Smart Solutions für Finanzdienstleister

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07/2003

Präsentation NovaInfo-SoftwarePräsentation NovaInfo-Software

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Diese Produkt-Präsentation wurde mit Microsoft PowerPoint erstellt. Für die Navigation sehen Sie am unteren Bildschirmrand folgende Symbole:

(oder einfacher Mausklick)

Hinweis: Sämtliche verwendeten Personen- und Gesellschaftsnamen sind frei erfunden und stammen aus unserer Demonstrations-Datenbank. Eventuelle Überschneidungen mit effektiven Daten sind somit rein zufällig.

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Adress- und Treuhandmanagement

Sorgfaltspflicht

Informationscenter

Leistungen und Fixhonorare

Archivverwaltung

Bibliotheksverwaltung

Mitarbeiterverwaltung

Buchhaltungsverwaltung

Postweiterleitung

Schrankfachverwaltung

MoneyTransfer (LSV)

Statistik

Admin

Generelle Informationen

EndeKontakt

Klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Titel

Patente/Marken/Muster

diese Module gehören zum Hauptmodul „Treuhandmanagement“

Adressverwaltung 1/7Adressverwaltung 1/7

Komplette Adresse

Uhrzeit am Wohnort

des Kunden

Kontakte wie

Telefon, Fax, E-Mail,

etc.Geschäfts-Beginn und

-Ende3 farbige Textfelder

Beteiligungen, Gesellschaften,

etc.

Partnerliste

Betreuer mit

Sorgfalts-plicht-Status

OP-Info

Adressverwaltung 2/7Adressverwaltung 2/7

Adress-Verbin-dungen

(Beteiligungen, etc.)

Grosses Text-Feld für

Bemerkungen

Alle erfassten Archivpositionen im

Direktzugriff

Die offenen Posten

detailliert

Durchsuchbare History-Liste

(z.B. alte Gesellschafts-namen, etc.)

Diverse Zusatz-Infos

(Organe, Debitoren-Nr., etc.)

Viele frei definierbare

Felder

Viele Detail-Informationen befinden sich im Direktzugriff:

Adressverwaltung 3/7Adressverwaltung 3/7

Die Adressmaske in der „Gesellschaftsdarstellung“

In dieser Darstellung

werden Informationen,

welche bei Gesellschaften

interessant sind, vorrangig

präsentiert (Organe,

bevollmächtigte Personen,

Steuertermin, etc.)

Adressverwaltung 4/7Adressverwaltung 4/7

Kunde Treuhand Aktiv/Passiv (Sorgfaltspflicht aktiviert) Kunde Beratung Aktiv/Passiv Kontrollstellen Banken Mitarbeiter Lieferanten Privatadressen etc.

Verwalten Sie beliebig viele Adressarten

Adressverwaltung 5/7Adressverwaltung 5/7

Frei definierbarer Assistent für die Erfassung neuer Adressen

Definieren Sie selber, zu welchem Adresstyp welche Felder erfasst werden können oder auch müssen!

Adressverwaltung 6/7Adressverwaltung 6/7

Bankkonti mit Zeichnungsrechten Organe (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Kontrollstelle) mit

Zeichnungsrechten Weisungsberechtigte Personen Buchhaltungsstelle Postweiterleitungsinstruktionen Projekte (Leistungen und Honorare) Bibliothekspositionen Schrankfachpositionen etc.

Zu jeder Adresse können verschiedene Zusatzdaten verwaltet werden:

Adressverwaltung 7/7Adressverwaltung 7/7

Die Darstellung ist abhängig vom Adresstyp – Beim Mandat werden Informationen wie Organe, Kontrollstelle, etc. vorangestellt, bei Adressen die Telefonnummern, etc.

Einfachste Selektion von Adressen für Listen, etc. Serienbriefe, Etiketten, etc. Alle Auswahl-Listen (z.B. Adressarten, etc.) können angepasst

werden Verwendungsnachweis für Adressen (in welchen Daten wird die

aktuelle Adresse überall verwendet) Die Module Sorgfaltspflicht und Informationscenter wurden

direkt in dieses Programm integriert Hoher Sicherheitsstandard – Sie definieren, welche Daten und

Funktionen der einzelne Benutzer nutzen darf (z.B. Listendruck, etc.)

