AUSSCHREIBUNGS- UND PREISMANAGEMENT-PORTAL

best 4 bps

"So bestellt man die Zukunft."

Strategie- & Prozessmanagement

Financial & Controlling

Beschaffungsmanagement

EFQM & Qualitätsmanagement

Leistungsportfolio von best 4 bps im Überblick

Aufgabentyp

Strategie- & Prozess-

management Financial & Controlling

EFQM & Qualitäts-

management

Neuausrichtung + Optimierung

Beratung + Systemeinführung +

Dienstleistung

Beratung + Dienstleistung

Konzept- und Strategieentwicklung

für die internen Geschäftsprozesse

Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-

ausschuss

Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-

ausschuss

Leiter Prozess-management Projektmanager Prozessmanager

Projektmanager Systemeinführung Prozessmanager

FiBu-Optimierung

Projektmanager Systemeinführung Prozessmanager

FiBu-Optimierung

Prozessmanagement-Berater

Übernahme von Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen

sowie Controlling

Prüfung der Artikel-stamminformationen Lieferanten-

Auditierung

Strategische Führungsebene

Operative Führungsebene

Ausführungs-ebene

Entschei-dungsgrad

Beschaffungs-management

Beratung + Systemeinführung +

Dienstleistung

Externe Mitarbeit im Prozesslenkungs-

ausschuss

Projektmanager f. WaWi-Systeme Prozessmanager f.

Beschaffung

Stammdatenpflege Kontinuierliche

Preisdatenpflege Einkauf

Ausschreibungsportal best 4 bps

basiert auf Erfahrungen und bestehenden Aufträgen

von best 4 bps

Warum ein Ausschreibungsportal für Food? Gründe:

Worum geht es?

Für die Mehrzahl der Unternehmen gehört der Einkauf von Lebensmitteln

nicht zu den wesentlichen Beschaffungstätigkeiten.

Oft delegiert an einen(r) Einkaufssachbearbeiter/-in ohne Kenntnisse des Foodmarktes oder

an einen/eine Küchenleiter/-in ohne tiefgreifende strukturierte Einkaufserfahrung.

Mit dem Portal und den Leistungsangeboten von best 4 bps verbessert der Kunde seine Einkaufsposition durch:

Nutzung von Beschaffungsvorlagen und -vereinbarungen für den Food-Einkauf im Portal,

eine umfassende und schnelle Vergleichbarkeit von Artikeln, Qualität, Gebinde, Preis

ständige Kontrolle von Aufgaben, Laufzeiten, u.a. Preisgültigkeiten incl. Vertretungsregelungen

ein Mehr an Transparenz und kontrollierte Einhaltung von Freigaberichtlinien

geringeren Pflegeaufwand in Warenwirtschaftssystemen, z. B. MBS5 (Basisartikel Portal = Basisartikel MBS5)

Umsetzung von transparenten Listungsprozessen zwischen Kunde und Lieferanten

Warum ein Ausschreibungsportal für Food? Gründe:

Für Cateringunternehmen und Einkaufsgesellschaften gehört der Einkauf von Lebensmitteln zu den wesentlichen Beschaffungstätigkeiten.

Enorme Anzahl an Artikeln,

hohe Volatilität in der Sortimentsbreite und -tiefe,

kurze Artikellebenszyklen,

viele Hersteller – wenige Lieferanten,

viele Mandanten sowie

unterschiedliche Preise für den gleichen Artikel für verschiedene Kunden (u.a. Service-Gesell.)

stellen den Einkauf von großen Herausforderungen.

Folgen: Steigende administrative Beschaffungskosten, geringere Transparenz, abnehmende Wirtschaftlichkeit, mangelndes Zeitmanagement, unzureichende Kommunikation mit der Operative und den Lieferantenpartnern

Ausschreibungs- und Preismanagementportal

Ausschreibungs- und Preismgmt. Portal

Datenbank

Warenwirtschaftssystem

Datenbank

• Mandanten • Prozesse • Version / Historie • Dokumente (Verträge) • Flexibles Datenmgmt.

