Projektmanagement – Das Wissen für den Profi (Bruno Jenny)

ProjektManagementDas Wissen für den Profi

Bruno Jenny

3. Auflage

RZ Titelei Profi_Aufl3 29.04.2014 16:59 Uhr Seite 3

Probedruck

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ProjektManagementDas Wissen für den Profi

Bruno Jenny

3. Auflage

RZ Titelei Profi_Aufl3 29.04.2014 16:59 Uhr Seite 4

Probedruck

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Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikationin der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografischeDaten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

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ISBN 978-3-7281-3565-0

1. Auflage 20092., durchgesehene und aktualisierte Auflage 20103., vollständig überarbeitete und aktualisierte Auflage 2014

www.vdf.ethz.chverlag@vdf.ethz.ch

Es ist unmöglich, neben der täglichen Arbeit 1000 Seiten zu schreiben, wenn nicht ein Umfeld exis-tieren würde, das einem hilft. Es sind dies grosse wie kleine Helfer, die ein solches Buch ermöglichen; jeder in seiner Funktion, in seiner Kompetenz und in seiner Art ein wichtiger Stakeholder. Der wich-tigste Stakeholder – ein Promoter, ein Kritiker im richtigen Zeitpunkt, auch ein Bremser, ein Helfer sondergleichen – ist meine Frau Kathrin. Ihr muss und darf ich meinen grössten Dank aussprechen.

Ein Dank auch an Stefan Burch, der in seinen jungen Jahren, neben seinem Studium, mit seiner Unterstützung viel kognitive Kompetenz aufgebaut hat und mir half, das Buch aus einem rein theo-retischen Blickwinkel immer und immer wieder zu hinterfragen. So hat er seine Semesterarbeit dem Thema Projektmanagement-Governance gewidmet, was zu sehr interessanten Diskussionen führte. Ein Dank darf ich speziell auch Roland Heini aussprechen, der mich nicht nur als fachlichen Lektor unterstützte; er hat auch während der intensiven Schreibzeit sehr gute Führungsarbeit in unserer Firma geleistet und mich so wesentlich entlastet.

Einen weiteren speziellen Dank möchte ich Peter U. Meier widmen. Er ist ein harter konstruktiver Kritiker, der die Disziplin Projektmanagement so, wie sie sein sollte, versteht. Seine roten Bemerkungen bleiben mir in nachhaltiger Erinnerung. Einige davon haben mich fast zur Verzweifl ung gebracht. Aber ohne sie hätte ich nicht den Mut gehabt, das eine oder andere über Bord zu werfen oder neu aufzubauen.

Ein grosses Dankeschön für die unzähligen Diskussionen, Anregungen und Feedbacks möchte ich Stefan Marty, Nicolas Abbondanza, Theo Schmid, Luzia Christen, Colinda Kürschner (die mir die Wichtigkeit der Integrierten Unternehmenskommunikation klar verdeutlicht hat), Michael Probst, Hanspeter Zurbrügg, Marcel Güdel, Gabriel Gassmann, Joseph Linssen – sie sind Menschen, welche fähig sind, über den Tellerrand hinaus zu denken und Dinge in ein anderes Licht zu stellen – sowie Markus Tremp, der ein absoluter Spezialist der komplizierten SIA-Normen ist, aussprechen.

Den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des vdf-Verlags, vor allem Ernst Schärer und Angelika Rodlauer, gebührt grosser Dank. Sie haben in der Gestaltung des Buches wie auch bezüglich Lektorat grosse Unterstützung geleistet.

Weiterer Dank gehört auch wieder meinen Schülern und Kunden. Sie drehen, schleifen dauernd an meinen Gedanken und holen mich immer wieder von der schönen Theorie in den harten und spannenden Projektalltag zurück. So z.B. Hans-Ruedi Troxler, der mir die Gradlinigkeit des erfolg-reichen Führens wieder vor Augen geführt hat, oder Nanda Pini, die mich mit ihrer Herzlichkeit, mit ihrer Intelligenz immer wieder überrascht hat und mir zeigte, was man mit einem qualifi zierten Stakeholdermanagement auf natürliche Weise alles erreichen kann.

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Leseprobe aus: Bruno Jenny, Projekmanagement - Das Wissen für den Profi © vdf Hochschulverlag 2014

InhaltsübersichtEinleitung

Motivation des Autors, Buchaufbau, Buchnavigation, Fallbeispiel „Reise-Flash AG“,Projektmanagement-Zertifizierung .........................................................................................31

Projektmanagementsystem

1 Projektmanagementsystem ................................................................................................ 45

Projektmanagement-Pyramide

2 Projektinstitution ............................................................................................................... 157

3 Projektportfolio ................................................................................................................. 229

4 Projektführung.................................................................................................................. 283

5 Projektdurchführung ......................................................................................................... 437

Weitere Elemente des Projektmanagements

6 Teammanagement ............................................................................................................ 495

7 Qualitätsmanagement ...................................................................................................... 557

8 Risikomanagement ........................................................................................................... 581

9 Ressourcenmanagement ................................................................................................... 621

10 Changemanagement .................................................................................................... 685

11 Konfi gurationsmanagement ......................................................................................... 753

AnhangProjektführungstechniken, Allgemeine Qualitätsmanagementmodelle, Lieferobjekte imPM-System, Korrelationsliste PMI/ICB, Definitionsverzeichnis, Abkürzungsverzeichnis,Fachwörterbuch Deutsch–Englisch, Literaturverzeichnis, Stichwortverzeichnis, profi.pm®,Autor, SPOL-Produkte ........................................................................................................... 789

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Inhaltsverzeichnis

1 Projektmanagementsystem 45

1.1 Projektmanagement-Governance .........................................................................................461.1.1 Grundgedanke ........................................................................................................461.1.2 Problembereiche .....................................................................................................48

1.1.2.1 Sachliche Koordination .................................................................................481.1.2.2 Personelle/menschliche Koordination ............................................................49

1.1.3 Ausgestaltungsrichtlinien ........................................................................................521.1.3.1 Ausgestaltungsrichtlinien der sachlichen Koordination ..................................521.1.3.2 Ausgestaltungsrichtlinien der menschlichen Koordination .............................54

1.1.4 PM-Governance-Ansatz ..........................................................................................561.1.4.1 Projektmanagementkultur ............................................................................56

1.1.4.1.1 Prozesse ........................................................................................571.1.4.1.2 Projektmitarbeiter ..........................................................................571.1.4.1.3 Instrumente ...................................................................................58

1.1.4.2 Grundlegende Ansatzpunkte der PM-Governance ........................................581.1.4.3 Elemente des PM-Governance-Ansatzes .......................................................60

1.1.4.3.1 PM-Leitfaden .................................................................................611.1.4.3.2 Struktur – Hierarchie – Entscheidungs- und Bewilligungsverfahren .641.1.4.3.3 Entscheidungsdaten .....................................................................681.1.4.3.4 Ethik .............................................................................................69

1.1.4.4 Einführen eines Projektmanagementsystems .................................................701.2 Systemtheoretische Grundlagen ...........................................................................................77

1.2.1 Systemdefinition .....................................................................................................771.2.2 Systemwürfel ..........................................................................................................79

1.2.2.1 Elemente eines Systems ................................................................................791.2.2.2 Dimensionen eines Systems ..........................................................................801.2.2.3 Beziehungen innerhalb eines Systems ...........................................................81

1.2.3 Systemdenken ........................................................................................................811.2.3.1 (S) Systemgrenzen bilden ..............................................................................821.2.3.2 (E) Einflussgrössen ermitteln .........................................................................831.2.3.3 (U) Unter- und Teilsysteme abgrenzen ...........................................................841.2.3.4 (S) Schnittstellen definieren ...........................................................................861.2.3.5 (A) Analyse der Unter- und Teilsysteme .........................................................871.2.3.6 (G) Gemeinsamkeiten ermitteln ....................................................................88

1.2.4 Kybernetik ..............................................................................................................881.2.4.1 Grundlage der Kybernetik.............................................................................891.2.4.2 Linear kausale Verknüpfung bzw. Steuersystem ............................................91

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Inhaltsverzeichnis

1.2.4.3 Geschlossener Wirkungskreislauf bzw. Regelsystem ......................................921.2.4.4 Komplexe kybernetische Systeme .................................................................931.2.4.5 Soziotechnisches Regelkreismodell ................................................................941.2.4.6 PM-System im kybernetischen Ansatz ...........................................................95

1.2.5 Lernende Systeme ...................................................................................................971.3 Projektmanagement-Systemebenen .....................................................................................98

1.3.1 Ebene: Strategie ......................................................................................................991.3.1.1 Unternehmensleitbild .................................................................................100

1.3.1.1.1 Organisationshandbuch ...............................................................1011.3.1.1.2 Projektmanagementleitfaden .......................................................102

1.3.1.2 Von der Strategie zum Projekt ....................................................................1021.3.1.3 Balanced Scorecard ....................................................................................104

1.3.1.3.1 BSC in Verbindung mit Projekten .................................................1051.3.1.3.2 Project Scorecard (PSC) ................................................................108

1.3.1.4 Projektkennzahlen ......................................................................................1091.3.2 Ebene: Projektportfolio .........................................................................................111

1.3.2.1 Projektportfolio-Sicht .................................................................................1111.3.2.2 Projektportfolio-Arten .................................................................................113

1.3.3 Ebene: Projektabwicklung .....................................................................................1141.3.3.1 Defi nition eines Projekts .............................................................................1141.3.3.2 Regelkreis der Projektabwicklung ................................................................1151.3.3.3 System der Projektabwicklung ....................................................................117

1.3.3.3.1 Elemente der Projektabwicklung ..................................................1171.3.3.3.2 Dimensionen der Projektabwicklung ............................................1181.3.3.3.3 Beziehungen innerhalb der Projektabwicklung .............................118

1.3.3.4 Beziehung zwischen drei Systemen .............................................................1191.4 Basiselemente im PM-System .............................................................................................120

1.4.1 Projekteinstufung ..................................................................................................1201.4.1.1 Projektklassifi zierung ..................................................................................1201.4.1.2 Projektcharakterisierung .............................................................................122

1.4.2 Tailoring und Szenarien .........................................................................................1271.4.2.1 Tailoring .....................................................................................................1271.4.2.2 Szenarien ...................................................................................................128

1.4.3 Projektziele ...........................................................................................................1291.4.3.1 Systemziele .................................................................................................1311.4.3.2 Abwicklungsziele ........................................................................................133

1.4.4 Phasenmodell .......................................................................................................1341.4.4.1 Projektimpuls ..............................................................................................1371.4.4.2 Initialisierungsphase ....................................................................................1381.4.4.3 Konzeptionsphase ......................................................................................1391.4.4.4 Realisierungsphase .....................................................................................1401.4.4.5 Einführungsphase .......................................................................................1411.4.4.6 Nutzung .....................................................................................................141

1.4.5 Vorgehensmodelle ................................................................................................1421.4.5.1 Evolutionärer Prozess von Stafford Beer ......................................................144

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Inhaltsverzeichnis

1.4.5.2 Vorgehensmodelle ......................................................................................1461.4.5.2.1 Sequenzielles Vorgehensmodell ...................................................1461.4.5.2.2 Schleifen-Vorgehensmodell .........................................................1471.4.5.2.3 V-Vorgehensmodell .....................................................................1481.4.5.2.4 Spiralen-Vorgehensmodell ...........................................................149

1.4.6 Gestaltungsprinzipien ...........................................................................................1501.4.6.1 Top-down-Prinzip .......................................................................................1501.4.6.2 Bottom-up-Prinzip ......................................................................................1511.4.6.3 80/20-Prinzip ..............................................................................................152

2 Projektinstitution 157

2.1 Projektorganisationsformen ...............................................................................................1592.1.1 Aufgaben und Formen der Institution ...................................................................1612.1.2 Theoretische Grundformen der Projektorganisation ...............................................162

2.1.2.1 Linien-Projektorganisation ..........................................................................1622.1.2.2 Stab-Linien-Projektorganisation ..................................................................1642.1.2.3 Matrix-Projektorganisation ..........................................................................1652.1.2.4 Auswahlkriterien für die richtige Projektorganisation ..................................167

2.1.3 Situationsbezogene Organisationsformen .............................................................1672.1.3.1 Mischformen der Grundorganisationen ......................................................1682.1.3.2 Competence-Center-Projektorganisation ....................................................1682.1.3.3 Prozessprojektorganisation .........................................................................1692.1.3.4 Programmorganisation ...............................................................................1712.1.3.5 Globale und virtuelle Organisationen ..........................................................172

2.1.3.5.1 Instrumente für virtuelle Projektteams..........................................1742.2 Instanzen und Stellen .........................................................................................................176

2.2.1 Auftraggeber ........................................................................................................1782.2.1.1 Aufgaben ...................................................................................................1782.2.1.2 Kompetenzen .............................................................................................1792.2.1.3 Verantwortung ...........................................................................................1792.2.1.4 Generalunternehmer ..................................................................................179

2.2.2 Projektmanagement-Offi ce ...................................................................................1802.2.3 Projektportfolio-Board ...........................................................................................182

2.2.3.1 Aufgaben ...................................................................................................1832.2.3.2 Kompetenzen .............................................................................................1832.2.3.3 Verantwortung ...........................................................................................183

2.2.4 Projektportfolio-Controller ....................................................................................1842.2.4.1 Aufgaben ...................................................................................................1842.2.4.2 Kompetenzen .............................................................................................1852.2.4.3 Verantwortung ...........................................................................................185

2.2.5 Projektleiter ..........................................................................................................1852.2.5.1 Anforderungen ...........................................................................................186

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Inhaltsverzeichnis

2.2.5.2 Aufgaben ...................................................................................................1882.2.5.3 Kompetenzen .............................................................................................1892.2.5.4 Verantwortung ...........................................................................................1892.2.5.5 Projektleiter-Managementkarriere ...............................................................190

2.2.6 Projekt-Offi ce ........................................................................................................1912.2.7 Projektteam ..........................................................................................................192

2.2.7.1 Anforderungen ...........................................................................................1922.2.7.2 Aufgaben ...................................................................................................1922.2.7.3 Kompetenzen .............................................................................................1932.2.7.4 Verantwortung ...........................................................................................193

2.2.8 Fachmitarbeiter (Anwender) ..................................................................................1932.2.8.1 Anforderungen ...........................................................................................1942.2.8.2 Aufgaben ...................................................................................................1942.2.8.3 Kompetenzen .............................................................................................1952.2.8.4 Verantwortung ...........................................................................................195

2.2.9 Projektberatung ....................................................................................................1952.2.10 Gremien .............................................................................................................196

