1 Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher...

1

Demonstration:Demonstration:

Webgestütztes KonferenzmanagementsystemWebgestütztes Konferenzmanagementsystem

zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungenzur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen

PD Dr. habil. Andreas DeiningerPD Dr. habil. Andreas Deininger

Berlin, 12. November 2004Berlin, 12. November 2004

Informationsveranstaltung an der Informationsveranstaltung an der

FU Berlin, Fachbereich „Veterinärmedizin“FU Berlin, Fachbereich „Veterinärmedizin“

2

1.1. EinführungEinführung1.1 Vorstellung der eigenen Person1.1 Vorstellung der eigenen Person

1.2 Historie des Konferenzmanagementsystems1.2 Historie des Konferenzmanagementsystems

2.2. KonferenzmanagementKonferenzmanagement2.1 Grundsätze für eine erfolgreiche Abwicklung2.1 Grundsätze für eine erfolgreiche Abwicklung

2.2 Rechnergestützte Konferenzverwaltung2.2 Rechnergestützte Konferenzverwaltung

3.3. Praktische Demonstration des SystemsPraktische Demonstration des Systems

4.4. Möglicher zukünftiger EinsatzMöglicher zukünftiger Einsatz4.1 Lizenrechtliche Fragen4.1 Lizenrechtliche Fragen

4.2 Szenarien für den Einsatz4.2 Szenarien für den Einsatz

GliederungGliederung

3

.

Eigene PersonEigene PersonEinführung: Vorstellung der Einführung: Vorstellung der eigenen Personeigenen Person

EDV-Wissen zukünftig hauptberuflich tätig als EDV-Trainer und Berater mehrfach zertifiziert:

Wissenschaftlicher Werdegang: 2001: Habilitation am Fachbereich “Agrarwissenschaften”, Universität Kassel

2001-2004 Vertretungsprofessur, Martin-Luther- Universität Halle/Saale

Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung

wissenschaftlicher Tagungen

Einführung

- Vorstellung der eigenen Person

- Historie des Konferenz- managementsystems

Konferenzmanagement- Grundsätze

- Rechnergestützte Konferenzverwaltung

Praktische Demonstration

Möglicher zukünftiger Einsatz

- Lizenzrechtliche Fragen

- Szenarien für den Einsatz

4

.

HistorieHistorieHistorie des SystemsHistorie des Systems

1999-2002: beteiligt an der Organisation von insgesamt 9 Konferenzen in Ägypten, Südostasien und Lateinamerika (DAAD Alumni Programm)

2002: Deutscher Tropentag am Standort Kassel/ Witzenhausen: erste systematische Arbeiten

2003: Deutscher Tropentag in Göttingen: Verfeinerung des Systems

2003: „Engendering PRSPs in Africa“ (Kenia, Nairobi), GTZ, Eschborn

2004: Deutscher Tropentag in Berlin (HU)

2005 ??



Einführung









5

.

Grundsätze IGrundsätze IKonferenzmanagement – Konferenzmanagement – Grundsätze (I)Grundsätze (I)

Im Zusammenhang mit einer Konferenz fällt eine Vielzahl von Daten an (Abstracts, Personen, ...)

Organisiere Deine Daten so, dass sie an Organisiere Deine Daten so, dass sie an einereiner zentralen Stelle in zentralen Stelle in einereiner Datenbank Datenbank und in und in einereiner Mailbox ablegt werden Mailbox ablegt werden

Viele Personen in unterschiedlichen Funktionen an unterschiedlichen Orten benötigen Zugang zu diesen Daten

Mache diese Datenbank Mache diese Datenbank onlineonline verfügbar, verfügbar, so dass der Zugriff von jedem Ort und zu so dass der Zugriff von jedem Ort und zu jeder beliebigen Zeit stattfinden kann.jeder beliebigen Zeit stattfinden kann.



Einführung









6

.

Grundsätze IIGrundsätze IIKonferenzmanagement – Konferenzmanagement – Grundsätze (II)Grundsätze (II)

Ein Computer ist an jedem wissenschaftlichen Arbeitsplatz verfügbar, und jeder Computer verfügt über einen Webbrowser

Entwickle eine zentrale Konferenzwebseite mit Entwickle eine zentrale Konferenzwebseite mit einem öffentlichen und einem organisatorischen einem öffentlichen und einem organisatorischen Bereichen und kopple diese an Deine Bereichen und kopple diese an Deine Datenbank.Datenbank.

