© BERATERSOZIETÄT BUMILLER & SAIBLE Projekt: Antikorruptionskampagne Projektbeschreibung...

© BERATERSOZIETÄT BUMILLER & SAIBLE

Projekt: Antikorruptionskampagne

ProjektbeschreibungProjektauftrag



Projekttitel:

Auftraggerber/ Auftraggeberin

Projektleitung

Geschmiert – läuft nicht !

Antikorruptionskampagne 2006

Innenministerium XY

Initiator: Staatssekretär Verantwortlicher Auftraggeber: Abteilungsleiter 1

(Designierter) Projektleiter: Peter Muster



DatenschutzBA

BehinderteBA

KorruptionsBA

Kontextsituation

Minister

STSStabsstelle - LeitungsstabStabsstelle Projekte

Ref. 1-10

Abt 2Abt 1 Abt 3 Abt 4 Abt 5 Abt 6

Ref. 1-10 Ref. 1-10 Ref. 1-7Ref. 1-5 Ref. 1-4

Personalrat

GleichstellungsBA

andere Ministerien Landesregierung

nachgeordnete Behörden

Auftragnehmerdes Ministeriums

Verbändeund Kooperationspartner

Bürger / KundenÖffentlichkeit

Medien

Ministerpräsident

Projekt

P-Leiter



Visualisierung der Kontext- und Rahmenbedingungen

Minister und STS stehen voll hinter dem Projekt - v.a. ÖffentlichkeitswirksamkeitBürger und Öffentlichkeit finden Korruptionsbekämpfung gut und wirken unterstützend im Projekt . Bei unprofes-sioneller Medienarbeit kann es aber auch bezüglich der Öffentlichkeit Probleme geben!!!Der Personalrat trägt das Projekt stark mit und wird sich engagierenProblematisch sind eventl. die Abteilungen, die besonders mit Vergaben und inhaltlichen Entscheidungen im Sinne von Genehmigungsverfahren betroffen sind. Wie wird die Kampagne/ das Projekt aufgenommen? (Abt. 1 + 4 + 5)Wie werden die Medien die Thematik aufgreifen? Vorsicht vor Spekulationen über die Begründung für die anlasslose Durchführung eines solchen Projektes! Es ist nichts Konkretes vorgekommen! Es ist ein rein präventives Projekt!!!Der Antikorruptionskampagne ist schlecht / gar nicht mit dem Antikorruptionsbeauftragten durch den Auftraggeber abgestimmt worden. Die Projektleitung hatte bis dato nichts mit der Thematik zu tun und stammt aus Abt. 1 .In der Stabsstelle sitzt ein persönlicher Feind des Projektleiters auf der Position des Beauftragten für ÖAWie kommt das Projekt - wenn es veröffentlicht wird - bei Auftragnehmern des Ministeriums an?



Definition des Projektauftrags (Bestandteile des Auftrags / Abgrenzung des Auftrags):

Konzeptentwicklung für eine bewusstseinsbildende Antikorruptionskampagne mit öffentlicher Wirksamkeit

Komplette organisatorische und inhaltliche Planung der Aktionen

Durchführung und Abwicklung der Kampagne

Gestaltung einer sensiblen Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit dem Projekt und der Thematik

Keine Evaluation der Kampagne Abgrenzung



Hintergrundinformationen zum Projekt

Durch Korruptionsaffären in der öffentlichen Verwaltung in anderen Bundesländern, die an die Öffentlichkeit gedrungen sind, gibt es aktuell eine hohe Aufmerksamkeit in der Bevölkerung der RepublikEine Kampagne im eigenen Haus ist angesagt, um als Hausleitung deutlich zu machen, dass man sich im Ministerium mit dieser Thematik realistisch, offensiv und präventiv auseinandersetzt.Es gibt und gab - Gott sei Dank - im eigenen Haus keinen konkreten Fall und deshalb auch keinen drängenden Anlass, sich mit der Thematik auseinander zu setzen.Die Hausleitung nimmt präventiv ihre Verantwortung wahr und will die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem Phänomen und in der Vermeidung der Korruption stärken.



Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse

1. Anforderungen und Vorgaben an die Qualität des Projekts (Arbeitsorganisation, Arbeitsstil…)

Designierte Projektleitung: M. Muster / RL in AL 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit und ohne Führungsaufgabe sollen bei der Entwicklung der Kampagne und der Durchführung des Projekts von vorne herein in angemessener Weise beteiligt werden; deshalb wird die Thematik in Form von Projektmanagement bearbeitet Der Auftraggeber möchte eine Erarbeitung einer entscheidungsfähigen Konzeption für eine Kampagne im Ministerium, so dass er kreative Vorschläge erhält, die geeignet sind, seine inhaltlichen Ziele und Vorstellungen zu erreichen. Die zu realisierenden Maßnahmen werden nach Präsentation der Konzeption vom Auftraggeber entschieden (Meilenstein).Auswahl der MA im Projekt durch Projektleitung




2. Anforderungen und Vorgaben an die Qualität des „Produkts“ / der „Produkte“ / Arbeitsergebnisse

Die Kampagne und die einzelnen Aktionen und Maßnahmen, die im Rahmen der Kampagne durchgeführt werden, sollen der Bewusstseinsbildung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ministerium hinsichtlich der Korruptionsthematik dienen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern soll Wissen über das Phänomen Korruption vermittelt werden, so dass sie mit dieser Thematik umgehen können: a) als betroffene Zielpersonen für Korruptionsversuche; b) als Menschen, die in ihrem Umfeld Symptome für Korruption wahrnehmen.Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern soll für die Fälle a) + b) konkrete Anleitungen für den Umgang mit dem Phänomen und zur Vermeidung an die Hand gegeben werden.Die bereits erfolgte Einrichtung des Antikorruptionsbeauftragten soll (neu) bekannt gemacht und ins Bewusstsein gerufen werden; die Person und Position des Antikorruptionsbeauftragten soll profiliert dargestellt werden, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seine Hilfe im Ernstfall in Anspruch nehmen können.Die Kampagne soll eine gewisse Öffentlichkeitswirksamkeit haben, so dass bei Bürgerinnen und Bürgern deutlich wird, dass sich das Ministerium (die Hausleitung) um diese Problematik kümmert und präventiv tätig wird.




3. Vorgaben und Anforderungen an die zeitliche Planung

Planung und Entwicklung der Kampagne starten unmittelbar nach der Auftragserteilung des Auftraggebers ( nach Vorlage des ausformulierten Projektauftrags)Das Kick-off des Projekts findet am 0X.0X.000X statt. ( Vorschlag zur Abstimmung mit Auftraggeber)die Organisation und Einrichtung der Projektgruppe bis zur Herstellung der Arbeitsfähigkeit 14 Tagen nach Kick-offdie Planung und Entwicklung der Kampagne bis zum ersten Meilenstein findet bis zum 0Y.0Y.000X stattDie Durchführung der Einzelmaßnahmen wird entschieden nach der Entscheidung des Auftraggebers im Rahmen des ersten Meilensteins. Insgesamt dauert die Kampagne ab Kick-off bis zur Durchführung der letzten Maßnahme ca. 6 Monate (geplante Auflösung der Projektgruppe und Abschluss des Projekts zum XY.XY.000X.




4. Vorgaben und Anforderungen an die personellen Ressourcen des Projekts

Beteiligung von ca. 6 Personen aus dem Ministerium an der Projektgruppe zuzügl. der ProjektleitungProjektleitung kann bis zu 20 Arbeitsstunden pro Monat vom Start bis zum Abschluss des Projekts in Anspruch nehmendie 6 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ca. 2-3 Arbeitstage pro Monat der Projektdauer in das Projekt investieren. geeignete Büro-/Schreibkräfte aus der Organisation übernehmen nach Beauftragung durch die Projektleitung nach Absprache mit ihren Vorgesetzten einzelne Arbeitsaufträge (begrenzt) und arbeiten dem Projekt zu.die Hausmeisterdienste stehen für die Durchführung von Veranstaltungen und Maßnahmen zur Verfügung




