Praktischer Einsatz von Datentransfers

Pansi Vanessa und Sabrina Pichler

Verwendung von Excel-Daten in Word

• Excel = abgebende Anwendung (Server)

• Word = Zielanwendung (Client)

• Excel öffnen Daten markieren in Zwischenablage kopieren Word-Zieldokument öffnen Cursor positionieren Menüfolge: Bearbeiten/Inhalte einfügen eingebettet

Inhalte einfügen

Für Excel-Daten bietet Word die folgenden

Transfermöglichkeiten• Microsoft Excel Arbeitsblatt-Objekt:• Als Word-Objekt eingefügt Bearbeitung:

Doppelklick denselben Effekt: Dialogfeld: Inhalte einfügen HTML-Format

Kapital Tage Zinssatz Zinsen32000 31 4 110,22

1400 60 6 140,00 1000 90 2,5 6,25

Datenintegration

• Formatierten Text (RTF):• Daten als Word-Tabelle eingefügt können nur

mehr mit WORD weiterbearbeitet werden

Kapital Tage Zinssatz Zinsen

32000 31 4 110,22

1400 60 6 140,00

1000 90 2,5 6,25

Datenintegration

• Unformatierten Text:• Ohne Zeichen- und Tabellenformatierung

Weiterbearbeitung im Word

Kapital Tage Zinssatz Zinsen32000 31 4 110,22

1400 60 6 140,00 1000 90 2,5 6,25

Datenintegration

• Grafik, Bitmap, Bild (Enhanced Metafile):• Daten in versch. Grafikformaten Word-

Dokument einfügen Weiterverarbeitung mit Grafikprogramm Doppelklick auf Grafik: Word öffnet passendes Grafikprogramm

Verknüpfen der Excel-Daten:• Verknüpfte Excel-Tabelle nur in Excel in

Originalform weiterbearbeiten jede Änderung automatische Aktualisierung durch Markieren und Auswahl der Menüfolge: Bearbeiten/ Verknüpfungen… Verknüpfungseigenschaften ändern

• auch möglich nur bestimmte Zellen einzufügen

Kapital Tage Zinssatz Zinsen32000 31 4 110,2214000 60 6 1401000 90 2,5 6,25

Drag & Drop

• Drag & Drop weitere Möglichkeit, Daten in anderen Anwendungen zu nutzen:

• Um eine Excel-Mappe in ein Word-Dokument einzufügen markieren im Explorer in Word-Dokument ziehen

Ü 78 Auswahl der Transfermethode

• Wie sollen in den folgenden Fällen Excel-Daten nach Word transferiert werden? Begründen Sie Ihre Entscheidung!

• Fall 1: Die aktuellen Umsätze unseres Produktes sind in einer Excel-Tabelle gespeichert. Die Tabelle wird täglich vom Verkauf auf den aktuellen Stand gebracht. Für eine Kundeninformation sind die Daten in ein Word-Dokument einzubeziehen und durch kundenspezifische Auswertungen (Berechnungen) zu ergänzen.

Ü 78 Auswahl der Transfermethode

• Lösung 1: Verknüpfen der Excel-Daten:• Da die Tabelle täglich auf den neuesten Stand

gebracht werden muss ist diese Transfermethode am idealsten automatische Aktualisierung

• Fall 2: Die Informationen aus einer Excel-Tabelle sind in ein Angebot für einen Kunden einzubeziehen. Das Angebot wird als Attachement per E-Mail versandt. Der Kunde verfügt nur über Word und will die Daten für seine Kunden in Tabellenform weiterarbeiten.

Ü 78 Auswahl der Transfermethode

• Lösung 2: Unformatierten Text:• Da der Kunde die Tabellenform seinen Wünschen

entsprechend selber im Word überarbeiten kann.

• Fall 3: An unserer Filiale wird wöchentlich ein Word-Dokument mit allen aktuellen Entwicklungen des Gesamtunternehmens versandt. Drei Viertel der Daten werden direkt aus Excel übernommen. Fallweise werden die Daten in den Filialen als Ausgangsbasis für Diagramme verwendet.

Ü 78 Auswahl der Transfermethode

• Lösung 3: Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt:• Drei Viertel werden aus Excel direkt entnommen,

dadurch bietet sich Word an, will man dann aber zu Excel zurückkehren muss man nur einen Doppelklick auf das Objekt tätigen und man kann das Objekt in Excel bearbeiten Diagramme…

• Fall 4: Die Filialumsätze werden dreimal täglich in einer Excel-Tabelle erfasst. Die aktuellen Daten werden sofort in einem Word-Dokument zusammengefasst, ausgedruckt und an die Geschäftsleitung weitergeleitet.

Ü 78 Auswahl der Transfermethode

• Lösung 4: Formatierten Text (RTF):• Die Daten werden schön dargestellt, man kann

sie schnell im Word bearbeiten und sie können sofort ausgedruckt werden.

Ü 79 Datentransfer Excel-Word

• Geben Sie die folgenden Daten in Excel ein. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Transexc.

Ü 79 Datentransfer Excel-Word

• Transferieren Sie die Daten aus Excel in Ihr Word-Dokument als eingebettete Excel-Tabelle, als verknüpfte Excel-Tabelle und als Word-Tabelle. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen DATTRANS.DOC. Ändern Sie in Excel das Kapital in Zelle A2 auf 320000. Beschreiben Sie die Auswirkung auf das Word-Dokument.

Ü 79 Datentransfer Excel-Word

Auswirkungen auf Word Datei

• Es wird nur die verknüpfte Tabelle aktualisiert!

Verwendung von Access-Daten in Word

• Tabellen oder Abfragen einer Datenbank Symbolleiste Datenbank:

• Symbolleiste aktivieren in Word: Ansicht / Symbolleisten / Datenbank

Verwendung von Access-Daten in Word

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