Arbeite nicht nur Du für die Teilnehmer, sondern lasse Deine Teilnehmer auch für Dich arbeiten!

Wickle die Eingabe von Abstracts, Wickle die Eingabe von Abstracts, Teilnehmerregistrierungen …, über Teilnehmerregistrierungen …, über Webformulare ab, die unmittelbar Deine Webformulare ab, die unmittelbar Deine Datenbank aktualisieren.Datenbank aktualisieren.



Einführung









7

.

Grundsätze IIIGrundsätze IIIKonferenzmanagement – Konferenzmanagement – Grundsätze (III)Grundsätze (III)

80-90% der Teilnehmer reichen Ihr Abstract ein oder zwei Tage vor der Deadline ein!

AutomatisiereAutomatisiere Deine Tätigkeiten, so dass Du Deine Tätigkeiten, so dass Du damit gleichermaßen fünf, fünfzig oder damit gleichermaßen fünf, fünfzig oder fünfhundert Teilnehmer verwalten kannst!fünfhundert Teilnehmer verwalten kannst!

Konferenzen finden sehr oft periodisch wiederkehrend an verschiedenen Orten statt.

Behalte die Daten aus den Vorjahren auf Deiner Behalte die Daten aus den Vorjahren auf Deiner Konferenzwebseite, auch wenn der Ort wechselt! Konferenzwebseite, auch wenn der Ort wechselt! Nutze die Teilnehmerdaten aus den Vorjahren Nutze die Teilnehmerdaten aus den Vorjahren auch am nächsten Konferenzort weiter!auch am nächsten Konferenzort weiter!



Einführung









8

.

Beteiligte Person

Browser

Konferenzportal Konferenz-datenbank

Anfrage/ Update

Information /Rückmeldung

Personen, Abstract- und Registrierungsdaten

Rechnergestütze Rechnergestütze KonferenzverwaltungKonferenzverwaltung



Einführung









9

.

TeilkomponentenTeilkomponentenKonferenzmanagementsystem - Konferenzmanagementsystem - TeilkomponentenTeilkomponenten

Konferenzportal (Webpräsenz) Einreichung von Abstracts Begutachtung der Abstracts Benachrichtigung der Teilnehmer über Annahme/ Ablehnung Erstellung eines Konferenzbandes Upload von Datashows für Präsentationen Einreichung und Publikation von full papers Registrierung von Konferenzteilnehmern Konferenzdesk: Registrierung bei der Konferenz selbstSerienmails (Vorankündigung, Deadlines,...)



Einführung





Praktische Demonstration- Konferenzportal- Einreichung von Abstracts- Benachrichtigung- Konferenzband- Upload Datashow / Full paper- Teilnehmerregistrierung- Konferenzdesk




10

.

KonferenzportalKonferenzportalWebportal einer KonferenzWebportal einer Konferenz

Zentrale Anlaufstelle für alle Belange der aktuellen Konferenz und Folgekonferenzen

Demonstration

Differenzierung in verschiedene Bereiche

Öffentlicher BereichÖffentlicher Bereich

Member Area (passwortgeschützt, etwa für Member Area (passwortgeschützt, etwa für Gutachter)Gutachter)

Organisationsbereich, nur ausgewählte Organisationsbereich, nur ausgewählte RechnerRechner

Registrierung einer eigenen Domain empfehlenswert



Einführung









11

.

http://www.tropentag.de

12

.

DatenbankDatenbankZentrale Online-DatenbankZentrale Online-Datenbank

Zentrale Datenspeicherung Online-Zugriff Tabellen: Abstracts, Personen,

Registrierungen, Sessions und Subsessions Datenquelle für das Webportal

Demonstration:

Änderung eines Personendatensatzes Delegierung der Adressaktualisierung an

die Teilnehmer selbst



Einführung









13

.

http://database.tropentag.dePerson-ID: 3282

14

.

http://www.tropentag.deAbstract-ID: 469

15

.

Einreichung von AbstractsEinreichung von Abstracts

Demonstration

Online-Formular mit Eingabevalidierung Länge des Abstracts (z.B. 250-350 Zeichen) Auswahl der Autoren aus Personenliste Sofortige Publikation des Abstracts im Internet Webformat (HTML)Druckformat (pdf) Automatische E-Mail Benachrichtigung der Autoren Automatische Korrektur von Hoch- und Tiefstellung, Kursivschreibung etc. Sofortige Berücksichtigung des eingereichten Beitrags im Book of Abstracts



Einführung









16

.

http://www.tropentag.de/submission/index.php?cheat=1

17

.

