Post on 05-Apr-2015
Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss
Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM)
– Generische Vorlage –
2
Einsatzbedingungen des Dokumentsim Rahmen des S-O-S-Ansatzes
Name und Version des Dokuments 6.3-1_(U-)LA-Vorlage_v1.0.ppt / 02.10.2009
1
Projektmanagement-Disziplin 6.3 Kommunikationsmanagement
2
Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Update des Projektstatus aus Management-Perspektive Entscheidungsgrundlage für offene Punkte, Change Requests, kritische Kernthemen
3
Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Die Projektleitung erstellt des Dokument unter Mithilfe von internen und externen Projektteilnehmern
4
Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Erstellung nach Bedarf
5
Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? Die Vorlage wird vom Gesamtprojektmanagement genutzt und dient der Präsentation vor dem
(Unter)-Lenkungsausschuss6
Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen
7
3
Inhalt
Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1
Statusbericht fachliche Konzepte1
Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1
Ausblick und Herausforderungen1
Kritische Arbeitspakete1
Projektplanung1
Risikoeinschätzung1
Nächste Schritte1
Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer
Ziele und Entscheidungsbedarfe heute
Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus
AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings
Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge
Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten
Bericht des Risikomanagers
Aktuell wichtige Herausforderungen
Nächste Schritte
1 Keine Beispielfolie vorhanden
Bietet einen Überblick über alle wichtigen Themenpunkte getrennt nach Auftraggeber- und
Auftragnehmerseite. Trennung in 2 Sitzungsteile insbesondere sinnvoll, um z.B. Gesamtbudgetstatus zu erörtern. ULAs sollten einen eher fachlichen Fokus haben, wohingegen in LAs der Fokus auf das
Gesamtprojekt aus Management-Perspektive gelegt wird.
III
I.1
I.2I.2aI.2bI.2c
I.2d
I.3I.3aI.3b
I.4
I.5
I.6
I.7
II.1II.1aII.1b
II.2
II.3
II.4II.4.aII.4.bII.4.c
II.5
4
Ziele und Entscheidungsbedarfe heute
Letzter (U-)LA16. Januar 2011
(U-)LA heuteNächster (U-)LA14. Dezember 2011
Updates Beschluss von CR
2/2010 Gesamtbudget
unbeeinflusst Termine Rollout
nicht gefährdet Zusammenarbeit mit
AN leicht verbessert ...
Vorschau Verhandlungen
mit Bieter über Schnittstellen X und Y erfolgreich abschließen
Fertigstellung Infrastruktur
...
Projektstatus Gesamtbudget trotz erhöhter interner
Personalaufwände stabil Verschiebungen einzelner Arbeitspakete
stellen keine Gefährdung für den Gesamtplan dar
4 wichtige Herauforderungen stehen bevor ...Entscheidungsbedarfe 3 Änderungsvorschläge stehen zur Diskussion
Thema X Thema Y Thema Z
Abstimmung nächste Termine (U-)LA
Beantwortet: Welche Punkte müssen aus dem letzten (U-)LA nachgetragen werden? Wie ist der aktuelle Projektstatus kurz
zusammengefasst? Was muss heute entschieden werden? Welche Herausforderungen/ Entscheidungen stehen in Zukunft an?
I.1
5
Teilprojekt 1 verschiebt sich um 2 Monate – Gesamtprojektplan nicht gefährdet
Tei
lpro
jekt
1G
esam
tS
chlg
PM
IT
J A S O N D J F M A M J J A S O N D
2010 2011 2012
J F M A M J J A S O N D
TP
2
Arbeitspakete 1-5
Design/Vorbereitung/Realisierung
TestDesign/Vorb./Realisierung
Arbeitspakete 6-8 Test
Arbeitspakete 1-3 Design/Konzept Realisierung / Test PV
Konzept
Schulungsentwicklung und -durchführung
Laufendes Projektmanagement und Abstimmung mit anderen IT-ProjektenAufbau
Konzept
Realisierung
Betriebsverantwortung
Kapazitätsbedingte Verschiebung
Beantwortet: Wo steht das Projekt in der Gesamtplanung? Was sind die nächsten
Meilensteine? Was hat sich warum geändert?
