AAbblalauuff TTäättigigkkeeitit / /E Errggeebbnnisis3eca1981-3805-4387-83ef...Die SRM/MM-Rechnung...

IKS-Prozess:

Erstellt am/durch:

Mutiert am/durch

Prozesseigner /Verantwortliche(r):

Unterprozess:

GP7 Beschaffung

25.09.2012 / Roland Eichenberger

Roland Eichenberger

Ablauf einer Investitionsrechnung

AblaufAblauf Tätigkeit / ErgebnisTätigkeit / Ergebnis

Rechnungseingang im

Postbüro des F&C

Rechnungseingang im

Postbüro des F&C

Kontierte Rechnung?

GP7 Seite 2

Sortierung der PostSortierung der Post

Unterprozess:

Rechnung aus

SRM/MM

Unterprozess:

Rechnung aus

SRM/MM

Investitionsrechnung?

Weiterleitung an

Anlagenbuchhaltung

Weiterleitung an

Anlagenbuchhaltung

Zurück an PostbüroZurück an Postbüro

Nein

Ja

Ja

Betriebsmittel- /

Dienstleistungs-

Rechnung

Betriebsmittel- /

Dienstleistungs-

Rechnung

Nein

Rechnungsverbuchung

Rechnungsunterlagen?

Rechnung

Ablage

Inventarblatt

Erfassung der

Anlagestammdaten

Scanning

Checkliste zur

Investitionsrechnung

Rechnung trifft beim Ressort F&C ein.

Konformitätskontrolle: Einhaltung der Checkliste zur

Anlagenbuchhaltung

Das Postbüro sortiert die Rechnungen und mit einem

Barcode etikettieren.

Übereinstimmung: Posteingangsstempel F&C auf jede

Rechnung

Alle Rechnungen (ausser Investition welche bereits durch

die Anlagebuchhaltung geprüft worden sind) werden wie

folgt kontrolliert:

Konformitätskontrolle: Einhaltung der Unterschrifts- und

Visumsregelung

Konformitätskontrolle: Einhaltung des

Kontierungshandbuches


Rechnungslegungshandbuches

Zentrale Rechnungsverbuchung im Validator durch das

Ressort F&C, Abteilungen Universitätsrechnung und DM/NF.

Die geprüften Investitionsrechnungen werden zurück ans

Postbüro gegeben.

Alle Rechnungen werden eingescannt.

Investitionsrechnungen inklusive der vollständigen

Inventarisierungsblättern.

Nach der Verbuchung ist auf dem Inventarblatt unbedingt

die Buchungsnummer anzugeben. Das Inventarblatt mir

der vermerkten Buchungsnummer wird dann an die

Anlagebuchhaltung (Fächlein «Inventarisierungsblätter»)

weitergeleitet.

Die Rechnungen werden direkt durch die beiden

Abteilungen Universitätsrechnung und DM/NF abgelegt.

· Handelt es sich um kontierte Rechnungen und

zugleich Investitionsrechnungen (Indizien wie:

Inventarisierungsblatt, Kontierung auf 42xxx

Kostenarten, Rechnunstext), so werden diese zur

Überprüfung an die Anlagebuchhaltung

weitergeleitet.

· Ist die Rechnung kontiert, aber es handelt sich nicht

um eine Investitionsrechnung, so wurden

Betriebsmittel oder Dienstleistungen beschafft:

direkte Verbuchung ohne Weiterleitung an die

Anlagebuchhaltung

· Ist die Rechnung nicht kontiert, verfügt aber über eine

Bestellnummer (mit 35 beginnend), so handelt es

sich um eine SRM/MM-Rechnung. Dieser Ablauf ist

separat beschrieben.

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Erstellt am/durch:

Mutiert am/durch


Unterprozess:

AblaufAblauf Tätigkeit / ErgebnisTätigkeit / Ergebnis

Alle SRM/MM-Rechnungen werden eingescannt.

GP7 Beschaffung



Roland Eichenberger

Ablauf einer Investitionsrechnung aus SRM/MM


aus SRM/MM?

Scanning

Betriebsmittel- /

Dienstleistungs-

Rechnung

Betriebsmittel- /

Dienstleistungs-

Rechnung

Nein

Nächster Bearbeiter:

Anlagenbuchhaltung


Anlagenbuchhaltung

Rechnungsverbuchung

Meldung im MIRO?

