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Berlin, 11. April 2018

Agile Methoden

» Wege zu einer besseren Projekt- und Arbeitsorganisation «

Herr D. vor 2 Monaten bei der Arbeit…

Gleich nach Eintreffen im Büro checkt D. den Arbeitsstand seines Teams

Anschließend geht es ins tägliche 15-minütige Stand-up-Meeting. Hier werden Aufgaben abge-stimmt und Probleme benannt, die das Fort-kommen des Teams bei der Arbeit behindern…

Nach dem Meeting: D. weiß alles, was er wissen muss, um seine nächste Aufgabe zu meistern. Er kann sich ganz darauf konzentrieren, kennt die Rahmenbedingungen und ist sich sicher, dass er das Richtige tut. Er weiß, wen er fragen muss, wenn es hakt und dass sein Teamleiter Hinder-nisse aus dem Weg räumen wird, die ihn im Fortkommen behindern.

D. heute morgen auf dem Weg zur Arbeit… Das Team von D. arbeitet seit vier Wochen mit agilen Methoden.

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Während eines normalen Arbeitstags geht an vielen Stellen Arbeitszeit verloren

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 3

Verschwendete Arbeitszeit

In (Software-) Projekten gehen 85% der geleisteten Arbeit wegen mangelhafter Anforderungsabstimmung verloren.1

Einen Bug drei Wochen später zu beheben dauert 24-mal so lange wie am selben Tag.1

Nach einer Ablenkung dauert es bis zu 23 Minuten, bis an der ursprünglichen Aufgabe weitergearbeitet wird.3

Bei fünf gleichzeitigen Projekten müssen 75% der Arbeitszeit für den Kontextwechsel aufgewendet werden.2

1 Sutherland, J.: Die Scrum Revolution, 2015 | 2 Weinberg, G.M.: Quality Software Management, 1991 | 3 Der Weg zum klaren Denken, Focus Nr. 37/15, 4.9.2015

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Agile Methoden sind eine Möglichkeit ineffizienten Arbeitsweisen entgegenzuwirken

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 4

Bessere Arbeitsmotivation

• Das Arbeiten mit agilen Methoden erfordert und fördert ein verändertes Selbstverständnis

• Mitarbeiter gehen in die Verantwortung: Das Team organisiert sich weitestgehend selbst – dies führt zu stärkerer intrinsischer Motivation der Teammitglieder, aber auch zu sozialer Kontrolle innerhalb des Teams

• Vom Kontrolleur zum Unterstützer: Die Selbstorganisation des Teams und die soziale Kontrolle entlasten das Management; dieses kann sich stärker um strategische Aufgaben und die Schaffung optimaler Rahmenbedingungen für das Team kümmern

• Produkte und Dienstleistungen können somit oft schneller, effizienter und besser erbracht werden

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Transparenz und ein verändertes Selbstverständnis des Managements sind wesentliche Grundvoraussetzungen dieser Arbeitsweise

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 5

Mehr Transparenz

• Agile Methoden wie Kanban oder Scrum bilden die Aufgaben von Teams transparent und tagesaktuell ab

• Das Management nimmt bei der Arbeit mit agilen Methoden eine neue Rolle ein: es muss dem Team den Kontext vermitteln, damit dieses kluge Entscheidungen selbst treffen kann

• Dies erlaubt den Wechsel von „Push“ (Aufgaben werden zugewiesen) zu „Pull“ (die Mitarbeiter ziehen sich die Aufgabe, die sie als nächstes bearbeiten)

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Agile Methoden legen großen Wert auf die bestmögliche Kommunikation und Abstimmung

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 6

Bestmögliche, effiziente Abstimmung

• Für das Arbeiten mit agilen Methoden sind regelmäßige Meetings wichtige Instrumente, um Transparenz herzustellen, zu planen, Hindernisse zu erkennen und auszuräumen

• Die Besprechungen folgen strengen zeitlichen Begrenzungen, um so effizient wie möglich zu bleiben

• Auftretende Hindernisse werden bei agilen Methoden nicht als Problem betrachtet, sondern als unabdingbar auf dem Weg zur Lösung: es gilt, sie schnell sichtbar zu machen, um sie zu lösen und sich stetig verbessern zu können

