18 Jahre Videokonferenz im Hause Ford

K.SchröderLeiter Telekommunikationsdienste

Internationale Fachtagung„Videokonferenz: Grundlagen – Anwendungen –

Perspektiven“6.-8. Nov. 2002 Universität Essen

Ford Motor Company

In Deutschland, England, Irland, Belgien, Frankreich, Spanien, Portugal, Polen, Ungarn, Tschechische Republik und Rußland

ProduktionsstättenFord Europa

Meilensteine (1)

1984 Start eines 8-monatigen Pilotbetriebes (Köln/D – Dunton/UK)

Kommunikation über Satellit, 2 Std./täglich

1985 Entgültige Entscheidung über die Einführung der Videokonferenztechnik

1986 Bau eines weiteren Studios in Köln-Merkenich / Produktentwicklung

1987 Umschaltung von Satelliten-Leitung auf Glasfaserverbindung

Einrichtung der Verbindung zum WHQ

Meilensteine (2)

1989 Umrüstung der Videostudios auf neuere Technik

Private Codecs mit Verschlüsselung

1990 Anschluß an das VBN mit Selbstwahl in Deutschland

Exklusive Videokonferenzleitung nach England

1991 Test und Einführung von ISDN (Schmalband)

Videokonferenztechnik

PictureTel wird weltweiter Standard

Meilensteine (3) 1992 Ausbau des ISDN-Videokonferenznetzes

1993 Test der ISDN-Videokonferenztechnik mit höheren Übertragungsgeschwindigkeiten

(z.B. 384 kbit/s)

Test von ISDN-Mehrpunktkonferenzen für globale Kommunikation

1994 Rapider Anstieg der globalen Mehrpunkt-ISDN-Videokonferenzen

Test von Desktop-Multimedia- Anwendungen auf Basis ISDN

1996 Stark steigende Anzahl von Videoräumen seit Verkündung der Globalisierung

Meilensteine (4)

1998 Umfangreiche Studie zur Verbesserung der Videokonferenztechnik (Ford, PictureTel, Siemens)

1999 Wechsel von PictureTel zu BT als Serviceprovider

Polyspan wird Ford-weltweiter Gerätestandard

Aufbau separater Bridge für VIP‘s

2000 Studie (Dissertation) – Videokonferenz aus Sicht des Gesamtunternehmens

2002 Stagnierende Anzahl Videoräume

Anzahl PC-Systeme stagnierend bis rückläufig

Anzahl Konferenzstudios

Ford Europa 224 davon gemanaged 43Ford weltweit 450

Anzahl PC-Konferenzsysteme

Ford Europa 350Ford weltweit 550

Videokonferenz heute

Raumsysteme

0

50

100

150

200

250

300

1993 1995 1997 1999 2001 2002

Deutschland UK USA

PC - Systeme

0

50

100

150

200

1996 1997 1998 1999 2002

Deutschland UK USA

Warum setzen wir Videokonferenz ein ?

... Zur Unterstützung der strategischen Geschäftsziele

•Reduzierung der Entwicklungszeiten (time-to-market)

•Kundenorientierung intensivieren (closer to the customer)

•Preis/Leistungsverhältnis steigern (better value for money)

•Exzellente Qualität (quality excellence)

Videokonferenz in einer global agierenden Firma ist unverzichtbar !

Zusammenarbeit räumlich getrennter Einheiten:-Entwicklungszentren in Merkenich, Dunton und USA-Kooperationsprozesse global verteilter Gruppen (Projektteams, Arbeitskreise)

Globale Prozesse-länderübergreifende Organisationsstruktur-Globale Wissensverteilung und globaler Wissensaustausch

Unterstützte ProzesseErgebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000

Zusammenfassung und Schlussfolgerung:

•Verteilung der Einheiten bedingt, dass sich Bedarf oft durch alle Prozesse zieht und sich ein Herausgreifen einzelner, besonders „unterstützungswürdiger“ Prozesse als schwierig erweist

•Bedarf auch durch temporäre Gruppen (Projektteams, Arbeitskreise, Problemlösungsgruppen), die sich auch in Zukunft nicht dauerhaft zusammenlegen lassen

•Globale Wissensverteilung, globaler Wissensaustausch (Schulungen, Produkt- und Projektpräsentationen u.ä.)

•Globale, partnerübergreifende Standardisierungsbemühungen bzgl. Prozesse, Komponenten etc.

