Lutz Hirsch

Praxistage Interne Kommunikation

INTRANET MIT MS SHAREPOINT

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IHRE FULL SERVICE INTRANET AGENTURIntegrierte Kommunikation und Zusammenarbeit von der Architektur über die Umsetzung bis zum Change.

IT-Integration undEntwicklung

Die Basisfür alle Intranets

Kommunikation undVerankerung

GRÜNDUNG:

März 2003,heute 45 Mitarbeiter

STANDORTE:Hamburg, Düsseldorf, Berlin

ERFAHRUNG:In über 150 Projekten Intranets für mehr als 1 Millionen Menschen umgesetzt

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EIN AUSZUG UNSERER KUNDEN

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EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN

Geschäftsabschluss in Russland

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DAS BILD IN UNSEREM KOPF

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WIE ES WIRKLICH WAR

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EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN

Intranet mit MS SharePoint

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EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN

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DEN RICHTIGEN SCHWERPUNKT FINDENReduktion auf wesentliche Funktionen oder High-End-Workplace?

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PLANEN: STARTAm Anfang werden die Anforderungen systematisch erfasst & priorisiert

Workflows

Publishing

Dokumente

Zusammenarbeit

Interaktion

Taxonomie

Suche

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PLANEN: ANFORDERUNGSVERTEILUNGModerne Intranets fokussieren redaktionelle Inhalte, Interaktion & Zusammenarbeit

Publishing

& Struktur 20%

Prozesse

10% Zusammenarbeit

20%

Dokumente

20%

Suche &

Taxonomie

30%

WAS MITARBEITER SICH WÜNSCHENNutzer wollen finden und nicht suchen (Erfahrungen aus 34 Projekten von HIRSCHTEC in den Jahren 2013-2015).

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Gewinner

Top 3

0 25 50 75 100

Wiki

Prozesse

Interaktion

Blog

Zusammenarbeit

Redaktionelle Inhalte

Personalisierung

Struktur

Suche 2015

2014

2013

ON-PREMISE, CLOUD ODER HYBRIDJedes technische Szenario bietet Vor- und Nachteile.

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1. On-Premise 2. Cloud 3. Hybrid

+ Tiefe Integration in

Prozesse möglich

+ Anbindung an andere

Systeme

- Höhere Kosten

- Mobile Szenarien schwer

abbildbar

- In der Regel kein externer

Zugriff

+ Stets aktueller Stand der

Technologie

+ Schneller Rollout

+ Externer Zugriff

+ Mobile Szenarien

- Kurzfristige Updates

- Strengere

Rahmenvorgaben

Microsoft (z.B.

Masterpage)

+ Vereint Vorteile von On-

Premise und Hybrid je

nach Anforderung

- Höhere Komplexität

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EINORDNUNG IN DIE INTRANET-LANDSCHAFTAnschließend werden die Tools ausgewählt, die am besten zu den Anforderungen passen

Vari

ante

n

Enterprise Intranet Intranet Suite Social Intranet Mobile & Add-Ons

Lösu

ngen

Ziel

e

die Tanker für komplexe, internationale Strukturen

das Schweizer Taschen-Messer

die Speedbootefür Kommuni-kation & Ideen-austausch

Die Ergänzung für smarte Intranets

• Startseitenoptimierung• Yammer-Integration• Sehr günstig

• Social Collaboration• On-Premise• Starker Fokus auf Communities

• Social Intranet & Dashboards• Cloud• Yammer-Integration

SHAREPOINT MIT ADD-ONFür unterschiedliche Szenarien die passende Lösung.

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WARUM EIN ADD-ON?Sicherung der Upgrade-Fähigkeit und Reduzierung der Projektkosten

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SP 2013

Individuelle Entwicklungen und Add-In:

Add-On:

Anpassungen direkt in SP

SP 2013 SP 2016

Add-On Add-On

SP 2016

Anpassungen direkt in SP

WELEDA (OFFICE 365 HYBRID)18

Steckbrief:

• Office365 + Yammer + SP 2013

• Design ist nah am Standard

• Mehrere redaktionelle Elemente

neben Unternehmensnews

• Yammer ersetzt interaktive

Elemente

• Verlinkt auf Wiki-Umgebung,

basierend auf SharePoint On-

Premise

SHAREPOINT MIT BEEZY: TEAMSITESVerbindung von Publishing Information, Collaboration und Communication (Yammer).

