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Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
NewNew PublicPublic Management Managementim im
NewNew PublicPublic Management Managementim im
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 2Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
controlling-relevante Aspekte in JahresabschlussberichtenDoppelrolle als Diplomat und Führungskraft
praktisches Beispiel für Controlling Kundenbefragung und Zufriedenheitsmessung
Diplomatie und NPM
Politische Sektion: Abteilungsleiter-Sitzung am 20.12.2001
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 3Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Diplomatie und NPM
Politische Sektion: Abteilungsleiter-Sitzung am 20.12.2001 Zufriedenheitsmessung Ausgezeichnet und
Gut
Gesamteindruck 54 %
Vortrag zum Thema Controlling
Übersichtlichkeit/Strukturierung des Vortrages ? 69 %Verständlichkeit der Ausführungen ? 46 %
Ihre daraus abgeleitete Beziehung zum Thema Controlling
Sind Sie durch den Vortrag motiviert worden, aktiv an der Verwaltungsinnovation mitzuwirken ?
50 %
Sehen Sie in Ihrem Leistungsbereich quantitative oder qualitative Steuerungsmöglichkeiten ?
57 %
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 4Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Persönliche Leitsätze
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xibi
litä
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Leb
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ange
s L
erne
n
Mor
al
Gesund leben, optimistisch denken,
Körper und Geist täglich trainieren.
Wer Erfolg habenwill, muss mehr
leisten als verlangt wird.
Wer innerlich lebendigbleibt, wird nicht zum Gefangenen von Ge-
wohnheiten und Routine.
Lernen ist wie Rudern gegen den Strom.
Sobald man aufhört, treibt man zurück.
Was du nicht willst,das man dir tut,das füge auch
keinem anderen zu.
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 5Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das AußenministeriumZahlen, Geschäftsfelder, Aussagen
New Public Management Managementausrichtung, Bausteine im Außenministerium, Good Governance
Kostenrechnung quo vadis Erfolgskriterien
Gliederung des Vortrages
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 6Bundesministerium
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in Zahlen (1)
Das Außenministerium vertritt, fördert und schützt die Interessen Österreichs gegenüber dem Ausland. Derzeit bestehen 111 Auslandsvertretungen in 81 Staaten und 276 honorarkonsularische Vertretungen in weiteren 54 Staaten.
Quelle: Leistungsbericht der Bundesverwaltung 2004
ÖB Washington:20 Mitarbeiter
ÖB Tokio:10 MA
ÖB Canberra:6 MitarbeiterÖB Lima:
3 MA
OEZA … Österr. Entwicklungszusammenarbeit
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 7Bundesministerium
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in Zahlen (2)
1332 MitarbeiterInnen
davon
570 in der Zentrale in Wien und762 an den Vertretungen im Ausland(46 % Frauen-Anteil)
zuzüglich
550 lokal Angestellte „Sur-place“
Hilfsdienst4%
Akademiker34%
Maturanten19%
Fachdienst43% Quelle: Außenpolitischer Bericht 2004
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 8Bundesministerium
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in Zahlen (3)
Quelle: BMF, Budget 2005 in Mio Euro
5604
2290
14350
1810
2577
976
1893
623
9070
380
627
166
24054
Wirtschaft und Arbeit
Verkehr, Innovation und Technologie
Soziale Sicherheit, Generationen und KS
Landesverteidigung
Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und WW
Justiz
Inneres
Gesundheit und Frauen
Finanzen
Bildung, Wissenschaft und Kultur
Äußeres
Bundeskanzleramt
Oberste Organe
Budget des Außenministeriums im Vergleich
Sonst. Aufw endungen/Förderungen6%
EU-Präsidentschaft4%
Entwicklungshilfe24%
Personalausgaben18%
Betriebsausgaben31%
Mitgliedsbeiträge17%
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 9Bundesministerium
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externe Geschäftsfelder
ProtokollIntegrations- und Außenwirtschaftspolitik
ressortumfassende Öffentlichkeitsarbeit undInformation
konsularische und humanitäreAngelegenheiten
internationale Konferenzen und Organisationen in Österreich
Auslandskulturpolitik
Völker- und Europarecht sowie Menschenrechte
Entwicklungszusammenarbeit und Ostzusammenarbeit
Außen- und Sicherheitspolitik
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 10Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Der hohe Akademiker-Anteil erhöht auch Ihre Chancen.
Schauen Sie nach bei www.aussenministerium.at Außenministerium – Jobs – Jobs im Außenministerium –Höherer auswärtiger Dienst (Aufgaben, Aufnahme-voraussetzungen etc.)