2.2.10.1 Ausschüsse – Kollegien .............................................................................1962.2.10.2 Planungs- und Kontrollgremium ...............................................................1972.2.10.3 Steuerungsgremium .................................................................................1972.2.10.4 Entscheidungsgremium ............................................................................1982.2.10.5 Kommunikationsgremium ........................................................................1982.2.10.6 Beratungs- und Unterstützungsgremium ..................................................199

2.3 Projektinformationssystem .................................................................................................1992.3.1 Projektbesprechungen ...........................................................................................201

2.3.1.1 Projektsitzungen .........................................................................................2012.3.1.2 Dialoge .......................................................................................................2032.3.1.3 Präsentationen ...........................................................................................203

2.3.2 Projektberichtswesen ............................................................................................2042.3.2.1 Aufgabenliste (Pendenzenberichte) .............................................................2052.3.2.2 Planungsberichte ........................................................................................2052.3.2.3 Belegungsberichte ......................................................................................2062.3.2.4 Reviewberichte ...........................................................................................2062.3.2.5 Auditberichte .............................................................................................2062.3.2.6 Testberichte ................................................................................................2062.3.2.7 Qualitätsberichte ........................................................................................2072.3.2.8 Projektstatusberichte ..................................................................................2072.3.2.9 Phasenberichte ...........................................................................................2072.3.2.10 Controllingbericht ....................................................................................2082.3.2.11 Projektabschlussbericht .............................................................................208

2.4 Projektkommunikationssystem ...........................................................................................2092.5 Projektdokumentationssystem ............................................................................................211

2.5.1 Abwicklungsdokumentation .................................................................................2122.5.2 Systemdokumentation ..........................................................................................212

2.5.2.1 Wartungsdokumentation ............................................................................213

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Inhaltsverzeichnis

2.5.2.2 Betriebsdokumentation ..............................................................................2132.5.2.3 Benutzerdokumentation .............................................................................214

2.5.3 Ordnungssystem ...................................................................................................2142.5.3.1 Dokumentenmanagement ..........................................................................2162.5.3.2 Projektspezifi sche Ablagestruktur ...............................................................217

2.6 Projektbetriebsmittelsystem ................................................................................................2182.6.1 Arbeitsplatz/Räumlichkeiten ..................................................................................2182.6.2 Büromaterial .........................................................................................................2192.6.3 Soft- und Hardware ..............................................................................................2192.6.4 Projektmanagementsoftware ................................................................................220

2.6.4.1 Konzeption der PM-Arbeitsplattform ..........................................................2222.6.4.2 Projektabwicklungsinstrumente ..................................................................225

3 Projektportfolio 229

3.1 Quellen von Projektimpulsen ..............................................................................................2303.2 Phasen im Projektportfolio .................................................................................................2323.3 Hauptprozesse im Projektportfolio .....................................................................................234

3.3.1 Portfolio-Projektaufnahmeprozess .........................................................................2343.3.2 Portfolio-Projektführungsprozess ...........................................................................2363.3.3 Portfolio-Projektabnahmeprozess ..........................................................................2383.3.4 Projektportfolio-Managementprozess ....................................................................2393.3.5 Projektportfolio-Supportprozess ............................................................................241

3.4 Haupttätigkeiten im Projektportfolio ..................................................................................2433.4.1 (Erst-)Bewertung ...................................................................................................244

3.4.1.1 Wirkungsbezogene Bewertungsaspekte .....................................................2453.4.1.1.1 Bewertung des Strategiebeitrags .................................................2453.4.1.1.2 Bewertung des Architekturbeitrags ..............................................2463.4.1.1.3 Bewertung des Betriebsbeitrags ...................................................2483.4.1.1.4 Bewertung der Wirtschaftlichkeit .................................................2493.4.1.1.5 Bewertung des Unternehmensrisikos ...........................................2503.4.1.1.6 Bewertung der organisatorischen Veränderung ...........................251

3.4.1.2 Abwicklungsbezogene Bewertungsaspekte .................................................2523.4.1.2.1 Bewertung des Abwicklungsrisikos ..............................................2523.4.1.2.2 Bewertung der Abwicklungskomplexität ......................................2533.4.1.2.3 Bewertung des Ressourcenbedarfs...............................................2543.4.1.2.4 Bewertung der Personalmittelbelastung .......................................2543.4.1.2.5 Bewertung der zeitlichen Projektabwicklung ................................2543.4.1.2.6 Bewertung der Abhängigkeiten ...................................................255

3.4.2 Entscheiden ..........................................................................................................2583.4.2.1 Basiswerte ..................................................................................................258

3.4.2.1.1 Der abwicklungs- und wirkungsbezogene Projektcharakter..........2593.4.2.1.2 Die Projektklasse .........................................................................260

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Inhaltsverzeichnis

3.4.2.1.3 Die Projektdringlichkeit ................................................................2603.4.2.2 Priorisierungsentscheidung .........................................................................2613.4.2.3 Korrekturentscheidung ...............................................................................262

3.4.3 Planen ..................................................................................................................2623.4.3.1 Entwicklungsplan .......................................................................................2633.4.3.2 Projektportfolio-Finanzmittelplan ................................................................2643.4.3.3 Projektportfolio-Personalmittelplan .............................................................266

3.4.4 Prüfen ...................................................................................................................2683.4.4.1 Monitoring .................................................................................................269

3.4.4.1.1 Monitoring der Projektabwicklung ...............................................2703.4.4.1.2 Monitoring des Projektportfolios..................................................2733.4.4.1.3 Monitoring der Strategieverfolgung .............................................274

3.4.4.2 Analysieren .................................................................................................2743.4.4.2.1 Terminanalyse ..............................................................................2753.4.4.2.2 Personalmittelanalyse ..................................................................2763.4.4.2.3 Kostenanalyse .............................................................................2763.4.4.2.4 Risikoanalyse ...............................................................................2773.4.4.2.5 Scopeanalyse ...............................................................................2783.4.4.2.6 Qualitätsanalyse ..........................................................................278

3.4.5 Projekterfolgsbewertung .......................................................................................2793.5 Lieferobjekte des Projektportfolios .....................................................................................280

4 Projektführung 283

4.1 Grundlage der Projektführung ...........................................................................................2844.1.1 Beziehung von Führung und Durchführung ...........................................................2844.1.2 Führungsdisziplinen ..............................................................................................285

4.1.2.1 Terminmanagement ....................................................................................2864.1.2.1.1 Abwicklungsziele defi nieren ........................................................2864.1.2.1.2 Arbeitspakete bilden ...................................................................2874.1.2.1.3 Abhängigkeiten defi nieren ..........................................................2884.1.2.1.4 Einsatzmittel zuordnen ................................................................2884.1.2.1.5 Termine festlegen ........................................................................2894.1.2.1.6 Termine steuern und kontrollieren ...............................................290

4.1.2.2 Teammanagement ......................................................................................2914.1.2.3 Qualitätsmanagement ................................................................................2924.1.2.4 Risikomanagement .....................................................................................2934.1.2.5 Ressourcenmanagement .............................................................................2944.1.2.6 Changemanagement ..................................................................................2954.1.2.7 Konfi gurationsmanagement .......................................................................2964.1.2.8 Projektadministration ..................................................................................297

4.2 Projekt starten ...................................................................................................................2974.2.1 Projektinitiierung ...................................................................................................298

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Inhaltsverzeichnis

4.2.2 Antragsprüfung ....................................................................................................2994.2.3 Projektdefi nition ...................................................................................................3004.2.4 Auftragsprüfung ...................................................................................................302

4.2.4.1 „Knetphase“ ..............................................................................................3034.2.5 Haupttätigkeiten des Projektstarts .........................................................................304

4.2.5.1 Projekt und System abgrenzen ....................................................................3054.2.5.2 Projektumfeld analysieren ...........................................................................3054.2.5.3 Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele ermitteln .........................................3064.2.5.4 Lösung konzipieren ....................................................................................3074.2.5.5 Risiken und Chancen ermitteln ...................................................................3084.2.5.6 Projektplan erstellen ...................................................................................3094.2.5.7 Projektinstitution gründen ..........................................................................309

4.3 Projekt planen ....................................................................................................................3114.3.1 Planungskreislauf ..................................................................................................314

4.3.1.1 Planungskreislauf bei konstruktivistischen Vorgehensmodellen ....................3144.3.1.2 Planungskreislauf bei evolutionären Vorgehensmodellen .............................315

4.3.1.2.1 Evolutionärer Planungskreislauf ...................................................3164.3.2 Planungsstufen .....................................................................................................318

4.3.2.1 Stufe Programmplan ...................................................................................3194.3.2.2 Stufe Projektplan ........................................................................................3204.3.2.3 Stufe Phasenplan ........................................................................................3204.3.2.4 Versionierung der Planung ..........................................................................321

4.3.3 Planungsablauf .....................................................................................................3224.3.3.1 Abwicklungszielplanung .............................................................................3244.3.3.2 Projektstrukturplanung ...............................................................................326

4.3.3.2.1 Produktstrukturplan ....................................................................3284.3.3.2.2 Projektstrukturplan ......................................................................3304.3.3.2.3 Arbeitspaketisierung ....................................................................332

4.3.3.3 Ablaufplanung ...........................................................................................3354.3.3.3.1 Arbeitspaketliste ..........................................................................3364.3.3.3.2 Externe Abhängigkeiten ..............................................................3374.3.3.3.3 Netzplan ohne Zeitangaben .........................................................3374.3.3.3.4 Ergebnisplan ...............................................................................338

4.3.3.4 Einsatzmittelplanung ..................................................................................3394.3.3.4.1 Personalmittelplanung .................................................................341

4.3.3.4.1.1 Bestimmung des Personalbedarfs............................. 3424.3.3.4.1.2 Ermittlung des Personalvorrats ................................. 3444.3.3.4.1.3 Optimierung des Personaleinsatzes .......................... 348

4.3.3.4.2 Betriebsmittelplanung .................................................................3494.3.3.4.2.1 Vorratseingeschränkte Betriebsmittelplanung........... 3504.3.3.4.2.2 Bedarfsbezogene Betriebsmittelplanung .................. 3504.3.3.4.2.3 Freie Betriebsmittelplanung ..................................... 350

4.3.3.5 Organisationsplanung .................................................................................3514.3.3.5.1 Projektmitarbeiter selektieren ......................................................3524.3.3.5.2 Projektorganisationsform institutionalisieren ................................353

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Inhaltsverzeichnis

4.3.3.5.3 Stellen und Instanzen beschreiben ...............................................3544.3.3.5.4 Arbeitspakete an Projektmitarbeiter zuordnen .............................354

4.3.3.6 Projektkostenplanung .................................................................................3554.3.3.6.1 Kostenstrukturplan ......................................................................3564.3.3.6.2 Einsatzmittelkosten der Arbeitspakete .........................................3594.3.3.6.3 Optimierung der Zeit- und Kostenplanung ...................................3614.3.3.6.4 Projektnutzen ..............................................................................3614.3.3.6.5 Kosten-Nutzen-Berechnung .........................................................363

4.3.3.7 Terminplanung ...........................................................................................3644.3.3.8 Projektbudgetplanung ................................................................................3684.3.3.9 Informations- und Dokumentationsplanung ................................................370

4.3.3.9.1 Planung des Informationssystems ................................................3714.3.3.9.2 Planung des Dokumentationssystems .........................................373

4.4 Projektcontrolling ...............................................................................................................3754.4.1 Projekte steuern ....................................................................................................377

4.4.1.1 Grundlagen „Projekte steuern“ ..................................................................3774.4.1.1.1 Voraussetzung zum Steuern ........................................................3774.4.1.1.2 Teufelsquadrat .............................................................................3784.4.1.1.3 Reaktionsfrist .............................................................................383

4.4.1.2 Steuerungsarten .........................................................................................3844.4.1.2.1 Direkt wirksame Steuerung..........................................................3854.4.1.2.2 Indirekt wirksame Steuerung .......................................................386

4.4.1.3 Koordinieren ..............................................................................................3874.4.2 Führungscontrolling ..............................................................................................388

4.4.2.1 Termincontrolling ........................................................................................3894.4.2.2 Leistungscontrolling ....................................................................................3904.4.2.3 Qualitätscontrolling ....................................................................................3904.4.2.4 Kostencontrolling .......................................................................................3914.4.2.5 Aufwandcontrolling ....................................................................................3924.4.2.6 Abhängigkeitscontrolling ............................................................................3934.4.2.7 Teamcontrolling ..........................................................................................3934.4.2.8 Akzeptanzcontrolling ..................................................................................3944.4.2.9 Risikocontrolling ........................................................................................3944.4.2.10 Projektstatusbericht (PSB) .........................................................................395

4.4.3 Projekt kontrollieren ..............................................................................................3984.4.3.1 Grundlagen „Projekte kontrollieren“ ..........................................................398

4.4.3.1.1 Kontrollzweck .............................................................................3984.4.3.1.2 Kontrollverantwortung ................................................................399

4.4.3.2 Kontrolldimensionen ..................................................................................4004.4.3.2.1 Qualitätsmass .............................................................................4014.4.3.2.2 Kontrollsichten ............................................................................4024.4.3.2.3 Kontrollzeitpunkt ........................................................................4034.4.3.2.4 Prüfverfahren ..............................................................................4044.4.3.2.5 Kontrollbereiche ..........................................................................4054.4.3.2.6 Qualitäts- oder Prüfplan ..............................................................406

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Inhaltsverzeichnis

4.4.3.3 Kontrollprozesse .........................................................................................4064.4.3.3.1 Prüfregelkreis ..............................................................................4064.4.3.3.2 Planungskontrolle ........................................................................408

4.4.3.3.2.1 Allgemeiner Planungskontrollprozess ....................... 4094.4.3.3.2.2 Terminkontrolle ....................................................... 4114.4.3.3.2.3 Aufwand- und Kostenkontrolle ................................ 413

4.4.3.3.3 Realisierungskontrolle ..................................................................4164.4.3.3.3.1 Allgemeiner Realisierungskontrollprozess ................. 4184.4.3.3.3.2 Sachfortschrittskontrolle ......................................... 4194.4.3.3.3.3 Qualitätsprüfung der Projektabwicklung .................. 4214.4.3.3.3.4 Projektdokumentationskontrolle .............................. 4224.4.3.3.3.5 Projektinformationskontrolle .................................... 424

4.5 Projekt abschliessen ...........................................................................................................4264.5.1 Produktintegration ................................................................................................4274.5.2 Produktfreigabe ....................................................................................................4274.5.3 Projekt abschliessen ..............................................................................................4274.5.4 Projektabschlussentscheid .....................................................................................4284.5.5 Haupttätigkeiten des Projektabschlusses ...............................................................428