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Bei agilen Methoden steht stets die Nutzwertigkeit der Tätigkeiten im Mittelpunkt

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 7

Konzentration auf die Aufgabe

• Der Priorisierung der Aufgaben kommt eine große Bedeutung zu, daher gibt es feste Regeln für die Priorisierung

• Bei agilen Methoden können sich die Teammitglieder ganz ihrer jeweiligen Aufgabe widmen, da die Anzahl der Aufgaben limitiert wird

• Neue Aufgaben werden nur dann ins Team genommen, wenn dieses die Kapazität bereitstellen kann, die Aufgabe abzuarbeiten

• Kontextwechsel, Ablenkungen etc. werden so minimiert, die Arbeitszeit kann effizient genutzt werden

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Kanban und Scrum wurden für IT-Projekte entwickelt – doch die Methoden funktionieren auch außerhalb der IT hervorragend

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 8

Kanban und Scrum: Beschreibung

Kanban verfolgt das Ziel, Arbeitsabläufe in Teams möglichst effizient zu gestalten. Dabei organisiert sich das Arbeitsteam weitestgehend selbst, die Priorisierung der Aufgaben eingeschlossen. Das Management hat die Aufgabe, dem Team alle für den Arbeitsfluss relevanten Informationen zu liefern und Hindernisse zu beseitigen. Zentrales Element bei Kanban ist das Kanban-Board, an dem die Aufgaben auf Tickets visualisiert werden. Die Anzahl der Tickets ist limitiert, um ein fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen. Auch der effektiven Kommunikation zum Beispiel in sogenannten Stand-up-Meetings kommt eine zentrale Rolle zu.

Scrum ist eine Arbeitsmethode, die das Risiko des Scheiterns bei schwer steuerbaren Entwicklungsprojekten reduziert. Bei Scrum wird ein Projekt nicht von Anfang bis Ende durchgeplant, sondern iterativ in kurzen Schleifen, sog. Sprints, entwickelt. Somit kann man in regelmäßigen Abständen den Stand der Entwicklung prüfen und steuernd eingreifen. Zudem können die Projektbeteiligten kurzfristig auf Änderungen oder Probleme reagieren. Scrum definiert feste Rollen und folgt einem festen Regelwerk. Dieses definiert Meetings (Aktivitäten), Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten.

SCRUMKANBAN

Das Motto: Arbeite nach dem Prinzip „Lieber früh scheitern und schnell reparieren als zu spät bemerken, dass man auf diesem Weg nicht zum Ziel gelangt“

Das Motto: Arbeite effizienter, indem du deine Aufgaben visualisierst, priorisierst und limitierst; am Ende verschaffe dir ein gutes „Erledigt-Gefühl“

Berlin Consulting bringt agile Methoden auch in Ihr Unternehmen

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 9

Create your Kanban & Create your Scrum

Gemeinsam mit Ihrem Team…

✓ Entwickeln Sie das für Ihr Team optimale Kanban-System

✓ Designen Sie Kanban-Board und Tickets

✓ Stimmen Sie die Meetingstruktur ab

✓ Definieren Sie Regeln für die Arbeit mit Kanban

Create your Kanban

Gemeinsam mit Ihrem Team…

✓ Entwickeln Sie den für Ihr Team optimalen Scrum-Prozess

✓ Legen Sie Ziele, Scope und Werte fest

✓ Gestalten Sie die Rollen und Regeln sowie Ihre Meetings und Aktivitäten

✓ Gestalten Sie die erforderlichen Arbeitsmittel

Create your Scrum

Vom Check-up bis zur Skalierung begleitet Berlin Consulting Sie bei der Einführung agiler Methoden

Agile Methoden der Projekt- und Arbeitsorganisation 10

Stationen der Einführung agiler Methoden

Akzeptanz-Check: Sind agile Methoden für Sie geeignet?

Entwicklung und Einführung agiler Methoden in Ihrem Haus

Weiterentwicklung und Optimierung: Nach einiger Zeit sollte man sich die Umsetzung noch einmal genauer ansehen

Skalierung auf andere Teams: Wenn es in einem Team gut läuft, sollten Sie prüfen, ob nicht auch andere Teams von agilen Methoden profitieren können

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