ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook...

FraunhoferInstitutSoftware- undSystemtechnik

Einführung in die Arbeit mitMicrosoft Outlook 2000

(Teil 1)

Egbert Föcker

Aktivitäten bei der Akademie Fresenius

Bisherige Schritte:

Entwicklung und Einführung eines Groupware-Systems für das Anwendungsfeld “Know-how managen”

• Qualifizierung• Geschäftsfeldauswahl• Groberhebung• Detail-Analyse von Tätigkeitsfeldern• Konzeption des Groupware-Systems mit Hilfe eines “Demonstrators”• Systemauswahl Microsoft Exchange/Outlook• Installation Exchange-Server

Das Know-how-System

Vorgehen zur Einführung von Outlook

Schulungsblock 1(12.4. + 5.5.)

Roll-out Outlook 2000(voraussichtl. 8.5.-11.5.)

Schulungsblock 2(ab dem 17.5. ?)

• Vermittlung von Basiskenntnissen zu Outlook 2000

• Installation von Outlook 2000 auf allen Arbeitsplatz-Rechnern• Umstellen von Outlook 2000 auf den Exchange-Server

• Wiederholung der Basisfunktionen• Fortgeschrittene Funktionen in Outlook 2000

Einführung in SeeMe

Was ist SeeMe? • Modellierungssprache zur Beschreibung organisatorischer Strukturen und technischer Systeme• Im Rahmen des Projekts LOOK vom Fachbereich Informatik & Gesellschaft der Universität Dortmund entwickelte Modellierungssprache

Basiselemente von SeeMe

Durch eine Rolle werden beispielsweise Personen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, oder andere organisatorische Einheiten bezeichnet.

Aktivitäten beschreiben Arbeitsaufgaben, Verrichtungen und Tätigkeiten.

Entitäten sind Ressourcen (oder einfach “Dinge”).

Aktivität

Entität

Einige Relationen in SeeMe

kochen

kochen Gemüse

kochen

Suppe Gemüse

“essen” startet, wenn “kochen” fertig ist

“Herd” wird benutzt, um zu “kochen”

“kochen” verändert das “Gemüse”

“Peter” führt “kochen” aus (Peter kocht)

“Gemüse” und “Suppe” stehen in einer Beziehung (Suppe benötigt Gemüse)

Verknüfungsoperatoren für Relationen

“A und B”

“Entweder A oder B”

“A und/oder B”

kochen

Tisch decken

abschmecken

“SeeMe-Mauselöcher” - Unsicherheit & Unvollständigkeit

Weitere Informationen sind verfügbar

Informationen sind nicht vollständig

Korrektheit ist ungewiss

Weitere Informationen sind nicht relevant (Standard-Mauseloch)

Reifen

Lenkrad

Was ist Outlook 2000?

Software für die Gruppenarbeit

• Softwarelösung der Firma Microsoft• Funktionen für die Verwaltung und Organisation des Arbeitstages• Unterstützung von Gruppen- und Teamarbeit

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Kommunizieren Kooperieren Koordinieren

Zentrale Dienste

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Zentrale Dienste

Nachrichten senden

Nachrichten empfangen

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Zentrale Dienste

Nachrichten senden

Informationen ablegen / teilen

Diskutieren

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Zentrale Dienste

Nachrichten senden

Diskutieren

Termine verwalten

Besprechungenplanen

Aufgaben verwalten

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Zentrale Dienste

Nachrichten senden

Diskutieren

Termine verwalten

Besprechungenplanen

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Zentrale Dienste

Nachrichten senden

Diskutieren

Termine verwalten

Besprechungenplanen

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Outlook

Benutzer

Exchange-Server

Nachrichten senden

Diskutieren

Termine verwalten

Besprechungenplanen

Aufgaben verwalten

Kontakte pflegen

Aktivitätenprotokollieren

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Notizen festhalten

Die Arbeitsoberfläche von Outlook 2000

Was sind Ansichten?

Verschiedene Sichten auf die gleichen Informationen

Ansichten ermöglichen durch verschiedene Anordnungen und Formate unterschiedliche Darstellungsweisen der gleichen Informationen.

Erzeugen verschiedener Ansichten durch:• Sortieren• Anzeigen unterschiedlicher Informationen• Gruppieren

Ansichten in Outlook

Outlook-Adressbücher

Was ist ein Adressbuch?

Adressbücher in Outlook

Adressbücher können zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwendet werden.