4.5.5.1 Produktabnahme .......................................................................................4294.5.5.2 Erfahrungssicherung ...................................................................................4294.5.5.3 Nachbearbeitung ........................................................................................4304.5.5.4 Archivierung ...............................................................................................4304.5.5.5 Einsatzmittelaufl ösung ................................................................................4304.5.5.6 Projektaufl ösung ........................................................................................431

4.5.6 Projekterfolgsbewertung .......................................................................................4314.6 Lieferobjekte der Projektführung ........................................................................................433

4.6.1 Lieferobjekte des Projektstarts ...............................................................................4334.6.2 Lieferobjekte Planung und Controlling ..................................................................4344.6.3 Lieferobjekte des Projektabschlusses ......................................................................434

5 Projektdurchführung 437

5.1 Grundlagen „Spezifi sche Phasenmodelle“..........................................................................4395.1.1 Evolutionäres Phasenmodell ..................................................................................4425.1.2 Agiles Produkteentwicklungsmodell „Scrum“ .......................................................445

5.1.2.1 Phasenvorgehen nach Scrum ......................................................................4465.1.3 Phasenvorgehen nach RUP ....................................................................................4485.1.4 Konstruktivistisches 5-Phasen-Modell ....................................................................4495.1.5 Phasenvorgehen bei einem Bauprojekt ..................................................................4505.1.6 Phasenvorgehen bei Beschaffungs-/Evaluationsprojekten .......................................4525.1.7 Phasenvorgehen bei einem Programm ..................................................................454

5.2 Konzipieren ......................................................................................................................4565.2.1 Ideenfi ndungsprozess ...........................................................................................457

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Inhaltsverzeichnis

5.2.2 Scopemanagementprozess ....................................................................................4595.2.3 Zielfi ndungsprozess ...............................................................................................4605.2.4 Problemlösungsprozess .........................................................................................4635.2.5 Konzeptarten ........................................................................................................464

5.3 Anforderungsentwicklung ..................................................................................................4655.3.1 Anforderungen .....................................................................................................465

5.3.1.1 Funktionale Anforderungen ........................................................................4665.3.1.2 Nicht funktionale Anforderungen ...............................................................467

5.3.2 Anforderungsentwicklungsprozess (Makro) ...........................................................4675.3.3 Anforderungsentwicklungsprozess (Mikro) ............................................................469

5.3.3.1 Anforderungsergebnisplanung ...................................................................4695.3.3.2 Anforderungserhebung ..............................................................................470

5.3.4 Anforderungen spezifi zieren .................................................................................4715.3.5 Anforderungsprüfung ...........................................................................................4735.3.6 Anforderungen priorisieren ...................................................................................474

5.4 Realisieren .........................................................................................................................4755.4.1 Prototyping ...........................................................................................................4775.4.2 Projektprodukt-Design ..........................................................................................4785.4.3 Projektprodukt-Implementierung ...........................................................................479

5.5 Testen und Erproben ..........................................................................................................4805.5.1 Testplanung ..........................................................................................................4815.5.2 Testspezifi kation ....................................................................................................4825.5.3 Testdurchführung ..................................................................................................4825.5.4 Testprotokollierung/-bericht ..................................................................................4835.5.5 Testauswertung .....................................................................................................4845.5.6 Testmanagement ..................................................................................................484

5.6 Auslieferung ......................................................................................................................4845.6.1 Planung und Vorbereitung ....................................................................................4855.6.2 Produktionstest und Produktabnahme ...................................................................4865.6.3 Auslieferung des Projektprodukts ..........................................................................4875.6.4 Betreuung .............................................................................................................487

5.7 Lieferobjekte der Projektdurchführung ...............................................................................4885.7.1 Lieferobjekt des Scopemanagementprozesses ......................................................4885.7.2 Lieferobjekte der Konzipierung .............................................................................4895.7.3 Lieferobjekte der Anforderungsentwicklung ..........................................................4895.7.4 Lieferobjekte der Realisierung ...............................................................................4905.7.5 Lieferobjekte des Testens .......................................................................................4905.7.6 Lieferobjekte der Auslieferung ..............................................................................491

6 Teammanagement 495

6.1 Grundlagen der Teamarbeit................................................................................................4976.1.1 Ausprägungen der Zusammenarbeit .....................................................................497

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Inhaltsverzeichnis

6.1.2 Der Begriff „Team“ ...............................................................................................4986.1.2.1 Ziele ...........................................................................................................4986.1.2.2 Status .........................................................................................................4996.1.2.3 Rollen .........................................................................................................4996.1.2.4 Normen ......................................................................................................500

6.1.3 Vor- und Nachteile der Teamarbeit ........................................................................5006.1.4 Individuum ............................................................................................................501

6.1.4.1 „Akzeptierte“ Handlungskompetenz ..........................................................5016.1.4.2 Zeitliche Verfügbarkeit ................................................................................504

6.1.5 Teamarchitektur ....................................................................................................5056.2 Teambildung ......................................................................................................................508

6.2.1 Forming ................................................................................................................5106.2.2 Storming ...............................................................................................................5106.2.3 Norming ...............................................................................................................5116.2.4 Performing ............................................................................................................5116.2.5 Teamassessment „Kontrollfragen für das Teammanagement“ ...............................512

6.3 Teamführung .....................................................................................................................5126.3.1 Führungsfunktionsprozess .....................................................................................512

6.3.1.1 Ziel setzen ..................................................................................................5136.3.1.2 Planen ........................................................................................................5136.3.1.3 Entscheiden ................................................................................................5146.3.1.4 Anordnen ...................................................................................................5146.3.1.5 Kontrollieren ..............................................................................................5146.3.1.6 Korrigieren .................................................................................................515

6.3.2 Führungsstile ........................................................................................................5156.3.2.1 Autoritärer Führungsstil .............................................................................5166.3.2.2 Kooperativer Führungsstil ...........................................................................5166.3.2.3 Laissez-faire-Führungsstil ............................................................................5176.3.2.4 Situatives Führungsverhalten ......................................................................518

6.3.3 Führungsverhalten ................................................................................................5196.3.3.1 Verhaltensgitter nach Blake und Mouton ....................................................5226.3.3.2 Führungsverhalten des Projektleiters ...........................................................524

6.3.4 Zwischenmenschliche Kommunikation ..................................................................5276.3.4.1 Kommunikationsstrukturen ........................................................................5276.3.4.2 Kommunikationsprozess .............................................................................5286.3.4.3 Teile einer Nachricht ...................................................................................5296.3.4.4 Feedback ....................................................................................................5306.3.4.5 Technik „Kommunikationsfehleranalyse“ ....................................................5326.3.4.6 Fehler bei der Gesprächsführung ................................................................5326.3.4.7 Gesprächsarten ..........................................................................................533

6.3.5 Konfl iktmanagement ............................................................................................5346.3.6 Motivation ............................................................................................................539

6.3.6.1 Belohnung und Bestrafung .........................................................................5406.3.6.2 Der Motivationsprozess ..............................................................................5416.3.6.3 Die Motivationstheorie von Maslow ............................................................542

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6.3.7 Diversity Management ..........................................................................................5436.3.8 Mitarbeiterbeurteilung und -förderung .................................................................546

6.3.8.1 Leistungsbeurteilung ..................................................................................5476.3.8.2 Standortbestimmung ..................................................................................5496.3.8.3 Zielvereinbarung .........................................................................................5506.3.8.4 Mitarbeiterförderung ..................................................................................551

6.4 Teamaufl ösung ..................................................................................................................5536.5 Lieferobjekte des Teammanagements .................................................................................554

7 Qualitätsmanagement 557

7.1 Grundlagen .......................................................................................................................5587.1.1 Regelkreis des Qualitätsmanagements ...................................................................5587.1.2 Rollen im Qualitätsmanagement ...........................................................................559

7.2 Welche Qualität wird benötigt? .........................................................................................5617.2.1 Q-Konzept ............................................................................................................5637.2.2 Qualitätskosten .....................................................................................................564

7.3 Die Qualitätsplanung .........................................................................................................5657.3.1 Prüfplan ................................................................................................................5687.3.2 Produkt- und Projektabwicklungsqualität ..............................................................569

7.3.2.1 Gesundheit, Arbeits-, Betriebs- und Umweltschutz .....................................5707.3.2.1.1 Betriebsschutz .............................................................................5707.3.2.1.2 Arbeitszeitschutz .........................................................................5707.3.2.1.3 Gesundheit .................................................................................5717.3.2.1.4 Umweltschutz .............................................................................571

7.4 Die Qualitätslenkung..........................................................................................................5717.4.1 Metriken der Qualitätsmessung .............................................................................573

7.5 Die Qualitätsprüfung..........................................................................................................5747.5.1 Verifi kation ...........................................................................................................5767.5.2 Validierung ...........................................................................................................577

7.6 Lieferobjekte des Qualitätsmanagements ...........................................................................577

8 Risikomanagement 581

8.1 Grundlagen .......................................................................................................................5828.1.1 Sichtweisen im Risikomanagement ........................................................................582

8.1.1.1 Hierarchische Betrachtung ..........................................................................5828.1.1.2 Risiko versus Chance ..................................................................................583

8.1.2 Risikobetrachtung .................................................................................................5848.1.2.1 Ursachen ....................................................................................................585

8.1.2.1.1 Umsetzungsrisiken ......................................................................586

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8.1.2.1.2 Managementrisiken .....................................................................5878.1.2.1.3 Soziale Risiken .............................................................................588

8.1.2.2 Auswirkungsbereiche .................................................................................5888.1.2.3 Eintrittswahrscheinlichkeit ..........................................................................5898.1.2.4 Auswirkungsgrad ......................................................................................5898.1.2.5 Sichtbarkeit (Risikograd) .............................................................................5918.1.2.6 Massnahmen (Vorsorgestrategien) ..............................................................5928.1.2.7 Risikodokumentation ..................................................................................594

8.1.3 Chancenbetrachtung ............................................................................................5968.1.4 Risiko- und Chancensichtweise .............................................................................598

8.2 Risikomanagementprozess im Projektumfeld ......................................................................5998.2.1 Risikomanagement Ebene „Strategie“ ..................................................................5998.2.2 Risikomanagement Ebene „Projektportfolio“ ........................................................6008.2.3 Risikomanagement Ebene „Projektführung“ .........................................................603

8.3 Risikokontext .....................................................................................................................6078.3.1 Problem ................................................................................................................6088.3.2 Krise .....................................................................................................................6098.3.3 Katastrophe ..........................................................................................................611

8.4 Projekterfolg ......................................................................................................................6128.4.1 Kritische Erfolgsfaktoren .......................................................................................614

8.4.1.1 Projektmanagementfunktionen ..................................................................6158.4.1.2 Projektteam-Umwelt ...................................................................................6158.4.1.3 Projektabwicklungsinstrumente ..................................................................6158.4.1.4 Personen ....................................................................................................6168.4.1.5 Organisation ...............................................................................................6168.4.1.6 Risikoschutzmantel .....................................................................................617

8.5 Lieferobjekte des Risikomanagements ................................................................................618

9 Ressourcenmanagement 621

9.1 Grundlagen .......................................................................................................................6219.1.1 Arten von Ressourcen ...........................................................................................622

9.2 Einsatzmittelmanagement ..................................................................................................6249.2.1 Einsatzmittelplanung .............................................................................................6249.2.2 Einsatzmittelbeschaffung ......................................................................................6249.2.3 Einsatzmittelzuteilung ...........................................................................................6259.2.4 Einsatzmittelabrechnung .......................................................................................6269.2.5 Einsatzmittelbewirtschaftung ................................................................................6279.2.6 Einsatzmittelaufl ösung ..........................................................................................628

9.3 Vertragsmanagement.........................................................................................................6299.3.1 Vertragsplanung ...................................................................................................6309.3.2 Vertragsdesign ......................................................................................................632

9.3.2.1 Werkvertrag ...............................................................................................635

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9.3.2.2 Kaufvertrag ................................................................................................6359.3.2.3 Auftragsvertrag ..........................................................................................6369.3.2.4 Mietvertrag ................................................................................................6379.3.2.5 Arbeitsvertrag .............................................................................................6379.3.2.6 Dienstleistungsvertrag ................................................................................637

9.3.3 Vertragsverhandlung .............................................................................................6389.3.4 Vertragserstellung .................................................................................................6429.3.5 Vertragscontrolling ................................................................................................6429.3.6 Claimmanagement ...............................................................................................6439.3.7 Vertragsbeendigung ..............................................................................................646

9.4 Lieferantenmanagement ....................................................................................................6479.4.1 Lieferantenauswahlprozess ...................................................................................6489.4.2 Lieferantenauftrag ................................................................................................6519.4.3 Lieferantencontrolling ...........................................................................................6529.4.4 Lieferantenproduktabnahme .................................................................................653

9.4.4.1 Gewährleistung ..........................................................................................6569.4.5 Lieferantenbeziehungspfl ege ................................................................................657

9.5 Beschaffungsmanagement .................................................................................................6599.5.1 Situations- und Bedarfsanalyse ..............................................................................6619.5.2 Beschaffungsanalyse .............................................................................................662

9.5.2.1 Selektionskriterien ......................................................................................6649.5.2.2 Präferenzierung ..........................................................................................6659.5.2.3 Verfahrensarten ..........................................................................................670

9.5.3 Zuschlagserteilung ................................................................................................6719.5.4 Beschaffungsabwicklung .......................................................................................672

9.6 Kostenmanagement...........................................................................................................6739.6.1 Projektkostenplanung ...........................................................................................6739.6.2 Projektbudgetplanung ..........................................................................................6759.6.3 Projektkostenverrechnung .....................................................................................6769.6.4 Projektkostencontrolling ........................................................................................6789.6.5 Projektkostenabschlussrechnung ...........................................................................6799.6.6 Projektkostennachkalkulation ................................................................................679

9.7 Lieferobjekte des Ressourcenmanagements ........................................................................681

10 Changemanagement 685

10.1 Grundlagen .....................................................................................................................68610.1.1 Unternehmensentwicklung .................................................................................686

10.1.1.1 Segmente der Unternehmensentwicklung ................................................68710.1.1.2 Phasen der Unternehmensentwicklung .....................................................68810.1.1.3 Wandel der sieben Wesenselemente .........................................................69110.1.1.4 Wichtige Ziele und Merkmale der Unternehmensentwicklung ...................692

