CounterBooks

CV Retail Limited

CV Retail

CV Retail Werdegang• 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden

Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Groβbritanien, gründet CV Retail (~ 400 Mitarbeiter)

• 1999 – Erste Umsetzung bei Esso

• 2000-02 – Die internetbasierte Version CounterBooks wird entwickelt

• 2003 – CounterBooks wird in der Schweiz und Finnland eingeführt

• 2005 – CounterBooks wird in Deutschland eingeführt

• Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland, Norwegen und Groβbritanien vertreten

CV Retail

Steuerberater in Deutschland

•Wotax - Juni 2005 •Stümpges – Januar 2004• Contax – Oktober 2005• Egelseer – November 2005• Petro-Consult – Januar 2006• Kunkel - April 2006• Euro Tax – Mai 2006• Hansa Accounting - Januar 2007• Wesselmann & Persch -Januar 2007• Zebransky -Januar 2007

CounterBooks

Das Zusammenspiel von…

Help Desk SteuerberaterRegionales Büro

Franchisee Gruppe

Multi-Anwender Zugang / Online

Berichte

Qualitätsmanagement / KeyPerformance Indikatoren

CounterBooks – Datenzentrum

Rücksprache

Franchisegeber

Systemüberblick

Systemüberblick

Dateneingabe Folien 8-18

Berichte Einzel – Filialen Folien 19-24

Berichte Filialennetzwerke Folien 25-42

Help Desk Service Folien 43-45

CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe -

Einzel - Filialen

Dateneingabe einzelne Filialen

Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung

Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang – dieser ist individuell anpassbar

Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen Filiale, Gebieten oder Gruppen

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Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme, Dateneingabe oder Berichte limitiert werden

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung – Umsatz

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Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach zu verstehen und zu bedienen. Das System ist speziell geeignet für Einzelhandelsbetriebe und deren tägliche Buchhaltung. Arbeitet der Franchisenehmer

mit einem Kassensystem, kann die Reihenfolge an das POS-System angepasst werden und Daten direkt in CounterBooks importiert werden

Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem Bericht der Kasse abgeglichen

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Kreditverkäufe

Im Kreditverkäufebildschirm werden die Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz von Kreditkunden eingegeben

Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an Unternehmen/Personen ist individuell anpassbarAndere nicht regelmäßig

gebrauchte Unternehmen für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und über das Drop Down Menü aufgerufen werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Barzahlungen

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In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen, eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg erfasst

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Kassenbestand

Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können hier vorgenommen werden

CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen Wert (Kassendifferenz) an

Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für diesen Tag

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Tagesabschluss

Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur Nachprüfung alle Eingaben des Tages

Bevor man den Tag abschließen kann, muss die Kassendifferenz akzeptiert werden

Die Tagesabschlussberichte können auch über das Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Transaktionen

Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen, die nicht bar sondern per Banküberweisung beglichen werden, Journalbuchungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen (Handelskreditoren) ist für den einfachen Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet

Jede Transaktion wird automatisch mit einer einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Zahlungsaufträge

Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen für den ausgewählten Tag angezeigt und ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung beglichen werden soll

Einzelne Positionen können nach Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder Rechnungsdatum geordnet werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Kontobewegungen

Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an Kreditoren werden hier verbucht

Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext eingegeben werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Kontoabstimmung

Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften und Zahlungen) auf den Konten für einen bestimmten Zeitraum an

Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und bei Übereinstimmung abgehakt

Systemüberblick

Berichte

Einzel - Filialen

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte

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Die laufenden Berichte gewährleisten eine vollständige Analyse aller eingegebenen Daten

Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu den einzelnen Berichten kontrolliert werden

Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell einsehbar

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte – Bruttoverdienst Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich kalkuliert

Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte – Bilanz

Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell

Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

Dateneingabe einzelne Filialen

Kontrollberichte

U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab-grenzungsposten und Transaktionen können für einen gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden

Berichte einzelner Filialen

Monatsendberichte

Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung des Steuerberaters erstellt und sind online als pdf einsehbar (siehe pdf Bericht anbei)

Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte beträgt 24 Stunden

Berichte

Filialnetzwerke

Berichte Filialnetzwerk

Zugangsberechtigung

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Der Franchisegeber erhält eine Auswahl aller Filialen und kann sich mit seinem Login zu allen Filialen Zugang verschaffen

Für einen Filial- oder Gebietsleiter kann ein limitierter Zugang eingerichtet werden. Der einzelnen Franchisnehmer hat nur Zugang zu seiner Filiale

Berichte Filialnetzwerk

Berichte einzelner Filialen innerhalb eines Netzwerks

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Die laufenden Berichte einzelner Filialen eines Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen, Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie, sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der Filiale

Die Monatsberichte werden für jede Filiale erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen und Kosten

Berichte Filialnetzwerk

Berichte einer Filial-Gruppe

Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes (konsolidierte Berichte)

Monatsberichte für die Gruppe beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz

Head Office Berichte

Möglichkeiten der Berichtsauswertung

Datenanalyse• Für Gebietsleiter/Head Office

• Echtzeitdaten online verfügbar

• Multi-Filial Analyse und Berichtsystem

• Datenauszug für Excel

HO-Berichte Filialnetzwerk

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Filialauswahl

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In der Datenanalyse werden die Filialen ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt werden soll

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorieauswahl

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Unterschiedliche Umsatzkategorien werden ausgewählt

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Metrische Auswahl

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Festlegung der Kennzahlen

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Filiale gegenüber Kategorie

Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt werden

Die Daten aller Filialen können auf einen Blick verglichen werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorie gegenüber Filiale

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HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorie gegenüber metrische Auswahl

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HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Export in Excel

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Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert und weiter verarbeitet werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Bilanzoptionen

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Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für die Datenanalyse ausgewählt werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Bilanzoptionen

Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt werden

Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können direkt verglichen werden.

HO-Berichte Filialnetzwerk

Komissions Bericht

Der Komissionsbericht zeigt die Umsätze und dazu gehörende Franchisegebühr pro Filiale auf

HO-Berichte Filialnetzwerk

Aktueller Stand Monatsabschluss – Monatsberichte

Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den Steuerberater und den Pächter sowie der erstellten Monatsendberichte

Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)

•Für den Datenanalytiker im Head Office

•Überwachung von Kennzahlen

•Abweichungsbericht

Frühwarnsystem - Liquidität & KapitalDas Head Office System zeigt die Daten aller Filialen an.Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf

Budgetvergleich – UmsatzVorjahresvergleich Umsatz / Filiale / Monat

HO-Berichte Filialnetzwerk

System Überblick

Help Desk Service

System Überblick

• Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an Wochentagen

• Sicheres, integriertes Nachrichtensystem

• Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet (kein Call Centre)

• Online Hilfe

System Überblick

Sicheres Nachrichtensystem

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Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu kommunizieren