Post on 06-Apr-2015
Brunner/Missoni
BudgetierungSOM A8
Folie 2SOM A8 Brunner/Missoni
Budgetierung
Planung und Kalkulation
der finanziellen Auswirkungen
für alle Unternehmensbereiche
der auf Basis der Zielplanung (Strategie)
abgeleiteten Maßnahmen
für eine bestimmte Periode.
Folie 3SOM A8 Brunner/Missoni
Budget
Budget
ein in wertmäßigen Größen
formulierter verbindlicher Plan
für eine bestimmte Entscheidungseinheit
für eine bestimmte Periode
Folie 4SOM A8 Brunner/Missoni
IST Soll
Leitbild / Vision
IST-Analyse
SWOT
Umfeldanalyse
Potentialanalyse
Portfolio
Operative Ziele und Planungen:
Budgets
Personalpläne
Leistungsplanung
CONTROLLING
Formulierung strategischer Ziele –
leitbildorientiert, ausgehend von der Ist-
Situation
Zukunftswerkstatt
Kundenkonferenz
Szenariotechnik
Folie 5SOM A8 Brunner/Missoni
Planungs-ebenen
und Budget-
arten
Folie 6SOM A8 Brunner/Missoni
Aufgaben der operativen Unternehmensplanung
Sicherung der Liquidität
Bildung von Zukunftsreserven
Erhaltung/Stärkung der NPO
Folie 7SOM A8 Brunner/Missoni
Funktionen der Budgetierung
•Orientierungs-und Entscheidungsfunktion (verbindliche Zielvorgaben und Kriterien)
•Integrations-und Kooperationsfunktion (Verteilung und Abstimmung der Ressourcen)
•Motivationsfunktion (Identifikation mit Zielvorgaben; Wahrnehmen von Freiräumen)
•Kontrollfunktion (Soll-Ist-Vergleich; Budget-Ist-Ergebnisse)
Folie 8SOM A8 Brunner/Missoni
Prozess der Budgetierung
Top-down
Budgetierungeindeutig auf
Unternehmens-ziele ausge-
richtet
Bottom-up
Nutzung der hohenDetailkenntnis von
Mitarbeitern “an derBasis”, die dadurch
besser motiviert sind
Gegenstrom-verfahren
Versuch die Vor-teile beider Ver-fahren zunutzen
Folie 9SOM A8 Brunner/Missoni
Gegenstromverfahren in der Praxis
Top-down-Eröffnung
ZielgrößenPrämissen
Bottom-up-Planung
Konsolidierung
Zielerreichung
Budget
Maßnahmenrevidieren
Ziele revidierenAbstimmung vonEinzelplänen auf-grund der hohenKomplexität nichtsimultan, sondern
sukzessiv
Planungs-kalender
Folie 10SOM A8 Brunner/Missoni
Grundlegende Regeln der Budgetierung
Beziehen Sie jene ein, die das Budget umsetzen / dafür verantwortlich sind
Nehmen Sie sich genug Zeit für die Budgeterstellung Orientieren Sie sich an der Zukunft Erstellen Sie ein realistisches und ehrliches Budget Budgetieren ist ein kontinuierlicher Prozess Vermeiden Sie, Budgets „zu verbrauchen“ Prioritäten können sich ändern. Kostenstrukturen auch.
Folie 11SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgeterstellung Beziehen Sie jene ein, die das Budget
umsetzen / dafür verantwortlich sind.
Vorhandenes Wissen und Erfahrung werden genutzt
Wer verantwortlich ist muss auch Einfluss nehmen können
Gemeinsam erstellte Budgets motivieren die Verantwortlichen, sie auch zu erreichen
Folie 12SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Nehmen Sie sich genug Zeit für die Budgeterstellung
Ein sorgfältig erstelltes Budget ist ein wesentliches Steuerungsinstrument für Führungskräfte
Zeit wird gebraucht, um inhaltliche Pläne sorgfältig zu formulieren, die dann eine brauchbare Basis für das Budget sein können
Genau durchdachte und ausformulierte Pläne und Budgets erleichtern die Umsetzung im Alltag
Eine optimale Budgetierung hilft, notwendig gebrauchte Ressourcen nicht unnötig zu binden.
Rechnen Sie mit Wartezeiten – Sie brauchen Informationen und Unterlagen aus anderen Abteilungen
Folie 13SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Orientieren Sie sich an der Zukunft!
Begnügen Sie sich nicht mit dem Fortschreiben der Vergangenheit
• Vorjahresvergleiche und darauf basierende Budgets reichen nicht aus – sie können jedoch ein Anhaltspunkt zu Beginn der Budegtierung sein.
Budgetieren Sie mit dem Blick auf die Ziele, die Sie im Budgetjahr erreichen wollen
• Auch wenn der Blick in die Zukunft Unsicherheit bedeutet, ist es notwendig, das Budget auf die zukünftigen Anforderungen hin auszurichten und nicht auf die Vergangenheit
Folie 14SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Erstellen Sie ein realistisches und ehrliches Budget
Erstellen Sie keine „Sicherheitsbudgets“ Budgetieren Sie nicht Ihre Träume sondern anhand
herausfordernder aber realistischer Ziele Setzen nichts an, das Sie nicht brauchen (z.B. zusätzliche
Dienstposten) Führen Sie alle Annahmen bezüglich der Entwicklung an Hinterfragen Sie Ihre Annahmen / Lassen Sie Ihr Budget
hinterfragen Ersetzen Sie Annahmen soweit wie möglich durch Daten / Fakten Überlegen Sie alternative Szenarien und deren
Mittelerfordernisse Betrachten Sie das Budget nicht als Feilsch-Objekt
Folie 15SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Budgetieren ist ein kontinuierlicher Prozess
Legen Sie Ihr Budget nicht nach der Erstellung in der Schublade ab
Nutzen Sie Ihr Budget als Steuerungsinstrument und vergleichen Sie regelmäßig die tatsächliche Entwicklung Ihrer Einrichtung mit Ihrem Budget
Legen Sie dazu Ihr Berichtswesen festDefinieren Sie einen Abweichungsrahmen
Folie 16SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Vermeiden Sie, Budgets „zu verbrauchen“
Ihre Leistung wird nach den erreichten Zielen beurteilt – sowohl eine Unter- wie auch eine Überschreitung können aus dieser Perspektive positiv ODER negativ einzuschätzen sein.