10.1.2 Aspekte des Changemanagements .....................................................................693

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10.1.3 Changemanagementkonzepte ............................................................................69410.1.3.1 Reengineering/Sanierung/Krise .................................................................69610.1.3.2 Strategisches Redesign/ganzheitliches Changemanagement .....................69610.1.3.3 Organisationsentwicklung ........................................................................69610.1.3.4 Kaizen, KVP, Leanmanagement .................................................................69710.1.3.5 Lernende Organisation .............................................................................69710.1.3.6 Ausgangspunkt des Wandels ....................................................................698

10.2 Changemanagement in der Projektabwicklung ................................................................69910.2.1 Dimensionen des Change ...................................................................................70010.2.2 Sozialer Changemanagementprozess ..................................................................701

10.2.2.1 Unfreezing ...............................................................................................70210.2.2.2 Moving .....................................................................................................70310.2.2.3 Freezing ...................................................................................................70410.2.2.4 Verändern des Verhaltens .........................................................................704

10.2.2.4.1 Veränderungstypen ...................................................................70410.2.2.4.2 Emotionale Verarbeitung ...........................................................70610.2.2.4.3 Stakeholdergruppen aus Sicht der Energie .................................70710.2.2.4.4 Umgang mit Widerständen .......................................................711

10.2.3 Instrumente des Changemanagements ...............................................................71210.3 Stakeholdermanagement .................................................................................................713

10.3.1 Stakeholderanalyse .............................................................................................71510.3.1.1 Identifi kation potenzieller Stakeholder .....................................................71510.3.1.2 Sammeln von Information ........................................................................71810.3.1.3 Strategisches Einordnen ............................................................................72010.3.1.4 Analyse des Stakeholderverhaltens ...........................................................72310.3.1.5 Massnahmen planen ................................................................................725

10.3.2 Stakeholderbegleitung ........................................................................................72710.3.2.1 Massnahmen umsetzen ............................................................................72710.3.2.2 Stakeholdermonitoring .............................................................................728

10.3.3 Stakeholderbetreuung ........................................................................................72910.4 Informations- und Kommunikationsmanagement.............................................................729

10.4.1 Projektinformationsplanung ................................................................................73010.4.2 Institutionalisierung .............................................................................................73110.4.3 Informationsverteilung ........................................................................................73210.4.4 Informationskontrolle ..........................................................................................733

10.5 Projektmarketing .............................................................................................................73410.5.1 Für welches Projekt braucht es Projektmarketing? ...............................................73610.5.2 Risiken des Projektmarketings .............................................................................73710.5.3 Projektmarketingprozess .....................................................................................738

10.5.3.1 Marketingauftrag erstellen .......................................................................73810.5.3.1.1 Auf das Projektmarketing bezogene Projektumfeldanalyse .........73910.5.3.1.2 Marketingbezogene Risikoanalyse .............................................73910.5.3.1.3 Marketingziele ..........................................................................740

10.5.3.2 Projektmarketingkonzept erstellen ............................................................74010.5.3.2.1 Marketingstrategie ....................................................................741

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10.5.3.2.2 Projekt-CD und -PR ...................................................................74210.5.3.2.3 Umsetzungsinstrumente ............................................................74310.5.3.2.4 Kommunikationsmix ..................................................................74410.5.3.2.5 Aktivitätenplan ..........................................................................74610.5.3.2.6 Projektmarketingbudget ............................................................74710.5.3.2.7 Das Projektmarketingkonzept ....................................................748

10.5.3.3 Umsetzung des Projektmarketings ............................................................74810.5.3.4 Marketingkontrolle ...................................................................................750

10.6 Lieferobjekte des Changemanagements ...........................................................................750

11 Konfigurationsmanagement 753

11.1 Grundlagen .....................................................................................................................75411.2 Konfi gurationsmanagementsystem ..................................................................................757

11.2.1 Hauptelemente des Konfi gurationsmanagementsystems .....................................75911.2.1.1 Konfi gurationsidentifi zierung/-bestimmung ..............................................76111.2.1.2 Konfi gurationscontrolling .........................................................................762

11.2.1.2.1 Steuern der Konfi gurationsänderung .........................................76211.2.1.2.2 Überwachen der Konfi gurationsänderung .................................762

11.2.1.3 Konfi gurationsauditierung ........................................................................76311.2.1.4 Konfi gurationsbuchführung/-verwaltung ..................................................76311.2.1.5 Objekt-, Produktbibliothek/Repository .......................................................76411.2.1.6 Weitere Themen des Konfi gurationsmanagementsystems .........................765

11.3 Releasemanagement ........................................................................................................76611.3.1 Scopemanagement .............................................................................................769

11.3.1.1 Produkt-/Systemscope ..............................................................................77011.3.1.1.1 IST-Abgrenzung .........................................................................77111.3.1.1.2 SOLL-Abgrenzung .....................................................................771

11.3.1.2 Stakeholderscope .....................................................................................77211.3.1.3 Einfl ussscope ............................................................................................772

11.3.1.3.1 Restriktionen .............................................................................77311.3.1.3.2 Rahmenbedingungen ................................................................774

11.3.1.4 Projektabwicklungsscope ..........................................................................77511.4 Buildmanagement ...........................................................................................................77611.5 Änderungsmanagement ..................................................................................................777

11.5.1 Änderungsmanagement auf der Ebene Produkt ..................................................77811.5.2 Änderungsmanagement auf der Ebene Projektabwicklung ..................................780

11.6 Versionsmanagement.......................................................................................................78411.6.1 Herausforderung des Versionsmanagements .......................................................785

11.7 Lieferobjekte des Konfi gurationsmanagements ................................................................787

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Inhaltsverzeichnis

Anhang 789

A. Projektführungstechniken ..................................................................................................791A.1 Planungstechniken ............................................................................................................791

A.1.1 Netzplan ...............................................................................................................792A.1.1.1 Erstellen der Arbeitspaketliste (Schritt 1) .....................................................796A.1.1.2 Erarbeiten des Netzplans (Schritt 2) ............................................................797A.1.1.3 Bestimmen des kritischen Wegs (Schritt 3) ..................................................797A.1.1.4 Berechnen der Vorgangszeitpunkte (Schritt 4) ............................................798A.1.1.5 Ausrechnen der Pufferzeiten (Schritt 5).......................................................799A.1.1.6 MPM-Netzplantechnik ................................................................................801

A.1.2 Balkendiagramm ..................................................................................................803A.1.3 Einsatzmittel-Kapazitätsdiagramm ........................................................................804

A.1.3.1 Erweitern des Netzplans um die Einsatzmitteleinheiten ...............................805A.1.3.2 Erstellen des Balkendiagramms der frühesten Lage .....................................806A.1.3.3 Erstellen des Einsatzmittel-Kapazitätsdiagramms der frühesten Lage ...........806A.1.3.4 Erstellen des Balkendiagramms der spätesten Lage .....................................807A.1.3.5 Erstellen des Einsatzmittel-Kapazitätsdiagramms der spätesten Lage ...........808A.1.3.6 Durchführen der Bedarfsglättung ...............................................................808A.1.3.7 Ressourceneinsatz-Histogramm ..................................................................810

A.1.4 Critical-Chain-Projektmanagement .......................................................................811A.2 Aufwandschätztechniken ..................................................................................................812

A.2.1 Grundlagen der Aufwandschätztechnik ................................................................813A.2.1.1 Schätzgenauigkeit ......................................................................................813A.2.1.2 Schätzprozesse ...........................................................................................815

A.2.1.2.1 Lieferobjektorientierter Schätzprozess .........................................815A.2.1.2.2 Funktionsorientierter Schätzprozess.............................................816

A.2.1.3 Einflussgrössen ...........................................................................................816A.2.1.4 Klassen der Aufwandschätztechnik ............................................................817

A.2.2 Delphi-Verfahren ..................................................................................................818A.2.3 Analogieverfahren ................................................................................................820A.2.4 Beta-Verfahren .....................................................................................................822A.2.5 Extrapolationsverfahren ........................................................................................825A.2.6 Standardwertverfahren .........................................................................................826A.2.7 Function-Point-Methode .......................................................................................827

A.2.7.1 Ermitteln der Komponenten .......................................................................828A.2.7.2 Bewerten der Komponenten ......................................................................829A.2.7.3 Klassifizieren der Einflussfaktoren ...............................................................829A.2.7.4 Ermitteln der Anzahl Funktionspunkte ........................................................830A.2.7.5 Berechnen des Entwicklungsaufwands .......................................................830

A.3 Bewertungstechniken ........................................................................................................832A.3.1 Projektkosten .......................................................................................................835A.3.2 Projektkosten-Vergleichsrechnungen .....................................................................836A.3.3 Kostenvergleichsrechnung (statische Methode) .....................................................837

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Inhaltsverzeichnis

A.3.4 Gewinnvergleich (statische Methode) ...................................................................838A.3.5 Rentabilitätsrechnung (statische Methode) ............................................................840A.3.6 Amortisationsrechnung (statische Methode) .........................................................840A.3.7 Kapitalwertmethode (dynamische Methode) .........................................................842A.3.8 Methode des Internen Zinsfusses (dynamische Methode) ......................................845A.3.9 Annuitätenmethode .............................................................................................846A.3.10 Dynamische Amortisationsrechnung ...................................................................848

A.4 Diagnose- und Kontrolltechniken .......................................................................................849A.4.1 Diagnosetechniken ...............................................................................................849

A.4.1.1 Ampelmanagement ...................................................................................849A.4.1.2 Meilensteintrendanalyse .............................................................................850A.4.1.3 Earned-Value-Technik .................................................................................851

A.4.1.3.1 Bestimmung des Planned Value ...................................................852A.4.1.3.2 Bestimmung des Burned Value ....................................................853A.4.1.3.3 Bestimmung des Earned Value ....................................................853A.4.1.3.4 Grafi sche Analyse .......................................................................858

A.4.1.4 Controllingwerte ........................................................................................859A.4.1.4.1 Kennzahlenmässige Analyse ........................................................860

A.4.2 Kontrolltechniken .................................................................................................862A.4.2.1 Audit .........................................................................................................862A.4.2.2 Review .......................................................................................................864A.4.2.3 Test ............................................................................................................867A.4.2.4 Projektreview .............................................................................................867

A.4.2.4.1 Voraussetzungen ........................................................................868A.4.2.4.2 Ablauf ........................................................................................869

A.4.2.5 Technisches Review ....................................................................................871A.4.2.5.1 Ablauf ........................................................................................871A.4.2.5.2 Praxiserfahrungen .......................................................................873

A.4.2.6 Projektaudit ...............................................................................................874A.4.2.6.1 Ablauf ........................................................................................874A.4.2.6.2 Zeitaufwendung .........................................................................875

A.4.2.7 Sign-off Audit ............................................................................................875A.4.2.7.1 Ablauf ........................................................................................878

A.4.2.8 Quality Gate Review ...................................................................................879A.4.2.8.1 Ablauf ........................................................................................879

A.5 Führungstechniken ............................................................................................................880A.5.1 Präsentationstechnik .............................................................................................881

A.5.1.1 Präsentationskategorien .............................................................................881A.5.1.2 Präsentationsziele .......................................................................................883A.5.1.3 Präsentationsabwicklung ............................................................................883

A.5.1.3.1 Präsentationsplanung ..................................................................884A.5.1.3.2 Präsentationsvorbereitung ...........................................................884A.5.1.3.3 Präsentationsdurchführung .........................................................885A.5.1.3.4 Präsentationsnachbearbeitung ....................................................885

A.5.2 Moderation ..........................................................................................................886

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Inhaltsverzeichnis

A.5.3 Sitzungsleitung .....................................................................................................888A.5.4 Konfl iktbewältigungstechniken .............................................................................889A.5.5 Kommunikationstechniken ...................................................................................891

A.5.5.1 Aktives Zuhören .........................................................................................891A.5.5.2 Fragetechnik ..............................................................................................892A.5.5.3 Ich-Botschaften ..........................................................................................893A.5.5.4 Du-Botschaften ..........................................................................................893A.5.5.5 Harvard-Verhandlungsprinzip .....................................................................893

B. Allgemeine Qualitätsmanagementmodelle .......................................................................896B.1 Project-Excellence-Modell ...................................................................................................899B.2 ISO 21500 .........................................................................................................................901B.3 OPM3 ................................................................................................................................902B.4 PMMM ..............................................................................................................................902B.5 profi .pm® ..........................................................................................................................904B.6 IPMA Competence Baseline 3 (ICB 3) .................................................................................905B.7 PMBOK® Guide .................................................................................................................906B.8 Prozessgruppen .................................................................................................................908B.9 Wissensgebiete ..................................................................................................................910B.10 PRINCE2 ..........................................................................................................................911

B.10.1 Prozesse ..............................................................................................................912B.10.2 Komponenten .....................................................................................................913B.10.3 Prinzipien ............................................................................................................913B.10.4 Techniken ...........................................................................................................913

B.11 V-Modell XT .....................................................................................................................913B.12 Phasenvorgehen nach HERMES ........................................................................................914B.13 SIA-Modell .......................................................................................................................915B.14 CMMI-Modell ..................................................................................................................916

B.14.1 Stufenförmige Darstellung des CMMI .................................................................917B.14.1.1 LEVEL 1 „Initial“ .......................................................................................918B.14.1.2 LEVEL 2 „Gemanagt“ ...............................................................................919B.14.1.3 LEVEL 3 „Defi niert“ ..................................................................................919B.14.1.4 LEVEL 4 „Quantitativ gemanagt“ ..............................................................920B.14.1.5 LEVEL 5 „Optimierend“ ............................................................................920

B.14.2 Kontinuierliche Darstellung des CMMI ................................................................921B.15 ISO 9000 .........................................................................................................................923

B.15.1 Die zentralen Normen der QM-Reihe ...................................................................923B.15.2 Grundsätze des QM auf Basis der ISO 9000:2000er-Reihe ...................................924B.15.3 Kapitel und Hauptwerte der Norm ......................................................................925B.15.4 ISO 9001 in einem projektorientierten Unternehmen ..........................................926

B.15.4.1 ISO 10006 ................................................................................................927

C. Lieferobjekte im PM-System ...............................................................................................928C.1 Lieferobjekte des Projektportfolios .....................................................................................928

C.1.1 Masterplan ...........................................................................................................928

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Inhaltsverzeichnis

C.1.2 Projektportfolio-Risikoliste ....................................................................................928C.1.3 Projektportfolio-Liste ............................................................................................929C.1.4 Initialauftrag .........................................................................................................929C.1.5 Projektportfolio-Controllingbericht (PPC-Bericht) ...................................................929C.1.6 Projekterfolgsbericht .............................................................................................930