I.2a
Vergabe
Feinplanung
FolgevergabenRealisierung / Roll-OutVorstudie
Grobplanung
LA-Termine/ Kernentscheidungen
Produktivsetzungstermine
6
Abnahmetermine derKonzeptionierungsphase im Plan
1 "Dokumente" bezeichnet alle konzeptionellen Unterlagen die vom AN in Zusammenarbeit mit dem AG erstellt werden und die Funktionen des finalen Produkts beschreiben.
STATUS <DATUM>
Design/ Konzeptionierung Realisierung TestProjekt-Phase
Status-update
Dokumente
Teil-projekt 1
Teil-projekt 2
StatusTotal
15
32
17
22
Bereit-gestellt
11
0
17
12
Freige-geben
2
0
17
5
Finale Ab-nahme bis
<Datum>
<Datum>
<Datum>
<Datum>
Projekt-stufe
1.0
2.0
1.0
2.0
Abge-nommen
2
0
14
0
Status freizugebender Dokumente1
Beantwortet: Wie viele finale Konzepte wurdenbereits erstellt, vom AN freigegeben und vom AG
abgenommen? Welchen Status hat die Konzeptionsphase insgesamt?
I.2b
7
Realisierung/Test hat noch nicht begonnen
STATUS <DATUM>
Design/ Konzeptionierung Realisierung Test
Status-update
Realisierung
TotalBereit-gestellt
Freige-geben
Gefun-dene Fehler
Projekt-stufe
Finale Ab-nahme bis Status
Teil-projekt 1
Teil-projekt 2
10 10 8 241.0 <Datum>
22 0 0 02.0 <Datum>
17 0 0 01.0 <Datum>
18 0 0 0 <Datum>2.0
Beho-bene Fehler
0
0
0
0
Fehlerfrei abge-nommen
0
0
0
0
Status freizugebender Komponenten
Test
Fehlerbehebung schreitet nur langsam voran
Komponenten
Projekt-Phase
Beantwortet: Wie viele Komponenten wurdenbereits erstellt und vom AN freigegeben? Was ist der Status der
Endbenutzertests - wie viele Fehler wurden gefunden und wie viele bereits beseitigt? Welchen Status hat die
Realisierungs-/Testphase insgesamt?
I.2b
8
VerbesserungsfähigeZusammenarbeit mit dem Auftragnehmer
AG-SICHT
Folgende Punkte sind aus Sicht des AG verbesserungswürdig Komplexe Fragestellungen zu fachlichen Themen nicht zeitnah adressiert Personelle Veränderungen auf AN-Seite nicht mit AG abgestimmt ... ... ...
In vergangenen Monaten gemeinsam gute Lösungen erzielt Fortschritt bei Lösungsansätzen zu fachlichen Schwerpunktthemen ... ...
Gemeinsam kaufmännische Lösungen in Nachverhandlungen erzielt ... ...
Beantwortet: Was läuft gut zwischen AG und AN, was nicht? Welche kritischen Verbesserungen
sind für den Projekterfolg nötig?
I.2c
9
Projektcontrolling: Erhöhte Personalaufwände in TP 2 ausgeschöpft
1.200.0001.000.000
120%80%
Ist% GesamtGesamt
Gesamtprojektkostenin EUR (07/2010-12/2012)
3.920.0008%
49.000.000
Gesamt-kosten
Interne Personalkostenin EUR
...
......%
IstPlan% Plan
IstPlanErfüllungsgrad MWL% Gesamtzeit1
Mitwirkungs-leistungen (MWL)in PT
<datum>GesamtWertKostenposten
...
......%
...
......%...%
Teilprojekt 1
...
......%
...
......%...%
Teilprojekt 2
Projektstatus (Bezugszeitraum: MONAT/JAHR-MONAT/JAHR)
Ist% GesamtGesamt
GesamtleistungenAuftragnehmerin EUR
.....%
...