Rechnung

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Mitteilung an

Anlagenbuchhaltung

Ja

Erfassung der

Anlagestammdaten

Checkliste zur


Ja

Konformitätskontrolle: Einhaltung der Checkliste zur

Anlagenbuchhaltung

Alle Rechnungen (ausser Investition welche bereits durch

die Anlagebuchhaltung geprüft worden sind) werden wie

folgt kontrolliert:

Konformitätskontrolle: Einhaltung der Unterschrifts- und

Visumsregelung


Kontierungshandbuches


Rechnungslegungshandbuches

Nachdem die Rechnung durch die Anlagebuchhaltung

geprüft wurde, wird im Validator der nächste Bearbeiter auf

Abteilung Universitätsrechnung gesetzt und die

Investitionsrechnung ans Postbüro zurückgegeben..

Erscheint bei der Verbuchung eine Meldung zur

Inventarisierung im MIRO, so wird die Belegnummer auf

der SRM/MM-Investitionsrechnung notiert und ins Fächlein

«Inventarisierungsblätter» der Anlagebuchhaltung

abgelegt.

Die verbuchte Rechnung wird abgelegt.

Die Rechnungen werden im Validator geöffnet.

Falls es sich um eine Investitionsrechnung handelt

(42xxxer Kostenarten), so wird im Validator als nächster

Bearbeiter die Anlagenbuchhaltung eingetragen und die

Rechnung ins Fachlein «Anlagen Rechnungen» gelegt.


Abteilung Universitätsrechnung


Abteilung Universitätsrechnung

Die Rechnung wird im Valditor und MIRO durch die

Abteilung Universitätsrechnung verbucht.

Rechnungseingang im

Postbüro des F&C

Rechnungseingang im

Postbüro des F&C

Kontierte Rechnung?

GP7 Seite 2

Sortierung der PostSortierung der Post

Rechnung aus

SRM/MM

Rechnung aus

SRM/MM

Nein

Unterprozess: Kontierte

Investitionsrechnung?Ja

Rechnung trifft beim Ressort F&C ein.

Verlaufskontrolle: Posteingangsstempel F&C auf jede

Rechnung

· Ist die Rechnung kontiert, wird gemäss separatem

Ablauf «Ablauf einer Investitionsrechnung» verfahren.

· Ist die Rechnung nicht kontiert, verfügt sie aber über

eine Bestellnummer mit 35 beginnend, so handelt es

sich um eine SRM/MM-Rechnung.

Das Post Büro sortiert die Rechnungen und etikettiert sie

mit einem Barcode.

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14

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und i

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l, Z

usa

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Dat

um

und V

isum

Universität Basel 16.10.2012

1

Anhang

1 Überprüfung der Budgets in den Buchungskreisen 90NF und 90DM

1.1 Investitionsrechnung mit 90NF-Auftrag

F8

ZUNI_OR_AU04


2

Nicht verbuchen, wenn kein Budget vorhanden ist oder noch keine Investitionen verbucht worden sind.

Dann Absprache mit 90NF-Team.

1.2 Investitionsrechnung mit 90DM-Auftrag

F8

Nicht verbuchen, wenn kein Budget vorhanden ist oder noch keine Investitionen verbucht worden sind.

Dann Absprache mit 90DM-Team.

ZUNI_OR_AU04


3

2 Vorgehen bei der Prüfung einer Investitionsrechnung im SRM/MM

2.1 Rechnung aus SRM/MM mit Barcode liegt vor.

2.2 Öffnen der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS

2.3 Eingabe des Barcodes

F8

/INPUNCTO/B2VAL_FIQS


4

2.4 Bestellung anschauen

Wenn BestellNr nicht durch Validator erkannt wird. Siehe oben, leeres Feld

Transaktion ME23N

Shift + F5

2.5 Bestellung prüfen

ME23N


5

2.5.1 Status

Wareneingang durchgeführt, wenn „geliefert“ steht.

Wenn Status „noch zu liefern“ Besteller gemäss Überschrift (hier Markus Beer) kontaktieren und

bitten, die Wareneingangsbestätigung durchzuführen.

Wenn Status „berechnet“ ist die Bestellung bereits mit einer Rechnung abgerechnet worden.

Es kann auch sein, dass nur eine Teillieferung oder eine Teilverrechnung stattgefunden hat.


