JAHRESBERICHT 201010

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Jahresbericht 2010 3

Vorwort ............................................................................................................................ 5

Zahlen im Überblick .......................................................................................................... 7

Projekte ............................................................................................................................ 9

Produkte ......................................................................................................................... 15

Unternehmen .................................................................................................................. 25

Impressum ...................................................................................................................... 35

Inhalt

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Alexander Schroth, Vorstandsvorsitzender

Rudolf Schleyer, Mitglied des Vorstands (r.)

Jahresbericht 2010 5

In diesem Zusammenhang hat die AKDB mit der Präsentation ihres Bürgerservice-Portals eine innovative und praxisnahe Lösung vor-gestellt. In Verbindung mit dem neuen Per-sonalausweis sparen sich Bürger Wege und Zeit, Verwaltungen müssen weniger Daten erfassen und können sich so noch stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Die erweiterte Zuständigkeit im Kfz-Bereich startete mit einem erfolgreichen Pilotprojekt in Oberfranken. Dabei können Bürger und Kfz-Händler ihre Fahrzeuge wohnortunab-hängig bei der für sie jeweils am günstigsten gelegenen Kfz-Behörde zulassen, was den Bürgerservice spürbar erhöht. Staatssekretä-rin Katja Hessel aus dem Wirtschaftsministe-rium bezeichnete die AKDB in diesem Zusam-menhang als „innovative Ideenschmiede“.

Lesen Sie im Jahresbericht 2010 über diese und weitere Projekte und Produktentwick-lungen der AKDB sowie über das Unterneh-men selbst. Am Ende dieses erfolgreichen Geschäftsjahres danken wir allen Kunden, Mitarbeitern und Partnern für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit und freuen uns auf eine positive Entwicklung 2011 – ein Jahr, in dem die AKDB auf 40 Jahre Lösun-gen, Innovation und Erfahrung im Dienste der Kommunen zurückblicken darf.

Vorwort Ende 2010 ist wieder ein sehr erfolgreiches Geschäftsjahr für die AKDB zu Ende gegan-gen. Ein weiteres Mal gelang es der AKDB im vergangenen Jahr ihre Umsatzergebnis-se aus Leistungen zu steigern, auf rund 76 Millionen Euro. Und das bei den bekannten schwierigen wirtschaftlichen Rahmenbedin-gungen der Kommunen und ohne Preiserhö-hungen in den von der AKDB entwickelten Kernverfahren. Dabei konnte die AKDB als Branchenführer für kommunale Software ihre Position in Bayern und im restlichen Bundesgebiet halten und ausbauen. Grund-lage für diesen Erfolg bildete zum einen die auf Augenmaß und Partnerschaft mit den Kommunen ausgerichtete Geschäftspolitik. Zum anderen natürlich die über 750 hoch qualifizierten und motivierten Mitarbeiter an sieben Standorten in ganz Bayern, die mit ihrem Know-how die Produktentwicklung, den Vertrieb und den Kundenservice weiter verbesserten. Wie immer arbeitete die AKDB dabei konstruktiv mit den bayerischen kom-munalen Spitzenverbänden zusammen.

Mit Spannung wurde im letzten Jahr die Einführung des neuen Personalausweises er-wartet. Die IT-Dienstleister und die Einwoh-nermeldeämter hatten sich auf dieses Groß-projekt gewissenhaft vorbereitet. Dass es in der Einführungsphase an verschiedenen Stel-len nicht immer so reibungslos geklappt hat, wie sich das alle Beteiligten gewünscht hät-ten, lag nicht an der AKDB. Durch Versäum-nisse der Bundesdruckerei und des Gesetzge-bers gab es unterschiedliche Probleme. Diese sollten aber den Blick auf das Ganze nicht verstellen: Der neue Personalausweis erhöht die Fälschungssicherheit und bietet für Bür-ger die Chance, weitere Behördengänge auf sicherem Weg online durchzuführen.

Alexander Schroth

Vorstandsvorsitzender

Rudolf Schleyer

Mitglied des Vorstands

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So leer wie auf diesem Bild sind die AKDB-Schulungsräume nur selten: 2010 haben mehr als 6.000 Teilnehmer die Schulungen besucht.

Jahresbericht 2010 7

Zahlen im Überblick

Umsatz aus Leistungen 2010

Umsatz aus Leistungen in Mio. €

Stabile Finanzen: Die

AKDB steigerte 2010 ihren

Umsatz aus Leistungen

um rund zwei Prozent.

Zahl des Jahres 2010

2010 konnte die AKDB die ohnehin guten Ge-schäftsergebnisse der Vorjahre erneut verbes-sern: Sie erwirtschaftete den bislang höchsten Umsatz von fast 76 Millionen Euro aus den von ihr vermarkteten Leistungen. Trotz oder

gerade wegen der finanziell angespannten Lage haben viele öffentliche Verwaltungen gezielt in die Zukunft investiert. Deshalb hat die AKDB ihr Produkt- und Dienstleistungs-angebot erneut ebenso gezielt erweitert.

6.007 Teilnehmernahmen an den Fortbildungsseminaren der AKDB teil. Mit dem größten und umfassends-ten IT-Fortbildungsangebot für Kommunalverwaltungen bietet die AKDB in Hunderten von Kursen in allen Regionen Bayerns praxisgerechte und preiswerte Schulungen für alle kommunalen Aufgabenbereiche an. Investitionen in Fortbildungen machen sich auf jeden Fall schnell bezahlt: Die Seminarpreise sind nun bereits im vierten Jahr in Folge stabil! Alle Seminare können auch als individuelle Inhouse-Schulungen gebucht werden, auf Wunsch mit mobiler Schulungshardware. Das Schulungsangebot wird ständig aktualisiert. Lau-fende Informationen darüber finden sich auf der Homepage www.akdb.de

201075,9

Auch 2010 wieder stark

besucht: die Schulungen

der AKDB

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Jahresbericht 2010 9

Projekte

Innovativ.

Bei vielen Projekten bewies die AKDB im ver-gangenen Jahr ihre innovative Vorreiterrolle. Unter anderem in den Bereichen Einwohner-meldewesen, eGovernment und Verkehrs-wesen wurde sie ihrem Auftrag gerecht und unterstützte die Kommunen auf allen Gebie-ten der elektronischen Datenverarbeitung.

Die Einführung des neuen Personalauswei-ses war das deutlich anspruchsvollste Projekt im Einwohnermeldewesen. Dabei konnte die AKDB ihre Aufgaben zuverlässig erledigen, indem sie Feldtestphasen und Rollout recht-zeitig abschloss und die Kunden immer mit den aktuellsten Software-Versionen bedien-te. Kritik wurde dagegen an der Projektorga-nisation der Bundesdruckerei laut.

Ein weiteres großes Projekt des letzten Jah-res war die Präsentation eines Prototyps des Bürgerservice-Portals bei verschiedenen Ver-anstaltungen wie der Fachmesse Moderner Staat und dem IT-Gipfel in Dresden. Die in-tegrierte Nutzung des neuen Personalaus-weises sorgt dafür, dass künftig Kommunen ihren Bürgern Behördengänge bequem von zu Hause aus ermöglichen können.

Mit der erweiterten Zuständigkeit können Bürger und Fahrzeughändler ihre Fahrzeuge wohnortunabhängig bei der für sie jeweils am günstigsten gelegenen Kfz-Behörde zu-lassen. Über diese und weitere erfolgreiche Projekte des vergangenen Jahres mehr in dieser Rubrik.

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Bei der Einführung des

neuen Personalausweises

hatten Passämter und

IT-Dienstleister im Vorfeld

alles getan, um fristgerecht

starten zu können.

Die Einführung des neuen Personalausweises war im Jahr 2010 das deutlich anspruchs-vollste Projekt im Einwohnermeldewesen. Dabei äußerten die Kommunen Kritik an den Rahmenbedingungen des Gesetzgebers. Die aufgetretenen Pannen und Fehler wurden aber nicht den Software-Herstellern angelas-tet. Der Vorsitzende des Bayerischen Städte-tags, Hans Schaidinger, sagte dazu: „Es kann nicht sein, dass die Passämter den Ausweis nicht ausgeben können und die Kommunen als Prellbock der Bundesdruckerei herhalten müssen. ... Die IT-Dienstleister haben im Vor-feld alles getan, um fristgerecht starten zu können.“

Die AKDB hatte ihre Aufgaben also zuver-lässig erledigt – die Feldtestphasen und der Rollout waren rechtzeitig abgeschlossen und die Kunden zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit den aktuellen Software-Versionen be-dient. Dagegen musste man bei der Projekt-organisation des Bundes und der Bundes-druckerei fachliche und technische Mängel feststellen. Verschobene Liefertermine und ein von der Bundesdruckerei verursachter hoher Zeitdruck zwangen die AKDB zu kurz-fristigen Korrekturen und Programmanpas-sungen. Die Auslieferung an die bundesweit über 1.100 Kommunen in einem knapp be-messenen Zeitrahmen war eine erhebliche Herausforderung. Nicht zuletzt dem von Kundenseite vielfach bestätigten großen En-gagement der AKDB und natürlich der Kom-munen selbst ist die erfolgreiche Einführung zu verdanken.

