Fanny-Mailinglisten 2016-17Fanny-Mailinglisten 2016-17N.Häußler, J.Noack, M.Vetter

Informationen für Eltern

Mailverteiler am Fanny-Leicht-Gymnasium

Warum einen Mailverteiler?

Um die Kommunikation zwischen Schulleitung, Lehrern, Eltern und den verschiedenen Gremien am Fanny-Leicht-Gymnasium (z.B. dem Elternbeirat)zu ermöglichen, ist ein Mailverteiler eingerichtet.

Was sind Mailinglisten?

Über diesen Verteiler ist es möglich E-Mails an eingerichtete Mailinglisten zu versenden.

Für jede Klasse am FLG ist eine solche Mailingliste eingerichtet. Diese Mailingliste enthält die Mailadressen der Eltern der jeweiligen Klasse. Eine E-Mail an diese Mailingliste wird vom Verteiler an alle Eltern in der Liste verteilt.Somit ist es möglich über eine Mailadresse (z.B. 8d@fanny-leicht.de) Informationenan alle Eltern einer Klasse zu verschicken, ohne die Mailadressen aller Eltern zu kennen .

Neben den Klassenlisten sind verschiedene weitere Mailinglisten eingerichtet. Diese werden auf den folgenden Seiten kurz vorgestellt. Für jede dieser Listen ist geregelt, wer dort E-Mails verschicken darf.

Mailverteiler am Fanny-Leicht-Gymnasium II

Welche Informationen sollen die Eltern erreichen ?

- Eltern einer Klasse kommunizieren per Email miteinander.

- die LehrerInnen informieren über Rückgabe von Klassenarbeiten per Email.

- die Schulleitung versendet Informationen das FLG betreffend per Email an die Eltern.

- der Elternbeirat informiert per Email über Neuigkeiten bzw. zu Themen der Elternarbeit am FLG.

- Einladung zum Elternabend und andere wichtige Informationen der Elternvertreter werden per Email verschickt.

Die Mailingliste ermöglicht ...

- die Kommunikation über Mailinglisten erlaubt eine direkte Kommunikation mit und zwischen den Eltern der Klasse.

- über Rückgaben von Klassenarbeiten werden die Eltern direkt und sofort informiert.

- Informationen der Schulleitung und vom Elternbeirat erreichen alle Eltern ohne „Zwischenstation“.

- die Eltern einer Klasse können sich austauschen – Antworten auf Mails aus dem Verteiler sind möglich und erreichen alle anderen Eltern der Klassenmailingliste.

- die Elternvertreter sind nicht mehr die „Poststelle“ der Klasse ;-)

… und für alles braucht man nur eine Email Adresse pro Klasse.

Rechtlicher Aspekt: Der Datenschutz ist gewährleistet, da die einzelnen Empfänger E-Mail Adressen der Mailinglisten nicht mehr ersichtlich sind. Sie sind nur den Verwaltern des Systems bekannt – ohne zugehörigen Namen.

Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler?

Es sind verschiedene Mailinglisten am FLG eingerichtet. Für jede dieser Listen ist Festgelegt, wer dort schreiben darf und wer Mails aus diese Liste empfängt.

Die Tabelle unten zeigt die wichtigsten Listen:

* nur in der Liste geführte E-Mail Adressen empfangen Mails UND nur von in der Liste geführten Mailadressen ist es möglich Mails an die Liste zu verschicken.

Name der Maillingliste E-Mail Adresse Wer empfängt Nachrichten?

Wer darf Nachrichten schreiben?

Klassenverteiler xx@fanny-leicht.de(z.B. 8d@fanny-leicht.de)

Alle registrierten Eltern der Klasse*

- Alle registrierten Eltern der Klasse*- Gremien der Schule- Schulleitung- LehrerInnen

Rundmail rundmail@fanny-leicht.de

Alle registrierten Eltern am FLG

- Gremien der Schule- Schulleitung

Elternvertreter elternvertreter@fanny-leicht.de

Alle Elternvertreter am FLG

- Alle Elternvertreter am FLG- Schulleitung

Schulkonferenz schuko@fanny-leicht.de Mitglieder der Schulkonferenz

- Mitglieder der Schulkonferenz

Elternmailer(Verwaltung der Maillinglisten)

elternmailer@fanny-leicht.de

Verwalter der Mailinglisten(M.Vetter, J.Noack)

Jeder (Änderungen nur von Elternvertretern)

Wie registriere/ändere/lösche ich meine Mailadresse ?