C.2 Lieferobjekte der Projektführung .......................................................................................930C.2.1 Projektantrag ........................................................................................................930C.2.2 Projektplan ...........................................................................................................931C.2.3 Projektauftrag ......................................................................................................931C.2.4 Realisierungsantrag ..............................................................................................932C.2.5 Einführungsantrag ................................................................................................932C.2.6 Projektabschlussbericht/Projektende-Antrag ..........................................................932C.2.7 Projektstatusbericht ..............................................................................................933C.2.8 Berichte ................................................................................................................933C.2.9 Projektinterne Anträge .........................................................................................933C.2.10 Sitzungsprotokoll ................................................................................................934C.2.11 Interne Projektaufträge (Arbeitspakete) ...............................................................934C.2.12 Budget und Budgetantrag ..................................................................................934C.2.13 Zeitpläne ............................................................................................................935C.2.14 Controllingbericht (CoB) .....................................................................................935

C.3 Lieferobjekte der Projektdurchführung ...............................................................................935C.3.1 Scopemap ............................................................................................................936C.3.2 Business Case .......................................................................................................936C.3.3 Situationsanalyse ..................................................................................................936C.3.4 Anforderungskatalog ............................................................................................937C.3.5 Konzept ...............................................................................................................937C.3.6 Anforderungsspezifi kation ....................................................................................938C.3.7 Detailspezifi kation ................................................................................................938C.3.8 Glossar .................................................................................................................938

C.4 Lieferobjekte des Teammanagements ................................................................................938C.4.1 Funktionsdiagramm ..............................................................................................939C.4.2 Stellenbeschreibung .............................................................................................939C.4.3 Erfolgsleitsatz .......................................................................................................940C.4.4 Teamspielregeln ....................................................................................................940C.4.5 Zielvereinbarungen ...............................................................................................940C.4.6 Standortmap ........................................................................................................940C.4.7 Leistungsbeurteilungsfazit ....................................................................................941

C.5 Lieferobjekte des Qualitätsmanagements ...........................................................................941C.5.1 Qualitätskonzept ..................................................................................................941C.5.2 Qualitätsplan ........................................................................................................941C.5.3 Prüfplan ...............................................................................................................941C.5.4 Qualitätsbericht ....................................................................................................942C.5.5 Testkonzept ..........................................................................................................942C.5.6 Testplan ................................................................................................................942C.5.7 Testfall ..................................................................................................................943

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Inhaltsverzeichnis

C.5.8 Prüf-/Testberichte .................................................................................................943C.6 Lieferobjekte des Risikomanagements ................................................................................943

C.6.1 Risikomanagementplan ........................................................................................943C.6.2 Risikoreserve-/Risikovorsorgeplan (Contingencyplan) .............................................944C.6.3 Risikoliste im Business Case/Projektauftrag ............................................................944C.6.4 Risikoliste (Risk Management Summary) ...............................................................944C.6.5 Risikokatalog ........................................................................................................945C.6.6 Risikoliste im PPC-Bericht/PP-Liste .........................................................................945C.6.7 Risikoliste im Projekterfolgsbericht ........................................................................945C.6.8 Erfolgsfaktoren/Erfolgsleitsatz ...............................................................................945

C.7 Lieferobjekte des Ressourcenmanagements .......................................................................946C.7.1 Arbeitspaketliste (ergänzt) ....................................................................................946C.7.2 Einsatzmittelplan ..................................................................................................946C.7.3 Projektkostenstrukturplan .....................................................................................946C.7.4 Projektbudgetplan ................................................................................................946C.7.5 Abschlussrechnung ...............................................................................................946C.7.6 Projektabschlussbericht (ergänzt) ..........................................................................947C.7.7 Evaluationshandbuch ............................................................................................947C.7.8 Kriterienkatalog ....................................................................................................947C.7.9 Produkt „Pfl ichtenheft/Lastenheft” .......................................................................947C.7.10 Evaluationsbewertung (Entscheidungsdokumentation) ........................................948C.7.11 Offertenraster (Offertstrukturvorlage) .................................................................948C.7.12 Verträge .............................................................................................................949C.7.13 Inhalte von Werkverträgen .................................................................................950C.7.14 Evaluationsbericht ..............................................................................................952C.7.15 Claimmeldeformular ...........................................................................................952C.7.16 Claimliste ...........................................................................................................952

C.8 Lieferobjekte des Changemanagements ............................................................................952C.8.1 Stakeholdermap ...................................................................................................953C.8.2 Informationsplan ..................................................................................................953C.8.3 Informations- und Kommunikationskonzept .........................................................953C.8.4 Marketingauftrag .................................................................................................953C.8.5 Marketingkonzept ................................................................................................954C.8.6 Marketingaktivitätenplan ......................................................................................954

C.9 Lieferobjekte des Konfi gurationsmanagements ..................................................................954C.9.1 Konfi gurations-/Versionsmanagementplan ............................................................954C.9.2 Objektbibliothek-Journal .......................................................................................955C.9.3 Releaseplan ..........................................................................................................955C.9.4 Änderungsantrag (Change Request) .....................................................................955

D. Korrelationsliste PMI/ICB ....................................................................................................956

E. Defi nitionsverzeichnis .........................................................................................................963

F. Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................................969

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Inhaltsverzeichnis

G. Fachwörterbuch Deutsch–Englisch ....................................................................................971

H. Literaturverzeichnis .............................................................................................................976

I. Stichwortverzeichnis ............................................................................................................987

J. profi .pm® ............................................................................................................................1003

K. Autor ..................................................................................................................................1004

L. SPOL-Produkte ....................................................................................................................1005

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Teil 1: Einleitung

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Trotz hoch qualifi zierter Unterstützung, trotz x-fachem Durchlesen gibt es gerade in einem so spa-nenden und sich verändernden Thema wie dem Projektmanagement Punkte, die man optimieren kann, sei es in der Darstellung, sei es in der Schreibweise. Liebe Leserinnen und Leser: Für das direkte Feedback und Anregungen zur Optimierung dieses Buches darf ich mich recht herzlich bedanken. Dafür steht die E-Mail-Adresse Feedback@spol.ch zur Verfügung.

3565.indb 32 29.04.2014 09:42:32

Einleitung

I. Motivation des Autors

Ein Buch für PM-Profi s, das war ganz klar das Ziel dieses Buches. Was benötigt ein Profi , um Profi in der Disziplin Projektmanagement zu sein, oder auch: Was benötigt ein Profi nicht mehr, was ein Nicht-Profi noch benötigt? Was macht einen Profi aus, und ab wann ist man ein Profi ?

All diese Gedanken beschäftigten mich während des Schreibens. Herausgekommen ist dieses, in der 3. Aufl age nun inzwischen über 1000 Seiten dicke Nachschlagewerk und Lehrmittel, mit dem ich das Ziel verfolgt habe, das Projektmanagement in einer umfassenden, aber doch einfachen Form zu beschreiben, um damit die Abhängigkeiten und das Zusammenspiel der verschiedenen Elemente in einem Projektmanagementsystem aufzuzeigen. Im Weiteren war mein Ziel, aktuelle Themen wie z.B. PM-Governance, Stakeholdermanagement oder projektbezogenes Lieferantenmanagement zu thematisieren und für den PM-Profi so aufzubereiten, dass er nicht unbedingt ein Spezialist in dieser Thematik wird, aber doch im Sinne eines Nachschlagewerks die notwendige Unterstützung fi ndet. Dies wird je länger je mehr zur Notwendigkeit, da sich die Segmentierung und Spezialisierung auch in den anverwandten Gebieten des Projektmanagements weiterentwickelt; zudem hat die Bedeutung des Projektmanagements in allen Unternehmungen massiv zugenommen. „Erfolgreiche Projekte“ heisst mehr und mehr auch „erfolgreiches Unternehmen“. Oder anders ausgedrückt: Misserfolge im Projektumfeld können sich Unternehmen heute nicht mehr erlauben und morgen nicht mehr verkraften.

Im Bereich des Projektmanagements werden in den Unternehmen deshalb in Zukunft für den erfolgreichen Wandel und die notwendige Innovation Profi s gefordert, welche die verschiede-nen Projektmanagementmethoden und -thematiken „aus dem Effeff“ beherrschen, dank ihrer Sozialkompetenz auf die Bedürfnisse des Projektumfelds einzugehen wissen und mit ihrer Ziel-strebigkeit und Beharrlichkeit die Zielsetzung des Projekts zusammen mit dem Team erreichen können.

Ein Profi zeichnet sich somit nicht dadurch aus, dass er ein möglichst grosses Projekt führt. Man erkennt ihn daran, dass sein Handeln situationsbezogen ist. Er kann durch sein methodisch qualifi -ziertes Rüstzeug kalkuliert Risiken eingehen, dank seiner Sozialkompetenz brachliegende Leistungen aus dem Team herausholen und ist aufgrund seiner Selbstkompetenz ein Vorbild für sein Team und das Umfeld.

Ein PM-Profi hat Freude an der Herausforderung, die ihn an die Leistungsgrenzen bringt, weil er sich so weitere Kompetenzen aneignen kann. Ein Profi versteckt sich nicht hinter der Theorie, sondern setzt die Theorie zum Nutzen der Effi zienz und schlussendlich der persönlichen Effektivität ein. Für ihn habe ich dieses Buch geschrieben: Es soll ihm helfen, den einen oder anderen Lösungsansatz zu fi nden, um so die neuen Leistungsgrenzen optimaler auszuloten. Das Buch soll den Profi dazu be-wegen Leistungen zu bringen, die ihn selbst motivieren und auf die er stolz sein kann.

Bruno Jenny

„Wer andauernd begreift, was er tut, bleibt unter seinem Niveau.” Martin Walser (*1927), dt. Schriftsteller

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Einleitung

II. Buchaufbau

Der Aufbau des Buches orientiert sich an der Hauptabbildung des Projektmanagementsystem s und gliedert sich in fünf Teile. Die Einleitung zu Teil 1 hilft, das Buch effi zient durchzuarbeiten.

Projektinstitution

anagement

Qualitätsm

anagement

RisikomanagementRessourcenmanagement

Projektportfolio

Strategie

Projektabwicklung

Projektführung

Projektdurchführung

Abb. II.01: Das Projektmanagementsystem

Aus der Abbildung II.01 ist ersichtlich, dass das PM-System aus mehreren Elementen besteht, dessen Zentrum eine Pyramide bildet. Das PM-System als Ganzes und die dazu notwendigen theoretischen Grundlagen werden im zweiten Teil dieses Buches beschrieben. Die Beschreibung der hierarchischen Ebenen (Projektportfolio und Projektabwicklung, bzw. Projektführung und Projektdurchführung ) sowie der dahinterstehenden notwendigen Organisation (Projektinstitution) erfolgt im dritten Teil des Buches. Im vierten Teil wird auf die weiteren PM-Systemelemente (Teammanagement, Qualitätsmanagement etc.) eingegangen, die jeweils mit Bezug zur analogen Unternehmensdisziplin zu verstehen sind. Im fünften Teil, dem „Anhang“, werden die wichtigsten Techniken, Qualitäts-managementmodelle und Lieferobjekte des Projektmanagements aufgeführt.

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Einleitung

Die einzelnen Elemente des PM-Systems (bzw. Kapitel) werden im Folgenden kurz beschrieben, damit der Leser einen Überblick über das ganze PM-System (bzw. Buch) erhält.

Kapitel 1 „Projektmanagementsystem“In diesem Kapitel wird das gesamte Projektmanagementsystem überblicksmässig beschrieben. Es wird dabei ausführlich auf die Begriffe „Projekt“ und „System“ eingegangen. Auf diesen Begriffen aufbauend, werden die Basiselemente des Projektmanagementsystems beschrieben. Hier wird unter anderem auf die Bedeutung und die Zusammenhänge der Strategie, des Projektportfolios und der Projektabwicklung eingegangen.

Kapitel 2 „Projektinstitution“Jedes Projekt benötigt projekteigene Führungsstrukturen. Dabei bildet die Projektinstitution den sogenannten fl exiblen und effi zienten strukturellen Ordnungsrahmen, der alle Elemente des PM-Systems betrifft bzw. verbin-det. In diesem Kapitel werden nicht nur die in der Praxis oftmals in direkte Verbindung gebrachten organisa-torischen Aufbaustrukturen, sondern auch die institutionellen Werte des Informations-, Kommunikations- und Dokumentationssystems erläutert.

Kapitel 3 „Projektportfolio“Um in einem Unternehmen oder in einer grösseren Abteilung alle Projekte aus einer Gesamtsicht zu mana-gen, wird das Projektportfolio (oder Multiprojekting) eingesetzt. Ohne diesen über alle Projekte erstellten Überbau besteht die Gefahr, dass zwar jedes einzelne Projekt in sich seinen Wert erfüllt, sich aber nicht die gewünschte unternehmensweite Wirkung hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, Strategiebeitrag etc. entfaltet. Das für das Projektportfolio zuständige Projektportfolio-Board bedient somit das „Gaspedal“ und die „Bremse“ des Projektmanagementsystems respektive sorgt für die im Unternehmen stattfi ndende Innovation und Wandlung.

Kapitel 4 „Projektführung“Projekte starten, Projekte planen, Projekte steuern und kontrollieren sowie Projekte abschliessen: Das alles gehört zur Projektführung. Insbesondere das Planen sowie das projektinterne Controlling (Steuern und Kontrollieren) sind Aufgaben, die bis zum Projektabschluss je nach Projektumfang periodisch oder fortlaufend gemacht werden müssen. Sie stellen somit keine einmaligen Tätigkeiten dar. Es ist vorwiegend der Projektleiter, der diese Managementtätigkeiten wahrnimmt. Das Element Projektführung im PM-System hat das Ziel, dass ein Projekt geplant und kontrolliert abgewickelt wird.

Kapitel 5 „Projektdurchführung“Die Projektdurchführung hat die Aufgabe, das Projekt konkret umzusetzen, und beginnt (wie die Projektführung) beim Projektstart. Einerseits ist der Projektstart sehr stark von Führungsaufgaben geprägt, andererseits müssen aber bereits beim Start schon konkrete Durchführungsaufgaben von den Projektmitarbeitern wahrgenommen werden. Dieses Zusammenspiel von Projektführung und Projektdurchführung erstreckt sich über die ganze Projektabwicklung. Um dieses Zusammenwirken zu unterstützen, sind die Projektarbeiten methodisch gestützt und in Phasen gruppiert.