Viele weitere tolle Funktionen:

Sorgfaltspflicht 1/6Sorgfaltspflicht 1/6

Dokumentenüberwachung (Passkopie, Mandatsvertrag, etc.) Profil Wirtschaftlich berechtigte Personen Verschiedene Controllingmöglichkeiten

Mehrstufige Sorgfaltspflichtverwaltung:

Der aktuelle Status der Sorgfaltspflicht ist direkt auf der Adressmaske ersichtlich (hier: rot für sehr

schlecht)

Sorgfaltspflicht 2/6Sorgfaltspflicht 2/6

Verwaltet die Dokumente einer Geschäftsbeziehung (Passkopie, Mandats-Vertrag, etc.)

Die Verträge werden stufengerecht erfasst (auf Stufe Kunde bzw. auf Stufe Geschäftsbeziehung Kunde A zu Stiftung X)

Freie Definition der notwendigen Dokumente Die Dokumente können gewichtet werden (muss – soll - kann) Kontrolle der vorhandenen Dokumente mittels Ampelsystem (Rot, Gelb, Grün)

Dokumentenüberwachung

Beispiel der Dokumenten-

Pflege auf Kundenstufe

Sorgfaltspflicht 3/6Sorgfaltspflicht 3/6

Definieren Sie Ihr eigenes Profil Die Erfassung des Profiles kann

mit einem Assistenten optimiert werden

Übernahme der bereits erfassten Profilinformationen von einem Geschäftspartner des Kunden möglich

Profil

Sorgfaltspflicht 4/6Sorgfaltspflicht 4/6

Drucken Sie die Bankenprofile direkt aus dem Programm:

Sorgfaltspflicht 5/6Sorgfaltspflicht 5/6

Die wirtschaftlich berechtigten Personen können unabhängig vonden Mandatgebern erfasst werden.

Sorgfaltspflicht 6/6Sorgfaltspflicht 6/6

Liste sämtlicher Kunden mit fehlenden Dokumenten Gesamtübersicht über alle Kunden Detailblatt vom aktuellen Kunden Profilstatistik – welche Profildokumente wurden den Banken

geschickt bzw. welche noch fehlen Optische Kontrolle am Bildschirm direkt beim einzelnen Kunden

durch einfaches Ampelsystem Druck des Geschäftsprofiles bzw. eines Auszuges aus dem

Geschäftsprofil

Verschiedene Kontrollmöglichkeiten

Informationscenter 1/1Informationscenter 1/1

Interne E-Mails Rückrufwünsche Pendenzen / Aufgaben Automatischer Druck eines „Pendenzenblattes“, welches als

Deckblatt für den jeweiligen Pendenzen-Akt verwendet und damit in der Pendenzenmappe abgelegt werden kann

Automatische Erinnerung bei Pendenzen / Aufgaben Automatische Information beim Eingang neuer E-Mails /

Rückrufwünsche Hoher Sicherheitsgrad, da nicht mit dem Internet-System

verknüpft (keine Fehlleitung von delikaten Informationen an unbekannte Dritte)

Information beim Programmstart der Adressverwaltung über neue Nachrichten und Rückrufwünsche

Verschiedene Druckmöglichkeiten (einzeln/Listen)

Leistungen und Fixhonorare 1/5Leistungen und Fixhonorare 1/5

Speditive Erfassung der Arbeitsrapporte

Erfassung als Arbeitsrapport mit Eingabe von Kopfdaten (Rapport-Nr., Summen) und Kontrolle nach der Erfassung

…oder einfacheLeistungserfassung

Leistungen und Fixhonorare 2/5Leistungen und Fixhonorare 2/5

Detaillierte und flexible Fixhonorare

Sie definieren, wann für welche

Periode fakturiert wird.

Es werden unterschiedliche

Währungen unterstützt.

Alle Honorare und Provisions-nehmer in einer

Übersicht

Verschiedene Fakturierungs-

Intervalle (Monatlich,

Quartal, etc.)

Leistungen und Fixhonorare 3/5Leistungen und Fixhonorare 3/5

Assistentgestütze Fakturierung

Beim Start der Fakturierung wird automatisch ein Fakturavorschlag erstellt, welcher

überarbeitet werden kann.