Benachrichtigung über Annahme Benachrichtigung über Annahme Ablehnung des AbstractsAblehnung des Abstracts

Demonstration

Eintragung der Bewertung in der Datenbank Serien-Email zur Bekanntgabe der Bewertung eine Email pro Abstract gerichtet an die Kontaktperson, Kopien an alle Autoren enthält einen Link auf eine Webseite im Internet Bewertungswebseite im Internet gibt Ergebnis der Bewertung bekannt bittet Autoren via Online-Formular um Zu- oder Absage für Präsentation oder Posterbeitrag Bietet Links zur nochmaligen Einsicht des Abstracts, zur Korrektur der Adressdaten und zur Registrierung für die Tagung



Einführung









18

.

http://www.tropentag.de/organisers/notification.php?abstractID=

19

.

KonferenzbandKonferenzband

Demonstration Admin Tool

Erstellung unmittelbar aus den Inhalten der Datenbank Gestaltung des Bandes allgemeines Inhaltsverzeichnis für alle Sessions am Anfang des Bandes, detailliertes Verzeichnis direkt vor jeder Subsession weitere Features: Stichwortverzeichnis und Autorenverzeichnis, beide automatisiert generiert AdminTool für die schnelle Bearbeitung aller Beiträge des Bandes



Einführung









20

.

http://www.tropentag.de/proceedings/proceedings.pdf

21

.

Upload von BeiträgenUpload von Beiträgen

Demonstration

Upload von Datashows für Präsentation an der Konferenz Online-Formular zum Upload für die Teilnehmer hochgeladene Beiträge werden automatisch einheitlich (um)benannt und in das passende Unterverzeichnis abgelegt diese Verzeichnisse werden auf CD gebrannt Upload von full papers automatische Publikation im Internet Bestätigungsmail an die Autoren automatische Kontrolle des Formats (pdf) und der maximalen Seitenzahl Volltextsuche in allen eingereichten Abstracts via Online Formular



Einführung









22

.

http://www.tropentag.de/submission/upload_fullpaper.php

23

.

TeilnehmerregistrierungTeilnehmerregistrierung

Demonstration

Online Formular für Teilnehmerregistrierung automatisierte Antwortmail mit Zahlungs- aufforderung für Konferenzgebühren bereits im System registrierte Personen können sich besonders schnell anmelden Teilnehmerlisten stets aktuelle Listen für Registrierungen Grundlage für Namensschilder, Raumplanung, etc. Zahlungseingang Online Formulare für Zahlungseingang



Einführung









24

.

http://www.tropentag.de/submission/participation.php

25

.

KonferenzdeskKonferenzdesk

Demonstration

Online Formular für Teilnehmerregistrierung alle wesentlichen Daten für die Person liegen auf einen Blick vor (Abstracts, Zahlungs- eingang, ...) Es kann ermittelt werden, ob eine Person bereits eingetroffen ist Teilnehmerlisten stets aktuelle Listen für die Teilnehmer automatisierte Erstellung einer Liste aller Teilnehmer



Einführung









26

.

http://www.tropentag.de/conferencedesk/

27

Für das gesamte Projekt werden ausschließlich frei verfügbare Open-Source Softwareprojekte verwendet:

Lizenrechtliche FragenLizenrechtliche Fragen



Einführung









28

.EinsatzszenarienEinsatzszenarien

Szenarien zum EinsatzSzenarien zum Einsatz

Jede Konferenz ist individuell unterschiedlich, so dass das System jeweils einer individuellen Anpassung bedarf. Die Anpassung des Systems dagegen erfordert administrative und Programmierkenntnisse

Es ist zumeist angebracht, neben dem Nutzungsrecht für die Es ist zumeist angebracht, neben dem Nutzungsrecht für die Software auch die Dienstleistung einer kontinuerlichen Betreung Software auch die Dienstleistung einer kontinuerlichen Betreung und Anpassung des Systems zu erwerbenund Anpassung des Systems zu erwerben

Routinearbeiten mit dem System sollen und müssen von Routinearbeiten mit dem System sollen und müssen von Mitarbeitern/HiWis vor Ort ausgeführt werdenMitarbeitern/HiWis vor Ort ausgeführt werden



Einführung









29

Besten Dank für Ihre Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Aufmerksamkeit!

30

AusblickAusblick

1 Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher...

Documents

Transcript of 1 Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher...