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Einführung von securPharm

Diakoneo Diak Klinikum

Frankfurt 30.10.2019

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Eric Heideman

PTA seit 1998

Arbeite seit 1998 in der Krankenhausapotheke

Erst als Zivi (13 Monate)

Dann 2 Jahre mit hauptverantwortlich für Bestellprozess ( Büro)

Hauptverantwortlich Umstellung AMOR1 auf AMOR 3 (2003)

Heutige Hauptaufgaben: Herstellung Zytostatika, Herstellung Sterillabor,

Rezepturen/Defekturen, Prüflabor, Kommissionieren, Wareneingang

Spezielle Aufgabengebiete:

Admin AMOR3 (CGM AMOR) und Web –MUSE / hauptverantwortlich für alle

Module und Änderungen. securpharm und Logistik Prozesse

Chargen / OP Dokumentation und ZE Dokumentation in MUSE

Gefahrstoffe

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Wir sind:

• ein patientenorientiertes Krankenhaus mit Zentralversorgung

• ein Krankenhaus mit 22 Kliniken und 492 Planbetten

• Lehrkrankenhaus der Universitätsklinik in Heidelberg

Patientenzahlen:

• rund 77.000 stationäre und ambulante Patienten

• rund 1.300 Geburten

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• ein Krankenhaus mit Grund- und Regelversorgung.

• 165 Planbetten.

Patientenzahlen:

• rund 10.000 stationäre Patienten

Versorgung Kooperationspartner Klinikum Crailsheim

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• Gründungstag am 1. Juli 2019

• mehr als 10.000 Mitarbeiter in über 200 verschiedenen Arbeitsstätten

Diakoneo beinhaltet:

• Pflegeeinrichtungen für Senioren

• Ambulante Dienste

• Krankenhäuser

• Tagespflege

• Bildungseinrichtungen

• Einrichtungen für Menschen mit Behinderung

Zusammenschluss der Diakonie Neuendettelsau und Diakonie Werk Schwäbisch Hall

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Mögliche Krankhäuser die wir in Zukunft beliefern könnten

Zum neuen Diakoneo Krankenhausverbund gehören neben dem Diakonie-

Klinikum Schwäbisch Hall auch

• Klinik Hallerwiese in Nürnberg 140 Betten

• Cnopfsche Kinderklinik in Nürnberg 145 Betten

• Rangauklinik Ansbach 75 Betten

• Klinik Neuendettelsau 150 Betten

• Klinikum Schwabach 170 Betten

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Chefapotheker: Martin Scheerer

Mitglied Einkaufgemeinschaft: KEMA ApoContract

Mitarbeiter:

Apotheker: 4 2 Vollzeit

PTA: 6 3 Vollzeit

PKA / Kaufmann: 4 1 Vollzeit

Hilfsarbeiter: 1 1 Vollzeit

Krankenhaus Apotheke

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• Umsatz 2018 15,8 Mio.

• Zytostatika Herstellungen 2018 12.000

• Bestellzeilen 2018 174.028 davon 3931 Eilbestellungen

• Bestellungen 3.928

• Lieferscheine 4.275

• Aktive Artikel : 3.108 / davon DL =791

• securPharm Aktive Artikel : 1.669

Unsere Zahlen

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Entscheidung Wareneingang oder Warenausgang

Wir haben uns für den Wareneingang entschieden.

Warum ?

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1. Entscheidung auf Grund unserer Hardware

•Unser Halbautomat im Neubau ist nicht mit den entsprechenden Kameras

aufgerüstet, Aufrüstung ist bis heute nicht vorgesehen.

•Unsicherheit wie der Pharmazierat bei der Abnahme des Apotheken-Neubaus den

gesamten Kommissionierungsprozess mit Halbautomaten annimmt.

-> Nachweis, dass der Halbautomat weniger Fehler macht als ein Mensch.

• Automat kann die Unversehrtheit der Packungen nicht verifizieren.

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2. Aus unserer Sicht Vorteile beim Wareneingang

Komplettes Warenlager ist verifiziert, man kann dem Warenlager jederzeit

etwas entnehmen

•Sicherheit bei der Kommissionierung der Stationen

•Prozess ist in allen Teilen der Apotheke gleich, Beispiel Zytoartikel

•Hoffnung auf warenbegleitende Lieferscheine

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Prozess des Wareneingangs

Dieser Prozess musste neu überdacht werden.