Gute Vorbereitung durch die AKDB

Die neuen Abläufe und Geschäftsprozesse

in den Personalausweisbehörden sind opti-mal in die Software OK.EWO integriert. Die OK.EWO-Kunden – das sind Meldebehörden, die bundesweit für über 20 Millionen Bür-ger zuständig sind – fühlten sich durch die frühzeitige und umfassende Vorbereitung durch die AKDB sehr gut betreut. In Rund-schreiben, Informationsveranstaltungen und Kundenfachtagungen hatte die AKDB die Kommunen über alle Anforderungen an die IT-Infrastruktur und über die neuen Aufga-ben in den Ausweisämtern informiert. Die AKDB führte zusätzlich mit E-Learning-Mo-dulen unterstützte Kundenschulungen für über 2.000 Sachbearbeiter aus über 1.300 Behörden durch.

Zufriedene Kunden

Ob Hamburg oder Wiesbaden, Bayreuth oder Ingolstadt: Diese AKDB-Kunden berich-teten allesamt von einem recht reibungslo-sen Start des neuen Ausweisdokuments, um nur einige Rückmeldungen aus den Kommu-nen herauszugreifen. In Hamburger Medi-en war von einem störungsfreien Verlauf in den Bezirksämtern der Hansestadt zu lesen. Hamburg ist mit seinen 1,8 Millionen Ein-wohnern der größte Einzelkunde der AKDB. Helmut Müller, Oberbürgermeister der Lan-deshauptstadt Wiesbaden, dem größten Nutzer von OK.EWO in Hessen, überzeugte sich ebenfalls von der gelungenen Einfüh-rung des neuen Personalausweises. Bay-reuths Oberbürgermeister Michael Hohl ge-hörte zu den Ersten, die den neuen Ausweis beantragten. Und schließlich bedankte sich Karl Koller, Bürgeramtsleiter Ingolstadts, bei der AKDB für „die Unterstützung und kon-struktive Zusammenarbeit“.

Herausforderung: die Einführung des neuen Personalausweises

Bürgerservice

Jahresbericht 2010 11

Wege zur Zulassungsstelle werden meist als lästig empfunden. Dabei haben sich die Warte- und Bearbeitungszeiten in vie-len Zulassungsstellen durch den Einsatz moderner Software und das Angebot von Internet-Portalen schon spürbar verringert. Das Pilotprojekt „Erweiterte Zuständigkeit – mehr Qualität, Effizienz und Service in der Kfz-Zulassung“ ermöglicht nun den nächs-ten Schritt: Verschiedene Zulassungsstellen sind so vernetzt, dass der Bürger oder der Kfz-Händler sein Fahrzeug bei der am güns-tigsten gelegenen Behörde anmelden kann. Das heißt, Bürger können mit der Software OK.VORFAHRT nicht nur ihr Auto neu anmel-den, sondern auch andere Zulassungsvor-gänge wohnortunabhängig durchführen.

Zunächst galt das für Personen und Fahrzeug-händler aus der Stadt und dem Landkreis Bayreuth sowie dem Landkreis Kulmbach. Inzwischen denken immer mehr Kommu-nen über die Einführung dieses verbesser-ten Bürgerservice nach. Interessant wird die verwaltungsübergreifende Zulassung auch für Fahrzeughändler. Ihnen bieten geringe-

re Benzinkosten und Arbeitszeiteinsparung große Anreize. Der verminderte CO2-Ausstoß trägt seinen Teil zu einem verantwortungs-bewussten Umgang mit der Umwelt bei.

Auch Kommunen, die nicht OK.VORFAHRT anwenden, können wohnortunabhän-gige Fahrzeugzulassungen aufnehmen. Dies ist mit einer Interimslösung möglich. OK.VORFAHRT gibt Kennzeichen für die-se Fahrzeugzulassungen frei und leitet sie an Nicht-OK.VORFAHRT-Anwender weiter. Eine Doppelvergabe ist ausgeschlossen. Umgekehrt ist es mit OK.VORFAHRT natür-lich sofort möglich, Zulassungsvorgänge für Nicht-Anwender inklusive Zuteilung externer Kennzeichen durchzuführen, die in einer ei-genen Tabelle hinterlegt sind. Die technische Kommunikation erfolgt über das zentrale OK.KOMM. Diese Vorgehensweise definiert das Deutschland-Online-Projekt als bundes-weiten Standard. Damit steht 2011 weiteren Schritten, die einen bundesweiten Einsatz der wohnortunabhängigen Fahrzeugzulas-sung zum Ziel haben, nichts mehr im Weg.

Viel Lob für die erweiterte Zuständigkeit

Verkehr

Grünes Licht für eine noch

komfortablere Kfz-Zulas-

sung: Bayreuths OB Dr.

Michael Hohl, Staatssekre-

tärin Katja Hessel, Kulm-

bachs Landrat Klaus Peter

Söllner, AKDB-Vorstands-

vorsitzender Alexander

Schroth, Diana Seeber vom

Landratsamt Bayreuth und

Regierungsvizepräsidentin

Petra Platzgummer-Martin

(v.l.)

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Auf verschiedenen Veranstaltungen wie der Fachmesse Moderner Staat oder dem IT-Gipfel in Dresden hat die AKDB 2010 das Bürgerservice-Portal als entscheidende kom-munale Innovation in Verbindung mit dem neuen Personalausweis präsentiert.

Das Bürgerservice-Portal ist eine innovative Integrationsplattform für Online-Bürgerser-vices zur Bündelung unterschiedlicher Ver-waltungsleistungen. Das Portal richtet sich an alle Verwaltungen, die ihren Aufwand reduzieren und ihre Bürgernähe erhöhen wollen. Mit dieser AKDB-Neuentwicklung werden Kommunen künftig ihren Bürgern Behördengänge bequem von zu Hause aus ermöglichen. Dabei macht die integrierte Nutzung des neuen Personalausweises eine sichere Identifikation möglich und reduziert den Aufwand für alle Beteiligten spürbar: Bürger sparen sich Wege und Zeit, Verwal-tungen müssen weniger Daten erfassen.

Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Finanzentwicklungen in den Kommunen sind Effizienzsteigerungen sehr wichtig. Die nahtlose Integration der Online-Bürgerser-vices mit den Fachverfahren erschließt erst deren volle Leistungsfähigkeit und erlaubt

es, bestehende Optimierungspotenziale aus-zuschöpfen.

eID- und sdID-Funktionalität für hohe Sicherheit

Die Plattform berücksichtigt bereits eine der Einsatzmöglichkeiten des neuen Personal-ausweises, nämlich die eID-Funktion, für eine sichere Authentifizierung des Nutzers. Zusätzlich ermöglicht das semidigitale Iden-tifikationsverfahren (sdID-Verfahren), dass auch Bürger mit herkömmlichen Ausweisen die Online-Dienste im Bürgerservice-Portal sicher nutzen können.

In einer ersten Stufe stehen besonders Diens-te aus dem Melde- und Verkehrswesen zur Verfügung. Diese werden laufend um wei-tere Anwendungen, wie beispielsweise aus dem Personalwesen, Finanzwesen, Bau- und Grundstückswesen sowie dem Sozialwesen erweitert. Je nach Situation der öffentlichen Verwaltung lassen sich unterschiedliche An-wendungen umsetzen – von der Integration einzelner Fachverfahren in die bestehende Homepage der Kommune bis hin zur Um-setzung des gesamten Internetauftritts über das Bürgerservice-Portal.