Registrieren/Ändern/Löschen einer Mailadresse:

Die Elternvertreter jeder Klasse verwalten eine Liste mit den Mailadressen der Eltern derjeweiligen Klasse. Um eine Mailadresse zur Liste hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen wenden Sie sich bitte an die Elternvertreter Ihrer Klasse. Bitte sorgen Sie im eigenen Interesse dafür, dass die Elternvertreter immer ihre aktuelle Mailadresse haben, damit Sie keine wichtigen Informationen verpassen. Warten Sie bei wichtigen Änderungen nicht bis zum Elternabend, um diese den Elternvertretern mitzuteilen.

Die Elternvertreter aktualisieren Ihre Liste und schicken die vollständige Liste im korrektenFormat (siehe nächste Seiten) an elternmailer@fanny-leicht.de.

Somit ist in jedem Fall sichergestellt, dass die Listen der Elternvertreter und die im Mailsystem immer auf dem gleichen Stand sind.

Wenn die Eltern einer Klasse damit einverstanden sind, können die Adressenlisten vom Elternvertreter auch an alle Eltern der Klasse geschickt werden, damit sie untereinander kommunizieren können. Über den Mailverteiler ist eine Kommunikation zwischen einzelnen Eltern derzeit nicht möglich.

Empfangen, Versenden und Beantworten von Emails

Versenden:Eine Nachricht an eine Mailingliste senden Sie einfach an xx@fanny-leicht.de (z.B. 8d@fanny-leicht.de)Nach dem Schuljahreswechsel verwenden Sie bitte so lange den alten Klassennamen bis eine Rundmail der Administratoren die Umstellung der Verteiler bekannt gibt.

Damit Ihre Nachricht an alle Mitglieder zugestellt wird, muss Ihre Absenderadresse in dieser Verteilerliste registriert sein. Sie können mehrere Adressen registrieren lassen.

Die Empfänger sehen nur den in Ihrem Emailprogramm hinterlegten Namen, aber nicht ihre Mailadresse.

Empfangen:Wenn Ihre Mailadresse in der Verteilerliste registriert ist, bekommen Sie alle Nachrichten,die an diese Liste verschickt werden.

Beantworten:Wenn Sie auf Mails aus einer Mailingliste antworten, bekommen ALLE Mitglieder dieser Liste Ihre Antwort – NICHT NUR der Absender. Wenn Sie auf eine Email eines Lehrers an den Verteiler antworten, erhält dieser die Antwort nicht, da er kein Empfänger der Liste ist!

Empfangen, Versenden & Beantworten von Emails (cont.)

Eine Email an einen Klassenverteiler mit einem Absender, welcher→ im Klassenverteiler registriert ist→ aus der Domaine @fanny-leicht.de kommtwird an ALLE registrierten Email Adressen des jeweiligen Klassenverteilers weitergeleitet.

Dabei bleiben→ alle Empfänger anonym (die Kenntnis aller Empfänger ist nicht notwendig)→ der Absender einer Mail ist für alle Empfänger ersichtlich

Die Email wird NICHT auf dem Server gespeichert, ist NICHT vom Server abrufbar und wirddirekt an die Email Adressen im jeweiligen Klassenverteiler weitergeleitet.

Eine Antwort auf eine Mail aus dem Verteiler Mail geht automatisch an ALLE im jeweiligen Klassenverteiler – nicht nur an den Absender !!!

Um Mails aus mehreren Klassenverteilern zu empfangen bzw. zu posten ist die Registrierung in jedem Verteiler notwendig.

Emails von nicht registrierten Absendern werden abgelehnt und NICHT durch den Verteiler weitergeleitet. Posten ist nur für Mitglieder erlaubt!

Bitte beachten, dass die richtigen (und alle) Email Adressen registriert werden.

