20080207 Vortrag Zietz Studie Portalbasiertes W M V11

07. Februar 2008

Dipl.-Ök. Christian ZietzInstitut für Wirtschaftsinformatik

Leibniz Universität Hannover

[email protected]

Expertenbefragung „Portalbasiertes Wissensmanagement“:

Vorgehen, ausgewählte Ergebnisse, Erfahrungen

Gäste-, Diplomanden- und Doktorandenkolloquium

CCCCCCCCC

Expertenbefragung zum portalbasierten WissensmanagementDipl.-Ök. Christian Zietz

2

07. Februar 2008Institut für WirtschaftsinformatikLeibniz Universität Hannover

Inhalt des Vortrags

Status, 4 x 10 Regel und Aktuelles

Durchführung der Expertenbefragung

Ausgewählte Ergebnisse und Erfahrungen

Zusammenfassung, Ausblick und Diskussion


3


Meilensteine der Teilprojekte: Status am 07.02.08

Legende: = Erledigt = Offen/ In Arbeit = Überfällig

4. Quartal 2007 1. Quartal 2008 2. Quartal 2008 3. Quartal 2008

Projekt-management

Quartalsplanung Verlagszusage

Quartalsplanung durchgeführt



Dissertation Kapitel 3 V1.0 erstellt Kapitel 4 V1.0 erstellt

Kapitel 5 V1.0 erstellt




CCC Portal Prototyp erstellt Aufwandschätzung

durchgeführt Fachkonzept

erstellt Studentische

Hilfskraft eingestellt

Pilot erstellt Ex. Anforderungs-

aufnahme Portal implementiert Portal getestet Nutzer geschult Inhalte migriert

Portal produktiv genutzt

Portalnutzung evaluiert

Studie Zweite Welle Interviews durchgeführt

Ergebnisse der Studie ausgewertet

Paper Ergebnisse Studie erstellt

Paper an Experten verschickt

Kommuni-kation

Vernetzung mit Forschern

MKWI Artikel Sparringspartner

ausgewählt IWI Poster

Vortrag iwi Kolloquium


VortragMKWI 2008

DA Jan Neugebauer


WiWi Diskussionspapier erstellt

Vortrag im WiWi Kolloquium



A/ B Publikation


4


4 x 10 Regel: Die wichtigsten Personen im Forschungsgebiet

ICK

M 2

007

ICK

M 2

006

EC

KM

200

7

EC

KM

200

6

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KM

200

5

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7

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M

SummeJosef Hofer-Alfeis, Berater, Germany 1 1 1 1 1 1 1 7Prof. Dr. Gerold Riempp, European Business School, Germany 1 1 1 1 1 1 1 7Dave Snowden, The Cynefin Centre, United Kingdom 1 1 1 1 1 1 6David Gurteen, Gurteen Knowledge, United Kingdom 1 1 1 1 1 1 6Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau, Universität Potsdam, Germany 1 1 1 1 1 5Meliha Handzic, Department of Information Systems, Bosnia-Herzegovina 1 1 1 1 1 5Patricia Ordonez de Pablos, Universidad de Oviedo, Spain 1 1 1 1 1 5Professor Jose Viedma Marti, Technical University of Catalonia, Spain 1 1 1 1 1 5Prof. Dr. Rudi Studer, University of Karlsruhe, Germany 1 1 1 1 1 5Prof. Dr. Klaus-Dieter Althoff, Universität Hildesheim, Germany 1 1 1 1 4Prof. Dr. Andrea Back, Universität St. Gallen, Switzerland 1 1 1 1 4Dr. Heiko Beier, moresophy GmbH, München 1 1 1 1 4Dr. Markus Junginger, Festo AG & Co. KG,Esslingen 1 1 1 1 4Edward Truch (Lancashire University Management School, UK); 1 1 1 1 4Prof. Dr. Franz Lehner, University of Passau, Germany 1 1 1 1 4Hans-Peter Schnurr, ontoprise GmbH, Karlsruhe 1 1 1 1 4Prof. Dr. Klaus North, Fachhochschule Wiesbaden, Germany 1 1 1 1 4Prof. Dr. Peter Pawlowsky, Technische Universität Chemnitz, Germany 1 1 1 1 4

Insgesamt sind 860 Experten weltweit identifiziert worden Liste wurde zur Identifizierung von Experten für die Studie genutzt

Legende: 1 = Nennung im Programmkomitee bei Konferenzen oder Nennung auf der Webseite als Experte


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4 x 10 Regel: Die 10 wichtigsten Tagungen national und internationalKonferenz Professionelles Wissensmanagement (zweijährig)

