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© Institut für Neues Lernen GmbH, 8304 Wallisellen, www.neueslernen.ch

Ausgangslage

• Aufgabe an Projekt-Team

• Zielvorgaben

• Beschränkte und definierte Ressourcen


Informieren

• Auftrag klären

• Informationen beschaffen

• Informationen sortieren, ordnen, werten

• Wesentliches erkennen

I-P-E-R-K-A


Checkliste: Informieren

• Wer will von wem was und was nicht?

• Wie ist das Produkt, welche Merkmale hat es?

• Wozu dient das Produkt, was muss es bieten?

• In welcher Ausführung soll es (nicht) sein?

• Welchen Belastungsfaktoren ist es ausgesetzt, wie wird es von wem genutzt, erwartete Lebensdauer?

• Welche Umgebungsvariablen sind zu klären?

• Bis wann muss das Produkt übergeben sein?

• Welche Aspekte gibt es noch zu berücksichtigen?

• Verlangte Qualität und Güte? Handling?


Planen

• Ziel definieren

• Lösungsweg bestimmen

• Arbeitsplan erstellen

• Zeitplanung vornehmen

• Ausschlusskriterien bezüglich Machbarkeitsanspruch

I-P-E-R-K-A


Planung des Vorgehens

• Grobplanung mit Eckdaten

• Feinplanung mit Details

• Meilensteine definieren

• Einsatz von Ressourcen


Checkliste: Planen

• Welche Voraussetzungen und Ressourcen haben wir zur Verfügung? Wie können diese eingesetzt werden?

• Material-, Infrastruktur-, Personal- und Zeitbedarf?

• Sind Zeitbudget und zeitliche Planung realistisch?

• Sind die Meilensteine zeitlich und produktemässig definiert?

• Sind die Teilverantwortlichkeiten geklärt?

• Sind die Vorgehens-, und Entscheidungswege klar?

• Haben wir Reservezeit und Unerwartetes eingeplant?

• Sind alle Faktoren des Produktes berücksichtigt?


Entscheiden

• Point of no return

• Strategie festlegen

• Verbindlichkeiten absprechen und festhalten

• Nutzwertanalyse von verschiedenen Varianten

• Argumentarium erstellen und prüfen

I-P-E-R-K-A


• Entscheidungsträger

• Gütekriterien und Qualität des E-Prozesses

• Legitimation und Regeln-Kohärenz

• Akzeptanz und Akkordanz

• Einbezug von allen

• Berücksichtigung der individuellen Ressourcen

Entscheidungs-Findung


Aufgaben-Zuteilung und Verbindlichkeiten

• Wie organisiert sich die Gruppe

• Transparenz der Abläufe

• Kompetenzen und Funktionen

• Zuweisung von Jobs und Verantwortung

• Umgang mit Verbindlichkeiten


Führung • Ordnung und Struktur

• Orientierung und Regelwerk

• Lenkung und Leitung

• Umgang mit Verstössen

• Verstärkung, Lob und Tadel


Checkliste: Entscheiden

• Sind Kompetenzen und Entscheidungswege klar?

• Halten sich alle an die Vereinbarungen?

• Ist akzeptiert und kommuniziert, welcher Weg eingeschlagen wird? Von den Auftraggebern?

• Ist das Argumentarium erstellt und kommuniziert?

• Sind der eingeschlagene Weg und das anvisierte Ziel noch richtig? Stimmen die Teilentscheide mit dem Gesamtziel überein?

• Sind die Abmachungen verhältnismässig und angepasst, verstanden und verinnerlicht? Stimmen die definierten Abläufe mit der Realität überein?

• Werden die Ressourcen optimal eingesetzt?


Realisieren

• Ziel-Ausrichtung überprüfen

• Probleme beheben

• Zwischenziele überprüfen

• Kurskorrekturen vornehmen

• Irrwege erkennen

• Evtl. Entscheid für/ gegen Abbruch

I-P-E-R-K-A


• Verständigung

• Umgangsformen

• Wertschätzung

• Einbezug von allen

• Teilhabe am Erfolg

• Reflexion und Controlling

Gruppen-Prozess


Macht, Ermächtigung und Entmächtigung

• Wer nimmt sich wieviel und welche Macht-Anteile

• Wer entmächtigt oder ermächtigt sonst wen/sich selber

• Gibt es ein Macht-Vakuum oder Macht-Überhang

• Auswirkung von Machtkämpfen und Machtverschiebung


Konzept und Umsetzung/Problem-Lösung

• Konzept- und Planungstreue

• Unerwartete Probleme und Problemlösungsverhalten

• Ressourcen-Orientierung beim Lösen von Problemen

• Sündenbock-Rollen und Zuschiebungen

• Verantwortung und Übernahme der Verantwortung


Umgang mit Hauptlinien und Details

• Gibt es Raum für Verbesserungen innerhalb der definierten Teilaufgaben (Eigenständigkeit)

• Wie geht die Gruppe damit um


Checkliste: Realisieren

• Werden die geplanten Schritte auch tatsächlich umgesetzt?

• Stimmt Mittel und Wege in Bezug auf das Ziel?

• Werden die Ressourcen auch tatsächlich genutzt?

• Gehen die Projektteilnehmenden nach Plan und Absprache vor oder gehen sie eigene Wege?

• Gibt es Wegmarken und Teilerfolge? Werden die Meilensteine erreicht? Muss mehr «Dampf» aufgesetzt werden? Stimmt das Zeitbudget noch?