Erfolgreicher Abschluss eines österreichischen Diplom-, Magister- oder Doktoratsstudiums
der Rechtswissenschaften (Mag. oder Dr. iur.),
der Sozial - und Wirtschaftswissenschaften (Mag. oder Dr.rer.soc.oec.) oder
der Politikwissenschaften (als erste Studienrichtung)
Sie finden dort auch ein Bewerbungsformular.
Ihre Job-Perspektive
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 11Bundesministerium
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Aussagen
"Keine Zauberkünstler" "Keine Zauberkünstler"
EU-Vorsitz. Außenministerin Plassnik mahnt Realismus ein. Die Presse am 20. Dez 2005
"Sinn fürs Machbare", aber dennoch müsse Platz für Visionen bleiben
"Sinn fürs Machbare", aber dennoch müsse Platz für Visionen bleiben
„Es gibt keine schnellen Lösungen und raschen Antworten.“
„Es gibt keine schnellen Lösungen und raschen Antworten.“
„Es geht darum, die Anziehungskraft, die Europa nach außen hat, auch nach innen zu stärken.“ Kurier, 1. Jänner 2006 „Es geht darum, die Anziehungskraft, die Europa nach außen hat, auch nach innen zu stärken.“ Kurier, 1. Jänner 2006 „Es geht darum, die Anziehungskraft, die NPM nach außen hat, auch nach innen zu stärken.“ Kurier, 1. Jänner 2006 „Es geht darum, die Anziehungskraft, die NPM nach außen hat, auch nach innen zu stärken.“ Kurier, 1. Jänner 2006
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 12Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das Außenministerium Zahlen, Geschäftsfelder, Aussagen
New Public Management Managementausrichtung, Bausteine im Außenministerium, Good Governance
Gliederung des Vortrages
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 13Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
1996: „Wozu brauchen wir ein Management, wenn wir eine gut funktionierende Verwaltung haben?“
2000: „Wer ist der Manager?“ 2001: „Das Problem der Verwaltung ist, in Aufgaben
zu denken anstatt in Leistungen und Ergebnissen.“(Heimerl-Wagner)
2002: „Von der Hoheitsverwaltung zum Management öffentlicher Leistungen“ (Pölsler)
2002: „Von der ressourcen-orientierten Verfahrenssteuerung zur leistungs-orientierten Ergebnissteuerung“ (Promberger)
New(?) Public Management
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 14Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Die Geschichte des Menschen wider-spiegelt sich in der Geschichte seiner Werkzeuge.
Die Werkzeuge, die der Mensch entwickelt, beeinflussen nicht nur, dass er lebt, sondern auch wie er lebt.
Die Erfahrungen, die er macht, wenn er Werkzeuge herstellt und benutzt, verändern ihn.
Und seine Veränderungen gehen in die Werkzeuge ein.
evolutionäre Perspektive
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 15Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
hoch
Umweltvielfalt(Anzahl bzw.
Verschiedenartigkeit der Umweltelemente)
niedrig
Umweltdynamik(Veränderungsgeschwindigkeit der
Umweltelemente)
niedrig hoch
(mechanistisch, stark bürokratisiert, stark
formalisiert)
(organisch, schwach bürokratisiert, gering
formalisiert)
hoch komplexe Umwelt
mäßig komplexe Umwelt
einfache Umwelt
komplizierte Umwelt
wissenschaftliche Perspektive
Adhocratie: - flache Hierarchie- objektorientierte Arbeitsteilg.- minimale Dokumentation- minimale Regeln
(lernende Organisation,negativ: keine Routine, kippt leicht ins Chaos!)
Bürokratie:Hierarchie, funktionale
Arbeitsteilung, Aktenmäßig-keit , Regelmäßigkeit
(wissende Organisation,negativ: keine Zeit z. Lernen,
kippt leicht ins Starre!)
