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„Kurzinformation TSS“ Stand 29.04.2019

Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags benötigt die KVN für die Terminservicestelle der KVN (TSS) vermittelbare Termine aus dem fachärztlichen und dem hausärztlichen Versorgungsbereich. Dazu zählen die zugehörigen Vertragsärzt/innen sowie Psychotherapeut/innen, Kinder- und Jugendlichen-Psychotherapeut/innen sowie Fachärzte für psychotherapeutische Medizin, überwiegend psychotherapeutisch tätige Ärzt/innen – ausgenommen sind Zahnärzte, Kieferorthopäden und Ermächtigte.

Für Fragen rund um das TSVG haben wir eine Hotline exklusiv für Sie als Mitglied geschaltet: +49 511 380 3344.

Bitte geben Sie diese Nummer NICHT an Patienten weiter! Für diese gilt weiterhin die TSS-Nummer +49 511 56999793.

Wer soll wie viele Termine anbieten?

Hausärztlicher Versorgungsbereich Hausärztlich tätige Mitglieder

• je Monat einen Termin für eine hausärztliche Behandlung

Kinderärztlich tätige Mitglieder

• je Monat einen Termin für eine kinderärztliche Behandlung

• je Monat einen Termin für eine Gesundheitsuntersuchung für Kinder und Jugendliche (U-Untersuchung)

fachärztlicher Versorgungsbereich fachärztlich tätige Mitglieder

• je Woche einen Termin für eine fachärztliche Behandlung in Ihrem Fachgebiet

Rheumatologen, Nervenärzte:

• je Woche zwei Termine für eine fachärztliche Behandlung in Ihrem Fachgebiet

Psychotherapeut/innen, Kinder- und Jugendlichen-Psychotherapeut/innen sowie Fachärzte für psychotherapeutische Medizin, (überwiegend) psychotherapeutisch tätige Ärzt/innen:

• Je Monat einen Termin für eine psychotherapeutische Sprechstunde • Je Monat einen Termin für eine psychotherapeutische Akuttherapie • Je Monat einen Termin für eine zeitnah erforderliche ambulante Psychotherapie

Je nach Praxiskapazität dürfen diese Zahlen gerne auch höher sein.

Wie funktioniert das Melden von Terminen? Die Pflege von Terminen geschieht direkt durch Sie über den online-Dienst „eTerminservice“ im KVN-Portal.

Ausführliche Anleitungen erhalten Sie direkt im eTerminservice. Diese sind noch nicht in allen Punkten aktualisiert, beschreiben aber die wesentlichen Punkte zutreffend.

Anfang Mai wird die KBV ein KV-on Erklärvideo sowie eine PraxisInfo zum eTerminservice veröffentlichen (www.KBV.de/html/39611.php).

Die einzelnen Schritte - Vorbereitung: • Reservieren Sie bitte in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS)/Kalender feste Termine (am

besten als Terminserien) für die TSS. Beachten Sie dabei bitte Feiertage und Schließzeiten Ihrer Praxis, da diese nicht automatisch berücksichtigt werden. Dies können Gesprächstermine oder gezielte Untersuchungstermine sein – auch im Rahmen offener Sprechstunden. Benennen Sie die Termin(-serien) bitte entsprechend (z.B. „TSS-Termin“, „TSS-Termin U2“, „TSS-PT-Sprechstd“ o.ä.).

• Verwenden Sie je „Terminart“ (z.B. PT-Sprechstunde, PT-Akutbehandlung, PT-Probatorik, U-Untersuchung, Beratungsgespräch, bestimmte Untersuchungsmethode) eine eigene

„Kurzinformation TSS“ Für Fragen rund um das TSVG: 0511 380 3344 Stand 29.04.2019

BITTE BEACHTEN SIE AUCH DIE BEDIENUNGSANLEITUNGEN DIREKT IM eTERMINSERVICE!