Ist% GesamtGesamt
Externe Beraterin EUR
IstPlanVormonat
Fertigstellungsgradin Prozent
Termintreueindex2
...%
...%
...%
0,801,000,99
...%
...%
...%
...
...
...
...%
...%
...%
...
...
...
IstPlanVormonat
<datum>
<datum>
<datum>
Stand
<datum>
<datum>
<datum>
<datum>
Interne Kosten
Externe Kosten
Zeit
.....%
...
Kosten Geplante
EURin lungsgradFertigstelTTI
...
......%
...
......%...%
Übergreifend
1 Gesamtzeit im Projekt inkl. MWL und Schulungen2 Bei TTI < 1 liegt der Projektfortschritt unter dem Soll
Verstärkte Mitwirkung übersteigt Budget
Beantwortet: Was ist der aktuelle Stand des Projekts, der Teilprojekte? Wo besteht Handlungsbedarf?
(Hier: Beispiel für Festpreisprojekt)
I.2d
10
3,1 2,8
9,5
7,0
2012
9,8
2011
12,6
6,6
2010
1,7
4,9
2,9 2,9 2,9 2,9
1,11,11,11,11,1
2,9
4,0
201514
4,0 4,0
16
4,0
2013 2017
4,0
13,1
35,9
2010-2017
49,0
Haushaltswirksam
Nicht haushaltswirksam
Haushaltswirksam
Nicht haushaltswirksam
Vergabephase Einführungsphase Betriebsphase
Beträge in Mio. EUR*
Gesamt
Projektbudget stabil bei 49 Mio.
QUELLE: WIBE 1.2
I.3a
Beantwortet: Wie sieht die aktuelle Budgetplanung aus? Was hat sich im Vergleich zum
letzten Meeting verändert?(Hier: Verwendung eines Tools)
11
LA-Beschluss zum (Teil-)Abruf von 3 Änderungsvorschlägen erforderlich
1 Geschätzt
Änderungsvorschläge / Change Requests
Gesamt Umgesetzt Offen
Risikopuffer
Verbleibender Risikopuffer
Summe der Änderungs-vorschläge in Pipeline1
Summe zusätzlicher Kosten heute zu entscheidender Änderungsvorschläge
0,5
2,0
0,7
4,7
1,5Bereits aus dem Risikopufferabgeflossen
Budgetsicht
3 CRs heute zur Entscheidung
Entschie-denStatus
Betragin Tsd. EURBeschreibung
CR 4/ØSchnittstellen haben
sich während den Projektarbeiten als sinnvoll herausgestellt
120Zusätzliche Schnitt-stellen (XXX und YYY) im Teilprojekt 1 notwendig
CR 8/Ø………
CR 13/Ø………
Beantwortet: Welche Änderungsvorschläge bedürfen der Genehmigung des Lenkungsausschusses? Was sind die zur
Entscheidung notwendigen Rahmenbedingungen (Rückstellungen, Risikopuffer)?
22 7 15
I.3b
12
Agenda - Fachliche Schwerpunktthemen
Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer
...
Fortschrittsbericht zu fachlichen Themenschwerpunkten und Treffen erforderlicher Entscheidungen
Offene Punkte aus letzter (U)-LA-Sitzung adressiert
Kapazitätskonflike im TP1 sind aufzulösen
Stammdatenmigration erfolgt schrittweise; keine Probleme erkennbar
Festlegung der Prozesse für die Betriebsphase schreitet voran
...
...Mehrere Einzelfolien zu verschiedenen Themen.
Beantwortet: Welche Updates gibt es seit dem letzten Meeting? Was sind fachliche Themen, die einer Information/Entscheidung
bedürfen?
