Serviceticketsystem für Vitra Fachhandelspartner

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Schritt für Schritt Anleitung

des webbasierten Serviceticketsystems

für die Vitra Fachhandelspartner

http://vitra.warranty-solutions.de

Benutzername und Passwort eingeben

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Startseite

Außerdem wird angezeigt:- Datum der Anlage- Anzahl Datensätze

Übersicht der Störungsmeldungen inkl. Status.

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Zugang einrichten: Profil

Die hier eingegebeneE-Mail-Adresse dient nur der Erkennung im System. Wie bei einem Finger-abdruck ist sie einmalig vorhanden.

Zusätzlich kann eine Websiteadresse eingetragen werden.

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Zugang einrichten: Profil

Der eigene Username und das eigene Passwort können nun geändert werden.ACHTUNG!Diese Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) bitte an einem sicheren Ort aufbewahren, da der Dienstleister auf diese ab der Änderung nicht mehr zugreifen kann.Eine Wiederherstellung ist nur kostenpflichtig möglich.

Auch E-Mail-Adresse für Passwortzusendung nicht vergessen!

Bei Klick auf den Namen können weitere persönliche Userdaten eingesehen und geändert werden.

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Zugang einrichten: Profil

Die Art der Meldungen wird jeweils durch Setzen des Hakens aktiviert oder deaktiviert.

Im Reiter „Messages“ können die E-Mail-Adressen oder Mobilnummern für die Meldungen eingestellt oder geändert werden.

Hier können auch mehrere Adressen/ Nummern pro Meldungsart angelegt werden. Diese müssen durch ein Komma getrennt sein, ohne Leerzeichen!Bei SMS mehrerer Mobilnummern, Trennung ebenfalls durch Komma, ohne Leerzeichen.

Eigene Rechnungs-und ggfs. abweichende Lieferadresse können eingegeben werden.

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Zugang einrichten: Profil

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Serviceticket anlegen

Button klicken

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Ticket anlegen Serviceticket anlegen

Abfrage-Daten eingeben, wiePrioritätBeschwerdeführerKundengrößeAuftragstypBestellnummer KundeAuftragsnummerArtikelnummer

Weiter mit „Kunde/Servicepartner“

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Serviceticket anlegen

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Händlerrolle / Handelspartner eingeben. Wenn „Auftraggeber“ ausgewählt wird, geht die Rechnung an den FHP (also an Sie).

Kundendaten werden automatisch ausgefüllt.

Servicepartnerwird automatisch angegeben. Falls nicht, auf das LKW-Symbol klicken.

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Serviceticket anlegen

Produkt- und Fallbeschreibung (das was der Kunde sagt) eintragen und Zeitpunkt des Auftretens eingeben.

Die Historie zeigt bereits durchgeführte Arbeiten an.

Zusätzliche Informationen zum Gerät (d. h. VitraProdukt).

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Ansicht des Servicetickets fertig zur Weiterbearbeitung

Status wird entsprechend Verlauf aktualisiert.

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Serviceticket bearbeiten: Medien

Datei aus Speicherort auswählen und hochladen.

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Serviceticket bearbeiten: Adresse / Standort

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Serviceticket bearbeiten: Ersatzteile eingeben

Wichtig bei konfigurierbaren Ersatzteilen (d.h. Ersatzteile, die eine Variantenstruktur haben).

Es werden die Listenpreise zzgl. MwSt. angezeigt.

Für neues Teil oder Zusatz immer auf das „+“ Zeichen klicken.

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Serviceticket ausfüllen und Status setzen

Bei Klick auf den Kalender wird der nächstmögliche Plantermin und die mögliche Kalenderwoche (gelb markiert) angezeigt.

Eigene Daten können hier eingegeben werden.

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Symbolbedeutungen / Status des Servicetickets

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Zahnrad = Abschluss Servicepartner

Gebäude = Abschluss Hersteller, Gewährleistung angenommen

Information = Servicemeldung nur anzeigen

Wecker mit grünem Pfeil = Auftrag terminiert

Wecker mit rotem Dreieck = Auftrag terminiert, Zeit überschritten (24 Stunden, kann aber definiert werden)

Blitz = Gewährleistung oder Kulanz etc. abgelehnt

Gerätehistorie

Rotes i = Auftrag befindet sich zur Bearbeitung auf dem Tablet-PC (z. B. iPad) des Servicetechnikers

Folgeauftrag

Stift = Ticket bearbeiten

Lupe = Filter-/Suchfunktion

Briefchen = Anzeige neuer Chat-Einträge (manuell)

Notiz / Datei = Hochgeladene Dateien

Tel.-Hörer = Auftrag telefonisch gelöst

Grünes Häkchen = „Auftrag angenommen“

Schraubschlüssel: NACHMONTAGE

Blaues Häkchen = E-Mail an Kunden geschickt

Beim Fahren mit der Maus über die diversen Symbole, wird deren Bedeutung im Detail angezeigt.

Symbolbedeutungen / Status des Servicetickets

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Alle Einträge werden protokolliert und stehen auch später noch zur Verfügung.

Ansicht des neuen, ungelesenen Chat-Eintrags beim Hersteller in der Störungsmeldungsübersicht; Chat-Einträge des Herstellers erscheinen genauso beim Servicetechniker.

Serviceticket bearbeiten: Notizen / Chatsystem

Sämtliche Korrespondenz kann über die Chat-Funktion erfolgen, zusätzliche E-Mails entfallen.

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Weitere Ansichten: Ersatzteile

Über Symbol „i“ können weitere Details angezeigt werden, sofern sie durch den Hersteller bereitgestellt wurden.

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Schlussbemerkung

Nach Erfassung des Servicetickets durch den FHP ergänzt der Vitra

Sachbearbeiter die Daten.

Fragen können über das Chatsystem geklärt werden. Der Servicetechniker kann

Dateien wie Technikerbericht oder Fotos hochladen.

Nach Abschluss durch den Servicetechniker wird der Auftrag von Vitra final

überprüft und steht dem FHP zur Verfügung.

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Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung:

Warranty-Solutions GmbH

Albert-Einstein-Str. 9

86899 Landsberg am Lech

Tel.: 08191-947783

Fax: 08191-94778-48

info@warranty-solutions.de

www.warranty-solutions.de

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Kontaktdaten Warranty Solutions GmbH

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