AMOR®3 Mobile Wareneingangskontrolle und …...• KIS: SAP / ISHmed • Mawi AMOR Rel. 12.0 in 3...

Software für das GesundheitswesenMaterialwirtschaft | Stationslogistik | Arzneimittelversorgung

AMOR®3

Mobile Wareneingangskontrolle und Kommissionierung mit AMOR3mobile

Klinikum Hanau GmbH

Leimenstraße 20

63450 Hanau

Akademisches Lehrkrankenhaus der Johann Wolfgang Goethe-Universität

Untertitel (Calibri, 18 pt, Fett, Grau)

Klinikum Hanau GmbH – Wer wir sind

30.09.2016 Johannes Oeß, Apotheker, Klinikum Hanau GmbH3

• Krankenhaus der Maximalversorgung mit 13 Kliniken und ca. 750 Betten

• GmbH unter der Trägerschaft der Stadt Hanau

• Akademisches Lehrkrankenhaus der Goethe-Universität in Frankfurt am Main

• Einzugsgebiet mit rund 400.000 Einwohnern

• Unter anderem

• onkologischer Schwerpunkt mit div. zertifizierten Zentren

• Perinatalzentrum

• Stroke Unit

Klinikum Hanau GmbH – Wer wir sind


Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

ca. 1.783 Mitarbeiter/innen (Köpfe),

- ca. 853 im Pflegedienst

- ca. 288 im ärztlichen Dienst

- ca. 501 Beschäftigte in anderen Berufsgruppen

- ca. 141 Auszubildende in verschiedenen Berufsgruppen

Zahlen

- 727 stationäre Betten - 20 tagesklinische Betten (gemäß Krankenhausplan Hessen vom Juli 2010) - ca. 32.900 stationäre Fälle jährlich - ca. 60.000 ambulante Behandlungen jährlich

Apotheke und Materialwirtschaft


Der GB 6 – Apotheke und Materialwirtschaft

• Mitgliedschaft in Einkaufsgemeinschaften AGKAmed (med. Sachbedarf) bzw. KEMA-ApoContract (Apotheke)

• Versorgung von Fremdkunden, unter anderem

• 1 Akutkrankenhaus (ca. 200 Betten)

• 2 Reha-Kliniken (ca. 300 Betten)

• 3 Rettungsdienste

• diverse Ambulanzen

• Herstellungserlaubnis der Apotheke, Produktion von TPN

IT-Landschaft


Der GB 6 – unsere IT-Landschaft

• Bildschirmarbeitsplätze mit Windows7 („echte“ PCs und Citrix)

• KIS: SAP / ISHmed

• Mawi AMOR Rel. 12.0 in 3 Mandanten (Apotheke, Zentrallabor, Zentrallager)seit 2006 (zuvor seit 1995 Amor1)

• Internes Anforderungssystem MUSE mit Fremdhausanbindungen

• Bestellplattform HBS

• Zytostatika-Software CATO mit Stations-Anbindung und AMOR-Schnittstelle

AMOR-Nutzung


Der GB 6 – AMOR-Nutzung

• Online-Bestellung via HBS

• Import von Anforderungen aus MUSE (eigenes Haus und Fremdhäuser)

• Versorgungsassistent / Schrankverwaltung (med. Sachbedarf, „alte“ Version)

• Modul Pharma-Großhandelsbestellungen (Apotheke / Direktanbindung Sanacorp)

• AMDB-Online-Anbindung

• Zentrale Chargendokumentation (manuell, nicht über MUSE)

• Importschnittstelle Zytostatika-Verbrauch CATO

AMOR-Nutzung










• Anbindung an Preislistenplattform der AGKAmed(automatische Preisaktualisierung und Stammdatenabgleich)

• Modul OP-Dokumentation

• Modul Konsignationslagerverwaltung

• Kommissionierung mit AMOR3Mobile

• Kostenstelleninventur mit MUSEMobile

Probleme....