Für Fragen per E-Mail verwenden Sie bitte das Formular KVN Kontakt 24 im KVN-Portal. Ansprechpartner für technische Fragen: IT-Service der KVN – Tel 0800 5 101025 (gebührenfrei)

Ansprechpartner für Honorarfragen und Ihre Praxisdaten: Ihre KVN Bezirksstelle Ansprechpartner für allgemeine Fragen: Ihr AbrechnungsCenter – Tel 0511 380 4800

Bezeichnung(im eTerminservice: Terminprofil) und vermeiden Sie Überschneidungen bei den Uhrzeiten.

• Übertragen Sie diese Termine bitte in den eTerminservice der KVN, um ihr Angebot auch für die TSS sichtbar zu machen.

Die einzelnen Schritte – Starten eTerminservice: • Melden Sie sich bitte im KVN-Portal (www.KVN.de � „KVN-Portal login“) an. Dort finden Sie

unter dem Reiter „online-Dienste“ den Button „eTerminservice“.

• Durch Klick auf den Button „Anwendung starten“ werden Sie zunächst einmalig zu den Nutzungsbedingungen geleitet. Akzeptieren Sie diese bitte – erst dann dürfen wir Ihre Daten für die TSS nutzen.

• Im eTerminservice finden Sie Ihre Praxis mit allen beteiligten Kolleg/innen unter dem Reiter „Praxisdaten“.

• Bitte überprüfen Sie die Ihnen angezeigten Praxisdaten. Bei Abweichungen melden Sie sich bitte in Ihrer Bezirksstelle, damit diese die hinterlegten (Original-)Praxisdaten anpasst.





Durch die TSS vergebene Termine werden dunkel hinterlegt. Durch Klicken auf einen Termin werden Ihnen die Daten des Patienten angezeigt sowie Optionen zur Bearbeitung (Blockieren, Löschen noch nicht vergebener Termine).





Die einzelnen Schritte – Einstellen von Terminen/Terminserien: • Möchten Sie „allgemeine“ Termine für Ihre Praxis vergeben, so müssen Sie lediglich unter

dem Reiter „Terminplanung“ auf „+ Termin hinzufügen“ klicken. Sie bekommen alle bereits verfügbaren (Auto-)Terminprofile angezeigt.

•

• ACHTUNG: Wenn Sie das automatisch erstellte Profil verwenden, können Sie unter allen für Ihre Praxis geführten Weiterbildungen und Genehmigungen gefunden werden!

• Beispiel: Sie haben die Genehmigungen für Radiologie und Kardiologe – dann werden Termine für das allgemeine Praxisprofil jeweils für beide Genehmigungen gefunden! Wenn Sie das nicht möchten, dann bearbeiten Sie das Profil entsprechend oder legen Sie ein neues Profil an (siehe nächster Punkt). Benennen Sie das Profil entsprechend eindeutig.

• WICHTIG: Der TSS werden nur Profile angezeigt, für die Termine hinterlegt sind. • In der folgenden Maske können Sie einen einzelnen Termin oder eine Terminserie anlegen.

Die Dauer (Minuten) eines Termins bestimmen natürlich Sie. Die „15 Min“ sind nur eine Basiseinstellung.

• Mit der „gewünschten Patienten-Dringlichkeiten“ geben Sie an, für welche Dringlichkeit(en)

Sie diesen Termin zur Verfügung stellen. Standardmäßig ist „Dringend“ vorbelegt. • Mit dem Feld „Minimaler Buchungsabstand“ können Sie festlegen, bis wie viele Tage vor

dem Datum die TSS diesen Termin vergeben darf.





Ein „mouse-over“ über die Fragezeichen blendet jeweils eine kurze Erläuterung ein.

Die einzelnen Schritte – Ändern/Erstellen von Terminprofilen: • Sie können bestehende (Termin-)Profile gezielt (um-)benennen, um ihnen einen

„sprechenden“ Namen zu geben, so dass die TSS sehen kann, um was für eine Art Termin es sich handeln soll (z.B. „nur Beratungsgespräch“, „offene Sprechstunde“, „nur Gastroskopie“).

• Klicken Sie dazu auf „Profil bearbeiten“.

