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Do‘s & Dont‘s im Freelancerbeschaffungsprozess bei ProjektdienstleisternSAP Business ByDesign

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Inhalt

Überblick Bestellung von Freelancern Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung Rechnungseingangserfassung WE/RE Bestände und Bereinigung Weitere Informationen

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Überblick

Veranschaulichung des Prozesses

Bestellung Wareneingang RechnungseingangWE/RE

Abschlussarbeiten

Bestände prüfen

Bestände bereinigen

Möglichkeit der Abrechnung der

Aufwände an den Kunden

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Vorteile Bei Projektdienstleistern werden mehr oder weniger oft Freelancer (externe Dienstleister) in Kundenprojekten eingesetzt.

Leider ist es so, dass bei einer Abrechnung an den Kunden nicht immer auch bereits eine Rechnung des Freelancers vorliegt. In SAP Business ByDesign gibt es daher die Möglichkeit die Aufwände der Freelancer bereits vor dessen Rechnungstellung im

System zu erfassen und damit auch an den Endkunden weiter zu berechnen. Des Weiteren ermöglicht die Nutzung des Prozesses volle Transparenz über die Leistungen des Freelancers im Vergleich zu

dessen Rechnungstellung.

Risiken Der Prozess birgt jedoch auch Risiken, d.h. Punkte im Prozess, deren nicht Beachten zu späteren Problemen führen kann.

Diese Risiken müssen vorher bekannt sein und werden aus diesem Grund in dieser Präsentation näher erläutert.

Überblick

Vorteile und Risiken

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Im ersten Schritt muss eine Bestellanforderung aus dem Projekt angelegt werden. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit die Bestellung direkt anzulegen, d.h. nicht aus dem Projekt, sondern direkt im Workcenter für Bestellungen. Dieser Fall wird hier jedoch nicht betrachtet, unterscheidet sich aber auch nicht wesentlich.

Bestellung von Freelancern

Bestellanforderung anlegen

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Hierzu wird der zuvor auf Arbeitspaketebene eingetragene Dienstleister nun über den Reiter Produkte und Einkauf bestellt.

Bestellung von Freelancern

Bestellanforderung anlegen

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Bei einem automatisiert konfigurierten Prozess erzeugt das System automatisiert eine Bestellung aus der zuvor angelegten Projektbestellanforderung.

Bestellung von Freelancern

Bestellung anlegen

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Die angelegte Bestellung findet man unter den Bestellungen. Wichtig zu wissen ist, dass der festgelegte Preis in der Bestellung ausschlaggebend für den weiteren Prozess ist,

daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser dem tatsächlich mit dem Freelancer vereinbarten Preis entspricht.

Bestellung von Freelancern

Bestellung anlegen

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Es gibt nun drei Möglichkeiten Zeiten für den Freelancer (Wareneingang) zu erfassen1. Der Freelancer erfasst die Zeiten selbst mit einem eigenen User im System.2. Der Freelancer füllt eine Excel-Tabelle für einen nachgelagerten automatischen Upload ins System aus.3. Der Projektleiter oder ein anderer zuständiger Mitarbeiter erfasst die Zeiten für den Freelancer händisch.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Möglichkeiten der Zeitrückmeldung

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Bei dieser Möglichkeit muss für den im System angelegten Dienstleister ein User angefordert werden. Im Anschluss kann der Freelancer seine Zeiten wie ein Mitarbeiter erfassen.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Zeiterfassung mit eigenem User

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Bei dieser Möglichkeit füllt der Freelancer eine Excel-Tabelle aus, die dann 1:1 ins System hochgeladen werden kann.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Zeiterfassung via Excel Upload

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Bei dieser Möglichkeit erfasst der Projektleiter oder eine zuständige Person die Zeiten für den Freelancer.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Erfassung durch Projektleiter

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Beim Wareneingang, also der Freigabe/Genehmigung der Zeitrückmeldung entsteht folgender Buchungsbeleg (nach HGB und SKR03)

Bei der Buchung wird bereits der Aufwand anhand des in der Bestellung festgelegten Preises für die externe Leistungserbringung gebucht.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Buchungen beim Wareneingang

RisikoAus diesem Grund ist es wichtig, dass der Preis in der Bestellung mit Bedacht gewählt ist, eine Eingabe des Preises während der Zeitrückmeldung ist nicht möglich.