Wir bewahren heute keine Lieferscheine mehr in Papierform auf, diese werden

als PDF in ein revisionssicheres Archiv abgespeichert

Diese PDF sind daher Pflicht, wichtiger Bestandteil für die Buchprüfung.

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• Lieferschein Verarbeitung

Prozess vorher :

Alle Lieferscheine werden manuell überprüft

-> zu HBS geschickt

-> OCR Erkennung

-> per Schnittstelle nach CGM AMOR eingespielt.

-> mußten überprüft werden, dann Lieferschein Freigabe

-> Lieferschein als PDF in CGM AMOR aufrufbar

Wir waren mit diesem Prozess nicht zufrieden, Datenaufbereitung fehlerhaft

Alter Prozess Wareneingang

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Neuer Prozess

Voraussetzungen:

•securPharm muss durchführbar sein

•Lieferschein einfacher zu bearbeiten

•Wareneingang soll schneller in CGM AMOR verbucht werden (sonst bis zu 2

Tage)

•Lieferschein muß als PDF im System aufrufbar sein

•Sollte Zeit einsparen, wenn möglich

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Unsere Lösung

Wareneingang mit CGM AMOR Mobile mit Cipherlab RS31

•securPharm pflichtige Artikel können verarbeitet werden

•Lieferschein ist schnell und einfach im CGM AMOR Mobile zu bearbeiten

•Nach Freigabe in CGM AMOR Mobile, Wareneingang in CGM AMOR verbucht

-> besonderes wichtig für uns bei DL von Chargenartikel und ZE-Artikeln.

•Nach Beendigung des Prozess haben wir, wie gewohnt ein PDF

•Waren ohne securPharm => hier haben wir eine Zeitersparnis

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Verknüpfung PDF Lieferschein

Wie bekommen wir unsere Lieferscheine in unser jetziges Archiv (bisher

speichert HBS die Lieferscheine)?

Mit Hilfe unserer IT wurde diese Lösung umgesetzt:

-> Mit der App, DataNetSolution unseres Multifunktionsgerätes

•Hier wir ein PDF direkt in unser Archiv abgelegt.

Wie gehen wir da vor ?

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Barcode : Bekommen wir aus unserem

Rechnungseingangsbuch ( Amondis); eindeutige

Nummer

Nach Beendigung des Prozesses werden alle

Lieferscheine gescannt in der App DataNetSolution

Apotheke, Buchhaltung und Controlling haben jetzt

immer die Möglichkeit alle Original-Belege

einzusehen (gilt auch für Rechnungen)

Beispiel Lieferschein

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Wie bekommen wir diese

Verknüpfungen hin:

• Unter Lieferscheindaten in CGM

AMOR Mobile wird unter Dokumenten

Archiv-ID der Barcode abgescannt.

•-> Daten sind innerhalb 1 min in CGM

AMOR 3 abrufbar.

Scannen eines Barcodes in CGM AMOR Mobile

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To do bis 9.2.2019

• Registrieren NGDA

• securPharm Modul frühzeitig bestellt / Einspielung war Herbst 2018

• CGM AMOR Release 14 einspielen lassen

• ABDA Datenbank in CGM AMOR wieder einspielen lassen

• 3 W-LAN Hotspots in der alten Apotheke von der IT einrichten lassen. 2 x

Wareneingang 1 x Zyto Labor, da der Umzug noch nicht erfolgt ist

• Drei CGM AMOR Mobile Geräte installieren lassen im W-LAN durch unsere

IT

• Mitarbeiter in CGM AMOR anlegen und Rechte verteilen für CGM AMOR

Mobile

• Zeiterfassung des Zeitaufwands bei Wareneingang / besonders bei

securPharm ( ab dem 12.2.2019 bis heute)

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Schulung im Herbst 2018

Schulung von Herr Anger:

CGM AMOR Release

securpharm Begrifflichkeiten

•ABDA Datenbank mit ABDA Abgleich in CGM AMOR

•CGM AMOR Mobile

letzten beide Punkte nur theoretisch / IT Probleme

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Stammdaten in CGM AMOR

AMDAABGL / AMDB-Abgleich

-Abgleich Bezugs-PZN aus Bezugsdaten

-Abgleich Verfikationspflicht für securPharm

-Abgleich securPharm Kennzeichen

•KSP / Konfiguration securPharm

-Kennzeichen Verfikationspflicht für securPharm

-Bei securPharm abgeben -> 2….Kommissionierung CGM Amor Mobile

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Erste Wareneingänge Mitte Jan/19 mit CGM AMOR Mobile

Was wir schnell gelernt haben:

• Stammdaten müssen gut gepflegt werden

• Alle Bestellungen müssen in CGM AMOR sauber vorhanden sein

(automatische Monatslieferungung)

• Wareneingang läuft schneller, aber bis jetzt ohne securPharm

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Stammdaten / Bezug

•Wenn wir KP/ Palettenware bestellen und einzelne Packungen bekommen,

dann müssen wir ab sofort auch Einzelpackungen bestellen (gleiche Menge).