I
I. ...
I.4
I.4a
I.4b
I.4c
I.4d
I.4e
I. ...
Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1
Statusbericht fachliche Konzepte1
Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1
Ausblick und Herausforderungen1
Kritische Arbeitspakete1
Projektplanung1
Risikoeinschätzung1
Nächste Schritte1
Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerII
II.1II.1aII.1b
II.2
II.3
II.4II.4.aII.4.bII.4.c
II.5
1 Keine Beispielfolie vorhanden
13
Framework zu Problemdarstellung:Bitte um Unterstützung
… … … … …
… … …
<Nächste Lösungsschritte><Bisherige Schwierigkeiten><Aktuelle Situation>
1
2
Beantwortet: Welches Problem liegt vor?
Beantwortet: Was wurde bisher versucht um diese Problem zu
lösen?
Beantwortet: Was müssen die LA-Mitglieder tun, um das Problem
doch zu lösen?
I.4
14
Framework zu Problemdarstellung:Entscheidungsvorlage
… <Option 1> .... ....
<Entscheidung + nächste Schritte>
<Hintergrund> <Optionen und Empfehlung>
Empfehlung
<Option 2> .... ....
…
…
Beantwortet: Warum ist diese Entscheidung
heute nötig?
Beantwortet: Welche Optionen mit welchen Eigenschaften stehen
zur Verfügung? Welche Optionwird warum bevorzugt?
Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte nach einer
Entscheidung? Welche Auswirkung hat die Entscheidung?
I.4
15
Sicht des Risikomanagements –Stabiler Gesamtstatus, 2 Risiken kritisch
Gesamtstatus Die Risikoliste weist 23 aktive Risiken aus, davon 2 Top-Risiken Einzelne gelbe Risiken könnten in den nächsten Wochen eine niedrigere/ höhere
Klassifizierung erhalten ... ... ...
Risikoeinordnung Die Top-Risiken erfordern eine erhöhte Aufmerksamkeit, da ... ... ...
111
14
52
12221
5
4
3
2
1
10% 30% 50% 70% 90%
Eintrittswahrscheinlichkeit
Aus
wirk
ung
Legende Eintrittswahrscheinlichkeit10% = Sehr unwahrscheinlich (1%–20%)30% = Unwahrscheinlich (21%–40%) 50% = Wahrscheinlich (41%–60%)70% = Höchstwahrscheinlich (61%–80%) 90% = Fast sicher (81%–99%)
Legende Auswirkung (Zeit, Kosten, Qualität, Funktionalität)1 = zu vernachlässigen2 = bis 5% / unkritisch3 = bis 15% / in Bereichen kritisch4 = bis 25% / genehmigungspflichtig5 = über 25% / nicht nutzbar
Projekt-Risikomatrix
Beantwortet: Welche Top-Mangagement-Aussage kann aus der aktuellen Risikoeinschätzung gewonnen werden
(Zusammenfassung, wichtige Einzelpunkte)? Welche Veränderungen sind erkennbar?
!Dieser Bericht dient alsVorlage für den projektunabhängigen
Risikomanager
I.5
16
Sicht des Risikomanagements –4 Hauptrisiken, die Gegenmaßn. erfordern
Bezeichnung Beschreibung Empfohlene Gegenmaßnahme
Risikoklasse, Tendenz (grün, gelb, rot)
Barrierefreiheit nicht gewährleistet
Version 0.9 der Arbeitspakete 1-5 sind nicht barrierefrei; Schulungsunterlagen zu den Arbeitspaketen können wahrscheinlich nicht barrierefrei abgebildet werden
Zustimmung zur Abnahme der Version 1.0 der Personalvertretung (PV) ungewiss
Eskalation an das Management des AN Intensivierung der Verhandlungen mit AN zur
Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentation
Gespräch und ggf. Vereinbarung mit PV suchen
... ... ... ...
... ... ...
... ... ... ...
... ... ...
... ... ... ...
... ... ...
Beantwortet: Was sind die Top-Risiken? Welche Gegenmaßnahmen sind bereits eingeleitet oder werden empfohlen?
!Dieser Bericht dient alsVorlage für den projektunabhängigen
Risikomanager
I.5
17
Das Projekt steht aktuell vor 4 wichtigen Herausforderungen
Herausforderung Beschreibung Derzeitige und nächste Schritte
AN-Zusagen auf Vorstandsebene nicht mit ausreichend Nachdruck umgesetzt
Nicht abgestimmte personelle Veränderungen auf Auftragnehmerseite
Erneute Ansprache im Vorstandsgespräch ...
