12_top_checklisten

Praxis-Werkzeuge und Know-how für Einkaufs-Profis

Fachverlag für Einkaufswissenein Verlagsbereich des

VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

12 Top-Praxis-Checklisten für den

erfolgreichen Einkauf

120 Prüfpunkte zur effektiven Selbstanalyse

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Einkaufsmanager

12 Top-Praxis-Checklisten für den erfolgreichen Einkauf

„Im Einkauf liegt Gewinn“

Liebe Einkaufs-Praktikerin, lieber Einkaufs-Praktiker,

ich freue mich, dass Sie ab heute zu einem exklusiven Kreis von Einkaufspraktikern inDeutschland gehören und heiße Sie als Leser/-in des „Einkaufsmanagers“ herzlich willkom-men.

Die alte Kaufmannsregel „Im Einkauf liegt Gewinn“ hat nichts an Aktualität verloren - imGegenteil. Und genau hier stellt sich die Frage, wie die noch bestehenden „Einkaufsreser-ven“ ausgeschöpft werden können.

Die „12 Top-Praxis-Checklisten für den Einkaufsleiter“ liefern Ihnen neue Ideen und 120Prüfpunkte zur sofortigen Selbstanalyse. Nutzen Sie also das hier für Sie zusammengetra-gene Einkaufs-Know-how und steigern Sie unaufhörlich Ihre persönliche Kompetenz und IhreEinkaufserfolge.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Durcharbeiten sowie den größtmöglichen einkäuferi-schen und persönlichen Erfolg.

Viele GrüßeIhr

Jens HoltmannChefredakteur „Einkaufsmanager“

PS: Besuchen Sie uns doch auch einmal auf unserer umfangreichen Internetseite www.einkaufsmanager.net. Hier finden Sie stets aktuelle Informationen, Trends undTipps rund um das Thema Einkauf.

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Einkaufsmanager


Auswertung der Praxis-ChecklistenIn diese Mega-Checkliste des Einkaufs können Sie Ihre persönlichen Ergebnisse aus den fol-genden 12 Checklisten eintragen – und sofort auswerten. Setzen Sie bitte die Summe der„Ja“- und „Nein“-Antworten der Seiten 5 bis 16 in das entsprechende Kästchen ein undzählen Sie anschließend die Summe der „Ja“ und „Nein“ zusammen. Sie erkennen dannauf einen Blick, auf welchem Gebiet Sie bereits ein Einkaufsprofi sind und wo es für Sienoch Verbesserungspotenziale gibt.

Jedes „Ja“ in den Checklisten ist ein Pluspunkt – je mehr Sie davon haben, desto besser istIhr Einkauf entwickelt.

Jedes „Nein“ zeigt Ihnen, wo es noch Know-how-Lücken und neue Ansatzpunkte zur Leistungssteigerung gibt.

Zögern Sie nicht – handeln Sie! Jetzt!

Seite

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Checkliste

Nr. 1: Einkaufswerkzeuge

Nr. 2: Einkaufskonzept

Nr. 3: Einkaufscontrolling

Nr. 4: Einkaufskonditionen

Nr. 5: Einkaufsmarkterkundung

Nr. 6: Importgeschäfte

Nr. 7: Lieferantenmanagement

Nr. 8: Einkaufsverhandlungen

Nr. 9: Reklamationsverhalten

Nr.10: Einkaufskooperationen

Nr.11: Einkaufsdienstleister

Nr.12: e-Eink@uf

Insgesamt

Summe „Ja“ Summe „Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 1: 11 moderne Einkaufswerkzeuge

Einkaufswerkzeuge

Ist ein detailliertes Einkaufskonzept vorhanden?

Gibt es ein systematisches Einkaufs-Controlling-System?

Besitzen Sie ein wirksames Konzept, um ständig die Einkaufskonditionen zu verbessern?

Werden die Einkaufsmärkte ständig erkundet?

Ist der Importeinkauf eine Selbstverständlich-keit?

Wird ein systematisches Lieferanten-Management betrieben?

Sind alle Einkäufer speziell in der Verhandlungs-führung mit Lieferanten ausgebildet?