Sonst führt das bei jeder Bestellung zu Problemen.

•Es gibt aber auch Firmen die wirklich KP Packungen mit einem 2D Code

(Datamatrix) für die KP versehen (Clexane, Eliquis, Oxytocin, Suprane usw. ) -

Hier sollten weiterhin KP Packungen bestellt werden.

•Es gibt Firmen, wo wir mit einer PZN bestellen und eine Packung mit einer

anderen PZN geliefert bekommen. Wenn dies immer so ist, muss diese PZN in

den Bezugsdaten geändert werden. Damit der gesamte Prozess richtig läuft.

Achtung: Konditionen müssen ebenfalls die gleichen sein.

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Bestellungen

• Alle Bestellungen sollten mit CGM AMOR Mobile bearbeitet werden. Nur in

Ausnahmefällen ist es erlaubt, manuell Lieferscheine zu erfassen

• Bestellungen für die man eine Rückmeldung bekommt (Hexal usw.), dass

Mengen gekürzt oder gar nicht geliefert werden, sollten sofort geändert und

der Bestellbeleg neu ausgedruckt werden.

• Monatliche automatische Lieferungen (z.B.: Antibiotika) müssen als

Bestellung in CGM AMOR angelegt werden. Sonst ist keine Bearbeitung mit

CGM AMOR Mobile möglich.

• Bei Sonderbestellungen, Sonderartikel, die wir selber in CGM AMOR

anlegen, muss in dieser Anlagemaske die richtige PZN stehen. Sonst

funktioniert es nicht mit CGM AMOR Mobile bzw. securPharm.

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Besonderheiten• Sonderartikel/-bestellung: hier darf nie ein Artikel mit der Lernfunktion in CGM

AMOR Mobile angelernt werden.

• Großhandel: Telefonisch bestellte Artikel in Bestellung einfügen. Und nach

Meldung, dass eine andere PZN geliefert wird, muss die neue PZN in die

Bestellung eingefügt werden.

• Teillieferungen/Überlieferung: wenn nichts auf Bestellung oder Lieferschein

vermerkt ist, muss beim Bestellenden nachgefragt werden, bevor in CGM AMOR

Mobile bestätigt wird.

• Lieferscheine in CGM AMOR Mobile die schon viele securPharm-Artikel

enthalten, möglichst nicht löschen und wieder neu anfangen. Das macht es bei

der Auswertung besonders schwierig, Fehler zu finden.

• Ein Artikel wird mit 2 verschiedenen Verfalldaten geliefert, es muß immer der

länger laufende Artikel zuerst gescannt werden, damit die richtigen securPharm

Parameter gezogen werden. -> Hier gibt es hoffentlich bald eine Lösung von

Aescudata

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Weiter Besonderheiten

• Lieferscheine Infusionslager, diese werden nach dem Lieferschein in CGM

AMOR Mobile eingegeben. Ohne Scannen sondern mit dem Bestellnummer. .

• Zyto Bestellbeleg mitgeben ins Zyto Labor, falls ein Artikel nicht gescannt

werden kann, braucht man da die Bestellnummer.

• BTM Artikel: BTM Abgabebelegnummer nicht vergessen einzugeben.

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9.2.2019 ist gekommen ………

•Die ersten 14 Tage habe ich den Wareneingang übernommen, um den Prozess

zu testen

•Interpretation der 2-D Codes Fehler CGM AMOR Mobile, es mussten mit Hilfe

von Herrn Anger (Teamviewer) die Scanner neu eingerichtet werden

•Mitarbeiterschulung nach diesen ersten 14 Tagen angefangen. Dieser Prozess

hat sich über mehrere Wochen verteilt.

•Neuerungen oder Probleme wurden in der wöchentlichen Besprechung

besprochen und mit E-Mails an alle Mitarbeiter verteilt.

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Hat gedauert, bis manche dieser Zeichnen zum

ersten Mal aufgekommen sind:

Grünes Schild: securPharm

Blaues Ausrufezeichen: Probleme mit

Herstellerdatenbank/NGDA oder W-LAN

Graues Schild : kein securPharm

Rotes Schild: wahrscheinlich doppelt gescannt

Hilfe - was bedeuten diese Symbole?

