Wissensmanagement Eine Benchmarking-Studie in deutschen Unternehmen

21.06.11

Agenda ¤  Einleitung

¤  Allgemeine Informationen

¤  Wissensmanagement Allgemein

¤  Methoden im Wissensmanagement

¤  Lessons Learned

¤  Wikis

¤  Instrumente im Wissensmanagement

¤  Motivation der Mitarbeiter

¤  Controlling und Ausblick

¤  Fazit

21.06.11

Die Umfrage - Allgemein

¤  Erstellung Online-Umfrage auf SurveyMonkey.com

¤  geschlossene und offene Fragen

¤  Themengebiete: ¤  Wissensmanagement Allgemein

¤  Methoden im Wissensmanagement

¤  Lessons Learned

¤  Wikis

¤  Instrumente im Wissensmanagement

¤  Motivation der Mitarbeiter

¤  Controlling im Wissensmanagement

¤  Ausblick

21.06.11

Die Umfrage - Zielgruppe

¤  Technisch orientierte Unternehmen über 500 MA

¤  telefonische Kontaktaufnahme zur Abfrage der Bereitschaft ¤  Von 43 kontaktierten Unternehmen haben 23 geantwortet

(Rücklaufquote 53%)

¤  Durchführung eines Interviews bei einem Unternehmen

¤  Kontaktaufnahme über XING und quer-kraft.de ¤  Gewinnung von weiteren 12 Unternehmen

21.06.11

Die Umfrage - Auswertung

Bemerkung:

n steht für die Anzahl der Beantwortungen der Frage

21.06.11

Allgemeine Informationen

21.06.11

Allgemeine Informationen

21.06.11

20%

6%

8%

6%

3%

20%

17%

20%

Teilnehmer nach Branche

Automobilindustrie

Bauwirtschaft

Chemie und Pharmazie

Elektrotechnik und Elektroindustrie

Kunststoff und Gummi

Luft- und Raumfahrt

Maschinen- und Anlagenbau

Sonstiges (bitte angeben)

Sonstige Branchen: Industrieautomation, Nahrungs- und Genussmittel, Dichtungstechnik, Verpackung

n = 35

Allgemeine Informationen

21.06.11

46%

46%

5% 3%

Jährlichen Umsatzerlöse in Euro

weniger als 1 Mrd

1 Mrd - 5 Mrd

5 Mrd - 10 Mrd

mehr als 10 Mrd

n = 35

Allgemeine Informationen

21.06.11

23%

28% 29%

20%

Mitarbeiter Gesamt

weniger als 1.000

1.000 - 5.000

5.000 - 10.000

mehr als 10.000

n = 35

23%

11%

29%

11%

26%

Mitarbeiter in F&E

weniger als 50

50 - 100

100 - 500

500 - 1.000

mehr als 1.000

Wissensmanagement Allgemein

21.06.11

Wissensmanagement Allgemein

21.06.11

17%

83%

Organisation Wissensmanagement

zentral dezentral

n = 35

9%

91%

Existenz eines Gesamtverantwortlichen für

Wissensmanagement

Ja Nein

Wissensmanagement Allgemein

21.06.11

n = 35

71,4%

60,0%

45,7% 37,1%

25,7% 22,9% 20,0%

8,6% 5,7% 2,9% 0,0% 0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

Hauptgründe für die Nutzung eines Wissensmanagements

Wissensmanagement Allgemein

21.06.11

n = 35

80,0% 68,6% 65,7%

31,4% 28,6% 22,9%

2,9% 0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

100,0%

Betätigungsfelder im Wissensmanagement

Wissensmanagement Allgemein

21.06.11

22 21 26

19

13 14 9

16

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Die Erfassung von Wissen unterliegt

einem systematischem Vorgehen

Das Wissen ist für die Mitarbeiter leicht

zugänglich

Alle Mitarbeiter haben auf das Wissen Zugriff

Es gibt Regeln und Normen, die den

Umgang mit Wissen regeln

Ja

Nein

n = 35

Methoden im Wissensmanagement

21.06.11

Methoden im Wissensmanagement

21.06.11

n = 30

56,7%

30,0% 30,0% 26,7% 26,7% 26,7%

20,0% 16,7% 16,7% 16,7%

13,3% 6,7% 6,7% 6,7%

0,0% 0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

Bedeutendste Methoden

Methoden im Wissensmanagement

21.06.11

n = 28

19 17 17 16 14 13 12 12 12 10 9 7 2 1

4 3 2

7

4 7 9 7 7 8 12

7

6 8

2

5 8 9

5 10 8 7 9 9 10

7

14

20 17

0

5

10

15

20

25

30

Erfahrungen mit den Methoden

nicht vorhanden

negativ

neutral

positiv

Methoden im Wissensmanagement

¤  Weitere Methoden zum Erfahrungsaustausch ¤  Social Media ¤  Vortragsreihen von Spezialisten ¤  Interne und externe Workshops ¤  Projectreviews ¤ Roundtables ¤ Bereichsübergreifende Jour Fixe

21.06.11

n = 6

Lessons Learned

21.06.11

Lessons Learned

21.06.11

25%

75%

Anwendung von Lessons Learned in den Unternehmen

Nein Ja

n = 28

Lessons Learned

21.06.11

7

3

14

10

14

18

7

11

0

5

10

15

20

25

Gibt es Vorlagen zur einheitlichen Erfassung der Lessons Learned?