In Outlook gibt es drei Adressbücher:• Globales Adressbuch• Kontakte-Adressbuch• Persönliches Adressbuch (nicht mehr notwendig)

Adressbuch-Beispiel

Elektronische Nachrichtensenden und empfangen

“Schnecken-Post”

Elektronische Post (E-Mail)

• Brief schreiben• Brief in den Umschlag stecken• Brief adressieren• Briefmarke aufkleben• Brief in den Briefkasten werfen

• Nachricht schreiben• Nachricht mit einem Mausklick adressieren• Senden der Nachricht mit einem Mausklick

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Nachrichten empfangen E-Mail

Benutzer B

Nachrichtensenden

Nachrichtenempfangen

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Benutzer B

Nachrichtensenden

Umschlag(Header)

Inhalt(Body)

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Benutzer B

Nachrichtensenden

Umschlag(Header)

Inhalt(Body)

E-Mail schreiben

Datei anhängen

E-Mail senden

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Benutzer B

Nachrichtensenden

Umschlag(Header)

Inhalt(Body)

E-Mail schreiben

Datei anhängen

E-Mail senden

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Benutzer B

Nachrichtensenden

Umschlag(Header)

Inhalt(Body)

E-Mail schreiben

Datei anhängen

E-Mail senden

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

E-Mail empfangen

Empfangbestätigen

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Nachrichten senden

Kontakte-Adressbuch

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

E-Mail schreiben

Datei anhängen

E-Mail senden

Outlook

Umschlag(Header)

Inhalt(Body)

E-Mail empfangen

E-Mail lesen

E-Mail ignorieren

E-Mailweiterleiten

E-Mailbeantworten

E-Maillöschen

Empfangbestätigen

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Benutzer B

Nachrichtensenden

Outlook-Kalender

Persönlicher Kalender

Terminfindung für Gruppen

Outlook bietet einen Kalender, um die persönlichen Termin zu organisieren.

Outlook bietet Funktionen, um Besprechungs-termine einfach festzulegen.

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Kalender

Benutzer B

E-Mail

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Kalender

Benutzer B

E-MailTermin

eingeben Terminändern

Besprechung planen

An Termineerinnern

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Outlook

Kalender

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

OutlookOutlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Zentrale DiensteKalender

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

GemeinsamenTermin suchen

Einladungenversenden

Besprechungeintragen

OutlookOutlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

OutlookOutlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

OutlookOutlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Bespr.-Terminbestätigen

Ablehnungversenden

Bestätigungversenden

Bespr.-Terminablehnen

OutlookOutlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Benutzer B

E-MailTermin

Besprechung planen

An Termineerinnern

Einzeltermin

TerminserieEreignis

Besprechung

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Ablehnungversenden

Kalender einesKollegen öffnen

Outlook

Benutzer A

Exchange-Server

Termine verwalten

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Termineingeben

Outlook

Kalender

Einzeltermin

Terminserie

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Benutzer B

Ereignis

Terminändern

Besprechung planen

Besprechung

E-Mail

xAblehnungversenden

Kalender einesKollegen öffnenZugriffsrechte

festlegen

An Termineerinnern

Aufgabenlisten in Outlook

Organisation von Aufgaben

Vorteil

Outlook bietet eine Aufgabenliste zur Verwaltung der persönlichen Arbeit.

Wenn alle Aufgaben erfasst werden, können keine Aufgaben vergessen werden.

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Outlook

Benutzer B

E-Mail

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

AufgabenlisteAufgabenliste

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Outlook

Benutzer B

E-Mail

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Aufgabenliste

Aufgabeeingeben

Aufgabeändern

Aufgabe delegieren

Aufgabenliste

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Outlook

Benutzer B

E-Mail

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Aufgabenliste

Aufgabeeingeben

Aufgabeändern

Aufgabe delegieren

Aufgabenan-frage erstellen

Aufgabenanfr.versenden

Aufgabeeintragen

Aufgabenliste

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Outlook

Benutzer B

E-Mail

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

Aufgabenliste

Aufgabeeingeben

Aufgabeändern

Aufgabe delegieren

Aufgabeeintragen

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Aufgabenliste

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Aufgabeeingeben

Outlook

Benutzer B

Aufgabeändern

Aufgabe delegieren

Aufgabeeintragen

E-Mail

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Outlook

Benutzer A

Aufgaben verwalten

Kontakte-Adressbuch

Aufgabeeingeben

Outlook

Benutzer B

Aufgabeändern

Aufgabe delegieren

Aufgabeeintragen

E-Mail

Aufgabenanfr.bestätigen

Aufgabenanfr.ablehnen

Aufgabeeintragen

Ablehnungversenden

Exchange-Server

GlobalesAdressbuch

Zentrale Dienste

E-Mailzustellen

E-Mailausliefern

Notizen in Outlook

Ausblick auf Teil 2 der Outlook-Schulung

Fortgeschrittene Kenntnisse

• Wiederholung der Basisfunktionen• Fortgeschrittene Funktionen für E-Mail und

Gruppenterminkalender• Verändern der Grundeinstellungen• Outlook-Ordner• Kontakte in Outlook• Outlook-Journal• Datenaustausch mit Outlook

Einsatz von SeeMe-Modellen

“Jetzt mal ganz ehrlich!”

• Sind die eingesetzten SeeMe-Modelle hilfreich für das Verständnis von Outlook?

• Waren die Modelle verständlich oder zu komplex?

• Sind Modelle ein hilfreiches Schulungs- instrument?

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