Mit  ECM  und  BPM  –    Compliance  durchsetzen,  Geschä;  voranbringen,  Mehrwerte  schaffen    

 

www.comarch.de/ecm  www.comarch.ch/ecm  

Daniel Taborek Comarch Swiss AG

Daniel  Taborek  ECM  Competence  Center  

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•  Hersteller von DMS/ ECM Software seit 1992

•  >1000 Installationen mit über 100.000 DMS Anwendern

•  MS Windows, Linux und nativ IBM i

•  > 70 Mitarbeiter in der ECM Division

•  > 30 ERP & DMS-Partner vertreiben COMARCH ECM

ECM Kompetenz

ECM Kompetenz

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COMARCH ECM Produkt Linie

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COMARCH ECM Produkt Linie – Add on

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Paradoxon?  

www.comarch.ch/ecm  

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2 Themen zum Diskutieren und Nachlesen

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Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen

Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow

Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....

Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM

2013 – Features und Trends aus Sicht der Hersteller

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Paradoxon?  

www.comarch.ch/ecm  

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...bis 1990 kommt das papierlose Büro garantiert...

Businessweek 1975

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Das  Papierau+ommen    hat  sich  in  den  letzten    zwei  Dekaden    mehr  als  verdoppelt    The  Economist,  9.  Oktober  2008  

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72%    aller  Unternehmen  finden  nach  eigenen  Angaben  externe  Informa<onen  schneller  als  firmeneigene  Daten  

AIIM  

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15%    der  Zeit  wird  durch  Überschneidung  bestehender  Informa<onen  verbracht    

IDC  

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77%    aller  E-­‐Mails  werden  ausgedruckt  

17%    werden  ausgedruckt  und  eingescannt  

31%    aller  digitalen  Fax-­‐Rechnungen,  werden          ausgedruckt  und  wieder  eingescannt  

 

 

AIIM,  2013  

 

Wie  gehen  Unternehmen  heute  mit  elektronisch  erhaltene  Rechnungen  um  ?  

 

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Braucht man ECM / BPM

um erfolgreich zu sein?  

www.comarch.ch/ecm  

Seite 17

Macht  neue  Technologie  erfolgreich?  

www.comarch.ch/ecm  

Seite 18

Erfolgsfaktoren  für  

ECM  und  BPM  ?  

www.comarch.ch/ecm  

Seite 19

Diagnose Tools zur Vorbereitung, Planung und Durchführung von ECM Projekten

www.ecm-success.org

www.bpm-culture.org

Content-Audit

Ein Diagnoseinstrument für erfolgreiches

Enterprise Content Management (ECM)

Zusammenarbeit mit Universität Liechtenstein

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Strategic Alignment Governance Modelling Information

Technology People Culture

Factors

Capability Areas

• Process Improvement Plan

• Strategy and Process Capability Linkage

• Process Architecture

• Process Output Measurement

• Process Customers and Stakeholders

• Process Management Decision Making • Process Roles and Responsi- bilities

• Process Metrics and Performance Linkage

• Process Management Standards

• Process Management Controls

• Process Design and Modeling

• Process Implementation and Execution

• Process Control and Measurement

• Process Improvement and Innovation

• Process Project and Program Management

• Process Design and Modeling

• Process Implementation and Execution

• Process Control and Measurement

• Process Improvement and Innovation

• Process Project and Program Management

• Process Skills and Expertise

• Process Management Knowledge

• Process Education and Learning

• Process Collaboration and Communication

• Process Management Leaders

• Responsiveness to Process Change

• Process Values and Beliefs

• Process Attitudes and Behaviors

• Leadership Attention to Process

• Process Management Social Networks

BusinessProcess Management

Maturity Model

[vom Brocke, Rosemann 2010]

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BPM Scoping

Strategic Alignment Governance Methods Information

Technology People Culture

Capability Areas

(0) Initial

(3) Excellent

(1) Defined

(2) Managed

Assess the Individual Situation 1

[vom Brocke, Rosemann 2010]

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BPM Scoping

Strategic Alignment Governance Methods Information

Technology People Culture

Capability Areas

(0) Initial

(3) Excellent

(1) Defined

(2) Managed

Assess the Individual Situation

Derive Strategies for Improvement

1

2

[vom Brocke, Rosemann 2010]

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www.bpm-culture.org

Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.

Online Assessment

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Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.

Online Assessment

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Erlaubt den Erfolg eines ECM Projekts messbar zu machen

Vergleichen Sie Bedürfnisse und Ziele mit Zielerreichung „fortlaufend“

Erkennen und Beeinflussen von Zufriedenheit einzelner Abteilungen und Mitarbeiter

Effizienz, Compliance, Collaboration......

Measuring ECM System Success

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Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen

Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow

Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....

Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM

2013 – Was dürfen wir für Sie tun?

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Bearbeitung von Kundenanfragen Beschwerdemanagement

Personalmanagement

Urlaubsanträge Einstellung neuer MA Unterstützungsleistungen

Buchhaltung und Finanzen

Rechnungseingangsprüfung Bedarfsmeldungen und Prüfung Vertragsmanagement Produkt-, Preisänderungen Elektronischer Zahlungsvertrag Bestellanforderung

Virtuelle Arbeitsmappen Produktion

Materialbestellung Produkt Life Cycle Management

IT Autorisierungsmanagement Problemmanagement Freigabeverfahren

ISO Prozesse

Administration

Genehmigungs-Richtlinien Informations-System Freigabe-Verfahren Kündigungs-Prozeduren Rückmeldungen

Vertrieb

Bestellungen Reiseanträge Produkterprobung Auftragsabwicklung Vertriebsprozess

COMARCH BPM – Workflow-Beispiele

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Beispiel    Vertragsverwaltung  mit  ECM  und  BPM  

www.comarch.ch/ecm  

Ablauf – Vertragsverwaltung

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1.  Vertrag wird eingescannt oder aus MS Word abgelegt