Vorstellung des Bürgerservice-Portals

Auch an anderen Projekten hat die AKDB 2010 gearbeitet:

Elektronischer Aufenthaltstitel eAT•Zeichensatzumstellung im Meldewesen•Green IT bei der AKDB•Elektronische Aktenführung: der Weg ins papierlose Büro•Software-Unterstützung für Personalabteilungen•

eGov

Jahresbericht 2010 13

Mit der Entwicklung des multifunktionalen Dienstausweises haben die AKDB und die LivingData ein richtungsweisendes Projekt vorangetrieben. Der multifunktionale Dienst-ausweis hat viele Vorteile: Zeiterfassung, Zu-trittskontrolle, Login am System, Digitale Sig-natur, E-Mail-Verschlüsselung, Sichtausweis. Diese und weitere Informationen passen nun auf eine Chipkarte. Dazu kommt auch noch Single Sign-On: Ein zugangsberechtigter Nutzer meldet sich nur einmal an und hat so auf alle Rechner und Dienste Zugriff.

Das bedeutet Zeitersparnis und Arbeitser-leichterung bei gleichzeitig mehr Sicherheit. Die Verschlüsselung erfolgt zuverlässig mit

der PKI (Public-Key-Infrastruktur) des Frei-staates Bayern.

Mit OK.FIS Signatur kann man z. B. im Fi-nanzbereich behördenintern verschlüsselt kommunizieren und damit Kassenbelege signieren. Damit steht Kommunen eine pra-xisnahe und benutzerfreundliche Lösung zur Verfügung, die den Verwaltungsaufwand der Kommunen deutlich verringern und zugleich die Sicherheit erhöhen wird. 2011 soll zunächst das Landratsamt Augsburg die ersten multifunktionalen Dienstausweise be-kommen. Inzwischen haben zahlreiche an-dere Kommunen Interesse signalisiert, den neuen Dienstausweis ebenfalls einzuführen.

Der multifunktionale Dienstausweis vor dem flächendeckenden Einsatz

Aktuelles zur Neuorganisation SGB IIBis Ende 2010 standen die Kreistage und Stadträte der Kommunen vor der schwieri-gen Entscheidung, sich um eine der sechs kommunalen Optionen zur alleinigen Wahr-nehmung der Aufgaben nach dem SGB II zu bewerben und die nötigen Unterlagen ein-zureichen. Bis März 2011 soll die Auswahl der Landkreise oder Städte erfolgen, die dann eine Zulassung erhalten. Unabhängig vom Ausgang für die Bewerber liefen vorbe-reitende Planungen zur Auswahl der richti-gen IT-Lösung und ihrer Einführung in der zweiten Jahreshälfte 2011.

Die AKDB bietet mit OK.SOZIUS SGB II eine Software-Lösung, die die komplette Leis-tungsbreite des SGB II abdeckt. Das hat sich

bei bereits bestehenden Optionskommunen bewährt und unterstützt die Stärken der kommunalen Aufgabenwahrnehmung. Die vielfältigen Schnittstellen von OK.SOZIUS SGB II zum Sozialamt, Jugendamt, Einwoh-nermeldewesen, Bayerischen Behördeninfor-mationssystem BayBIS oder zur Kraftfahr-zeugzulassung bieten eine effiziente Hilfe.

Für die Umstellung in der zweiten Jahres-hälfte 2011 – die individuelle Einstellung der Software, die Schulung der Mitarbeiter und die Aufnahme der Fallbearbeitung – berei-tete die AKDB bereits Musterplanungen als Grundlage für die jeweiligen Gegebenheiten vor. Denn frühzeitige Planung sorgt für Si-cherheit bei allen Beteiligten.

Finanzwesen

Sozialwesen

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Jahresbericht 2010 15

Kraftvoll.

Zahlreiche Verwaltungen und damit die meisten Bürgerinnen und Bürger profitie-ren im Alltag von den bewährten Produkten der OK.Familie: OK.FIS unterstützt Kommu-nen bei ihrem Weg in die Doppik genauso wie bei ihrem Verbleib in der Kameralistik. OK.VORFAHRT vereinfacht alle Arbeitsabläu-fe in einer Kfz-Zulassungsstelle. Und OK.PWS begleitet Personalabteilungen mit einem effektiven Personalmanagement in die Zu-kunft, nur um einige Beispiele zu nennen. Natürlich überzeugen bayern- und bundes-weit auch die Lösungen aus den Bereichen

Einwohnermelde-, Sozial- und Grundstücks-wesen sowie beim eGovernment und beim Outsourcing.

Die kommunale IT-Landschaft hat sich seit der Gründung der AKDB 1971 in einem atemberaubenden Tempo verändert. Die AKDB begegnete diesem Wandel stets mit qualitativ hochwertigen, zukunftsweisenden Produkten und umfassenden Dienstleistun-gen. Damit war, ist und bleibt die AKDB ein zuverlässiger Partner der Kommunen in die-sem dynamischen Prozess.

Produkte

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Bürgerservice

EinsA: Komfortable Einbürgerungsbearbeitung

Das Bundesverwaltungsamt in Köln führt ein Register zu Staatsangehörigkeitsangele-genheiten, das EStA-Register. Darin sind alle Rechtsentscheidungen gespeichert, die das Thema „Staatsangehörigkeit“ betreffen. Die AKDB hat in den letzten Jahren das Verfah-ren EinsA, die Fachanwendung für Einbür-gerung und Staatsangehörigkeit, optimal angepasst. Alle für die künftigen Meldungen an das EStA-Register erforderlichen Informa-tionen werden so erfasst, wie sie in diesem Register abgespeichert werden.

Die direkte Anbindung an das EStA-Register ermöglicht es, diese Informationen beim Ab-schluss eines Geschäftsvorfalls per Mausklick an das Register zu übermitteln. Ein weiteres

Plus neben der Meldung neuer Sachverhalte: ein zusätzlicher Abgleich der gespeicherten Fälle mit den im EStA-Register gespeicherten Sachverhalten – einschließlich der Daten-übernahme beim Anlegen neuer Personen in EinsA. Die Vorteile für den Anwender liegen darin, dass die Daten nicht mehr doppelt er-fasst werden müssen. Das spart Zeit und mi-nimiert Fehlerquellen. Die Datenintegration verhindert unterschiedliche Schreibweisen von Namen im lokalen und im EStA-Regis-ter.

Das Zusatzmodul für die Anbindung an das EStA-Register wird ab der Version 2.20 von EinsA eingesetzt und steht den Kunden seit Mitte 2010 zur Verfügung.

Die Online-Anbindung zum

Bundesverwaltungsamt in

Köln am Rhein erleichtert

den EinsA-Anwendern die

Arbeit erheblich.

Jahresbericht 2010 17

Das Personalwirtschaftsverfahren OK.PWS der AKDB wurde 2010 um wichtige Funk-tionalitäten erweitert. Diese verbessern die personalwirtschaftlichen Prozesse in den Personalabteilungen erheblich.

Bewerberverwaltung

Mit der OK.PWS Version 3.0 wurde nach erfolgreichem Piloteinsatz die neue Fachan-wendung Bewerberverwaltung freigegeben. Sie erleichtert durch vordefinierte Geschäfts-vorfälle nicht nur das Erfassen und Verwalten der Bewerberdaten, sondern automatisiert durch Formatvorlagen den Schriftverkehr. Jeder Schritt des Bewerbungsprozesses wird im Verfahren mitdokumentiert. Anfragen zum Bearbeitungsstand der Bewerbung können so schnell beantwortet werden. Das Verfahren unterstützt die Personalsachbe-arbeiter auch bei der Koordination der Vor-stellungstermine und der Bewerberauswahl. Interessante Bewerber, die bei der aktuellen Bewerbung nicht berücksichtigt werden, können für künftige Bewerbungsrunden einem Bewerberpool zugeordnet werden. Auswertungen und Statistiken ermöglichen ein umfassendes Bewerbercontrolling.