Informationen für Elternvertreter

Verwaltung und Pflege der Adressenlisten

Die Elternvertreter (EV) einer Klasse verwalten die Listen mit den Mailadressen der Elterndieser Klasse. Hinzufügen, Änderungen, Löschung von Mailadressen erfolgt ausschließlichüber die Elternvertreter der Klasse. So ist in jedem Fall sichergestellt, dass die Listen derElternvertreter und die im Mailsystem auf dem gleichen Stand sind.

Mindestens einmal im Schuljahr – beim ersten Elternabend – sollten die Listenauf Aktualität geprüft werden. Falls keine Änderungen notwendig sind, reicht eine kurze Benachrichtigung. Die aktualisierten, vollständigen Listen (Textdateien, siehe nächste Seiten) schicken die EV an elternmailer@fanny-leicht.de. Diese Listen werden dann in das Mailsystem eingelesen und ersetzen ALLE bisherigen Adressen. Die Administratoren schicken immer eine Email an den EV sobald die jeweilige Liste aktualisiert wurde. Bis dahin müssen die Elternvertreter die neuen Adressen selbst zu den Emails hinzufügen, wenn sie an den Klassenverteiler schreiben. Nach dem ersten Elternabend werden auch die Namen der Klassenverteiler (5a wird 6a, etc.) angepasst. Vor dem ersten Elternabend werden die Listen der neuen 5. Klassen (4a, etc.) vom Sekretariat erfasst.

Sollten sich während des Schuljahres Änderungen an einer Mailinglisten ergeben, ist dieVorgehensweise wie oben.

Die Listen der J2 (12. Klasse) und die Elternvertreter der J2 werden am Ende des Schuljahres von den Administratoren gelöscht.

Für die Pflege der Verteiler elternvertreter@fanny-leicht.de und schuko@fanny-leicht.de sind die Elternbeiratsvorsitzenden zuständig. Das Verfahren ist gleich wie oben beschrieben.

Verwaltung/Aufbau der Mailinglisten

Elternvertreterder Klasse A

EinverständnisName

Email(s)Unterschrift

.txt Datei mitEmail Adressen

der Elternmann@gmx.defrau@yahoo.de

muster@gmail.com

7A

7A

7D@fanny-leicht.de .muster@gmail.com .mann@gmx.de .frau@yahoo.de . ...

Administrator (Elternvertreter vom Elternbeirat bestimmt)

Elternvertreterder Klasse B

EinverständnisName

Email(s)Unterschrift

.txt Datei mitEmail Adressen

der Eltern...

Der Verteiler wird durch zwei vomElternbeirat gewählte/bestätigteMitglieder verwaltet. Die Verwaltung umfasst das Einpflegenund Anpassen der Mailadressen sowieder Mailinglisten.Absender für Rundmails werden eben-falls hier zugelassen und registriert.

Die Mailadressen der jeweiligen Klassenverteiler werden von den Elternvertretern der Klassen in einer .txt Datei (eine Email Adresse pro Zeile) an den Verwalter des Verteilers verschickt. Diese Datei enthält nur die Mailadressen – keine Namen. Mehr Infos auf dernächsten Seite.

Die Elternvertreter der Klassen infor-mieren die Eltern über den Email Verteiler im Rahmen des Elternabends.Eltern deren Email(s) in den Verteiler aufgenommen werden soll(en),tragen diese und ihren Namen in die ausliegende Liste ein und bestätigen ihr Einverständnis der Aufnahme in den Klassenverteiler mit ihrer Unterschrift.

Eltern der Klasse A Eltern der Klasse B

Format der Datei mit den Mailadressen der Eltern

mann@gmx.defrau@yahoo.demuster@gmail.comfranz@hotmail.comkarin@gmx.deother@here.de

An: elternmailer@fanny-leicht.deBetreff: Email Adressen Klasse 10a - Bitte alle Mailadressen in eine Text-Datei

'mail_2016-17_klasseXX.txt' (XX durch die Klasse ersetzen z.B. 10a und die Jahreszahlen an das Schuljahr anpassen)

- Pro Zeile eine Mailadresse

- diese Datei bitte versenden wie im Bild gezeigt: an: elternmailer@fanny-leicht.de Mit dem Betreff: Email Adressen Klasse XX

mail_2016-17_klasse10a.txt

Technische Umsetzung und Details

Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (I)

Stand: 05.03.2016

Klassenverteiler: XX@fanny-leicht.deAbsender: Eltern im jeweiligen Klassenverteiler, Lehrer & legitimierte ElternvertreterEmpfänger: NUR die Eltern des Klassenverteilers

Für jede Klassenstufe am Fanny-Leicht-Gymnasium ist für die Züge a bis e je eine Mailingliste eingerichtet.Der Mailverteiler der 5a z.B. ist unter 5a@fanny-leicht.de erreichbar. Die Mailadressen der Klassen 5 bis 10 folgen diesem Schema. Die Jahrgangsstufen sind unter 11@ bzw. 12@fanny-leicht.de erreichbar.Zu Beginn des Schuljahres – nach den Elternabenden - werden die Verteilerlisten angepasst. (5d wird 6d, usw.)Um die SchülerInnen der Klassen 5 schon am Anfang des Schuljahres (Neuzugänge) vor den ersten Elternabendenin die Kommunikation zu integrieren, sind die Verteiler 4a – 4e angelegt.

Rundmail: rundmail@fanny-leicht.deAbsender: per km_rundmail@fanny-leicht.de legitimierte Lehrer &

itservices@fanny­leicht.de elternbeirat@fanny­leicht.de schulleiterin@fanny­leicht.de vereinderfreunde@fanny­leicht.de Poststelle.Fanny­Leicht­Gymnasium@stuttgart.de info@Treffpunkt­Fanny.de 

         … Vertreter der GremienEmpfänger: Eltern ALLER Klassenverteiler

Alle Klassenverteiler sind in einer Rundmail Mailingliste eingetragen und empfangen Nachrichten, die an diese Liste verschickt werden – diese Nachrichten werden letztlich an ALLE registrierten Eltern-Email Adressen des Mail-Verteilers verschickt.Es können nur die zugelassenen Absender Nachrichten an Rundmail posten – Nachrichten empfangen sie aber keine.

Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (II)

Elternmailer: elternmailer@fanny-leicht.deAbsender: JederEmpfänger: - normalerweise NUR die Verwalter des Accounts (Jens Noack, Michael Vetter)

- Regelbasiert:→ wenn Absender klassenmail@fanny-leicht.de & Betreff „5a“ oder „10a“ usw.→ oder vom EBR legitimierte Absender (z.B Elternbeirat) & Betreff „EBRINFO:5a“ usw.==> wird diese Nachricht an die entsprechenden Klassenverteiler weitergeleitet.

Über die Adresse elternmailer@fanny-leicht.de kann der Verwalter des Systems erreicht werden (z.B um Email-Adressen zu aktualisieren oder zu schicken) – oder per Regel basierter Weiterleitung – um Nachrichten an einzelneKlassen zu versenden – z.b. um über Rückgabe von Klassenarbeiten zu informieren oder Informationen des EBR anz.b. die Jahrgangsstufen zu versenden.

Schulkonferenz: schuko@fanny-leicht.deAbsender & Elternvertreter, die Mitglied der Schulkonferenz sindEmpfänger:

Um die Kommunikation der Elternvertreter in der Schulkonferenz zu erleichtern. Alle Mitglieder empfangen Nachrichten und können posten.

Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (III)

Elternvertreter: elternvertreter@fanny-leicht.deAbsender: ALLE Elternvertreter und folgende:

elternbeirat@fanny-leicht.de schulleiterin@fanny­leicht.de vereinderfreunde@fanny­leicht.de Poststelle.Fanny­Leicht­Gymnasium@stuttgart.de info@Treffpunkt­Fanny.de … Vertreter der Gremien

Empfänger: nur die Elternvertreter

Um die Kommunikation der Elternvertreter im Schulelternbeirat zu erleichtern. Alle Elternvertreter empfangen Nachrichten und können posten. Die Schulleitung und Organisationen am FLG können posten, empfangen aberkeine Nachrichten aus der Maillingliste.

7A7A

Domain 'fanny-leicht.de'

7D@fanny-leicht.de .muster@gmail.com .mann@gmx.de .frau@yahoo.de . ...