Quelle: Heimerl-Wagner 2000
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 16Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Personal- und Organisationsentwicklung
- Management-Grundausbildung
- Führungskräfte-Qualifizierung
- neue Organisationsformen
- von den Besten lernen
Personal- und Organisationsentwicklung
- Management-Grundausbildung
- Führungskräfte-Qualifizierung
- neue Organisationsformen
- von den Besten lernen
Personal- und Organisationsentwicklung
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Qualitätsmanagement(Qualität)
Strategisches Management(Effektivität)
ganzheitliche Betrachtung
Politikmodernisierung
durch Good Governance
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 17Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
160 operative Einheiten (50 Abteilungen in der Zentrale, 110 Vertretungen im Ausland)ca. 1000 Kostenstellen (34 % B-KLR, 34 % Immo-bilien, 22 % pm-sap, 6 % EU-Präsidentschaft, 4 % ressortspezifisch)ca. 5200 Kostenträger (je 36 an 110 Auslands-vertretungen)ca. 1200 Verrechnungs-schritte2 hauptamtlicheKostenrechner Operatives Management
(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
erste Bausteine des operativen Managements
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 18Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kennzahlenbericht
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
seit 2002 erstes Ministerium mit einer ressort-umfassenden Darstellung der Leistungen
2003: dritter Platz unter 26 Ressortbeiträgen: „Leistungskennzahlen der Auslandskultur sind gut geeignet, um Auskunft über Effizienz, Effekivität und Kostendimensionen zu geben.“
2004: zweiter Platz unter den Ressorts mit Zielwertangaben Siehe auch: www.bka.gv.at Fachinhalte, Öffentlicher Dienst, Leistungsbericht
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 19Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Kennzahlenbeispiele (1)
Indikator Berechnung 1999 2000 2001 2002 2003
1.1 Angebot an Ausstellungen Anzahl der Ausstellungen
659 506 534 535 577
1.2 Erreichtes Zielpublikum (bei Ausstellungen) Besucheranzahl (in Tausend)
853 686 3.022 3.370 2.240
1.3 Wirkungsbereich der Ausstellungen Anzahl der erreichten Länder
65 64 59 59 55
1.4 Sachaufwand für Ausstellungen Eingesetzte Budgetmittel (in Millionen €)
1,37 1,15 1,13 0,90 0,91
Kernleistung Organisation und Koordination von künstlerischen Veranstaltungen
Fußnote: Die Veränderung der absoluten Zahlen des Jahres 2001 gegenüber den Vorjahren ist auf eine Änderung der statistischen Erfassung des Zahlenmaterials zurückzuführen.
Quelle: Leistungsbericht der Bundesverwaltung 2004
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 20Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Kennzahlenbeispiele (2)
Kernleistung Konsularische Hilfeleistung für ÖsterreicherInnen im Ausland
Indikator Berechnung 1999 2000 2001 2002 2003 Zielwert
1.1 Bearbeitungsdauer Depoterrichtungen
Bearbeitungsdauer (in Stunden) durch das Außenministerium für finanzielle Transferleistung von österreichischen Angehörigen für in Not geratene ÖsterreicherInnen im Ausland.
45 37,50 29 21 18 12
Durch den Einsatz moderner Kommunikationsmittel (Einführung des elektronischen Formulars durch die Fachabteilung) sowie durch laufende Prozessoptimierung konnte die Bearbeitungsdauer vom Antrag der/des in Not geratenen Österreicherin/Österreichers auf finanzielle Hilfe über die Weiterleitung durch die Konsularabteilung im Ausland an die für Bürgerservice zuständige Abteilung in Wien, über die Kontaktaufnahme mit den Angehörigen in Österreich, die Depoterrichtung in Österreich und Auszahlungsanweisung an die Konsularabteilung im Ausland bis zur Auszahlung an die antragstellende Person innerhalb einer halben Dekade auf ein Drittel der Zeit verkürzt werden.
1.2 Länderspezifische Reiseinformationen
Zugriffe (pro Monat) auf die Reiseinformationen auf der Website des BMaA (www.aussenministerium.at).
1.400 6.300 12.420 23.190 47.580 60.000
Quelle: Leistungsbericht der Bundesverwaltung 2004
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 21Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
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Controlling-Konzept
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 22Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Qualitätsmanagement(Qualität)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
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„best of class“unter den
Bewerbern aus D, CH und Ö
Speyer-Wettbewerb 2000
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 23Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Leistungskatalog (Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Qualitätsmanagement(Qualität)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
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Leistungskatalog1 Politikfeld: Auswärtige Angelegenheiten10 Geschäftsfelder35 Leistungsgruppen250 Leistungen800 Kostenträger in Wien4000 Kostenträger im Ausl.
individuelle Definition in über 100 Einzel- und Gruppengespräche mitAbteilungsleiterInnen
Leistungskatalog1 Politikfeld: Auswärtige Angelegenheiten10 Geschäftsfelder35 Leistungsgruppen250 Leistungen800 Kostenträger in Wien4000 Kostenträger im Ausl.
individuelle Definition in über 100 Einzel- und Gruppengespräche mitAbteilungsleiterInnen
Leistungskatalog
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 24Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Leistungshierarchie in der Politischen Sektion
Auswärtige Angelegenheiten
außen- und sicherheitspolitische Leistungen
internationale Information Organisation bilaterale Positionierung und Analyse u. Koordination und multilaterale
Zusammenarbeit
Weisungsbei- Informations- Organisation Verhandlungsführung träge an österr. beiträge für das des COREU-Ver- in EU-Gremien, Vertretungen im Parlament u.d. kehrs, Koord. für Networking, u.a. Ausland, u.a. Bundesregier. Tagungen der u.a. Europ. Räte, u.a.