5. Vorgaben und Anforderungen an die finanzielle Ausstattung des Projekts

5000.- Euro für die Durchführung der KampagneNutzung der hauseigenen Ressourcen ( Druckerei, Stabsstelle für ÖA, Büromaterialien, Geräte, Räume, Fahrzeuge, Hausmeisterdienste, Büro- und Schreibdienste)




6. Vorgaben/ Pflichten und Kompetenzen der Projektleitung

Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Durchführung des Projekts Zugriff auf von der Projektleitung ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt nach Absprache mit deren Vorgesetzte und dem Auftraggeber im Rahmen der VorgabenBerichte über den Projektstand im Rahmen von vereinbarten Berichtsterminen gegenüber dem Auftraggeber AL 1Abstimmung des Projekts zwischen Projekt und Auftraggeber im Rahmen der geplanten MeilensteineZuarbeit für die Öffentlichkeitsarbeit in der Regie der Stabsstelle

Vergabe von Aufträgen im Rahmen des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung.




7. Sonstige Bedingungen, Vorgaben, Erwartungen, Anforderungen

Sensible Vorgehensweise bei der Projektgestaltung angesichts der Thematik Korruption Versicht bei der Öffentlichkeitsarbeit



Teilprojekte / Projektschritte / große Arbeitspakete des Projekts

Nr. Aufgabenpakete / Aktionen Methodik

1 Kick-off-Veranstaltung im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung zum Projektstart mit Minister / Auftraggeber und PL

Präsentation 1,0 Std.

2 Organisation und Aufbau der ProjektorganisationPersonalauswahl

Auswahlgespräche und Abstimmung durch die PL

3 Kick-off-meeting der Projektgruppe zur Institutionalisierung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit / Projektvorstellung / Informationsgewinnung und inhaltliche Auseinandersetzung mit der Thematik Korruption

1. Projektgruppensitzung

4 Arbeitstreffen der Projektgruppe Sammlung von Ideen und Vorschlägen für Maßnahmen, Aktivitäten, Aktionen ...für die Gestaltung der Kampagne / Bewertung und Entscheidungsfindung hinsichtlich der Ideen und Definition von Maßnahmen im Rahmen der Kampagne Aufgabenverteilung in der Projektgruppe zur groben Ausarbeitung der Maßnahmen






5 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Präsentation der groben Ausarbeitung der Einzelideen / Diskussion, Modifikation und endgültige Entscheidung über die Gestaltung der Kampagne / Aufbereitung einer Präsentation der Arbeitsergebnisse für den Auftraggeber


6 Meilenstein 1 Präsentation der Konzeption der Kampagne / Entscheidung des Auftraggebers

Präsentation

7 Aufbereitung der Kampagne und Vorbereitung der hausinternen Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings für die Kampagne nach der Entscheidung durch den Auftraggeber


8 Öffentlichkeitsarbeit: Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Kampagne bzw. die Entscheidung der Hausleitung

Interne Information MA nach Meilenstein

9 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Information über die vom Auftraggeber akzeptierte Kampagne. Definition von Arbeitsaufträgen zur Organisation der Kampagne / Feine Ausarbeitung der einzelnen Maßnahmen / Aktivitäten/ Aktionen






10.0bis 10.4

Jeweils Feinplanung pro Maßnahme im Rahmen der KampagneAbstimmung als Meilenstein mit AuftraggeberOrganisation und Marketing der einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten Durchführung der Aktivitäten und Maßnahmen

Weitere Arbeitstreffen in Kleingruppen mit definierten Arbeitsaufträgen

12 Öffentlichkeitsarbeit mit Medien für die externe Öffentlichkeit des Projekts PL und Stab für ÖA

13 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Abschlussarbeiten / interne Auswertung des Projekts - Abschlusstreffen mit dem Auftraggeber und Darstellung der internen Auswertung und Dokumentation

Auswertung und Dokumentation der Kampagne - Abschlussbericht

14 Auswertung mit dem Auftraggeber und Projektabschlussfest Projektgruppe / Auftraggeber



Projektorganisation und Arbeitsstruktur

Projektgruppe

Auftraggeber

Initiatoren des Projekts

1x Projektleitung1x PR 1x Antikorruptionsbeauftragter 2x Führungskraft 2x Mitarbeiterin / Mitarbeiter

Stabstelle ÖA

Schreibkraft

Hausmeister


Projekt: Antikorruptionskampagne ?