Planen Sie Budgets nicht anhand der Vorjahresausgaben, sondern anhand der zu erreichenden Ziele.
Folie 17SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Prioritäten können sich ändern. Kostenstrukturen auch.
Hinterfragen Sie die gesetzten Prioritäten und die Ausgabenstrukturen – versuchen Sie, von Ihren Vorgesetzten, klare inhaltliche Ziele als Basis für die Budgeterstellung zu erhalten
Nutzen Sie interne Informationsquellen: Buchhaltung, Personalbüro, Controlling
Setzen Sie nicht benötigte Ressourcen frei, um sie an anderer Stelle nutzen zu können
Folie 18SOM A8 Brunner/Missoni
Regeln für die Budgetierung
Achten Sie auf eine einfache übersichtliche Gestaltung des Budgets.
Überlegen Sie, welche Zahlen zusammengefasst und welche als Einzelpositionen dargestellt werden.
Runden Sie die Zahlen im BudgetBehalten Sie das gewählte Format über mehrere
Jahre bei.
Folie 19SOM A8 Brunner/Missoni
Ablauf einer Budgetierung
Inhaltliche Ziele und Mengenziele festlegen Art des Budgets festlegen Relevante Informationen einholen und auswerten Erstellen (=Rechnen) des Budgets Diskussion, Adaptierung und Verabschiedung
Laufende Beobachtung der Umsetzung durch Soll-Ist-Vergleiche
Folie 20SOM A8 Brunner/Missoni
Ablauf einer Budgeterstellung
Definition der Ziele des kommenden Jahres Planung der Erlöse Planung der Kosten:- Personalkosten- Investitionen- regelmäßig, wiederkehrende Kosten (Miete, Versicherungen,
etc.)- laufende Sachkosten (Büromaterial, Lebensmittel, etc.)- Sonderkosten
Folie 21SOM A8 Brunner/Missoni
Budgetierung der Kosten
o Begonnen wird mit dem größten Kostenblock - i.d.R. den Personalkosten
o Regelmäßig wiederkehrende Kosten (Miete, Versicherungen) sind der nächste Schritt
o laufende Sachkosten (Büromaterial)
o Sonderkosten, die einmalig aperiodisch anfallen
Folie 22SOM A8 Brunner/Missoni
Stolpersteine zum Budget
• „Mich hat ja niemand gefragt .... Das kann sich ja nie ausgehen ....
• „Ich habe ohnehin so viel zu tun – jetzt auch noch das Budget.“
• „Mein Budget – wie viel habe ich denn letztes Jahr ausgegeben?“
• „Ich brauche 100.000, also veranschlage ich sicherheitshalber 120.000, dann bekomme ich was ich brauche“
• „Wenn mein Budget schrumpft, verliere ich Einfluss“
• „OK – das Budget hätten wir. Zurück zur Arbeit“
• „Wir müssen das noch schnell ausgeben, sonst bekommen wir nächstes Jahr weniger“
• „Solange ich meine Vorgaben einhalte, stellt niemand Fragen“
Folie 23SOM A8 Brunner/Missoni
Qualitätscheckliste der Planung
Ist die Planung zielführend und realistisch? Sind die Analysen und Prognosen ausreichend? Sind Maßnahmen geplant oder bloß Zahlen vorgeschrieben? Alles ökonomisch logisch? Auch richtig gerechnet? Wird die Kontinuität gewahrt? Sind strategische und operative Budgets verzahnt? Sind operative Teilpläne integriert? Wurden Verantwortliche eingebunden? Wurden „Wenn..., dann...“ – Alternativen überlegt? Sind noch Sicherheitspolster in den Budgets vorhanden („Kneten“)? Ist das Budget robust gegenüber Risiken?
Folie 24SOM A8 Brunner/Missoni
Budgets in der laufenden Controllingarbeit
Unter- nehmens- erfolg
Plan (Soll)=
ZielIst
“Feed-Back”Abweichungsanalyse
Plan(Soll)/Ist-Vergleich
Gegenmaßnahmen
Unterstützungs-maßnahmen
Wird
“Feed-Forward”Vorschaurechnung
Plan(Soll=Ziel)/Wird-Vergleich
Folie 25SOM A8 Brunner/Missoni
Literaturhinweise Stark, Peter: Das 1x1 des Budgetierens, Wiley-VCH Verlag 2006 Rickards, Robert C.: Budgetplanung kompakt, R.Oldenbourg Verlag 2007 Bachmann Peter: Controlling für die öffentliche Verwaltung, Gabler Verlag
2004 Posluschny Peter u. Myra: Das Controlling-1x1, Redline Wirtschaft 2006 Rachlin, Robert: Praxishandbuch der Budgetplanung, Campus Verlag 2001