Kapitel 6 „Teammanagement“Erfolgreiches Arbeiten in Teams verlangt auf der psychologischen und der soziologischen Ebene ein professionel-les Handeln. Dies betrifft nicht nur die Bildung und Führung eines Teams, sondern auch dessen Aufl ösung. Ein Projektleiter muss unter anderem die Fähigkeit besitzen, die Stärken des Teams und der einzelnen Teammitglieder zu erkennen und diese gezielt einzusetzen. Das team- und leistungsfördernde Arbeiten mit den Mitarbeitern und Beteiligten wird als Teammanagement bezeichnet.

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Einleitung

Kapitel 7 „Qualitätsmanagement“Das Projektmanagementsystem enthält in all seinen Elementen einzelne (zum Teil sehr kleine) Qualitätswerte. Werden diese Werte aggregiert und wird das Ergebnis isoliert betrachtet, sieht man die Projektabwicklung durch die „QM-Brille“. Das Ziel des Qualitätsmanagements ist, Fehlleistungen möglichst zu verhindern und jede Qualitätsabweichung in einem Projekt rasch zu erkennen und durch geeignete Massnahmen zu beseitigen, sodass die Qualitätsvorgaben erfüllt werden.

Kapitel 8 „Risikomanagement“Das Risikomanagement gilt im Projektmanagementsystem als wichtiges Element. Mit dieser Führungsdisziplin werden die Risiken für ein Vorhaben vor und während des Projekts qualifi ziert, quantifi ziert und gemanagt. Ziel des Risikomanagements ist es, neben dem Identifi zieren, Analysieren, Vorsorgen und Beseitigen von möglichen Gefahren auch die Faktoren für den Projekterfolg zu defi nieren und während der Abwicklung sicherzustellen. In diesem Kapitel wird auch erläutert, was Projekterfolg ist und wie man die Projektzielsetzung via Erfolgsfaktoren erreichen kann.

Kapitel 9 „Ressourcenmanagement“Im Ressourcenmanagement werden neben dem eigentlichen Managen der Einsatzmittel (Personal- und Betriebsmittel) und der Finanzmittel auch das Vertrags-, das Lieferanten- und das Beschaffungsmanagement beschrieben. Diese Thematik wird, je enger die Gewinnmargen der Unternehmen werden, mehr und mehr zum absoluten Erfolgsfaktor jedes Projekts. Nicht nur die richtige Menge und die benötigte Fähigkeit von Personalmitteln stehen dabei im Vordergrund, sondern auch der qualifi zierte Umgang mit den Lieferanten und deren Verträgen.

Kapitel 10 „Changemanagement“Das Changemanagement befasst sich mit den Veränderungsprozessen, die eine Firma, eine Abteilung oder auch nur einzelne Personen aufgrund des Projekts durchlaufen müssen. Mittels der Projektabwicklung wird primär nur die funktionale Veränderung bewirkt. Ein zusätzlich qualifi ziert eingesetztes Changemanagement hingegen bewirkt, dass sich die betroffenen Personen von den alten Prozessen, Strukturen oder Produkten lösen und gut in die neuen Gegebenheiten integrieren respektive das Neue adaptieren können. Dabei ist ein gutes Stakeholdermanagement, Informations- und Kommunikationsmanagement sowie Projektmarketing hilfreich.

Kapitel 11 „Konfi gurationsmanagement“Ein weiteres, nicht zu unterschätzendes Element in der Projektabwicklung ist das Konfi gurationsmanagement. Sein Ziel ist es, alle in einem Projekt benötigten und zu erstellenden Lieferobjekte in Abgrenzung zum Produktsystem-Lebenszyklus zu erfassen, zu ordnen und zu dokumentieren, damit die Möglichkeit besteht, alle Änderungen eines Lieferobjekts stets kontrollieren zu können. Das Konfi gurationsmanagement bildet mit den Hauptkomponenten Scope- und Änderungsmanagement somit die Grundlage der Projektfortschritt s-bewertung.

AnhangIm Anhang befi ndet sich eine Erläuterung von diversen Projektführungstechniken, die in den vorhergehenden Kapiteln aufgeführt wurden. Ferner gibt es ein Kapitel über die Projektmanagement-Institutionen IPMA und PMI bzw. deren Kompetenzfelder, eine Übersicht über vorhandene Qualitätssysteme sowie eine vollständige Aufführung der beschriebenen Lieferobjekte. Ferner befi nden sich im Anhang ein Defi nitionsverzeichnis, das Stichwortverzeichnis, ein Literaturnachweis sowie zwei Korrelationslisten von IPMA- und PMI-Kompetenzen zu Thematiken dieses Buches.

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Einleitung

III. Buchnavigation

Das zweiteilige Inhaltsverzeichnis, das umfassende Stichwortverzeichnis, der durchgängig eingesetzte Farbcode für jede Hauptthematik sowie weitere Hilfsmittel zur Lese- und Lernunterstützung ermöglichen einen schnellen Zugriff. Des Weiteren wurde das Buch so aufgebaut, dass es im Selbststudium von vorne nach hinten oder modular in Etappen durchgelesen bzw. durchgearbeitet werden kann.

FarbcodeUm die Vernetztheit des Projektmanagementsystems aufzuzeigen, wurde ein klar definierter Farbcode aufge-baut, der sich über das ganze Buch erstreckt. So wurde jedem Element des PM-Systems bzw. jedem Kapitel eine eigene Farbe zugeordnet (siehe Abbildung II.01). Wird in einer Abbildung eine andere Farbe als die Kapitelfarbe verwendet, so ist diese kapitelverknüpfend, im Konsens des gesamten Projektmanagementsystems zu verstehen.

LieferobjekteAm Ende der Hauptkapitel 3 bis 11 werden die im jeweiligen Kapitel erläuterten wichtigen Lieferobjekte über-sichtsmässig aufgeführt. Diese Lieferobjekte des Projektmanagementsystems werden etwas ausführlicher im Anhang C erläutert.

LernzieleVor jedem Hauptkapitel werden Lernziele aufgeführt, die kurz angeben, was man bei sorgfältigem Durcharbeiten des Kapitels lernen kann. Sie sollen eine kleine Hilfestellung geben, auf welche Punkte besonderes Augenmerk gerichtet werden sollte.

ICB 3-KompetenzenDie International Project Management Association hat die Kompetenzen eines Projektleiters zusammengestellt. Die sogenannten ICB 3 (IPMA Competence Baseline) bilden die Kompetenzrichtlinien der IPMA-Zertifizierung. Diese Kompetenzen wurden in einer Tabelle ganz am Schluss dieses Buches soweit machbar in Verbindung mit den Ausführungen dieses Buchs gebracht.

PMI-KompetenzenDas Standardwerk „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK® Guide) [PMI 2013] ist ein global anerkannter Standard für die Projektführung im heutigen Wettbewerbsumfeld und bildet zugleich die Kompetenzrichtlinien der PMI-Zertifizierung. Diese Kompetenzen wurden in einer Tabelle ganz am Schluss dieses Buches soweit machbar in Verbindung mit den Ausführungen dieses Buchs gebracht.

InternetunterstützungDen Stoff zu lesen, ist das Eine; ihn anwenden zu können, das Andere. Deshalb wird zu diesem Buch ein Lerninstrument zur Verfügung gestellt, mit welchem das neu erarbeitete Wissen trainiert werden kann. Um die Aufgaben und Lösungen immer auf dem neuesten Stand zu halten und laufend ausbauen zu können, befindet sich dieses Lerninstrument auf der Homepage der SPOL AG unter http://www.spol.ch.

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Einleitung

IV. Fallbeispiel „Reise-Flash AG“

Zur besseren Verständlichkeit der theoretischen Ausführungen zieht sich, soweit möglich und sinn-voll, in den Abbildungen ein in sich konsistentes Fallbeispiel durch das ganze Buch: die Reise-Flash AG.

Der Tourismusmarkt ist in den letzten Jahren nur sehr langsam gewachsen. Auf allen Ebenen herrscht starker Wettbewerb. Diese Wandlung hat mehrere Ursachen. Zum einen sind die Konsumenten preisbewusster geworden, und zum anderen haben politische Spannungen in diver-sen Destinationsländern Auswirkungen auf den Markt gezeigt. Aber auch die Ansprüche seitens der Konsumenten sind stark gestiegen. Dies wirkt sich vor allem auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen aus. Im Fallbeispiel geht es um eine Unternehmung (Reise-Flash AG), die trotz dieser harten Wettbewerbsbedingungen ihren Marktanteil ausbauen möchte. Damit dies möglich ist, passt sie sich der Marktsituation fl exibel an und versucht konsequent, ihren Kundenstamm und Marktanteil durch neue interessante Angebote zu erweitern. Das einstige Familienunternehmen hat heute ein Organigramm , das einem Kleinkonzern ähnelt. Um jedoch das Fallbeispiel möglichst einfach und übersichtlich zu halten, wurde das Unternehmensorganigramm etwas vereinfacht.

Geschäftsleitung

Verwaltungsrat

Verkauf695

Marketing &Kommunikation

Informatik120

Buchhaltung12

Produktion145

Ökologie3

Verkauf695

Marketing &Kommunikation

Informatik120

Buchhaltung12

Produktion145

Ökologie3

Abb. III.01: Organigramm der Reise-Flash AG

Die Reise-Flash AG verfügt über hervorragende Mitarbeiter. Einer davon ist der engagierte Reiseagent Tobler. Er arbeitet seit zwölf Jahren fi rmenbewusst im Reisebüro. Erst kürzlich hatte er wieder einmal eine geniale Produktidee, mit der die Reise-Flash AG Marktanteile gewinnen bzw. ausbauen könnte. Seine Überlegung war, ob es nicht sinnvoll wäre, ein Pauschalangebot „Weltreise“ zu offerieren: „Pauschwelt“. Er selbst hat Erfahrung mit dem Organisieren einer Weltreise, da er zusammen mit einem Kunden, der Familie Gloor, erst kürzlich vollumfänglich eine Weltreise geplant hat (siehe Buch „Projektmanagement – Das Wissen für eine erfolgreiche Karriere“). Dies ist jedoch nur eines von vielen Projekten, welche die Reise-Flash AG führt, um ihre Marktanteile auszubauen.

Das zentrale Projekt Nr. B, „Pauschwelt“, wurde aufgrund seiner für das Unternehmen relevanten Grösse und Besonderheit in die drei Teilprojekt e „Produktentwicklung“, „Marketinglancierung“ und „Informatikintegration“ unterteilt. Dies gibt für Dozierende die Möglichkeit, je nach Zielpublikum spezifi sche Fallbeispiele aufzubauen.

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Einleitung

V. Projektmanagement-Zertifizierung

Bereits sehr früh in den 80er-Jahren hat die Entwicklung gezeigt, dass das Managen des Innovations- und Veränderungsmanagements nach Spezialisten verlangt. Lange allerdings haben Führungspersonen diese Funktion noch nebenbei erledigt. Mittlerweile sind diese Zeiten in erfolgreichen Unternehmen endgültig vorbei. Die Aufgabe hat sich zu einer konkreten Rolle, sprich zu einem Beruf entwickelt: dem Projektleiter!

Zu Recht haben viele Unternehmungen nach einer „greifbaren“ Professionalität in diesem Bereich gefragt. Hieraus sind weltweit neben vielen anderen Initiativen die zwei Institutionen PMI (Project Management Institute) und IPMA (International Project Management Association) gewachsen. Beide Institutionen arbeiten bei der Umsetzung ihrer Zertifizierungen und Standards mit Ausbildungsan-bietern zusammen und ermöglichen auf diese Weise eine Zertifizierung für alle Projektbeteiligten. Zurzeit gibt es mehrere Hunderttausend zertifizierte Projektleiter weltweit, die jährliche Wachstumsrate beträgt ungefähr 20%. Eine Zertifizierung des Projektleiters ist aus zweifacher Hinsicht zu begrüs-sen. Einerseits gibt es einem Unternehmen bzw. einem Auftraggeber eine gewisse Sicherheit, wenn der Projektleiter über das notwendige Wissen und Know-how im Projektmanagement ver-fügt. Andererseits stellt es auch für den Projektleiter einen Wert dar, da er durch eine internationale Zertifizierung ausweisen kann, dass er in der Lage ist, ein Projekt erfolgreich zu leiten.

Die PMI-Zertifizierung

Die PMI-Zertifizierung, die mittels eines Multiple-Choice-Tests gemacht werden kann, ist vor allem in den USA verbreitet, befindet sich aber weltweit auf dem Vormarsch. PMI bietet mehrere individuelle Zertifizierungen an:1. PgMP (Program Management Professional),2. PMP (Project Management Professional),3. PMI-ACP (PMI Agile Certified Practitioner),4. CAPM (Certified Assistant in Project Management),5. PMI-SP (Scheduling Professional),6. PMI-RMP (Risk Management Professional).

Das Project Management Institute ist die weltweit grösste Non-Profit-Organisation für professionelles Projektmanagement mit über 500‘000 zertifizierten Projektleitern und mit über 700'000 Mitgliedern. Gleichzeitig ist es der globale Leader in der Entwicklung von Standards für die Projektmanagement-praxis. Das Standardwerk „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK 5th Edition®) [PMI 2013] ist ein global anerkannter Standard für die Projektführung im heutigen Wettbewerbsumfeld und bildet zugleich die Kompetenzrichtlinien der PMI-Zertifizierung ( Anhang B.7 „PMBOK® Guide“). „Organizational Project Management Maturity Model“ (OPM3) ist ein wei-terer von PMI definierter Standard. Seit 1984 widmet sich das PMI der Entwicklung eines professio-nellen Zertifikationsprogramms. Folgende Gründe können angeführt werden, um eine Zertifizierung nach PMI-Standards zu erwerben:• weltweit anerkannte Zertifizierung, bei der jeder nach den gleichen PM-Prozessen uns somit ein-

heitlicher Terminologie arbeitet;● projektorientierter Export von Produkten in die USA;

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Einleitung

● Realisation von Projekten in den USA;● die Kunden fordern eine PMI-Zertifi zierung;● das Unternehmen kann sich an die einzuhaltende PMI-Terminologie ausrichten;• der Arbeitgeber/das Unternehmen ist PMI-orientiert.