Sind Lessons Learned ein Pflichtbestandteil

von Projekten?

Wird das Wissensarchiv aus Lessons Learned

regelmäßig gepflegt?

Sind Hilfsmittel vorhanden, die ein Finden der Lessons Learned-Berichte

erleichtern?

Ja

Nein

n = 21

Lessons Learned

21.06.11

14%

48%

29%

9%

Intensive Nutzung des Konzeptes Lessons Learned

Trifft zu

Trifft eher zu

Trifft weniger zu

Trifft nicht zu

n = 21

Lessons Learned

¤  Verbesserungsbedarf bei der Umsetzung von Lessons Learned ¤  Management-Attention/Akzeptanz im Unternehmen

¤  Konsequentere Durchführung nach jeder Projektphase

¤  Konsequentere Nutzung in der Projektplanungsphase

¤  Erfolgsfaktoren Lessons Learned ¤  Integration von Lessons Learned in den Soll-Prozess

¤  Erlauben einer Fehlerkultur durch Management

¤  Zeiteinplanung für Durchführung

21.06.11

n = 15

Lessons Learned

¤  Schwachstellen bei Lessons Learned ¤  Kein Erkennen des Nutzens

¤  Zeitaufwand

¤  Systematische Umsetzung der Ergebnisse

21.06.11

n = 11

Wikis

21.06.11

Wikis

21.06.11

64%

36%

Anwendung von Wikis in den Unternehmen

Nein Ja

n = 28

Wikis

21.06.11

2 3

4

4

2 1

2

10

2

0

2

4

6

8

10

12

Wird das durch Wikis dokumentierte Wissen von den Mitarbeitern genutzt?

Gibt es einen Genehmigungsprozess von

neu erstellten Artikeln?

Wird das Wissen im Wiki-System regelmäßig

gepflegt?

trifft nicht zu

trifft weniger zu

trifft eher zu

trifft zu

n = 10

Wikis

21.06.11

30%

60%

10%

Beurteilung der Performance von Wikis

neutral

positiv

negativ

n = 10

Wikis

¤  Schulung und Maßnahmen für die Integration ¤  Präsentation des Systems

¤  Anwenderschulung und Kommunikation von Nutzungsregeln

¤  Einweisung von Key-User = „Wiki-Gärtner“

¤  Veränderungen resultierend aus der Einführung von Wikis ¤  Einführung eines „Wiki-Gärtners“

¤  Konzentration des Wissens

¤  Abschaffung von Genehmigungsprozessen für Inhalte

21.06.11

n = 4

Wikis

¤  Verbesserungsbedarf bei der Umsetzung von Wikis ¤  Vorleben durch Senior-Management

¤  Rechtezuordnung

¤  Einfachere Handhabung der Software

21.06.11

n = 5

Instrumente im Wissensmanagement

21.06.11

Instrumente im Wissensmanagement

21.06.11

n = 33

82%

46% 36% 36%

27% 27% 18%

12% 9% 6% 0% 0%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Bedeutende technische Instrumente im Wissensmanagement

Instrumente im Wissensmanagement

¤  Verwendete Software-Systeme für technische Instrumente ¤  Lotus Notes-, Access-, Oracle-Datenbanken

¤  Teamcenter

¤  Intranet

¤  Joomla

¤  Star

¤  PIM

¤  C4K

¤  SAP Netweaver

¤  Enovia V6

¤  Office Communicator

21.06.11

n = 25

Instrumente im Wissensmanagement

21.06.11

n = 32

26

18 16 15 14 13

9 7

4 3 2

3

6

2 5 6 8

9

8

5

1 2

2

1

2

3 2 1

2

1

1

7

12 9 10 10

14 15

23 27 28

0

5

10

15

20

25

30

35

Erfahrungen mit Instrumenten

nicht vorhanden

negativ

neutral

positiv

Instrumente im Wissensmanagement

21.06.11

n = 30

8 7 7 6 6 5 4

9 5

12 18

11 12 8

9

11

9

6

10 11 16

4 7

2 3 2 2

0

5

10

15

20

25

30

35

Probleme bei der Einführungen von Instrumenten

massive

große

geringfügige

keine

Instrumente im Wissensmanagement

¤  Weitere Instrumente zum Erfahrungsaustausch ¤  Gruppensitzungen

¤  Patenschaften bei Mitarbeiterwechsel

¤  Schulungen der Abteilungen

¤  Gemeinsam genutzte Datensysteme (Ordner etc.)