• Braucht es zusätzliche Mittel?

• Verlaufen die Gruppenproszesse so, dass sie dem Produkt und dem Ziel dienen?


Kontrollieren

• Meilensteine überprüfen

• Vergleich von Planung und Umsetzung

• Checkliste, eigene und Fremdkontrolle

• Qualitätskontrolle

• Abnahmekriterien überprüfen

I-P-E-R-K-A


Umgang mit der Zeit

• Controlling und Planungs-Korrektur


«Abweichlerisches» Verhalten Einzelner

• Wer macht was wann anders als vereinbart

• Wie geht die Gruppe damit um / Konsequenzen


Checkliste: Kontrollieren

• Sind alle Abmachungen präsent und ist man willens diese einzuhalten? Können die Ziele und Teilziele erreicht werden?

• Werden Kontroll-Instrumente wie Checklisten etc. eingesetzt und gibt es Konsequenzen, wenn Mängel erkannt werden?

• Stimmt die Qualität des Produktes, bewährt sich das Produkt in Tests?

• Sind alle Teile der Abmachungen und Vereinbarungen berücksichtigt oder ging etwas vergessen?

• Gibt es Tabus, Verschleierungen von Missständen?

• Wie sind die Rückmeldungen an die Teilverantwortlichen? Kommunikation?


Auswerten

• Reflexion über Produkt (Ziel : Resultat)

• Reflexion über Prozess (Ressourcen; Gruppendynamik)

• Reflexion über Zusammenarbeit, Umgang miteinander

• Optimierung formulieren (Produkt und Prozess!)

• Erkenntnisse zusammenfassen

I-P-E-R-K-A


Erfolg und Nicht-Erfolg: Erfolgsfaktoren

• Tauglichkeit der Aktionen

• Abschätzbarkeit des Erfolgs

• Einbezug von Vorwissen

• Ressourcen-Orientierung

• Erfolgs-Sicherung und Controlling

• Realisierbarkeit


• Wer verbucht den Erfolg als den seinigen?

• Wer übernimmt die Verantwortung für den ausbleibenden Erfolg?

• Zuweisungen und Ablenkungen

• Anerkennung, Feedback im Team

• Auswirkungen aufs Selbstbewusstsein

Umgang mit dem Erfolg


Umgang mit Ideen und Vorschlägen

• Wer brachte welche Ideen

• Wessen Ideen wurden berücksichtigt und eingebaut

• Wessen Ideen blieben unbeachtet

• Wie ging der/die Ideenlieferant/in damit um

• Bedeutung der Beziehungsebene und der sozialen Machtverhältnisse

• Werthaltung gegenüber Sicherheit und Kreativität


Umgang mit den Ressourcen

• Gibt es einen König der Ressourcen

• Verfügbarkeit und Zugänglichkeit

• Verwaltung und Nutzung

• Verschleiss


Checkliste: Auswerten

• Sind alle Ziele erreicht worden? Weshalb (nicht)?

• Wurden die Ressourcen, das Material, die Personen, die Zeit optimal eingesetzt?

• Wo gibt es Verbesserungsideen zum Produkt, zum Prozess, zur Zusammenarbeit, zum Umgang im Team?

• Gab es Verschleiss von irgendetwas?

• Was machen wir das nächste Mal anders/besser?

• Haben wir uns aufgrund dieser Erfahrung verändert/etwas gelernt/Erkenntnisse gewonnen?

• Wie werden die Verantwortlichkeiten das nächste Mal gehandhabt?

• Informations- und Wissensmanagement?

I

P

E

R

K

A

IPERKA-Methode

12.09.06 / v01.1

Was ist die IPERKA-Methode

• IPERKA ist eine Arbeitsmethode, welche Ihnen helfen kann, ein Projekt zu be-wältigen.

• IPERKA kann Ihnen auch aufzeigen, in welchen Schritten Sie ein Problem lösen können.

Was heisst IPERKA

I Informieren

P Planen

E Entscheiden

R Realisieren

K Kontrollieren

A Auswerten

IPERKA1

2

Information

• Mit den Zielen des Auftrages vertraut machen

Wie lautet der Auftrag? Bis wann wird das Ergebnis erwartet?

Planung

• Lösungswege erarbeiten• Vorgehen aufzeigen

Gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie der Auftrag zu lösen ist? Welche Priori-tät hat der Auftrag?

Entscheiden

• Für eine Lösung entscheiden

Welche Kriterien sind für die Entscheidung ausschlaggebend?

Realisieren

• Auftrag ausführen • Arbeiten dokumentieren

Wo liegen mögliche Gefahren, wenn wir vom ursprünglichen Plan abweichen?

Kontrollieren

• Kontrollieren und überwachen

Sind Verbesserungsmassnahmen einzuleiten?

Auswerten

• Gelerntes auswerten und in Zukunft anwenden

Was können wir bei künftigen Aufträgen besser machen? Was haben wir bei die-sem Auftrag gelernt?

IPERKA

3 IPERKA

1. InformierenWas soll getan werden?

2. PlanenWelche Lösungswege gibt es und wie können wir vorgehen?

3. EntscheidenFür welches Vorgehen ent-scheiden wir uns?

4. Realisieren

5. KontrollierenIst der Auftrag fach- und Kun-dengerecht ausgeführt?

6. AuswertenWie war es, was muss näch-stes Mal besser werden?

Das 6-Schritte-Modell

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