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Wissensmanagement in Bibliotheken: Erfahrungen und Perspektiven VDB-Regionalverband Südwest Prof. Cornelia Vonhof, 20. März 2015

Die Motivation der anderen...

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Orth (2011): Praxisleitfaden Wissensmanagement, S. 7

Wissen

Quelle:. Capurro (2001) Wissensarten nach Sanchez, Zahn und Aristoteles

Know-how praktisches Wissen, das Lösungsansätze liefert Einflussgrößen zu vorliegenden Aufgaben und Problemstellungen

Know-why analytisches (Hintergrund-)Wissen zu Ursachen und Wirkungsmechanismen

Know-what Gestaltungswissen, das aus der Synthese praktischen und analytischen Wissens zukunftsträchtige Vorstellungen entwickelt

Know-where (explizites) Informationswissen, das lokalisiert und zum Schließen von Wissenslücken herangezogen werden kann

Know-when zeitliches Wissen, wann Maßnahmen getroffen werden Know-who

Wissen, wer über notwendige Kenntnisse verfügt und in der Lage ist, diese auch situationsgerecht einzusetzen

Was haben wir zwischen den Ohren? Daten – Informationen – Wissen

Modelle des Wissensmanagements Bausteine des Wissensmanagements nach Probst

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Bausteinmodell des Wissensmanagement nach Probst, Raub, Romhardt (1999), S. 58

Implizites Wissen! Explizites Wissen !

SOZIALISATION !Teilen und Generieren von Implizitem Wissen !durch direktes Erleben / Erfahren im Austausch !=> Sympathized Knowledge !

INTERNALISIERUNG !Lernen und Generieren von neuem Implizitem Wissen aus dokumentiertem Wissen !=> Operational Knowledge !

EXTERNALISATION!Implizites Wissen durch Dialog und Reflektion artikulieren und verschriftlichen!=> Conceptual Knowledge !

KOMBINATION!Ergänzen, Sortieren, Kategorisieren bereits vorhandener Wissenselemente !=> Systemic Knowledge !

Vier Phasen der Wissenskonversion nach NONAKA und TAKEUCHI Quelle: Becker in Anlehnung an Nonaka /Takeuchi (1985), S. 72, Freud (2009), o.S. und Fong (2003), Fig. 1

Modelle des Wissensmanagements Wissensspirale nach Nonaka / Takeuchi

Um die Wissensspirale in Gang zu setzen, müssen Rahmenbedingungen geschaffen werden

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• Strategie + Ziele + Wille, die Wissensziele zu erreichen Intention

• Selbstorganisierende Teams Autonomie

• Wechsel von Aufgaben und Zuständigkeiten bewusste Störung von Routinen

Fluktuation & kreatives Chaos

• Mehr Information, als zum Tagesgeschäft nötig, auf unterschiedlichen Informationswegen Redundanz

• Diverse, heterogene Teams • Vielfältige Tätigkeiten Interne Vielfalt

Modelle des Wissensmanagements Europäischer Leitfaden Wissensmanagement

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Kern-geschäft !mit wert-

schöpfenden Geschäfts-prozessen !

Wissenskern-aktivitäten!

Nutzen !von Wissen !

Teilen !von Wissen !

Erzeugen!von Wissen !

Speichern!von Wissen !

Identifizieren !von Wissen !

persönliche!Wissensbefähiger!

(Ambitionen; Fähigkeiten; Verhaltensweisen; Methoden, Instrumente und Techniken; Zeitmanagement; Persönliches Wissen) !

organisationale!Wissensbefähiger!

(Mission, Vision & Strategie; Kultur; Prozess & Organisation; Messverfahren; Technologie & Infrastruktur;!

Intellektuelle Vermögenswerte) !

CEN/ISSS Knowledge Management (2004)

Pawlowsky (2011) Wettbewerbsfaktor Wissen, S.8

Wenn Wissensmanagement heißt....

...schreibe dein Wissen in eine Datenbank.

...finde dabei ein geeignetes Abstraktionsniveau.

...vielleicht wird irgendjemand, irgendwann darauf zugreifen und es wird irgendwie nützlich für ihn sein. ...verschwende möglichst wenig produktive Zeit damit!

...dann wird das nicht klappen!

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Wo liegen die Problemfelder im Wissensmanagement...

...wenn doch zugleich mehr als 80 % der Internetnutzer, die selber Inhalte produzieren, „Freude am Austausch mit anderen zu interessanten Themen“ als Grund für die Partizipation angeben?

Quelle: IBM/ZEM Studie „Innovation in den Medien 2008“

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Was motiviert zum Teilen von Wissen?

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Wichtig sind positive Bewertungen anderer.

Es fördert unseren Status als Experte/in.

...und wir kennen den Kontext der Wissensverwendung nicht

n  Wir wissen nur was wir wissen, wenn wir es wissen müssen.

n  Wir wissen mehr als wir erzählen können und wir erzählen mehr als wir aufschreiben können.