These: auch bei einem Zusammenlegen von Einheiten wird dauerhaft ein hoher Bedarf für Videokonferenzen bleiben

Opportunitätskosten für Videokonferenzen als herkömmliche Konferenzen

Annahme: Ingenieurstunde: 100 EUR Zeitverlust durch An- und Abreise (Köln-Dunton): 5 Std.

Monetär bewertete Opportunitätskosten pro Flug und Ingenieur Personalkosten (keine Nutzung der Reisezeit): 500 EUR Personalkosten (halbe Nutzung der Reisezeit): 250 EUR reine Flugkosten: 570 EUR

Summe aus Personal- und Flugkosten Kosten/Teilnehmer an einer Englandkonferenz: 820 bis 1070 EUR

Kosten für 1000 herkömmliche Konferenzen mit 5 reisenden Teilnehmern

(keine Nutzung der Reisezeit): 5.360.000 EUR

(halbe Reisezeit wird genutzt): 4.110.000 EURKosten für 1000 Videokonferenzen `a 1 Std und 5 Teilnehmern pro Studio (deutscher Anteil): 332.500

EUR (englischer Anteil): 332.500

EURSumme Videokonferenzen: 665.000 EUR

Multipunkt-VideokonferenzenStunden Konferenzzeit

0102030405060708090

1996 1997 1998 1999 2000 2001

Total Europe USA

Std

/ Jahr

(000)

Video bridging

641 661763 708 754

687 701780 762

891

706

473374

494634

516586 534

426562

498

91 81 92 87 104 94 95 93 88 132 108 71 35 69 63 72 94 77 74 83 83

0

200

400

600

800

1000

Stan Exec

Multipunkt-VideokonferenzenAnzahl Konferenzen

Audio Bridges

2413 19812757

2034 2148 2073 2243 1818 1861 20933075

1729

48205607

6396 6718

80206963

7542 70657901

0100020003000400050006000700080009000

Jan-01

Feb-01

Mar-01

Apr-01

May-01

Jun-01

Jul-01

Aug-01

Sep-01

Oct-01

Nov-01

Dec-01

Jan-02

Feb-02

Mar-02

Apr-02

May-02

Jun-02

Jul-02

Aug-02

Sep-02

Audio Br

AudiokonferenzenAnzahl Konferenzen

Nutzeneffekte von Videokonferenz (1)

Enabler-Effekte:- ermöglicht erst die Arbeit in verteilten Teams- kulturelle Notwendigkeit bei Kommunikation mit Japan- ermöglicht globale Koordinationsmeetings

Effizienz-Effekte:- niedrige Durchlaufzeiten- weniger Reisezeiten- niedrigere Reisekosten- schnellerer und intensiverer Informationsaustausch größere Konzentration des Informationsaustausches- größere Effizienz durch festen Zeitrahmen

Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000

Nutzeneffekte von Videokonferenz (2)

Qualitäts-Effekte:-Sichtbarmachen/Sicherstellen des lokalen Inputs in einer global agierenden Firma- persönlichere Kontakte, verbesserte Arbeitsqualität- effektivere Zusammenarbeit- erhöhte Verbindlichkeit

Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000

Nutzeneffekte von Videokonferenz (3)

Ergebnisse einer Benutzerumfrage im November 1997 (280 Befragte in Köln-Merkenich)

•Spart Zeit und Geld 79 %•Mehr Kommunikation 39 %•Bessere Kommunikation 38 %•Entscheidungen treffen und Probleme lösen 36 %•Hilft überhaupt nicht 3 %•Macht die Arbeit schwieriger 3 %•Andere 3 %

Was beschreibt am besten wie Videokonferenz Ihnen bei der Arbeit hilft

Qualitative Aspekte

Folgende Qualitätsprobleme wurden in den Nutzer-Befragungen angeführt:•Stabilität: Verbindungen wurden nicht aufgebaut / Konferenzzusammenbruch•Audioprobleme: v.a. Verteilung von Mikrofonen•Bedienungsfreundlichkeit: (Raum-)Systeme nicht intuitiv bedienbar•Videosteuerung: v.a. Wunsch nach automatischer Kameraführung•Videoqualität: v.a. Verzögerungen•Zu geringe Flexibilität bei Buchung und Durchführung von Konferenzen•Räume nicht adäquat (zu groß oder zu klein)•Netmeeting nicht in allen Räumen

•Spezielle Probleme mit PC-basierten Systemen: Videoqualität, Bedienung, Abstürze