AMOR-Nutzung – Unebenheiten im Arbeitsablauf bzw. in der Umsetzung

• OP-Dokumentation: funktionierte technisch, war aber noch nicht aktiv, da Barcodes und diverse notwendige Artikel immer noch nicht eingepflegt waren

• Hoher Zeitaufwand beim händischen Einpflegen der Barcodes

• Hoher Zeitaufwand bei der Artikelneuanlage

• Kostenstelleninventur mit MUSEMobile: klappt nur wirklich gut, wenn die Barcodes eingepflegt sind hoher Zeitaufwand beim Einpflegen

• Barcodes können sich stillschweigend ändern und werden erst beim Scannen als „nicht scanbar“ identifiziert

• Chargendokumentation: neben Problemen mit fehlenden Rückmeldungen der Stationen auch oft Bestandsfehler durch Fehlabgaben

• Konsignationslagerverwaltung: soll aktiv werden, wenn OP-Dokumentation läuft, dann wird auch das automatische Nachbestellen verbrauchter Artikel einfach



AMOR-Nutzung – Unser Wunschdenken

• Erfassen von Artikeln per Scanner direkt beim Wareneingang

• Erkennung von Fehllieferungen

• Erkennen falscher / geänderter Barcodes

• Erfassen gelieferter Lot- bzw. Chargennummern (soweit vorhanden)

• Künftig Serialisierung der Arzneimittelpackungen irgendwo in der internen Lieferkette der Apotheke wird sicher gescannt werden müssen

• Evtl. schnellere Bearbeitung

• Evtl. Reduktion der Wareneingangsprüfung per „Röntgenblick“

• Auch für Mitarbeiter mit geringer IT-Affinität einsetzbar



AMOR-Nutzung – Unser Wunschdenken

• Endlich Umsetzung der OP-Dokumentation (Patientenpass!!)

• Kostenstelleninventur mit MUSE (sonst wieder zusätzliche Kosten für Alternativverfahren)

• Start des Konsignationslager-Moduls

• Verringerung von Abgabefehlern bei der Kommissionierung von zu dokumentierenden Produkten (Blut-Derivate usw.)

Das Hauptproblem?


Die Lösung?


AMOR-Nutzung – Unser Lösungsansatz

• Scanner-Lösung für die Bearbeitung des Wareneinganges

• Gespräch mit Aescudata „Was muss ein solches Modul können?“ im April 2015

• Kauf der Kommissionierung per AMOR3Mobile sowie von 10 Scannern

• Installation eines virtuellen Servers (Citrix) durch unsere IT

• Aufforderung an Lieferanten, Lieferschein-Nummern als Barcode auf Lieferscheinen anzudrucken

• „Lernen“ der Barcodes unserer Lagerartikel (Apotheke und Zentrallager)

• Erste Testversion des mobilen Wareneinganges

• Weitere Verbesserungen am System durch Aescudata

• Leider dann Probleme mit dem virtuellen Server im Spannungsfeld Microsoft/Aescudata/IT-Abteilung, daher Verzögerungen in der weiteren Testung

• Das System ist seit drei Tagen mit 1 Scanner wieder betriebsbereit...

Die Lösung?


AMOR-Nutzung – Unser Lösungsansatz

• Scanner-Lösung für die Bearbeitung des Wareneinganges

• Gespräch mit Aescudata „Was muss ein solches Modul können?“ im April 2015

• Kauf der Kommissionierung per AMOR3Mobile sowie von 10 Scannern

• Installation eines virtuellen Servers (Citrix) durch unsere IT

• Aufforderung an Lieferanten, Lieferschein-Nummern als Barcode auf Lieferscheinen anzudrucken

• „Lernen“ der Barcodes unserer Lagerartikel (Apotheke und Zentrallager)

• Erste Testversion des mobilen Wareneinganges

• Weitere Verbesserungen am System durch Aescudata

• Leider dann Probleme mit dem virtuellen Server im Spannungsfeld Microsoft/Aescudata/IT-Abteilung, daher Verzögerungen in der weiteren Testung

• Das System läuft seit etwa einem Jahr

Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es?


Anmeldung am Scanner per persönlichem Barcode



Auswahl der Amor3Mobile-Funktionalität

Mobiler Wareneingang - Stammdatenpflege?


Vorarbeit: Barcodes der vorhandenen Artikel „lernen“




Auf diese Weise wurden an zwei Samstagen sämtliche Barcodes unserer Lagerartikel im Bereich der Nicht-Arzneimittel gelernt.Zeitaufwand: ca. 6 ManntageArtikelanzahl: ca. 1000



Auswahl der Amor3Mobile-Funktionalität



Scan eines gelieferten Artikels

Voraussetzung: es liegt in Amor ein Auftrag vor!