Reisekostenmanagement

Nun können die Kunden auch die Reisekos-tenabrechnung mit OK.PWS durchführen. Der Beantragungs- und Genehmigungspro-zess wird durch die verwendete Webtechno-logie entbürokratisiert. Die rechtskonforme Abrechnung „per Knopfdruck“ verringert die Fehlerquote durch Plausibilitätsprüfun-gen und erhöht damit die Mitarbeiterzufrie-

OK.PWS unterstützt die Personalabteilungen der Zukunft

denheit. Schnittstellen zur Übernahme der Personaldaten und zur Übergabe der zu ver-steuernden Reisekostenanteile entlasten die Sachbearbeiter von Routinetätigkeiten. Der gesamte Prozess wird vollständig und medi-enbruchfrei abgebildet. Der Status der Rei-se – offen, weitergeleitet zur Genehmigung, genehmigt, abgelehnt, Storno, Festsetzung, festgesetzt, angeordnet, verjährt – sorgt bei allen Berechtigten jederzeit für Transparenz.

eAkte

Die bisherige Papier-Personalakte ist eine zentrale Informationsquelle für die Perso-nalsachbearbeitung. Daneben werden aber auch viele Informationen zum Beschäftigten wie die Vertragsdaten direkt in die OK.PWS-Personalverwaltung eingepflegt. Dies ist notwendig, um die Daten strukturiert und schnell auswerten oder an Dritte weiterleiten zu können, zum Beispiel Sozialversicherungs-angaben und ELENA. Abrechnungsrelevante Unterlagen wie zum Beispiel Lohnkonten aus der zentralen Lohn- und Gehaltsabrech-nung stehen in Dateiform aber nicht in der Papierakte zur Verfügung. Insofern enthält die herkömmliche Papierakte nur einen Teil der relevanten Personaldaten. Entsprechend aufwendig ist es, alle Informationen zu ei-nem Personalfall zusammenzuführen.

Die eAkten-Lösung der AKDB besteht aus der Verbindung von OK.PWS mit dem Do-kumenten-Managementsystem komXwork. Teil des Systems ist die elektronische Archi-vierung aller Unterlagen an einer zentralen Stelle. In der eAkte sind fast alle Dokumente zum Personalfall gespeichert.

Personal

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Finanzen

Das mühevolle Suchen wichtiger Dokumen-te in Aktenschränken sollte nun ein Ende ha-ben: Heute genügt ein einfacher Mausklick im Zentralen Auskunfts- und Dialogsystem ZAS, um das gewünschte Dokument einse-hen zu können. Diese Vereinfachung und weitere deutliche Verbesserungen stehen jetzt allen Kunden, die das zentrale Haus-halts-, Kassen- und Rechnungswesen HKR und die Veranlagungsverfahren nutzen, zur Verfügung.

Was leistet die neue „Archivierung Finanzwesen zentral“?

Mit dieser Einrichtung hat die AKDB den Leistungsumfang der zentralen Verfahren noch weiter ausgebaut. Wichtige Massen-drucksachen werden jetzt automatisch ins Archiv überstellt und können über die ge-wohnten ZAS-Dialoge wieder angefordert werden. Bereits seit Juli 2009 archiviert die AKDB Bescheide, Mahnungen, Rechnungen und vollstreckbare Ausstandsverzeichnisse aus den Verfahren HKR/PK, Veranlagung und Verbrauchsgebührenabrechnung.

Auf diese archivierten Schriftstücke kann während der normalen ZAS-Anwendung je-derzeit einfach zugegriffen werden, ohne das Medium wechseln zu müssen. Das Schrift-stück erscheint sofort zur Einsicht, Abspei-cherung oder zum Ausdruck am Bildschirm. Das bedeutet eine wesentliche Vereinfa-chung bei Sachbearbeitung, Bürgeranfragen oder anderen Vorgängen, die eine Vorlage des ursprünglichen Schriftstücks verlangen.

Archivierung Finanzwesen zentral: bedienungsfreundlich, kostengünstig und revisionssicher

Welche weiteren Vorteile ergeben sich daraus für die Verwaltungen? Die Archivierung erfolgt in einem zertifizier-ten und revisionssicheren System – in den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewah-rungsfristen. Ein Archivzugriff ist jederzeit möglich, auch Jahre später. Das Dokument wird so angezeigt, wie es ursprünglich er-zeugt wurde. Damit erhalten die Dokumente eine Beweiskraft in möglichen Gerichtsver-fahren. Ein ganz erhebliches Einsparungs-potenzial bei Nutzung des zentralen Archivs ist der mögliche Verzicht auf Duplikate der Massendrucksachen. Das entlastet, verein-facht und beschleunigt die Sachbearbeitung spürbar und führt zu Platzersparnis, da kein Ablageraum mehr benötigt wird.

Die Einrichtung des Archivs ist eine zentrale und äußerst kostengünstige Lösung, die alle zentralen Kunden gemeinsam nutzen kön-nen. Sie bietet den Kommunen erhebliche Komfortverbesserung zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Kunden zeigen sich mit der bedienerfreund-lichen Archivierung Finanzwesen zentral und mit der Betreuung durch die AKDB ausge-sprochen zufrieden: „Wir nutzen in unserer Verwaltungsgemeinschaft die zentrale Ar-chivierung für sämtliche Bereiche. Von der hilfreichen Unterstützung bei allen zu klä-renden Problemen sind wir absolut begeis-tert“, sagt beispielsweise die Geschäftsleite-rin der Verwaltungsgemeinschaft Trebgast in Oberfranken, Karin Holzbecher.

Jahresbericht 2010 19

Sozialwesen

Noch bessere Auswertungen in OK.JUGSeit einiger Zeit ist das Jugendamt mehr und mehr zu einer modernen Dienstleistungsbe-hörde geworden. Die Beratung junger Men-schen und ihrer Eltern steht dabei im Mit-telpunkt. Das Jugendamt muss einschreiten, wenn Eltern ihrer Erziehungspflicht nicht nachkommen. Dabei müssen Jugendamt-Sachbearbeiter auf viele Fragen kurzfristig reagieren: Welche Kosten sind für eine Ju-gendhilfeart in einem Zeitraum angefallen? Wie viele Jugendhilfe-Fälle liegen in den einzelnen Sozialbezirken vor? Welche Hilfen werden in welchen Gemeinden gewährt? Hier sind schnelle Antworten mit detaillierten und vollständigen Daten gefragt. Gleichzeitig sollen Auswertungen flexibel und individuell gestaltet und direkt aus dem Fachverfahren heraus auf Knopfdruck abrufbar sein.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, wur-de in OK.JUG ein neues Modul integriert. Es beinhaltet viele notwendige Auswertungen für alle Bereiche der Jugendhilfe. Das um-fangreiche Auswertungspaket wurde mit Unterstützung der OK.JUG-Anwender zu-sammengestellt. Das Auswertungswerkzeug

JasperReports erzeugt die Auswertungen. Umfangreiche Selektionskriterien erweitern die Flexibilität. Die Zugriffsberechtigungen auf die Abfragen aus OK.JUG sind individuell regelbar. Die Auswertungen stehen in einem einheitlichen Layout zur Verfügung. Die Er-gebnisse werden in verschiedenen Formaten wie PDF, HTML oder XLS zur Weiterverwen-dung ausgegeben.

Eine entsprechende Lösung steht auch für die Sozialämter in OK.SOZIUS SGB XII zur Verfügung.

Die Vorteile auf einen Blick

• Integration in OK.JUG

• Einfacher und schneller Aufruf

• Umfangreiche Auswertungen

• Individuelle Zugriffsberechtigungen

• Flexible Auswertungsmöglichkeiten

• Einheitliches Layout

• Export in gängige Ausgabeformate

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Die AKDB stellt für all ihre relevanten An-wendungsverfahren eine Schnittstelle zur elektronischen Akte bereit, die auf dem mo-dernen und leistungsfähigen Dokumenten-Managementsystem komXwork der AKDB-Tochter LivingData basiert.

Die Anforderungen an ein modernes Do-kumenten-Managementsystem (DMS) sind klar definiert: Für den wirtschaftlichen und effizienten Gebrauch eines solchen Systems ist eine enge Verknüpfung und Integration zu und mit den in den Verwaltungen einge-setzten Software-Lösungen unerlässlich. Ein effektives DMS muss einen schnellen Zugriff aus der jeweiligen Fachanwendung heraus bieten, nach einem einheitlichen Aktenplan strukturierbar sein, alle Dokumente zu ei-nem Vorgang darstellen können und eine revisionssichere Speicherung der Informa-tionen ermöglichen. Darüber hinaus kann komXwork verfahrensunabhängig für alle Bereiche der Verwaltung eingesetzt werden und schafft damit die Voraussetzungen zur Realisierung eines weitgehend „papierarmen Büros“. Als nicht erfolgversprechend hat sich der Versuch erwiesen, komplexe Fachverfah-ren in einem DMS abzubilden.