28. - 30. März 2007, PotsdamInternational Conference on Knowledge Management (ICKM)

31 Jul - 02 Aug 2006, University of Greenwich, London, United Kingdom 27 - 28 Aug 2007, Vienna, Austria

International Conference on Knowledge Management (I-KNOW) 06 - 08 Sep 2006, Know-Center, Stadthalle Graz, Austria 05 - 07 Sep 2007, Know-Center, Stadthalle Graz, Austria

European Conference on Knowledge Management (ECKM) 04 - 05 Sep 2006, Corvinus University of Budapest, Hungary 06 - 07 Sep 2007, The Technical University of Catalonia, Barcelona,

SpainKonferenz des BITKOM zum Einsatz von Wissensmanagement in

Wirtschaft und Verwaltung (KnowTech) 25.-26. Oktober 2006, München 28.-29. November 2007, Frankfurt am Main

Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik (zweijährig) 28. Februar - 2. März 2007, Karlsruhe

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (zweijährig) 20.-22. Februar 2006, Universität Passau 26.-28. Februar 2008, MünchenSiehe auch: http://www.gurteen.com/gurteen/gurteen.nsf/id/annual-conferences

http://knowledge-portals.wikispaces.com/KM+Confs


6


4 x 10 Regel: Die 10 wichtigsten Paper, Fach-bücher und Artikel der letzten 12 Monate (I) Heisig, P.: Professionelles Wissensmanagement in

Deutschland. Er-fahrungen, Stand und Perspektiven des Wissensmanagements. In: Gronau, N. (Hrsg.): 4. Konferenz Professionelles Wissensmanagement - Erfahrungen und Visionen - 28.-20. März 2007, Potsdam, Berlin: GITO-Verlag 2007, Band 1, S. 3 – 19 Technologien für WM Web 2.0 Anwendungen Wissen bilanzieren Bilanz nach 10 Jahren Wissensmanagement

Oram, A.: Why Do People Write Free Documentation? Results of a Survey O´Reilly ONLamp.com, 2007http://www.onlamp.com/pub/a/onlamp/2007/06/14/why-do-people-write-free-documentation-results-of-a-survey.html

Wildner, S.; Lehner, F.; Lehmann, H.: Holistic Approaches and Stan-dardisation as Measures for Broader Adoption of KM in Practice. Paper für die ECKM 2007


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4 x 10 Regel: Die 10 wichtigsten Paper, Fach-bücher und Artikel der letzten 12 Monate (II)

Müller, J: Global Exchange of Knowledge and Best-Practices in Siemens Building Technologies with 'References@SBT'. In: Proceedings of the 2007 International Conference on Knowledge Management (Vienna, Austria, August 2007), World Scientific, pp. 55-64. Wie kann man einmal im Unternehmen erworbene Expertise

anderen Mitarbeitern zukommen lassen? Wie könnte heute (Web 2.0!) eine entsprechende Plattform

aussehen, die dieses Ziel unterstützt? Und unter welchen Bedingungen sind Mitarbeiter bereit, hier

aktiv ihr Wissen weiterzugeben bzw. das anderer zu nutzen?

Raabe, A.: Social Software im Unternehmen. Wikis und Weblogs für Wissensmanagement und Kommunikation. VDM, 2007. Verknüpfung von Web 2.0 Werkzeugen mit

Wissensmanagement


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Aktuelles: Diplomarbeit Jan Neugebauer, IWI Diskussionsbeitrag #20 und MKWI 2008

Diplomarbeit Jan Neugebauer Persönliches Informations- und Wissensmanagement am

Arbeitsplatz: Web 2.0 Werkzeuge zur Bewältigung der Informationsflut

Abgabe am 28.01.2008 Ergebnisse sollen in ein IWI Poster als Input einfließen

IWI Diskussionsbeitrag #20 Christian Zietz and Michael H. Breitner, Expertenbefragung

„Portalbasiertes Wissensmanagement“: Ausgewählte Ergebnisse, 30p., #20, February 05, 2008

MKWI 2008 in München Paper Integration von Wissens- und Lernprozessen in

Unternehmensportale: Erfolgsfaktoren der Umsetzung (Christian Zietz, Jon Sprenger, Karsten Sohns, Michael H. Breitner) im Track e-Learning eingereicht und angenommen

Präsentation der Ergebnisse am 26.02.2008 in München


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Inhalt des Vortrags






10


Einordnung der Expertenbefragung

Literaturanalyse

State of the Art (Theorie)

Einführung

Portalbasiertes Wissensmanagement

Empirische Studie

State of Practice (Praxis)