• Bitte beachten Sie bei Umbenennungen eines Profils, dass die TSS dann (nur) diesen Namen sieht und ihn interpretieren (können) muss. Missverständlich vergebene Namen können dazu führen, dass die TSS Ihnen „falsche“ oder gar keine anderen Patienten mehr vermittelt!





• Sie können auch neue Terminprofile anlegen, die dazugehörigen Leistungen aus allen Leistungen der Praxis auswählen und das Profil individuell benennen. Klicken Sie dazu auf „+ Terminprofil hinzufügen“.

• Sie können nun gezielt die Arztgruppe, Fachgruppen etc. auswählen, für die Sie mit diesem Profil Termine anbieten möchten.





• Sie können das Profil entsprechend benennen. • Sie können außerdem „Terminhinweise“ formulieren, die der TSS als zusätzliche Hinweise

angezeigt werden.

Es wird zusätzlich bereits eine Differenzierung der angebotenen Termine gemäß den verschiedenen Stufen des Gesetzes möglich sein: „dringend“ (innerhalb vier Wochen), „nicht dringend“ (außerhalb vier Wochen), „PT akut“ (2 Wochen). „Akut“ (am selben Tag) wird erst 2020 relevant. Verwenden Sie hier bitte standardmäßig „dringend“, d.h. für Fälle, die innerhalb von vier Wochen einen Termin erhalten sollen. Die Überweiser kennzeichnen entsprechend.

Empfehlung für kinderärztlich tätige Praxen: • „U-Untersuchungen“ (Gesundheitsuntersuchungen im Kindes- und Jugendalter): • Melden Sie sich im eTerminservice an. Gehen Sie auf den Reiter „Terminprofile“ und dort auf

„+ Terminprofil hinzufügen“. Benennen Sie dieses entsprechend z.B. „U3-U7“ und geben Sie der TSS ggf. in dem Feld „allgemeiner Terminprofilhinweis“ weitere auf Ihre Praxis bezogene Hinweise. Kreuzen Sie bei „TSS-vermittelte Leistungen“ das Kästchen vor „Früherkennungsuntersuchungen Kinder und Jugendliche (L001)“ an. Wenn Sie U-Untersuchungen als „normale“ Termine anbieten möchten, so benennen Sie diese bitte entsprechend und stellen Sie sicher, dass das Häkchen für „Früherkennungsuntersuchungen Kinder und Jugendliche (L001)“bei „TSS-vermittelte Leistungen“ angehakt ist.

Empfehlung für psychotherapeutisch tätige Praxen: • Bitte ignorieren Sie (in der Regel) das „allgemeine“ Profil und wählen Sie nur gezielt eines der

Profile PT-Sprechstunde, PT-Akutbehandlung oder PT-Probatorik aus, um entsprechende Termine/Terminserien zu vergeben.

• Stellen Sie bitte bei psychotherapeutischen Akutterminen den „Minimalen Buchungsabstand“ auf eine möglichst kleine Zeit ein, da die standardmäßig eingetragenen 7 Tage bedeuten (würden), dass die TSS keine Termine angezeigt bekommt (bekäme), die näher als 7 Tage an dem Tag der Terminsuche liegen.

Im eTerminservice finden Sie detaillierte Benutzeranleitungen und Erklärvideos.

• Anzeige einer PT-Akutbehandlung bei der Krankenkasse: In §15.1 Psychotherapievereinbarung ist formuliert: „… zeigt spätestens mit Beginn …an …“. Praktisch heißt dies: Da Sie den TSS-Fall grundsätzlich erstmalig in der ersten Stunde der Akutbehandlung sehen/treffen, können Sie auf dem Muster 12 „Habe heute mit der Behnadlung von…“ eintragen und bewegen sich damit noch im Sinne der PT-Vereinbarung.





Wie erfolgt die Terminvergabe? Den Patient/innen wird die nächsterreichbare Praxis der gesuchten Fachrichtung vermittelt. Dabei werden Schwerpunkte, besondere Untersuchungen etc. soweit möglich berücksichtigt.

Es wird nach wie vor weder der Wunscharzt noch der Wunschtermin vermittelt, sondern der nächsterreichbare Termin in einer Praxis mit entsprechendem Angebot.