Leistungen und Fixhonorare 4/5Leistungen und Fixhonorare 4/5

Projekte verwalten

Projekte können in beliebiger Zahl jeder Adresse

hinzugefügt werden

Jedem Projekt kann ein eigener

Rechnungs-steller

zugewiesen werden

Leistungen und Fixhonorare 5/5Leistungen und Fixhonorare 5/5

Leistungen können rabattiert werden (z.B. Fotokopien) Forecast für Honorare (nach Monaten, Gesellschaft, Statistik-

Gruppe, Honorar) Provisionen für Honorare können gestaffelt werden (prozentual

und absolut) Vergleich der Soll- und Ist-Stunden Es können Honorarvorlagen hinterlegt werden Getrennte Fakturierung der Leistungen und Fixhonorare Frei anpassbare Druckformulare Diverse Statistiken Leistungsprojekte können pauschalisiert werden Verschiedene MwSt-Sätze auf einer Rechnung

Weitere interessante Funktionen

Archivverwaltung 1/6Archivverwaltung 1/6

Verwaltung des physischen Archivs

Beliebig viele Lager

Automatischer Vorschlag eines freien

Schrankfaches mit Position

Beliebige Stichwörter (z.B. für

Wissensmanagement)

Jedes Archivgut erhält beim Speichern eine Etikette mit Barcode

Archivverwaltung 2/6Archivverwaltung 2/6

Einfaches Suchen und Finden

Archivverwaltung 3/6Archivverwaltung 3/6

Assistentgestützte Verrechnung der Archivkosten

Für die Archivkosten können Spesen

direkt in das Leistungsprogramm generiert werden.

Archivverwaltung 4/6Archivverwaltung 4/6

Gesellschaften löschen oder zurückkaufen

Wird eine Firma gelöscht oder wechselt der Besitzer können Archivkosten auch in die Zukunft verrechnet werden (bis zum Ende der

Archivierungspflicht).

Archivverwaltung 5/6Archivverwaltung 5/6

Automatischer Vernichtungsvorschlag

gemäss definierter Mindest-Archivdauer

Vernichtung der Archivpositionen Unterstützung des Vernichtungslaufes mittels

Barcodescanner und Markierung der Archivgüter mit dem Status

„vernichtet“

Archivverwaltung 6/6Archivverwaltung 6/6

Die Archivdauer kann pro Rubrik definiert werden (Korrespondenz, Buchhaltung, etc.)

Massenerfassung möglich (weniger Mausklicks notwendig) Einzelne Archivpositionen können mit „nie verrechnen“ und mit

„nie vernichten“ markiert werden Einzelne Besitzer/Gesellschaften können mit „nie verrechnen“

markiert werden (z.B. wenn Gesellschaft liquidiert ist) Suchen Sie nie mehr stundenlang Ordner in Ihrem Archiv –

finden Sie diese jetzt sofort per Mausklick! Sie können verwalten, was Sie wollen: Ordner,

Archivschachteln, Pläne, Muster, Maschinen, etc. Mit Verleihverwaltung: Administrieren Sie, welche Mitarbeiter

welche Archivpositionen dem Archiv entnommen haben (siehe auch Bibliotheksverwaltung).

Vorerfassung möglich (Ordner, welche noch nicht im Archiv sind, können so bereits erfasst und etikettiert werden)

Bibliotheksverwaltung 1/4Bibliotheksverwaltung 1/4

Umfangreiche Informationen zu jedem Bibliotheksgut

Weisen Sie jedem Bibliotheksgut Schlagworte aus Ihrem frei

definierten Schlagwortkatalog zu.

Ein einzelnes Bibliotheksgut kann auch Teil eines anderen

Bibliotheksgut sein (Sammelwerke)

Bibliotheksverwaltung 2/4Bibliotheksverwaltung 2/4

Detaillierte Suchmöglichkeiten

Bibliotheksverwaltung 3/4Bibliotheksverwaltung 3/4

Verleihverwaltung

Drucken Sie pro Mitarbeiter eine Liste der ausgeliehenen

Positionen und erhöhen Sie bei Bedarf den

Mahnstatus.

Bibliotheksverwaltung 4/4Bibliotheksverwaltung 4/4

Einfaches Management Ihrer internen Bibliothek Es werden beliebig viele Bibliotheksorte und Bibliothekschränke

unterstützt Verhindern Sie zukünftig Doppelbestellungen von teuren

Büchern, Zeitschriften, etc.

Weitere Vorteile:

Mitarbeiterverwaltung 1/3Mitarbeiterverwaltung 1/3

Verwalten Sie die Absenzen Ihrer Mitarbeiter

Mitarbeiterverwaltung 2/3Mitarbeiterverwaltung 2/3

Ferienkontrolle Mitarbeiter-Konto Absenzstatistik Abwesenheitslisten Grafische Auswertungen Abteilungs- und Mitarbeitervergleich Ereignislisten (Dienstjubiläum, etc.)