Referenzmodelle

Eigene Projekte

Best Practices

Praxisanalyse

Referenzmodell

4

6

6

5

6

7

Vorgehens- modell

Handlungs- empfehlungen

Kritische Erfolgsfaktoren

Anwendungs-beispiele

Wissens-management

Portale32

1


11


Motivation für die empirischen Studie

Ergebnisse der Literaturanalyse Referenzmodelle existieren entweder für die Einführung von

Wissensmanagement oder für die Einführung von Portalen Studien/ Befragungen fokussieren auf den

Wissensmanagement Aspekt Einige, wenige Erfolgsfaktoren existieren, finden jedoch bei der

Einführung (in Vorgehensmodellen) wenig Berücksichtigung Zentrale Ergebnisse der Diplomarbeit von Jon Sprenger

Ziele für die Expertenbefragung Einbezug der Erfolgsfaktoren bei der Einführung untersuchen Hypothesen zum Einsatz von portalbasiertem

Wissensmanagement in Unternehmen verifizieren/ falsifizierenDie Expertenbefragung ist ein zentraler Baustein dieser Arbeit, mit deren Hilfe nach der Erhebung des Stands der Theorie nun der Stand der Praxis untersucht werden soll, um

daraus Gestaltungsempfehlungen und Handlungsanweisungen geben zu können.


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Vorgehen bei der Durchführung der empirischen Studie

Versendung der Fragebögen Anschreiben per Mail an die Zielgruppe im Zeitraum von Juni bis

Dezember 2007 Mit der Bitte zu einem persönlichen Interview (Telefon) 150 Experten sind angeschrieben worden (15er Blöcke) 31 Experten konnten für die Beantwortung des Fragebogens

gewonnen werden Rücklaufquote lag bei ca. 20 %

Strukturierte Interviews Mit 26 Experten (Erstes Interview im April war der Pretest,

restliche vier Experten haben schriftlich geantwortet) Beantwortung des Fragebogens und Aufzeichnung des Gesprächs Telefonische Befragung im Zeitraum von Juli 2007 bis Januar 2008 Dauer der Gespräche: zwischen 19 und 115 Minuten


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Teilnehmer der Expertenbefragung

Experte Datum Interview Dauer (Min) Position Branche Mitarbeiter1. 24.04.2007 Ja 44 Mitarbeiter Prozesslogistik + Organisation Maschinenbau 31002. 11.07.2007 Ja 19 Referatsleiter IT-Architektur Finanzdienstleistung 230003. 24.08.2007 Nein Portal Lead Human Resources Software 420004. 29.09.2007 Ja 39 Berater Beratung 1505. 10.09.2007 Nein Leiter IT Einzelhandel 150006. 12.09.2007 Ja 20 Wissenschaftlicher Mitarbeiter Hochschulen 137. 27.09.2007 Ja 25 Leiter Services Medien 1708. 15.10.2007 Ja 115 Geschäftsführer IT - Beratung 389. 31.10.2007 Ja 70 Senior Manager Global Web Platforms Telekommunikation 6600010. 31.10.2007 Ja 30 Partner - Marketing, Vertrieb, Service Managementberatung 1511. 07.11.2007 Ja 42 Managing Director (Geschäftsführer) IT - Beratung 3012. 08.11.2007 Ja 45 Geschäftsführer Beratung 613. 09.11.2007 Ja 24 Geschäftsführerin Software 3014. 20.11.2007 Ja 38 Direktor Informationsmanagement Pharma 240015. 20.11.2007 Ja 32 Qualitätsmanagementbeauftragter IT - Systemhaus 22016. 22.11.2007 Ja 60 Head of Knowledge & Quality Management Beratung 65017. 26.11.2007 Ja 45 Knowledge Manager Luft- und Raumfahrt 700018. 26.11.2007 Ja 55 Presales Manager Software 43019. 27.11.2007 Ja 22 Geschäftsführer Internet 520. 27.11.2007 Ja 29 Senior Consultant Beratung k. A.21. 29.11.2007 Ja 82 Berater Beratung 8700022. 30.11.2007 Nein Portalmanagement Intranet Versicherung 1100023. 04.12.2007 Ja 24 Director Strategy Consumer & Devices Hardware 1070024. 10.12.2007 Ja 35 Vorstandsvorsitzender Handel 14025. 11.12.2007 Ja 28 Senior Sales Manager Software 20026. 11.12.2007 Nein Researcher Forschung 170027. 14.12.2007 Ja 38 Informationsservice Krankenversicherung 1400028. 19.12.2007 Ja 53 Prozesmanagement Filialen Logistik 52000029. 21.12.2007 Ja 36 Managing Consultant Beratung 6800030. 10.01.2008 Ja 37 Senior Consultant Beratung 831. 14.01.2008 Ja 36 Director Sales Software 75000