Für die Vermittlung von Terminen bei Haus- sowie Kinder- und Jugendärzten ist keine Überweisung notwendig (einschließlich der „U-Untersuchungen“).

Die psychotherapeutische Akutbehandlung soll nun innerhalb von 14-Tagen vermittelt werden. Hierzu ist weiterhin eine entsprechend ausgefüllte individuelle Patienteninformation (PTV Muster 11) notwendig. Wir bitten weiterhin um das Aufkleben eines Überweisungs-/Vermittlungscodes.

Überweiser müssen weiterhin die Überweisungscodes (neue offizielle Bezeichnung: Vermittlungscodes) in der bewährten „Klebchen“-Form verwenden. Ab dem 01.10.2019 ist eine Lösung über das PVS angestrebt. Die alten Codes bleiben gültig.

Neue Codes können Sie über Ihre Bezirksstelle anfordern. Nutzen Sie dafür gerne auch das Kontaktformular auf unserer online-Präsenz.

Patient/innen werden durch die TSS aufgefordert, sich unbedingt direkt zur Terminbestätigung in der Praxis zu melden, um wichtige mit dem Termin zusammenhängende Fragen zu klären. Sprechstunden: Den Patient/innen wird die nächsterreichbare psychotherapeutisch tätige Praxis vermittelt. Dabei wird zwischen Kindern/Jugendlichen und Erwachsenen differenziert.

Akutbehandlung und zeitnah erforderliche probatorische Sitzungen: Auch hierbei wird zwischen Kindern/Jugendlichen und Erwachsenen differenziert.

Bei den zeitnah erforderlichen probatorischen Sitzungen wird zusätzlich nach der Behandlungsform differenziert.

eMail-/FAX-Benachrichtigung Über von der TSS für Ihre Praxis vergebene Termine können Sie sich per E-Mail-Versand oder Faxversand informieren lassen. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie bitte im eTerminservice auf Ihrer Profil-Seite unter „Praxisdaten“ und dort unter „Kontaktinformationen“ vor. Zwei Mal täglich (mittags und nach 18 Uhr) werden dann die Informationen zu neu vermittelten Terminen an Sie verschickt, so dass Sie immer zeitnah eine Benachrichtigung erhalten.

Dort können Sie auch den Anzeigenamen Ihrer Praxis bearbeiten. Aus technischen Gründen ist es im Moment nur möglich, eine eMail Adresse anzulegen. Dies gilt auch für FAX und Telefonnummern.

WICHTIG: Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie jedes Mal, wenn Sie etwas an der eMail- oder Fax-Benachrichtigung ändern, eine eMail oder ein Fax mit einem Bestätigungscode – diesen müssen Sie im eTerminservice unter den Kontaktdaten Ihrer Praxis in ein entsprechend eingeblendetes Feld eingeben.

Nicht vergebene Termine werden standardmäßig 7 Kalendertage vor dem jeweiligen Datum wieder freigegeben – d.h. die TSS kann diese Termine nicht mehr vergeben und sie stehen Ihnen zur kurzfristigen Terminvergabe zur Verfügung. Diesen Wert können Sie bei jedem Termin/jeder Terminserie zwischen 1 und 7 variieren, d.h. Termine können dann auch bis zu einem Tag vorher vergeben werden.

Abrechnung

alle Fachgruppen Mit Inkrafttreten des „TSVG“ Gesetzes Anfang Mai 2019 werden alle im Sinne dieses Gesetzes vermittelten „TSS-Fälle“ extrabudgetär vergütet.

Einen über die TSS erhaltenen Fall kennzeichnen Sie bitte in Ihrer PVS als „TSS-Terminfall“ (KVDT Feldkennung 4103 „Vermittlungsart“).





Besonderheit Fachgruppen des fachärztlichen Versorgungsbereiches Kennzeichnen Sie von der TSS vermittelte Fälle zunächst bitte weiterhin zusätzlich mit der GOP 88261 „Termin durchführen für Terminservice“: Die bisherige Regelung der KVN, dass 26 Fälle pro Quartal und im fachärztlichen Versorgungsbereich niedergelassenem Mitglied „budgetfrei“ gestellt werden (genaue Definition siehe HVM der KVN), bleibt bis zum 30.06.2019 in Kraft. (Die GOP 88260 „Termin bereitstellen für Terminservice) findet in Niedersachsen keine Anwendung!)