¤  Sales News im Intranet

¤  Themenspezifsche „Marktplätze“ zur Kommunikation

¤  Halbstrukturierte Interviews

21.06.11

n = 20

Genehmigungsprozess

¤  Genehmigungsprozess für Wissensdokumente und dessen Regelung ¤  Zugriffsrechte

¤  Bearbeiter / Prüfer oder Fachgremium zur Freigabe

¤  Freigabeverantwortung im Rahmen einer Befugnismatrix

¤  Produktentwicklungsprozess nach ISO 9001

¤  „Nein, lediglich Bereinigung durch Community“ à la Wikipedia

Ø  Häufigstes Verfahren: Bearbeiter/Prüfer mit Zugriffsrechten

21.06.11

n = 22

Aktualität und Richtigkeit

¤  Sicherstellung der Aktualität und Richtigkeit der Dokumente ¤  „Jeder ist eigenverantwortlich“

¤  Verantwortlichkeit liegt beim Ersteller

¤  Überprüfung durch Community

¤  Datum, Versionsnummer und Zugriffsrechte

¤  „Das ist die Gretchenfrage ...“

Ø  Bisher oftmals nicht nachhaltig umgesetzt und Problemzone in den Unternehmen

21.06.11

n = 20

Manipulation und Diebstahl

¤  Maßnahmen gegen Manipulation und Diebstahl ¤  Zugriffsrechte

¤  Berechtigungen auf Dokumentebene

¤  Verschlüsselung

¤  Unternehmensweite Sicherungssysteme (Firewall, Verschlüsselung)

Ø  Verwendung von Zugriffsrechten und Verschlüsselung (z.B. Passwortschutz) als häufigste Maßnahme

21.06.11

n = 19

Identifikation und Dokumentation

¤  Identifikation von benötigtem Wissen ¤  Mitarbeiter

¤  Experten

¤  „Eigeninitiative“

Ø  Generell kein systematischer Prozess vorhanden

¤  Dokumentation von benötigtem Wissen ¤  „Future Radar“ – turnusmäßige Expertenkreise

¤  Mitarbeiter und Vorgesetzte

¤  Dokumentation entsprechend Rollen

Ø  Generell keine einheitlichen Verantwortlichen

21.06.11

n = 33

Motivation der Mitarbeiter

21.06.11

Motivation der Mitarbeiter

Anreizsysteme

¤  Dokumentation von Wissen ¤  Jedem selber überlassen ¤  Nur wenn als Aufgabe

vereinbart

¤  Nutzung von Wissen ¤  Dezentrale Anreize durch

Ablage des Wissens ¤  Mitarbeiterspezifisch

(Bedürfnisse, MA-Beurteilungen)

¤  Weitergabe von Wissen

¤  Einarbeitungsplan

¤  Zielvereinbarungen

¤  Weiterentwicklung der Methoden

¤  Bonusrelevante Jahresziele

¤  CIP-Programm

21.06.11

n = 8

Controlling und Ausblick

21.06.11

Controlling

21.06.11

24 27

25 25 22

4 1

3 3 6

0

5

10

15

20

25

30

Nutzungshäufigkeit Qualität Benutzerfreundlichkeit Aktualität Änderungshäufigkeit

Verwenden Sie Kennzahlen zur Messung des Wissensmanagements in folgenden Bereichen?

Ja

Nein

n = 28

Ausblick

21.06.11

89,3%

10,7%

Zukünftiger Stellenwert des WiM

zunehmend

gleichbleibend

abnehmend

n = 28

Ausblick

¤  Erfolgsfaktoren im Wissensmanagement ¤  Top Management Commitment

¤  Kontinuität

¤  Zentralisiertes Wissensmanagement

¤  Marketing für Wissensmanagement

¤  Austausch zwischen Kollegen

¤  Mix aus erfahrenen und neuen Kollegen

¤  innovationsfreundliche Kultur

¤  wenige Regeln und Community-basierter Ansatz

21.06.11

Ausblick

¤  Geplante Aktivitäten in der Zukunft in Unternehmen ¤  Zentrales Wissensmanagement

¤  Einführung einer zentralen Wissensmanagement-Software

¤  Experten-Datenbank

¤  Breitere Nutzung von Wikis und Lessons Learned

¤  Bessere Dokumentation und Wissensweitergabe

¤  Ideenmanagement einführen

¤  Einführung Web 2.0. Technologien zur Wissenskommunikation

¤  höhere Transparenz zu vorhandenem Wissen und dessen Zugänglichkeit

21.06.11

Fazit zur Umfrage

21.06.11

Fazit zur Umfrage

¤  Positiv ¤  Bedeutung von Wissensmanagement nimmt zu

¤  Beachtung der Erfolgsfaktoren ist essentiell für eine erfolgreiche Umsetzung

¤  Negativ ¤  Anreizsysteme fehlen

¤  Methoden und Instrumente sind vorhanden, werden aber noch zu spärlich eingesetzt

¤  Wissensmanagement muss besser vermarktet werden

21.06.11

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Peter Abt | Martin Binder | Arne Müller | Marco Tech

21.06.11

Kontakt

Marco Tech

marco.tech@o2online.de

+49 174 1410102

21.06.11