Mitglieder der Projektorganisation und die personelle Ausstattung des Projekts

Beteiligung des bereits etablierten Antikorruptionsbeauftragen

Beteiligung der Personalvertretung

Beteiligung von FK aus definierten Abteilungen

Beteiligung von MA aus definierten Abteilungen



Projektplan

13

12

11

10. 4.

10. 3.

10 .2.

10 .1.

10.0.

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Auswertung mit AG- Abschlussfest

Auswertung in der Projektgruppe und Dokumentation des Projekts

Öffentlichkeitsarbeit und Presseerklärung

Maßnahme 4

Maßnahme 3

Maßnahme 2

Maßnahme 1

Arbeitsteilige Ausarbeitung (Kleingruppen) Entscheidung AG - Öffentlichkeitsarbeit/ Marketing und Umsetzung von Maßnahmen -

4. Treffen -Arbeit Projektgruppe

ÖA extern und interne Information der MA durch PL

Aufbereitung der Kampagne - Strategie ÖA durch PL

Präsentation AG /Entscheidung



1.Kick-off-meeting Projektgruppe

Projektorganisation

ÖA zum Projektauftakt

JuniMaiAprMärzFebJanDezAktionNr.



Planung der personellen Ressourcen:

Position Monat Gesamtarbeitszeit im Projekt Budget

Projektleitung 3, 0 Tage = 21 Arbeitsstunden 6 x 21 Std. = 126,0 Std. 126 Std. x 30 € = 3.780,00 €

Vorbereitung PAuftrag 1, 5 Std. 1 x 1,5 Std. = 1, 5 Std. 1,5 Std. x 30€ = 45.00 €


Projektmitarbeiter Projektgruppe

2,5 Tage = 18, 0 Arbeitsstd. 6 x 18 Std. = 108,0 Std. 108,0 Std. x 24 € = 2.592,00 €

6 Projektmitarbeiter 15,0 Tage 0 108, 0 Arbeitsstd. 6x 108 Std. = 648,0 Std. 648,0 Std. x 24 = 15.552,00 €

Gesamtbudget Personalressourcen = 22.599,00 €


Zuarbeit Schreibkraft 3,0 Arbeitsstd. 6 x 3,0 Std. = 18,0 Std. 18 Std. x 15 € = 270,00 €

Zuarbeit Hausmeister 4,0 Arbeitsstd. / 3 Veranstalt 3 x 4,0 Std. = 12,0 Sdt. 12 Std. x 15 € = 180,00 €

Zuarbeit ÖA Stabsstelle 6,0 Std. 6 Std. x 30 € = 180,00 €



Kostenkalkulation Projektkosten:

Kostenart Aufwendungen Budget

Managementkosten 0,00 €

Arbeitsmaterialien 0,00 €

Arbeitsgeräte/ InfrastrukturProjektausstattung

0,00 €

Fahrtkosten 0,00 €

Verpflegungskosten 0,00 €

Übernachtungskosten 0,00 €

Raumkosten 0,00 €

Gesamtkosten 0,00 €



Kostenkalkulation Projektkosten:

Kostenart Aufwendungen Budget

Programmkosten

Umsetzungskosten

3.400,00 €

Arbeitsmaterialien Flyer - Marketing und Plakate 400,00 €

Fremdhonorare Referent: Information Projektgruppe zum Kick-off-MeetingReferent: eventl. Informationsveranstaltung

200,00 €1.000,00 €

Fahrtkosten

Verpflegungskosten

Übernachtungskosten

Raumkosten

Gesamtkosten 5.000, 00 €



Risikokalkulation

1. Problematische Wirkung des Projekts an sich auf MA

2. Problematische/ missverständliche Presse und ÖA – Medien

3. Persönliche Aversion der Leitung ÖA im Leitungsstab

4. Auftauchen eines aktuellen Korruptionsvorwurfs im Haus

Eintrittswahrscheinlichkeit

KritischeWirkungauf das Projektniedrig

niedrig

hoch

hoch

1

2

34

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