6

2.5.2 Kontierung

Wurde die korrekte Kontierung gemäss Rechnungsinhalt ausgewählt. Achtung: Ist zusammen mit dem

Reiter Materialdaten zu prüfen. Siehe dazu die Warengruppenliste der Universität Basel.

2.5.3 Materialdaten

Wurde die korrekte Warengruppe ausgewählt. Siehe dazu die Warengruppenliste der Universität Basel.

Falls eine Warengruppe aus Betriebsmittel ausgewählt wurde, es handelt sich aber um eine Investition, so

ist die Rechnung nicht zu verbuchen. Siehe dazu Beschluss „Vorgehen bei Investitionen aus

Betriebsmitteln im SRM-MM“

Beachte auch „Ablauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM“


7

2.6 Inventarisierung vorhanden?

Wenn es sich um eine Warengruppe aus Investitionen handelt und die Anschaffungskosten pro Anlage

>CHF 1000.00 sind, dann muss das Gerät inventarisiert sein.

Dies wird mittels Transaktion ZMM_INV02 geprüft:

Bestellnummer eingeben

F8

Stammdaten überprüfen und evtl. Korrekturen vornehmen.

Wenn OK, Stempel mit Visum und Datum auf der SRM/MM Rechnung und zur Verbuchung ans Postbüro

zurück.

ZMM_INV02


8

3 Erfassen der Anlagestammdaten aus SRM/MM

SRM/MM-Rechnung mit Belegnummer trifft im Fächlein „Investitionsrechnungen“ ein

Anlagestammdaten sind bereits mittels Checkliste geprüft worden.

Transaktion ZMM_INV02 öffnen

Spalte der Anlagen markieren (Pfeil)

Auf Button „Markierte Inventuren erstellen“ drücken.

Meldung erscheint (siehe oben)

Aktivierung entweder manuell oder automatisch.

Ablage der SRM/MM Rechnung im Ordner

ZMM_INV02

AblaufAblauf Tätigkeit / Ergebnis

Prozess:

Erstellt am/durch:

Mutiert am/durch


Unterprozess:

1) Die Anschaffung von Apparaten und Geräten aus dem SRM/

MM wird über einen Investitionsauftrag verbucht. Die bestellende

Person stellt fest, dass die Investition aus Betriebsmitteln hätte

finanziert werden sollen und informiert die für sie zuständige

Person.

2) Die bestellende Person informiert entweder Herr Sahl

(Biozentrum), Frau Ruffo (Pharmazentrum) oder Frau Groelly

(URZ).

Diese entscheiden über die Budgetverschiebung und gehen

folgendermassen vor:

· Ausdrucken der bereits eingescannten und verbuchten

Rechnung aus dem SAP

· Mitteilung des Vermerkes „Investitionen aus Betriebsmittel“

mit Angabe des Investitionsauftrages und des

Betriebsbudgets (Kostenstelle)

· Visum von Herr Sahl, Frau Ruffo oder Frau Groelly mit

Datumsangabe

· Stempel «Kopie», damit die Rechnung nicht noch einmal

verbucht wird

→Budgetverschiebungsbeleg an Herr Eichenberger, Finanzen &

Controlling, senden.

3) Eingang des Budget-

verschiebungsbeleges bei

Finanzen & Controlling

3) Eingang des Budget-

verschiebungsbeleges bei

Finanzen & Controlling

K1 Abstimmung Die Weiterleitung des Budgetverschiebungs-

beleges an Herr Böhler, Controlling, erfolgt nach Prüfung durch

Herr Eichenberger, ob bei der Verbuchung der Rechnung eine

Inventarisierung vorgenommen wurde.

6) Durchführung der

Budgetkorrektur

6) Durchführung der

Budgetkorrektur

5) Weiterleitung des Budgetverschiebungsbeleges von Herr

Eichenberger, Finanzen & Controlling, an Herr Böhler,

Controlling.

1) Investitionen aus

Betriebsmitteln

1) Investitionen aus

Betriebsmitteln

3) Budgetverschiebungsbeleg trifft bei Herr Eichenberger,

Finanzen & Controlling, ein.

ja

7) Ablage des Budgetverschiebungsbeleges in der Abteilung

Controlling

Prozessende

4) Abänderung

des Ordnungsfeld

4) Abänderung

des Ordnungsfeld

nein 4) Abänderung des Ordnungsfeldes von IK auf BETR in den

Stammdaten der Anlage durch Herr Eichenberger, Finanzen &

Controlling.