Strategisches Politikfeld
Geschäftsfeld
Leistungs-gruppen(-typen)
Leistungender GASP-Abteilung
Leitsätze:
• Wir vertreten die außen- und sicherheits-politischen Interessen Österreichs in den bilateralen Beziehungen gegenüber Staaten sowie in der EU, UNO, OSZE und weiteren inter-nationalen Organisationen …
Leistungshierarchie und Typenkatalog: www.bundes-klr.at (Phase II)
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 25Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Leistungskatalog auszugsweise
10 Geschäftsfelder 35 Leistungsgruppen der Zentrale 39 Leistungen der Vertretungen im Ausland: : :: : :: : :
Völker- und Europarecht Information, Rechtsberatung, Legistik, Forschung Information, Rechtsberatung, Legistik, Forschungsowie Menschenrechte internationale Zusammenarbeit internationale ZusammenarbeitVR, EU-R, MR innerstaatliche Zusammenarbeit
staatsnotarielle Leistungen staatsnotarielle LeistungenAußen- und Sicherheits- internationale Positionierungpolitik Information und Analyse Informat. u. Analyse für die Zentrale u. and .öst. StellenASP Information und Analyse im Empfangsstaat
Informat. u. Analyse sowie Zusammenarbeit in EU-Ang.Organisation und Koordinationbilaterale und multilaterale Zusammenarbeit internationale Zusammenarbeit
Integrations- und Außen- internationale Positionierungwirtschaftspolitik Information und Analyse Informat. u. Analyse für die Zentrale u. and .öst. StellenIAWP Information und Analyse im Empfangsstaat
Zusammenarbeit im Rahmen der EUinnerstaatliche Zusammenarbeitinternationale Zusammenarbeit sonstige internationale Zusammenarbeit
konsularische und Information und Analyse Information und Analysehumanitäre Schutz und Hilfeleistung mit Auslandsbezug BürgerserviceAngelegenheiten Häftlingsbetreuung und RechtsschutzKHA Visaangelegenheiten
innerstaatliche Zusammenarbeitzwischenstaatliche Zusammenarbeit internationale Zusammenarbeit
: : :
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Politikfeld Auswärtige Angelegenheiten
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9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 26Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Leistungskatalog (Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Qualitätsmanagement(Qualität)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
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Qualitäts-bewertung (CAF)in der EZA 2002
bestesErgebnis
der Bundes-dienststellen
in Ö
Qualitätsbewertung
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 27Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
9 Kriterienfelder:• die Führungsebene• Organisationspolitik und -strategie• Personalmanagement• externe Partnerschaften und interne Ressourcen• Prozess- und Veränderungsmanagement• kundenorientierte Resultate• MitarbeiterInnenzufriedenheit• Auswirkungen auf die Gesellschaft• die wichtigsten Leistungsergebnisse
Zielsetzungen:• einfache Form der Selbstbewertung von Stärken und Schwächen,
vermittelt Know-how zur Verbesserung der Führungskompetenz
• Prof. Dr. Bauer, KDZ1 – Zentrum für Verwaltungsforschung: „die Selbstbewertung soll u.a. auch Informationsdefizite aufdecken und helfen, diese zu kommunizieren und zu beseitigen“
1 www.kdz.or.at
CAF
Be
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Common Assessment Framework (1)
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 28Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Facility-Management-Systemab 1996
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Leistungskatalog (Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Qualitätsmanagement(Qualität)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
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Qualitäts-bewertung (CAF)in der EZA 2002
SpeyererQualitätswett-bewerb 2002mit der EZA
Themenfeld„StrategischesManagement“
Strategisches Management(Effektivität)
einzigesBundes-
ministeriumunter 50
Bewerbern
Speyer-Wettbewerb 2002
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 29Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
EZA -eine Welt
für alle
Vorwort Seite 2
Stärken/Schwächen Seite 3
Evaluations-Leitlinien Seite 5
EZA imLeistungsbericht Seite 7
EZA-Policy-Statement Seite 9
3-Jahres-Programmim EZA-Gesetz Seite 11
Controlling-projekt Seite 13
Alternativ-Strategien Seite 15
Abstimmungs-prozesse Seite 17
Qualitäts-kriterien Seite 25
Organisationder Evaluation Seite 27
Lernen ausErfahrung Seite 29