Kennzeichnen Sie vom HA direkt vermittelte als dringend gekennzeichnete Fälle mit „HA-Vermittlungsfall“ (KVDT Feldkennung 4103 „Vermittlungsart“).

Besonderheit Fachgruppen des hausärztlichen Versorgungsbereiches Über die ab August erzielbaren Zuschläge für die direkte Vermittlung eines dringenden Termins durch den Hausarzt sowie die Zuschläge auf die Versicherten- oder Grundpauschale informieren wir Sie, sobald das konkrete Verfahren fest steht.

Überweisungen oder individuelle Patienteninformationen (PTV Muster 11) ausstellen und Termine suchen Relevant für alle Überweisungen ausstellenden Vertragsärzt/innen sowie PTV Muster 11 ausstellende PT.

Grundsätzlich gilt: Bitte behalten Sie Ihr (Überweisungs-)Verhalten bei. Sie sind und bleiben die/der Steuernde für die Patient/innen.

Die TSS ist unter der Telefonnummer 0511 56 999 793

von Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 18.00 Uhr

erreichbar.

Sie vermittelt keinen „Wunschtermin“. Sie vermittelt keinen „Wunscharzt/therapeuten“.

Es ist eine längere Anfahrtstrecke möglich. Es ist eine Terminbestätigung durch den Patienten in der Praxis notwendig.

Entschädigungsansprüche für nicht wahrgenommene Termine sind analog zu „normalen“ Terminen direkt zwischen Arzt/Therapeut und Patient zu regeln.

Der Überweisungscode ist ein 12-stelliger Code und enthält keine Daten. Er ist bei der Suche eines Termins bei einem Facharzt zwingend anzugeben. Die Überweisung ist zu dem Termin beim Facharzt vorzulegen. Ausnahmen: Augenärzte und Gynäkologen, bei denen die TSS direkt ohne Überweisung in Anspruch genommen werden kann. Haus- und kinderärztliche Termine einschließlich der U-Untersuchungen.

Ein Überweisungscode ist nicht geeignet für ein/en Patient/in, die/der zu einem namentlich benannten Arzt oder Therapeuten („Wunscharzt“/„Wunschtherapeut“) möchte, da die TSS solche Termine nicht vermittelt.

Wir empfehlen daher, einen Überweisungscode nur an denjenigen Patienten zu vergeben, die nicht zu einem („ihrem“) bestimmten Arzt/Therapeuten wollen, sondern bereit sind, einen ihnen unbekannten Arzt/Therapeuten zu einem von der TSS vorgegebenen Termin aufzusuchen und dafür auch bis zu 30 Kilometer (bei einigen Fachgruppen bis zu 60 km) zu fahren.





Nahezu alle Praxen haben eine „Grundausstattung“ an Überweisungscodes erhalten. Weitere Überweisungscodes fordern Sie bitte bei Bedarf in Ihrer Bezirksstelle an. Ab voraussichtlich Oktober 2019 ist ein direkter Aufdruck auf dem Überweisungsschein möglich – die KBV hat den Herstellern der Praxisverwaltungssysteme eine Schnittstellenbeschreibung vorgegeben.

Psychotherapie – PTV Muster 11

Für eine Überführung in eine Akuttherapie oder die zeitnah erforderliche probatorische Sitzung ist ein entsprechendes Kreuz auf der individuellen Patienteninformation (erneut ergänztes Formular PTV 11 ab dem 01.10.2018) notwendig. Bitte kennzeichnen Sie Patient/innen, die die TSS in Anspruch nehmen sollen, zusätzlich mit einem Überweisungscode.

Sofern Sie als ambulante Therapie eine zeitnah erforderliche probatorische Sitzung anfordern, geben Sie bitte auch die benötigte Behandlungsform an.