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Inhalt des Vortrags






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Wirkungsgefüge und Wechselwirkungen

Ziele

KritischeErfolgsfaktoren

Barrieren

Mittel derEinflussnahme

Maßnahmenzur Überwindung

Wirkenauf

Wirkenauf

Wirkenauf

Bestimmendie

BestimmendieWirken

auf

Bestimmendie

Heraus-forderungen

Maßnahmenzur Förderung

Wirkenauf

Bestimmendie

Bestimmendie

Bestimmendie Wirken

auf

Quelle: In inhaltlicher Anlehnung an Rockart, J. F.; Bullen, C. V. (1981), Abb. 2, S. 10


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Ergebnisse zum Status Quo des portal-basierten Wissensmanagements und Zielen 21 der 31 befragten

Unternehmen betreiben bereits systematisch Wissensmanagement

20 der 21 Unternehmen setzen hierfür als technische Unterstützung auch ein Portal ein.

SAP NetWeaver Portal , Microsoft Sharepoint und Teamsite , Documentum eRoom , IBM Websphere und Lotus Notes , pirobase CMS sowie eine Reihe von eigenentwickelten Webanwendungen bzw. Wikis

8,00

7,14

7,20

7,13

8,47

8,13

6,08

8,00

0,00 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00

Schaffung einerWissenstransparenz

Verbesserung derWissensdokumentation

Erhöhung derKommunikation und

Zusammenarbeit

Beschleunigung derEinarbeitung neuer

Mitarbeiter

Verbesserung desZugangs zu

vorhandenem Wissen

Verbesserung derVerteilung des

vorhandenen Wissens

Senkung von Kosten

Erhöhung desKundenservice

Beurteilung der Ziele hinsichtlich ihrer Wichtigkeit auf einer Skala von 1 bis 10 (arith. Mittel, n=15)


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Herausforderungen bei der Einführung von portalbasiertem Wissensmanagement

Unternehmensführung überzeugen und Managementsupport einholen (5 Nennungen)

Usability (4 Nennungen) Kulturelle Aspekte, wie z. B. Überzeugungsarbeit leisten

und Mitarbeiter „abholen“ (3 Nennungen) Qualität sicherstellen (3 Nennungen) Mehrwert für Mitarbeiter vermitteln (3 Nennungen) Promotoren, Treiber finden (3 Nennungen)

Gestaltungsmöglichkeiten


18


Kritischen Erfolgsfaktoren bei der Einführung von portalbasiertem Wissensmanagement

0 2 4 6 8 10 12

WissensfreundlicheUnternehmenskultur

Kommunikation

Projektmanagement(Strukturiertes

Vorgehen)

Top-ManagementUnterstützung

Nutzerakzeptanz

Mitarbeiter, der Portaltreibt

(Führungspersönlichkeit)

Unternehmensgröße(Kritische Masse)

Change Management

Content

System an sich

Unternehmenskultur

Unternehmensführung und Strategie

Mitarbeiterführung und Personalentwicklung

Organisationsstrukturen und Prozesse

Informationstechnologie

Kritische Erfolgsfaktoren und Anzahl der Nennungen durch die Experten (n=27)

Gestaltungsmöglichkeiten


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Top 5 Barrieren des portalbasierten Wissensmanagements

Fehlende Top-Management Unterstützung (arithm. Mittel: 4,28 von 5)

Fehlende zeitliche, äußere und innere Freiräume (4,14)

Zu wenig interessante Inhalte (4,14)

Nicht durchdachte Such- und Ablage-Systeme (4,07)

Fehlende Wissens-(teilungs) -kultur (4,04)Fehlende Top-Management Unterstützung (n=29)

0

5

10

15

20

VolleZustimmung

Zustimmung Neutral Ablehnung VolleAblehnung

Fehlende zeitliche, äußere und innere Freiräume (n=29)

0

5

10

15

VolleZustimmung

Zustimmung Neutral Ablehnung VolleAblehnung


20


Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz und Nutzung des Portals

Kompetentes, abteilungsübergreifendes Team (arith. Mittel: 4,48 von 5)

Commitment des Top-Managements (4,42) Permanente Weiterentwicklung des Systems (4,42) Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter (4,25) Durchführung von Schulungen (4,13) Migration von bestehenden Inhalten in das Portal (4,13) Berücksichtigung der vorhandenen Unternehmenskultur

(4,05)Kompetentes, abteilungsübergreifendes Team (n=23)