Gibt es ein Lieferzeit-Management-Konzept?

Wird mit anderen Firmen gemeinschaftlich eingekauft?

Werden regelmäßig professionelle externe Einkaufsdienstleister genutzt?

Beschäftigen Sie sich intensiv mit dem Themae-Einkauf?

Summe „Ja“ und „Nein“

„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 2: Testen Sie Ihr Einkaufskonzept

Einkaufskonzept

Gibt es klare und detaillierte Einkaufsziele?

Wird mit Ziel- und Maßnahmenformularen gearbeitet?

Sind die Einkaufsziele schriftlich festgehalten?

Kennen alle Einkäufer die Einkaufsziele?

Gibt es verbindliche Einkaufsgrundsätze und -regeln?

Hängen die Einkaufsregeln sichtbar im Einkauf aus?

Existiert ein schriftliches Anforderungsprofil für Lieferanten?

Wird ein Leitfaden an die Lieferanten verteilt?

Werden für alle Einkaufsaufgaben Checklisten eingesetzt?

Funktioniert der ständige Austausch von Informationen mit anderen Abteilungen und der Unternehmensleitung?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 3: Zeitgerechtes Controlling im Einkauf

Einkaufscontrolling

Trägt der Einkauf die alleinige Verantwortung für die Beschaffung aller benötigten Produkte und Dienstleistungen?

Ist die Einkaufsintensität Ihrer Firma bekannt?

Sind die Materialkosten genau bekannt?

Ist das Einkaufsprogramm in A-, B- und C-Gruppen klassifiziert?

Sind die A-Lieferanten bekannt?

Wird mit der XYZ-Analyse gearbeitet?

Werden die Ergebnisse der ABC- und XYZ-Analyse kombiniert?

Wird der Einkauf kontinuierlich auf Schwachstellen untersucht?

Besteht ein aussagefähiges Einkaufs-Kennzahlen-System?

Erhält die Geschäftsleitung regelmäßig einen Einkaufsbericht?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 4: Die Einkaufspreise verbessern

Einkaufskonditionen

Beantworten Sie jede Preiserhöhungsforderung von Lieferanten mit einem wirksamen Standardbrief?

Schicken Sie Ihren A- und B-Lieferanten einmal im Jahr eine Preisreduzierungs-Forderung?

Kennen Sie den Aufbau einer Verkaufskalkulation?

Besitzen Sie einen Argumentationsleitfaden für Preisgespräche?

Lassen Sie sich Preiserhöhungsforderungen von Lieferanten genau begründen?

Haben Sie verschiedene Verhandlungsstrategien für A- und B- sowie C-Lieferanten?

Verlangen Sie von Ihren Lieferanten geldwerte Zusatz- und Serviceleistungen?

Fragen Sie Ihre Hauptlieferanten nach Vorschlägen zur Einkaufskostensenkung?

Überwachen Sie die Produkt-Preisentwicklungen mithilfe der Bundesstatistik?

Starten Sie regelmäßig Anfrageaktionen, um das Marktpreisniveau zu kontrollieren?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 5: 10 Prüfpunkte zur Einkaufs-

marktforschung

Einkaufsmarkterkundung

Kennen Sie alle wichtigen Einkaufsmärkte genau?

Wählen Sie die Kandidaten für die Einkaufsmarkt-forschung gezielt aus?

Legen Sie den Informationsbedarf vorher genau fest?

Besuchen Sie die für Ihren Einkauf bedeutungsvollen Messen in Deutschland?

Haben Sie einen Überblick bezüglich der für Sie infrage kommenden internationalen Messen?

Lassen sie sich von den Messen, die Sie nicht besuchen können, den Messekatalog schicken?

Haben Sie vielfältige Kontakte zu anderen Einkäufern?

Nutzen Sie Branchenverbände für die Lieferanten-suche?

Spüren Sie neue Lieferquellen effizient mit Hilfe von modernen Online-Datenbanken auf?

Beziehen Sie in Ihre Recherchen konsequent die Weltmärkte mit ein?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 6: Lohnende Importgeschäfte

Importgeschäfte

Sind die Prozesse innerhalb Ihres Betriebes auf Importgeschäfte ausgerichtet?

