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ACN

Closing Cockpit

Andrea Mokesch

28.10.2010

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Closing Cockpit - Agenda

• Ausgangssituation• Closing Cockpit im Überblick

•Eignung•Highlights•Aufgabenplan•Monitor

• Benefit

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Closing Cockpit - Ausgangssituation

• Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahres-abschlüsse

• Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften bzw. geänderte Organisationsvorschriften

• Zunehmender Druck durch Unternehmens-leitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen

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Vertrieb

FinanzenKonzern

Closing Cockpit - Ausgangssituation

Beteiligte Unternehmenseinheiten• Hochkomplexe Geschäftsprozesse, an denen

fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist

Anlagen Geschäftsleitung

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Monats- bzw. Jahresabschluss

KonzernGeschäftsleitung FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Einkauf Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Vertrieb Einkauf Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Personalwesen Einkauf Controlling

FinanzenKonzernAnlagenAnlagen

Personalwesen

Anlagen

Personalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Geschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung

Personalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung

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Closing Cockpit - Ausgangssituation

• Fehlender Ablaufplan (Excel, Word, ….)

• Kommunikation über Telefon oder Mails

• Unterschiedliche Datenquellen

• Medienbrüche durch verschieden Systeme

Organisation Systeme

• Fehlender Überblick über den Status

• Fehlende zentrale Koordination

• Fehlende zentrale Fehleranalyse

• Keine optimierten Prozessabläufe

• Viele manuelle Prozesse

• Fehlende Automatisierung

Übersicht Abläufe

Verzögerungen im Abschlussprozess

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Closing Cockpit

im Überblick

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Closing Cockpit - Eignung

Das Closing Cockpit eignet sich besonders für folgende Aufgaben:• Tätigkeiten, die periodisch wiederkehren• Bei Beteiligung von unterschiedlichen

Verantwortlichen• Tätigkeiten erfolgen innerhalb eines

chronologisch definierten oder durch Abhängigkeiten bestimmten Ablauf

• Dies soll durch eine gemeinsame, für alle Beteiligten zur Verfügung stehende Oberfläche unterstützt werden

• Status aller Aktivitäten soll dokumentiert und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen.

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Closing Cockpit - Highlights

• Das Closing Cockpit ist eine auf SAP ERP basierende Funktionalität

• Es ermöglicht, Abschlussarbeiten transparent darzustellen, zu automatisieren und zu kontrollieren.

• Es sorgt für die flüssige Kommunikation zwischen den Abteilungen

• Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral und über • EINE Bildschirmfunktionalität – das

Cockpit.• Wichtigste Funktionen der Anwendung sind

• Aufgabenplan• Monitor

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Closing Cockpit - Aufgabenplan

• Dient der Definition der betriebswirtschaftlichen Abläufe (z.B. Periodenabschluss)• durch Zusammenstellung aller zu

erledigenden Arbeiten• Festlegung der Abhängigkeiten zwischen

Aufgaben und Jobs• Hinterlegung von Dokumentationen• Involvierte Personen und deren

Zuständigkeiten festlegen

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Closing Cockpit – Vorlagen/Aufgaben

Definition Aufgabenplan

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Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (2)

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Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (1)

• Aufgabentypen im Aufgabenplan:• Programme, welche über Jobs (über eine

Variante) automatisch ausgeführt werden • Transaktionen, welche aus dem Menü online

gestartet werden• Merkhilfen zur Beschreibung von Aufgaben (z.

B. Hr. Mustermann ein Mail schreiben)• Ablaufdefinition als automatisch ausführbare

Prozesskette

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Closing Cockpit - Monitor

• Übersicht aller technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen die benötigt werden um einen reibungslosen Abschluss zu ermöglichen.

• Start aller relevanten Aktionen des Abschlusses• Analyse von Fehlern• Durchführung von Neustarts• Protokolle und Ergebnislisten• Bietet für alle Mitarbeiter Überblick über

• alle Aktivitäten der Kollegen• Reihenfolge der Ausführungen• Status der Aufgaben

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Closing Cockpit – Monitor-Beispiel

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Closing Cockpit –Aufbau Bildschirm

Organisations- struktur

Abbildung desStrukturiertenAufgabeplans

Vorhandene Abschlusspläne Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne

Listanzeige Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichenInformationen zu allen Aufgaben des Aufgabenplans

MonitorGrafische Darstellung der Aufgaben

in einem Balkenplan

Detailinformationen Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe

Auf einen Blick

Abhängigkeiten Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen

verschiedenen Aufgaben

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Closing Cockpit – Abschlusspläne

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Closing Cockpit – Listanzeige

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Closing Cockpit – Monitor

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Closing Cockpit – Detailinformation

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Closing Cockpit - Benefit

• Effiziente Handhabung sowie Sicherstellung von optimalen Prozessabläufen durch:• Ereignisgesteuerte Organisation von Aktivitäten• Übersichtliche Darstellung• Verschiedene Überwachungsmöglichkeiten

und • Analysehilfsmittel

• Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich Qualität und Geschwindigkeit

• Erhöhung Benutzerproduktivität und • Kostenreduktion

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Closing Cockpit

Danke

für Ihre Aufmerksamkeit!