Für eine moderne Verwaltung stecken in einer DMS-Lösung enorme Potenziale, die Arbeit effizienter zu gestalten und dabei die Kosten zu senken. Mit komXwork können digitale Vorgänge und Dokumente, wie zum Beispiel Steuer-, Grundstücks- oder Jugend-amtsakten, strukturiert und sicher abgelegt sowie schnell recherchiert werden. Alle Vor-gänge und Dokumente stehen dabei allen berechtigten Benutzern an allen Standorten gleichzeitig, vollständig und aktuell zur Ver-fügung.

Individuell gestaltbare Check-listen ermöglichen es den Anwendern, den aktuellen Status des Vorgangs jeder-zeit einzusehen; ein Wieder-vorlagesystem sowie Aufga-benmanagementfunktionen unterstützen eine effiziente und reibungslose Arbeits-weise.

Mit einem Klick erscheint die digitale Akte auf dem Bildschirm. Genauso einfach ist es, eine E-Mail oder ein Office-Dokument in einem Vorgang abzulegen. Ein kon-figurierbares Rechtesystem sorgt für den erforderlichen Datenschutz und Datensi-cherheit. Auf Anforderung können Dokumente auch im Intranet oder im Internet veröffentlicht werden.

komXwork wurde in en-ger Zusammenarbeit mit Landratsämtern, Städten und Gemeinden entwickelt. Das System ist somit maßgeschnei-dert für die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung und berücksichtigt den Einheitsak-tenplan für Gemeinden und Landratsämter. Eine revisions-sichere Archivierung ist über das Archivierungssystem EasyArchiv der Firma EASY AG gewährleistet.

Akten im Griff

eGov

Jahresbericht 2010 21

komXwork beschleunigt die Bearbeitung der Vor-

gänge, reduziert Papier, verkürzt Sortier- und Ab-lagezeiten und sorgt für den Wegfall von Regist-

raturraum. Zur weiteren Optimierung der internen Arbeitsabläufe wird in der gesamten AKDB die di-gitale Akte unter Einsatz des Dokumenten-Ma-nagementsystems komX-work und EasyArchiv eingeführt. Ein weiterer Schritt auf dem Weg zum „papierärmeren

Büro“ und zur digitalen Archivierung in Form einer „digitalen Akte“!

Da es bereits in verschie-denen Fachanwendungen erprobte Schnittstellen zum DMS komXwork gibt, liegt der interne Einsatz bei der AKDB auf der Hand. Inzwischen hat die AKDB eine prozess- orientierte Ablagestruk-

tur für alle Mitarbeiter aufgebaut. Die bishe-rigen Ablagesysteme

waren stark auf die indi-viduellen Bedürfnisse der einzelnen Organisations-einheiten zugeschnitten: Diese wurden in eine prozessorientierte Abla-

gestruktur in komXwork zusammengeführt. Kom-

plettiert wird diese durch

ein entsprechendes Berechtigungskonzept. Parallel wurden organisatorische und tech-nische Fragen geklärt und in Organisations-konzepten dokumentiert. Die Mitarbeiter wissen, wann sie einen Vorgang anlegen sol-len, was darin abzulegen ist, welche Papier-dokumente aus rechtlichen Gründen wei-terhin auf Papier abgelegt werden müssen.Darüber hinaus wurden die Sekretariate und der Vertriebsinnendienst mit Arbeitsplatz-scannern ausgestattet, um eine komfortable Verscannung von Schriftstücken und deren Ablage in komXwork zu ermöglichen. Die übrigen Mitarbeiter bedienen sich der Multi-funktionsgeräte, die in jedem Stockwerk zur Verfügung stehen. Trotz der intuitiven Be-dienbarkeit von komXwork bietet die AKDB allen Mitarbeitern Anwendungsschulungen an – bereits weit mehr als 500 Mitarbeiter haben daran teilgenommen.

Ein Meilenstein war die Einführung der „di-gitalen Kundenakte“ zum 1. Januar 2010. Sie ermöglicht den kundenbezogenen, gleichzeitigen und standortunabhängigen Zugriff auf Dokumente durch den Vertrieb, den Kundenservice und die Auftragsab-wicklung. Hierfür wurde für alle rund 4.000 Kunden ein „Kundenakt“ mit einer einheitli-chen Ordnerstruktur und bestimmten Stan-dardvorgängen angelegt. Bis Mitte Juli 2010 wurden in der digitalen Kundenakte und in der prozess-orientierten Ablagestruktur be-reits mehr als 25.000 Dokumente abgelegt. Es ist geplant die Prozesse durch Anbindung von verschiedenen Schnittstellen, z. B. zum intern eingesetzten CRM-System, weiter zu optimieren. Für die AKDB als Gesamtlö-sungsanbieter im kommunalen IT-Sektor ist es wichtig, auch abteilungsübergreifende Projektarbeit zu unterstützen. Das reduziert das Papieraufkommen.

komXwork im AKDB-Einsatz

eGov

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Erfassung, Verwaltung und Weiterverarbei-tung von Rechnungen sind wiederkehrende und zeitaufwendige Prozesse in Kommunen. Die AKDB entwickelt für die ganzheitliche Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung und im Sinne von modernen Verwaltungs-abläufen einen webbasierten Workflow. Die-ser beinhaltet die vollelektronische Bearbei-tung der Rechnungen, die digitale Signatur der Anordnungen sowie die Vorgangsablage im elektronischen Archiv.

Die Grafik zeigt, wie der Workflow arbeitet, wenn die eingehenden Rechnungen einge-scannt werden und die weitere Bearbeitung über den Workflow und OK.FIS erfolgt. Der Prozess wird durch den Workflow gesteuert und kontrolliert. In einer ersten Ausbaustu-fe entfällt der Druck von Anordnungen, die Rechnung ist manuell zu scannen und dem Vorgang zuzuordnen. Nach erfolgter Signa-tur übernimmt OK.FIS den Vorgang, stellt die AO mit den Anlagen ins Archiv und veranlasst die Sollstellung im Verfahren. Für den Vor-gang der digitalen Signatur braucht man am

Arbeitsplatz ein Lesegerät für die personifi-zierte Signaturkarte. Die Nutzung erfolgt mit PIN. Die digitale Signatur ersetzt die manuelle Unterschrift auf der Anordnung.

Der Signatur-Workflow wird derzeit bei zwei Verwaltungen erprobt, erste Ergebnisse sind sehr positiv. Parallel zum Signatur-Workflow wird der Workflow für den Rechnungsein-gang und die weitere Bearbeitung der Rech-nung im Zusammenspiel mit OK.FIS für den Piloteinsatz entwickelt. 2011 ist mit einer Freigabe der Gesamtlösung zu rechnen.

Vorteile der Workflow-Lösung:

• vollständiger Überblick zum Rechnungs-eingang und zum Bearbeitungsstatus

• kürzere Laufzeiten, weniger Hauspost • schnelleres Finden von Rechnungen und

zugehöriger Information• standortübergreifende Lösung• eArchiv ersetzt die Papierakten

Finanzen

Papierloses Büro: vom Rechnungs-eingangsbuch bis zur Auszahlung

Workflow digitale AO-Signatur

Rechnung

Posteingang

Daten erfassen

Postverteiler

Fachamt AO erstellen

OK.FIS im Hintergrund

Signatur Richtigkeit

Buchhaltung

AO-Befugter

OK.FIS im Hintergrund

Archiv

Daten ergänzen

Signatur Anordnung

Soll-stellung

Workflow Rechnungseingangsbuch

Jahresbericht 2010 23

Bau/GIS/FMS

OK.FMS – Reinigungskosten auf dem PrüfstandRund ums Gebäude gibt es viele Fragen: Wo liegen wir mit dem Energieverbrauch im Gebäudevergleich? Welche Emissionen entstehen dabei? Sind die Reinigungskosten zu hoch? Werden Wartungen termingerecht durchgeführt? Können Instandhaltungen an Gebäuden optimiert werden? Die AKDB un-terstützt ihre Kunden bei den Antworten!

Seit Oktober 2010 ermöglicht die AKDB ih-ren Kunden die Durchführung einer Infor-mationsveranstaltung zum Thema Gebäu-demanagement. Zu einem Pauschalpreis können die Kunden ein Facility Management System (FMS) kennenlernen und ausprobie-ren. Geringes Risiko, große Chance: Mit der Veranstaltung nutzen die Kunden die Vortei-le einer effektiven Gebäudeverwaltung.