Sind die infrage kommenden Produkte ausgewählt?

Beherrschen Sie die englische Sprache?

Kennen Sie die für Ihre Firma voraussichtlich lohnendsten Einkaufsländer?

Besitzen Sie eine Adressenliste mit den wichtigsten Informationsstellen für internationale Geschäfts-kontakte?

Sind Sie mit den internationalen Handelsgepflogen-heiten vertraut?

Beherrschen Sie die Schritte der Importabwicklung?

Können Sie eine Importkalkulation durchführen?

Gibt es ein Produkt, das sich für einen Testimport eignet?

Kennen Sie Importeure, die Sie bei der Abwicklung von Importgeschäften unterstützen können?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 7: Bewerten und steuern Sie Ihre

Lieferanten

Lieferantenmanagement

Sind Ihre Lieferanten nach der Höhe des Gewinn-einflusses und des Einkaufsrisikos klassifiziert?

Haben Sie auf der Basis eines Lieferanten-anforderungsprofils Bewertungskriterien definiert?

Beurteilen Sie Ihre Lieferanten regelmäßig und systematisch anhand eines Formulars oder per EDV?

Wurden in den letzten zwölf Monaten neue Lieferanten getestet?

Sind in den letzten Monaten Lieferanten aus-geschieden?

Nutzen Sie die Bewertungsergebnisse gezielt für die Einkaufsverhandlungen?

Wird eine systematische Lieferantenkonzentration betrieben?

Werden die Kontakte zu leistungsstarken und wichtigen Lieferanten gepflegt und weiter ausgebaut?

Besuchen Sie wichtige und neue Lieferanten?

Veranstalten Sie regelmäßig einen Lieferantentag?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 8: Testen Sie Ihr Verhandlungsverhalten

Einkaufsverhandlungen

Gehen Sie immer mit klaren Zielen in ein Gespräch?

Versetzen Sie sich immer in die Lage Ihres Verhandlungspartners?

Wissen Sie in einer Verhandlung, in welcher Phase sich das Gespräch gerade befindet?

Orientieren Sie sich an Verhandlungsgrundsätzen?

Bereiten Sie sich grundsätzlich immer vor?

Beherrschen Sie die 5 modernsten und effektivsten Verhandlungswerkzeuge?

Haben Sie einen standardisierten Fragenkatalog?

Verstärken Sie Ihre Argumente mit Grafiken?

Nutzen Sie die Leistungskette für den Aufbau einer schlagkräftigen Argumentation?

Beurteilen Sie jedes Gespräch anhand einer Checkliste?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 9: Analysieren Sie Ihr Reklamations-

verhalten

Reklamationsverhalten

Halten Sie die Schwierigkeiten fest, die häufig mit Lieferanten auftreten?

Verlangen Sie von Ihren Lieferern Höchstleistungen?

Wissen Ihre Lieferanten was Sie von ihnen erwarten?

Setzen Sie einen Lieferantenleitfaden ein?

Arbeiten Sie bei Lieferanten-Pannen systematisch nach einem Aktionsplan?

Haben Sie Ihren eigenen Reklamationsleitfaden?

Kennen Sie Ihre Rechte aus einer Mängelrüge?

Kennen Sie Ihre Rechte aus dem Lieferungsverzug?

Bestellen Sie immer mit einem kalendermäßig genau bestimmbaren Liefertermin?

Haben Sie sich schon einmal von einem schwachen Lieferanten getrennt?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 10: Einkaufsgemeinschaften aufbauen

Einkaufskooperationen

Wissen Sie wie viel Geld Sie sparen, wenn Ihre jährlichen Einkaufskosten um 1 Prozent gesenkt werden?

Gibt es Produkte, die dafür infrage kommen?

Gibt es einen klaren Zielkatalog?

Haben Sie sich einen individuellen „Fahrplan“ für das Umsetzen des Projekts erstellt?

Sind Sie sicher, dass Sie sich keinem bestehenden Einkaufsverband anschließen können?

Kennen Sie die rechtlichen Voraussetzungen für eine Einkaufsgemeinschaft?