6) Herr Böhler, Controlling, führt die Budgetkorrektur gemäss

Information an die GeschäftsführerInnen über die unterjährige

Budgetverschiebungen über diverse Plankostenarten durch.

Budgetkorrektur

Auf der Kostenstelle wird das Betriebsmittelbudget reduziert.

Die Reduktion erfolgt auf den Plankostenarten 43015 (für

Apparate) oder 45015 (für EDV). Umgekehrt wird auf dem

Investitionsauftrag das Budget auf den Kostenarten 42910

(Apparate) bzw. 42920 (EDV) erhöht. Die Kostenarten 43015,

45015, 42910 und 42920 werden nicht aktiv bebucht, sondern

werden ausschliesslich für die oben ausgeführte Budget-

verschiebung verwendet.

5) Weitersendung

an Controlling

5) Weitersendung

an Controlling

7) Ablage und

Dokumentation

7) Ablage und

Dokumentation

GP7 Beschaffung


Roland Eichenberger

Vorgehen bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM/MM (Beschluss)

2) Entscheid zur

Budgetverschiebung

2) Entscheid zur

Budgetverschiebung

K1

AblaufAblauf Tätigkeit / Ergebnis

3) Eingangskontrolle3) Eingangskontrolle

1) Einkäufer gibt im SRM/MM eine Bestellung ein.

3) Bestellte Ware wird geliefert, kontrolliert und

Wareneingangsbestätigung durchgeführt.

4) Validierung

durch F&C

4) Validierung

durch F&C

5) F&C sind der Ansicht, dass der bestellte

Rechnungsinhalt nicht mit der ausgewählten Warengruppe

übereinstimmt.

Abklärung mit Einkäufer.

11) Neueingabe

der Bestellung

11) Neueingabe

der Bestellung

F3 Es handelt sich um Betriebsmittel, es wurde aber eine

Anlagenwarengruppe ausgewählt. ODER

Es handelt sich um eine Anlage, es wurde aber eine

Betriebsmittelwarengruppe ausgewählt.

8) Das Sachkonto wird durch F&C in der Transaktion

MIRO geändert und die Änderung dem Einkäufer per Mail

mitgeteilt.

12) Korrekte Verbuchung gemäss Bestellung durch F&C

5) Falsche

Warengruppe?

5) Falsche

Warengruppe?

1) Bestellung

SRM/MM

1) Bestellung

SRM/MM

4) Rechnung wird eingescannt (Validierung)

2) Rechnungseingang

bei F&C

2) Rechnungseingang

bei F&C

F3F1

F2 Anlagenwarengruppe wurde ausgewählt, jedoch fehlt

das Inventarisierungsflag und die Anlage wurde nicht

erfasst.

11) Wareneingang rückgängig machen, Lösch-

Kennzeichen setzen, neue Bestellung mit korrekter

Warengruppe anlegen, Bestell-Kennzeichen «Kein Druck»

setzen, Wareneingang bei neuer Bestellung durchführen,

eventuell Anlage erfassen, eventuell Budgetverschiebung,

Mitteilung der neuen Bestellnummer an F&C12) Verbuchung

F2

F1 Innerhalb der Betriebsmittel wurde die falsche

Warengruppe gewählt.

6) Handelt es sich um eine Bestellung mit Betriebsmitteln?

9) Mitteilung per Mail an Einkäufer: Inventarisierungsflag

setzen und Anlage im Portal inventarisieren.

Bei Erledigung: Mitteilung per Mail an F&C

2) Rechnung trifft im Ressort F&C ein.

Prozess:

Erstellt am/durch:

Mutiert am/durch


Unterprozess:

Ablauf bei Auswahl der falschen Warengruppe im SRM04.10.2012 / Roland Eichenberger


6) Bestellung mit

Betriebsmittel?

6) Bestellung mit

Betriebsmittel?

Nein8) Änderung

Sachkonto im MIRO

durch F&C und

Mitteilung an Einkäufer

8) Änderung

Sachkonto im MIRO

durch F&C und

Mitteilung an Einkäufer

9) Inventarisierungs-

flag setzen und

Anlage erfassen

durch Einkäufer

9) Inventarisierungs-

flag setzen und

Anlage erfassen

durch Einkäufer

10) Bestellung

löschen

10) Bestellung

löschen

Ja

Ja

7) Bestellung mit

Anlagen

7) Bestellung mit

AnlagenNein 7) Es handelt sich um eine Bestellung mit Anlagen.

