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34 Präsentationen mit PowerPoint

Situation Zu Beginn der Feier sollen Frau Henning und Herr Busch eine Präsentation über die CPU GmbH vorführen.

Für Präsentationen steht im Office-Paket das Programm „PowerPoint“ zur Verfügung. Nutzen Sie es. Lassen Sie sich durch die Anleitung helfen.

HINWEIS: Mit PowerPoint lassen sich schnell und einfach Präsentationen verschiedenster Art erzeugen. Es kann sich dabei um die Darstellung von

Text,

Grafiken,

Zahlenmaterial handeln. Der besondere Vorzug dieses Programms besteht in der Bereitstellung fertiger Vorlagen für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Diese Vorlagen besitzen ein fertiges Layout mit Seitenauf-teilung und Farbabstimmung. Es werden nur noch Texte, Grafiken, Diagramme oder was immer Sie wünschen eingefügt. Jeder Anwender kann damit ohne umfangreiche grafische Kenntnisse professi-onelle Präsentationen erstellen. Um schnell dieses Programm gut kennen zu lernen, soll hier ohne Vorlagen eine Präsentation erstellt werden. Vor der Arbeit mit PowerPoint stehen einige Entscheidung an, z. B.:

• Welcher Adressatenkreis soll angesprochen werden? • Welche Informationen wollen Sie weitergeben? • Soll jede Folie einen anders gestalteten Hintergrund erhalten oder sollen alle Folien ein glei-

ches Aussehen haben? • Sollen gleiche Schriftarten und –größen gewählt werden? • Wie wirkt eine Präsentation auf den Adressaten? • Viele aus Word bereits bekannte Anwendungen lassen sich einfach und mühelos auf Power-

Point übertragen. START POWERPOINT

• Nach dem Start von PowerPoint sehen den Er-öffnungsbildschirm.

• Starten Sie mit <Leere Präsentation> und • OK.

• Wählen Sie aus dem AutoLayout zunächst den rechten unteren Folienausschnitt, das „leere“ Bild.

• OK • Für Ihre Arbeit benötigen Sie die Symbolleisten

<Standard>, <Format>, <Zeichnen>. Sie wäh-len die Symbolleisten über <Ansicht>.

• Der Arbeitsbildschirm ist in drei Abschnitte ein-geteilt: Gliederungsausschnitt (links), Folienaus-schnitt (in der Mitte) und Notizenfeld (unten). Sie arbeiten überwiegend im Folienaus-schnitt.

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34.1 Präsentationen mit PowerPoint ARBEIT MIT UND GESTALTUNG VON FOLIEN

• <Format, Entwurfsvorlage übernehmen> bie-tet Ihnen fertige Hintergründe, mit denen Sie durch

• <Doppelklick auf das gewählte „Präsentati-onsDesign> oder

• <Übernehmen> den Folienausschnitt gestalten können.

• Die Hintergründe sind jederzeit veränderbar. Sie legen sich an dieser Stelle noch nicht end-gültig fest.

• Selbstgestaltete Hintergründe erzeugen Sie mit <Format, Hintergrund, Abwärtspfeil unter Hintergrundfüllbereich>,

• evtl. <Weitere Farben...> oder <Fülleffekte...>. • Der Hintergrund wird automatisch auf die

nächste Folie übertragen. Sie können ihn je-doch ändern wie zuvor erwähnt.

• <Übernehmen> installiert die gewählte Farbe oder Farbkombination nur auf einer Folie.

• <Für alle übernehmen> bewirkt einen kom-pletten Austausch der Hintergründe für alle Folien.

• Wenn Sie Text eingeben wollen, setzen Sie immer zunächst ein Textfeld. Sie kennen es bereits aus Word. Es befindet sich in der <Zeichnen-Symbolleiste>.

• WordArt wenden Sie ebenfalls an wie aus Word bekannt.

• Auch Grafiken werden eingefügt über <Einfü-gen, Grafik>.