Verschiedenste Auswertungen:

Mitarbeiterverwaltung 3/3Mitarbeiterverwaltung 3/3

Gesundheitsgutschrift (wird ein Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Periode nicht krank, kann ihm automatisch eine Feriengutschrift erteilt werden)

Monats- / Jahresabschluss Frei definierbare Absenzgründe, Dienstjubiläen, etc. Reduzierung der Absenzstatistiken auf

geschäftsleitungsrelevante Absenzgründe

Weitere Funktionen:

Buchhaltungsverwaltung 1/2Buchhaltungsverwaltung 1/2

Verwaltet die Jahresabschlüsse der Gesellschaften

Erfassen Sie die Kennzahlen des Geschäftsjahres

Hier sehen Sie den Status des

jeweiligen Abschlusses

Drucken Sie sämtliche benötigten

Dokumente und Briefe (auch

Protokolle, etc.)

Buchhaltungsverwaltung 2/2Buchhaltungsverwaltung 2/2

Verwaltet Buchhaltungsabschlüsse, welche durch die eigene Buchhaltungsabteilung verwaltet werden und Buchhaltungs-abschlüsse, welche von beliebigen Drittfirmen geführt werden.

Überwacht sämtliche Fristen Druck der Fristverlängerung an das Öffentlichkeitsregisteramt Mahnmöglichkeit der Buchhaltungs- und Revisionsstellen Verschiedene Statistiken und Listen mit aktuellem Status Arbeitslisten für die verschiedene Buchhaltungsmitarbeiter

Postweiterleitung 1/4Postweiterleitung 1/4

Einfacher Assistent für das Handling der Postweiterleitung

Textbausteine erleichtern die

Erfassung

Nach Eingabe des

Gesellschafts-Namens wird

sofort geprüft, ob Postweiter-

leitungs-Instruktionen

bestehen.

Postweiterleitung 2/4Postweiterleitung 2/4

Die Instruktionen werden in der Adressverwaltung eingegeben

Im Bemerkungsfeld können Sie spezielle

Weisungen definieren, welche bei

der Prüfung bzw. Erfassung der

Postweiterleitung ebenfalls angezeigt

werden.

Postweiterleitung 3/4Postweiterleitung 3/4

Die Druckmaske für den Druck der Begleitschreiben

Zu jeder Periodizität wird die Anzahl der

erfassten Postweiterleitungs-

Positionen angezeigt

Postweiterleitung 4/4Postweiterleitung 4/4

Die Begleitbriefe können frei definiert werden Es kann gleichzeitig ein Arbeitsrapport ausgedruckt werden Journaldruck für die eigene Dokumentation, damit nicht von

jedem Begleitschreiben eine Kopie abgelegt werden muss Die Weiterleitungsarten (Tageskorrespondenz, etc.) können frei

definiert werden Einfache und schnelle Kontrolle auf Postweiterleitung direkt bei

Ihrem Posteingang

Schrankfachverwaltung 1/2Schrankfachverwaltung 1/2

Verwaltet die Mietverträge Ihrer Schrankfachanlage

Es können 2 Mieter erfasst

werden

Mit Schlüssel-kontrolle

Schrankfachverwaltung 2/2Schrankfachverwaltung 2/2

Statistik über vermietete und unvermietete Schrankfächer Direkter Druck sämtlicher benötigter Formulare (Mietvertrag,

Reglement, etc.) Liste über sämtliche Schrankfächer mit sämtlichen

Stammdaten Die Schranktypen, Sprenggebühr, etc. können frei definiert

werden

MoneyTransfer 1/3MoneyTransfer 1/3

Inkasso der Rechnungen an die Gesellschaften mittels LSV

Erfassen Sie sämtliche Zahlungen,

welche die verwalteten

Gesellschaften an Sie zu leisten haben

Die importieren Offenen Posten

können als Erfassungshilfe genutzt werden.

MoneyTransfer 2/3MoneyTransfer 2/3

Zahlungen ausführen

Wo möglich generiert das Programm

Zahlungen per LSV. Diese Zahlungen

werden per Modem an die Telekurs AG

übermittelt.

Bei den restlichen Zahlungen können

Vergütungsaufträge gedruckt werden.

MoneyTransfer 3/3MoneyTransfer 3/3

Bei der Erfassung der Zahlungen werden die Banken sowie die Konti automatisch vorgeschlagen. Dabei wird auf Kongruenz (Belastungsbank zu Gutschriftsbank sowie Währungen) geprüft.