Im Mittelpunkt steht dabei immer der Kunde. Mit dem Angebot kann er eine einheitliche Datenstruktur erstellen und ein modernes Reinigungsmanagement mit OK.FMS auf-bauen – mit entsprechenden Auswertungs-möglichkeiten. Damit ist es möglich, die Rei-

nigungskosten in Gebäuden zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Für eine Pauschale erhält der Kunde telefonisch oder vor Ort ein Einführungsgespräch, den Daten-import für Gebäude, die Nachdigitalisierung der CAD für Raumnummern und Polygone, Reinigungsauswertungen sowie die Installa-tion des Systems per Fernwartung mit vor-handenen Daten. Mitarbeiter der AKDB un-terstützen mit einer Einweisung vor Ort und stehen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Fest steht: Mit durchdachtem Handeln im Gebäudemanagement sind Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich umsetzbar, ge-rade angesichts der aktuellen kommunalen Kassenlage ist dies von größter Bedeutung. In solchen Fachveranstaltungen können sich Kunden über gemeinsame Fragen, Möglich-keiten und Chancen austauschen und pra-xisnahe Tipps und Tricks für Aufbau, Reali-sierung und Umsetzung eines FMS erhalten. Live-Vorführungen geben einen guten Ein-blick in das Verfahren OK.FMS.

Die AKDB hat 2010 an weiteren Produkten gearbeitet:

Internetgeschäftsvorfälle in der Führerscheinstelle•OK.KOMM – eGovernment-Plattform•Grundstücksinformationssystem mit integriertem GIS•verschiedene Dienstleistungen rund um die TERA-Verfahren•und vieles mehr ...•

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Jahresbericht 2010 25

Partnerschaftlich. Das 40-jährige Jubiläum der AKDB stand Ende 2010 unmittelbar bevor: 1971 grün-deten die bayerischen kommunalen Spit-zenverbände die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern, eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Träger sind also der Bayerische Gemeindetag, der Bayeri-sche Landkreistag, der Bayerische Städtetag und der Verband der bayerischen Bezirke. Die Erfolgsgeschichte der AKDB ist damit auch eine Erfolgsgeschichte der bayerischen Kommunen und ihrer kommunalen Spitzen-verbände.

In dieser Zeit gelang es der AKDB, zum Bran-chenführer für kommunale Software in Bay-

ern und im restlichen Bundesgebiet aufzu-steigen. Grundlage für diesen Erfolg bildete eine auf Augenmaß und Partnerschaft mit den Kommunen ausgerichtete Geschäftspo-litik.

Über 750 hoch qualifizierte und motivierte Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten verbessern mit ihrem Know-how die Pro-duktentwicklung, den Vertrieb und den Kun-denservice ständig weiter. Sie planen, entwi-ckeln, beraten, unterstützen, installieren und schulen in allen bayerischen Regierungsbe-zirken und deutschlandweit und ermögli-chen damit den Kommunen, ihren Bürgern noch mehr Service zu bieten. Immer getreu dem Motto: „Software, die dem Menschen dient!“

Unternehmen

AKDB intern26

Geschäftsstellen

HauptverwaltungHerzogspitalstraße 24, 80331 MünchenTelefon +49 89 5903-0, Telefax +49 89 5903-1845Postfach 150140, 80042 München

Geschäftsstelle OberbayernHansastraße 16, 80686 MünchenTelefon +49 89 5903-0, Telefax +49 89 5903-1444oberbayern@akdb.de

Geschäftsstelle NiederbayernOttostraße 12b, 84030 LandshutTelefon +49 871 7570-0, Telefax +49 871 7570-2122niederbayern@akdb.de

Geschäftsstelle OberpfalzWernerwerkstraße 5, 93049 RegensburgTelefon +49 941 2088-0, Telefax +49 941 2088-3222oberpfalz@akdb.de

Geschäftsstelle OberfrankenChr.-Ritter-v.-Langheinrich-Str. 12, 95448 BayreuthTelefon +49 921 919-0, Telefax +49 921 919-4122oberfranken@akdb.de

Geschäftsstelle MittelfrankenRosenplütstraße 2, 90439 NürnbergTelefon +49 911 27081-0, Telefax +49 911 27081-5130mittelfranken@akdb.de

Geschäftsstelle UnterfrankenOhmstraße 16, 97076 WürzburgTelefon +49 931 20016-0, Telefax +49 931 20016-6180unterfranken@akdb.de

Geschäftsstelle SchwabenIm Tal 14, 86179 AugsburgTelefon +49 821 80849-0, Telefax +49 821 80849-7130schwaben@akdb.de

Georg Göbl

Paul Englberger

Eduard Ackermann

Hans-Peter Pluta

Robert Dietz

Jürgen Schömig

Wolfgang Inning

Jahresbericht 2010 27

Abteilungen und Geschäftsfelder

AbteilungFinanzen/ControllingKlaus Laumer

AbteilungTechnik/ProduktionPeter Hack

Abteilung Entwicklung/ QualitätsmanagementDr. Michael Kempf

Geschäftsfeld Finanzwesen dezentral Hermann Arndt

Geschäftsfeld VerkehrswesenEduard Ackermann

Geschäftsfeld SozialesHarald Feyrer

Geschäftsfeld Finanzwesen zentralPaul Englberger

Geschäftsfeld Personalwirt-schaftMarkus Hofmann

AbteilungZentrale ServicesMario Pohl

Abteilung Marketing/ VertriebskoordinationHans-Peter Mayer

Geschäftsfeld eGovernmentRichard Lehn

Geschäftsfeld ÖSiOHiltrud Holzmann

Geschäftsfeld ServicePlusHelmut Nusshardt

Geschäftsfeld OutsourcingDirk Schulz

Geschäftsfeld Grundstücks-wesen/Bau/GISRichard Meyer

AKDB intern28

Tochterunternehmen

kommIT GmbHHansaring 5550670 KölnTelefon: +49 221 16059-0Fax: +49 221 16059-79info@komm-it.de

Andreas Hoffström

Gabriela Büschel

Rudolf Obenhuber

Georg Walk

TERA Kommunalsoftware GmbHOhmstraße 1697076 WürzburgTelefon: +49 931 20016-6300Fax: +49 931 20016-6301E-Mail: software@tera-online.de

LivingData GmbHHansastraße 1680686 MünchenTelefon: +49 89 547193-0Fax: +49 89 547193-70E-Mail: info@livingdata.de

DVKS GmbH Am St.Niclas Schacht 13 09599 Freiberg Telefon: +49 3731 77346-0Fax: +49 3731 77346-29info@dvks.de

Jahresbericht 2010 29

Ob Hilfe bei Software-Problemen, transpa-rente Darstellung komplizierter Abläufe oder Datenaustausch: Mit der neuen Telesupport-Software der AKDB wird der Bildschirminhalt mit wenigen Mausklicks an den AKDB-Kun-denbetreuer übertragen. Das spart Zeit und Kosten.

Nach einem umfangreichen Auswahlverfah-ren und intensiven Tests hat sich die AKDB Ende des Jahres 2009 dafür entschieden, im Bereich Telesupport Produkte der Firma FastViewer einzusetzen. Die AKDB bietet damit eine internetbasierende und instal-lationsfreie Software, die einen schnellen und sicheren Kundensupport gewährleistet. Weitere nützliche Features wie Dateitransfer und Videoaufzeichnung sind dabei selbst-verständlich.

Sicherheit

Besonderer Wert wurde bei der Auswahl der neuen Fernbetreuungs-Software auf den Aspekt Sicherheit gelegt. In Zusam-menarbeit mit FastViewer wurden weitere Sicherheitselemente in das Programm inte-griert. Dadurch wurde das Sicherheitsniveau nochmals optimiert. Die Verbindung von der AKDB zum Kunden wird über einen Kom-munikationsserver hergestellt, der in einem abgeschirmten, sicheren Rechenzentrum der AKDB betrieben wird. Die Datenverbindung ist mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung, dem sogenannten Rijndael-Algorithmus, gesichert. So kann weder am Kommunikati-onsserver noch an einem anderen Punkt der Verbindung mitgelesen werden.

Eine Fernwartungssitzung bedarf der Zustim-mung und Bildschirmfreigabe der Sitzungs-partner. Dabei ist es möglich, den Zugriff auf nur eine bestimmte Applikation zuzulassen oder bei Bedarf die Sitzung sofort zu been-den. Die Vorgänge werden durch eine revisi-onssichere Videoaufzeichnung beim Kunden protokolliert und können jederzeit abge-spielt werden. Neben weiteren Schutzmaß-nahmen innerhalb der AKDB ist der Zugriff auf die Fernwartungs-Software passwortge-schützt: Es haben nur berechtigte Mitarbei-ter Zugriff.