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Steckbrief:• SP2013 + SP2016.• SharePoint Add-On mit innovativer

Informationsbereitstellung.• Alle Inhalte an einer Stelle schnell,

einfach und interaktiv.• Deutliche Erhöhung der

Benutzerfreundlichkeit für Kollaborationsszenarien.

SHAREPOINT MIT UNILY20

SHAREPOINT MIT VALO21

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TRENDSTUDIE ‚ARBEIT 4.0“ (STEPSTONE 2015)Zahlen zur Kommunikationsarbeit

„27 E-Mails pro Tag“

„1,6 Stunden pro Tag in Meetings“ „17 Tage pro Jahr auf

Reisen“

„11 Telefonate pro Tag“

4,5 Stunden pro Tag sind ‚Kollaboration‘

23Anforderungen in der Arbeitswelt (% der Teilnehmer, die eine Zunahme erleben)

54

47

33

33

25

Arbeitstempo

Komplexität von Projekten

Anzahl von Personenkontakten

Anzahl der E-Mails

Zeit für Meetings

TRENDSTUDIE ‚ARBEIT 4.0“ (STEPSTONE 2015)

KOLLABORATION ‚KLASSISCH‘24

25

KOLLABORATION NEUDie Geschäftsführung als Vorbild

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SHAREPOINT SUCHEEine der größten Stärken von SharePoint

DIE HERAUSFORDERUNGEN BEI SHAREPOINTViele Module mit großen Schnittmengen – den richtigen Anwendungsfall finden 27

Office Groups

• Teamsite

• Kalender

• Dokumente

• OneNote

Yammer

• Feed

• Profil

• Tags

• Suche

• Groups

• Dokumente

SharePoint

• Publishing

• Newsfeed

• Profil

• Taxonomie

• Suche

• Dokumente

• Listen

• Workflows

DIE HERAUSFORDERUNGEN BEI SHAREPOINTDie Anwendungsfälle in der Intranet-Landschaft im Blick halten 28

Publishing Teamsites Office Groups

Newsfeed Yammer Mail SAP-Portal

A

B

C

D

E

...

DIE HERAUSFORDERUNG BEI SHAREPOINT29

ÜBERSICHT: PROJEKTPHASENDas Intranet startet mit „Wow“ und verankert sich immer weiter in den Arbeitsabläufen

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INITIALISIERUNG DETAILKONZEPT ENTWICKLUNGSPHASEN

KOMMUNIKATION & SCHULUNG

Struktur & Design

Redaktion

Roadmap

Interaktion

• Publishing

• Collaboration

• Suche

• mySite

• Mobile 1.0

• Interaktion

Ziele

Applikationen

Personali-sierung

Taxonomie und Suche

CollaborationAnforderungenIntranet-

Landschaft

Mobile

• Publishing 2.0

• Communities

• Newsfeed 2.0

• Mobile 2.0

• Applikationen

• Suche 2.0

• Online-Lexikon

• Skype

• Fachbereiche

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ZEITPLANDer kritische Pfad ist die Verabschiedung des Detailkonzeptes

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Okt Nov Dez Q12017

Q2 Q3 Q4 Q12018

Initialisierung

Detailkonzeption

Umsetzung Phase 1

Umsetzung Phase 2

Umsetzung Phase 3

Schulung

Kommunikation & Change

Projektmanagement

M3: Umsetzungspahse 1 ist geplant

M4: Release 1.0 ist live

M1: Ziele und Roadmap sind verabschiedet

M2: Kommunikationsplan ist verabschiedet

ERFOLGSFAKTORENCoaching und klarer Anwendungsfall 32

Produktivität

Zeit

Kommunikation: Warum? Welcher Vorteil?

Leuchttürme aus der Praxis +Schulung der Kernfunktionen

Coaching

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DENKANSTOSS