0

5

10

15

20

Sehr stark Stark Wenigerstark

Gering Gar nicht

Commitment des Top-Managements (n=24)

0

5

10

15

20

Sehr stark Stark Wenigerstark

Gering Gar nicht


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Ausgewählte Ergebnisse

Ziele

KritischeErfolgsfaktoren

Barrieren

Wirkenauf

Wirkenauf

Bestimmendie

Heraus-forderungen

Wirkenauf

Bestimmendie

Bestimmendie

• Wissensfreundliche Unternehmenskultur

• Kommunikation• Projektmanagement• Top-Management

Unterstützung• Nutzerakzeptanz• Führungspersönlichkeit• Unternehmensgröße • Change Management• Content• System an sich

• Verbesserung des Zugangs zu vorhandenem Wissen

• Verbesserung der Verteilung des vorhandenen Wissens

• Schaffung einer Wissenstransparenz

• Erhöhung des Kundenservice

• Fehlende Wissens-(teilungs-)kultur

• Fehlende Top-Management Unterstützung

• Fehlende zeitliche, äußere und innere Freiräume

• Nicht durchdachte Such- und Ablage-Systeme

• Zu wenig interessante Inhalte

• Unternehmensführung überzeugen (Management- support einholen)

• Usability • kulturelle Aspekte

(Überzeugungsarbeit leisten, Mitarbeiter „abholen“)

• Qualität sicherstellen• Mehrwert für Mitarbeiter

vermitteln • Promotoren, Treiber finden


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Erfahrungen – „Lessons Learned“ der Expertenbefragung

Fortwährend Experten anschreiben (Voraussetzung: es gibt genügend …)

Nicht entmutigen lassen, wenn sich niemand zurückmeldet Aufzeichnung der Gespräche ist wichtig (Experten hatten

nichts dagegen) Auswertung nimmt viel Zeit in Anspruch Lieber „zuviel“ fragen, als hinterher Lücken zu haben Interviews dauern unterschiedlich lange („Flexible

Termine“) Aktiv das Gespräch steuern (Üben…) Nicht zuviel mitschreiben (wenn Aufzeichnung OK ist) Fragen gut mischen (Schwere/ leichte, offene/

geschlossene) Fragebogen muss nicht zwingend komplett ausgefüllt seinDie Expertenbefragung ist ein zentraler Baustein einer Arbeit und sollte Freude bereiten.

Der zeitliche Aufwand sollte nicht unterschätzt werden (Vielen Dank an die Kollegen im CCC …). Ein Blick in die Praxis ist immer sehr spannend und gewinnbringend …


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Inhalt des Vortrags






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Zusammenfassung

Überarbeitete Ergebnisse der 4 x 10 Regel sind dargestellt worden.

Das Vorgehen bei der Durchführung der empirischen Studie ist vorgestellt worden.

Ausgewählte Ergebnisse sowie Erfahrungen bei der Experten-befragung zum portalbasierten Wissensmanagement sind präsentiert worden.


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Ausblick: Nächste Schritte im 1. Quartal 2008 und darüber hinaus

Legende: = Erledigt = Offen/ In Arbeit = Überfällig

1. Quartal 2008 2. Quartal 2008 3. Quartal 2008 4. Quartal 2008

Projekt-management



Verlagszusage



Dissertation Kapitel 4 V1.0 erstellt Kapitel 5 V1.0 erstellt




Review der Arbeit Abgabe der

Dissertation

CCC Portal Prototyp erstellt Aufwandschätzung

durchgeführt Fachkonzept

erstellt Studentische

Hilfskraft eingestellt

Pilot erstellt Ex. Anforderungs-

aufnahme Portal

implementiert Portal getestet Nutzer geschult Inhalte migriert

Portal produktiv genutzt

Portalnutzung evaluiert

Studie Paper Ergebnisse Studie erstellt

Paper an Experten verschickt

Kommuni-kation

Vortrag iwi Kolloquium Vernetzung mit

Forschern MKWI 2008 IWI Poster DA Jan Neugebauer


WiWi Diskussionspapier erstellt

Vortrag im WiWi Kolloquium



A/ B Publikation erstellt


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Offene Fragen und Diskussion

Wirkungsgefüge und Wechselwirkungen verständlich? Einteilung in fünf Gestaltungsmöglichkeiten sinnvoll?

Unternehmenskultur Unternehmensführung und Strategie Personalentwicklung und Mitarbeiterführung (Menschen) Organisation und Prozesse Informationstechnologie (Technik)

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und ich freue mich

auf Fragen sowie auf eine anregende Diskussion!

20080207 Vortrag Zietz Studie Portalbasiertes W M V11

Technology

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