Haben Sie die Einkaufsaufgaben festgelegt, die gemeinschaftlich abgewickelt werden sollen?

Soll ein Vertrag die Zusammenarbeit mit ihren Kooperationspartnern regeln?

Haben Sie die richtigen Suchwege nach Einkaufs-partnern ausgewählt?

Haben Sie anschauliche und überzeugende Argumente für Kontaktgespräche parat?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 11: Einkaufsdienstleistungen liegen im

Trend

Einkaufsdienstleister

Kennen Sie im Einzelnen die Vorteile von professionellen externen Einkaufsdienstleistern?

Wenden Sie weniger als 50 Prozent Ihrer Zeit für verwaltende Routineaufgaben auf?

Besitzen Sie ein Vertragsmuster zur rechtlichen Absicherung von Einkaufsdienstleistungen?

Nutzen Sie Einkaufsdienste zur Lieferantensuche?

Kennen Sie Informationsdienste für den Einkauf?

Arbeiten Sie mit Datenbankanbietern zusammen?

Lassen Sie „Preisdetektive“ für sich arbeiten?

Delegieren Sie komplette Einkaufsvorgänge an Einkaufsagenturen und Importhelfer?

Nutzen Sie regelmäßig das Angebot kompetenter Einkaufs-Trainingsinstitute?

Können Sie die möglichen Einsparungen durch Einkaufsdienstleister genau ermitteln?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Praxis-Checkliste Nr. 12: Sind Sie und Ihr Einkauf fit

für das Internet?

e-Eink@uf

Besitzt Ihre Firma einen Internet-Zugang?

Können Sie an Ihrem Arbeitsplatz jederzeit ins Internet?

Hat Ihre Firma eine Homepage?

Wenn „ja“ bei Frage 3: Ist der Einkauf auf dieser Homepage vertreten?

Hat Ihr Einkauf eine eigene Homepage?

Haben Sie sich schon in Seminaren oder auf Tagungen zum Thema „Virtueller Einkauf“ umfassend informiert?

Sind Sie mithilfe des Internets schon auf neuepotenzielle Lieferanten gestoßen?

Nutzen Sie regelmäßig und mit steigender Tendenz E-Mails für die Kommunikation mit Lieferanten?

Haben Sie mit Ihren wichtigsten Lieferanten über E-Mail-Kommunikation und „Virtuellen Einkauf“ gesprochen?

Kennen Sie „Virtuelle Marktplätze“ für Einkäufer?


„Ja“

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„Nein“

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Einkaufsmanager


Einkaufsmanager

Der Einkaufsmanager ist der praxis- und nutzenorientierte Informationsdienst für Ein-kaufsentscheider und Facheinkäufer. Er bietet in der Praxis bewährtes Know-how, erfolgserprobte Arbeitshilfen sowie die neu-esten Entwicklungen und Trends für den erfolgreichen Einkauf.

Impressum


Zusammengestellt von der Redaktion des „Einkaufsmanagers“.

Der „Einkaufsmanager“ erscheint im Fachverlag für Einkaufswissen,einem Verlagsbereich des

VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AGTheodor-Heuss-Straße 2-4, 53177 Bonn

Großkundenpostleitzahl: 53095 Bonn

Tel.: (0228) 9 55 01 50, Fax: (0228) 35 97 10

E-Mail: [email protected]: http://www.einkaufsmanager.net

Eingetragen: Amtsgericht Bonn, HRB 8165, Vorstand: Helmut Graf

Profitcenter-Leiter: Frank ToschaChefredakteur: Jens Holtmann (V.i.S.d.P.)Herstellungsleitung: Dipl.-Ing. Monika GrafHerstellung: Dirk RolkeSatz: Media Direct WerbeagenturDruck: Chudeck Druckservice, Bornheim-Sechtem

Alle Beiträge werden mit großer Sorgfalt recherchiert. Dennoch ist eine Haftung – auch für telefonische Aus-künfte – ausgeschlossen.

Bonn ● Berlin ● München ● Wien ● Zürich ● Istanbul ● Bukarest ● Warschau ● Washington D.C.

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