Die IPMA-Zertifi zierung

Die IPMA-Zertifi zierung , welche ab Level C auch auf die Handlungskompetenz prüft, ist vor allem in Westeuropa mit starkem Trend nach Osten verbreitet. Sie ist aber auch in den USA vertreten. Die Zertifi zierung für Projektleiter erfolgt auf vier Ebenen nach dem Four-Level-Certifi cation-(4-L-C)-System:A. Zertifi zierter Projektdirektor, „Projects Director“B. Zertifi zierter Senior Projektmanager, „Senior Project Manager“C. Zertifi zierter Projektmanager, „Project Manager“D. Zertifi zierter Projektmanagement-Fachmann „Project Management Associate“

Die Zertifi zierungen wurden für Berater (Certify Consultants PMC „Project Management Consultant“ und PPMC „Programme and Portfolio Management Consultant“), die oftmals bei gewissen Phasen eines Projektes dabei sind, und für Organisationen (Certify Organisations „Delta“) erweitert. Die Zertifi zierung einer Organisation hat den grossen Vorteil, dass sie wie z.B. eine ISO-Zertifi zierung unabhänig von den Mitarbeitern ist. Dieser Ansatz wird immer bedeutender, wenn sich der Trend steigender Fluktuationen in den Unternehmungen fortsetzt.

Die International Project Management Association umfasst heute über 50 nationale Projektmanage-ment-Vereinigungen mit mehr als 170‘000 zertifi zierten Projektleitern. Eine der wichtigsten Eigenschaften der IPMA ist die Entwicklung von vernetzten nationalen Vereinigungen, die den spezifi schen Entwicklungsbedürfnissen eines jeden Landes in der heimischen Sprache Rechnung tragen. Dies ermöglichte ihr, zur international führenden Förderin von Projektmanagement zu werden. Die sogenannten ICB (IPMA Competence Baseline) bilden die Kompetenzrichtlinien der IPMA-Zertifi zierung ( Anhang B.6 „IPMA Competence Baseline 3, ICB3“). In diesen werden nicht nur die Projektmanagementkompetenzen beschrieben, sondern es wird auch eine allgemeine Beurteilungsstruktur (Taxonomie) für die PM-Zertifi zierung geliefert. Bei der Gestaltung ihrer National Competence Baseline (NCB) haben die Mitgliedsländer einen genau defi nierten Freiraum gegenüber der ICB für die Einbindung von nationalen und kulturellen Besonderheiten.

Folgende Gründe können angeführt werden, um eine Zertifi zierung nach den Standards der IPMA zu erwerben:● allgemeine Anerkennung und Wertschätzung des Projekt-Know-hows;● Zertifi zierung, die nicht nur auf Theorie, sondern auch auf Erfahrung beruht;● die Zertifi kation erfolgt in der jeweiligen Landessprache;● keine Vorgabe der PM-Prozesse, eigene PM-Kultur kann in den Mittelpunkt gestellt werden;● der Arbeitgeber/die Unternehmung ist IPMA-orientiert.

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Einleitung

Weitere Zertifi zierungen

Vor allem aus nationalen Regierungsprogrammen, die das Ziel verfolgen, die Effi zienz und Effektivität der Projekte in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern, ergeben sich weitere Zertifi zierungsmöglichkeiten im Projektmanagement. Beispielsweise wurden in Deutschland im Auf-trag der Regierung das V-Modell XT entwickelt, in der Schweiz hat das Eidgenössische Finanz-departement (EFD) mit HERMES oder in Grossbritannien das Offi ce of Government Commerce (OGC) mit PRINCE2 weitere Standards im Projektmanagement gesetzt.

Von PRINCE2 bis und mit HERMES gibt es Zertifi zierungsmöglichkeiten auf unterschiedlichen Fähigkeitsstufen. Entsprechende Hinweise über die aktuellen Zertifi zierungsanforderungen können auf den jeweiligen Internetseiten gefunden werden.

Vielerorts wird gefragt, welche Zertifi zierung bzw. welcher Standard der beste sei. Als Autor von Fachbüchern, als Dozent, als Projektleiter, als Auftraggeber und auch als Betroffener von nicht erfolg-reichen Projekten kann man dazu nur sagen: Egal, welcher PM-Standard angewendet wird bzw. von welcher Institution die Personen in einem Projekt zertifi ziert sind: Wenn es der Projektarbeit zur Professionalität verhilft, ist diese Frage hinfällig. Negativ ist, dass es seit einiger Zeit eine stark wach-sende Anzahl von Zertifi zierungen im Projektmanagementumfeld gibt, sicher aufgrund der immer stärkeren Spezialisierung, aber auch infolge der immer stärker werdenden Gewinnsucht einzelner Verbände.

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Teil 2: Projektmanagement-system

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Lernziele des Kapitels „Projektmanagementsystem“

Sie können …

● in eigenen Worten erklären, was unter PM-Governance zu verstehen ist.

● die Prinzipal-Agenten-Theorie an einem praktischen Beispiel aus dem Projektalltag erläutern.

● vier Verbunde der sachlichen Koordination im Projektmanagement anhand eines Beispiels erläutern.

● theoretisch begründen, wie die Projektmanagementstruktur und die Projektmanagement-kultur auf unterschiedliche Art und Weise sicherstellen können, dass die Projekte in einem Unternehmen effi zient und effektiv abgewickelt werden.

● die Elemente eines Projektmanagementsystems erläutern und wissen, wie man ein solches System in ein Unternehmen integrieren kann.

● ein System aus dem Alltag anhand des Systemwürfels in seine Elemente, Dimensionen und Beziehungen zerlegen.

● die Technik „Systemdenken“ bzw. die sechs Schritte der Technik „SEUSAG“ qualifi ziert anhand eines Beispiels anwenden.

● die funktionellen Regelkreise der „Management-Kybernetik“ im PM-System begründet erläutern.

● die institutionellen Ebenen der Projektmanagement-Pyramide sowie die PM-System-elemente (Managementdisziplinen), die im PM-System eine Rolle spielen, aufzählen und ihre Funktion erläutern.

● mindestens drei verschiedene Arten von Projektportfolios aufzählen und erklären, was Sinn und Zweck dieser Art von Portfolio ist.

● begründet erklären, wann es sich bei einem Vorhaben um ein Projekt handelt und wann nicht.

● eine x-beliebige Projektabwicklung als umfassendes System defi nieren (Systemwürfel).

● in einem Projekt die zehn zentralsten Einfl ussgrössen identifi zieren und begründet erläu-tern, welche davon Restriktionen und welche Rahmenbedingungen sind.

● Projekte anhand der vorhandenen Kriterien richtig klassifi zieren.

● verschiedene Projekte anhand ihrer Klasse und ihres Charakters begründet differenzieren.

● ein Szenario aufgrund der Klassifi zierung und Charakterisierung zusammenstellen.

● die Ziele (System- und Abwicklungsziele) eines Projekts strukturell über drei Stufen zerlegen.

● die einzelnen Phasen eines generischen Vier-Phasen-Modells sequenziell aufzählen und mindestens zwei Tätigkeiten pro Phase nennen, die dabei wahrgenommen werden müssen.

● an einem Beispiel erklären, wie die Abwicklung eines Projekts nach dem konstruktivisti-schen (bzw. sequenziellen), nach dem inkrementellen und nach dem evolutionären Ansatz aussehen würde.

● an einem Beispiel erläutern, wie die Lösungssuche eines Problems nach dem Gestaltungs-prinzip „Top-down“ und nach dem Gestaltungsprinzip „Bottom-up“ funktionieren würde.

● das 80/20-Prinzip erklären und in der Systemabgrenzung berücksichtigen.

● das Scopemanagement in seine vier Elemente unterteilen und diese kurz erläutern.

● die im Projektscope übliche Technik bezüglich ihrer Anwendung sowie ihrer Vorzüge be-schreiben.

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1 Projektmanagementsystem

Ein Unternehmen ist einer Vielzahl von Einfl ussgrössen ausgesetzt, die eine Wandlung erforderlich machen, wenn es nicht vor der stets laufenden Evolution kapitulieren will. Der Bedarf, der vom Management z.B. im Sinne einer Strategie (Wohin will das Unternehmen sich wandeln?) vorgegeben wird, kann nur umgesetzt werden, wenn die Wandlungs- sprich Veränderungsbereitschaft in der Belegschaft vorhanden ist. Es reicht nicht zu sagen, wohin die Reise geht: Wollen die Beteiligten und Betroffenen nicht mitmachen, läuft gar nichts. Damit eine Unternehmung ihren Wandlungsbedarf mit ihren willigen Mitarbeitern erfolgreich umsetzen kann, müssen alle Änderungen systematisch und somit kontrolliert geführt werden. Diese Fähigkeit zur systematischen Wandlung ist im weiteren Sinne, sofern die Wandlung in Form von Projekten abläuft, nichts anderes als ein professionelles Projektmanagement, basierend auf dem unternehmensbezogenen Projektmanagementsystem.

Projektmanagement-Governance

SystemtheoretischeGrundlagen

Basiselemente imPM-System

Projektmanagement-Systemebenen

Abb. 1.01: Aspekte des Projektmanagementsystems

In diesem Kapitel werden wichtige systemische Aspekte des Projektmanagementsystems auch oft-mals als „ strategisches Projektmanagement“ beschrieben. Im Unterkapitel 1.1 wird auf die Projekt-management-Governance eingegangen, die als rohes Gerüst des Projektmanagementsystems auf-gefasst werden kann. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass weder die PM-Governance noch das PM-System in einem Unternehmen institutionalisiert werden muss. In irgendeiner Form liegen sie in allen Unternehmungen vor. Wie gut diese allerdings defi niert sind, sprich ob das PM-System in sich kohärent und ob die PM-Governance im Sinne einer Unternehmenswertmaximierung ausgestaltet ist, ist eine andere Frage. Im Unterkapitel 1.2 werden systemtheoretische Grundlagen zum besseren Verständnis des Begriffes „System“ vermittelt. Es macht für jeden Sinn, es einmal durchzulesen, da in diesem Kapitel einige logische Grundwerte für das Verständnis des ganzen Buches gelegt werden. Im Unterkapitel 1.3 wird auf wichtige Aspekte der einzelnen Hierarchieebenen des Projektmanagement-systems eingegangen. Diese drei bzw. vier Systemebenen bilden in hierarchischer Form eine Pyramide, daher ist in diesem Zusammenhang auch von der PM-Pyramide die Rede. Im Unterkapitel 1.4 werden schliesslich allgemeine, speziell hervorzuhebende Basiselemente, die für das gesamte PM-System, aber insbesondere für das einzelne Projekt gelten, erläutert.

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1.1 Projektmanagement-Governance

Gemäss Burch [Bur 2006] muss, um den Sinn der Projektmanagement-Governance verstehen zu können, gedanklich bei der einstigen grossen Innovation der Unternehmensform „Aktiengesellschaft“ ange-knüpft werden. Den Kernpunkt bildete dabei die Aufspaltung der Eigentumsrechte (Property Rights ) zwischen den Managern und den Aktionären. Insbesondere bei der Publikumsaktiengesellschaft ist diese Aufteilung sehr strikt. Während die Manager über die Koordinationsrechte verfügen, besitzen die Aktionäre die Residualansprüche. Diese Aufteilung der Eigentumsrechte bringt vor allem in Bezug auf Risikoüberlegungen gewaltige Vorteile mit sich. Deshalb ist die Aktiengesellschaft heutzutage auch so weit verbreitet. Allerdings weist sie gegenüber anderen rechtlichen Unternehmensformen einen grundlegenden Nachteil auf. Eine mikroökonomische Betrachtungsweise zeigt, dass zwischen den Managern und den Aktionären ein sogenannter Prinzipal-Agenten-Konfl ikt besteht. Bildlich gesprochen geht es bei diesem Konfl ikt darum, dass die Agenten (in diesem Fall die Manager) im Namen der Prinzipale (hier die Aktionäre) ein Feld bestellen, dessen Ernte nicht ihnen, sondern den Prinzipalen zusteht.

Ein grundlegendes Ziel der Ausgestaltung der Corporate Governance muss daher sein, die Probleme, die durch die Aufspaltung der Eigentumsrechte entstehen, zu entschärfen. Dabei müssen nicht nur die Rechtsverhältnisse auf der obersten Hierarchiestufe beachtet werden, sondern alle Rechtsverhältnisse im Unternehmen . In diesem Sinn muss die Corporate Governance ein „Steuerungs- und Regelungssystem“ bilden, das sich durch die ganze Unternehmung durchzieht. Folgerichtig ist die Projektmanagement-Governance als eine Teildisziplin der Corporate Governance zu verstehen. Diese soll sicherstellen, dass alle Projekte effektiv und effi zient, im Sinne einer Unternehmenswert-maximierung, abgewickelt werden.

1.1.1 Grundgedanke

Wie Abbildung 1.02 etwas plakativ darstellt, lässt sich jedes mittels Strategie geführte Unternehmen in zwei Felder aufspalten. Während der eine Bereich des Unternehmens die Produkte, Dienstleistungen etc. produziert (Betriebsfeld ), stellt der andere die Wandlung und Innovation des Unternehmens sicher (Projektfeld ). Dies lässt bereits erkennen, dass in diesen zwei Feldern zwei unterschiedliche Kulturen bestehen, die sich nie wirklich verstehen und akzeptieren werden. Die Vergangenheit hat jedoch gezeigt, dass keines der Felder über eine längere Zeit ohne das andere leben kann.

In vielen Unternehmungen ist der Betriebsteil ( Run the Business) sehr stark reglementiert und struktu-riert, resp. er muss es sein. In diesem Bereich, institutionell als Stammorganisation bezeichnet, laufen die immer wiederkehrenden Prozesse (z.B. Produktionsprozess, Mitarbeitereinstellungsprozess) hoch ausgereift mit dem Ziel, mit immer demselben Prozess das immer gleiche Produkt in der gleichen defi nierten Qualität hervorzubringen. Dabei gilt meistens die Maxime der Null-Fehler-Strategie. So ist beispielsweise in einem Betrieb, in dem jahrein, jahraus derselbe Prozess mit dem genau gleichen Ergebnis abläuft, die Null-Fehler-Toleranz sowohl in der Prozessabwicklung als auch im Ergebnis mög-lich (z.B. Six Sigma ).

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Corporate Governance

Kostenträger

Projektmanagement-Governance

Linienkultur

Geschäftsleitung

Ressort

Abteilung

Sektion

Gruppe

Mitarbeiter

Projektkultur

ProjektfeldBetriebsfeld

StrategieStrategieStrategie

= Projektleiter

Pn = Projekt

Abb. 1.02: Zwei Felder einer Unternehmung, zwei verschiedene Kulturen

Auf der anderen, auf der Seite des Projektfeldes ( Change the Business) muss jedes Unternehmen auf-grund der notwendigen Wandlung und Innovation neue Wege beschreiten. Um diese neuen Wege zu fi nden und Hindernisse zu umgehen, sollte es beim Lösungsweg möglichst wenige Einschränkungen geben. Das bedeutet nicht, dass hier überhaupt keine Rahmenbedingungen und Restriktionen vorhan-den sein sollen. Die grosse Herausforderung bei diesem „Arbeitsfeld“ ist, das richtige Mass zu fi nden und dies z.B. in der PM-Governance festzulegen. Das Ziel kann hier nicht die Null-Fehler-Kultur sein, sondern eine hohe, transparente Wandlungs- und Innovationsfähigkeit. Fehler oder die falschen (Lö-sungs-)Wege müssen möglichst schnell erkannt werden, um darauf direkt und kompetent zu reagieren.