Gender-Mainstreaming Seite 19
Wissens-Vernetzung Seite 21
Vom Programmzum Projekt Seite 23
Evaluation
Strategie-umsetzung
Strategie-entwicklung
Zielsetzung
Analyse
Strategisches Management in derEntwicklungszusammenarbeit
Inhaltsverzeichnis
Wettbewerbsinhalt
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 30Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Qualitätsmanagement(Qualität)
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
Kosten-/ Aufgabenrechnung ab 1997Kosten-/ Leistungsrechnung ab 2004
Facility-Management-Systemab 1996
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Qualitäts-bewertung (CAF)in der EZA 2002
Leistungskatalog (Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
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Strategisches Management(Effektivität)
Leistungsvereinbarung
SpeyererQualitätswett-bewerb 2002mit der EZA
Themenfeld„StrategischesManagement“
Leistungsvereinbarung mitBSC-Struktur (EZA, 2003)
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 31Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Ziele in Bezug auf die Leistungen
Strategische Ziele
Gesamt-auftrag
Ressourcen
Prozesse/Organisation
Lernen u. Entwicklung
Anspruchs-gruppen
Operatives Berichtswesen
Strategisches Berichtswesen (BSC)
Mit SAP: Kostenrechnungsberichte
Kostenstellen-Berichte
Kostenträger-Berichte
Bericht zur operativen Leistungsplanung
Gesamt-auftrag
Ressourcen
Prozesse/Organisation
Lernen u. Entwicklung
Anspruchs-gruppen
Wirkungsziele
Leistungsziele
Input- bzw.Ressourcenziele
Prozeßziele
Struktur der Leistungsvereinbarung
Gesamtauftrag: z.B.• Kontinuierliche Berücksichtigung von Evaluierung
in der ÖEZAAnspruchsgruppen: z.B.• Steigerung der Akzeptanz des Lern-Instruments
„Evaluierung“ bei den VertragspartnernProzesse/Organisation: z.B.• Verstärkte Kontrolltätigkeit in den PartnerländernMitarbeiterInnen/Lernen und Entwicklung: z.B.• Aufbau von Expertise in der Evaluierung neuer
Formen der internationalen Zusammenarbeit
Leistungsziele: z.B.• Anzahl der Projekte mit Befassung von VII.6 = 16• Anzahl überarbeiteter Musterverträge = 12• Anzahl von Evaluierungen Typ 2 = 16• Anzahl der Abrechnungen = 650…
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 32Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
strategische Leistungsvereinbarung
Gesamt-Berücksichtigung von Evaluierung Gewichtung AbtLtr Ref. a Ref. b Urteil WertBerücksichtigung bei Projekten 20% 3 3 4 3 0,6Berücksichtigung bei Programmen 40% 2 2 3 2 0,8Berücksichtigung bei Instrumenten 30% 4 2 3 3 0,9Evaluierung ist ein Thema 10% 0 1 0 0 0Evaluierungsindikator 100% 2,3
Nr. Strategische Ziele Prio
rität
Messgrößen IST-WertZiel-Wert
2003Ziel-Wert
2005 Nr. Maßnahmen Ver
antw
ortl.
Termin
GesamtauftragKontinuierliche Berück- HSL,
sichtigung von Evaluie- Verbindliche Vereinbarung über die Um- AL,
1 rung in der ÖEZA Evaluierungsindikator 2,3 2,5 3 1.1 setzung von Evaluierungsergebnissen Ref. a Jan 2003
ho
ch
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 33Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
operative Leistungsvereinbarung
Externe Leistungen
Ist-Personal-ressourcen (VBÄ) 2002
Plan-Personal-ressourcen (VBÄ) 2003 *
Messgrößen der Leistungen und Prozesse (Q,K,Z)
Ist-/ Erfahrungs-Wert 2002
Plan-Wert 2003 Anmerkungen
Koordinierung und int. Zsarbeit
L1 - L18 gesamt 0,2 0,3
AL-Sitzung, Budget-Club, Montagssitzung, DAC, EU. Ab 2003: stärkere internat. Präsenz
Planung
L19 - L45 gesamt 0,2 0,3verstärkte Einbeziehung in Programmierung
Projektmanagement und Planungsumsetzung
Org., Koord. und Zusammenarbeit im Projektmanagement inkl. Qualitätssicherung (Programmbesprechungen, etc.) 0,15 0,2 L
Anzahl der Projekte mit Befassung von VII.6 12 16
Erhöhung nötig, um stärkere Einbeziehung von Evaluierungsergebnissen bei Projektplanungen sicherzustellen
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 34Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
ErgebnisorientierteSteuerung
durch stärkere bwl. Beachtung von Leistungs- und Wirkungsergebnissen (KLR, Leistungs-
katalog, Berichtswesen, Controlling)
Bürgerorientierung /Qualitätsmanagement
durch Schaffung einer Kultur der Zusammen-arbeit (eig. Qualitätsmanagementbewertung)
Wettbewerbdurch Vergleich/Bench-marking der Leistungs-/Wirkungsergebnisse mit
anderen Außenministerienbzw. der Vertretungen
untereinander
Neue Organisations-prinzipien
durch Dezentralisierung der Anordnungs-befugnisse (SAP) u. Leistungsvereinbarung