2.  Sachbearbeiter für Posteingang kennzeichnet das Dokument als Vertrag

3.  Sachbearbeiter für Vertragsverwaltung legt ordnet die „Vertragsart“ zu

4.  Der Verantwortliche Sachbearbeiter erfasst Vertragsdaten und prüft

5.  Der Vorgesetzte prüft den Vertrag, stellt Rückfragen und gibt den Vertrag frei

6.  Einscannen des unterschriebenen Vertrages

7.  Abschlussprüfung und Aktivierung des Vertrages

8.  Rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist – Vorlage zu erneuten Entscheidung

Vertrag ins ECM hochladen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

Postverteilung bearbeiten und Vertrag identifizieren

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. Dokumentklasse auswählen

2. Dokumenttype eintragen „contract“

1. Dokumentklasse auswählen

2. Dokumenttype eintragen „contract“

Vertragsart bestimmen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. Vertragsart auswählen

Indexwerte eintragen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. Indexwerte ausfüllen 2. Vertragsart auswählen

1. Indexwerte ausfüllen 2. Vertragsart auswählen

Unterschreiben lassen und einscannen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. ?????

Unterschreiben lassen und einscannen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. Unterschriebener und gescannter Vertrag unter Anlagen hochladen

Unterschreiben lassen und einscannen

Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind

1. ?????

Ablage im Dossier Elefants AG

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Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen

Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow

Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....

Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM

2013 – Was dürfen wir für Sie tun?

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DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT

Daniel Taborek Email: daniel.taborek@comarch.ch Skype: daniel.taborek Telefon: 0041 81 755 5508

Fachkongress ECM/DMS

21. November 2013

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Prof. Dr. vom Brocke (Herausgeber des meist-zitierten Handbuches für BPM)

•  Professor an der Universität in Liechtenstein o  Akademischer Leiter des Promotionsstudiums PhD in Business Economics

o  Gründer und Studienleiter des Masterstudiengangs MSc in IT and Business Process Management

o  Prorektor für Forschung und Transfer der Universität Liechtenstein

•  Berater zahlreicher Organisationen weltweit

•  Inhaber des Hilti Lehrstuhls für Business Process Management an der Universität Liechtenstein

•  Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik sowie Gründer und Leiter des ersten universitären Competence Centers für ECM

•  Autor und Herausgeber von 19 Büchern, wie dem International Handbook on Business Process Management, sowie Verfasser von über 200 wissenschaftlichen Studien, u.a. dem White Paper- Enterprise Content Management erfolgreich einführen

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•  Berater und Unternehmer o  Steinbeis Transferzentrum Projektgestaltung

und Vertragsmanagement Mitglied der

Geschäftsleitung; Mitbegründer •  Rechtsanwalt

o  Anwaltskanzlei Dr. Hackenberg - Inhaber •  Kontrollorgan

o  VISIOSWISS AG - Verwaltungsrat •  Wissenschaft

o  Hochschule Reutlingen (Wirtschaftsinformatik) - Lehrbeauftragter •  Autor und Referent

o  zahlreiche Aufsätze und Skripten zum IT-Recht; bundesweit tätiger Referent, Trainer und Coach für IT-rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen

Dr. Wolfgang Hackenberg

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Bernhard Zöller – Zöller & Partner

•  Gründer und Geschäftsführer von Zöller&Partner GmbH (1997)

•  Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik o  Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt am Main

•  Mehr als 25 Jahre Erfahrung mit elektronischer Archivierung und Dokumenten Management.

•  Langjähriger Berater für eine internationale Beratungsfirmen o  verantwortlich für Beratungsprojekte, Studien und

Seminare

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Von   Was   Thema   Wer   Raum  

09:00 Konferenzeröffnung Thesen und Trends zu ECM Daniel Taborek 2012

09:15 Keynote Die 6 Grundsätze für erfolgreiches Businessprozessmanagement

Prof. vom Brocke Uni-Liechtenstein 2012

9:15 Kurzvorstellung zu Breakoutsessions

10:20 Kaffeepause Networking in der Ausstellung

10:40 Parallele Workshops Content Audit

BPM und ECM in der Praxis IBM

Prof. Jan vom Brocke Comarch

Herr Rother / IBM 2012

11:30 Keynote

Mythen und Legenden der Rechtsgrundlagen zur digitalen Archivierung

Warum man viel mehr darf und weniger muss, als manche glauben.

Bernhard Zöller (Zöller&Partner) 2012

12:30 Mittagessen Taverne

Agenda - Vormittag

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Von   Was   Thema   Wer   Raum  

13:30 Keynote Die Illusion vom Ende der E-Mail Dr. Wolfgang Hackenberg 2012

14:30 Vortrag zur Breakoutsession + Unternehmensdaten richtig schützen + Daten aus Dokumenten automatisiert extrahieren und weiterverarbeiten

iTernity – Icas und FAST – LTA Insiders

2012

15:00 Kaffeepause Networking in der Ausstellung 2010/2011

15:15 Parallele Workshop iTernity – Icas

FAST – LTA Insiders

2012

16:00

Schluss-Thesen Podiumsdiskussion

Dr. Kampffmeyer

Jan vom Brocke, Wolfgang Hackenberg, Bernhard Zöller, Daniel Taborek und weitere Referenten, Moderation : Dr. Kampfmeyer

2012

17:15 Ende der Veranstaltung

Agenda – Nachmittag

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/potentiale-von-ecm-und-bpm-richtig-nutzen-grundlegende-faktoren-fuer-erfolgreiche-ecm-projekte