Zu geringe Kapazitäten im Projektmanagement
Keine wesentliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer
Größe des Projekts erfordert hauptamtlich stellvertretenden Projektleiter um Kontinuität zu sichern
Absprache mit Personalabteilung läuft ...
Barrierefreiheit von Zwischenreleases derzeit nicht sichergestellt
Barrierefreiheit wird vom AN erst bei Gesamtabnahme zugesichert
Vereinbarung mit Personalvertretung, dass Barrierefreitheit für Zwischenreleases nachrangig ist
Verhandlung mit dem AN über zeitnahe Realisierung der Barrierefreiheit
...
Herausforderung 4
... ... ...
... ... ...
Bereits betrachtet
Beantwortet: Was sind die aktuellen Kernpunkte um den reibungslosen Ablauf des Projekts weiterhin sicherzustellen?
Welche Maßnahmen wurden bereits ergriffen und werden noch ergriffen?
I.6
18
Nächste Schritte: LA-Termin im Dez. un-verändert, Sondertermin für U-LA im Sep.
Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte für das Gremium? Welche Todos gibt es zu erledigen?
Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich?(Hier: Verwendung eines Tools)
I.7
19
Inhalt
Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1
Statusbericht fachliche Konzepte1
Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1
Ausblick und Herausforderungen1
Kritische Arbeitspakete1
Projektplanung1
Risikoeinschätzung1
Nächste Schritte1
Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer
Ziele und Entscheidungsbedarfe heute
Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus
AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings
Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge
Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten
Bericht des Risikomanagers
Aktuell wichtige Herausforderungen
Nächste Schritte
1 Keine Beispielfolie vorhanden
III
I.1
I.2I.2aI.2bI.2c
I.2d
I.3I.3aI.3b
I.4
I.5
I.6
I.7
II.1II.1aII.1b
II.2
II.3
II.4II.4.aII.4.bII.4.c
II.5
20
Gesamtüberblick <Monat Jahr> (KW <KW>)
Inhalt/Qualität
Zeit
Kosten
Gesamtstatus Ist Prognose Hauptrisiken Entscheidungsbedarf
... ... ...
... ... ...
Wesentliche erreichte Ergebnisse und Aktivitäten (letzter Monat)
Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2
... ... ...
... ... ...
... ... ...
Wesentliche geplante Ergebnisse und Aktivitäten (nächsten 3 Monate)
Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2
... ... ...
... ... ...
... ... ...
Beantwortet: Was ist der Projektstatus aus AN-Seite? Was sind kritische Diskussionspunkte im (U-)LA, was muss
entschieden werden? Welche Hauptfortschritte wurden erzielt bzw. sind geplant?
II.1a
21
Backup
22
3,1 2,8
9,5
7,0
2012
9,8
2011
12,6
Think Cell Version
6,6
2010
1,7
4,9
2,9 2,9 2,9 2,9
1,11,11,11,11,1
2,9
4,0
201514
4,0 4,0
16
4,0
2013 2017
4,0
13,1
35,9
2010-2017
49,0
Haushaltswirksam
Nicht haushaltswirksam
Vergabephase Einführungsphase Betriebsphase
Beträge in Mio. EUR*
Gesamt
23
Nächste Schritte
8 9
2011
311 1276 10 1 2
2012
Aktivitäten
Arbeitspakete 1-3TP 2
Geplanter Termin im Dezember bleibt bestehen
27. Jul. 2011
14. Dez. 2011
Teilprojekt
Erweiterung des U-LA; Sondertermin Julineben regulärem Termin im September notwendig
Unter-Lenkungsausschuss28. Sep. 2011
Themen
Lenkungsausschuss
Gremien
Monat
Abnahme Konzept
Konzept/Realisierung Arbeitspakete 6-8
Konzept/Realisierung Arbeitspakete 1-5TP 1
Jahr
RealisierungKonzept
Test