Balanced Controlling Approach im BMaA – nachhaltige Weiterentwicklung durch ausbalanciertes Vorgehen
Neues Personal-management
durch Einführung von Beloh-nungs-, Motivations-, Anreiz-bzw. Sanktionsmechanismen
nachhaltige Weiterentwicklung
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 35Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Qualitätsmanagement(Qualität)
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
Kosten- und Aufgabenrechnung ab 1997Kosten- und Leistungsrechnung ab 2004
Facility-Management-Systemab 1996
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Qualitäts-bewertung (CAF)in der EZA 2002
SpeyererQualitätswett-bewerb 2002mit der EZA
Themenfeld„Strateg. Mgmt.“
Leistungskatalog(Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Leistungsvereinbarung mitBSC-Struktur (EZA, 2003)
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Strategisches Management(Effektivität)
Arbeitskreis „Raumkosten“2002 bis 2003
Bundes-KLR2001 bis 2003
Interministerielle Arbeitsgruppen
Leistungsbericht derBundesverwaltung seit 1998
Ziele des Projektes „LK derBundesverwaltung 2002
Leistungskatalog der BV(Hierarchie u. Typen) 2003
Öffentliche VerwaltungVerwaltungsmodernisierung
durch Management
Ressortübergreifende AGs
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 36Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Qualitätsmanagement(Qualität)
Operatives Management(Wirtschaftlichkeit, Effizienz)
Speyerer Qualitätswettbewerb 2000 Themenfeld „Wissensmanagement“
Kosten- und Aufgabenrechnung ab 1997Kosten- und Leistungsrechnung ab 2004
Facility-Management-Systemab 1996
Einführung von Controlling(Controlling-Konzept 2000)
Qualitäts-bewertung (CAF)in der EZA 2002
SpeyererQualitätswett-bewerb 2002mit der EZA
Themenfeld„Strateg. Mgmt.“
Leistungskatalog(Leistungsdefinition 2001 bis 2002)
Beitrag zum Leistungskennzahlen- bericht der Bundesverwaltung ab 1998
Leistungsvereinbarung mitBSC-Struktur (EZA, 2003)
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Strategisches Management(Effektivität)
Interministerielle Arbeitsgruppen
Optimierung der Staats-Kennzahlen(Arbeitslosigkeit, Inflation, Staatsver-schuldung, Bruttoinlandsprodukt, etc.)zur Sicherung der gesellschaftlichenWohlfahrt durchAusbalancierung der Spannungenzwischen den Politikfeldern undparteipolitischen Kräfteverhältnissen
Arbeitskreis „Raumkosten“2002 bis 2003
Bundes-KLR2001 bis 2003
Leistungsbericht derBundesverwaltung seit 1998
Ziele des Projektes „LK derBundesverwaltung 2002
Leistungskatalog der BV(Hierarchie und Typen) 2003
Öffentliche VerwaltungVerwaltungsmodernisierung
durch Management
PolitikPolitikmodernisierung
durch Good Governance
- Transparenz der Entscheidungsprozesse
- Verantwortung für Qualität der Leistungen
- Effektivität basierend auf Objektivität und Evaluierung
- Befähigungsmaßnahmen korrespondieren mit Ergebnissen
Good Governance
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 37Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das Außenministerium Zahlen, Geschäftsfelder, Aussagen
New Public Management Managementausrichtung, Bausteine im Außenministerium, Good Governance
Kostenrechnung quo vadis Erfolgskriterien
Gliederung des Vortrages
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 38Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Kostenarten-
rechnung
BÜB
Kostenstellen-
rechnung
BAB
Kostenträger-
rechnung
Kalkulation
Kostenträger-
erfolgs-
rechnung
Perioden-
erfolgs-
rechnung
Was kostet eine Stunde?
(Kostenstellen-Kosten)
Was kostet ein Stück?
(Kostenträger-Kosten)
Wie hoch ist der
Verdienst pro Stück?
Zweck-
aufwand
Zusatz-
kosten
Abgrenzung
Erlös ??
Wie groß ist der politische bzw. administrative Vorteil oder Nachteil?
Quelle: Tweraser 2001
klassische Kostenrechnung
BÜB … BetriebsüberleitungsbogenBAB … Betriebsabrechnungsbogen
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 39Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
AUFTRAGGEBER (MINISTER BZW. POLITIK-
VORBEREITENDE VERWALTUNG )
AUFTRAGNEHMER (PRODUZIERENDE-,
VOLLZIEHENDE VERWALTUNG )
LEISTUNGS-
VEREINBARUNGEN
ZIELE
LEISTUNGEN
RESSOURCEN
BERICHTE ÜBER
ZIELERREICHUNG
LEISTUNGEN
KOSTEN
ERGEBNISSE
Quelle: Konzept Phase I, Bundes-KLR 2002
System der Leistungsvereinbarung
Ressort
Sektion
Abteilung
Ressort
Sektion
Abteilung
notwendige Kostenbeurteilung
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 40Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das Verrechnungsmodell liefertLeistungskosten.