10) Unterschrifts- und Visumsregelung (Freigabeworkflow)

wurde nicht eingehalten und Bestellung wurde auf

falschem Budget angeschafft, daher wird Rechnung nicht

verbucht.

Mitteilung an den Budgetverantwortlichen der jeweiligen

Gliederungseinheit.

15.05.2012

Budgetierung 2012

KostenstelleBudgetierung der Personal- und Betriebsmittel auf den entsprechenden Kostenarten.

InvestitionsauftragBudgetierung der Investitionsmittel:

42010 Apparate42020 EDV

1) Investitionen aus Betriebsmittel

Aus dem vorhandenen Betriebsmittelbudget werden Investitionen getätigt. Die Ist-Buchungder Anschaffung wird auf dem Investitionsauftrag verbucht (Kostenart 42010 bzw. 42020)

BudgetkorrekturAuf der Kostenstelle wird das Betriebsmittelbudget reduziert. Die Reduktion erfolgt auf denPlankostenarten 43015 (für Apparate) oder 45015 (für EDV). Umgekehrt wird auf dem Investitionsauftrag das Budget auf den Kostenarten 42910 (Apparate) bzw. 42920 (EDV)erhöht.Die Kostenarten 43015, 45015, 42910 und 42920 werden nicht aktiv bebucht, sondernwerden ausschliesslich für die oben ausgeführte Budgetverschiebung verwendet!

2) Betriebsmittel aus Investitionen

Aus dem vorhanden Investitionsbudget wird Material angeschafft, welches keine Investitiondarstellt. Die Ist-Buchung erfolgt innerhalb der Kostenstelle auf der jeweiligen Betriebs-mittelkostenart.

BudgetkorrekturAuf der Kostenstelle wird das Betriebsmittelbudget erhöht. Die Erhöhung erfolgt auf denPlankostenarten 43016 (für Apparate) oder 45016 (für EDV). Umgekehrt wird auf dem Investitionsauftrag das Budget auf den Kostenarten 42911 (Apparate) oder 42921 (EDV)reduziert.Die Kostenarten 43016, 45016, 42911 und 42921 werden nicht aktiv bebucht, sondernwerden ausschliesslich für die oben ausgeführte Budgetverschiebung verwendet!

Unterjährige Budgetverschiebungenüber diverse Plankostenarten

Ressort Finanzen & Controlling/MRU Seite 1 von 2

15.05.2012

1) Investitionen aus Betriebsmittel

ApparateKostenstelle Investitionsauftrag

(-) (+)

43015 Budgetverschiebung von Betrieb nach Apparate 42910Budgetverschiebung von Betrieb nach App I-Auftrag

EDVKostenstelle Investitionsauftrag

(-) (+)

45015 Budgetverschiebung von Betrieb nach EDV 42920Budgetverschiebung von Betrieb nach EDV I-Auftrag

2) Betriebsmittel aus Investitionen

ApparateKostenstelle Investitionsauftrag

(+) (-)

43016 Budgetverschiebung von Apparate nach Betrieb 42911Budgetverschiebung von App nach Betrieb I-Auftrag

EDVKostenstelle Investitionsauftrag

(+) (-)

45016 Budgetverschiebung von EDV nach Betrieb 42921Budgetverschiebung von EDV nach Betrieb I-Auftrag

Unterjährige Budgetverschiebungenüber diverse Plankostenarten

Ressort Finanzen & Controlling/MRU Seite 2 von 2

GP7 - Beschaffung.pdfGP7 - Beschaffung.vsdGP7 Seite 1GP7 Seite 2Unterprozess Ablauf einer InvestitionsrechnungUnterprozess Ablauf einer Investitionsrechnung aus SRM/MMZeichenblatt-5

Vorgehen bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.pdfAblauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.pdfAblauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.vsdZeichenblatt-1

Ablauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.pdfAblauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.vsdZeichenblatt-1

Ablauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.pdfAblauf bei Investitionen aus Betriebsmitteln im SRM-MM.vsdZeichenblatt-1

Ablauf bei Auswahl der falschen Warengruppe im SRM-MM.pdfAblauf bei Auswahl der falschen Warengruppe im SRM-MM.VSDZeichenblatt-1

AAbblalauuff TTäättigigkkeeitit / /E Errggeebbnnisis3eca1981-3805-4387-83ef...Die SRM/MM-Rechnung...

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