Das eingesetzte Produkt von FastViewer wurde mehrfach zertifiziert und ausgezeich-net. Der FastViewer ist weltweit die erste Desktop-Sharing-Software, die das TÜV-Süd-Prüfzeichen für Software-Funktionalität und -Datensicherheit erhalten hat. Zusätz-lich hat die AKDB den TÜV-Süd beauftragt, den Betrieb von FastViewer im AKDB-Umfeld auf Datensicherheit und Funktionalität zu überprüfen. Dies wurde durch ein Zertifikat bestätigt.

Datenschutz

Die AKDB hat für die neue Fernwartung eine datenschutzrechtliche Freigabe nach Artikel 26 des Bayerischen Datenschutzgesetzes erteilt. Dadurch spart sich der Kunde beim Einsatz der Software den aufwendigen Frei-gabeprozess. Mit der neuen zertifizierten Fernbetreuungs-Software kann die AKDB ih-ren Kunden im Rahmen des Kundensupports also ein modernes und leistungsfähiges Pro-dukt auf sehr hohem Sicherheitsstandard und zu einem sehr günstigen Preis anbieten.

Fernwartung erleichtert – neue Software für den Telesupport

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Unter großer konstruktiver Beteiligung der Mitarbeiter hatte die AKDB Ende 2009 eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Die wichtigsten Ziele, die mit dieser Befragung verfolgt wurden, sind die Erhöhung der Mit-arbeiterzufriedenheit, -bindung und -mo-tivation und nicht zuletzt auch die Verbes-serung der Arbeitseffizienz. Darüber hinaus wollte die AKDB ihr Image intern und extern steigern.

Insgesamt kann die AKDB aus der Mitarbei-terbefragung und ihrem Ergebnis ein positi-ves Fazit ziehen. Dies macht die AKDB unter anderem an der hohen Anzahl der Teilneh-mer an der Mitarbeiterbefragung fest. Von insgesamt 708 teilnahmeberechtigten Mitar-beiterinnen und Mitarbeitern haben fast 80 Prozent an der Befragung teilgenommen. Im Vergleich zu anderen Unternehmen ist dies eine überaus hohe Beteiligungsquote; 90 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter interessieren sich auch für die Ergebnisse der Befragung.

Viele zentrale Themen sind im Rahmen die-ser Befragung, die durch das renommierte geva-Institut durchgeführt wurde, sehr po-sitiv bewertet worden: Das betrifft z. B. die Identifikation mit der AKDB, die Bindung zum Arbeitgeber, das Engagement oder die Zusammenarbeit mit Kollegen. Auch in den Bereichen Anerkennung und Wertschätzung sowie Delegation und Übertragung von Ver-antwortung wurden gute Werte erzielt.

Insgesamt lässt sich über alle Organisations-einheiten hinweg ein durchwegs positives Ergebnis aus der Mitarbeiterbefragung ab-leiten. Wie nicht anders zu erwarten war, wurden auch Defizite benannt, die von der AKDB in Handlungsfeldern zusammenge-

fasst wurden und nun gemeinsam verbes-sert werden sollen. Hierzu liefen ganzjährig auf Unternehmensebene Initiativen, die zur Verbesserung der erkannten Schwächen führten.

Außer den detaillierten Auswertungen der Mitarbeiterbefragung engagierte sich die Personalentwicklung der AKDB erfolgreich bei weiteren Verbesserungen der Weiterbil-dungsseminare für Mitarbeiter. Rund 2.000 Seminartage hat die AKDB 2010 in die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter investiert. Auswertungen dieser Seminare werden im Anschluss zur Qualitätssicherung im Personalentwicklungs-Controllingsystem auf ihren nachhaltigen Er-folg hin evaluiert.

Auch im Recruiting-Bereich war die AKDB 2010 aktiv, um das Unternehmen bedarfs-gerecht mit neuen Arbeitskräften zu ver-sorgen. Die AKDB war deshalb bereits zum zweiten Mal mit einem eigenen Stand auf der Hochschul-Kontaktmesse HOKO 2010 in den Räumen der Fachhochschule München vertreten. Die HOKO ist mit rund 6.000 Besu-chern und 120 Ausstellern eine der größten Eintages-Messen Deutschlands. Zielgruppe für die AKDB sind hier vor allem Praktikan-ten, Werkstudenten und Absolventen aus dem IT-Bereich. Zahlreiche Interessenten in-formierten sich bei den Verantwortlichen aus den Geschäftsfeldern Personalwirtschaft, Fi-nanzwesen und eGovernment sowie aus der Abteilung Zentrale Dienste über ihre Mög-lichkeiten für einen Einstieg bei der AKDB. Mit Blick auf die große Resonanz kann der Tag als großer Erfolg gewertet werden: Viele Studierende bekamen einen Einblick in die Berufswelt und knüpften entsprechende Kontakte mit der AKDB.

Personalentwicklung – positive Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung

Jahresbericht 2010 31

Auf der AKDB-Hausmesse

Oberfranken im Juli 2010:

Interessierte Kunden an

einem Präsentationsplatz

der AKDB

Im Juli 2010 fand die AKDB-Hausmesse Oberfranken mit über 250 Besuchern aus allen Teilen des Regierungsbezirkes statt. Die Vertreter der oberfränkischen Kommunen informierten sich über Produktportfolio und Zukunftsthemen der AKDB. Auf besonderes Interesse stießen die Themen Flächenma- nagement und Innenentwicklung. Gastred-ner Claus Hensold vom Bayerischen Landes-amt für Umwelt skizzierte in einem Vortrag die demografische Entwicklung der nächs-ten Jahrzehnte. Diese werde für immer mehr Flächenleerstände im ländlichen Raum sor-gen. Das sei Herausforderung und Chance zugleich – für ein effizientes Flächenma-nagement. Weitere Themen waren u. a. Portallösungen wie das EWO- und Dienst-leistungsrichtlinien-Portal, die neue Control-ling- und Analyseplattform im Finanzwesen sowie innovative Lösungen in der Gebäude-wirtschaft. Auch diese Veranstaltung stand im Zeichen der gegenwärtig schwierigen Haushaltslage der Kommunen. Die AKDB

unterstützt Landkreise, Städte und Gemein-den bei deren Einsparbemühungen. Rekordbesuch mit rund 300 Besuchern auch auf der AKDB-Hausmesse Niederbayern im Mai 2010 in Landshut. Die Interessenten nutzten die Gelegenheit, um sich in zwang-loser Atmosphäre über neueste Software-Lö-sungen zu informieren und sich dabei auch untereinander auszutauschen. Die große Resonanz bei so vielen Bürgermeistern und Verwaltungsangestellten aus allen Teilen Nie-derbayerns sowie der benachbarten Bezirke Oberbayern und Oberpfalz ist ein Beweis für die gute Zusammenarbeit. Die insgesamt 20 Präsentationsplätze waren über beide Tage gut besucht. Viele Kunden freuen sich be-reits jetzt auf die nächste Hausmesse. Kon-rad Pöschl, EDV-Systembetreuer der Stadt Neustadt an der Donau: „Das ist immer ein Pflichttermin. Die Hausmesse ist ein schöner Anlass, die persönlichen Kontakte zu den AKDB-Mitarbeitern zu pflegen.“

Hausmessen 2010 in Oberfranken und Niederbayern

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Ziel der Umfrage durch ein unabhängiges In-stitut war die Analyse der Zufriedenheit mit den Geschäftsfeldern, die die neue Telefonie mindestens drei Monate im Einsatz hatten und damit Service-Anfragen über kostenlose Rufnummern direkt an fachlich zuständige Mitarbeiter für die Kunden ermöglichten. Dabei handelte es sich um die Bereiche Fi-nanzwesen dezentral und zentral, Personal-wirtschaft, Öffentliche Sicherheit und Ord-nung sowie den Bereich Grundstückswesen/Bau/GIS/FM.