XX@fanny-leicht.de

elternvertreter@fanny-leicht.de .muster@gmail.com .meier@blau.de .schulze@yahoo.de . ...

ab@fanny-leicht.decf@fanny-leicht.degh@fanny-leicht.de…ebr@fanny-leicht.de

Elternverteiler (Mailinglisten)

'fanny-leicht.de' befindet sich auf denServern von Belwue. Diese bieten Serverfür Bildungseinrichtungen in Baden-Würtemberg

LehrerInnen Mailaccountswerden von den Admins des Fanny (Herr Fechtig, Herr Häußler) verwaltet.

Verwaltung der Eltern Maillinglisten erfolgt durch Elternvertreter. Kein Zugriff auf Daten durch die Bildungseinrichtung möglich.● Separater Account mit Passwort● Email Verkehr wird NICHT auf Server gespeichert● Keine direkte Zuordnung Email/Eltern/Schüler

Organisation & Struktur Server/Mailinglisten

Empfangen & Versenden von Emails (am Bsp. der 7D)

7D@fanny-leicht.de .muster@gmail.com .mann@gmx.de .frau@yahoo.de . ...

XX@fanny-leicht.de

ab@fanny-leicht.decf@fanny-leicht.degh@fanny-leicht.de…ebr@fanny-leicht.de

muster@gmail.com

mann@gmx.de

frau@yahoo.de

unknown@hotmail.de

unre

gistri

erte

Adr

esse

unre

gistri

erte

Adr

esse

registrie

rte eMail A

dresse

registrie

rte eMail A

dresse

@fanny-leicht.de@fanny-leicht.de

Technische Umsetzung

its@fanny-leicht.dec/o IT Beauftragter (Lehrer)

Abel ZwicknagelEltern 7d

eba@ip.com

:AbsenderFilter:klaus@gmx.de

*@fanny-leicht.de...

:Betreff:„7d “

klassenmail@fanny-leicht.de

:AbsenderFilter:anderer@ip.commeister@gmx.de

...

:Betreff:„8a “

8a@fanny-leicht.de

7d@fanny-leicht.de

elternmailer@fanny-leicht.dec/o EBR Beauftragter (Elternvert.)

Babel ZwacknagelEltern 8a

elternmailer@fanny-leicht.de

Absender:EBR, vom EBR legitimierte

meister@gmx.de, eba@ip.com, anderer@ip.com

Absender:Lehrer

*@fanny-leicht.deklaus@gmx.de

eba@ip.com

eba@ip.com

Technische Realisierung auf@fanny-leicht.de bei www.belwue.de

km_rundmail@fanny-leicht.de

Absender:Von Schulleitung legitimierte rundmail@fanny-leicht.de

Besondere Klassen- bzw. Gruppenverhältnisse

Klasse 5:(1) Beim Bewerbungsverfahren kann die Mailadresse auf dem Fragebogen angegeben werden.(2) Die Familien, deren Kinder angenommen werden, bekommen mit der Zusage ein Anmelde- formular zugeschickt. In diesem werden personenbezogene Informationen abgefragt (z.B. Konfession, Muttersprache usw). Folgende Punkte werden ergänzt: (a) Mailadresse der Eltern (b) Einverständniserklärung zur Speicherung dieser auf dem Server

Klasse 8:Im Falle einer Aufteilung im Zuge NwT/3. Fremdsprache müssen die Klassenverteiler neu zusammen-gesetzt werden. Dies ist erst nach dem 1. Elternabend mit vertretbarem Aufwand möglich. Bis zum Elternabend könnten ggf. die Klassenverteiler aus Klassenstufe weiterverwendet werden.

Elternbeirat:Einmalig erfolgt die ausdrückliche Zustimmung zur Speicherung der Mailadresse mittels einer direkten Rückmeldung jedes Elternvertreters an den EB-Vorsitzenden: Ich bin damit einverstanden, dass meine e-Mail-Adresse für Kommunikationzwecke auf dem Fanny-Server abgespeichert werden darf. Vorname, Name, Elternvertreter/-in Klasse xx)

Zukünftig wird der Meldebogen ergänzt um Einverständnis zur Speicherung der Mailadresse.

Weitere Gruppen?SMV, …