Leistungskosten müssen mit Leistungs-kennzahlen belegt werden.
Leistungskosten und Leistungskennzahlen müssenim Leistungsbericht kommentiert werden.
Ergebnisse im Leistungsbericht müssen gemeinsam evaluiert werden.
Evaluierte Leistungsergebnisse bilden den Grundsteinfür Leistungsvereinbarungen.
Evaluierte Leistungsergebnisse beeinflussen und versachlichen Leistungsaufträge. Innovations-
potenzial
Eingliederung in das Leistungscontrolling
Quelle: AG Leistungscontrolling März 2004
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 41Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das Leistungscontrolling umfasst die - Planung, - Kontrolle und - Evaluierung von Leistungen der Bundesverwaltung - anhand von Daten aus der Kosten- und Leistungs- rechnung (Kosten, Zeitanteile) und - mit Hilfe von Leistungsindikatoren (Mess- bzw. Schätz-
größen zu Leistungsumfang und -qualität).
Ziel des Leistungscontrolling ist die ziel- und wirkungs-orientierte Steuerung des Leistungsangebotes.
Definition von Leistungscontrolling
Quelle: AG Leistungscontrolling, Jänner 2005
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 42Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Der Kosten- und Leistungsreport (KL-Report) ist das Bindeglied zwischen den Verantwortlichen der Bereiche Controlling / Kosten- und Leistungsrechnung und den fachverantwortlichen Führungskräften.
Kosten- und Leistungsreport
Führungskräfte
(Ergebnis- verantwortung)
Controller (Transparenz-verantwortung)
KL-Report
Aufgabenkritik
Ressourcenoptimierung
Schnittstellenabbau
Ergebnisverantwortung
Entscheidungsgrundlage
Strukturoptimierung
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 43Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Prototyp „Berichtsheft Seite 2“
schneller Überblick über die wirtschaftliche Situation
Worum geht es?
Wie kam es dazu?
Wie kann die Situation verbessert werden?
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 44Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Prototyp „Berichtsheft Seite 5“
Leistungs-
codeLeistungs-
bezeichnung
Gesamtkosten der Leistung
anteilige Personalkosten
an der Leistungserbringung Beteiligte
Programmentwicklung AKP 81.930 52.283 1,0 0,5 0,3
fiktive Wertangaben !
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 45Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Vorschlag zur Regelkommunikation
6-Schritte-Kommunikation über den KL-Report (Rollen und Aufgaben, ein Vorschlag):Vorbereitende Maßnahmen: SL sorgt
- für die KLR-/Controlling-Ausbildung der AL,- legt die Rahmenbedingungen für Reporting und Regelkommunikation fest; - möglicher erster Schritt im Leistungscontrolling: Augenmerk auf bestimmte relevante nicht alle) Leistungen zu konzentrieren.
1. KostenrechnerInKostenrechnerIn liefert Ergebnisse aus der KLR.
2. CONCON ergänzt Budget- und Personal-Eckdaten sowie Leistungskennzahlen und präsentiert der/dem AL die entwicklungsauffälligsten Ergebnis-Parameter.
3. ALAL beurteilt mit CONmit CON die Ergebnisse, Entwicklungen und Tendenzen, berichtet über gesetzte Maßnahmen bzw. schlägt Maßnahmen vor.
4. SL/GLSL/GL bespricht Ergebnisse und Maßnahmen mit allen AL und CONmit allen AL und CON, genehmigt die Schlussfassung des KL-Reports an die Ressortleitung. Diese Besprechung sollte ein verpflichtender Bestandteil der Kommunikation in der Sektion werden und sollte von SL eingefordert werden.
5. CON aggregiert Sektionsergebnisse für Ressortleitung (in Abstimmung mit SL).
6. RessortleitungRessortleitung beurteilt, kommentiert, bespricht Sektionsergebnisse.
SL … SektionsleiterIn, GL …GruppenleiterIn, AL … AbteilungsleiterIn, CON … ControllerIn
Quelle: Seebensteiner Controllingansatz, 2005
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 46Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Das Verrechnungsmodell liefertLeistungskosten.
Leistungskosten müssen mit Leistungs-kennzahlen belegt werden.
Leistungskosten und Leistungskennzahlen müssenim Leistungsbericht kommentiert werden.