Es kann entweder ein gelieferter Artikel oder die Auftragsnummer (oder ein Teil davon) gescannt oder

eingegeben werden.



Richtige Bestellung auswählen



Eingabe der Lieferschein-Kopfdaten (evtl. scannergestützt)



Falls nötig: Erfassung der Mengen



Freigabe und Belegdruck

Ausdruck von Wareneingangsbeleg, Abgangsbeleg und Lagereinräumliste ist möglich



… und Chargenartikel?



… und Chargenartikel?

Charge erfassen und bei Bedarf anlegen

Aber Vorsicht, dass unbedingt der richtige Barcode gescannt wird!



… und wenn ein Barcode nicht bekannt ist?

Artikel auswählen und „Artikel lernen“ lassen. Dann funktioniert es künftig…



Und wenn kein Auftrag vorliegt?



Und wenn kein Auftrag vorliegt?

Dabei evtl. Scannerunterstützung durch Handscanner

Mobiler Wareneingang - Was haben wir davon?


Scannergestützter Wareneingang mit Amor3Mobile

Qualitätssteigerung Ausschluss von Fehllieferungen im Warenzugang und Warenabgang

Falscher ArtikelFalsche VerpackungseinheitFalsche Charge/Lot-Nummer

Erkennung fehlerhafter/fehlender Barcodes Dokumentation klappt überall besser

Ware ist sofort nach Buchung im System verfügbar Die selben Scanner werden (zunehmend) verwendet

im Wareneingang bei der Kommissionierung (nach Liste oder als Ad-Hoc-Abgang) Bei Lager- und Kostenstelleninventuren (von Versorgungsassistenten) höhere Bestandssicherheit, geringere Fehlerquote, schnellerer Ablauf

Kommissionierung mit Amor3Mobile


Scannergestützte Kommissionierung

Voraussetzung: Entnahmelagerbereich in den Amor3-Stammdaten ist entsprechend gekennzeichnet:



Auswahl Entnahmelagerbereich



Auswahl Kommissionierungsliste

Prinzipiell Zuordnung von Kommissionierungslisten zu konkreten Personen möglich („Leitstand“)



Artikel scannen



Artikel gescannt, evtl. Menge eingeben (je nach Einstellung)



Nächsten Artikel scannen – ohne Barcode ?!



Falschen Artikel gescannt?

Zusätzlich ist es auch möglich, den Lagerortverpflichtend scannen zu lassen.



Beleg speichern oder freigeben

Mobile Kommissionierung - Was haben wir davon?


Scannergestützte Kommissionierung mit Amor3Mobile

Qualitätssteigerung Ausschluss von Fehllieferungen im Warenabgang

Falscher ArtikelFalsche VerpackungseinheitFalsche Charge/Lot-Nummer( falsche Menge )

höhere Bestandssicherheit, geringere Fehlerquote, jedoch etwas langsamerer Ablauf

Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile


Hier werden Spontanabgaben gebucht…

Ad Hoc-Abgang




Artikel auswählen



Abgegebene Menge erfassen



Charge scannen



Evtl. abgegebene Chargen-Menge verändern

Ad Hoc-Abgang - Was haben wir davon?


Buchung von Spontanabgaben mit Amor3Mobile

Qualitätssteigerung Abgegebene Artikel stimmen mit Buchung überein

Falsche VerpackungseinheitFalsche Charge/Lot-Nummer( falsche Menge )

höhere Bestandssicherheit

sofortige Buchung, zeitgleich mit Abgabe; Mitgabe eines Abgangsbeleges möglich

Probleme...?


AMOR3Mobile-Nutzung – Unsere (Haupt-)Probleme bislang

• Keine Barcodes auf gelieferten Packungen

• Unter Umständen gleiche Barcodes für unterschiedliche Verpackungseinheiten

• Zu viele Barcodes auf gelieferten Packungen

• Welcher ist der richtige? (Artikelnummer, Charge, Verfall,...?)

• Zu dicht nebeneinander Abdecken erforderlich

Schulungsbedarf und Aufmerksamkeit beim Personal!


Klinikum Hanau GmbH

Leimenstraße 20

63450 Hanau

Johannes Oeß

Apotheker

Telefon: 06181-2965560

E-Mail: [email protected]

Andreas Mühlich

Lager- und Logistikleitung

Telefon: 06181-2963633

E-Mail: [email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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