• Schriftfarben können nach Markierung des Textes verändert werden über das Symbol <Schriftfarbe> in der Zeichnen-Symbolleiste.

• Textfelder, Grafiken, WordArt etc. sind frei verschiebbar. Silbentrennungen im Text müs-sen Sie wählen.

• Blocksatz wird erzeugt über <Format, Aus-richtung, Blocksatz>.

• Weitere Folien fügen Sie hinzu über das rechts dargestellte Icon oder über <Einfügen, Neue Folie> oder <Strg + M>.

• Nach der Wahl des <AutoLayout> sehen Sie in der Gliederungsansicht die neue Anzahl der Folien. Sie können über diese Gliederung je-derzeit zu einzelnen Folien wechseln.

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35 Animationen in PowerPoint

ANIMATIONEN

�� Die wohl wichtigste Funktion in PowerPoint istdie Animation aller Elemente. Sie animierennach Klick auf ein Textfeld, eine Grafik, einenWordArt-Schriftzug etc. über

�� <Bildschirmpräsentation, BenutzerdefinierteAnimation>.

oder durch das Kontextmenü

�� <Klick auf rechte Maustaste, Benutzerdefi-nierte Animation>.

�� Wählen Sie zuerst die Registerkarte <Effekte>.

�� <Eingangsanimation und Sound> bestimmenden „Auftritt“ des gewählten Objektes, den Siesich über

�� <Vorschau> ansehen können.

�� Über <Texte einführen> legen Sie fest, ob Tex-te <Alle gleichzeitig>. <Wortweise> oder <Zei-chenweise> zu sehen sind.

�� Als „Sound“ stehen unterschiedliche Töne zurVerfügung. Wenn eine Präsentation begleitetwird durch einen Vortrag, sind diese Töne eherstörend.

�� <Nach Animation> ermöglicht ein unterschied-liches Abblenden zur nächsten Folie.

�� Über die Registerkarte <Reihenfolge & zeitli-cher Ablauf> wählen Sie das Erscheinen dereinzelnen Folien <Bei Mausklick> oder <Auto-matisch> nach voreingestellter Zeit.

�� <Folienobjekte zum Animieren überprüfen>markiert die eingebundenen Objekte, die Sie

�� mit <Animationsreihenfolge> an den Auf-wärts- und Abwärtspfeilen nach Wahl umstel-len können.

ORGANIGRAMM

Zur Übersicht über die Firmenstruktur soll ein Or-ganigramm eingebunden werden.

�� <Einfügen, Objekt, MS Organigramm 2.0>

�� Weitere neue Felder fügen Sie hinzu über dieunten dargestellten Symbole.

�� Über die Optionen <Text> und <Feld> könnensowohl Schriftart und Schriftfarbe als auchTextfeldfarbe verändert werden.

�� <Datei, Schließen und zurückkehren zu...>ordnet das Organigramm der Folie zu.

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35.1 Sound und mögliche Lösung für eine Animation

HINTERLEGEN MIT MUSIK

Wenn Sie die Präsentation mit Musik untermalenmöchten, müssen Sie zunächst über

�� <Einfügen, Film und Sound, Sound aus Da-tei>

den Musikfile wählen. Anschließend binden Sieden Sound ein über die „Benutzerdefinierte Anima-tion“ und die

�� Registerkarte <Multimediaeinstellungen> so-wie

�� <Weitere Optionen>.

�� Achten Sie darauf, dass die Wiedergabeeinstel-lungen vor <Endlos weiterspielen> angehaktsind.

STARTEN UND BEENDEN DER PRÄSENTATION

�� Jede Folie und jede Präsentation kann beginnen über das Icon <Bildschirmpräsentati-on> am unteren Bildschirmrandoder

�� <Ansicht, Bildschirmpräsentation>oder

�� <F5>.

�� Beendet wird eine Präsentation jederzeit über <Esc>.

Alle weiteren Möglichkeiten von PowerPoint entdecken Sie selbst.