Quelle: Snowden: Complex Acts of Knowing-Paradox and Descriptive Self Awareness

Wissensmanagement scheitert, wenn

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§  Wissen als „transplantierbares Gut“ verstanden wird, das man zentral bereitstellt

§  Wissensbereitstellung eingefordert wird, ohne ein Publikum zu schaffen

§  man Wissen managen will

Und jetzt?

Tatsächlich?

Oder ist es nur schicker, neuer, intuitiver, bequemer?

Erfüllt es auch die Anforderungen?

Wenn Wissensmanagement 2.0 heißt....

...schreibe dein Wissen in eine Datenbank das Wiki, den Blog, oder sonst ein Tool... ...finde dabei ein geeignetes Abstraktionsniveau. ...vielleicht wird irgendjemand, irgendwann darauf zugreifen und es wird irgendwie nützlich für ihn sein. ...verschwende möglichst wenig produktive Zeit damit!

...dann wird das trotzdem nicht klappen!

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Das ist auch nicht verwunderlich, denn in den sozialen Netzwerken gilt

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Wie viele sind 1% der Bibliotheksmitarbeitenden?

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Wie kann es also klappen?

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Wenn es klappen soll, muss die folgende Frage beantwortet werden:

Wissensmanagement muss nützlich sein für die wesentlichen Anwendungsfälle im Alltag

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Anwendungsfall Information & offizielle Kommunikation

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n  Offizielle, aktuelle Informationen für größere Zielgruppen veröffentlichen

n  Zentrale Wissens- & Informationsbasis n  Feedback ermöglichen (z.B. durch

Kommentare) n  Dezentrale Redakteure fördern:

Relevanz und Aktualität sind wichtiger als perfektes Layout

Anwendungsfall Projekte und Prozesse

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n  Gemeinsame prozessorientierte Dokumentenablage für stark strukturierte Prozesse (Versionierung, Vorlagenmanagement, Prozess- und Wissensdokumente)

n  Wissensbasis für schwachstrukturierte Prozesse („Fallakten“, „Adaptive Case Management“)

n  Gemeinsame Projektablage (z.B. gemeinsam Inhalte erstellen und diskutieren)

Anwendungsfall Persönliches Informationsmanagement

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n  Arbeitsorganisation (Aufgaben, Termine, „Meine Dokumente“)

n  Ansprechpartner und Experten finden über Kontaktdaten oder Organisations-Einheit

n  Interaktionen mit Einzelpersonen oder in kleinen Gruppen über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon,…) hinweg

n  Ansprechpartner und Experten außerhalb des eigenen Netzwerks finden über Kompetenzen und Themen

n  Einfacher mobiler Zugriff

Anwendungsfall Interne Communities – Communities of Practice (CoP)

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n  Austauschgruppen – unabhängig von organisatorischen Strukturen

n  Viele Anwendungsmöglichkeiten wie Ideenmanagement oder Experten-Communities

n  Wissen außerhalb von Strukturen sichtbar machen und teilen

Wissensmanagement muss nützlich sein für die wesentlichen Anwendungsfälle im Alltag

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Ausgewählte Praktiken und Tools

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Pumacy Wissensmanagement Trendreport (2014)

WM-Praktiken entlang des Hype-Cycles

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Zurück zu den Bausteinen nach Probst

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Zurück zu den Bausteinen nach Probst

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Ein kleiner Selbst-Test zum Schluss

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Organisation mit geringer Wissensorientierung

Ausprägung Wissensorientierte Organisation

++ + 0 + ++ Begrenzte Informationsverteilung Breitgestreute Informationsverteilung

Viele Managementebenen Wenige Managementebenen

Konzentrierte Verantwortung Geteilte Verantwortung

Regelbasiert Prinzipienbasiert

Formelle Strukturen Informelle Strukturen

Risikoscheu / Fehlerorientiert Risikofreudig / Fehlerfreundlich

Gelegentliche Trainingsprogramme Fortlaufende Lernprogramme

Starker finanzieller Fokus Multifunktioneller Fokus

Zurückhalten von Wissen Wissensteilung/-anwendung

Geringe emotionale Intell igenz und Kulturbewusstsein

Offen für externe Einflüsse auf die Unternehmenskultur

„Es ist nicht genug, zu wissen, man muss auch anwenden; es ist nicht genug, zu wollen, man muss auch tun.“ Wilhelm Meisters Wanderjahre oder die Entsagenden, 1821

Prof. Cornelia Vonhof Hochschule der Medien Stuttgart Studiengang Bibliotheks- und Informationsmanagement Nobelstraße 10 | 70569 Stuttgart Tel. 0711 8923 3165 Fax 0711 8923 3300 vonhof@hdm-stuttgart.de www.hdm-stuttgart.de/bi

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