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Erster securPharm pflichtige Artikel

•erster securPharm-pflichtige Artikel erst am 9.3. 2019 erfasst.

Und gleich das erste Problem -> Amgen Lieferung:

Problem mit Barcodes weiß auf schwarz

Hilferuf bei Aescudata -> wurde dann mit einem Patch gelöst.

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securPharm Protokoll

- Lernen, was alle diese Informationen bedeuten

- Bei welchen Meldungen müssen wir eingreifen?

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Was bedeuten all diese Informationen?

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Erst seit kurzem wissen wir, dass man unter SSP / securPharm /Benachrichtung die Nachricht bei Doppel-Scan für Ausbuchung herausnehmen kann. -> Haben wir für uns eingeführt

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Fehlermanagement bei Auffälligkeiten

Die meisten Fehler bei uns:

Firma hat die falsche Seriennummer gemeldet / oder noch nicht ins System

gemeldet.

Meistens Datenbankfehler:

Wie laufen Fehlermeldungen bei uns ab?

Heute ist es so, dass ich diese hauptsächlich überwache. Bei

Unregelmäßigkeiten wird ein Fehlerprotokoll geschrieben und

die zuständige Apothekerin hinzugezogen.

Quarantäne der Ware / Meldung an Firma

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Probleme nicht Lieferbarkeit

Wir legen keinen neuen Stammsatz an in CGM AMOR . Wir legen in den

Bezugsdaten den neuen Lieferanten an, mit gegebenenfalls anderer

Packungsgröße.

Zusatzbezeichnung werden diese Informationen hinterlegt.

Grund:

Da unsere Warenlager in der Apotheke und auch auf den Stationen

wirkstoffbbezogen sind und die Stationen mit Barcodekarten bestellen, war es

uns zu aufwändig.

Bei diesen Artikel wird bis zur Lieferfähigkeit auf 4… geändert

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Weitere Stolpersteine

• Nach Einspielung der ersten Patches wurde von unserer IT vergessen, auch

die CGM AMOR Mobile Geräte upzudaten.

•Fehlerhafter Patch von Aescudata: bei Artikeln, die erst nach Datum xxxx

securPharm pflichtig waren, wurde das Mengenfeld nicht gelb, sondern blieb

grau. Dadurch mussten dann alle Packungen gescannt werden.

Unsere Lösung: Mind. 1 Woche warten um ein Patch einzuspielen, und hören

was die Buschtrommeln melden von den Kollegen.

•Verfalldatum nicht richtig auf Packung verschlüsselt -> 01.12.2020 oder

15.12.2020 -> Statt 31.12.2020

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Zeiterfassung

Warum machen wir das bis heute:

•Um dem Geschäftsführer zu zeigen, dass die Einführung von securPharm

Personal bindet.

•Um zu sehen, mit wie viel Personal (Stunden) wir pro Tag rechnen müssen,

wenn am Tag x alle Artikel verifikationspflichtig sind.

•Was für eine Zeitersparnis werden die Warenbegleitscheine später bringen,

sobald diese eingeführt werden?

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Was steckt hinter der Zeiterfassung

Diese Zeit fließt ein:

•die Vorbereitung zum Scannen

•Das Prüfen der Vollständigkeit der Ware

•Palette/Rollwägen abpacken

•Auspacken

•Scannen,

•in Kartons wieder packen

•Palette/Rollwägen wieder packen

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Auswertung / Zytoartikel wurden nicht erfasst

•Wareneingang ohne securPharm, rund 5.5 min. pro Bestellposition

•Wareneingang mit securPharm, durchschnittlich seit 9.2. ca. 7min, in den

letzten Wochen bewegen wir uns mehr zu 7,8 min.

•Bisher höchste Menge an Scans pro Bestellposition = 1200

•Wir bestellen jeden Artikel durchschnittlich 4 mal im Jahr.

•D.h.: Es müßten jeden Tag 27 Artikel, die securPharm-pflichtig sind, bearbeitet

werden. Heute sind es ca. 12 Artikel.

•Hochgerechnet dann pro Tag mit mind. 1490 Scans; Spitzen ca. 3500 Scans

•Personalaufwand hochgerechnet auf mind. 1,5 Stellen bzw. 1,8 Stellen

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Wünsche und Ziele

•Modul für warenbegleitende Lieferscheine einführen

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Fragen?

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Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!