• Produktdaten • Preise • Business

Intelligence

Mandanten

Browser

Kunden + Lieferanten

Was ist das Besondere?

Was ist das Besondere? 12 Highlights im neuen Portal von best 4 bps:

Hauptprozesse: 1. Ausschreibungen 2. Preisaktualisierungen 3. Einlistungen - Erstellung – Freigabe – Weiterleitung – Unterbrechung – Rückgabe – Stornierung

Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten

multi-mandantenfähig – (Konzern – Buchungskreise – Kostenstellen) Oberflächensprachen: deutsch - englisch

Auswahl unterschiedlicher Module und Arten: Food – Non-Food – Dienstleistungen mit oder ohne Vorlagen, mit Zusatzmodulen EDI - Einkaufscontrolling

Jede Änderung von Inhalten und Metadaten führt zur Versionierung der Dokumente, der Datensätze aus den Stammdaten oder Artikeldaten, Protokollierung

Partizipieren an den Features aus dem Dokumenten-Management-System von Alfresco, Ablage von Dokumenten, Mails, Bilder, etc.

Was ist das Besondere? 12 Highlights im neuen Portal von best 4 bps:

Visuelle und innovative Darstellung der notwendigen Spalteninformationen pro Artikel auf einer Webseite – mehr als 15 Spalten kein Problem, Lieferantenvergleich

User-bezogene Aufgabenzuweisung und Prozesssteuerung/Rollen, Funktionen wie Schnellzugriff, -suche, -filter, Sortierungen, Auswahllisten, Detailansichten

Export und/oder Import der Artikelliste – automatische Anpassung der Überschriften bei Verwendung von Kundenvorlagen – Check-in / Check-out

Der Ablauf von Ausschreibungen, Preisaktualisierungen und Einlistungen wird gesteuert durch Workflows (BPMN 2.0)

Bei Aktivierung des EDI-Moduls erhalten Sie Zugang zum Einkaufscontrolling – Einbindung des BI-Tool von Tableau edi

Durchführung aller Preisaktualisierungen über das Portal – egal ob wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich

multi-mandantenfähig – (Konzern – Buchungskreise – Kostenstellen) Oberflächensprachen: deutsch - englisch

Stammdaten

Auswahl Modultypus Vergabe Nummer

Konzerngesellschaft Gesellschaft 1 (BuKr. 1) GLN-Kunde von - bis

Gesellschaft 2 (BuKr. 2) GLN-Kunde von - bis

Gesellschaft n (BuKr. n) GLN-Kunde von - bis

Objekt 1.1 (KST 1.1) GLN-Objekt von - bis

Objekt 1.2 (KST 1.2) GLN-Objekt von - bis

Objekt 1.n (KST 1.n) GLN-Objekt von - bis

Objekt 2.1 (KST 2.1) GLN-Objekt von - bis

Objekt 2.2 (KST 2.2) GLN-Objekt von - bis

Objekt 2.n (KST 2.n) GLN-Objekt von - bis

Objekt n.1 (KST n.1) GLN-Objekt von - bis

Objekt n.2 (KST n.2) GLN-Objekt von - bis

Objekt n.n (KST n.n) GLN-Objekt von - bis

Verhandlungsebene Ausschreibungspreis

z.B. verhandelter Preis + 2 %

z.B. verhandelter Preis + 4 %

z.B. verhandelter Preis + 1 %

Auswahl unterschiedlicher Module und Arten: Food – Non-Food – Dienstleistungen, mit den Zusatzmodulen EDI - Einkaufscontrolling

AU

AU - PM

AU – PM – EL

(AU) Ausschreibung

(PM) Preismanagement

(EL) Einlistung

(EC) EDI / Controlling

AU

AU - PM

AU – PM – EL

AU – PM – EL – EC

Moduloptionen

Food mit

Vorlage ohne

Vorlage

Non-Food mit

Vorlage ohne

Vorlage

Dienstleistungen mit

Vorlage ohne

Vorlage Arten

Module mit Dienstleistung ohne Dienstleistung best 4 bps best 4 bps

Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten

Dashboard – Übersicht von Ausschreibungen, Aufgaben, Prozessen, Status Unterschiedliche Ansichten für Kunden und Lieferanten