Ergebnisse im Leistungsbericht müssen gemeinsam evaluiert werden.
Evaluierte Leistungsergebnisse bilden den Grundsteinfür Leistungsvereinbarungen.
Evaluierte Leistungsergebnisse beeinflussen und versachlichen Leistungsaufträge. Innovations-
potenzial
Status quo in Österreich
Status
quo
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 47Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Controlling-Umfragein Außenministerien der EU (14) und Schweiz
Rückantworten von 11 Außenministerien
Kostenrechnung 70 % setzen eine Kosten- und Leistungsrechnung ein; 20 % planen den Einsatz
50 % führen eine Leistungszeitschätzung oder Leistungszeiterfassung durch
Controlling / Benchmarkingsieben Außenministerien vergleichen Leistungs-ergebnisse mit anderen Außenministerien
in sieben Außenministerien wird über Leistungsvereinbarungen gesteuert
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 48Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Auswärtiges Amt Berlin
Ist New Public Management für politikgestaltende Verwaltung geeignet ?
Wie kann sich der Personaleinsatz verstärkt auf die Kernaufgaben des Auswärtigen Dienstes konzentrieren ? Vor allem an Auslandsvertretungen sollen keine weiteren Planstellen abgebaut werden.
Wie kann der sich fortsetzende Planstellenabbau von allen mitgetragen werden ?
Ist der bisherige Produktkatalog und die Leistungszeit-erfassung im Ausland für die Steuerung im Auswärtigen Dienst geeignet ?
Der Bereich Controlling wurde organisatorisch getrennt. Das strategische Controlling wurde als Stabsstelle beim Staatsekretär angesiedelt, das operatives verblieb bei Haushalt und Finanzen.
Erfahrungsaustausch am 12. September 2005 in Berlin:
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 49Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
„Mit ca. 70% ist die Rate gescheiterter Reorganisationsprozesse in Unternehmen erschreckend hoch.“
Häufig sind die Führungskräfte selbst ein kritischer Faktor für Gelingen oder Misslingen.
Die Hauptgründe, aus denen der organisatorische Wandel immer wieder scheitert, versandet oder schlichtweg von Beginn an gar nicht startet, werden von „vier Barrieren“ gebildet :
1. Es fehlt der tatsächliche, ausreichend „schmerzhafte“ Handlungsdruck.
2. Es existiert nur ein halbherziges Engagement des Top-Managements zum Change-Prozess.
3. Für die Transformation stehen nur scheinbar genügend notwendige zeitliche, finanzielle und personale Ressourcen zur Verfügung.
4. Es wurde kein klares kommunizierbares Zukunftsbild auf breiter Basis erarbeitet, das dem Change-Prozess die erforderliche Stabilität der Sinnhaftigkeit verleiht.“
Vorbild Privatwirtschaft ?
Quelle: Zeitschrift für Organisatoren, Heft 4, 2002
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 50Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
„Controlling – als notwendiges Übel?“
Entwicklungsfähigkeit
evolutionärer Ansatz – und nicht revolutionär
eigenständige Weiterentwicklung – und nicht gewaltsamer Umsturz, (allmählich fortschreitend) Zerschlagung; das Widerstands-
fähigste bleibt und bestimmt
VERWALTUNGSENTWICKLUNGZentrum für Verwaltungsforschung
Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften
Deutsche Hochschule für VerwaltungswissenschaftenAbt. Verwaltungsentwicklung
9. Jänner 2006 NPM im BMaA - Folie 51Bundesministerium
für auswärtige Angelegenheiten
Reform ist ein permanenter Prozess.
AUFTRAGGEBER (MINISTER BZW. POLITIK-
VORBEREITENDE VERWALTUNG )
AUFTRAGNEHMER (PRODUZIERENDE-,
VOLLZIEHENDE VERWALTUNG )
LEISTUNGS-
VEREINBARUNGEN
ZIELE
LEISTUNGEN
RESSOURCEN
BERICHTE ÜBER
ZIELERREICHUNG
LEISTUNGEN
KOSTEN
ERGEBNISSE
Leistungs-Controlling
Ziele
Standards Kosten
Kennzahlen
Veränderungs-druck
Budget-konsolidierung
Bürger-orientierung
NPM ist zu „managerialistisch“. Der Politik wird ein Rationalismus
übergestülpt, der ihr fremdartig ist. Klages, 2003
Es wächst die … Gefahr, sich auf das Quantifizierbare, das Betriebswirtschaftliche der staatlichen Produktion zu
konzentrieren und jene Leistungen zu vernachlässigen, die den Charakter öffentlicher Güter haben. Bartel 2003
Staats-verschuldung
Inflation
Arbeits-losigkeit
Brutto-inlandsprodukt