Der Überweisungscode ist ein 12-stelliger Code und enthält keine Daten. Er ist bei der Suche einer Akutbehandlung zwingend anzugeben. Die individuelle Patienteninformation ist dem weiterbehandelnden Therapeuten vorzulegen.

Überweisungscodes fordern Sie bitte bei Bedarf in Ihrer Bezirksstelle an.

PTV 11

zeitnah erforderlich

Platz für Überweisungs-code

Informationen zur TerminServiceStelle der Kassenärztlichen Vereinigung Niedersachsen („TSS der KVN“) Stand 18.04.2019




Termine blockieren/löschen Bitte blockieren/löschen Sie Termine in Ihren Urlaubszeiten.

Privatpatienten Privatpatienten haben grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Terminvermittlung über die TSS (genauso wie Versicherte von sonstigen Kostenträgern). Trotzdem kann es vorkommen, dass die TSS Termine für diese Versicherten vergibt, wenn diese mit einem mit Überweisungscode versehenen Überweisungsschein anrufen, da diese für die TSS dann als berechtigte Anrufer gekennzeichnet sind. Die TSS wird den Überweiser nicht „überstimmen“.

Doppelvergabe von Terminen In seltenen Fällen kommt es leider zu Doppelbuchungen, da ein Termin über den eTerminservice vergeben wurde, zugleich aber leider ein weiterer Termin im Kalender der Praxis vergeben wurde. Bitte prüfen Sie daher bei Doppelbuchungen bitte Ihre Vorgehensweise mit den leider bestehenden zwei Kalendern.

Die KV-Telematik hat eine Doppelbelegung innerhalb des eTerminservice systemseitig ausgeschlossen.

Information der Patienten - (fehlende) Bestätigung der Termine durch Patienten Patient/innen werden durch die TSS aufgefordert, zur Terminbestätigung unbedingt direkt in der Praxis anzurufen (und ggf. auf den Anrufbeantworter zu sprechen und eine Rückrufnummer zu hinterlassen).

Die TSS fordert jeden Patienten auf, unbedingt in der (Arzt- oder Therapeuten-) Praxis anzurufen, um den Termin zu bestätigen und notwendige Fragen zu klären.

Die hinterlegten Kontaktdaten beruhen auf den Angaben der Patienten.

ACHTUNG: Die Patienten haben trotzdem „Anspruch“ auf Termin – wie bei jedem anderen vergeben Termin auch – falls Sie einen solchen Termin anderweitig vergeben, müssen Sie daher leider mit einer Doppelbelegung rechnen.

Ob Sie bei Nichterscheinen eines Patienten ggf. Anrecht auf eine Ausfallentschädigung haben, müssen Sie bitte wie in allen anderen Fällen auch direkt mit dem Patienten klären.

Allgemeine „Fehlfunktionen“ Bitte einmal den Cache löschen und den Browser neu starten.

Überweisungscodes - Gültigkeit Die Überweisungscodes laufen zeitlich nicht ab – das auf den Bögen aufgedruckte „gültig bis“-Datum ist aus der Zeit, als wir hofften, dass die TSS nur eine temporäre Erscheinung ist.

KEIN Überweisungscode für Sprechstundentermin bei PT Kein Überweisungscode ist notwendig wie bisher für Termine bei Augenärzten und Gynäkologen, aber auch nicht für psychotherapeutische Sprechstunden sowie die haus- und kinderärztlichen Termine einschließlich der U-Untersuchungen! Hierfür kann die TSS direkt in Anspruch genommen werden.

Für psychotherapeutische Akutbehandlungen ist streng genommen auch kein Code notwendig, aber zumindest eine entsprechend ausgefüllte „Individuelle Patienteninformation“ (Muster 11) und wir bitten darum, einen Überweisungscode darauf zu kleben, damit die Bearbeitung in der TSS einfacher ist.

Für den Zugang zum Augenarzt, Gynäkologen oder zu psychotherapeutischen Sprechstunden fehlt somit (natürlich) der qualifizierte Filter, da die TSS keine Begutachtung der Fälle vornehmen kann.

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