Hauptprozesse: 1. Ausschreibungen 2. Preisaktualisierungen 3. Einlistungen

(AU) Anlage Stammdaten Vorlage wählen Basisartikel Dokumente Lieferanten Datenpflege Rücksprache Korrekturen

Freigaben Vergleichen

Verhandeln

Mehrere Runden für eine Ausschreibung:

Phase 1: Erstabfrage Lieferantenartikel (Ziel: Lieferantenreduzierung) Phase 2: Erste Verhandlungsrunde (Ziel: Einigung über Artikel und Zielpreise) ggf. weitere Verhandlungsrunden Phase 3: Vergabe Ausschreibung (Ziel: Ein oder mehrere Lieferanten enthalten den Zuschlag) Phase 4a: Preisupdate Phase 4b: volumenbezogenes Preisupdate

Jede Änderung von Inhalten und Metadaten führt zur Versionierung der Doku-mente, der Datensätze aus den Stammdaten oder Artikeldaten, Protokollierung

Partizipieren an den Features aus dem Dokumenten-Management-System von Alfresco, Ablage von Dokumenten, Mails, Bilder, etc.

Visuelle und innovative Darstellung der notwendigen Spalteninformationen pro Artikel auf einer Webseite – mehr als 15 Spalten kein Problem

fixiert scrollbar fixiert scrollbar fixiert

Eingabe in Pflichtfeldern fehlen

Eingabe in Pflichtfeldern fehlen Neuer Basisartikel

Eingabe vollständig, aber nicht freigegeben

Eingabe vollständig und freigegeben

Einblenden von weiteren Optionen

Eingabe in Kannfeldern fehlen

Export und/oder Import der Artikelliste – automatische Anpassung der Überschriften bei Verwendung von Kundenvorlagen – Check-in / Check-out

Spaltenüberschriften und -zuordnungen sind in der Vorlage kundenindividuell

konfigurierbar

Sortierung

Download

Upload

Bei Nutzung des EDI-Moduls erhalten Sie Zugang zum Einkaufscontrolling – Einbindung des BI-Tool von Tableau

edi

Artikel wurden ausgeblendet

Durchführung aller Preisaktualisierungen über das Portal – egal ob wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halb- / jährlich

Artikel wurden ausgeblendet

Weitere Facts

Für wen geeignet?

Für Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Größen

Wie gesichert und wo verfügbar?

Hosting in einem Hochverfügbarkeitsrechenzentrum in Deutschland und

Aufruf über eine sichere https-Seite

Welche Technologie?

Open-Source-Plattform von Alfresco.

Document Management

Toolsuite und API für Bearbeitung von Dokumenten im Web und Colaboration (es wird kein Office benötigt)

Business-Intelligence-Funktionalitäten von Tableau (Zugriff über Web)

Designelemente?

Kundenindividuelle Gestaltung von Ausschreibungsansichten

Einbettung von CI-Elementen der Kunden möglich

Fazit Mit dem neuen Ausschreibungsportal erweitern wir unser Leistungsspektrum:

Von der Einführung von Warenwirtschaftssystemen,

Mitgestaltung bei der Sortimentspolitik,

Begleitung bei der Ausschreibung und der Verhandlung

vollumfängliches Artikelmanagement, incl. Prüfung N-A-Z

Prozessintegration von EDI-Modulen

Aufbau und Bereitstellung von Controllingmodulen

Integration in der Finanzbuchhaltung

operative Prozessbegleitung

Change Management

Schulung und Hotline

Auf den Geschmack gekommen?

best 4 bps GmbH & Co. KG Lion-Feuchtwanger-Str. 60 49088 Osnabrück 0541/999746-0 Geschäftsführer: Reinhard Meyer reinhard.meyer@best4bps.de Birgit Metz birgit.metz@best4bps.de

… Sie werden begeistert sein!