Protokollierung sämtlicher Zahlungen Die erfassten Zahlungen können archiviert werden

Statistik 1/3Statistik 1/3

Bereitet die erfassten Daten grafisch auf

Die Grafiken lassen sich zusammen

mit den Rohdaten

ausdrucken.

Statistik 2/3Statistik 2/3

Die Formeln für einzelne Grafiken können verändert werden

Als Formelgrundlage dient eine

Basisformel, welche weiter verfeinert

werden kann.

Das Erscheinungsbild der Grafiken kann frei

verändert werden.

Statistik 3/3Statistik 3/3

Snapshot-Funktion

Mit der Snapshot-Funktion können die

Grafik-Rohdaten archiviert werden.

Die Snapshot-Daten lassen sich den aktuellen Daten

gegenüberstellen, was somit eine

Entwicklung aufzeigt.

Admin 1/2Admin 1/2

Umfangreiche Verwaltung der Zugriffsrechte

Admin 2/2Admin 2/2

Verwaltung sämtlicher Mitarbeiter Definition von Security-Gruppen und Zuweisung der Mitarbeiter Definition der Abteilungen Definition von modulübergreifenden Stammdaten (Währungen,

Sprachen, Länder, etc.) Detaillierte Kontrolllisten für die Revision der Informatik-

Sicherheit Bei einem Mitarbeiterwechsel können die Laufdaten

(Pendenzen, Nachrichten, Sachbearbeiter, Mandatsleiter, etc.) automatisch einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden

Generelle Informationen 1/2Generelle Informationen 1/2

Hohe Benutzerfreundlichkeit sämtlicher Applikationen, da die Applikation modular aufgebaut ist und daher beispielsweise keine riesigen Menüverschachtelungen notwendig sind

Rasche Erlernbarkeit – geringer Schulungsbedarf bei Mitarbeiterwechsel

Skalierbare Datenbanklösung – vom Einzelplatzsystem mit MDB-Datenbank bis zu grossen Netzwerken mit SQL-Server-Datenbanken

Skalierbarkeit der Programme – kaufen Sie die Module erst dann, wenn Sie diese benötigen

Sämtliche Fenstergrössen, Spaltenbreiten in Tabellen, etc. werden pro Benutzer gespeichert

Sämtliche Auswertungen besitzen eine Vorschaufunktion Für Länderkürzel, Währungen, etc. wurden die entsprechenden

ISO-Formate benutzt Sämtliche Auswertungen können angepasst werden

Generelle Informationen 2/2Generelle Informationen 2/2

In dieser Software-Lösung wurde ein mehrstufiges Sicherheits-konzept integriert. Der Mitarbeiter hat bei entsprechend gesetzten Sicherheitseinstellungen keine Möglichkeit, Kunden-listen, etc. auszudrucken oder zu exportieren.

Die grösstmögliche Sicherheit auch vor Powerusern, Administratoren, Internet, etc. kann jedoch nur mit einer SQL-Server-Datenbank erreicht werden, da Access als Desktop-Datenbank diesbezüglich eine andere Zielgruppe hat.

Sicherheit ist kein Zustand, sondern ein laufender Prozess. Es liegt in der Natur von Software, dass immer wieder Sicherheitslücken auftauchen, auch in vermeintlich sicheren Systemen. Wir unterstützen Sie aktiv dabei, jeweils auf dem aktuellen Stand der Sicherheit zu sein.

Kontakt-InformationKontakt-Information

ByteRaider Informatik EstablishmentIndustriestrasse 781Gewerbehaus WidmerPostfach 19492 EschenFürstentum Liechtenstein

Telefon-Nr. +423 370 2255 Telefax-Nr. +423 370 2257

mail@byteraider.com www.byteraider.com

Ihre Kontaktperson: Patrick Widmer

Patentverwaltung 1/2Patentverwaltung 1/2

Alle wichtigen Informationen sind

für den Sachbearbeiter auf

einen Blick erkennbar.

Patentverwaltung 2/2Patentverwaltung 2/2

Marken, Muster, Patente Die Hinterlegungsarten sowie die

Tätigkeiten können beliebig definiert werden.

Direkte Verknüpfung mit der Pendenzen-Verwaltung

History-Informationen zu jedem Eintrag Schnittstelle in die Fakturierung

(Leistungen, Spesen, wiederkehrende Honorare)

Komfortable Suchmaske