Das Ziel der Ausgestaltung der Projektmanagement-Governance in einem Unternehmen besteht genau darin, den Freiheitsgrad der Projektbeteiligten mittels Grundsätzen festzulegen bzw. mittels Prozessen und Standards soweit möglich und sinnvoll vorzudefi nieren, sodass die von verschiede-nen Personen auf verschiedenen Hierarchiestufen getroffenen Entscheidungen und Verhalten im Projektfeld aufeinander abgestimmt sind und sichergestellt ist, dass der Unternehmenswert durch das daraus hervorgehende „richtige Handeln“ maximiert wird.

Das heisst, etwas überspitzt formuliert, nur wohldefi nierte und aufeinander abgestimmte „Rechts-verhältnisse“ im Unternehmen können sicherstellen, dass sich alle darin involvierten Mitarbeitenden auf der Projektbühne richtig verhalten können.

Unter Projektmanagement-Governance fasst man alle Rechtsverhältnisse einer Organisation zusam-men, die einen Bezug zum Projektmanagementsystem in der Organisation aufweisen.

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Gemäss Seiler [Sei 2004] ist ein Rechtsverhältnis ein Verhältnis von (subjektiven) Rechten und/oder Pfl ichten zwischen zwei oder mehreren (juristischen oder natürlichen) Personen. Diese Rechte und Pfl ichten können unmittelbar gesetzlich durch ein Rechtsgeschäft (z.B. im Rahmen eines Vertrags) oder durch behördliche Entscheidungen (z.B. im Rahmen eines richterlichen Urteils) entstehen.

In diesem Sinne ist die Projektmanagement-Governance nichts anderes als das Rohgerüst des Projektmanagementsystems mit seinen hierarchischen Systemebenen (Projektmanagement-Pyramide ) und seinen weiteren Systemelementen. Die Ausgestaltung der Projektmanagement-Governance hat direkten und/oder indirekten Einfl uss auf das gesamte Projektmanagementsystem. Beispielsweise beeinfl usst es das Verhalten (Loyalität, Solidarität, Integrität) eines Auftraggebers oder eines Projekt-leiters, ob er für das erstellte Produkt haftbar gemacht werden kann oder nicht.

1.1.2 Problembereiche

Bei der Ausgestaltung der Projektmanagement-Governance ist sicherzustellen, dass zum einen nur die Projekte durchgeführt werden, die zur Maximierung des Unternehmenswerts beitragen, zum ande-ren, dass die Projekte so abgewickelt werden, dass der Unternehmenswert auch tatsächlich maximiert wird, sprich dass sich niemand am erwirtschafteten Vermögen (Residuum ) „vergreift“. Damit dies erreicht werden kann, müssen z.B. alle Einsatzmittel, die in den verschiedenen Projekten zum Einsatz kommen, aufeinander abgestimmt und koordiniert werden. Dies bedingt eine Koordination in zwei Bereichen [Ewe 2005], nämlich in der sachlichen und der personellen Koordination.

1.1.2.1 Sachliche Koordination

Um den Unternehmenswert einer Unternehmung/Organisation maximieren zu können, bedarf es innerhalb und zwischen den Projekten einer sachlichen Koordination. Beispielsweise müssen die Einsatzmittel aufeinander abgestimmt oder es muss eine Risikoeinschätzung über alle Projekte gemacht werden. Wird eine Aufgabe über die Hierarchie vorgenommen (Autoritätsbeziehung ), so muss die Koordination durch Personen höherer Hierarchiestufen erbracht werden. Damit in der Hierarchie die Koordination z.B. in einem Projekt bzw. zwischen Projekten professionell erbracht werden kann, benötigen die Koordinationsverantwortlichen ein umfassendes Projektmanagement-Instrumentarium, sprich ein Projektmanagementsystem. Damit ist keine Software gemeint!

Bei der sachlichen Koordination müssen vor allem folgende Abhängigkeiten bzw. „Verbunde“ inner-halb und zwischen den Projekten beachtet werden [in Anlehnung an Ewe 2002]:

● Betriebsmittelverbund ( Kapitel 9 „Ressourcenmanagement“)Ein einfaches Beispiel für den Betriebsmittelverbund ist ein Sitzungszimmer. Wenn dieses bereits von einem Projektteam belegt ist, kann es kein anderes Team zur gleichen Zeit beanspruchen. Oder, als zweites Beispiel, die immer grösser werdende Problematik: Welches Projekt darf welche speziellen und teuren Peripheriegeräte wann wie lange nutzen und so den laufenden Betrieb in seiner Produktion stören?

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● Erfolgsverbund ( Kapitel 3 „Projektportfolio“)Dieser Verbund kann sowohl auf der Aufwands- als auch auf der Ertragsseite angesiedelt sein. Ein Beispiel für die Aufwandsseite ist die Beschaffung von Bauzubehör, z.B. einem Baugerüst. Kauft ein Projektleiter ein Baugerüst für seinen Bau und ein anderer Projektleiter benötigt ebenfalls ein Baugerüst, könnte der zweite Projektleiter durch Mengenrabatt die Baugerüste günstiger bezie-hen. Auf der Ertragsseite kann es sein, dass das eine Projekt nur dann erfolgreich ist, wenn ein anderes auch erfolgreich ist. Oder ihre Erfolgsaussichten sind komplementär, sodass nur eines der beiden Projekte erfolgreich sein kann.

● Risikoverbund ( Kapitel 8 „Risikomanagement“)Die Risiken von verschiedenen Projekten in einem Portfolio können sich gegenseitig beeinfl ussen oder durch die Bündelung exponentiell verstärken. Durch gezielte Risikostrategien können die Risiken im Portfolio minimiert bzw. das Rendite-Risikoprofi l optimiert werden.

● Qualitätsverbund ( Kapitel 7 „Qualitätsmanagement“)Wird ein Projekt bzw. das zu erstellende Produkt beispielsweise durch mehrere Teilprojekte rea-lisiert und werden anschliessend die einzelnen Teilprodukte zu einem einzigen Produkt zusam-mengefügt, so wird die Qualität des Gesamtproduktes durch die Qualitäten der Teilprodukte bestimmt. Im Extremfall können die einzelnen Teilprodukte qualitativ einwandfrei sein, aber die Summe davon ungenügend.

Das zentrale Projektmanagement-Instrument für die sachliche Koordination in Projekten ist die Projektportfolio- bzw. Projektplanung. Dementsprechend versucht der Projektleiter im Projektplan und der Projektportfolio-Controller im Masterplan die aufgeführten Verbunde zu berücksichtigen.

1.1.2.2 Personelle/menschliche Koordination

Gemäss Burch [Bur 2006] muss sichergestellt werden, dass sich die Verantwortlichen, so auch Projektverantwortliche, im Sinne der Residualträger verhalten ( Verhaltenskodex). Angenommen, die Corporate Governance einer Unternehmung ist so ausgestaltet, dass sich der Topmanager (Agent ) im Sinne des Residualträgers (z.B. Aktionär , Eigner ) verhalten möchte. Dann muss er, um entsprechend handeln zu können, zuerst einmal selber im Bilde darüber sein, was im Unternehmen bzw. in den Projekten vor sich geht. Schliesslich führt er als Topmanager nicht alle Arbeiten selber durch. Doch wer garantiert, dass die Mitarbeiter die ihnen übertragenen Aufgaben im Sinne des Topmanagers bzw. des Residualträgers (Verwalter des erwirtschafteten Vermögens) ausführen? Um dies sicher-stellen zu können, muss die Projektmanagement-Governance durch das ganze Projektmanagement-system als Steuerungs- und Regelsystem wirken.

Um die menschliche Koordinationsproblematik besser verstehen zu können, muss man sich die Unternehmung als Nexus (Verbindung, Gefüge) von impliziten und expliziten Verträgen zwischen Individuen bzw. Akteuren vorstellen. Betrachtet man beispielsweise eine Unternehmung und setzt man das Management als zentralen Vertragspartner in den Mittelpunkt der Betrachtung, so ergibt sich folgendes Bild:

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Aktionäre Kunden

AngestellteStaat

Management

Kreditgeber Lieferanten

Öffentlic

he Güter

Eigenkapital

Dividenden

……

Ressourcen

Kredit

Zinsen

Steuern

LohnzahlungArbeitsleistung

Abb. 1.03: Unternehmung dargestellt als Nexus von impliziten und expliziten Verträgen[Bur 2006]

Gemäss Burch [Bur 2006] verpfl ichtet ein Prinzipal einen Agenten, ihm eine Leistung gegen Entgelt zu erbringen. In welcher Rolle (Prinzipal oder Agent) sich ein Akteur befi ndet, ist stark situations-abhängig. Daher ist es möglich, dass eine Person je nach Betrachtungsweise einmal Prinzipal und einmal Agent ist.

Die Prinzipal-Agenten-Beziehungen, zwischen den Akteuren bzw. den Problematiken, die sich zwischen ihnen in einem Projektumfeld ergeben können, sind mannigfaltig, insbesondere nach Vertragsabschluss. Im Folgenden einige Beispiele einer Prinzipal-Agenten-Beziehung mit negativem Sachverhalt:

Projektmitarbeiter

Projektleiter

Automechaniker

Versicherter

Manager

Projektleiter tätigt Investitionen mit Konsumcharakter.Auftraggeber

Etc.Etc.

Projektmitarbeiter leistet eine zu tiefe Arbeitsleistung.Projektleiter

Arzt ordnet überflüssige Kontrolltermine an.Patient

Automechaniker ersetzt Teile, die eigentlich noch i.O. gewesen wären.Autobesitzer

Versicherter mit Vollkasko-Autoversicherung fährt weniger sorgfältig.Versicherer

Manager bedient sich am Unternehmenswert.Aktionär

SachverhaltPrinzipal Agent

SachverhaltPrinzipal

Abb. 1.04: Verschiedene Prinzipal-Agenten-Beziehungen mit negativem Sachverhalt [Bur 2006]

Nachfolgend wird das Phänomen dieses oftmals opportunistischen Verhaltens anhand der Beziehung zwischen einem Projektauftraggeber und einem Projektleiter beschrieben. Dabei wird vereinfa-

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chend davon ausgegangen, dass der Projektleiter – wie bei der reinen Projektorganisation – über alle Koordinationsrechte verfügt. Folgende drei Charakteristika beschreiben einen Prinzipal-Agenten-Konflikt [Pic 2002]:

1. Unvollständige VertragsbeziehungZwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter besteht eine vertragliche Leistungsbeziehung (Projektauftrag). Der Projektleiter wickelt im Namen des Auftraggebers ein Projekt ab. Somit ist der Auftraggeber in der Rolle des Prinzipals und der Projektleiter in der des Agenten. Der Vertrag, den die beiden Akteure abschliessen, ist wie fast jeder Arbeitsvertrag aufgrund der beschränk-ten menschlichen Rationalität unvollständig. Ein vollständiger Vertrag würde für jeden mög- lichen Zustand einen Aktionsplan, einen Verteilungsplan und einen Bestrafungsplan definieren [Mil 1992].

2. InteressenkonfliktDamit überhaupt ein Konflikt entsteht, müssen gegensätzliche Interessen bzw. ein Zielkonflikt vor-handen sein. Nachfolgend sind einige klassische Interessenkonflikte zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter aufgeführt.

− NutzenkonfliktVersetzt man sich in die Lage des Auftraggebers und fragt man sich, welchen effektiven mone-tären Nutzen er aus dem Projekt ziehen kann, so ist dies z.B. der Net Present Value. Je grös-ser dieser ist, desto mehr Nutzen stiftet ihm das Projekt. Demgegenüber hat der Projektleiter neben einem möglichen Erfolgsbonus auch Nutzen aus der Projektabwicklung per se. So geniesst er vielleicht durch das Projekt Sonderprivilegien wie beispielsweise eine spezielle Stakeholderbeziehung oder viel Entscheidungskompetenz etc. Dieser unterschiedliche Nutzen kann Nährboden für Konflikte bilden. − RisikokonfliktWährend ein Auftraggeber von mehreren Projekten sein Risiko durch die Bildung eines geeigne-ten Projektportfolios diversifizieren und mit geeigneten Strategien mindern kann, besteht diese Möglichkeit für den Projektleiter nicht. Daher wird der Projektleiter versuchen, durch geeignete Wahl seiner Entscheidungen das Projektrisiko zu minimieren. Schliesslich hat der Projektleiter auch etwas zu verlieren, wenn das Projekt misslingt. Diese restriktiven Entscheidungen können (müssen jedoch nicht) den Interessen des Auftraggebers zuwiderlaufen. − ZeitpräferenzkonfliktEin Projektleiter erzielt vor allem Nutzen während der Projektabwicklung. Der nach Pro-jektabschluss anfallende Nutzen geht weitestgehend auf das Konto des Auftraggebers. Dieser Tatbestand kann die Ursache für ein opportunistisches Verhalten seitens des Projektleiters sein. (Noch viel ausgeprägter ist dieser Konflikt zwischen dem Aktionär und dem Topmanager. Ein Topmanager, der damit rechnet, nur zwei bis drei Jahre bei einer Firma beschäftigt zu sein, wird seine Entscheidungen wohl eher auf ein positives Ergebnis in der kurzen Frist auslegen.) − WachstumskonfliktZum Beispiel kann ein Projektleiter dazu neigen, durch seine „Gutmütigkeit“ ein Projekt aufzu-blähen. Betrachtet man, was dem Projektleiter Nutzen stiftet, so ist dieses Verhalten zum Teil rational erklärbar. Das Interesse des Projektleiters, einem möglichen Scope-Streit aus dem Weg zu gehen und dadurch „Freunde“ zu gewinnen, und das Interesse der Maximierung des Net Present Value seitens des Auftraggebers beschreiben den Wachstumskonflikt.

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Projektmanagement – Das Wissen für den Profi (Bruno Jenny)

Business

Transcript of Projektmanagement – Das Wissen für den Profi (Bruno Jenny)

Interpretationen Deutsch - Fontane: Frau Jenny Treibel · Jennys sowie Wilibald Schmidts wichtige Überzeugungen Fon-tanes herausarbeiten. Jenny beteiligt sich während des Diners

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