•V.a. Lob für den vor-Ort-Support, Wunsch nach rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit•3 Befragte waren der Ansicht, die Qualität der Systeme habe sich insgesamt in den letzten Jahren gebessert

Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000

Standard Service Performance Report for W/E 3rd Nov 02

Measurement Performance Regional Breakdown Performance Month By Month BreakdownTotal Multi-point success 95% Europe 96% Average - October 2002Successful 101 Successful 76 Average - September 2002Unsuccessful 5 Unsuccessful 3 Average - August 2002

US 93% Average - July 2002Successful 25 Average - June 2002 Unsuccessful 2 Average - May 2002

Bridge Volume of Sites Breakdown Average - April 2002 2 SITE CONFERENCE 1 Average - March 2002 3 SITE CONFERENCE 69 Average - February 2002 4 SITE CONFERENCE 19 Average - January 2002 5 SITE CONFERENCE 8 Average - December 2001 6 SITE CONFERENCE 1 Average - November 2001 7 SITE CONFERENCE 2 Average - October 2001 8 SITE CONFERENCE 1 AVERAGE YTD9 SITE CONFERENCE 2

10+ SITE CONFERENCE 3Causal factors for failures Breakdown Resolution

Network 3 - One-offs 3

1 x UNABLE TO CONNECT TO SITE - ALL ROUTES ATTEMPTED

Equipment was set to manual answer, now set to auto, tested ok. Ticket closed

1 x INTERRUPT SITE DROPPPED MULT X RECONNECT OK Investigation in progress

1 x INTERRUPT SITE DROPPED UNABLE TO RECONNECT

Girs Ticket N1064305, assigned it to the FOE-NEHICOM Queue

- Long Term 0FGN There were 0 conference failures

this week due to FGN. HICOM There was 0 conference failures due

to the Hicom this week.BRIDGE There were 0 conference failures

due to the bridge this week.

BTC 1 - Bridge 0

GlobalMeet “Building Effective Communications”

Wochenstatistik „Standard“-Videokonferenzservice

Status heute (1)

• Bedarf nach neuen Videokonferenz-Räumen rückläufig• Anzahl PC- Systeme stagnierend bis rückläufig Ursache: Inkompatibilität der Systeme bei Betriebssystemwechsel (Win95, Win98, Win2000)• Anzahl der Videokonferenzstunden rückläufig, Audiokonferenzen dagegen stark zunehmend

Mögliche Ursachen:• Euphorie der Globalisierung nimmt ab• Steigende Anzahl Audio-Konferenzen und Verbreitung anderer Konferenztechniken (z.B. NetMeeting)

Status heute (2)

Audio vs Video Bridge Demand

0100020003000400050006000700080009000

Jan-

01

Feb-

01

Mar

-01

Apr-0

1

May

-01

Jun-

01

Jul-0

1

Aug-

01

Sep-

01

Oct-0

1

Nov-

01

Dec-

01

Jan-

02

Feb-

02

Mar

-02

Apr-0

2

May

-02

Jun-

02

Jul-0

2

Aug-

02

Sep-

02

Audi

o Ca

lls

0

200

400

600

800

1000

1200

Vide

o Ca

lls Audio

Video

„Welche zusätzlichen Funktionen würden Sie sich wünschen?“• (bessere) Integration von Application Sharing in allen Räumen• Sprachgesteuerte Kameraführung; mehr Möglichkeiten zur Kamerasteuerung (Chairman Control)• Spontane Reservierung und –durchführung auch von Mehrpunktkonferenzen• Integration mit anderen Systemen• Headsets oder Funkmikrophone für besseres Audio• besserer Zoom / Lupenfunktion („bis 15 fach“)• gleichzeitige Darstellung von Dokumenten und Teilnehmern• Integration von Videos

Qualitative AnforderungenBeseitigung der genannten Probleme, v.a. Stabilität, Robustheit, Audioqualität (s.o.)

Anforderungen an ein Wunschsystem (1)Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000

Anforderungen an ein Wunschsystem (2)

SchlußfolgerungenDie genannten funktionalen Anforderungen lassen sich in 3 Punkten verdichten:

• Wunsch nach Flexibilität, Möglichkeit ad-hoc arbeiten zu können (Konferenzen reservieren, Teilnehmer einladen, Dokumente hinzuziehen

• Wunsch nach Integration mit Dokumenten, Applikationen etc.

• Wunsch nach Audio/Videoequipment, mit dem sich qualitative Mängel beheben lassen (Headsets, Funkmikrofone, Kameraführung etc.)

Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000