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Bereits ab diesem Zeitpunkt besteht nun die Möglichkeit die geleisteten Stunden des Freelancers an den Kunden weiter zu fakturieren, es muss nicht auf einen Rechnungseingang gewartet werden.

Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung

Kundenfakturierung

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Bei Erfassung der Rechnung im Freelancer-Prozess muss darauf geachtet werden, diese immer mit Referenz auf die Bestellung anzulegen.

Rechnungserfassung

Buchungen der Eingangsrechnung

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Das System schlägt bei dieser Art der Erfassung immer direkt die durch den Freelancer geleisteten Stunden zur Abrechnung vor. So kann geprüft werden, ob die Rechnung des Freelancers mit den tatsächlich erbrachten Leistungen übereinstimmt.

Des Weiteren ist es auch sinnvoll den Leistungszeitraum einzugrenzen um zum Beispiel nur Zeiten aus einem ganz bestimmten Monat zur Abrechnung vorgeschlagen zu bekommen.

Rechnungserfassung

Buchungen der Eingangsrechnung

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Auf Positionsebene ist ersichtlich, welche Wareneingänge / Zeitrückmeldungen in die jeweilige Rechnung einfließen.

Rechnungserfassung

Buchungen der Eingangsrechnung

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Die Rechnung wird dann mit folgendem Buchungsbeleg gebucht (nach HGB und SKR03)

Auffällig ist, dass kein Aufwand gebucht wird, aber dafür ein Transitkonto.

Die Möglichkeit der Abrechnung an den Kunden bleibt auch hier bestehen und zeigt keine Veränderung. Es werden auch keine, wie man vielleicht erwarten könnte, mehrfache Werte angeboten. Da die Bestellung, die Zeitrückmeldung und die Rechnung mit einander verbunden sind, weiß das System genau was abzurechnen ist.

Rechnungserfassung

Buchungen der Eingangsrechnung

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Rechnungserfassung

Buchungen der Eingangsrechnung

RisikoAn dieser Stelle des Prozesses können die meisten Probleme entstehen

• Erfassung der Rechnung ohne BestellbezugWird die Rechnung ohne Bezug zur Bestellung erfasst, hat das System folglich auch keine Verbindung zu den bereits beim Wareneingang erfolgten Aufwandsbuchungen und erzeugt somit erneut den Aufwand. Des Weiteren werden die Stunden doppelt auf dem Projekt gebucht.

• Akzeptieren von AbweichungenWerden die vom System vorgeschlagenen Stunden ignoriert, d.h. mehr Stunden in der Rechnung eingetragen, dann fehlt für diese Stunden die Referenz zu einem Wareneingang. Die Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.

• Falscher AbrechnungszeitraumWenn Sie den Abrechnungszeitraum nicht einschränken kann es passieren, dass Sie Stunden aus einer falschen Periode einbeziehen, was Verschiebungen von Aufwänden zur Folge haben kann. Die Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.

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Demo

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WE/RE Bestände und Bereinigung

Bestände auswerten

Abzurechnender Betrag = Wareneingang noch nicht berechnet Zu erhaltender Betrag = Ware in Transit

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Die Bereinigung bzw. der Ausgleich zwischen Wareneingängen und Rechnungen erfolgt im Workcenter Bestandsbewertung im Bereich der WE/RE Verrechnung.

WE/RE Bestände und Bereinigung

Bestände bereinigen

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Bestellungen sollten möglichst geringe Laufzeiten haben um eine zeitnahe WE/RE Bereinigung sicher zu stellen.

In der Sicht Einkaufsbelegpositionen im Workcenter Bestandsbewertung, kann man Bestellpositionen manuell „endabrechnen“ um eine WE/RE Bereinigung trotz offener Bestellung zu erzwingen.

Durch Gliederung des Berichtes „Einkaufbelegpositionen – Buchungen“ nach Buchungsperioden und Ursprungsbelegart lassen sich Differenzen bei der Erfassung recht schnell ermitteln.

In Eingangsrechnungen ist eine Bearbeitung der Kostenverteilung auch noch nach Buchung der Rechnung möglich, so kann man nachträglich noch Wareneingänge der Rechnung zuordnen.

Weitere Informationen

Tipps für Fehlerprävention, -findung und -behebung

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Andreas Eißmann

Beratungsleiter SAP Business ByDesignSAP MentorData One GmbHEuropaallee 566113 Saarbrücken

t. +49 681 989 15 182m. +49 173 9614922

e. andreas.eissmann@dataone.dei. www.dataone.deTwitter. andeiss

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