Erfreuliches Ergebnis der Befragung: Die Ge-samtzufriedenheit mit den Aspekten Erreich-barkeit des Zentralen Kundenservice und der fachlichen Kundenbetreuer sowie Dauer bis zur Kontaktaufnahme liegt weiterhin auf ei-nem sehr guten Niveau und hat sich gegen-über der letzten Kundenumfrage 2007 noch weiter verbessert (siehe Grafik). Dies zeigt

Erfreuliche Ergebnisse der Kundenservice-Umfrage 2010

deutlich, dass die von der AKDB ergriffenen Maßnahmen in die richtige Richtung gehen. Auch bei weiteren Aspekten wie Freundlich-keit und Kompetenz konnte das bestehende gute Niveau gehalten werden. Oberstes Ziel in den AKDB-Kundenservice-Teams ist und bleibt die Zufriedenheit der Kunden! Fragen galten den von den Kunden bevorzugten Mitteilungswegen für einen Bearbeitungs-fall, der Kenntnis der neuen Service-Ruf-nummern, den wahrgenommenen Verän-derungen in Erreichbarkeit und Qualität und einem weiteren Verbesserungsbedarf aus Sicht der Kunden. Die Durchführung dieser Nachfrage erfolgte über einen Online-Fra-gebogen. Das Umfrageinstitut erhielt dabei keinerlei kundenspezifische Informationen. Die an die AKDB gelieferten Ergebnisse sind anonym und lassen keinen Rückschluss auf die befragten Kunden zu. Antworten gingen von gut 1.200 Befragten ein.

sehr unzufrieden

unzufrieden

teils/teils

zufrieden

sehr zufrieden

Wie zufrieden waren Sie mit der ...

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Jahresbericht 2010 33

Die Ziele der IT-Sicherheit, -Verfügbarkeit, -Integrität und -Vertraulichkeit haben in den Rechenzentren der AKDB einen hohen Stel-lenwert. Notfallhandbücher im Service-Re-chenzentrum garantieren die Verfügbarkeit und werden anhand definierter Szenarien getestet.

2010 wurden Service- und Outsourcing-Rechenzentrum wiederholt getestet. Damit konnte die AKDB überprüfen, wie schnell IT-Prozesse in einem Ausweichrechenzent-rum wieder zur Verfügung stehen. Im Test befanden sich die Verfahren der zentra-len Personalabrechnung mit ihrer Sofort-abrechnung, die Polizeiauskunft, BayBIS und die zentralen Komponenten der Ver- bundsoftware. Letztere sorgt dafür, dass

Katastrophenfall-Tests im Service-Rechenzentrum der AKDB

DIGANT®-Antragsdaten schnell und termin-gerecht zur Bundesdruckerei weitergeleitet werden. Mit dieser Komponente werden auch die für die Rückmeldung oder Fort-schreibung des Melderegisters zuständigen XMeld-Nachrichten ausgetauscht. Auch die Verfahren, die den Kunden im Outsourcing-Rechenzentrum zur Verfügung stehen, wa-ren in die Tests einbezogen. Der Katastro-phenfall-Test betraf IT-Prozesse, die von ca. 50.000 Anwendern verwendet werden.

Besonderes Highlight war der mit Spannung erwartete Test des Automatisierten Mahn-verfahrens des Mahngerichts Coburg. Posi-tives Ergebnis: Ausgewählte Testanwender wurden auf das K-Fall-System umgeschaltet und konnten dort erfolgreich arbeiten.

Das AKDB-Qualitätsmanagementsystem war erstmals 1996 für den Bereich der Software-Entwicklung nach ISO 9001 zer-tifiziert.

Auch im Jahr 2010 Jahr hat der TÜV Süd den hohen Qualitätsmaßstab der AKDB be-stätigt. Die AKDB-Geschäftsfelder wurden erneut vom TÜV zertifiziert. Mitte November 2010 führte der TÜV sein Überwachungs-audit zur ISO 9001:2008 durch. In Bayreuth und München informierte sich TÜV-Auditor Elmar Kaiser in zahlreichen Gesprächen mit AKDB-Geschäftsfeld-Mitarbeitern über die Prozesse im Kundenservice und in der Ver-fahrensentwicklung. Die Ergebnisse waren wieder positiv, sodass die AKDB das Zer-tifikat behält. Fazit des TÜV-Auditors: Der

AKDB wurde ein „gut funktionierendes und wirksames Managementsystem, das die An-forderungen der Norm [...] erfüllt und von den Mitarbeitern beachtet wird [...]“ bestä-tigt. Der Auditbericht erwähnt die umfang-reiche Testlandschaft und die Aktivitäten im Geschäftsfeld eGovernment ausgesprochen positiv.

Die AKDB freut sich über diese Zertifizie-rung. Die dokumentierte Erfüllung des bewährten Qualitätsstandards schafft bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern ein ho-hes Maß an Transparenz und Vertrauen. Gleichzeitig ist die AKDB ständig bestrebt, die Prozessoptimierung voranzutreiben, um dieses ausgezeichnete Ergebnis auch beim nächsten TÜV-Audit zu bestätigen.

Qualitätssicherung

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Auch hier hat sich die AKDB 2010 unter anderem engagiert:

Beteiligungen an den Fachmessen CeBIT und Moderner Staat•VITAKO, Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister•Firmenlauf in München•Bayerische Behörden-Skimeisterschaften in Ruhpolding•

Auf Anregung der bayerischen kommuna-len Spitzenverbände hat die AKDB 2010 die „Innovationsstiftung bayerische Kommu-ne“ errichtet. Der Bayerische Gemeindetag, der Bayerische Städtetag, der Bayerische Landkreistag, der Verband der bayerischen Bezirke sowie die AKDB als Stifterin wollen damit die Modernisierung der Verwaltung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der bay-erischen Kommunen und zum nachhaltigen Nutzen für die Bürger unterstützen.

Die demografische Entwicklung, der techno-logische Wandel und die große Bedeutung der Kommunen sind die Hauptgründe für die Errichtung einer solchen Stiftung. Die Stif-tung fördert auf Vorschlag der bayerischen Kommunalen Spitzenverbände innovative Vorhaben oder Pilotprojekte mit IT-Bezug und verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke.

Innovationsstiftung bayerische Kommune Am 28. Juni 2010 fanden in München die konstituierende Sitzung des Kuratoriums und in den Räumen der Regierung von Oberbay-ern die Übergabe der Anerkennungsurkunde statt. Regierungspräsident Christoph Hillen-brand überreichte den geschäftsführenden Präsidial- beziehungsweise Vorstandsmit-gliedern der bayerischen Kommunalen Spit-zenverbände Dr. Jürgen Busse, Reiner Knäusl, Johannes Reile und Norbert Kraxenberger sowie dem Vorstand der AKDB, Alexander Schroth und Rudolf Schleyer, die Anerken-nungsurkunde: „Dank dieser Stiftung wird die Zukunftsfähigkeit bayerischer Kommu-nen vorangetrieben“, so Hillenbrand. Der Vorstandsvorsitzende der Stiftung, Alexander Schroth, erklärte dazu: „Wir freuen uns, dass die Spitzenverbände die Stiftung gemeinsam mit der AKDB ins Leben gerufen haben. Dies zeigt einmal mehr, wie stark die AKDB in der kommunalen Familie verwurzelt ist.“

Im Bild die Übergabe der

Anerkennungsurkunde

durch den Regierungsprä-

sidenten von Oberbayern,

Christoph Hillenbrand, an

die geschäftsführenden

Präsidial- bzw. Vorstands-

mitglieder der bayerischen

Kommunalen Spitzenver-

bände und an den Vorstand

der AKDB. Von links:

Christoph Hillenbrand,

Alexander Schroth,

Dr. Jürgen Busse vom

Bayerischen Gemeindetag,

Norbert Kraxenberger vom

Verband der bayerischen

Bezirke, Reiner Knäusl vom

Bayerischen Städtetag,

Rudolf Schleyer sowie

Johannes Reile vom

Bayerischen Landkreistag

Impressum

Jahresbericht 2010

Herausgeber, Inhaber und VerlegerAKDB · Anstalt des öffentlichen RechtsHerzogspitalstraße 24, 80331 München Telefon +49 89 5903-0 Telefax +49 89 5903-1845 presse@akdb.de, www.akdb.de

V.i.S.d.P.Hans-Peter Mayer, Telefon -1532, hans-peter.mayer@akdb.de

Koordination, Redaktion, LayoutAndreas Huber, Telefon -1294, andreas.huber@akdb.de

Bildnachweise AKDB/Stephanie Liebl: : S. 2, 6, 11, 14, 26-28, 31, 34, AKDB/Meinen: S. 4, iStockpho-to: S. 8, 16, Corbis: S. 20/21, Getty Images: S. 24

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