Kontrolle: wo ist welche Vorlage mit welchem Bearbeitungsstand

• Autom. Benachrichtigung über Eingang des elektr. Workflows über Outlook

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Ausschussbetreuung

• Möglichkeit Laptops in den Sitzungen zu nutzen

• dabei kompletter Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System und im Internet

• Mit weiterem Rechner können alle Unterlagen über Beamer jedem Sitzungsteilnehmer dargestellt werden

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Ratsinformationssystem

• Einstellung des Papierversands mit der neuen Sitzungsperiode ab 11/11 (elektr. Einladung inkl. Sitzungsdokumente)

• Keine Hardware durch die Verwaltung aber während der Sitzung WLAN in den Sitzungsräumen

• Kompletter Zugriff in den Sitzungen auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System

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Vielen Dank für Ihr Interesse!

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Anja SchipplickAnja.Schipplick@hannit.de